Archiefbank Vlaanderen vzw

Transcriptie

1 Archiefbank Vlaanderen vzw Online databank van private archieven Beleidsplan

2 Aanvraag van een werkingssubsidie voor de Vlaamse Erfgoedbibliotheek of voor het beheer van de Archiefbank Vlaanderen Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media Kunsten en Erfgoed Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL Tel Fax Website: CJSM-KE-CED08 In te vullen door de behandelende afdeling dossiernummer ontvangstdatum Wie vult dit formulier in? Dit formulier kan ingevuld worden door de contactpersonen van volgende types organisaties die een werkingssubsidie aanvragen: - De Vlaamse Erfgoedbibliotheek, voor de beleidsperiode ; - Het samenwerkingsverband voor het beheer van Archiefbank Vlaanderen, voor de beleidsperiode Aan wie bezorgt u deze aanvraag? U doet uw aanvraag zowel digitaal als op papier. Stuur uw formulier in 19 exemplaren naar Mevrouw Marina Laureys, Afdelingshoofd, Kunsten en Erfgoed, Afdeling Erfgoed, Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL. Stuur uw aanvraag (dit formulier en de bijlagen) ook per op naar cultureelerfgoed@vlaanderen.be. Vermeld de volgende gegevens in de onderwerpsregel van uw bericht: Aanvraag werkingssubsidie naam organisatie soort werkingssubsidie. Waar vindt u meer informatie? Het agentschap stelde een handleiding bij het Cultureel-erfgoeddecreet samen. De subsidiemogelijkheden, basisvoorwaarden, beoordelingscriteria en de aanvraagprocedure worden toegelicht in deze handleiding die een gestructureerde samenvatting biedt van de belangrijkste informatie uit het decreet, de uitvoeringsbesluiten en de memorie van toelichting. De handleiding en meer informatie over het Cultureel-erfgoeddecreet vindt u op Als u vragen hebt over uw aanvraag kunt u contact opnemen met Inge Waer, inge.waer@cjsm.vlaanderen.be, tel.: Gegevens van de organisatie 1 Vul de gegevens van de organisatie in. Het ondernemingsnummer is een uniek nummer voor elke organisatie met rechtspersoonlijkheid. Ook een stad, gemeente of provincie heeft een ondernemingsnummer. Het IBAN-nummer en het BIC-nummer vervangen uw rekeningnummer. Als u deze nummers niet kent, kunt u ze bij uw bank opvragen. naam van de organisatie Archiefbank Vlaanderen eventuele roepnaam Archiefbank rechtspersoonlijkheid Vereniging zonder winstoogmerk ondernemingsnummer IBAN B E BIC-nummer B K C P B E B B - webadres

3 Aanvraag van een een werkingssubsidie als collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie - pagina 2 van 3 2 Is uw organisatie BTW-plichtig? ja nee gemengd BTW-plichtig 3 Vul de correspondentiegegevens van de organisatie in. Het adres vult u alleen in als het verschilt van de maatschappelijke zetel van de organisatie. Alle correspondentie over deze aanvraag voor een werkingssubsidie verloopt via deze contactpersoon en via dit adres. aanschrijftitel De heer Mevrouw voor- en achternaam Michel Vermote straat en nummer Bagattenstraat 174 postnummer en gemeente 9000 Gent telefoonnummer of gsm 09/ adres michel.vermote@archiefbank.be 4 Vul de gegevens van de eindverantwoordelijke van de organisatie in. Deze gegevens vult u alleen in als ze verschillen van de gegevens ingevuld bij vraag 3. aanschrijftitel De heer Mevrouw voor- en achternaam Geert Van Goethem straat en nummer Bagattenstraat 174 postnummer en gemeente 9000 Gent telefoonnummer of gsm 09/ adres geert.vangoethem@amsab.be Gegevens van het aanvraagdossier 5 Kruis hieronder de categorie uit het Cultureel-erfgoeddecreet aan op basis waarvan u een werkingssubsidie aanvraagt. U mag maar één hokje aankruisen. Vlaamse Erfgoedbibliotheek. Beheer van Archiefbank Vlaanderen. 6 Vul de gevraagde subsidiebedragen in. jaar 1 jaar 2 jaar 3 jaar 4 jaar 5 Subsidiebedrag: euro euro euro euro euro Bij te voegen bewijsstukken 7 Voeg bij uw aanvraag de volgende verplichte bijlagen en nummer ze zoals aangegeven: - als bijlage 1: het beleidsplan voor de volgende beleidsperiode, bestaande uit: 1. het ingevulde formulier beleidsplan voor de Vlaamse Erfgoedbibliotheek of het beheer van de Archiefbank Vlaanderen 2. toelichting bij de structuur en werking van uw organisatie (optioneel) 3. het overzicht van de doelstellingen voor de komende beleidsperiode 4. de begroting voor de komende beleidsperiode 5. de toelichting bij de begroting voor de komende beleidsperiode

4 Aanvraag van een een werkingssubsidie als collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie - pagina 3 van 3 Ondertekening 8 Vul de onderstaande verklaring in. Deze aanvraag moet worden ondertekend door de personen die de organisatie overeenkomstig de statuten rechtsgeldig kunnen verbinden. Ik verklaar dat alle gegevens in dit formulier en in het bijbehorende aanvraagdossier naar waarheid ingevuld zijn. Ik bevestig dat ik het beleidsplan voor de volgende beleidsperiode met bijlagen volledig heb gelezen en ermee akkoord ga. Ik verklaar namens de hierboven vermelde organisatie, die ik vertegenwoordig, dat in geval van de toekenning van een werkingssubsidie de organisatie het beleidsplan, zoals het is uiteengezet in het aanvraagdossier en wordt geactualiseerd via jaarlijkse actieplannen, zal uitvoeren. Ik zal daarbij alle reglementaire voorwaarden naleven die zijn opgenomen in het Cultureel-erfgoeddecreet van 23 mei 2008, en in het bijbehorende uitvoeringsbesluit. datum dag 2 2 maand 0 3 jaar handtekening contactpersoon (zie vraag 3) voor- en achternaam Geert Van Goethem functie voorzitter Archiefbank Vlaanderen vzw handtekening eindverantwoordelijke (zie vraag 4) voor- en achternaam Michel Vermote Privacywaarborg functie coördinator 9 De gegevens die u meedeelt, worden door het agentschap Kunsten en Erfgoed, Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL, verwerkt voor identificatiedoeleinden. Overeenkomstig de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens hebt u het recht om kennis te krijgen van uw gegevens in ons bestand en zo nodig de verbetering ervan aan te vragen. Voor meer informatie over de verwerking van uw gegevens kunt u het register bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer raadplegen.

5 Beleidsplan voor de Vlaamse Erfgoedbibliotheek/het beheer van de Archiefbank Vlaanderen bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media Kunsten en Erfgoed Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL Tel Fax Website: CJSM-KE-CED08a In te vullen door de behandelende afdeling dossiernummer ontvangstdatum Waarvoor dient dit formulier? Dit formulier vormt een bijlage bij het formulier Aanvraag van een werkingssubsidie voor de Vlaamse Erfgoedbibliotheek of voor het beheer van de Archiefbank Vlaanderen. Welke rubrieken bevat dit formulier? Hieronder vindt u een overzicht van de rubrieken die u in dit beleidsplan moet opnemen: vraag 1: Missie van de organisatie vraag 2: Visie van de organisatie vraag 3: Structuur en werking van de organisatie vraag 4: Cultureel-erfgoedgemeenschap vraag 5: Dienstverlening en expertiserol vraag 6-7: Omgevingsanalyse: beleidsplanning en SWOT-analyse vraag 8: Doelstellingen vraag 9: Begroting vraag 10: Toelichting bij de begroting Missie van de organisatie 1 Beschrijf de missie van uw organisatie. Uw antwoord mag niet meer dan een halve pagina beslaan. Archiefbank Vlaanderen realiseert een geautomatiseerd register van het Vlaamse private archivalische erfgoed teneinde dit integraal in kaart te brengen, te vrijwaren en de publieksgerichte en de wetenschappelijke valorisatie ervan te optimaliseren. Visie van de organisatie 2 Beschrijf de visie van uw organisatie. Uw antwoord mag niet meer dan anderhalve pagina beslaan. Het maatschappelijke middenveld is een belangrijke vormende kracht in de Vlaamse samenleving. Archieven van personen en privaatrechtelijke organisaties verschaffen inzicht in de genese en de diversiteit van de Vlaamse samenleving. Deze archieven zijn echter kwetsbaar, omdat zij nauwelijks wettelijk beschermd zijn. Archiefbank Vlaanderen registreert daarom deze private archieven, als eerste stap naar vrijwaring en werkt aan een breed draagvlak voor behoud, beheer en ontsluiting ervan via sensibilisering en vorming. Archiefbank werkt daarvoor samen met alle relevante partners in binnen- en buitenland. Archiefbank is hèt loket voor privaat archief. Het register vormt de toegang tot private archieven, de website verschaft informatie over alle aspecten van archiefwerking, de medewerkers zijn vraagbaak en trainer. De werkzaamheden achter het loket verdeelt Archiefbank met relevante partners.

6 Beleidsplan bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 2 van 12 Archiefbank Vlaanderen is een platform. Het een samenwerkingsverband van privaatrechtelijke culturele archiefinstellingen. Deze onthaalinstellingen vormen een kwaliteitsvolle en deskundige omkadering voor de medewerkers van Archiefbank. Samenwerking is de basis van alle activiteiten van Archiefbank Vlaanderen. Het register kan slechts gerealiseerd worden door medewerking van alle personen, middenveldorganisaties en professionele erfgoedinstellingen die privaatrechtelijk archief beheren. Naast invoer en conversie van inventarissen is harvesten uit erfgoeddatabanken een middel om hoogwaardige gegevens te integreren in Archiefbank. Kwaliteit en duurzaamheid kenmerken de werking van Archiefbank. Deskundigheid op alle vlakken van de werking, die de medewerkers voortdurend verdiepen, draagt bij aan de kwaliteitsvolle werking. Expertiseopbouw gebeurt binnen de onthaalinstellingen en in nationale en internationale samenwerkingsverbanden. Kwaliteit is de basis van de expertisedeling. Archiefbank registreert volgens de internationaal geldende standaarden en stimuleert het gebruik ervan bij alle private archiefvormers en - beheerders. De vormingsactiviteiten van Archiefbank, veelal georganiseerd in samenwerking met partners, zijn gericht op alle aspecten van kwaliteitsvol behoud en beheer van private archieven. Duurzaamheid van het digitale register zelf bereikt Archiefbank door het gebruik van betrouwbare technologie en tijdige innovatie. Registratie is geen garantie voor vrijwaring. Duurzame beschikbaarheid van de archieven zelf kan alleen bereikt worden via sensibilisering, het stimuleren van professioneel beheer en samenwerking met archief- en andere erfgoedinstellingen in binnen- en buitenland. Archiefbank benadert proactief de cultureel-erfgoedgemeenschap, die kan meewerken aan het vrijwaren van het private archivalische erfgoed. Archiefbank Vlaanderen is er voor een breed publiek. Hoewel Archiefbank een intermediair is, die vooral werkt voor de cultureel-erfgoedgemeenschap van archiefvormers, -beheerders en onderzoekers, is voortdurende bewustmaking van het publiek van de veelzijdigheid en rijkdom van private archieven noodzakelijk om een breed draagvlak te creëren. Archiefbank wijst ook de weg naar andere informatie over de archiefbestanden in het register en naar afzonderlijke archiefinstellingen. De website is het instrument daarvoor. Archiefbank bewerkstelligt dit door creatieve publiekswerking naar alle geledingen van de maatschappij en heldere communicatie met het brede netwerk. Archiefbank vervult een voortrekkersrol, ook internationaal. De trefwoorden van Archiefbank Vlaanderen als enig platform in Vlaanderen voor het private archivalische erfgoed zijn detecteren, inspireren, innoveren, communiceren, anticiperen en vooral samenwerken.

