GEGEVENSFORMULIER VOOR HET ORGANISEREN VAN EEN EVENEMENT (MELDING EVENEMENT OF VERGUNNINGAANVRAAG)

Transcriptie

1 Informatie verkrijgbaar bij: Gemeente Brielle Bezoekadres: Stadskantoor, Slagveld 36, Brielle Postadres: Postbus 101, 3230 AC Brielle tel website: GEGEVENSFORMULIER VOOR HET ORGANISEREN VAN EEN EVENEMENT (MELDING EVENEMENT OF VERGUNNINGAANVRAAG) Melding Organisatoren van kleine evenementen, die voldoen aan de in de toelichting onder punt 12 genoemde voorwaarden, kunnen volstaan met het doen van een melding. Hiertoe dient onderhavig gegevensformulier uiterlijk binnen 7 werkdagen voorafgaand aan het evenement te zijn ingediend. Indien niet voldaan wordt aan één van de criteria, dient een evenementenvergunning te worden aangevraagd. Vergunningaanvraag Een vergunningaanvraag dient tijdig te worden ingediend (d.w.z. uiterlijk 16 weken voor aanvang van het evenement (bij bekende evenementen uiterlijk 12 weken voor aanvang van het evenement). Alleen voor zogenaamde A-evenementen geldt een termijn van 8 weken voor aanvang van het evenement (zie toelichting onder 10). Een vergunningaanvraag voor een evenement kan pas in behandeling worden genomen, indien de aanvraag volledig is ingevuld, voorzien is van alle vereiste bijlagen en ondertekend door de organisator. Gegevens aanvrager Naam organisatie/organisator: Inschrijfnummer Kamer van Koophandel... (kopie uittreksel KvK of kopie legitimatie bijvoegen)... Adres: straatnaam en huisnummer:... Postcode en woonplaats:... Telefoon- en faxnummer(s):... adres(sen):... Website:... Naam contactpersoon:... Adres:... Postcode en woonplaats:... Mobiel (en evt. vast telefoonnummer) Mobiel telefoonnummer bereikbaar tijdens evenement:...

2 Algemene gegevens evenement Naam evenement:... locatie(s) (locatienaam en adres): omschrijving activiteit(en) draaiboek/programmering aanwezig ja/nee *) zo ja, bijvoegen activiteiten vinden plaats: 0 inpandig 0 buiten op eigen terrein 0 buiten in openbaar gebied type terrein 0 verhard, namelijk:... 0 onverhard, namelijk:... 0 water, ijs tijdstip(pen) en duur evenement: op (datum)...van... uur tot... uur op (datum)...van... uur tot... uur op (datum)...van... uur tot... uur opbouwperiode op (datum)...van... uur tot... uur afbouwperiode op (datum)...van... uur tot... uur Plattegrond(en) De organisator dient een nauwkeurige plattegrond (schaal minimaal 1:200) bij te voegen van het evenemententerrein en de indeling van eventuele tent(en). Zie toelichting onder 1. Specifieke gegevens evenement Bezoekers Is er sprake van bezoekers met visuele of verstandelijke handicap? ja/nee Leeftijdscategorie *): jaar zonder ouders/begeleiders jaar jaar met ouders/begeleiders 0 > jaar zonder ouders/begeleiders 0 alle leeftijden jaar met ouders/begeleiders Verwacht bezoekersaantal gelijktijdig:... Verwacht bezoekersaantal gehele evenement:... Verstrekking dranken en etenswaren Zie toelichting onder 2: Worden tijdens het evenement: - etenswaren verkocht? 0 ja 0 nee Indien ja, welke?:... - alcoholhoudende dranken genuttigd? 0 ja 0 nee - bedrijfsmatig alcoholhoudende dranken verstrekt? 0 ja 0 nee Openingstijden horecavoorzieningen: op (datum)...van...uur tot... uur op (datum)... van...uur tot... uur Drink- of etenswaren worden verstrekt en/of uitgeschonken in: 0 plastic 0 karton/papier 0 anders, namelijk...

