Multidisciplinair advies planvorming Veiligheidsregio Zeeland

Transcriptie

1 Multidisciplinair advies planvorming Veiligheidsregio Zeeland versie juni 2013 eindconcept 1 46

2 deze pagina is bewust leeg gelaten 2 46

3 Advies Multidisciplinair advies planvorming versie juni 2013 DEFINITIEF Datum: 25 juni 2013 beschrijving: DEF 3 46

4 Colofon: Dit document is tot stand gekomen onder regie van het Team Incidentbestrijding Veiligheidsregio Zeeland. Adres: Veiligheidsregio Zeeland Team Incidentbestrijding Koegorsstraat PK Terneuzen Druk versie juni 2013 Fotografie: Patrice Troost Auteur en eindredactie: ing. P.D.Troost, Multidisciplinair specialist planvorming, operationele voorbereiding, rampenbestrijding en crisisbeheersing p.troost@vrzeeland.nl 4 46

5 Versie- en wijzigingsbeheer Versie Datum Wijzigingen t.o.v. vorige versie Eindconcept advies planvorming generiek en advies BRZO-inrichtingen juni 2013 Definitief multidisciplinair advies planvorming generiek en advies BRZO-inrichtingen 1.0 xx xx 2013 Vaststelling door het MT Veiligheidsregio Zeeland 1.0 xx xx 2013 Vaststelling door het VD Veiligheidsregio Zeeland 1.0 xx xx 2013 Vaststelling door het AB Veiligheidsregio Zeeland 5 46

6 Inhoudsopgave Managementsamenvatting Inleiding Aanleiding Achtergrond Operationele voorbereiding Quickscan implementatie planvorming Beleid- en uitvoeringskader planvorming Rampbestrijdingsplannen Productbeschrijving GHOR Operationele bruikbaarheid Vakbekwaamheid en planvorming Advies 1: Het multidisciplinaire planvormingsproces Het planvormingsproces in fases Proceslijnen en beïnvloedingsfactoren Advies planvormingsproces aanbevelingen voor de toekomst Algemene aanbevelingen Aanbevelingen strategische ontwikkeling Aanbevelingen tactische ontwikkeling Aanbevelingen operationele ontwikkeling Aanbevelingen reflexieve ontwikkeling Advies 2: BRZO-ongevallenbestrijding Advies planvorming BRZO-ongevallenbestrijding op basis van quickscan Projectvoorstel generiek plan BRZO-inrichtingen Planning op hoofdlijnen generiek plan BRZO-inrichtingen Tijdlijn met mijlpalen Urenraming project generiek plan BRZO-inrichtingen Bijlagen Bijlage 1: Gedetailleerde projectplanning Bijlage 2: Routekaart project generiek plan BRZO-inrichtingen

7 Managementsamenvatting De opdracht... De teamleider incidentbestrijding heeft begin januari 2013 opdracht gegeven aan de multidisciplinair specialist planvorming rampenbestrijding en crisisbeheersing advies uit te brengen en om inzichtelijk te maken hoe multidisciplinaire plannen binnen Veiligheidsregio Zeeland ontwikkeld worden (multidisciplinair planvormingsproces), daarbij gaat het ook om de vraag hoe Veiligheidsregio Zeeland haar planvorming zo kan inrichten dat het ook op de zeer lange termijn bruikbaar en effectief is, en tevens gevraagd een voorstel te formuleren voor de wettelijke verplichte rampbestrijdingsplannen BRZO-inrichtingen mede als antwoord op de besluitvorming met betrekking tot de quickscan implementatie planvorming door het MT/DT in het eerste kwartaal van Dit heeft geresulteerd in: De evaluatie en actualisatie van het beleid- en uitvoeringskader planvorming (beleid) versie 1.0 augustus 2010 naar versie 2.0 februari 2013; De evaluatie en actualisatie van het multidisciplinaire planvormingsproces, zoals uitgewerkt in het beleid- en uitvoeringskader planvorming 2.0, Veiligheidsregio Zeeland. Een integraal multidisciplinair advies: Advies 1: het multidisciplinaire planvormingsproces met concrete aanbevelingen op algemeen, strategisch, tactisch en operationeel niveau; Advies 2: BRZO-ongevallenbestrijding: de ontwikkeling van één generiek operationeel plan, namelijk: het rampbestrijdingsplan Brzo-inrichtingen inclusief een projectvoorstel en projectplanning e.e.a. conform het multidisciplinair planvormingsproces (beleid- en uitvoeringskader planvorming). Beleid- en uitvoeringskader Het beleid- en uitvoeringskader planvorming markeert weer een nieuwe fase in het planvormingsbeleid. Het doel is te komen tot samenhang in het planvormingsbeleid en in de activiteiten van de verschillende actoren die bij de planvorming betrokken zijn. Veiligheidsregio Zeeland wil hiermee een zo groot mogelijk effect bereiken in het planvormingsdomein. Gezamenlijk en uitvoeringsgericht Bij de uitvoering van planvorming is het belangrijk dat de betrokken private en publieke partners in het planvormingsdomein samen inhoudelijke thema s uitwerken, waarbij rekening wordt gehouden met ontwikkelingen op het gebied van fysieke veiligheid en bekeken wordt welke ondersteuning moet worden geboden. Te denken valt aan thema s als nucleair, hoogwater, trein- en wegincidentmanagement, verstoring, BRZO, infectieziekten, zelfredzaamheid, continuïteit overheid tijdens ramp en/of crisis etc.. De publieke en private partners geven gezamenlijk aan waar behoefte aan bestaat. Een belangrijk principe in de uitvoeringsstrategie is dus het werken vanuit het planvormingsproces. Deze aanpak zorgt voor ambtelijke en bestuurlijke betrokkenheid en tegelijkertijd biedt het de mogelijkheid om samen te werken met andere (beleids)terreinen als risicobeheersing, incidentbeheersing, ghor, politie enzovoort. Daarmee biedt de aanpak ook mogelijkheden voor continuïteit op langere termijn. Uitvoeringsstrategie: het multidisciplinaire planvormingsproces Het beleid- en uitvoeringskader planvorming beschrijft het multidisciplinaire planvormingsproces binnen het planvormingsdomein van Veiligheidsregio Zeeland van het ontwikkelen tot en met het gebruiksgereed hebben van een multidisciplinair planfiguur. Het planvormingsproces dient toegepast te worden bij het ontwikkelen en actualiseren van multidisciplinaire planfiguren op 7 46