7 Beleidsplan bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 3 van 12 Structuur en werking van de organisatie 3 Geef een korte beschrijving van de structuur en werking van uw organisatie. Uw antwoord mag niet meer dan een pagina beslaan. Desgewenst kan u ook verdere toelichting geven als bijlage (bv. organogram) of verwijzen naar eerder ingediende documenten. De opstart van Archiefbank (2003) kwam er als gevolg van een vraag tot bijkomende financiering door de vier archief- en documentatiecentra die de ontwikkeling en het beheer van de databank op zich namen. In 2008 werd met de oprichting van een overkoepelende vzw-structuur een stap gezet naar verzelfstandiging met het oog op erkenning binnen het Cultureel-Erfgoeddecreet. De werking werd op basis van een beleidsplan in een beheersovereenkomst vastgelegd. De concrete aanpak vanuit de vier dragende instellingen die een meerderheid namen in de bestuursorganen van de vzw bleef ongewijzigd: Het subsidiebedrag (ca ) werd op jaarbasis contractueel toegewezen aan de vier dragende centra. Daar tegenover staat de inzet van medewerkers verbonden aan de centra (4 VTE) aangevuld met een halftijdse informaticus. Als gevolg van die aanpak wordt 95% van de financiële middelen meteen verdeeld en ingezet voor het dekken van de personeelskosten. Het saldo blijft beschikbaar als werkingsmiddelen voor bijvoorbeeld promotie en aankoop van software. Extra uitgaven die het werkingsbudget overschrijden zijn mogelijk mits goedkeuring van de Raad van Bestuur. Het engagement van de dragende instellingen wordt jaarlijks vastgelegd in een overeenkomst waarin de werkpakketten duidelijk worden omschreven. De werking met personeel dat toegewezen wordt vanuit verschillende instellingen vergt regelmatig overleg over de concrete aanpak van de takenpakketten en afstemming, rekening houdend met de beschikbare competenties. Inzichten in verband met ICT-ontwikkelingen en gegevensinvoer komen samen in de Technische Werkgroep. Dit is duidelijk bij de opmaak van de jaarlijkse actieplannen, maar ook in de fase van uitvoering is er afstemming met het oog op een gemeenschappelijke aanpak. De spreiding over de verschillende centra is tegelijkertijd een verankering en troef, daar de medewerkers kunnen terugvallen op de expertise in hun eigen instelling. Voor het opzetten van een goede onderlinge communicatie wordt onder meer gewerkt met een online programma voor het delen van documenten. Voor intern overleg zijn de maandelijkse bijeenkomsten in de Technische Werkgroep het belangrijkste platform. De competenties aanwezig in het projectteam worden oordeelkundig ingezet met het oog op het opzetten van een kwaliteitsvolle werking binnen de krijtlijnen van de beheersovereenkomst.

8 Beleidsplan bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 4 van 12 Cultureel-erfgoedgemeenschap 4 Beschrijf de voornaamste cultureel-erfgoedgemeenschap of -gemeenschappen waarop uw organisatie zich richt. Uw antwoord mag niet meer dan twee pagina's beslaan. Archiefbank Vlaanderen bedient een brede cultureel-erfgoedgemeenschap die opgedeeld kan worden in verschillende doelgroepen. Om beter te begrijpen wie de verschillende doelgroepen en spelers zijn binnen de erfgoedgemeenschap van Archiefbank, benaderen we dit aspect vanuit het concept van de designated community. Volgens de definitie: An identified group of potential consumers who should be able to understand a particular set of information. The Designated Community may be composed of multiple user communities. Het is een benadering die - samen met die van de cultureel-erfgoedgemeenschap - voor Archiefbank relevant kan zijn. Het laat toe om de doelgroepen aan te geven die van de databank gebruik maken. De databank moet namelijk zo opgevat zijn dat een doelgroep, die niet noodzakelijk het grote publiek hoeft te zijn, zonder hulp en expertise van buitenaf de databank kan hanteren en de gegevens interpreteren. Zonder dit hier verder uit te werken, kunnen we aangeven dat Archiefbank door zijn dubbele doelstelling van registreren en ontsluiten - vanuit de definitie gesteld - duidelijk 2 user communities heeft, namelijk: 1) De erfgoedbeheerders en erfgoedbewaarders zijn de bewaarplaatsen, alle particulieren en organisaties die privaatrechtelijk archivalisch erfgoed in hun bezit hebben en registreren of invoeren in Archiefbank. Zij vormen de INPUT. Zij vormen een groep van partners die geheel of gedeeltelijk voor de gegevensinvoer kan zorgen. 2) De raadplegers van de website en de databank zijn alle actoren die op zoek zijn naar historische informatie in primaire bronnen zoals (amateur-)historici, heemkundigen, genealogen, studenten, journalisten enz. Zij vormen de OUTPUT van Archiefbank. Zij valoriseren het erfgoed dat Archiefbank opneemt in de databank. Archiefbank voegt een 3 de speler toe aan de designated community: 3) De BEMIDDELAARS zijn expertisecentra, koepelorganisaties, steunpunten, erfgoedconvenanten e.a. die geen input leveren in de vorm van directe invoer maar eerder een bemiddelende rol spelen op het erfgoedveld vanuit hun beleidsmatige functie. Zij kennen hun achterban als geen ander. Zij leiden Archiefbank naar de juiste organisaties en aanspreekpunten of leveren gegevens over hun actoren die Archiefbank kan of zou kunnen gebruiken. Op die manier leveren de bemiddelaars een bijdrage aan de erfgoedgemeenschap van Archiefbank. In deze gelede designated community speelt Archiefbank Vlaanderen zelf de rol van mediator of bemiddelaar. Archiefbank is als het ware een mediator tussen de erfgoedbewaarders en -beheerders (input) en de raadplegers (output). Archiefbank beheert/bewaart zelf geen collecties, het geeft enkel de mogelijkheid tot registratie ervan.

9 Beleidsplan bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 5 van 12 Uiteraard is deze indeling enigszins te nuanceren. Zo zijn er bemiddelaars (bv. erfgoedconvenanten of expertisecentra) die wel degelijk INPUT verschaffen, omdat zij in hun rol van bemiddelaar geacht worden het erfgoedveld mee in kaart te brengen en te registreren in Archiefbank. We spreken hier over bemiddelaars met INPUT. Het merendeel van de bemiddelaars voert echter zelf niet in, maar stimuleert invoer door derden in de databank. Maar ook Archiefbank Vlaanderen kan andere rollen opnemen dan enkel die van mediator. Hij kan bijvoorbeeld ook worden gerekend tot de bemiddelaars met INPUT. Zo werkt Archiefbank soms mee aan de registratie van archieven en levert het INPUT door archieven en collecties van bewaarders, beheerders of bemiddelaars in te voeren. In onderstaande afbeelding wordt de designated community figuratief voorgesteld. Archiefbank Vlaanderen neemt hier de centrale rol op binnen zijn werkveld en is verbonden met de verscheidene doelgroepen of spelers op het veld, namelijk beide user communities (input en output) en de bemiddelaars. De drie doelgroepen zijn ook onderling verbonden met elkaar langs het frame van Archiefbank. Dit alles vormt samen de DESIGNATED COMMUNITY. OUTPUT ARCHIEFBANK BEMIDDELAARS INPUT De betrokkenheid en het engagement van de doelgroepen is moeilijk meetbaar. In elk geval kan men verscheidenheid en gradaties van engagement vaststellen. Daarbij mag niet uit het oog verloren worden dat engagement en betrokkenheid dynamische gegevens zijn. Een minimale betrokkenheid vandaag kan morgen evolueren naar een maximaal engagement. Vanuit dit gegeven is er de mogelijkheid tot uitbreiding van de werking door het aanspreken van nieuwe doelgroepen. In deze optiek kan men het aspect van

10 Beleidsplan bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 6 van 12 engagement en betrokkenheid voorstellen aan de hand van concentrische cirkels. Zo is er sprake van een grote periferie van spelers en van een kleinere, meer gestructureerde en zeer geëngageerde doelgroep. De cirkels zijn een dynamisch gegeven en kunnen naargelang van de betrokkenheid of het engagement als het ware krimpen of uitzetten. De drie doelgroepen binnen de designated community kunnen naargelang hun engagement verscheidene plaatsen opeisen in de concentrische cirkels. Over het algemeen kunnen we echter stellen dat erfgoedbewaarders en -beheerders die gegevens registreren en zich engageren meer betrokken zijn dan raadplegers. Het definiëren van een designated community voegt niet alleen een dimensie toe aan de presentatie van de erfgoedgemeenschap van Archiefbank, het verantwoordt ook het gebruik van de meervoudsvorm erfgoedgemeenschappen vanuit de min of meer betrokkenheid bij de werking van Archiefbank. Het geeft ook de gelaagdheid en de meerpoligheid aan van het brede actieveld van Archiefbank. Dienstverlening en expertiserol 5 Beschrijf hoe uw organisatie haar dienstverlening wil uitbouwen en een expertiserol wil opnemen voor de cultureel-erfgoedgemeenschap of -gemeenschappen en het cultureel-erfgoedveld. Uw antwoord mag niet meer dan twee pagina's beslaan. Expertisedeling Archiefbank Vlaanderen bundelt dankzij zijn eigen unieke werking en ervaring enerzijds en zijn inbedding in de privaatrechtelijke archiefinstellingen anderzijds specifieke archiefwetenschappelijke en technische expertise en een grote veldkennis. Als netwerkorganisatie deelt Archiefbank deze deskundigheid met partners. Omgekeerd vergroot Archiefbank in de samenwerking met partners zijn eigen deskundigheid. Netwerking en samenwerking zijn daarom het hart van de werking. Expertisedeling gebeurt op verschillende manieren. Archiefbank biedt een register aan dat voldoet aan alle relevante internationale standaarden, informeert collectiebeherende organisaties die invoeren in Archiefbank over het gebruik van standaarden en stimuleert hen deze standaarden te hanteren. Archiefbank werkt daarbij samen met expertisecentra en het steunpunt. Archiefbank verspreidt informatie over gebruik van standaarden via zijn website en via vorming. Archiefbank zet de archiefwetenschappelijke kennis van zijn medewerkers en van de centra waarin zij werken in om de kwaliteit van de registratie van partners en van de registratie die zij zelf uitvoeren te verhogen. Archiefbank stelt zijn ervaring en knowhow op het gebied van conversie van registers en databanken beschikbaar aan partners die al over een geautomatiseerde inventaris beschikken en aan alle andere belangstellenden.