3 Geluidsbelasting Vanwege het evenement zal op de volgende wijze(n) en tijdstippen geluid (kunnen) ontstaan of ten gehore worden gebracht: 0 fanfare, band, draaiorgel, koor etc. op (datum)... van... uur tot... uur 0 aggregaten en/of koelinstallaties etc. op (datum)... van... uur tot... uur 0 versterkte muziek: op (datum)... van... uur tot... uur Soort muziek: 0 achtergrondmuziek 0 pop/rock 0 nederlandstalig/levenslied 0 house/dance 0 urban/hiphop/r&b 0 metal/hardrock 0 andere muzieksoort, t.w.... Overige activiteiten De volgende activiteiten maken onderdeel uit van het evenement: 0 afsteken van (prof.) vuurwerk: op (datum)... van...uur tot... uur locatie:... 0 open vuur (vuurkorven, acts met vuur: op (datum)... van...uur tot... uur locatie:... 0 overnachting(en) deelnemers/begeleiders: op (datum)...van...uur tot... uur locatie:... aantal deelnemers:... aantal begeleiders:... 0 andere specifieke risico-activiteiten?... op (datum)...van... uur tot...uur locatie:... Faciliteiten: de organisatie treft de volgende voorzieningen ten behoeve van de deelnemers: 0 toiletgelegenheden, namelijk: 0 toiletten in nabijgelegen woningen en/of andere gebouwen, aantal:... locatie(s) plaatsing van toiletgroepen, namelijk: 0 dixi's, aantal:... 0 plaskruizen, aantal:... 0 toiletwagen, aantal en totaal aantal toiletten:... 0 plaatsing fietsenrekken: aantal:... totale capaciteit:... 0 plaatsing afvalcontainers: aantal:... frequentie leeghalen:... Tijdelijke reclameborden Zie toelichting onder 3. 0 ja, op de 8 toegestane locaties Spandoek Zie toelichting onder 4. 0 ja, afmeting:...m breed x 0,60 m hoog tekst op spandoek:

4 Kramen, verkoopwagens, voertuigen, voorwerpen, tijdelijke bouwwerken en installaties e.d. Zie toelichting onder 5. Ten behoeve van het evenement zal gebruik worden gemaakt van: aantal: afmeting(en): leverancier: bijvoegen: 0 partytent tent brandveiligheidscertificaat 0 podium (blokken) podium (wagen) podium (constructie) constructietekeningen 0 tribune constructietekeningen 0 toiletwagen bak-/braadinstallaties aggregaat koelinstallaties overige constructies kramen verkoopwagens andere voorwerpen (bijv. barbecues, spelattributen, vlaggenmasten, voertuigen etc) tijdelijke terrassen Verkoop of tentoonstelling van goederen 0 soort goederen: locatie, tijdstip en tijdsduur:......