8 grond van de leveren kwaliteit (o.a. GHOR/GMK), de vigerende wet- en regelgeving o.a. risicoprofiel, veiligheidsrapportages, kwantitatieve risico-analyses en diverse andere bronnen van informatie. Het multidisciplinaire planvormingsproces is ondergebracht bij het Team Incidentbestrijding. De regie vindt plaats vanuit het Team Incidentbestrijding....de invulling Daarbij was de vraag breder te kijken dan naar planvorming alleen. In de visie is daarom ook gelet op samenhang met vakbekwaamheid en informatiemanagement en risicobeheersing, incidentbeheersing, geneeskundige hulpverlening, meldkamer en overige publieke en private partners. Bruikbaarheid is de pijler voor de strategie van de komende jaren. Naast het planvormingsdomein, benadrukt en benoemt het advies de kansen voor Veiligheidsregio Zeeland....de opgave is urgent De urgentie (voor uitvoering) van het advies is groot. Veiligheidsregio Zeeland heeft een achterstand in te lopen omdat niet wordt voldaan aan de huidige normen en geldende wet- en regelgeving. Bovendien zijn de plannen, procedures, protocollen, procedures, voorbewerkte gegevensbestanden achterhaald en moeten worden bijgesteld danwel opnieuw ontwikkeld worden. 18 aanbevelingen voor de toekomst Er is een visie op planvorming ontwikkeld die reikt tot Op zo n lange termijn is deze afhankelijk van de lokale, regionale, nationale en internationale ontwikkelingen op het gebied van onder andere fysieke veiligheid. Op de korte en middellange termijn ontkomen we niet aan het doen van concrete aanbevelingen, omdat actie nu noodzakelijk is voor het doen slagen van de visie op planvorming. Daarom zijn achtien aanbevelingen voor de korte en middellange termijn geformuleerd die in ondertstaande subparagrafen is opgenomen. Deze zijn onderverdeeld in algemeen, strategisch, tactisch, operationeel en reflexieve aanbevelingen. aanbeveling 1 algemeen aanbeveling 2 algemeen aanbeveling 3 algemeen aanbeveling 4 algemeen aanbeveling 5 algemeen aanbeveling 6 strategisch aanbeveling 7 strategisch aanbeveling 8 strategisch aanbeveling 9 strategisch tot 2016 tot 2016 tot 2016 tot 2016 tot 2016 tot 2016 tot 2016 tot 2016 tot 2016 Integreer het planvormingsproces in de lijnorganisatie (bedrijfsvoering) Stuur bewust op de planvormingsfases: Het is van belang dat de fases elkaar weliswaar opvolgen, maar dat ze niet als hiërarchisch maar als verschillend moeten worden beoordeeld Streef op ieder niveau naar integratie van alle relevante planvormingsaspecten: "de multidisciplinair specialist planvorming in de rol van ontwerper" Zorg dat alle probleemeigenaren en andere belanghebbenden partijen tijdens het gehele traject op een of andere wijze betrokken worden. de multidisciplinair specialist planvorming in de rol van procesmanager Zorg dat de vragen tijdens het planvormingsproces expliciet gesteld en beantwoord worden. Laat de visie op planvorming, zoals uitgewerkt in het beleid- en uitvoeringskader planvorming leading zijn voor het planvormingsproces en dus voor de ontwikkeling van planvorming op vier verschillende niveaus op de lange termijn Stel een werkgroep in dat bestaat uit een kernbezetting (relevante beperkt aantal partijen) en zorg voor een tweede ring van andere relevante partijen. Zorg voor commitment bij andere partijen Werk aan een gemeenschappelijk draagvlak voor de visie op planvorming 8 46

9 aanbeveling 10 strategisch aanbeveling 11 tactisch aanbeveling 12 tactisch aanbeveling 13 tactisch aanbeveling 14 operationeel aanbeveling 15 reflexief aanbeveling 16 reflexief aanbeveling 17 reflexief aanbeveling 18 reflexief tot 2016 tot 2016 tot 2016 tot 2016 tot 2016 tot 2016 tot 2016 tot 2016 tot 2016 Zorg voor afstemming binnen de partijen en ook tussen de partijen: regionale samenwerking Verbind partijen en laat de specialist in de rol van planvormer een makelaar zijn Zoek en benoem de sense of urgency Stel gezamenlijk een planvormingsagenda op, maar timmer deze niet dicht Geef initiatiefnemers de ruimte door instrumenten daarvoor in te zetten Stimuleer kennisuitwisseling over planvorming Werk aan gezamenlijke waarden ontwikkeling Reflecteer regelmatig op de voortgang Faciliteer met kennis (kennis gaat vooraf aan vaardigheden) 9 46

