Archiefbank Vlaanderen vzw

Transcriptie

1 Archiefbank Vlaanderen vzw Online databank van private archieven JAARVERSLAG 2011 Inhoudelijk verslag

2 1. Inhoudstafel 1. Inhoudstafel Inleiding Technische omgeving Gegevensinvoer Cijfers Acties Manuele invoer Data-import / harvesting Aanmeldingen Gegevensupdate Gerichte campagnes Analyse Publiekswerking Website Nieuwe website Cijfers Informatievragen Nieuwsflash Vorming Presentaties en publicaties Contacten & vergaderingen Varia Conclusie Inleiding Voor de concrete aanpak van de verdere uitbouw van de centrale databank van Vlaamse private archieven vormde het Actieplan 2011 het uitgangspunt. Prioritair aandachtspunt bleef daarbij de verdere gediversifieerde gegevensinvoer in de databank. In eerste instantie werden eerder genomen prospectie-initiatieven uitgediept. De museumarchieven werden langs verschillende invalshoeken benaderd en via Resonant kon het resultaat van de archiefwerking in de muzieksector verder geoogst worden. Er werd een aanzet gegeven voor de uitbreiding van de samenwerking met het Rijksarchief door de opname van door hen geregistreerde bedrijfsarchieven. Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

3 Daarnaast waren er nieuwe initiatieven op het terrein van de sportarchieven en immaterieel erfgoed. Veel aandacht ging naar het opstarten van en samenwerking met Erfgoedplus. Dit met het oog op de verruiming van de databank naar collectiebeschrijvingen, waardoor het mogelijk zou zijn om relaties tussen archieven en collecties te expliciteren en documentaire collecties die voorheen geregistreerd werden als archief correct te definiëren. Het is de bedoeling om met deze belangrijke actoren structurele samenwerkingsverbanden op te zetten. Dit in navolging van de werkwijze met de Vlaamse Kunstcollectie. In het voorjaar 2011 werd de nodige tijd uitgetrokken voor een analyse van de inhoud van de databank. Daarmee werd invulling gegeven aan een belangrijke bepaling uit onze beheersovereenkomst; namelijk de doelstelling In kaart brengen. 1 De uiteindelijke oplevering van het rapport in mei 2011 vormde meteen een concreet aanknopingspunt voor de beleidsplanning. Een onderneming waar in de tweede jaarhelft veel aandacht naar uitging. De bevindingen van de eindevaluatie door het Agentschap die in het najaar werden overgemaakt, boden daarbij een belangrijk houvast. In dit verslag wordt de projectaanpak in de loop van 2011 toegelicht. Concreet overlopen we op basis van het Actieplan 2011 de invulling die gegeven werd aan: de verdere ontwikkeling van de databank de voortzetting van de gediversifieerde prospecties en contactnames, gecombineerd met het aanbieden van opleiding een blijvende aandacht voor een brede publiekswerking Daarbij wordt duiding gegeven bij de actiepunten die niet werden gerealiseerd of gedeeltelijk (of anders) werden ingevuld. Organisatie De algemene, strategische leiding van het project berust bij de Algemene Ledenvergadering van de vzw Archiefbank Vlaanderen, bestaande uit vertegenwoordigers van de vier dragende instellingen en experten uit de brede erfgoedsector. Voor sturing van de uitvoering van de strategische opties, tussentijdse feedback en administratieve opvolging staat de Raad van Bestuur in (samenstelling bestuursvergaderingen in bijlage 1). De Raad van Bestuur kwam in 2011 twee maal samen; met name op 23 maart (goedkeuring jaarverslag 2010) en 14 november (bespreking begroting en actieplan 2011). Bijkomend was er een bijeenkomst van de Algemene Vergadering op 17 juni waar de beleidsplanning op de agenda stond. De algemene coördinatie en de praktische realisatie van Archiefbank is in handen van de medewerkers die samen de Technische Werkgroep vormen. Afgelopen werkjaar maakten daar deel van uit: Jeroen Buysse (Liberaal Archief), Sophie Gyselinck (ADVN), Michel Vermote (coördinator / Amsab-ISG) en Katrien Weyns (KADOC-KU Leuven). Zij worden in hun taak bijgestaan door de informaticus verbonden aan Archiefbank: Ganesh Venkatasubban. De Technische Werkgroep komt ongeveer maandelijks samen. In 2011 lag de frequentie iets hoger. Met het oog op de opmaak van 1 Zie Artikel 3.-1 van de beheersovereenkomst Archiefbank: - de vzw Archiefbank Vlaanderen brengt uiterlijk tegen het einde van 2010 de algemene lijnen van het landschap van Vlaams privaat archivalisch cultureel erfgoed op een uniforme wijze in kaart, inclusief de noden en behoeften. De vzw Archiefbank Vlaanderen werkt hiervoor samen met steden en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarmee een cultureel-erfgoedconvenant is gesloten, met de Vlaamse Gemeenschapscommissie en met initiatieven die voor heel Vlaanderen instaan voor het in kaart brengen van deelsectoren Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