5 Schoonmaken van de evenementlocatie De locatie waar het evenement plaatsvindt en de directe omgeving daarvan worden schoongemaakt en ontdaan van (zwerf-)afval:, omdat het evenement inpandig plaatsvindt 0 door de organisator en/of mensen van de evenementorganisator en/of deelnemers aan het evenement 0 door (inhuur van) het volgende schoonmaakbedrijf: adres: telefoonnummer... Informatievoorziening Bewoners en bedrijven in de buurt van de evenementlocatie zullen op de volgende wijze worden geïnformeerd over het evenement: 0 per brief of (bijvoegen) 0 mondeling 0 anders, namelijk... Communicatiemiddelen Indien van extra onderlinge communicatiemiddelen (naast mobiele telefoons) gebruik wordt gemaakt, hieronder aangeven wat/welke: 0 portofoons, aantal en frequentie: 0 anders, namelijk:... Operationele gegevens evenement Verkeer, parkeren en bereikbaarheid (afzettingen) - verkeersplan Zie toelichting onder 6. 0 wegafsluitingen nodig? ja/nee *) tijden en locaties van wegafsluitingen: evenemententerrein vrij toegankelijk ja/nee *) hoe afgeschermd/afgezet? voldoende bestaande parkeerfaciliteiten voor bezoekers aanwezig? ja/nee *) alternatieve parkeerfaciliteiten, overloopparkeerfaciliteiten: toegankelijkheid, af- en aanrijroutes hulpdiensten en calamiteitenroutes gewaarborgd? ja/nee *) uitleg:... 0 doorgang openbaar vervoer gewaarborgd ja/nee *) de tijden en data van de momenten dat openbaar vervoer geen doorgang kan vinden... 0 speciale aan- en afvoer van bezoekers in relatie tot openbaar vervoer en parkeren? ja/nee *) uitleg:... 0 gebruik bebording ja/nee *) zo ja, aan de hand van situatietekening aanduiden (bijvoegen).

6 Inzet verkeersregelaars Zie toelichting onder 7. 0 evenementenregelaars aantal:...(bijvoegen namenoverzicht) 0 verkeersbegeleiders aantal:... Inzet veiligheidspersoneel - beveiligingsplan Zie toelichting onder 8. 0 gecertificeerd beveiligingspersoneel aantal:...(bijvoegen namen- en adressen overzicht) Gegevens beveiligingsbedrijf:... contactpersoon:... contactgegevens (tel):... 0 reddingsbrigade aantal:... 0 sfeerbeheerders aantal:...(bijvoegen namenoverzicht en instructie) 0 ander personeel, namelijk:... aantal:... Inzet EHBO Zie toelichting onder 9. 0 gediplomeerde EHBO-ers aantal:... Calamiteiten Zie toelichting onder 10. Indien van toepassing calamiteitenplan inclusief ontruimingsplan bijvoegen. Evenementverzekering Zie toelichting onder 11. omdat:... 0 persoonlijke WA-verzekering, verzekeringsmaatschappij:... 0 aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering, afgesloten voor dit specifieke evenement, polisnummer:... verzekeringsmaatschappij:... Ondertekening Aldus naar waarheid ingevuld, plaatsnaam en datum: Handtekening en naam: Checklist toe te voegen bijlagen 1. Kopie uittreksel Kamer van Koophandel 2. kopie legitimatiebewijs aanvrager 3. Draaiboek/ programma 4. Gedetailleerde plattegrond van de evenementlocatie 5. Aanvraag ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet 6. Verklaring(en) Sociale hygiëne 7. Kopie legitimatiebewijs/bewijzen leidinggevenden alcoholverstrekking 8. Certificaten en tekeningen tijdelijke bouwwerken 9. Verkeersplan 10. Bebordingsplan 11. Inzetplan en namenslijst verkeersregelaars 12. Beveiligingsplan 13. Namenlijst en gegevens beveiligers 14. Calamiteitenplan

7 DRANK-en HORECAWET Model C Aanvraag ter verkrijging van een ontheffing als bedoeld in art. 35 Drank- en Horecawet 1. Aanvrager: a. naam en voornamen : b. straatnaam en huisnummer : c. postcode en plaatsnaam : d. telefoonnummer : e. geboortedatum : f. geboorteplaats : 2. Omschrijving van de plaats waar en de gelegenheid waarbij u voornemens bent zwakalcoholhoudende dranken te gaan verstrekken: Plaats/locatie : Gelegenheid/evenement : 3. Hieronder aangegeven voor welke dagen en welke tijdstippen de ontheffing gevraagd wordt (aaneengesloten periode van ten hoogste 12 dagen): Datum:... van: tot: uur en van: tot: uur Datum:... van: tot: uur en van: tot: uur Datum:... van: tot: uur en van: tot: uur Datum:... van: tot: uur en van: tot: uur 4. De verstrekking zal plaatsvinden onder onmiddellijke leiding van: Leidinggevende I: a. naam en voornamen : b. straatnaam en huisnummer : c. postcode en plaatsnaam : d. telefoonnummer : e. geboortedatum : f. geboorteplaats : Leidinggevende II a. naam en voornamen : b. straatnaam en huisnummer : c. postcode en plaatsnaam : d. telefoonnummer : e. geboortedatum : f. geboorteplaats :