10 deze pagina is bewust leeg gelaten 10 46

11 1 Inleiding 1.1 Aanleiding De teamleider incidentbestrijding heeft begin januari 2013 opdracht gegeven aan de multidisciplinair specialist planvorming rampenbestrijding en crisisbeheersing advies uit te brengen en om inzichtelijk te maken hoe multidisciplinaire plannen binnen Veiligheidsregio Zeeland ontwikkeld worden (multidisciplinair planvormingsproces), daarbij gaat het ook om de vraag hoe Veiligheidsregio Zeeland haar planvorming zo kan inrichten dat het ook op de zeer lange termijn bruikbaar en effectief is, en tevens gevraagd een voorstel te formuleren voor de wettelijke verplichte rampbestrijdingsplannen BRZO-inrichtingen mede als antwoord op de besluitvorming met betrekking tot de quickscan implementatie planvorming door het MT/DT in het eerste kwartaal van Dit heeft geresulteerd in: De evaluatie en actualisatie van het beleid- en uitvoeringskader planvorming (beleid) versie 1.0 augustus 2010 naar versie 2.0 februari 2013; De evaluatie en actualisatie van het multidisciplinaire planvormingsproces, zoals uitgewerkt in het beleid- en uitvoeringskader planvorming 2.0, Veiligheidsregio Zeeland. Een integraal multidisciplinair advies: Advies 1: het multidisciplinaire planvormingsproces met concrete aanbevelingen op algemeen, strategisch, tactisch en operationeel niveau; Advies 2: BRZO-ongevallenbestrijding: de ontwikkeling van één generiek operationeel plan, namelijk: het rampbestrijdingsplan Brzo-inrichtingen inclusief een projectvoorstel en projectplanning e.e.a. conform het multidisciplinair planvormingsproces (beleid- en uitvoeringskader planvorming). 1.2 Achtergrond Operationele voorbereiding Veiligheidsregio Zeeland heeft een coördinerende rol bij de voorbereiding en de bestrijding van rampen en de beheersing van crises. Daarbij komt het aan op het functioneren van een multidisciplinaire organisatie die onder bestuurlijke en operationele regie slagvaardig kan opereren. Incidentbestrijding is een kwestie van effectief en efficiënt samenwerken. Het fundament daarvoor vormt de hoofdstructuur die ons in staat stelt om te voldoen aan de basisvereisten crisismanagement. In de hoofdstructuur hebben we onze taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van melding en alarmering, opschaling en afschaling, leiding en coördinatie, informatiemanagement en crisiscommunicatie bij incidentbestrijding vastgelegd. De beschrijving van de hoofdstructuur ligt vast in het Regionaal Zeeuws Crisisplan. We bereiden de hoofdstructuur voor, zo dat deze in staat is om adequaat op te treden tijdens een ramp of crisis. Dit gebeurt door het maken en actueel houden van multidisciplinaire operationele plannen en door opleiden, trainen, testen en oefenen. De hoofdstructuur bestaat uit de Gemeenschappelijke Meldkamer (GMK) en de teams CoPI (Commando Plaats Incident), ROT (Regionaal Operationeel Team), GBT (Gemeentelijk Beleidsteam) of het RBT (Regionaal Beleidsteam) en wordt aangevuld met facultatieve publieke- en private partners

12 1.2.2 Quickscan implementatie planvorming In de quickscan implementatie planvorming 1 wordt een antwoord gegeven in hoeverre rampbestrijdingsplannen zijn geïmplementeerd binnen het systeem van crisisbeheersing Veiligheidsregio Zeeland. De quickscan implementatie planvorming is alleen afgebakend tot rampbestrijdingsplannen. De quickscan implementatie planvorming maakt inzichtelijk in hoeverre onderdelen van een plan zijn geïmplementeerd en in hoeverre het gesteld is met de kennis van de functionarissen die het plan toepassen in de praktijk (vakbekwaamheid) Beleid- en uitvoeringskader planvorming Het beleid- en uitvoeringskader 2 planvorming beschrijft het multidisciplinaire planvormingsproces binnen het planvormingsdomein (planarena en praktijkarena) van Veiligheidsregio Zeeland van het ontwikkelen tot en met het gebruiksgereed hebben van een multidisciplinair plan. Het planvormingsproces wordt toegepast bij het ontwikkelen en actualiseren van multidisciplinaire planfiguren op grond van de wet- en regelgeving. In de visie op planvorming staat de operationele bruikbaarheid voorop. Dit houdt in dat het plan moet voldoen aan eisen die op strategisch (RBT/GBT), tactisch (ROT) en het operationele niveau (GMK/MKO/CoPI) worden gesteld Rampbestrijdingsplannen Voor de risicovolle locaties in Veiligheidsregio Zeeland worden multidisciplinaire planfiguren zoals de rampbestrijdingsplannen opgesteld. Het industrie- en havengebied (Vlissingen Oost, Borssele-West, Kanaalzone Terneuzen- Gent) brengt een verhoogde kans op grote incidenten en mogelijke crises met zich mee. In deze omgeving is alleen al op grond van het Besluit risico s zware ongevallen (Brzo) en het Besluit veiligheidsregio s een zeer groot aantal rampbestrijdingsplannen vereist. Naast deze plannen zijn op basis van oude inmiddels vervallen wetgeving, wet rampen en zware ongevallen, multidisciplinaire planfiguren voor de weg, water en spoor opgesteld. Voorts zijn er ook plannen opgesteld voor overstromingen, infectieziekten en de kernenergiecentrales binnen en buiten de grenzen van Veiligheidsregio Zeeland. In totaal gaat het om circa 24 multidisciplinaire planfiguren, waarvan 14 rampbestrijdingsplannen BRZO, die eenmaal per drie of vier jaar moeten worden beoefend en/of geactualiseerd. In Veiligheidsregio Zeeland is het voornemen genomen om andere specifieke multidisciplinaire planfiguren te ontwikkelen voor objecten en of type crises. Deze plannen krijgen daar niet het stempel rampbestrijdingsplan, maar worden in grote lijnen wel volgens hetzelfde format opgesteld. Voor deze plannen gelden dezelfde uitgangspunten als voor de rampbestrijdingsplannen. Het gaat hier bijvoorbeeld om een operationeel plan of incidentbestrijdingsplan voor de uitval energie (elektriciteit en gas) 3, overstromingen, maar ook voor de overige crisistypen dienen de komende jaren plannen te worden opgesteld. Het grote aantal plannen in Veiligheidsregio Zeeland brengt de bruikbaarheid en de beheersbaarheid in gevaar. Het is voor de operationele diensten ondoenlijk geworden alle multidisciplinaire planfiguren inhoudelijk te kennen. Multidisciplinaire planfiguren bevatten gegevens, zoals het aantal omwonenden, die sterk aan verandering onderhevig zijn. Vaak moet uit de originele bronnen ad hoc de juiste informatie verkregen worden. Verschillende 1 quickscan implementatie planvorming, Veiligheidsregio Zeeland, MT/DT december Uitvoeringskader planvorming (beleidsnotitie planvorming), Veiligheidsregio Zeeland, versie Veiligheidsregio Zeeland, ing P.D.Troost, deelproducten coördinatieplan uitval energie, februari

