VACATURE MEDEWERKER pilootproject waarderen van kabinetsarchieven

Transcriptie

1 VACATURE MEDEWERKER pilootproject waarderen van kabinetsarchieven Archiefbank vzw is voor een pilootproject Waarderen van kabinetsarchieven op zoek naar een projectmedewerker met ervaring die op korte termijn van start kan gaan. Archiefbank Vlaanderen is de online databank van private archieven. Archiefbank brengt in opdracht van de Vlaamse Gemeenschap private archieven en collecties in kaart en ondersteunt de ontsluiting, bewaring en valorisatie ervan. De centrale werkinstrumenten daartoe zijn de online databank en de website. Een belangrijke, recent opgerichte, pijler van Archiefbank is Archiefpunt, een adviserend platform voor de (her)bestemming van private archieven en documentaire verzamelingen. In het kader van die werking wordt een project gerealiseerd rond waardering, een essentieel gegeven in een adviserend proces voor het (her)bestemmen. Voor de realisatie van dit pilootproject Waarderen van kabinetsarchieven (zie beschrijving hieronder) werft Archiefbank op tijdelijke basis een medewerker aan. Het gaat om een voltijdse tewerkstelling van twaalf maanden. Taakomschrijving Functie: - Je staat in voor de concrete uitwerking van het project: dit omvat onder meer een vooronderzoek, contacten en interviews met het oog op de analyse van de werkprocessen, de samenvatting van de problematiek rond waarderen van kabinetsarchieven. - Je staat in voor de interne communicatie en koppelt terug naar de stuur- en klankbordgroep. - Je staat in voor de rapportering en de externe communicatie bij afronding van het project. Profiel: - Je hebt bij voorkeur een master in de Archivistiek. - Je hebt de competenties voor en zo mogelijk ervaring met het opzetten van projecten. - Volgende ervaringen vormen troeven voor sollicitatie: ervaring met het waarderen van erfgoed, kennis van en/of ervaring met archiefwerk en beleid. - Je communiceert vlot en efficiënt intern en extern.

2 Praktisch Wij bieden - Een loon in overeenstemming met de barema s van PC Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of fysieke beperking. Standplaats ADVN Archief voor nationale bewegingen Lange Leemstraat 26, 2018 Antwerpen Kandidatuur Nog vragen? Contacteer info@archiefbank.be of neem telefonisch contact op met Michel Vermote: 09/ Herken je jezelf in deze functie? Bezorg dan een cv, motivatiebrief en kopie van je hoogst behaalde diploma, ten laatste op maandag 10 september 2018 aan info@archiefbank.be. Een preselectie gebeurt op basis van cv en motivatiebrief. Gesprekken zullen plaatsvinden tijdens de week van 17 september.

3 Méér informatie Beknopte opzet van het project In 2017 werd binnen de werking van Archiefbank Archiefpunt opgericht, een overlegplatform dat advies verstrekt bij vragen rond de (her)bestemming van privaat archivalisch erfgoed. Een van de essentiële onderdelen van dit adviserend proces is waarderen. Om efficiënt, snel en verantwoord te waarderen, wil Archiefbank een algemene tool ontwikkelen voor de waardering van privaatrechtelijke archiefbestanden, die breed toepasbaar is. Die tool wordt duurzaam ingebed binnen de werking van Archiefpunt en wordt ter beschikking gesteld van de brede erfgoedsector. Archiefbank wil deze tool ontwikkelen op basis van de waardering van een aantal casestudy s. Omwille van de complexiteit en omwille van de urgentie door de omvang wordt als eerste casus gekozen voor de waardering van ministeriële kabinetsarchieven. Aangezien Archiefbank zelf geen archieven beheert, werkt ze voor deze casestudy s samen met de collectiebeherende instellingen die deze archieven beheren, namelijk ADVN, Amsab-ISG, KADOC-KU Leuven, Liberaal Archief/Liberas en het Rijksarchief in België. De hier gebruikte benaming ministeriële kabinetsarchieven slaat op de kabinetsarchieven van zowel ministers, staatssecretarissen als regeringscommissarissen. Kabinetsarchieven kunnen in één of meerdere delen worden overgedragen door het kabinet zelf, door de minister of door medewerkers, soms zelfs vele jaren later. Het statuut van deze archieven is evenwel onduidelijk en voor interpretatie vatbaar. Ze bevinden zich immers op het snijvlak tussen privaatrechtelijke en publiekrechtelijke archieven (welke documenten kaderen in het uitoefenen van het ambt als regeringslid en welke niet), maar evenzeer op het snijvlak van organisatie- en persoonsarchieven (het zijn in se organisatiearchieven, maar ze bevatten dikwijls ook meer persoonlijke documenten van de minister, zoals persoonlijke briefwisseling, stukken betreffende dienstbetoon,... Daarnaast worden ze, o.a. door de betrokkenen zelf, veelal als persoonsarchieven beschouwd, waarover zij vrij kunnen beschikken, een gegeven dat in heel wat organisaties voorkomt). Het lot van de bestanden is vaak onzeker omdat ze meer dan eens doelbewust worden vernietigd om te vermijden dat derden inzage krijgen in persoonlijke en vertrouwelijke dossiers. Een onoordeelkundige vernietiging ervan kan ook aanleiding geven tot negatieve beeldvorming in de pers en bij de publieke opinie, maar is vooral funest voor het historisch onderzoek. Vanaf de jaren 1990 worden kabinetsarchieven (papier en digitaal) meer en meer overgedragen aan collectiebeherende instellingen, ook al zijn die overdrachten nooit vanzelfsprekend en gebeuren ze nooit systematisch. Op dit moment is er geen helder afsprakenkader over de waardering of bestemming van deze archieven. De complexiteit van dit type archieven maakt het net bijzonder interessant om een waarderingstraject op te zetten. Dit zal meer klaarheid brengen over de grens tussen organisatiearchief/persoonsarchief alsook tussen privaatrechtelijke/publieksrechtelijke archieven. De oefening kan bijdragen tot een duidelijke afbakening en definiëring van privaatrechtelijke archieven, het werkdomein van Archiefbank.