8 Leidinggevende III: a. naam en voornamen : b. straatnaam en huisnummer : c. postcode en plaatsnaam : d. telefoonnummer : e. geboortedatum : f. geboorteplaats : 5. Bewijsstukken kennis en inzicht in sociale hygiëne N.B. Originelen dienen te worden getoond! a. verklaring Svh Onderwijscentrum: ten aanzien van: datum afgifte: ten aanzien van: datum afgifte: ten aanzien van: datum afgifte: b. verklaring ex. artikel 41 van de Drank en Horecawet (oud): ten aanzien van: datum afgifte: c. doet u m.b.t. kennis en inzicht in sociale hygiëne een beroep op overgangsrecht? : ja nee Zo ja, hieronder aangeven op grond van welke vergunningsakte: N.B. gewaarmerkt afschrift bijsluiten! vergunningsakte ten name van: ten aanzien van: datum en plaats van afgifte Aldus naar waarheid ingevuld: (plaatsnaam) (datum) (handtekening)

9 TOELICHTING GEGEVENSFORMULIER 1. Plattegrond evenemententerrein (of tent waarin evenement plaatsvindt) Het is verplicht om een nauwkeurige plattegrond (schaal minimaal 1:200) bij te voegen van het evenemententerrein. Het is van belang om in ieder geval aan te geven (voorzover van toepassing): - de locatie en afmetingen van de ingebruik te nemen grond en/of tent - de locatie en afmetingen van het podium/podia en speakers - de locatie van de toiletten/sanitaire voorzieningen - de locatie van de EHBO-post(en) - de locatie van de watertappunten - de locatie van horeca + tijdelijke terrassen - de locatie van kramen, verkoopwagens - de locatie van andere voorwerpen (partytenten, spelattributen, bbq's, vlaggenmasten etc) - de locatie van mobiele commandopost - nooduitgangen/vluchtroutes/calamiteitenroutes - bluswatervoorzieningen - wegafsluitingen - terreinafzettingen - evt. stoelenplan. 2. Verstrekking alcoholhoudende dranken Onder bedrijfsmatige verstrekking wordt verstaan: tegen betaling, via entreeprijs, inschrijfgeld vooraf etc., maar ook als verstrekking gericht is op economisch gewin. Indien bedrijfsmatig alcoholhoudende dranken worden verstrekt, dan dient hiervoor een ontheffing artikel 35 Dranken Horecawet te worden aangevraagd (bijvoegen). Alleen te verstrekken aan persoon/personen in het bezit van een Verklaring Sociale Hygiëne (bijvoegen). Bij evenementen buiten is verstrekking van dranken en/of etenswaren in glas of blik niet toegestaan! 