13 ontwikkelingen geven aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuwe best fit tussen gewenste informatie en bruikbaarheid in de operationele uitvoering. Voorbeelden zijn de ontwikkeling van nieuwe informatietechnieken (bijvoorbeeld mobiele data terminals) en berekeningsmethoden (bijvoorbeeld voor slachtofferverwachtingen), eenvoudiger toegang tot basisbronnen (zoals de BAG,GBA) en de bereidheid van de ketenpartners om in geval van calamiteiten snel informatie beschikbaar te stellen. In de visie op planvorming staat de operationele bruikbaarheid voorop. Dit houdt in dat het plan moet voldoen aan eisen die op strategisch, tactisch en het operationele niveau worden gesteld. Er wordt onderscheid gemaakt tussen: Het eerste operationele optreden ter plaatse (monodisciplinaire aanpak, sturing door GMK en het MKO); CoPI (multidisciplinaire aanpak ter plaatse, operationeel); ROT (multidisciplinaire aanpak in het effectgebied, tactisch). GBT/RBT (beleidsbeslissingen, strategisch) = niet operationeel Productbeschrijving GHOR GHOR kent aan aantal productbeschrijvingen, die bepalend zijn hoe de dienstverlening eruit ziet. Deze maken onderdeel uit van de kwaliteitscertificering GHOR. Productbeschrijving grensoverschrijdend Structureel overleg met relevante partners op regionaal, interregionaal, nationaal en internationaal niveau betrokken bij de (planmatige) voorbereiding op rampenbestrijding en crisisbeheersing (o.a. regionaal-, interregionaal, nationaal en internationaal landsgrensoverschrijdend overleg, traumaplatform Zuid-West Nederland en ROAZ). Productbeschrijving multidisciplinaire operationele planvorming Als GHOR een specifieke bijdrage leveren aan het tot stand komen en onderhouden van de operationele planvorming, in het bijzonder: Regionaal Zeeuws Crisisplan, rampbestrijdingsplannen, incidentbestrijdingsplannen, samenhangende operationele plannen en hieruit voorvloeiende (crisistype- scenariospecifieke) procedures, protocollen, draaiboeken en checklists Operationele bruikbaarheid Naast het vertalen van het plan naar procedures, het instrueren van functionarissen binnen de crisisbeheersing op strategisch, tactisch en operationeel niveau, het creëren van bekendheid met de inhoud en vindplaats van het plan, is een onderdeel van de implementatie een oefening. Het doel van deze oefening is: Het gezamenlijk met de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing houden van een oefening/test waarbij onderdelen van het plan op juistheid, volledigheid en bruikbaarheid worden getest zoals onderdelen van: Geneeskundige zorg, crisiscommunicatie en Informatie-uitwisseling tussen de nationale en regionale responsorganisaties. De uitkomsten van de evaluatie zal in de vorm van verbeterpunten en aanbevelingen, dienen te worden verwerkt in het plan en zal leiden tot bijstelling van het plan. Verschillende niveaus stellen verschillende eisen aan het plan. Hier moet de inhoud van de plannen op worden afgestemd en dit moet in de vormgeving duidelijk herkenbaar zijn. Uitgangspunt is de benadering van onderop. Op dit punt is het wenselijk de operationele 13 46

14 bruikbaarheid van de multidisciplinaire planfiguren in de huidige vormgeving te herzien. Bezwaren met betrekking tot de beheersbaarheid stellen ons voor organisatorische dilemma s. Zowel in de huidige als in de nieuwe visie vergt het actueel houden van de plannen logistiek en organisatorisch veel inzet. Nu ligt de nadruk op de verificatie en actualisatie van de gegevens die in de plannen zijn opgenomen. In de nieuwe visie is een belangrijke taak weggelegd voor de borging van de dynamische informatiestromen en het monitoren van gegevenswijzigingen door het gebruik van elektronische informatiesystemen zoals crisismanagementsystemen Vakbekwaamheid en planvorming Ieder plan draagt het risico in zich om in een la of kast te verdwijnen. Dit risico is extra groot als zo n plan zich vooral richt op situaties, waarvan op het moment van besluitvorming en vaststelling niet direct sprake is. Voor een plan geldt dit dubbel. De werking van een plan is ook alleen door praktijkervaring te controleren, te optimaliseren en continue te actualiseren en bij te stellen. Aangezien rampen en/of crisis geen alledaagse kost zijn, moet praktijkervaring veelal opgedaan en behouden worden door oefeningen en andere activiteiten om het plan levend te houden. Om te komen tot een goede planvorming dient in voldoende mate aandacht besteed te worden aan het planvormingsproces om te komen tot een operationeel bruikbaar plan, wat door de hulpverlener in de praktijk gebruikt wordt. Planvorming, opleiden, trainen, oefenen en informatiemanagement zijn de randvoorwaarden. Dit vraagt investeringen in de voorbereiding, uitvoering en evaluatie in de vorm van menskracht en middelen. Waar het bij opleiden vooral gericht is op kennisoverdracht, gaat het bij oefenen vooral om het regelmatig opdoen en onderhouden van ervaring en vaardigheden. Opleiden en oefenen is op alle niveaus noodzakelijk om kennis en vaardigheden op het gewenste niveau te onderhouden. Voor een effectieve operationele incidentbestrijding is het belangrijk dat de betrokken diensten en functionarissen goed voorbereid zijn op de door hun uit te voeren taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het oefenen van onderdelen uit het plan is daarbij noodzakelijk, zeker gezien het feit dat veel incidenten geen dagelijkse routine zijn. Opleiden, oefenen en planvorming zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De wisselwerking bestaat eruit dat plannen worden toegepast in oefeningen en oefeningen input genereren voor de planvorming. Oefeningen verduidelijken immers mogelijke knelpunten en lacunes in de planvorming. Bovendien vormen oefeningen een veilige omgeving om daar, waar nog geen plannen bestaan, mogelijke oplossingsrichtingen te testen. Het is belangrijk dat de planfiguren een meer centrale rol krijgen in het programma van vakbekwaamheid. Door in trainingssituaties te werken met de plannen, wordt een plan tijdens een incident effectief gebruikt. Oefeningen en praktijksituaties leveren ook feedback op over de bruikbaarheid van de planfiguren. Alle betrokkenen moeten hiervan leren. Dit vergt een doorlopend proces van afstemming, waaraan in de komende jaren actief gewerkt zal worden. Evaluatie en Kwaliteitszorg Risicoprofiel en zorgniveau Incidenten Oefeningen Trainingen Beleids- en planvorming 14 46