4 het beleidsplan waren er drie bijkomende bijeenkomsten. In totaal waren er 16 vergaderingen, namelijk op 6 en 28 januari, 18 en 24 maart, 27 april, 7 en 28 juni, 25 augustus, 22 september 11 en 27 oktober, 14 en 22 november en 15 december. Bijkomend vergaderde de Technische Werkgroep op 11 januari en 23 februari samen met vertegenwoordigers uit de Raad van Bestuur in het kader van het finaliseren van het rapport In kaart brengen (beheersovereenkomst, art ). In de personeelsinzet vanuit de dragende instellingen wordt voorzien door het afsluiten van samenwerkingsovereenkomsten (in bijlage bij financieel verslag) op basis van de taakafspraken die in de jaarlijkse actieplannen worden vastgelegd. De werkafspraak inzake taakverdeling onder de centra die werd aangegeven in het beleidsplan Archiefbank en verder verfijnd in het Actieplan 2011 wordt daarbij aangehouden: Coördinatie: Amsab Instituut voor Sociale Geschiedenis. Technisch beheer en gegevensinvoer: KADOC-KU Leuven. Vorming: ADVN. Publiekswerking (& website): Liberaal Archief. De opbouw en het onderhoud van een archiefdatabank is een arbeidsintensieve onderneming. Dit blijkt uit de ruime personeelsinzet: Er worden vanuit de partnerinstellingen vier vaste medewerkers voorzien, waaronder een coördinator. Die kern wordt aangevuld met tijdelijke medewerkers (zie Actieplan 2011). De inzet van de halftijdse informaticus verbonden aan Archiefbank wordt in een afzonderlijke clausule in de samenwerkingsovereenkomst met KADOC-KU Leuven opgenomen. Daarnaast kan Archiefbank vaak terugvallen op de expertise aanwezig in de partnerinstellingen inzake ICT, opbouw van databanken, prospectie, harvesting, onderzoek etc. De doorstroming daarvan gebeurt door occasionele aanwezigheid op de vergaderingen van de Technische Werkgroep en het opnemen van concrete engagementen die als non-fundable worden aanzien. 3. Technische omgeving Om de databank performant en draaiende te houden, werd zoals elk jaar het nodige onderhoud gepleegd. Archiefbank onderzocht de mogelijkheid tot instap in de voorziene datacloud van KU Leuven ICTS. De instap zou het werk op het vlak van hardware onderhoud verminderen zonder verlies van kwaliteit en wordt daarom opportuun bevonden. Een overstap zou plaats vinden in 2012 of 2013, waardoor de servers verhuizen van KADOC-KU Leuven naar het nieuwe datacenter in Heverlee. Op dat moment zou ook een nieuwe testserver beschikbaar zijn, die momenteel ontbreekt. Met het oog op de lancering van de nieuwe website in april 2011 (zie verder onder publiekswerking ) investeerde de informaticus heel wat van zijn tijd in de integratie van website en databank. Zo bleek het niet mogelijk om het inloggen in de website en databank binnen één inlogsysteem te brengen. Verder werd onder meer gewerkt aan de box op de website met de drie meest geraadpleegde steekkaarten. Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

5 Om de samenwerking met Erfgoedplus.be (zie onder gegevensonvoer ) mogelijk te maken werd de invoermogelijkheid verruimd tot collectiebeschrijvingen en werden enkele velden toegevoegd. Zo werd een nieuw veld gecreëerd onder toegangen waarin links naar gedigitaliseerde stukken kunnen gelegd worden en werden keuzelijsten uitgebreid om collecties, deelcollectie en virtuele collecties te kunnen opnemen. Er werd ook een OAI-PMH verbinding voor de uitwisseling van gegevens opgezet. In het verlengde hiervan werd nagedacht over de definiëring van beschrijvingsniveaus als collectie en deelcollectie en de relaties met bestaande niveaus als archief of fonds. Het Cometa-model was daarbij inspirerend. De samenwerking met Erfgoedplus.be behelst een harvest uit Archiefbank en is bijgevolg een leerrijke ervaring voor de geplande harvestingtest door Archiefbank uit AMSAB-ISG. Deze test werd omwille van de onvoorziene engagementen naar het volgend werkjaar verschoven. In deze lijn lag ook de vraag die Archiefbank ontving van een IT-bedrijf over de harvestvereisten voor opbouw van een Muziekbank voor Resonant. Het bedrijf kreeg echter de opdracht niet toegewezen. Samenwerking door harvesting blijkt in de pijplijn te zitten. Archiefbank is hier echter afhankelijk van de inzet van ICT en opbouw van systemen langs de kant van de leverancier van gegevens, waardoor realisaties lang op zich kunnen wachten. Hetzelfde geldt echter ook voor conversie van gegevens. Naar jaarlijkse gewoonte werd een update doorgevoerd in de gegevens van het Algemeen Rijksarchief. Besprekingen voor de verder uitbreiding van het gegevenspakket werden opgestart, maar zullen pas in het voorjaar 2012 zichtbare resultaten opleveren. Doorheen het jaar werd er werk verricht aan de invoer- en beheersvelden. In het voorjaar werden aan de beheerszijde van de databank enkele aanpassingen doorgevoerd in functie van de update in het najaar. Daarnaast werd er werk gemaakt van een lijst van aanpassingen die het invoeren in de databank moet vergemakkelijken. Invoer in de databank wordt geremd door verschillende elementen. Zo zou het gebruik van de keuzelijsten (de knop kies zoekterm ) vereenvoudigd moeten worden. Ook het toevoegen van een link naar een andere website in een archiefsteekkaart is geen sinecure. Enkele aanpassingen werden al gerealiseerd in functie van de gegevensupdate (zie verder onder gegevensinvoer ), zoals het toevoegen van een zoekfunctionaliteit op toezichthouder en een icoon in de keuzelijst voor steekkaarten die nog niet gepubliceerd werden. Enkele aanpassingen voor de samenwerking met Erfgoedplus.be werden hierboven al aangehaald. Andere functionaliteiten volgen in In het kader van de wijzigen werd ook het gebruik van GIStoepassingen onderzocht. Gezien de implementatie van deze toepassing bij bijvoorbeeld zoekacties enorm tijdsintensief zou zijn en de meerwaarde voor Archiefbank en gebruikers beperkt blijft, werd dit niet opgenomen. Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