11 Beleidsplan bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 7 van 12 Archiefbank stelt de kennis over de informatietechnologie voor de databank en de website beschikbaar aan partners in binnen- en buitenland Er is nauwe samenwerking en uitwisseling van kennis van Archiefbank met beheerders van databanken waaruit gegevens geharvest worden. Archiefbank zet hierbij de informatietechnische kennis van de eigen databank in. Archiefbank heeft een ruime ervaring opgedaan in het maatschappelijke middenveld. De grote veldkennis en het brede veldoverzicht stelt Archiefbank beschikbaar aan partners en beleidsmakers door de onlinedatabank verder op te bouwen en en ter beschikking te stellen voor iedereen. De methodieken die Archiefbank gebruikt voor gestructureerde prospectie en de resultaten van prospectie deelt Archiefbank met partners en beleidsmakers tijdens samenwerkingsmomenten en studiedagen. Archiefbank is ervaringsdeskundige in het omgaan met zeer diverse invoerders, van grote professionele instellingen tot kleine organisaties die geen primaire erfgoedtaak hebben. Deze ervaring zet Archiefbank in in samenwerkingsprojecten met tal van partners. Dienstverlening De dienstverlening van Archiefbank is gericht op alle organisaties en personen die informatie over privaatrechtelijk archieven invoeren of willen invoeren in de databank. De dienstverlening is in veel gevallen maatwerk. Dat betekent dat Archiefbank vorming en handleidingen op maat biedt aan organisaties en personen die willen invoeren in de databank. Archiefbank heeft een helpdesk, waar partners met al hun vragen betreffende Archiefbank en privaatrechtelijk archief terecht kunnen. Archiefbank ondersteunt invoerders door feed back te geven op hun werk, om zo de kwaliteit van de fiches te verhogen. Een belangrijke vorm van algemene dienstverlening is het creëren van een grotere zichtbaarheid en toegankelijkheid van private archieven. Daartoe stelt Archiefbank zoekinstrumenten voor onderzoekers beschikbaar. Nieuw opgenomen archieven worden op de website in de kijker gezet. Archiefbank brengt op de website archiefgidsen samen. Hierin worden archiefbestanden uit verschillende collecties en bewaarplaatsen bijeen gebracht, waardoor ze in een brede context geplaatst worden en de samenhang van de afzonderlijke onderdelen duidelijk wordt. Hiermee realiseert Archiefbank voor afzonderlijke beheerders een valorisatie, waartoe zij alleen niet in staat zijn. Archiefbank geeft beleidsadviezen. Op basis van de brede veldkennis, de kennis van privaatrechtelijke archieven in Vlaanderen op basis van prospectie en de databank en de archiefwetenschappelijke en technische expertise geeft Archiefbank beleidsmakers adviezen over prioriteiten, aandachtspunten en knelpunten met betrekking tot registratie van privaatrechtelijk archief en de brede context daarvan.

12 Omgevingsanalyse: gegevensverzameling en SWOT-analyse Uw antwoord op vraag 6 en 7 mag samen niet meer dan vier pagina's beslaan. Beleidsplan bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 8 van 12 6 Beschrijf het beleidsplanningsproces. Geef uitleg over de actoren die bij het beleidsplanningsproces werden betrokken. Vermeld de manier waarop ze erbij werden betrokken en beschrijf de methodes die gebruikt werden voor de gegevensverzameling. Archiefbank Vlaanderen heeft een uitgebreide gegevensverzameling uitgevoerd in het kader van de veldanalyse, die begin 2011 voltooid is. De gegevens over het veld en de erfgoedgemeenschappen, die hierin staan, zijn het uitgangspunt voor het beleidsplanningsproces geweest. Daarnaast hebben de medewerkers van Archiefbank relevante gegevens verzameld over de huidige stand van zaken inzake invulling van de databank, technologische en archiefgerelateerde ontwikkelingen, onderzoekstendensen, internationale voorbeelden en aanknopingspunten. De centrale werkgroep die het hele plan heeft opgesteld is de technische werkgroep, waarin de vier stafmedewerkers van Archiefbank samenwerken. Deze werkgroep heeft vanaf januari 2011 regelmatig vergaderd over het beleidsplan. In eerste instantie stond de opmaak van de veldkaart op de agenda (vergaderingen op 11 januari en 23 februari 2011). Vanaf juni 2011 ging alle aandacht naar het uittekenen van de verschillende onderdelen van het beleidsplan (vergaderingen op 6 januari, 18 maart, 27 april, 11 oktober, 22 november en 15 december 2011 en op 13 & 26 januari, 9 februari en 19 maart) In elke fase van het beleidsplanningsproces heeft de technische werkgroep de resultaten van de beleidsplanning voorgelegd aan de Raad van Bestuur. Op deze manier was deze nauw betrokken bij het hele proces. Een stand van zaken inzake de beleidsplanning werd voorgelegd aan de Algemene Vergadering op 17 juni Aansluitend heeft de Algemene Vergadering in samenwerking met de technische werkgroep een brainstorm gehouden over missie en visie. Op basis hiervan heeft de technische werkgroep een missie en visie uitgeschreven. In mei 2011 is een representatieve groep stakeholders uit de cultureel-erfgoedsector bevraagd over hun visie op en hun verwachtingen van Archiefbank. Daarnaast zijn er schriftelijke bevragingen gebeurd op het congres van VVF Vlaanderen, op de Heemdag van Heemkunde Vlaanderen en via het tijdschrift en de website van de Belgische Vereniging voor Nieuwste Geschiedenis. Tenslotte is er een Adviesraad georganiseerd tijdens Informatie aan Zee in september Het Beleidsplan Archiefbank werd ter bespreking en goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering van de vzw Archiefbank Vlaanderen op 5 maart 2012.

13 Beleidsplan bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 9 van 12 7 Beschrijf de sterktes, zwaktes, mogelijkheden en bedreigingen (SWOT) die uit de analyse naar voren zijn gekomen? Sterktes De structuur van Archiefbank als vzw en eigendom van de Vlaamse Gemeenschap zorgt voor een duurzame en gratis toegankelijke databank De databank vormt een sterke basis door zijn goede structuur en groeit continu aan Archiefbank levert thematische overzichten die de bewaarinstellingen overstijgen Context voor en overkoepeling van afzonderlijke gedigitaliseerde stukken in databanken Gebruik van internationale standaarden Brede contacten met organisaties die zelf invoeren en met databanken die gegevens leveren (harvesting) Succesvolle sensibilisering van archiefvormers en bewaarders, vooral door vorming Archiefbank ondersteunt invoerders op maat Website met interactieve rol Inbedding van de medewerkers in de vier centra, die expertise en ondersteuning bieden Expertise van de medewerkers en erkenning van de expertise van Archiefbank door het erfgoedveld Virtuele collectieomschrijvingen maken samenhang van private archiefcollecties zichtbaar Zwaktes De databank is hoogdrempelig voor invoerders en gebruikers De gegevens in de databank kunnen pas na verwerking aan een breed publiek gepresenteerd worden Invoeren volgens standaarden vereist grote deskundigheid Afhankelijkheid van partners voor invoer en updates Benadering van doelgroepen gebeurt ad hoc Ontbreken van harde cijfers over doelmatigheid Archiefbank is niet zichtbaar genoeg; daardoor is er geen optimale consultatie van de databank en de website Weinig representatieve Algemene Vergadering en dus weinig feedback van externen Weinig contacten met het hoger onderwijs

14 De organisatiestructuur is nog niet helemaal uitgekristalliseerd Te weinig werkingsmiddelen Kansen Uitbreiding van portaalfunctie via harvesting Vlaams Archiefdecreet / Archiefregister Beleidsplan bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 10 van 12 Unieke positie in Vlaanderen en een schakel naar internationale portalen en databanken Samenwerking met onderzoekers, ook internationaal Contacten met en relevantie voor het lokale erfgoedveld Samenwerking met partners voor vorming en publiekswerking Ondersteuning door de Vlaamse Gemeenschap via beheersovereenkomsten met erfgoedorganisaties Veel archieven bij moeilijk bereikbare archiefvormers Inspelen op relevante ict-ontwikkelingen Het uitbreiden naar collectieomschrijvingen, waardoor ook musea als partners in beeld komen Snelle aangroei van digital born archives Bedreigingen Wildgroei aan databanken Ontbreken van wettelijke bescherming voor private archieven; registratie is geen garantie voor vrijwaring Verwachtingen van publiek t.a.v. ontsluiting op documentniveau en daaraan gekoppelde verkeerde perceptie van Archiefbank Overlap met andere erfgoedorganisaties en -initiatieven Snelle ict-ontwikkelingen Onvoorspelbaarheid van rendement van prospectie, vooral bij organisaties die niet bekend zijn met erfgoedwerking Profielverwatering door uitbreiding naar collecties Relevantie van Archiefbank is voor partners niet altijd duidelijk