15 Er dient de komende jaren intensief gewerkt te worden aan de doorontwikkeling van de visie op de planvorming. De bruikbaarheid staat voorop. De operationele organisatie is een basisvereiste. Het bouwen, inrichten op en met vaste eenvoudige en eenduidige standaarden. Dit betekent geen complexe zaken of afwijkingen tenzij specifieke situaties er om vragen. De visie dient operationeel te worden gemaakt in o.a. een procedure planvorming en een nieuw format voor het opstellen van de multidisciplinaire planfiguren, waaronder de rampbestrijdingsplannen. Hierbij wordt uitgegaan van de noodzakelijke en gewenste informatie, nieuwe methodieken waarmee noodzakelijke gegevens kunnen worden gegenereerd en de technische mogelijkheden om deze informatie ad-hoc beschikbaar te maken. De rampbestrijdingsplannen in het kader van de Brzo gaan uit van een aantal generieke scenario s (o.a. toxisch, brand, explosief, milieu, verstoring). Deze dienen gebaseerd te zijn op de bestaande scenario s binnen de operationele diensten en sluiten aan bij bestaande handboeken, inzetprotocollen en procedures. Bij de planvorming is het van belang dat er een cyclisch proces wordt ontwikkeld, waarmee actualiteit en kwaliteit worden geborgd. Continue verbetering aan de hand van de kwaliteitsborgingscyclus plan-do-check-act is belangrijk onderdeel van kwaliteitsmanagement en staat daarbij centraal. Dit vraagt om een procesmatige en planmatige aanpak. Het Beleidsplan Veiligheidsregio Zeeland is het Zeeuwse instrument waarmee de procesmatige en planmatige aanpak is verankerd. Planvorming 1 Multidisciplinaire planfiguren, waaronder de rampbestrijdingsplannen worden ontwikkeld of geactualiseerd volgens het nieuw opgestelde format multidisciplinair plan; 2 Voorwaarde is wel dat het nieuwe format draagvlak heeft bij de betrokken diensten en past binnen het wettelijke toetsingskader. Informatiemanagement 3 de randvoorwaarden voor de informatievoorziening dienen te zijn geborgd (o.a. borging van de dynamische informatiestromen); Vakbekwaamheid: Vakbekwaam worden en blijven 4 Het is belangrijk dat de multidisciplinaire planfiguren een centrale rol krijgen in het programma van vakbekwaamheid. Door in trainingssituaties te werken met de plannen, groeit de kans dat een multidisciplinaire plan tijdens een incident effectief wordt gebruikt. 5 Oefeningen en praktijksituaties leveren ook feedback op over de bruikbaarheid, juistheid en volledigheid van de multidisciplinaire planfiguren. 6 Alle betrokkenen moeten ervan leren. Dit vergt een doorlopend proces van afstemming, waaraan in de komende jaren actief aan gewerkt dient te worden

16 deze pagina is bewust leeg gelaten 16 46

17 2 Advies 1: Het multidisciplinaire planvormingsproces 2.1 Het planvormingsproces in fases Planvorming is gedefinieerd als de inhoudelijke en procesmatige stappen die lopen van initiatief tot en met realisatie en beheer (zie onderstaand figuur). Bij het doorlopen van een planvormingsproces, moeten steeds een 6-tal vragen worden beantwoord. De kern van het planvormingsproces bestaat uit elkaar opeenvolgende stappen uitgedrukt de onderstaande vijf fases. Het ontwikkelen van een plan is een complex proces met vele partners, waarden en belangen. Inventarisatie o.a. evaluaties en borgingsmatrix Adviesnotitie te ontwikkelen/ actualiseren plan Definitief Projectplan Gebruiksklaar multidisciplinair plan Adviesnotitie/ implementatieplan Tabletop en testen Operationeel bruikbaar plan Tabletop en testen Operationeel bruikbaar plan toepassen en uitvoeren in de praktijk tijdens oefeningen / incidenten Een opdracht voor een te ontwikkelen/ actualiseren plan een goedgekeurd projectplan voor een te ontwikkelen/ actualiseren plan. Een goedgekeurd advies/ implementatieplan voor de implementatie Ambtelijk en bestuurlijk vastgesteld operationeel bruikbaar plan. Incidenten Oefeningen Evaluaties en Borgingsmatrix Verbeteringsvoorstellen Fase 1 Initiatiefase Fase 2 Ontwerpfase Fase 3 Realisatiefase Fase 4 Implementatiefase Fase 5 Nafase Multidisciplinaire planbeslissing beslissing op het projectplan beslissing over het implementeren Beslissing operationeel bruikbaar plan Continue Verbeteren cyclus sluitend 2.2 Proceslijnen en beïnvloedingsfactoren Proceslijnen In principe zijn dit elkaar opeenvolgende stappen, een hiërarchisch proces met elke keer een gono go beslissing. Dit is de planlijn. Bij elke vraag moet de abstracte notie worden vertaald in een concreet antwoord dat kan dienen als input voor de volgende stap. Daarbij is het belangrijk dat de antwoorden zo worden geformuleerd dat de mogelijkheden voor het beantwoorden van de vervolgvraag niet onnodig worden beperkt. Toch kan blijken dat het onmogelijk is een goed antwoord te geven op een vervolgvraag binnen de in de voorgaande stap vastgestelde randvoorwaarden. Dan moet de opdracht terug worden gegeven, al dan niet met een suggestie voor aanpassing van de voorwaarden, en om een nieuwe beslissing worden gevraagd. Dit zijn de terugkoppelingslijnen. Het is dus geen hiërarchisch proces, omdat de verschillende planvormingsfases elkaar kunnen beïnvloeden. Beïnvloedingsfactoren Het proces van planvorming kent drie niveaus: beleid, structuur en uitvoering. Verder zijn er drie typen beslissingen te onderscheiden: strategisch, tactisch en operationeel. Hoewel het logisch lijkt dat strategische beslissingen op het beleidsniveau worden genomen, tactische op het structuurniveau en operationele op het uitvoeringsniveau is dit geen 17 46