6 4. Gegevensinvoer 4.1 Cijfers We noteren in de loop van het afgelopen werkjaar een toename van 459 archiefsteekkaarten in de databank: van in januari 2011 naar in december Daarvan zijn momenteel fiches zichtbaar in de publiekscatalogus, tegenover in december Archiefbank telde verder bewaarplaatsfiches (2.598 in 2010), authority records (6.815 in 2010) en personenfiches (5.804 in 2010). Het totaalvolume bedroeg dus steekkaarten ( in 2010). In 2011 werden steekkaarten in de database aangevuld/geactualiseerd, waarvan archiefbestanden (2.171 in 2010), bewaarplaatsen (1.448 in 2010), 435 authority records (309 in 2010) en geen personen. In 2011 werden 199 records verwijderd, vaak als gevolg van manuele invoer en de aanmaak van dubbels. Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

7 De aanzienlijke stijging van het aantal aanpassingen in de databank zijn te verklaren vanuit de updateronde die werd gerealiseerd en de fouten die werden aangepast bij het overlopen van de databank voor de Doelstelling in Kaart Brengen. Het aantal zoekoperaties in 2011 in de invoermodule bedroeg Maand Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Totaal Zoekoperaties in de invoermodule, Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

8 4.2 Acties De aangroei van het aantal beschrijvingen in de databank was het gevolg van: Manuele invoer 2011 In samenwerking met participanten realiseert Archiefbank jaarlijks de invoer van gegevens. De meest actieve participanten dit jaar waren: o Stadsarchief Oudenaarde (28 nieuwe archiefsteekkaarten) o Centrum voor Streekgeschiedenis Stad Zottegem (19 nieuwe archiefsteekkaarten) o Fonds Suzan Daniel (14 nieuwe archiefsteekkaarten) o Stadsarchief Brugge (5 nieuwe archiefsteekkaarten) o Circuscentrum (4 nieuwe archiefsteekkaarten) o HIP-Limburg (2 nieuwe archiefsteekkaarten) Verder werd er invoer gerealiseerd voor of door een aantal heemkundige kringen en schuttersgilden. In het veld van de musea konden de volgende gerichte acties genoteerd worden: o de archieven van Minne (zie infra) o de voorbereiding van collectieregistratie langs Erfgoedplus (zie supra) In een aantal gevallen werd binnen de Technische Werkgroep beslist om de gegevensinvoer zelf in handen te nemen op basis van de door de participanten aangeleverde gegevens: o Resonant - muzikaal erfgoed Toen begin 2010 bleek dat de gegevens die door Resonant aan Archiefbank werden bezorgd niet voldeden voor bulkimport, werd er door Archiefbank gestart met de gefaseerde manuele invoer. Ook hier op basis van een vooraf uitgetekende workflow waarin de taken en verantwoordelijkheden werden aangegeven. In totaal werden in nieuwe steekkaarten (voornamelijk bewaarplaatssteekkaarten) aangemaakt. In 2011 werden in totaal 764 nieuwe steekkaarten (waaronder 119 bewaarplaatsen, 79 personen, 299 archiefsteekkaarten en 267 archiefvormers) aangemaakt. De steekkaarten werden echter niet nagekeken en gepubliceerd door Resonant, zoals eerder afgesproken. Zij willen nog in 2012 van start gaan met een Muziekbank en van daaruit de aangepaste data inladen in Archiefbank. In samenwerking met Odis intermediaire structuren in Vlaanderen werd invoer gerealiseerd van bewaarplaatsen en authority records door: o KADOC - religieus erfgoed (13 bewaarplaatsen, 11 personen) o KADOC en Amsab-ISG - migrantenarchieven (2 bewaarplaatsen) 2 2 Sinds november 2008 werken KADOC-KU Leuven en Amsab-ISG aan het project Stafkaart van het migrantenmiddenveld en zijn erfgoed in Vlaanderen en Brussel, 1830-heden. Er wordt een overzicht gerealiseerd van het documentaire erfgoed dat een licht werpt op de geschiedenis van migratie en integratie in Vlaanderen en in het bijzonder op de archieven, publicaties en audiovisuele bestanddelen die gevormd en bewaard worden door de organisaties van migranten. De registratie ervan gebeurt in Odis en Archiefbank Vlaanderen. Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