4 Om het voorliggend waarderingstraject overzichtelijk en werkbaar te houden, werd beslist om te focussen op de federale en Vlaamse ministeriële kabinetsarchieven. De provinciale en stedelijke kabinetsarchieven worden buiten beschouwing gelaten. Vanzelfsprekend kunnen de verkregen resultaten later worden toegepast op de waardering van de kabinetsarchieven op deze niveaus. De ministeriële kabinetsarchieven zijn cruciaal voor de studie van de politieke besluitvorming, beleidsvoorbereiding en -implementatie, de politieke netwerking in de 20 ste eeuw, het ministerieel optreden, de relatie tussen de machten enz. Ondanks de grote cultuurhistorische en wetenschappelijke waarde die ze bezitten, stelt de verwerking ervan de instellingen voor een aantal problemen (afhankelijk van kabinet tot kabinet, en van de periode van het archief): - gebrekkige ordening (aanmaak van schaduwarchieven, ontbreken van dossiervorming, geen duidelijk versiebeheer, onduidelijke bestandsnamen, enz.) - inhoudelijk grote kwaliteitsverschillen - onvolledig (sommige kabinetsarchieven vertonen heel wat hiaten) - omvangrijk (soms tot enkele honderden meters) - arbeidsintensief, daaraan gekoppeld: beperkt beschikbare arbeidstijd van het gekwalificeerd archiefpersoneel - bevatten doorgaans zowel grote reeksen als unieke stukken, waarvan het niet vastgelegd is wat voldoende waarde heeft om te bewaren - problematiek van de openbaarheid - nood aan voldoende garanties qua vertrouwelijkheid en privacy tegenover de archiefvormer: vanaf welke termijn openbaar en welke stukken? wat met openbaarheid van bestuur? wat met privacygevoelige informatie (de archieven bevatten vaak persoonlijke en vertrouwelijke dossiers)? wat met beleidsgevoelige informatie? - problematiek van geclassificeerde documenten: kabinetsarchieven kunnen documenten bevatten die vallen onder toepassing van de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen. Archieven van kabinetten en ministers vragen daarom een proactief ingrijpen. Waardering begint bij het consequente en logische beheer van het dynamische archief. Dan al moeten de op korte en lange termijn te bewaren reeksen worden gewaardeerd en moet worden nagegaan wanneer ze kunnen worden overgedragen naar een archiefbewaarplaats. Zulke aanpak is a fortiori noodzakelijk voor het nog meer kwetsbare en vluchtige digitale archief. Het waarderingsproject bestaat uit twee fasen: De waardering van ministeriële kabinetsarchieven, zowel macro- (welke kabinetsarchieven moeten worden bewaard?) als microwaardering (wat moet binnen een kabinetsarchief worden bewaard?). Aanzet geven voor een algemene tool voor de waardering van privaatrechtelijke archiefbestanden, die breed toepasbaar is. De tool wordt duurzaam ingebed binnen de werking van Archiefpunt en zal worden gebruikt voor toekomstige cases. Ze wordt ter beschikking gesteld van de brede erfgoedsector.

5 Begeleiding Het project wordt opgevolgd door de collectiebeherende instellingen die lid zijn van het Overleg Landelijke Archieven Vlaanderen (OLAV), het orgaan dat Archiefpunt coördineert. Door de keuze voor de ministeriële kabinetsarchieven als casestudy voor de ontwikkeling van een waarderingsinstrument, wordt dit project uitgewerkt met de collectieverantwoordelijken van de leden van Archiefpunt die kabinetsarchieven bewaren, met name ADVN, Amsab-ISG, KADOC-KU Leuven, Liberaal Archief/Liberas en het Rijksarchief in België. De collectiemedewerkers van deze instellingen met expertise betreffende deze archieven, zullen samen met de medewerkers van Archiefbank nauw betrokken worden bij dit traject. Er zal vanzelfsprekend ook nauw overlegd worden met de andere leden van het Overleg Landelijke Archieven Vlaanderen die mee de werking van Archiefpunt opvolgen: AMVB, CAVA, Letterenhuis en VAi, waarbij vooral gefocust wordt op de uitwisseling van expertise inzake waarderingstrajecten. Voor de externe begeleiding wordt een klankbordgroep samengesteld met vertegenwoordigers van de archiefvormers (de kabinetten), de onderzoekswereld en de erfgoedsector.