3. Tijdelijke reclameborden Het maximaal aantal toegestane sandwich/driehoeksborden - omvang max 1,22m hoog x 0,61m breed - bedraagt in totaal 8 en mogen uiterlijk zeven dagen voorafgaand aan evenement worden aangebracht op vaste locaties. Deze zijn: o Vierpolders: Dijckpotingen ter hoogte van Provenierstraat, aan lichtmast nummer 20 o Zwartewaal: Henri Fordstraat, ter hoogte van de Hollemarestraat, aan lichtmast nummer 6 o Brielle: Hossenbossedijk, ter hoogte van de Krammer, aan lichtmast nummer 12 o Brielle: Pieter van der Wallendam, aan lichtmast nummer 7 o Brielle: Thoelaverweg, aan lichtmast nummer 8 o Brielle: Amer, ter hoogte van ambulancepost, aan lichtmast nummer 3 o Brielle: G.J. van der Boogerdweg, ter hoogte van 't Woud, aan lichtmast nummer 51 o Brielle: Anna Hoevestraat, ter hoogte van de Schrijversdijk, aan lichtmast nummer 2 4. Spandoek Maximaal 1 spandoek is toegestaan; dit mag uiterlijk zeven dagen voorafgaand aan evenement worden aangebracht op de vaste locatie - aan het begin van de Nobelstraat). Spandoek mag max. 0,60m hoog zijn. 5. Kramen, verkoopwagens, voertuigen, voorwerpen, tijdelijke bouwwerken etc. Alle kramen, verkoopwagens, voertuigen. voorwerpen, bouwwerken en installaties, tijdelijke terrassen, tijdelijke reclameborden, spandoeken e.d. dienen te worden ingetekend op een plattegrond van de evenementlocatie (bijvoegen). 6. Verkeer, parkeren en bereikbaarheid (afzettingen) - verkeersplan: Het indienen van een verkeersplan is verplicht ingeval er sprake is van afsluiting van meer dan één straat en er niet eerder een gelijkluidend verkeersbesluit is genomen. Evenementen kunnen door hun omvang en locatie veel invloed hebben op de verkeersstromen en bereikbaarheid van diverse bouwwerken. Het is van belang dat vooraf in beeld wordt gebracht hoe de organisato omgaat met deze aspecten. Deze dient de gemeente inzicht te verschaffen in de door haar te nemen maatregelen en te beschrijven op welke wijze maatregelen worden getroffen om de verkeersveiligheid te borgen (verkeersplan). Hierbij dient aandacht te worden besteed aan: - tijden en locaties van wegafsluitingen; - toegankelijkheid evenemententerrein - hekkenplan (bijvoegen); - parkeerfaciliteiten voor bezoekers; - toegankelijkheid, af- en aanrijroutes hulpdiensten en calamiteitenroutes - mogelijkheid doorgang openbaar vervoer en de tijden en data van de momenten dat dit geen doorgang kan vinden - manier van aan- en afvoer van bezoekers in relatie tot openbaar vervoer en parkeren - gebruik bebording aan de hand van een bebordingsplan en (gecertificeerde) evenementenregelaar ten behoeve van de verkeersstromen - het garanderen van de bereikbaarheid diverse, gevoelige objecten binnen evenemententerrein. Deze aspecten dienen wederom in een plattegrond te zijn weergegeven. Het in te zetten materieel zoals afzetmiddelen, bebording en inzet van aantal gecertificeerde evenementenregelaars moet zijn beschreven. Uitgangspunt van het verkeersplan is de overlast voor omwonenden, bedrijven en overige weggebruikers te beperken.