9 4.2.2 Data-import / harvesting Algemeen Rijksarchief (ARA) De overeenkomst die in 2009 werd afgesloten met het ARA voor de gegevensoverdracht van de particuliere archieven bewaard in de Rijksarchieven in de Vlaamse provinciën kreeg verdere opvolging. Het pakket dat in het voorjaar ingevoerd werd, omvatte ook gegevens over religieuze archieven die evenwel niet werden meegenomen in de update omwille van het gemengd statuut van de archiefvormers (publiek / privé). Archiefbank nam het initiatief tot uitbreiding van de oorspronkelijke overeenkomst met gegevens over bedrijfsarchieven die de afgelopen jaren door het Rijksarchief per provincie werden geprospecteerd. Het was de bedoeling om manuele invoer te realiseren op basis van de gepubliceerde overzichten. In overleg met Chantal Van Coppenolle en Lucie Verachten werd evenwel geopteerd voor een geautomatiseerde data-import bij een volgende synchronisatie. Samenwerking met Erfgoedplus Van groot belang in 2011 was de samenwerking die werd opgestart met Erfgoedplus.be. Erfgoedplus.be zal in de toekomst overkoepelende collectiebeschrijvingen maken in Archiefbank Vlaanderen voor de gedigitaliseerde stukken en objecten in hun databank. De Archiefbankfiches zullen getoond worden op Erfgoedplus.be heeft in zijn databank voornamelijk objecten, maar wenst dit op termijn verder uit te breiden naar documentaire collecties en archieven (voor de impact van die samenwerking zie ook de rubriek technische omgeving ). Op het vlak van invoer werden enkele testcases ingevoerd en onderzocht om de werkwijze bij invoer van collecties/archief/deelcollectie vast te leggen. Kernpartners van Erfgoedplus.be (Provincie Limburg, Provincie Vlaams-Brabant en Erfgoedcel Leuven) kregen elk een account waarmee ze aan het einde van het jaar enkele fiches in Archiefbank aanmaakten. Verdere aanpak en invoer is voorzien in Academisch Erfgoed In kader van het project rond Academisch Erfgoed, gebruikt Geert Vanpaemel Archiefbank Vlaanderen voor registratie van zijn onderzoeksresultaten. 3 In overleg werd een sjabloonformulier vastgelegd, zodat de gegevens in 2012 geconverteerd kunnen worden vanuit Excel Aanmeldingen Een aantal personen en organisaties signaleerden hun archiefbezit via het aanmeldingsformulier op de webstek. Volgende archiefbestanden konden op basis daarvan geregistreerd worden in de databank: Archief van de Vrije Thieltse Muziekschool (3/02) Archief van Bart Seldeslachts (7/02) 3 Project Balans en perspectief. Verkenning en ontwikkeling van de erfgoedgemeenschap rond academisch erfgoed in Vlaanderen Geert Vanpaemel ( ). Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