15 Beleidsplan bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 11 van 12 Conclusies De databank is het hart en de grootste sterkte van Archiefbank. De databank kan maar relevant zijn als er voldoende kritische massa aan gegevens in zit. Invoer is daarom prioritair. Gebruiksgemak en zichtbaarheid van de databank moeten verbeterd worden. Archiefbank moet de relatie met zijn cultureel-erfgoedgemeenschappen intensiveren, structureren en de databank aan hun noden en eigenheid aanpassen. Archiefbank moet nieuwe doelgroepen gericht benaderen. Meer valorisatie van de databank door het simuleren van onderzoek en publieksactiviteiten door derden. Archiefbank kan zijn expertise verdiepen door internationale uitwisseling. Archiefbank moet de efficiëntie verhogen door een heldere organisatiestructuur, een planmatige aanpak en regelmatige evaluatie van de werking. Archiefbank moet het draagvlak verbreden en functioneren als een platform. Doelstellingen Geef een overzicht van de doelstellingen voor de periode In dat overzicht moet u minstens de volgende vragen beantwoorden: Welke strategische doelstellingen wil de organisatie in de komende beleidsperiode bereiken? Hoe worden die strategische doelstellingen vertaald naar operationele doelstellingen en mogelijke acties? Hoe wordt het bereiken van de operationele doelstellingen meetbaar gemaakt en welke meetbare doelstellingen wil de organisatie bereiken? Welke (financiële en personeels-)middelen worden ingezet voor het bereiken van de operationele doelstellingen? U mag het overzicht van de doelstellingen ook als bijlage bij dit beleidsplan voegen. Doelstellingen De rode draad door alle doelstellingen van Archiefbank Vlaanderen is het stimuleren van archival awareness: de bewustwording bij de eigen cultureel-erfgoedgemeenschappen, het beleid en het brede publiek over de aard, de inhoud en de waarde van privaatrechtelijke archieven. Archiefbank sluit daarmee aan bij buitenlandse voorbeelden 1 en de recente Universele Verklaring over Archieven 2 van de International Council on Archives. Archiefbank Vlaanderen verhoogt zijn efficiëntie en zijn zichtbaarheid door thematisch te werken. Dat wil zeggen dat Archiefbank Vlaanderen sensibilisering, prospectie, invoer en ontsluiting concentreert op een aantal werkvelden, die uit de veldanalyse naar voren zijn gekomen als prioritair en/of met een hoog potentieel. (zie verder in BIJLAGE 1) Aangenomen tijdens de Algemene Vergadering van de International Council on Archives (ICA), Oslo, september 2010: Officieel onderschreven door de Unesco in plenaire zitting op 10 november 2011: en

16 Beleidsplan bijlage 1 bij de aanvraag van een werkingssubsidie - pagina 12 van 12 Begroting Geef een begroting voor de periode Beschrijf de middelen waarover de organisatie beschikt en de manier waarop die middelen ingezet worden voor het bereiken van de operationele doelstellingen. U mag de begroting ook als bijlage bij dit beleidsplan voegen. BIJLAGE 2 Toelichting bij de begroting Geef een toelichting bij de begroting. De toelichting bij de begroting moet antwoord geven op de volgende twee vragen: Wat betekenen de bedragen in de begroting en hoe zijn ze bepaald? Hoe verhouden de bedragen in de begroting zich tot de te bereiken operationele doelstellingen? U mag de toeliching bij de begroting ook als bijlage bij dit beleidsplan voegen. BIJLAGE 3 Extra bijlagen In opvolging van de aandachtspunten geformuleerd in het kader van de eindevaluatie door het Agentschap Kunsten en Erfgoed voor de beleidsperiode bezorgen we in bijlage bij deze aanvraag: De functieprofielen van de medewerkers van Archiefbank: BIJLAGE 4 De prioriteitenlijst die richtinggevend zal zijn bij het bepalen van de verdere acties inzake gegevensinvoer, vorminge en publiekswerking: BIJLAGE 5 Op basis van deze oefening komen we tot een eerste indicatieve (niet limitatieve) lijst van thema s voor het opzetten van gerichte campagnes: o wetenschapsarchieven o bedrijfsarchieven o kunstenaarsarchieven o Wereldoorlog I o heemkunde Als tryout voor de thematische aanpak richt Archiefbank zich in het Olympisch jaar 2012 naar sportarchieven. Een campagne die na evaluatie- in de volgende beleidsperiode eventueel vanuit een ander invalshoek kan worden hernomen.

17 Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Bijlage 1 Doelstellingen De rode draad door alle doelstellingen van Archiefbank Vlaanderen is het stimuleren van archival awareness: de bewustwording bij de eigen cultureel-erfgoedgemeenschappen, het beleid en het brede publiek over de aard, de inhoud en de waarde van privaatrechtelijke archieven. Archiefbank sluit daarmee aan bij buitenlandse voorbeelden 1 en de recente Universele Verklaring over Archieven 2 van de International Council on Archives. Archiefbank Vlaanderen verhoogt zijn efficiëntie en zijn zichtbaarheid door thematisch te werken. Dat wil zeggen dat Archiefbank Vlaanderen sensibilisering, prospectie, invoer en ontsluiting concentreert op een aantal werkvelden, die uit de veldanalyse naar voren zijn gekomen als prioritair en/of met een hoog potentieel. 1. ARCHIEFBANK CONSOLIDEERT DE KWALITEITSVOLLE DATABANK. In de aanvangsperiode is een vrij omvangrijke databank gevormd, die kwalitatief verder wordt uitgebouwd, dat wil zeggen altijd op basis van internationale standaarden en CEST. Archiefbank Vlaanderen breidt de databank ook kwalitatief uit, zodat deze niet alleen een voldoende kritische massa heeft, maar ook zijn relevantie ontleent aan representatieve en wetenschappelijk verantwoorde fiches. Daarom is invoer prioritair. OD 1.1 Archiefbank spoort in thematische campagnes lacunes op en vult deze aan. Archiefbank spoort op basis van de veldkaart, die regelmatig geüpdatet wordt, en de gegevens van Prisma in thematische campagnes lacunes op. Archiefbank vult deze aan via gestructureerde prospectie en op basis van heldere prioriteiten. Archiefbank hanteert daarbij criteria met betrekking tot diversiteit, bedreiging van de collecties en actuele onderzoeksvragen. Om de werking te stroomlijnen en efficiency te verhogen, organiseert Archiefbank in de beleidsperiode minstens twee thematische campagnes, in overleg en Aangenomen tijdens de Algemene Vergadering van de International Council on Archives (ICA), Oslo, september 2010: Officieel onderschreven door de Unesco in plenaire zitting op 10 november 2011: en Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 1 van 12 Bijlage 1 Doelstellingen

18 samenwerking met het steunpunt Faro en met voor het thema relevante partners. Bij het selecteren van de thema s en partners maakt Archiefbank gebruik van de gegevens van Prisma. Deze campagnes zijn gericht op invoer, ontsluiting en expertisedeling (zie OD 2.1, 2.7, 3.4, 4.2 en 5.1). Als mogelijke thema s komen op basis van de prioriteitenlijst (zie bijlage 5) volgende naar voor: wetenschapsarchieven, bedrijfsarchieven, kunstenaarsarchieven, heemkunde en Wereldoorlog I. Thematische campagnes geven Archiefbank de mogelijkheid om perifere cultureel-erfgoedgemeenschappen meer te betrekken en te activeren. Archiefbank evalueert elke campagne met specifieke gegevens over de aanpak van diversiteit daarin. Deze evaluatie is een manier om expertise die is opgedaan in de campagne vast te leggen en te delen en geeft aanleiding tot verbetertrajecten in het kader van kwaliteitszorg. indicator meeteenheid meetfrequentie Er zijn minstens twee thematische campagnes in de beleidsperiode, in samenwerking met partners, gericht op prospectie, invoer en ontsluiting. Er is een evaluatieverslag van elke campagne met specifieke gegevens over de aanpak van diversiteit daarin campagnes verslag Jaarlijks Jaarlijks OD 1.2 Archiefbank werkt gestaag door aan diverse soorten invoer, die elkaar in evenwicht houden. Het Letterenhuis is daarbij curator van de literaire archieven. De invoer van fiches in Archiefbank gebeurt door eigen medewerkers, door kleine partners die ad hoc invoeren en grote structurele partners, zowel op manuele als geautomatiseerde wijze. Archiefbank bewaakt het evenwicht tussen deze soorten invoer, met het oog op efficiënte inzet van eigen medewerkers en activering van partners. Het Letterenhuis brengt expertise over invoer van literaire archieven in. Archiefbank staat open voor andere instellingen (zoals b.v. het AMVB voor de Brusselse archieven) die het curatorschap over een bepaald thema op zich willen nemen. Om de invoer en opslag van data te faciliteren, wordt voortdurend onderhoud gepleegd aan de databank. indicator meeteenheid meetfrequentie Er is een jaarlijks overzicht van invoer door eigen medewerkers en door partners, gemaakt op basis van de beheersmodule Overzicht van invoer jaarlijks Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 2 van 12 Bijlage 1 Doelstellingen

19 OD 1.3 Archiefbank vervolledigt basaal ingevulde fiches. Een kwaliteitsvolle databank bevat zo veel mogelijk gegevens, die relevant zijn voor gebruikers. Alle ingevoerde fiches bevatten minstens vijf plichtvelden, waarnaast andere ISAD(G) velden facultatief zijn. Daarom monitort Archiefbank de fiches die participanten invoeren en stimuleert hen structureel om bijkomende relevante gegevens in te vullen of aan te vullen. Indicator meeteenheid meetfrequentie Driejaarlijks is er een update en aanvulling van de gegevens van elke invoerder Overzicht van updates Driejaarlijks OD 1.4 Archiefbank voert de buffer van fiches in, die nog niet online beschikbaar zijn. Het totaal aantal ingevoerde fiches is groter dan het aantal op de website raadpleegbare. Veelal is niet-raadpleegbaarheid het gevolg van onvolledigheid of van terughoudendheid van de participanten. Archiefbank neemt daarom consequent contact op met participanten van niet-gepubliceerde fiches en stimuleert hen de fiches zo nodig aan te passen en te publiceren. indicator meeteenheid meetfrequentie Maximaal 20% van het totaal aantal fiches zit in de buffer van niet vrijgegeven fiches Verhouding aantal fiches in de buffer en totaal aantal fiches Jaarlijks OD 1.5 Archiefbank neemt aan archivalische collecties verwante niet-archivalische gehelen op om de toegankelijkheid van het erfgoed te vergroten, zonder het eigen profiel te verliezen. Veel erfgoedbewaarders beheren meer dan privaat archief; hun collecties bevatten vaak documentaire verzamelingen en objecten waartussen de archivalische component niet altijd duidelijk te onderscheiden is. Om de samenhang van deze hybride collecties aan te geven, de archivalia in hun context te tonen en deze collecties als geheel zichtbaar te maken, neemt Archiefbank deze collecties volledig in een beschrijving op. Daarbij waakt Archiefbank wel over zijn eigen profiel, zodat de databank hoofdzakelijk gevuld blijft met private archieven. De collecties zijn een middel om archieven verder te plaatsen in hun context en Archiefbank te leiden naar verborgen archieven. indicator meeteenheid meetfrequentie Er is een verslag van de jaarlijkse monitoring van nieuwe fiches hierop Verslag Driejaarlijks Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 3 van 12 Bijlage 1 Doelstellingen