18 automatisme. Indien echter de verkeerde beslissingen op de verkeerde niveaus worden genomen kan dit de uitkomsten van het proces, en dus de kwaliteit, negatief beïnvloeden. Daarnaast kan het realiseren van kwaliteit positief worden beïnvloed door tijdens het proces begrip te kweken voor de geformuleerde doelen, gekozen oplossingen. Met name door aan te sluiten bij de thema s en ontwikkelingen die door de betrokken partijen als belangrijk worden ervaren. Vanaf het moment dat een plan wordt overwogen tot en met de operationele toepassing van het bruikbare plan door sleutelfunctionarissen op strategisch, tactisch en operationeel niveau in de praktijk zijn een aantal relevante planmomenten te onderkennen: De multidisciplinaire planbeslissing (een besluit over de te actualiseren en nieuw te ontwikkelen multidisciplinaire planfiguren op grond van de Wet Veiligheidsregio s); De beslissing op het projectplan (projectplan voor het actualiseren, ontwikkelen van een multidisciplinaire planfiguren, conform de Wet Veiligheidsregio s); De beslissing op het implementatieplan over het implementeren van het multidisciplinaire plan (implementatie van onderdelen van het plan); De beslissing over de toepassing van het multidisciplinaire plan in de praktijk (vaststelling van het plan als bruikbaar, voor de toepassing van het multidisciplinaire planfiguren in de praktijk op grond van de Wet Veiligheidsregio s). Om bureaucratie te voorkomen worden snelle betrouwbare instrumenten ingezet om het proces stuurbaar te maken en houden. Besluitvorming tussen diverse partijen - interactieve beleidsvorming en communicatie is dan maatwerk. Uit deze beslismomenten volgen de projectfases zoals schematisch weergegeven in voorgaande paragraaf 2.1 en in de navolgende pagina s is uitgewerkt per fase: Fase 1 Initiatiefase Fase 2 Ontwerpfase Fase 3 Realisatiefase Fase 4 Implementatiefase Fase 5 Nafase multidisciplinaire planbeslissing beslissing op het projectplan beslissing over het implementeren Beslissing operationeel bruikbaar plan Fase Geplande startdatum Geplande einddatum Doorlooptijd in weken proces besluitvorming Initiatiefase maand 2013 maand weken Proces Ontwerpfase maand 2013 maand weken MT-DT-DB-AB Realisatiefase maand 2013 maand weken besluitvorming + totaal 26 weken max. 6 weken Implementatiefase maand 2013 maand weken totaal 42 weken Nafase structureel structureel structureel 18 46

19 Fase 1 Initiatiefase Fase 2 Ontwerpfase Fase 3 Realisatiefase Fase 4 Implementatiefase Fase 5 Nafase multidisciplinaire planbeslissing beslissing op het projectplan beslissing over het implementeren Beslissing operationeel bruikbaar plan Iedere fase wordt afgesloten met een formeel besluit. Pas na de afronding van een fase door een besluit kan de volgende fase van start gaan. Per fase worden steeds dezelfde onderwerpen aan de orde gesteld om scherp te krijgen en te houden waar we met elkaar aan werken: Welke fase in het projectmatig werken betreft het? Wat is doel van deze fase? Wat houdt deze fase concreet in? (omschrijving) Wat is het eindproduct van deze fase? Wie voert de fase uit? Welke hulpmiddelen zijn beschikbaar? Deze fase bestaat op hoofdlijnen uit: a. Inventariseren te ontwikkelen/actualiseren plan. - informeren van en bij de inrichtingen over het te ontwikkelen/actualiseren van het plan. - vraagt zonodig aanvullende informatie op en laat in overleg met het team risicobeheersing een bedrijfsbezoek organiseren. b. Oriëntatie: De fase waarin het onderwerp op de agenda wordt gezet. c. Start: De fase waarin de projectstructuur wordt opgezet en de juiste partners benaderd worden. In deze fase wordt ook een doorkijk gemaakt naar de beschikbaarheid van de actoren/stakeholders (stakeholdersanalyse) (Exploitant, GMK, MOTO, IM e.d.) om het proces naar operationele bruikbaarheid mogelijk te maken. - Stakeholdersanalyse - Adviesnotitie te ontwikkelen/actualiseren plan; - Beslismoment wel of niet te ontwikkelen/actualiseren plan. Voorbereiding- interesse en draagvlak: Het uiteindelijke doel van de voorbereiding is het verkrijgen van interesse en draagvlak (betrokkenheid en bereidheid) bij een publiek en/of private partner of een groep van publiek en/of private partners om de voorbereiding op een (dreigende) ramp en/of crisis grondig onder de loep te nemen. Een stakeholdersanalyse levert een identificatie op van de relevante actoren binnen en buiten Veiligheidsregio Zeeland met betrekking op het te ontwikkelen/actualiseren plan. Daarbij wordt belang ook inzicht verkregen in eigenschappen van en relaties tussen relevante partijen. De stakeholdersanalyse levert een beeld op van partijen die een rol kunnen spelen in de communicatie met en het overtuigen van de besluitvormers De analyse heeft tot doel inzicht te krijgen in de huidige situatie en haar context en, daarop gebaseerd, inzicht in kansen en knelpunten in de voorbereiding rampenbestrijding en crisisbeheersing. Dit vindt plaats door middel van het verzamelen en interpreteren van relevante informatie over de huidige situatie en de fysieke en communicatieve context. Deze stap wordt gezet door Veiligheidsregio zelf, of met medewerking van publiek en/of private partners. De daadwerkelijke analyse wordt uitgevoerd door specialisten planvorming/operationele voorbereiding (adviseurs)