10 Archief Volksunie (VU) afdeling arrondissement Leuven (7/02) Archief Volksunie (VU) afdeling Bierbeek (7/02) Collectie folders van landbouwmachines (27/03) Archief van schaakmeester Marcel Roofthoofd (10/05) Archief van het 'International Savings Banks Institute' (16/05) Gegevensupdate Einde 2011 realiseerde Archiefbank een volledige updateronde, van alle bewaarplaatsen. Verantwoordelijken uit de bewaarplaatsen werd gevraagd om archiefsteekkaarten en bijhorende bewaarplaatssteekkaarten na te kijken en te corrigeren. Dit resulteerde in de aanpassing van verouderde contactgegevens, personeelswissels, niet-werkende internetpagina s, archieffusies etc. Eveneens werd er toestemming gevraagd om niet gepubliceerde steekkaarten online te publiceren. De update is driejaarlijks en stelt ons in staat verouderde gegevens op te sporen en te corrigeren. Met het gebruik van de nieuwe beheersmodule kan er eenvoudig en gestructureerd worden nagegaan welke bewaarplaatsen en bijhorende archiefsteekkaarten dienden te worden geüpdatet Gerichte campagnes Sportverenigingen Ondanks de geringe respons op de eerste contactronde in 2010, besliste Archiefbank de campagne omtrent sportarchieven verder te zetten. In 2011 startte Archiefbank in samenwerking met het Sportimonium een nieuwe gerichte campagne. Samen met Eric De Vroede werd vooreerst aan veldverkenning gedaan en een strategie uitgewerkt. Na overleg werd beslist om één sportdiscipline aan te pakken. De 16 Belgische eerste klasse voetbalclubs aan te schrijven met de vraag naar archief. Hiervoor werd een nieuwe folder gemaakt. Erfgoedconvenanten Er werden in 2011 na de contactnames in 2010 geen concrete acties ondernomen naar de erfgoedcellen toe. Er was wel opvolging met het oog op toekomstige samenwerking op het vlak van vorming. Daarnaast waren er presentaties georganiseerd door de erfgoedcellen TERF, Comeet Meetjesland en Viersprong Land van Rode (zie verder onder publiekswerking - presentaties ). Immaterieel Cultureel Erfgoed Archiefbank startte na de lancering van ICE (Immaterieel Cultureel Erfgoed) gesprekken met Volkskunde Vlaanderen, Tapis Plein en Firmament. In 2012 moet dit leiden tot een concreet samenwerkingsverband met Volkskunde Vlaanderen. Er zullen campagnes worden uitgewerkt rond de archiefbewaring bij feestverenigingen (zoals carnavalsverenigingen), reuzenverenigingen, etc. Kunstenaarsarchieven Archiefbank Vlaanderen ging in samenwerking met de Vlaamse Kunstcollectie (VKC) op zoek naar de archivalische nalatenschap van George Minne ( ). Archiefbank zorgde voor de prospectie en registratie van archiefbestanden en documentaire gehelen en collecties betreffende George Minne in binnen- en buitenland. Het resultaat en de bevindingen van de zoektocht zullen als Archief in de kijker opgenomen worden in de eerste Nieuwsflash van Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

11 De onderzoeksresultaten zullen eveneens op de website van de Vlaamse Kunstcollectie worden gepubliceerd aan de hand van ISAD-beschrijvingen en een link naar Archiefbank Vlaanderen. In 2012 zullen een 10-tal beschrijvingen rond de figuur George Minne worden vrijgegeven langs de publiekscatalogus. Het betreft archief dat door de kunstenaar werd bijgehouden, een aantal aanverwante archiefbestanden en enkele relevante documentaire collecties. Het samenwerkingsverband met VKC is een ideale gelegenheid voor Archiefbank om de specifieke problematiek van kunstenaarsarchieven naar voren te brengen, zoals de verspreiding van de archieven, de interpretatie van de begrippen oeuvre en archieven binnen het concept kunstenaarsarchieven en de traditie van een documentaire benadering binnen de museumsector. Daarnaast is de samenwerking met de VKC een gelegenheid om aansluiting te vinden bij de museumsector. Op het terrein van de musea zijn er structurele contacten via het Overleg museumarchieven (via VKC) en het initiatief rond kunstenaarsarchieven van BAM (zie verder bij publiekswerking - contacten & vergaderingen) Diversen In 2011 werden er ook voorbereidende contacten met mogelijke participanten gelegd. Er werd een inspanning gedaan op het vlak van wetenschapsarchieven door contactname met: het Universiteitsarchief Gent, Universiteitsarchief KU Leuven, Universiteitsbibliotheek KULAK en Universiteitsbibliotheek Antwerpen. Er werd tevens overlegd met het Archief Lucien De Roeck - Kapellen, Archief voor Hedendaagse Kunst in België (MSK Brussel), Archives et Musée de la Littérature Brussel, Stadsarchief Veurne, MADOC (Maçonniek Documentatiecentrum) - Brussel, Dacob - Brussel, Hoge Gilderaad der Kempen. Koninklijk Belgisch Filmarchief Brussel, Koninklijke Academie voor Geschiedenis Brussel, Museum van Deinze en de Leiestreek, Provincie Antwerpen, René Declerqgenootschap - Deerlijk, Scouting Vlaanderen, Stadsarchief Gent, Studie- en documentatiecentrum voor de Vlaamse Kunst (MSK Gent), Vlaams Circuscentrum - Gent, Vrouwenraad Brussel, VUB-archief (archief Dethier), Wielermuseum Roeselare. Samen met de daadwerkelijke invoer wil Archiefbank zich zo kenbaar maken als een actieve speler en vaste waarde in het erfgoedveld. 4.3 Analyse Als we de cijfers met betrekking tot de gegevensinvoer door medewerkers van Archiefbank nader bekijken, komen we tot de vaststelling dat eigen invoer op het einde van het werkjaar er voor zorgt dat een positieve balans kan voorgelegd worden. Dat blijkt duidelijk uit volgende tabel waarin het totaal aantal nieuw steekkaarten (AE, AR, BWPL, PS) volgens aanmaak door interne accounts wordt weergegeven. Invoer AE BWPL AR PS Totaal ADVN Amsab-I.S.G KADOC-KU Leuven Liberaal Archief Totaal eigen invoer Totaal nieuwe steekkaarten Percentage 73,20% 34,88% 71,57% 91,73% 67,19% Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