20 OD 1.6 Er is structurele samenwerking met databanken voor harvesting daaruit. Een belangrijke bron van invoer in de databank is harvesting uit andere databanken door het leggen van links tussen de databank van de bewaarinstelling en Archiefbank. ISAD(G) velden uit de databank van een bewaarder worden automatisch overgeladen in Archiefbank of na bevraging enkel getoond in Archiefbank. indicator meeteenheid meetfrequentie Er zijn jaarlijks twee overlegmomenten met partners of potentiële partners Verslag Jaarlijks 2. ARCHIEFBANK VERSTERKT DE BAND MET DE CULTUREEL-ERFGOEDGEMEENSCHAPPEN. De cultureel-erfgoedgemeenschappen van Archiefbank bestaan uit archiefvormers, archiefbeheerders, onderzoekers en andere gebruikers van de databank en erfgoedbemiddelaars. Deze gemeenschappen zijn zeer uiteenlopend qua betrokkenheid en expertise. Archiefbank speelt daarom flexibel en gedifferentieerd in op hun wensen en noden en zorgt voor een structurele band ermee. OD 2.1 Archiefbank sensibiliseert in de thematische campagnes participanten en biedt hen vorming op maat aan. Het stimuleren van invoer via thematische campagnes (zie OD 1.1, 2.7, 3.4, 4.2 en 5.1)heeft meer effect als het gepaard gaat met het aanbieden van gerichte vorming. Archiefbank richt zich daarbij op alle potentiële invoerders en uitdrukkelijk ook op moeilijk bereikbare doelgroepen. Om deze vorming gestalte te geven werkt Archiefbank structureel samen met partners die vorming aanbieden, vooral het steunpunt Faro. Om een zo groot mogelijke groep potentiële invoerders te bereiken, wordt het vormingsaanbod gespreid over het hele land. Per thematische campagne is er een handleiding op maat en in de beleidsperiode zijn er minstens twee gerichte vormingscampagnes, in samenwerking met partners, waarvan een gericht op moeilijk bereikbare doelgroepen. indicator meeteenheid meetfrequentie Er is een handleiding op maat per thematische campagne Er zijn in de beleidsperiode minstens twee gerichte vormingscampagnes, in samenwerking met partners, waarvan een gericht op moeilijk bereikbare doelgroepen Handleiding Vormingscampagnes jaarlijks jaarlijks Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 4 van 12 Bijlage 1 Doelstellingen

21 Er is een samenwerkingsovereenkomst met Faro met afspraken over vorming Samenwerkingsovereenkomst eenmalig OD 2.2 Er is een gelaagde, flexibele invoer in de databank mogelijk. Invoer in de databank vereist deskundigheid, waarover niet alle participanten beschikken. Om de drempel voor invoerders te verlagen, realiseert Archiefbank een eenvoudig in te vullen basisfiche, geïntegreerd in een meerlagige module, met een heldere lay-out. Uiteraard voldoet deze basisfiche aan de internationale standaarden. indicator meeteenheid meetfrequentie Er is een aangepaste fiche tegen eind 2017 fiche Eenmalig OD 2.3 Archiefbank werkt met een pool van vrijwilligers, die prospecteert. Prospectie is een noodzakelijke, maar tijdrovende activiteit. Om de medewerkers van Archiefbank hierin te ondersteunen en om lokale of themagebonden archieven op te sporen, zet Archiefbank vrijwilligers in. Dit gebeurt in eerste instantie in een regionaal pilootproject, waarin Archiefbank vrijwilligers rekruteert, opleidt en coacht. Archiefbank evalueert dit pilootproject en deelt de ervaringen die hierin zijn opgedaan met zijn cultureelerfgoedgemeenschappen. Deze ervaringen zet Archiefbank in voor het uitvoeren van een vervolgproject. Afhankelijk van de resultaten van de vrijwilligerswerking kan Archiefbank overwegen om jobstudenten met historische en/of archiefwetenschappelijke achtergrondkennis in te zetten. Indicator meeteenheid meetfrequentie Er is een regionaal projectverslagen Per kwartaal pilootproject Er is een vervolgproject rond prospectie door vrijwilligers projectverslagen Per kwartaal OD 2.4 Archiefbank versterkt de band met de academische wereld. Studenten en onderzoekers vormen een belangrijke cultureel-erfgoedgemeenschap van Archiefbank. Archiefbank onderhoudt daarom regelmatig contacten met de academische wereld en betrekt onderzoekers zo veel mogelijk in projecten. Studenten kennen nog te weinig de troeven van Archiefbank. Zij worden daarom systematisch gesensibiliseerd tijdens presentaties. Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 5 van 12 Bijlage 1 Doelstellingen

22 Indicator meeteenheid meetfrequentie Er is een jaarlijkse presentatie van Archiefbank aan studenten Aantal presentaties en spreiding ervan over de instellingen hoger onderwijs Jaarlijks OD 2.5 Archiefbank brengt professionele en vrijwillige invoerders samen op een tweejaarlijkse participantendag. Archiefbank hecht veel waarde aan het versterken van de band met participanten die gegevens invoeren. Zij vormen een onmisbaar segment van de cultureelerfgoedgemeenschappen. Archiefbank brengt professionele en vrijwillige participanten samen om hen met elkaar in contact te brengen en van elkaar te laten leren. Indicator meeteenheid meetfrequentie Er is tweejaarlijks een Evaluatieverslag tweejaarlijks participantendag OD 2.6 Archiefbank volgt partners die vorming gevolgd hebben structureel op. In het voortdurende streven de kwaliteit van de databank te garanderen, zorgt Archiefbank ervoor dat participanten die vorming gevolgd hebben structureel opgevolgd worden, zodat de drempel voor vragen en problemen heel laag is en de expertise van de participanten op peil blijft of zelfs verbetert. Op deze manier versterkt Archiefbank ook de band met de participanten. Indicator meeteenheid meetfrequentie Archiefbank neemt met alle organisaties waarmee vorming georganiseerd is binnen drie maanden vervolgcontact op Overzicht van contacten en opvolgingsacties Per kwartaal OD 2.7 Archiefbank stimuleert in de thematische campagnes de vorming van virtuele communities. De cultureel-erfgoedgemeenschappen van Archiefbank zijn divers en groeien door de thematische campagnes steeds aan. Naast de fysieke contactmomenten bouwt Archiefbank aan de virtuele samenwerking binnen de cultureel-erfgoedgemeenschappen. Dit gebeurt door het creëren van een webtentoonstelling per campagnethema, met links naar andere websites. Aan de webtentoonstelling is telkens een forum gekoppeld, zodat er een community ontstaat. Archiefbank zoekt daarbij naar nieuwe manieren en toepassingen om de community te versterken, te ondersteunen en te sensibiliseren. Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 6 van 12 Bijlage 1 Doelstellingen

23 Indicator meeteenheid meetfrequentie Een webtentoonstelling per Webtentoonstelling Per campagne campagnethema Er is een forum op de website Aantal reacties op forum Per kwartaal 3. DE DATABANK IS ZEER TOEGANKELIJK. Meer leden van de cultureel-erfgoedgemeenschappen moeten Archiefbank probleemloos kunnen raadplegen. Daartoe moet de databank makkelijk te bevragen zijn op verschillende niveaus en de samenhang van verschillende collecties tonen. OD 3.1 Archiefbank sluit zo veel mogelijk aan bij de databank van publiekrechtelijke archieven. Onderzoekers en andere belangstellende, die Archiefbank raadplegen, maken veelal geen onderscheid tussen privaat- en publiekrechtelijk archief. Beide soorten archief zijn ook complementair. Een zo soepel mogelijke afstemming met en aansluiting bij de beoogde databank voor publiekrechtelijke archieven vergroot de zoekmogelijkheden voor gebruikers en zorgt voor ruimere zoekresultaten. Archiefbank volgt daarom de ontwikkelingen nauw op. Indicator meeteenheid meetfrequentie Overleg met de beheerders van de databank van publiekrechtelijke archieven Verslag jaarlijks OD 3.2 Archiefbank speelt in op ict-ontwikkelingen om de databank zo krachtig en flexibel mogelijk te maken. Archiefbank houdt de vinger aan de pols wat betreft technische innovaties en implementeert deze waar mogelijk om de databank op een eenvoudige manier, optimaal en via zo veel mogelijk toepassingen te kunnen gebruiken. Indicator meeteenheid meetfrequentie Er is een jaarlijks verslag van de stand van zaken Er is minstens een nieuwe toepassing Verslag nieuwe toepassing Jaarlijks Jaarlijks OD 3.3 Archiefbank presenteert de fiches van de databank in een basisversie, met mogelijkheden tot verdieping. Het aanbieden van een basisfiche verhoogt de toegankelijkheid en de overzichtelijkheid van de gegevens in de databank. Meerwaardezoekers kunnen op een eenvoudige manier dieper liggende informatie opvragen. De fiches zijn daarvoor opgebouwd in verschillende lagen (zie OD 2.2). Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 7 van 12 Bijlage 1 Doelstellingen