10 7. Inzet verkeersregelaars Onderscheid wordt gemaakt in gecertificeerde evenementenregelaars die bevoegd zijn om het verkeer te regelen en verkeersbegeleiders die alleen aanwijzingen mogen geven. De organisator dient inzicht te verschaffen in de inzet van gecertificeerde evenementenregelaars en verkeersbegeleiders ten behoeve van de verkeers- en parkeerstromen. 8. Inzet veiligheidspersoneel - beveiligingsplan Een beveiligingsplan dient te beschrijven hoe de beveiliging is ingericht, hoe toezicht wordt gehouden en hoe te handelen tijdens incidenten. Hierbij zijn de sturingslijnen binnen de beveiligingsorganisatie en communicatiestromen richting partners van belang. De communicatiestromen en sturingslijnen dienen aan de hand van een stroomschema te worden weergegeven. Tevens dient te worden aangegeven welke aantallen beveiligers per moment en locatie worden ingezet. 9. Inzet EHBO De organisator zorgt voor één EHBO-er per 1000 gelijktijdig aanwezige bezoekers/deelnemers (dit met een minimum van 2 EHBO-ers). Bij < 200 gelijktijdige bezoekers preventieve aanwezigheid van EHBO gewenst. Bij > 1000 gelijktijdige bezoekers/deelnemers inrichting EHBO-post verplicht. 10. Calamiteiten Het indienen van een calamiteitenplan is verplicht, als aan de hand van een zogenaamde Risicoscan evenementenveiligheid wordt vastgesteld, dat er sprake is van een evenement met een verhoogd (B) dan wel hoog risico (B). Ook bij A-evenementen (evenementen met een laag risico) kan een calamiteitenplan worden gevraagd, als er sprake is van een specifiek risicoverhogend element. Risicoverhogende elementen zijn: drank/drugsgebruik, muziekfeesten, vuurwerk, aanwezigheid risicogroepen (activisten/radicalen, rivaliserende groepen, personen met fysieke en/of verstandelijke handicap etc.), evenement op meer dan 1 locatie, overnachtingen, wegafsluitingen, e.d. Bij twijfel of een calamiteitenplan voor het evenement verplicht is, kan informatie worden ingewonnen bij bureau BOA te Brielle via Om mogelijke ongeregeldheden te kunnen beheersen, dient de organisator een aantal relevante scenario's te beschrijven waarin wordt uitgelegd hoe hierop wordt geanticipeerd. Te beschrijven scenario's: o vechtpartij, vechtpartij met letsel en massale vechtpartij; o brand; o bommelding; o weer, zoals windstoten, blikseminslag (in relatie tot nutsvoorzieningen en openbaar vervoer), onweer, hoge/lage temperaturen; o een ongeval in de menigte of een eventuele aanrijding; o afgelasting evenement, zoals weersomstandigheden, overlijden lid koninklijk huis of een (grootschalig) incident. Een voorbeeld van een calamiteitenplan is verkrijgbaar via bureau BOA (bureau Bestuursondersteuning en- Advisering) of via de gemeentelijke website. Ontruimingsplan Naast bovenstaande specifieke scenario's dient een scenario van een (algehele) ontruiming beschreven te zijn. Hierin wordt aangegeven hoe het evenemententerrein wordt ontruimd, door wie en met gebruik van welke middelen (omroepinstallatie, videoschermen, opgenomen geluidsfragmenten). Dus hoe de organisator er op voorbereid is, indien er een ontruiming door welke oorzaak dan ook uitgevoerd dient te worden. Tevens moet worden aangegeven wie deze taken moeten uitvoeren en dat ze hiervan kennis moeten nemen. Calamiteitenplan inclusief ontruimingsplan bijvoegen. Het indienen van een ontruimingsplan is verplicht indien er sprake is van een evenement in een inrichting/bouwwerk - vast of tijdelijk (tent) - of als er sprake is van een afgesloten evenemententerrein, bijv. Thoelaverweg of een afgehekt terrein. Het indienen van een ontruimingsplan kan achterwege blijven als al eerder een ontruimingsplan is ingediend en er sprake is van hetzelfde gebruik. 11. Evenementenverzekering De organisator van het evenement dient verzekerd te zijn tegen schade en/of ongevallen ten gevolge van het evenement. 12. Melding Indien: - het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 50 personen, - het evenement tussen en uur plaatsvindt, - niet meer dan 2 straten omvat, - er geen muziek ten gehore wordt gebracht voor en na uur, - het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom-)fiets- pad of parkeerplaats of anderszins geen belemmering vormt voor het verkeer en de hulp- diensten, - er slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m2 per object, - er een organisator is, dan kan worden volstaan met het doen van een melding. Hiertoe dient het gegevensformulier uiterlijk binnen 7 werkdagen voorafgaand aan het evenement te zijn ingediend.