12 Meer dan 67,19 % van de manuele gegevensinvoer (1.163 op een totaal van steekkaarten) wordt door medewerkers van Archiefbank opgenomen. 5. Publiekswerking De inspanningen op het vlak van publiekswerking verlopen parallel met de prospectie langs twee complementaire invalshoeken: enerzijds de organisaties en instellingen van de erfgoedsector en anderzijds het brede publiek. De middelen die daartoe afgelopen jaar gehanteerd werden: de website ( de elektronische 'Nieuwsflash', opleidingssessies en projectpresentaties. 5.1 Website Nieuwe website De website van Archiefbank werd in 2011 volledig vernieuwd. Heel wat nieuwe functionaliteiten werden geïntegreerd die onder meer de interactiviteit met onze bezoekers moet verhogen. Eenieder kan vanaf nu na inloggen berichten uit de erfgoedsector posten of reacties plaatsen. Archiefbank wil zo op termijn een digitaal nieuwsportaal worden voor archivalisch erfgoed in Vlaanderen. In 2011 registreerden zich 234 gebruikers op deze manier. Voorlopig resulteerde dit nog niet in veel aangeleverde content. Slechts drie gebruikers publiceerden nieuws uit de erfgoedsector. Verder is er tweemaandelijks een top drie van de meest geraadpleegde archieven uit de databank. Uit de cijfers blijkt dat veel bezoekers klikken op één van de archieven uit deze top drie. Daarenboven is er grondig nagedacht over de gebruiksvriendelijkheid en de zichtbaarheid van de website. Zoeken in de databank werd volledig binnen het frame geïntegreerd. Tenslotte werd de rubriek aan de slag met archief volledig herzien en omgevormd tot een praktische gids. Er werd meer aandacht besteed aan inventarisatie, digitale archieven en digitaliseringprojecten Cijfers De nieuwe opzet van de website resulteerde in een opmerkelijke stijging van de bezoekerscijfers in De website werd bezocht, een stijging van maar liefst 17,28 %. Dit leverde paginaweergaves op (+ 48,31 %) en 3,78 pagina s per bezoek (+26,46 %). Bezoeken 2011 Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

13 De meest populaire pagina is vanzelfsprekend de OPAC, maar ook meest geraadpleegd archief en archief in de kijker scoren hoog. Het aantal zoekvragen in de OPAC van de website bleef in 2011 ongeveer gelijk. Er werden zoekvragen gesteld Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Totaal Het merendeel van de bezoekers is afkomstig uit België (14.965) en Nederland (1.859). Uit de geografische indicatie van de bevragingspunten van de databank blijkt een goede spreiding over gans Vlaanderen, met zwaartepunten in de (universiteits-)steden. Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

14 5.2 Informatievragen De mailbox van Archiefbank fungeert als intern communicatiekanaal, waar participanten terecht kunnen met vragen rond gegevensinvoer. Via de helpdesk komen ook vragen om informatie binnen. In 2011 noteerden we via een 20-tal relevante vragen. Het merendeel (8) in verband met genealogische opzoekingen (waarvan enkele uit Nederland), naast een verscheidenheid aan onderwerpen: WOI, kunst, volkskunde en heemkunde, bedrijfsarchief en bibliografie. Alle vragen konden worden opgevolgd, meestal door middel van doorverwijzing. 5.3 Nieuwsflash In 2011 werden 3 elektronische nieuwsbrieven verstuurd. We bereiken met de Nieuwsflash ca adressen. De aanmeldingsmogelijkheid op de homepagina van onze website levert regelmatig nieuwe abonnees op: ca. 250 nieuwe inschrijvingen werden in 2011 genoteerd. Nieuwsflash nr. 16 (13 april 2011) o Archiefbank Vlaanderen in een nieuw kleurtje en kleedje o Nieuwsflash nr. 17 (17 oktober 2011) o Archief in de kijker: Het archief KSV Waregem o Samenwerking met Erfgoedplus.be o De vernieuwde websit o Nieuwsflash nr. 18 (20 december 2011) o Archief in de kijker: Het archief van het Willemsfonds o Partner op het podium: Stadsarchief Oudenaarde o Update o Vorming Op vormingsmomenten die georganiseerd worden in samenwerking met erfgoedpartners wordt Archiefbank voorgesteld waarna onder begeleiding invoer gerealiseerd wordt van een archief dat de deelnemers bewaren. De deelnemers kunnen de gegevens vervolgens zelfstandig thuis vervolledigen. Vorming op maat aan nieuwe invoerders: Centrum voor Streekgeschiedenis Stad Zottegem, Erfgoedplus.be en HIP Limburg. Workshop in Borgloon in samenwerking met Erfgoedcel Sint-Truiden en Tongeren Op 15 oktober werd een workshop Invoer in Archiefbank gehouden voor alle geïnteresseerden uit de regio Sint-Truiden en Tongeren. De erfgoedcellen verspreidden een uitnodiging binnen hun regio en zorgden voor de logistieke ondersteuning, terwijl Archiefbank invulling gaf aan de sessie. Er namen 6 personen deel. Het betrof ondermeer een medewerker van de Cultuurdienst van Borgloon en heemkundigen. Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