20 het genereren en beoordelen van verbeteropties heeft als doel om te komen tot een systematisch overzicht van innovatieve, toepasbare en effectieve maatregelen. Door een nadere uitwerking van in de analyse geïdentificeerde kansen en knelpunten en met gebruik van beschikbare kennis en techniek wordt een scala van potentiële verbeteropties in kaart gebracht en beoordeeld. Beslismoment Besluitvorming dient plaats te vinden over een te ontwikkelen/actualiseren plan door: - Directie Veiligheidsregio Zeeland (informeren Veiligheidsdirectie Zeeland (VOZ) bestaande uit diensthoofden van de disciplines) - Bestuur Veiligheidsregio Zeeland. Resultaat Het resultaat van de Initiatiefase is: 1) Adviesnotitie te ontwikkelen/actualiseren plan. 2) Opdracht voor een te ontwikkelen/actualiseren plan. Besluitvorming, go/no go voor stap 2 Doel Komen tot een beslissing om al dan niet het vervolgtraject in te gaan (go/no go besluit) en het te ontwikkelen/actualiseren plan serieus onder de loep te gaan nemen. Ja GO Commitment vastleggen Indien men bereid en liefst enthousiast is om door te gaan naar stap 2, is het zaak het draagvlak en de afspraken expliciet te maken (commitment). Expliciet betekent hier, dat er concrete en liefst tastbare getuigenissen en toetsbare afspraken komen, bijvoorbeeld een intentieverklaring, een convenant of een globale, geaccordeerde projectbeschrijving. Voorts dient tijd (urenbesteding) en geld (budget) gereserveerd te worden en dient er een projectteam/werkgroep samengesteld te worden. Veiligheidsregio enthousiast? Draagvlak voldoende? Afspraken duidelijk? Urenbesteding ruim? Budget geregeld? Ja=GO Nee = No GO Stap 2 ontwerpfase 20 46

21 Fase 1 Initiatiefase Fase 2 Ontwerpfase Fase 3 Realisatiefase Fase 4 Implementatiefase Fase 5 Nafase multidisciplinaire planbeslissing beslissing op het projectplan beslissing over het implementeren Beslissing operationeel bruikbaar plan Welke fase in het projectmatig werken betreft het? Wat is doel van deze fase? Wat houdt deze fase concreet in? (omschrijving) Wat is het eindproduct van deze fase? Wie voert de fase uit? Welke hulpmiddelen zijn beschikbaar? 2. Ontwerpfase Deze fase bestaat op hoofdlijnen uit: a. Opdrachtbeschrijving/ Programma; - Opdrachtbeschrijving: resultaat, aanleiding, inhoud, structureel/ incidenteel, einddatum, benodigde capaciteit in uren, projectleiding b. Instellen multidisciplinaire werkgroep/projectgroep om het plan te ontwikkelen/ actualiseren; - Afspraken maken met de kerndisciplines en ketenpartners over hun deelname aan de werkgroep c. Definitief projectplan met netwerkanalyse en omgevingsanalyse; Beslismoment Besluitvorming dient plaats te vinden over het projectplan door: - Veiligheidsdirectie Zeeland (VOZ) bestaande uit diensthoofden van de disciplines; Resultaat Het resultaat van de ontwerpfase is: 1) Het projectplan voor een te ontwikkelen/actualiseren plan. Wel of niet ontwikkelen/actualiseren

22 Fase 1 Initiatiefase Fase 2 Ontwerpfase Fase 3 Realisatiefase Fase 4 Implementatiefase Fase 5 Nafase multidisciplinaire planbeslissing beslissing op het projectplan beslissing over het implementeren Beslissing operationeel bruikbaar plan Welke fase in het projectmatig werken betreft het? Wat is doel van deze fase? Wat houdt deze fase concreet in? (omschrijving) Wat is het eindproduct van deze fase? Wie voert de fase uit? Welke hulpmiddelen zijn beschikbaar? 3. Realisatiefase Deze fase bestaat op hoofdlijnen uit: Het starten van deze fase kan beginnen met een tabletop/test, waarin de elementen voor het nog te realiseren of te actualiseren plan uitvoerig worden besproken. a. Ontwikkelen/actualiseren van een multidisciplinair plan; - Tevens vindt een uitwerking vindt plaats, in het kader van het vergroten van de bruikbaarheid, van onderdelen van het plan, in duidelijke en hanteerbare personele instructies, draaiboeken, overzichtelijke checklijsten en voorbewerkte gegevensbestanden ter ondersteuning van het operationele gebruik van het plan. b. Afronden en toetsen compleet plan (doelstelling plan van aanpak en redactioneel); c. Testen van het plan. Er wordt getoetst of het plan ook daadwerkelijk datgene oplevert wat in beginsel werd beoogd. d. Opleveren van een definitief/ gebruiksklaar multidisciplinair plan versie 0.99 e. Adviesnotitie versie 0.99 met de consequenties voor de organisatie op korte en lange termijn uitgedrukt in capaciteit, tijd en geld en een implementatieplan (voorafgaand een implementatieanalyse); De fase waarin het multidisciplinaire plan vorm krijgt en wordt afgestemd met betrokken (keten)partners. Het plan wordt getest en vervolgens wordt het plan gebruiksklaar in definitieve vorm (versie 0.99) opgeleverd en voorzien van een adviesnotitie/ implementatieplan waarin de consequenties van implementatie door de deelnemende partijen nader is uitgewerkt. Beslismoment Besluitvorming dient plaats te vinden over de adviesnotitie/ implementatieplan met daarin uitgewerkt de consequenties van implementatie van het multidisciplinaire plan o.a. vertaling naar verdeelsleutels: inhoud, tijd, capaciteit en budget door: - Veiligheidsdirectie Zeeland (VOZ) bestaande uit diensthoofden van de disciplines; Resultaat Het resultaat van de realisatiefase is: 1) een definitief gebruiksklaar multidisciplinair plan v.0.99 voor de overheidsdiensten met het geheel van mogelijke maatgevende scenario s en daarop toegeruste specifieke bestrijdingsmaatregelen, voor zover voorzienbaar met een uitwerking in duidelijke en hanteerbare personele instructies, draaiboeken, overzichtelijke checklijsten en voorbewerkte gegevensbestanden ter ondersteuning van het operationele gebruik van de plannen 22 46