24 Indicator meeteenheid meetfrequentie Er is een fichemodel met Fiche Eenmalig doorklikmogelijkheden OD 3.4 Archiefbank vergroot de zichtbaarheid van de databank op andere websites. Met de thematische campagnes (zie OD 1.1, 2.4, 2.7, 4.1 en 5.1) boort Archiefbank nieuwe doelgroepen en nieuwe werkvelden aan. Archiefbank wil de achterban van partners in de thematische campagnes onder andere via de websites van hun organisaties bereiken. Indicator meeteenheid meetfrequentie Archiefbank plaatst minstens vier widgets op websites van partners in de thematische campagnes Aantal widgets jaarlijks OD 3.5 Archiefbank voert een doelgroeponderzoek uit om de toegankelijkheid voor diverse doelgroepen te vergroten. Om het informatieaanbod en de dienstverlening op maat van doelgroepen aan te bieden, voert Archiefbank een doelgroeponderzoek uit. Dit vormt de basis voor het aanpassen van de databank en andere communicatie aan hun noden. Indicator meeteenheid meetfrequentie Er is een doelgroepenonderzoek uitgevoerd en er is een verslag daarvan Verslag Eenmalig 4. ARCHIEFBANK BREIDT ZIJN EXPERTISE ROND HET REGISTREREN EN ONTSLUITEN VAN PRIVAATRECHTELIJK ARCHIVALISCH ERFGOED VOORTDUREND UIT EN STELT DEZE BESCHIKBAAR AAN DE CULTUREEL-ERFGOEDGEMEENSCHAPPEN. In Archiefbank komt de expertise van de partners rond privaatrechtelijk archief samen. De medewerkers zijn vraagbaak voor de cultureel-erfgoedgemeenschappen en trainer van de participanten. De medewerkers van Archiefbank gebruiken hun netwerken om voortdurend hun deskundigheid uit te breiden of deskundigheid van anderen in te zetten voor Archiefbank en zijn cultureel-erfgoedgemeenschappen. OD 4.1 Archiefbank stimuleert het gebruik van standaarden in samenwerking met Packed en FARO. De grootste expertise van Archiefbank zit in het gebruik en het stimuleren van het gebruik van internationale standaarden voor registratie op een archiefbestands- of collectieniveau. Hiermee bevordert Archiefbank kwaliteit en uitwisselbaarheid van data en de samenwerking tussen registratoren van deze metadata in de sector. Archiefbank werkt daarbij samen met Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 8 van 12 Bijlage 1 Doelstellingen

25 de aangewezen partners in Vlaanderen, het steunpunt voor cultureel erfgoed Faro en Packed, expertisecentrum voor digitaal erfgoed. Indicator meeteenheid meetfrequentie Er is een samenwerkingsovereenkomst met Packed over het stimuleren van het gebruik van standaarden Samenwerkingsovereenko mst Eenmalig Er is een samenwerkingsovereenkomst met Faro over het stimuleren van het gebruik van standaarden Samenwerkingsovereenko mst Eenmalig OD 4.2 Archiefbank wisselt met zijn cultureel-erfgoedgemeenschappen op internationaal niveau ervaringen en kennis uit over alle aspecten van de werking. Archiefbank is in internationaal opzicht als databank van privaat archivalisch erfgoed toonaangevend. De professionele werking van Archiefbank en de ervaringen opgedaan met het uitbouwen van het register zijn internationaal van belang. Archiefbank wil zijn expertise internationaal delen en de databank uitbouwen met behulp van buitenlandse ervaringen en deskundigheid. De medewerkers van Archiefbank volgen daarom de archiefwetenschappelijke, informatie-technische en andere erfgoed-gerelateerde ontwikkelingen, zoals benadering van doelgroepen en publiekswerking, op de voet. Het bijwonen van internationale congressen, zoals in het kader van Europeana en Unesco, door medewerkers van Archiefbank is een onderdeel van die actieve opvolging. Een bijkomend aspect is het vergroten van de internationale zichtbaarheid en uitstraling van Archiefbank. Archiefbank brengt ook zijn cultureel-erfgoedgemeenschappen in contact met buitenlandse partners. Daartoe organiseert Archiefbank in de beleidsperiode twee maal een internationale studiedag, gekoppeld aan een thematische campagne (zie OD 1.1, 2.1, 2.7, 3.4 en 5.1). indicator Meeteenheid meetfrequentie Twee maal in de beleidsperiode organiseert Archiefbank een internationale studiedag, naar aanleiding van een thematische campagne Archiefbank vaardigt in de beleidsperiode minstens twee maal een medewerker af naar een internationaal congres Verslag studiedag Congresverslag of bijdrage aan congres Jaarlijks jaarlijks Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 9 van 12 Bijlage 1 Doelstellingen

26 5. ARCHIEFBANK ZORGT VOOR EEN GROTE ZICHTBAARHEID EN STIMULEERT DE VALORISATIE VAN DE GEREGISTREERDE ARCHIEVEN. Binnen de cultureel-erfgoedgemeenschappen van Archiefbank, die zeer breed en divers zijn, zijn veel potentiële raadplegers van de databank. Een goede zichtbaarheid van de databank en bekendheid met de mogelijkheden ervan moet de valorisatie ervan via onderzoek en presentaties verhogen. OD 5.1 Archiefbank stimuleert via partnerschappen met onderzoeks- en cultureelerfgoedinstellingen een gestructureerde valorisatie van de geregistreerde archieven via onderzoek en publieksactiviteiten. Het register van privaat archivalisch erfgoed is geen doel op zich; het moet onderzoekers en erfgoedbemiddelaars in staat stellen deze archieven op te sporen, te onderzoeken en de neerslag van onderzoek aan het publiek bekend te maken. De thematische aanpak, die Archiefbank voor de komende beleidsperiode kiest (zie OD 1.1, 2.1, 2.7, 3.4 en 4.2), biedt duidelijke en herkenbare aanknopingspunten voor onderzoek en publieksactiviteiten. indicator Meeteenheid meetfrequentie Er is een publiekscampagne per jaar in samenwerking met onderzoeks- en/of cultureelerfgoedinstellingen, gekoppeld aan een campagnethema Publiekscampagne Jaarlijks OD 5.2 Archiefbank voert een doordachte en coherente communicatie met de cultureelerfgoedgemeenschappen. Het verhogen van de zichtbaarheid en invoer in de databank zijn centrale doelstellingen voor Archiefbank. Een belangrijk middel om dat te bereiken is gerichte en heldere communicatie. Archiefbank ontwikkelt een communicatieplan, op basis waarvan bij elke thematische campagne en in de overige structurele werking de meest geschikte communicatiekanalen gebruikt worden en aan de doelgroepen aangepaste boodschappen gebracht worden. indicator meeteenheid meetfrequentie Er is een communicatieplan tegen eind 2014 Plan eenmalig OD 5.3 Archiefbank brengt de databank onder de aandacht van een breed publiek De rijkdom van het Vlaamse private archivalische erfgoed wordt bijeengebracht in de databank. Archiefbank stimuleert valorisatie van dit niet altijd makkelijk toegankelijke en veelal onbekende erfgoed (zie OD 5.1). Door structurele samenwerking met erfgoedpartners brengt Archiefbank het private archivalische erfgoed op een aansprekende manier bij een breed publiek. De thematische campagnes vormen hier weer een uitstekend uitgangspunt voor (zie OD 1.1, 2.1, 2.7, 3.4, 4.2 en 5.1). Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 10 van 12 Bijlage 1 Doelstellingen

27 Indicator meeteenheid meetfrequentie Er is een sensibiliseringscampagne per jaar in samenwerking met erfgoedpartners Campagne Jaarlijks OD 5.4 Archiefbank verhoogt de zichtbaarheid van de databank voor nieuwe doelgroepen Archiefbank zoekt voortdurend naar manieren om de databank te verrijken en naar nieuwe doelgroepen, die hiermee aangesproken kunnen worden en/of wiens erfgoed opgenomen is in de databank. Archiefbank organiseert daarom activiteiten in samenwerking met maatschappelijke organisaties en maakt bij het selecteren daarvan gebruik van de gegevens van Prisma. indicator meeteenheid meetfrequentie Er is een sensibiliseringscampagne per jaar in samenwerking met een of meer maatschappelijke organisaties Campagne Jaarlijks 6. ARCHIEFBANK IS EEN FLEXIBELE PROFESSIONELE ORGANISATIE. Archiefbank is gegroeid van een initiatief van vier culturele archiefinstellingen tot een brede professionele netwerkorganisatie. Deze realiteit komt tot uiting in de werking. OD 6.1 Archiefbank realiseert een kwaliteitsvolle werking en staat in voor een goede zakelijke leiding conform de bepalingen van het erfgoeddecreet. Een databank van hoge kwaliteit kan maar gerealiseerd worden binnen een efficiënte organisatie, die de eigen werking voortdurend monitort, evalueert en bijstuurt. Archiefbank implementeert daarom integrale kwaliteitszorg en zet zijn personeel taakgericht en flexibel in. Betrekt waar nodig externe expertise (o.m. juridisch advies) indicator meeteenheid meetfrequentie Er is een personeelsplan tegen 2015 Plan Tijdsregistratie personeelsleden Register Er is een opvolgingssysteem voor de beleidsplanning tegen eind 2014 systeem Eenmalig Maandelijks Eenmalig Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 11 van 12 Bijlage 1 Doelstellingen

28 Er is een goede administratieve en financiële opvolging van de werking Actieplannen, jaarverslagen Tussentijdse en eindevaluatie Jaarlijks OD 6.2 Archiefbank is een evenwichtige en representatieve organisatie. Archiefbank is een open organisatie, die niet alleen de inhoud van de databank voortdurend verbreedt, maar ook de organisatie zelf. Dit gebeurt door het uitbreiden van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur met voor Archiefbank belangrijke partners. Archiefbank neemt personen met een etnisch-cultureel diverse achtergrond op in de bestuursorganen. indicator meeteenheid meetfrequentie Er zijn minstens vier extra vertegenwoordigers van grote partners opgenomen in de Algemene Vergadering tegen eind 2015 Er zijn minstens twee extra vertegenwoordigers van grote partners opgenomen Raad van Bestuur tegen eind 2017 Er zijn minstens twee personen met een etnisch-cultureel diverse achtergrond opgenomen in de Algemene Vergadering tegen eind Aantal bijkomende vertegenwoordigers Aantal bijkomende vertegenwoordigers Aantal vertegenwoordigers Jaarlijks tot 2016 Jaarlijks Jaarlijks OD 6.3 Archiefbank actualiseert regelmatig de veldkaart. Archiefbank biedt als register van het private archivalische erfgoed een afspiegeling van de samenleving. Om representativiteit van de databank te blijven garanderen en zo veel mogelijk privaat archivalisch erfgoed te borgen door registratie maakt Archiefbank jaarlijks een update van de veldkaart, die de basis vormt van alle registratrie-acties. indicator meeteenheid meetfrequentie Actualiseringscampagnes Campagne Jaarlijks Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 12 van 12 Bijlage 1 Doelstellingen

29 Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Bijlage 2 MEERJARENBEGROTING totaalbudget bassisscenario werkingskosten loonkosten + 4,5% totaal alternatief scenario werkingskosten loonkosten + 2,5% totaal