15 5.5 Presentaties en publicaties Gastcollege (Michel Vermote) voor de studenten van de Opleiding Archivistiek met uitgebreide kennismaking Archiefbank via een presentatie gevolgd door een praktische ISAD-oefening gegevensinvoer (prof. F. Scheelings), Brussel, 31 maart. Met aansluitend: elektronische publicatie (intranet VUB). Gastcollege (Michel Vermote) voor de cursisiten van de Initiatie Archiefkunde van de Bibliotheekschool Gent, Gent, 31 april. Gastcollege (Michel Vermote) voor de cursisten van de Opleiding Behoudsmedewerker Erfgoed van de Bibliotheekschool Gent, Gent, 29 september. Gastcollege (Michel Vermote) voor de studenten Heuristiek Nieuwste Tijden, UGent (prof. K. Velle), 17 november. Met aansluitend: elektronische publicatie (intranet UGent). Presentatie (Michel Vermote) voor de erfgoedcel TERF, Roeselare, 22 februari. Presentatie (Michel Vermote) voor het Instituut voor Vlaamse Volkskunst, Lokeren, 24 februari. Presentatie (Michel Vermote) voor de erfgoedcel Viersprong Land van Rode, Gent, 7 maart. Presentatie (Michel Vermote) op de Move-ontmoetingsdag, Gent, 23 mei. Presentatie Guides des fonds et collections (Katrien Weyns) voor stagiaires van KADOC-KU Leuven, 10 juni. Presentatie (Michel Vermote) voor de heemkundige kringen Vlaamse Ardennen, Maarkedal, 12 oktober. Presentatie (Katrien Weyns), Verbond der Schuttersgilden van Genk, 18 oktober. Presentatie (Michel Vermote) voor Comeet - erfgoedcel Meetjesland, Knesselare, 20 oktober. 5.6 Contacten & vergaderingen De aanwezigheid van Archiefbank op het terrein wordt op een concrete manier ingevuld door het opnemen van engagementen en contacten met een diversiteit aan erfgoedspelers. De resultaten daarvan vinden aansluiting bij verschillende van onze doelstellingen, zoals: de performantie van de databank, de gegevensinvoer, het bereiken en sensibiliseren van een breed publiek en het opnemen van een rol als internationale partner. Archipel - Slotevenement, Antwerpen, 16 november. Archipel, stuurgroepvergadering, Brussel, 5 april. BAM - overleg kunstenaarsarchieven, Antwerpen, 19 september. Bibliotheek UGent - overleg met de collectieverantwoordelijken, Gent, 14 januari. Centraal Register (Vlaams Archiefdecreet) - overleg, Brussel, 12 april. Cultuurforum 2020, Genk, 30 mei. DigiGIDS stuurgroep, Brussel, 18 april. Erfgoedoverleg, Antwerpen, Mechelen, Gent, Mechelen, 25 januari, 10 maart, 10 mei, 9 november. Expertengroep Project Brussels depotonderzoek Nederlandstalig archivalisch en documentair erfgoed, Brussel, 6 september. FARO expertiseoverleg Digitaal Erfgoed, Brussel, 16 maart. FARO Klankbordgroep Prisma, Brussel, 28 maart, 14 september. FARO Werkgroep Cijferboek, Brussel, 18 mei. FARO- gebruikersgroep Auteursrecht en Cultureel-Erfgoed, Brussel, 14 februari, 26 september, 12 december. Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

16 5.7 Varia FARO Hands-on workshop Collective Acces, Brussel, 24 juni. FARO, overleg met Bart De Nil, Brussel, 13 december Het Groot Onderhoud, Mechelen, 25 oktober. ICEBreker presentatie en overleg, Brussel, 28 februari. Infovergadering culturele archiefinstellingen door Kunsten en Erfgoed, Brussel, 10 februari. Letterenhuis Klankbordgroep, Antwerpen, 30 juni. Odis gebruikersdag, Leuven, 17 juni. Onderhoud met de Privacycommissie, Brussel, 3 augustus. Overleg ICE met Firmament, Tapis Plein en Volkskunde Vlaanderen, Brussel, 8 augustus. Overleg met erfgoedmedewerkster van de vzw Mana, Gent, 24 november. Rijksarchief - Academische Zitting: Restauratie en ontsluiting van archieven, Gent, 7 december. Studiedag Hoe immaterieel erfgoed registreren en ontsluiten, Eeklo, 25 november. VKC - overleg museumarchieven, Gent, 31 januari, 23 maart. Vlaamse Erfgoedbibliotheek: stakeholdersvergadering, Antwerpen, 20 september en gezamenlijk overleg beleidsplanning, Antwerpen, 19 oktober. VVBAD sectie Archief en Hedendaags Documentbeheer, Brussel, 4 februari, 1 maart, 5 oktober. VVBAD-werkgroep privaatrechtelijk archief, Antwerpen, 28 februari, 16 december. VVF congres: presentatie bevraging, Roeselare 21 mei. Huisstijl Het nieuwe logo werd gelanceerd naar aanleiding van het online gaan van de nieuwe website (13 april 2011). Adviesraad Tijdens Informatie aan Zee op 15 en 16 september werd een Adviesraad georganiseerd. Er kwamen echter weinig respons op de uitnodiging. Met de enkele aanwezigen werd echter in dialoog getreden inzake toekomstperspectieven en noden. De gesprekken werden meegenomen in de beleidplanning. Doelstelling In Kaart Brengen Eind 2010 werd een administratieve nota afgeleverd bij het Agentschap Kunsten en Erfgoed waarna verder gewerkt werd aan het verzamelen van de nodige gegevens voor het eindrapport. Dit eindrapport werd gefinaliseerd begin mei en diende als aanzet voor de beleidsplanning. Zo zal de indicatieve prioriteitenlijst de leidraad zijn voor structurele prospectieacties tijdens campagnes. Verschillende elementen uit het rapport zullen verder opgevolgd en aangevuld worden om in te toekomst optimaal aan te sluiten bij de realiteit. Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