30 MEERJARENBEGROTING werkingskosten DATABANK , , , , , ,0 1 thematische campagnes: invoer 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 2 evenwicht diverse soorten invoer , , , , , ,0 3 vervolledigen basisfiches 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 4 aanpak niet vrijgegeven fiches 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 5 opname niet archivalische gehelen 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 6 harvesting 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 2 ERFGOEDGEMEENSCHAP 2.265, , , , , ,0 1 thematische campagnes: vorming 1.075, , , , , ,0 2 gelaagde, flexibele invoermogelijkheid 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3 vrijwilligerswerking 300,0 980,0 900, , , ,0 4 band academische wereld 30,0 30,0 30,0 30,0 30,0 150,0 5 tweejaarlijkse participantendag 530,0 0,0 530,0 0,0 530, ,0 6 opvolging van vorming 180,0 180,0 180,0 180,0 180,0 900,0 7 thematische campagnes: virtuele communities 150,0 150,0 150,0 150,0 150,0 750,0 3 DISSEMINATIE 150,0 650,0 200,0 150,0 150, ,0 1 samenwerking centraal register 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 2 inspelen ict-ontwikkelingen & optimaliseren onlineraadpleegbaarheid 150,0 400,0 150,0 150,0 150, ,0 3 basisfiche + doorklikmogelijkheden 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 4 zichtbaarheid verhogen (widgets) 0,0 250,0 0,0 0,0 0,0 250,0 5 doelgroepenonderzoek 0,0 0,0 50,0 0,0 0,0 50,0

31 EXPERTISE 90, ,0 490, ,0 490, ,0 1 promotie standaarden 90,0 90,0 90,0 90,0 90,0 450,0 2 internationale uitwisseling & studiedag 0, ,0 400, ,0 400, ,0 5 VALORISATIE 1.400,0 630, ,0 930, , ,0 1 publiekscampagnes 1.000,0 0, ,0 0, , ,0 zie communicatieplan 400,0 100,0 500,0 400,0 100, ,0 3 sensibiliseren ism erfgoedpartners 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 zie sensibilseren ism maatschappelijke organisaties 0,0 530,0 0,0 530,0 0, ,0 6 ORGANISATIE 5.500, , , , , ,0 1 administratie, boekhouding & kwaliteitszorg 5.000, , , , , ,0 2 bestuur en leiding 500,0 500,0 500,0 500,0 500, ,0 3 in kaart brengen 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 jaarsom , , , , ,0 TOTAAL ,0

32 MEERJARENBEGROTING inzet personeel (in aantal dagen) DATABANK 433,0 435,0 400,0 400,0 463,0 2131,0 38,44% 1 thematische campagnes: invoer 53,0 53,0 53,0 53,0 53,0 265,0 2 evenwicht diverse soorten invoer 305,0 290,0 290,0 290,0 305,0 1480,0 3 vervolledigen basisfiches 15,0 50,0 15,0 15,0 50,0 145,0 4 aanpak niet vrijgegeven fiches 20,0 20,0 20,0 20,0 20,0 100,0 5 opname niet archivalische gehelen 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 50,0 6 harvesting 30,0 12,0 12,0 12,0 25,0 91,0 2 ERFGOEDGEMEENSCHAP 232,0 118,0 151,0 123,0 120,0 744,0 13,42% 1 thematische campagnes: vorming 21,0 23,0 23,0 20,0 20,0 107,0 2 gelaagde, flexibele invoermogelijkheid 79,0 0,0 0,0 0,0 0,0 79,0 3 vrijwilligerswerking 50,0 50,0 60,0 50,0 50,0 260,0 4 band academische wereld 20,0 20,0 28,0 28,0 10,0 106,0 5 tweejaarlijkse participantendag 19,0 0,0 15,0 0,0 15,0 49,0 6 opvolging van vorming 8,0 8,0 8,0 8,0 8,0 40,0 7 thematische campagnes: virtuele communities 35,0 17,0 17,0 17,0 17,0 103,0 3 DISSEMINATIE 72,0 231,0 227,0 207,0 165,0 902,0 16,27% 1 samenwerking centraal register 10,0 50,0 18,0 36,0 10,0 124,0 2 inspelen ict-ontwikkelingen & optimaliseren onlineraadpleegbaarheid 42,0 131,0 131,0 135,0 145,0 584,0 3 basisfiche + doorklikmogelijkheden 0,0 40,0 3,0 26,0 0,0 69,0 4 zichtbaarheid verhogen (widgets) 20,0 10,0 45,0 10,0 10,0 95,0 5 doelgroepenonderzoek 0,0 0,0 30,0 0,0 0,0 30,0 4 EXPERTISE 81,0 103,0 83,0 99,0 91,0 457,0 8,24% 1 promotie standaarden 61,0 77,0 63,0 79,0 65,0 345,0 2 internationale uitwisseling & studiedag 20,0 26,0 20,0 20,0 26,0 112,0

33 5 VALORISATIE 84,0 109,0 159,0 109,0 84,0 545,0 9,83% 1 publiekscampagnes 12,0 22,0 12,0 22,0 12,0 80,0 zie communicatieplan 70,0 70,0 145,0 70,0 70,0 425,0 3 sensibiliseren ism erfgoedpartners 0,0 2,0 0,0 2,0 0,0 4,0 zie sensibiliseren ism maatschappelijke 2,0 15,0 2,0 15,0 2,0 36,0 6 ORGANISATIE 134,0 142,0 148,0 170,0 171,0 765,0 13,79% 1 administratie, boekhouding & kwaliteitszorg 117,0 125,0 131,0 149,0 154,0 676,0 2 bestuur en leiding 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 25,0 3 in kaart brengen 12,0 12,0 12,0 16,0 12,0 64,0 jaarsom 1036,0 1138,0 1168,0 1108,0 1094,0 TOTAAL 5544,0 99,99% basisscenario bruto / jaar met groei 4,5% loonkost coördinator , , , , ,6 archiefconsulent , , , , , , , , , , , , , , ,4 totaal , , , , ,8 informaticus , , , , ,3 totale loonmassa , , , , ,7

34 alternatief scenario bruto / jaar met groei 2,5% loonkost coördinator , , , , ,0 archiefconsulent , , , , , , , , , , , , , , ,7 totaal , , , , ,7 informaticus , , , , ,7 totale loonmassa , , , , ,4

35 Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Bijlage 3 Toelichting bij de begroting Deze toelichting bij de begroting geeft duiding bij de middelen die worden opgegeven als nodig voor de realisatie van de vooropgestelde doelstellingen voor de periode I. Uitgaven A. PERSONEEL De loonkost is de grootste begrotingspost voor een onderneming als Archiefbank. De opbouw en het onderhoud van een archiefdatabank zijn immers een arbeidsintensieve onderneming. Op basis van de berekening van de inzet per doelstelling komen we op vijf VTE per werkingsjaar (1 jaar VTE = 222 dagen). Daarom wordt voorzien in: - Vier voltijdse vaste medewerkers, waaronder een coördinator. Dit is een status quo in vergelijking met de vorige beleidsperiode. - Eén voltijdse informaticus. Dit is een verhoging met 50% in vergelijking met de vorige beleidsperiode. Dit lijkt ons onontbeerlijk voor de technische ondersteuning van de ambities van Archiefbank in de komende beleidsperiode. Een overzicht van de functieprofielen van de vaste medewerkers staat in bijlage 4. Het feit dat gegevensinvoer als prioritair wordt gezien, blijkt uit het relatief hoge percentage VTE dat hierop wordt ingezet (nagenoeg 40 % VTE- doelstelling 1). Dit omvat zowel de technische als inhoudelijke taken verbonden aan de verdere opbouw van de databank. Bij de verdeling over de andere doelstellingen is ongeveer gelijkmatig (ongeveer 10% VTE) met uitzondering voor het aspect toegankelijkheid en disseminatie waar in uitvoering van doelstelling 3 iets meer wordt op ingezet (16% VTE). Bij de concrete personeelsinzet zijn er als zwaartepunten per doelstelling: - doelstelling 1 - databank o serverinstallatie, conversie (1.2) o onderhoud databank (1.2) o harvesting(1.2) o uitwerken van de thematische campagnes (in overleg met partners) met oog op gegevensinvoer - praktische organisatie en evaluatie (1.1) o gegevenscontrole (jaarlijks) en gegevensupdate (driejaarlijks) (1.3) Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 1 van 3 Bijlage 3 Toelichting bij de begroting

36 - doelstelling 2 - erfgoedgemeenschap o opzetten vrijwilligerswerking (2.3) o presentaties voor onderzoekers (2.4) o uitwerken webtentoonstellingen (2.7) - doelstelling 3 - disseminatie o inspelen op ICT-ontwikkelingen (3.2) o samenwerking centraal register (3.1) - doelstelling 4 - expertise o promotie standaarden (4.1) o organisatie internationale studiedag (4.2) - doelstelling 5 valorisatie o uitwerken en implementeren communicatieplan (5.1) o opzetten publiekscampagnes (5.1 en 2.1) De loonkosten zijn gebaseerd op de barema s die gehanteerd worden in de partnerinstellingen. In verband met de te voorziene stijging inzake anciënniteit en indexering worden twee scenario s gehanteerd: een basisiscenario aan 4,5% en een alternatief scenario aan 2,5%. De kosten voor het sociaal secretariaat en de bedrijfsgeneeskundige dienst en verzekeringen zijn voor rekening van de partnerinstellingen. De overige personeelsgerelateerde kosten, zoals vorming, zijn opgenomen bij de werkingskosten. Een gedeelte daarvan wordt evenwel gedragen door de partnerinstellingen. B. WERKINGSKOSTEN Het is evident dat de technische voorzieningen voor de databank als centraal gegeven van Archiefbank een belangrijke post zijn in de werkingskosten. De servers, waarop de databank en website van Archiefbank Vlaanderen draaien, staan tot op heden fysiek in een lokaal van KADOC-KU Leuven. De hardware werd tot nu onderhouden door de informaticus. Vanaf 2013 zullen de productieserver en testserver ondergebracht worden in het datacenter van KU Leuven, waar ze onderhouden zullen worden Informatie en Communicatie: Technologie en Systemen (de centrale informaticadienst van de KU Leuven). Onder onderhoud wordt de nodige mirroring en 24 op 24 en 7 op 7 monitoring van de hardware verstaan. De informaticus blijft evenwel verantwoordelijk voor het onderhoud van de software. Als werkingskosten zijn er -per doelstelling- volgende grote posten te voorzien: - doelstelling 1 - databank o nieuwe servers ( in totaal) o gegevensopslag ( 2.270/jaar) o ICT-vorming voor de medewerkers ( 5.000/jaar) - doelstelling 2 - erfgoedgemeenschap o opzetten vrijwilligerswerking o organisatie workshops vorming ( 1.075/jaar) o organisatie invoerdersdag ( 530/om de twee jaar) o aanbieden vorming op maat met redactie handleiding (2.1) - doelstelling 4 - expertise o organisatie internationale studiedag ( 1.500/om de twee jaar) - doelstelling 5 - valorisatie o opzetten publiekscampagnes ( 1.000/om de twee jaar) o opmaak & implementatie communicatieplan ( in totaal) Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 2 van 3 Bijlage 3 Toelichting bij de begroting