17 6. Conclusie Het afgelopen werkjaar kreeg de beleidsplanning de nodige aandacht. Voorafgaand waren er in dat kader twee belangrijke momenten: Het opleveren van het rapport waarin de algemene lijnen van het Vlaams privaat archivalisch landschap in kaart worden gebracht. De bevindingen uit die oefening zullen voor de volgende beleidsperiode richtinggevend zijn, maar één van de conclusie is alvast dat er nog een groot potentieel aanwezig is voor verdere uitbouw van Archiefbank. De Eindevaluatie in het kader van een meerjarige subsidie vormde reeds vooraf bij de voorbereiding van het onderhoud met het agentschap- een gelegenheid tot interne analyse. De conclusies met aanduiding van aandachtspunten voor de toekomstige werking die we begin september ontvingen, bieden een belangrijk houvast voor het uittekenen van het verdere parcours van Archiefbank op korte en middellange termijn. Beide gelegenheden vormden dankbare aanknopingspunten bij de aanpak van de planning voor een volgende beleidsperiode vanaf Maar uit voorgaande verslaggeving blijkt ook dat de continue opdrachten op basis van de beheersovereenkomst onverminderd werden opgevolgd. De aandacht van de Archiefbankmedewerkers ging zowel uit naar het technisch beheer van de databank als naar de gediversifieerde gegevensinvoer en een brede publiekswerking. De prioritaire aandacht voor een kwaliteitsvolle opbouw van de databank zorgde voor verdere import van gegevens. Dit gebeurde zoals voorheen- door het aantrekken van nieuwe participanten. Zij zorgen voor een inhoudelijke verbreding van Archiefbank en het aanboren van nieuwe thema s. Maar er was ook aandacht voor een formele uitbreiding van de databank door het ontwikkelen van de mogelijkheid tot invoer van documentaire collecties. Die ontwikkelingen -zowel technisch als inhoudelijk - zorgen ervoor dat Archiefbank zich als volwaardige potentiële partner profileert voor een samenwerking die zich op een of andere manier aandient in het kader van het opzetten van een Centraal Register voor publieke archieven zoals voorzien in het Vlaams Archiefdecreet (het Decreet betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking - BS, 5 augustus 2010). Over de concrete werking en het preciese opzet van dit initiatief is nog geen duidelijkheid. De uitvoeringsbesluiten daaromtrent zijn in voorbereiding en worden voorzien begin Maar van bij aanvang is wederzijds (zowel door Archiefbank Vlaanderen als door het Departement Bestuurszaken) de intentie geformuleerd om een nauwe samenwerking op te zetten. Recent kwam er wel enige duidelijkheid rond een internationale werking die voor de verdere ontwikkeling van Archiefbank van belang kan zijn. Met het opleveren van een eindrapport en het lanceren van de website Archives Portal Europe ( werd het door de Europese Commissie gesubsidieerde project APEnet afgesloten. Waar het APEnet consortium uitsluitend de publieke nationale archiefdiensten als partner accepteerde, is er in het vervolgproject APEx (vanaf 1 maart 2012) ruimte voorzien voor samenwerking met andere archiefinstellingen en organisaties. Daar ligt ongetwijfeld een mogelijkheid voor Archiefbank om een rol op te nemen en de databank Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag

18 op internationaal niveau een nieuw elan te geven. Er is in het kader van APEnet in relatieve beslotenheid- werk geleverd rond standaarden en bestandsoverdrachten. Hoewel Archiefbank geen digitaal aanbod heeft dat in aanmerking komt voor opname in Europeana (één van de belangrijke doelstellingen van Archives Portal Europe) en er geen zicht is op de formele en juridische consequenties van een instap in en internationale werking, lijkt het evident dat die ontwikkelingen met de grootste aandacht worden gevolgd, met de ambitie om waar mogelijk in het kader van APEx een bijdrage te leveren. Archiefbank Vlaanderen Jaarverslag