37 C. BESTUURSZAKEN EN ADMINISTRATIE Begrotingsposten als economaat, hard & software, vakliteratuur, representatiekosten, informatica, honoraria, lidmaatschappen, accountant, bankkosten en juridisch advies zijn geheel opgenomen onder doelstelling 6. Zowel inzake personeelsinzet (13,8 % VTE) als werkingskosten vereist een professionele organisatie een aanzienlijk investering inzake administratie, boekhouding & kwaliteitszorg (begroot op 5.000/jaar). II. Inkomsten A. WERKINGSSUBSIDIE Op basis van het Cultureel-erfgoeddecreet wordt een jaarlijkse werkingssubsidie voorzien van ten minste Euro voor het beheer van Archiefbank Vlaanderen. B. INBRENG VAN DE CENTRA De reële kosten verbonden aan de het beheer van Archiefbank Vlaanderen overstijgen de subsidie voorzien door de Vlaamse Gemeenschap : - De inzet van bijkomende ICT-competentie en extra personeel voor opleiding, manuele gegevensinvoer en administratieve ondersteuning kan niet in rekening worden gebracht en wordt door de partnerinstellingen gedragen. De daaraan verbonden financiële inbreng wordt in de jaarlijkse actieplannen op basis van de concrete actiepunten in percentages VTE aangegeven en in de begroting ingeschreven. Deze is op die manier deficitair, zowel in totaliteit als uitgesplitst per instelling. - Evenmin worden de kosten ten laste van de partnerinstellingen voor onder meer huisvesting, hard- en software, administratieve ondersteuning, overhead, kennis en expertise als begrotingsposten opgenomen in de meerjarenbegroting voor de volgende beleidsperiode. Deze inbreng van de partnerinstellingen ter ondersteuning of begeleiding van Archiefbank wordt als non-fundable beschouwd en is bovendien moeilijk te bepalen. Aan de inkomstenzijde wordt geen bedrag ingeschreven. BESLUIT Het moge duidelijk zijn dat de reële kosten voor de realisatie een onderneming als Archiefbank Vlaanderen een stuk hoger liggen dan uit de meerjarenbegroting blijkt. Zonder het draagvlak aangeboden door de partnerinstellingen kan een werking zoals vooropgesteld niet ten volle worden gerealiseerd. Archiefbank Vlaanderen begroot de reële loonkost van de coördinator en de informaticus (van 50 naar 100% VTE) volledig. Van de effectieve bijkomende personeelsinzet worden slechts de loonkosten van de drie archiefconsulenten in rekening gebracht. Ook de werkingskosten zijn niet volledig in rekening gebracht, rekening houdend met een wezenlijke inbreng vanuit de dragende instellingen. Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 3 van 3 Bijlage 3 Toelichting bij de begroting

38 Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Bijlage 4 Functieprofielen medewerkers Archiefbank De medewerkers van Archiefbank zijn zeer flexibel en hebben diverse taken. Daarom is er een gemeenschappelijk functieprofiel en zijn er drie specifieke profielen met eigen verantwoordelijkheidsgebieden: - Een coördinator zwaartepunten: prospectie, overleg en samenwerking met partners, interne organisatie - Drie archiefconsulenten, die elk over een segment van de werking eindverantwoordelijkheid hebben: Website Publiekswerking en communicatie Invoer en harvesting - Een informaticus zwaartepunt: technisch beheer van de databank Beleidsplan Archiefbank Vlaanderenn Bijlage 4 Functieprofielen Pagina 1 van 5

39 Gezamenlijk profiel Taakvelden Binnen Archiefbank zijn er de volgende taakvelden voor alle medewerkers (coördinator, archiefconsulenten en informaticus): - Invoer en harvesting - Interne organisatie en communicatie De coördinator en de archiefconsulenten hebben daarnaast de volgende taakvelden: - Prospectie - Invoer en harvesting - Beheer van de databank - Overleg en samenwerking met partners - Verzorgen van vorming - Publiekswerking en externe communicatie - Interne organisatie en communicatie De informaticus heeft daarnaast het volgende taakveld: - Technisch beheer van de databank. Kerncompetenties Alle medewerkers moeten voor hun taakvelden beschikken over de volgende kerncompetenties: Vakinhoudelijk: - Basiskennis van informaticaprogramma s - Talenkennis Nederlands, Frans en Engels - Communicatievaardigheden - Conceptueel denken - Professionaliteit Organisatorisch - Coördineren en overzicht houden - Verantwoordelijkheid nemen - Flexibiliteit - Autonomie - Planmatig werken - Kwaliteitsbewustzijn Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 2 van 5 Bijlage 4 Functieprofielen

40 Gezamenlijk profiel coördinator en archiefconsulenten Overige competenties De coördinator en archiefconsulenten moeten naast de kerncompetenties beschikken over de volgend kennis, vaardigheden en attitudes Vakinhoudelijk: - Archiefwetenschappelijke kennis - Historische kennis - Kennis van het erfgoedveld - Kennis van het maatschappelijke middenveld - Kennis van relevante wet- en regelgeving - Analytische vaardigheden - Onderzoeks- en documentatievaardigheden Technisch - Kennis van software, kunnen omgaan met software Communicatie - Kennis van communicatieprocessen - Basiskennis didactiek en didactische vaardigheden - Onderhandelingsvaardigheden - Servicegerichtheid - Coachen - Faciliteren Organisatie - Werken in teamverband - Organiseren - Faciliteren - Empowerment Algemeen - Vernieuwend vermogen - Reflectief - Doelgericht - Stressbestendig - Accuratesse Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 3 van 5 Bijlage 4 Functieprofielen

41 Specifiek profiel coördinator Specifieke competenties De coördinator moet voor zijn taakvelden naast de kern- en de overige competenties sterk zijn in de volgende competenties: - Coördineren en overzicht houden - Delegeren - Coachen - Organiseren - Werken in teamverband Specifiek profiel archiefconsulenten Specifieke competenties De archiefconsulenten moeten voor hun taakvelden naast de kern- en de overige competenties sterk zijn in de volgende competenties: - Faciliteren - Empowerment Voor beheer van de website en beheer van de databank: Beheer databank: - Ervaring met databanken - Grondige kennis van software: XML, Excel, CSS Beheer website: - Grondige kennis van software: html, css, php, Drupal en Google Analytics Voor publiekswerking: Grondige kennis van communicatietechnieken Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 4 van 5 Bijlage 4 Functieprofielen

42 Specifiek profiel informaticus Specifieke competenties De informaticus moet voor zijn taakvelden naast de kerncompetenties, beschikken over de volgende competenties Vakinhoudelijk en technisch - Grondige kennis van informatica en programmeren: Oracle PL/SQL, Javascript, HTML/DHTML, CSS, XML, XSLT, php - Grondige kennis van software : Windows Server als OS : Kennis van Windows 2003 OS Oracle Database : Oracle Database Administration (DBA) Oracle HTTP server : Apache CGI, CGI scripting Drupal, google analytics, google webmaster tools - Analytische vaardigheden - Vernieuwend vermogen Communicatie - Servicegerichtheid Organisatie - Werken in teamverband Algemeen - Vernieuwend vermogen - Reflectief - Doelgericht - Stressbestendig - Accuratesse Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 5 van 5 Bijlage 4 Functieprofielen

43 Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Bijlage 5 Prioriteitenlijst Archiefbank Inleiding Het rapport Op weg naar de toekomst. Het private archivalische erfgoed in kaart gebracht 1 dat in mei 2011 werd opgeleverd, bracht een eerste analyse van de inhoud van Archiefbank Vlaanderen. In uitvoering van een doelstelling die opgenomen werd in de beheersovereenkomst met de Vlaamse Gemeenschap 2 werden in dit rapport gegevens samengebracht betreffende de rol die Archiefbank speelt tegenover zijn cultureel-erfgoedgemeenschappen, op het vlak van werking, contacten en netwerking. Op basis van een kwantitatieve en kwalitatieve studie van het cultureel erfgoedveld werd een aanzet gegeven tot de opmaak van een veldkaart. In tweede instantie werd de inhoud van de databank geanalyseerd, vanuit verschillende invalshoeken. Aan de analyse werden de resultaten gekoppeld van gesprekken met leden uit de cultureel-erfgoedgemeenschappen van Archiefbank Vlaanderen. Hieruit werden conclusies getrokken betreffende de noden en behoeften van het erfgoedveld. Ten slotte wordt nagegaan welke archieven dreigen te verdwijnen en welke archieven in trek zijn bij onderzoekers. Op basis van al die gegevens worden prioritaire werkingsvelden afgebakend voor de volgende beleidsperiode. Daarmee kwam Archiefbank tegemoet aan de vraag tot opmaak van een prioriteitenlijst op basis van onderzoeksvragen enerzijds en risico op het verdwijnen anderzijds. 3 Het screenen van het brede veld van het Vlaamse private archiefpatrimonium is voor Archiefbank evenwel een continue opdracht. Rekening houdend met de constante aangroei van de databank is een instrument dat het uitgangspunt moet vormen voor de planning inzake prospectie en vorming geen vast gegeven. Jaarlijks worden nieuwe projecten uitgeschreven en ontstaan nieuwe organisaties die mogelijk interessante partners zijn voor Archiefbank. Daarenboven wijzigt de inhoud van de databank dagelijks door de inspanningen van partners en Archiefbankmedewerkers. Vandaar dat de indicatieve lijst die in 2010 werd opgemaakt ondertussen werd verfijnd en bijgesteld. Het resultaat van die bijkomende oefening wordt samengevat in de hiernavolgende lijst. Ze vormt een leidraad bij de planning van Archiefbank Vlaanderen en 1 Gyselinck S., Weyns K., Op weg naar de toekomst. Het private archivalische erfgoed in kaart gebracht, Gent, Archiefbank Vlaanderen, 2011, 42 p. 2 Beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de vzw Archiefbank Vlaanderen over het beheer van de Archiefbank Vlaanderen art.3 1: Archiefbank brengt uiterlijk tegen het einde van 2010 de algemene lijnen van het landschap van Vlaams privaat archivalisch cultureel erfgoed op een uniforme wijze in kaart, inclusief de noden en behoeften. 3 Ibidem, - art3 1 Beleidsplan Archiefbank Vlaanderen Pagina 1 van 3 Bijlage 5 Prioriteitenlijst