23 2) adviesnotitie/implementatieplan met de consequenties van het multidisciplinaire plan voor de organisaties o.a. vrijmaken gezamenlijke middelen volgens verdeelsleutel. Wel of niet implementeren. Fase 1 Initiatiefase Fase 2 Ontwerpfase Fase 3 Realisatiefase Fase 4 Implementatiefase Fase 5 Nafase multidisciplinaire planbeslissing beslissing op het projectplan beslissing over het implementeren Beslissing operationeel bruikbaar plan Welke fase in het projectmatig werken betreft het? Wat is doel van deze fase? Omschrijving: wat houdt deze fase concreet in? Wat is het eindproduct van deze fase? Wie voert de fase uit? Hulpmiddelen die eventueel beschikbaar zijn. 4. Implementatiefase Deze fase bestaat op hoofdlijnen uit: a. Implementatie van het multidisciplinair plan De fase waarin de implementatie van de planvorming wordt gerealiseerd en de vastgestelde besluiten uitgevoerd kunnen worden. Deze fase bestaat o.a. uit implementatie van onderdelen van het plan en kennisoverdracht naar alle organisaties en functionarissen. In deze fase wordt ook het plan getest tijdens bijvoorbeeld een oefening. Er moet getoetst worden of het definitief gebruiksklare multidisciplinair plan ook daadwerkelijk datgene oplevert wat in beginsel werd beoogd. Een implementatieplan of implementatieanalyse dient als uitgangspunt. b. Het ontwerp-rampbestrijdingsplan dient ook terinzage te worden gelegd. Voordat het algemeen bestuur het definitieve plan bestuurlijke vaststeld kan het ontwerprampbestrijdingsplan worden ingezien. De wet- en regelgeving stelt regels over de vertrouwelijkheid van informatie in rampbestrijdingsplannen. Daarom wordt onderscheid gemaakt tussen een openbare en vertrouwelijke versie. De openbare versie kan worden inzien; de vertrouwelijke informatie is hieruit gehaald. Beslismoment: vaststelling: De fase waarin de bestuurlijke vaststelling dient plaats te vinden met besluitvorming over het kunnen toepassen van het plan door de sleutelfunctionarissen op strategisch, tactisch en operationeel niveau in de praktijk: het plan is operationeel bruikbaar. Vaststelling van het multidisciplinair plan voor het operationeel van toepassing/bruikbaar verklaren in de praktijk door: a. Veiligheidsdirectie Zeeland bestaande uit diensthoofden van de disciplines (ambtelijk/tactisch/operationeel); b. het Bestuur Veiligheidsregio Zeeland (bestuurlijk/strategisch); 23 46

24 Planning en implementatie: Doel van deze stap is zicht te krijgen op het optimale implementatietraject voor de geselecteerde verbeteropties. Beoogd resultaat is een operationeel implementatieplan dat nauwkeurig omschrijft wie wat doet op welk moment. Na beslissingen hierover start de uitvoering. Resultaat: Het resultaat van de implementatiefase is: 1) Een evaluatierapportage oefening plan met verbeterpunten, die geleid hebben tot verbetering van het plan. 2) Een definitief eindconcept versie 1.0 van het multidisciplinair plan. 3) Verkrijgen van een definitief besluit op het definitieve plan. Wanneer het plan door het bestuur vastgesteld is mag het in de praktijk gebruikt/toegepast worden (het plan is bruikbaar). 4) het resultaat is een breed draagvlak bij bestuurders, operationele (sleutel)functionarissen en keten- en crisispartners voor de voorbereiding op een mogelijk incident, calamiteit ramp en/of crisis: thema gerelateerd. Doelstelling implementatie Van het kastje naar de praktijk 1. De betrokken (sleutel)functionarissen (het verwerven van kennis gaat vooraf aan benodigde vaardigheden): verwoordt wat er in het plan staat; verwoordt welke problematiek en (on)mogelijkheden het plan biedt; verwoordt de verantwoordelijkheden, binnen de rampenbestrijding en crisisbeheersing, van henzelf en van hun collega s. 2. Het periodiek en gestructureerd testen en oefenen van onderdelen van het plan (op juistheid, volledigheid en bruikbaarheid), de knelpunten signaleren en het aanleveren van de verbeterpunten. Resultaten kunnen aanleiding geven tot het optimaliseren van het plan. Daarnaast dragen de oefeningen bij het op peil brengen/houden van het vereiste kennisniveau cq. het behoud van het gewenste kennisniveau, bij de betrokken functionarissen. 3. Niet alleen het samen werken maar ook de samenwerking tussen de verschillende partners binnen de crisisbeheersing is bevorderd. 4. De (sleutel)functionarissen zijn in staat om de door hun opgedane kennis en vaardigheden met betrekking tot het plan toe te passen bij een (dreigend) ongeval/incident, ramp en/of crisis. Kortom de hulpverlener kent zijn handelingsperspectief

25 Fase 1 Initiatiefase Fase 2 Ontwerpfase Fase 3 Realisatiefase Fase 4 Implementatiefase Fase 5 Nafase multidisciplinaire planbeslissing beslissing op het projectplan beslissing over het implementeren Beslissing operationeel bruikbaar plan Welke fase in het projectmatig werken betreft het? Wat is doel van deze fase? Omschrijving: wat houdt deze fase concreet in? Wat is het eindproduct van deze fase? Wie voert de fase uit? Hulpmiddelen die eventueel beschikbaar zijn. 5. Nafase gebruiks- en beheersfase Deze fase bestaat op hoofdlijnen uit: Borging van de verbeterde situatie: Doel van de borging is het in stand houden van de veranderingen door het vastleggen van de nieuwe werkwijzen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, bijvoorbeeld in een kwaliteitszorgsysteem. Het continu zichtbaar maken en terugkoppelen van de resultaten van de veranderde werkwijzen en processen vormt hiervan een belangrijk element en is de basis voor continue verbetering. a. Bij toepassing van het plan dient het plan geoperationaliseerd te zijn: de (sleutel)functionarissen moeten het kunnen toepassen zodra dat aan de orde is. In deze fase wordt het plan toegepast. Dit houdt onder meer in, dat het plan zelf met enige regelmaat wordt getoetst op onder andere geconstateerde afwijkingen. Eveneens dient getoetst te worden, of het plan ook daadwerkelijk in de praktijk wordt toegepast. Verder kunnen praktijkervaringen (onder meer bij oefeningen en opgetreden incidenten) aanleiding geven tot verbetervoorstellen. Alle geconstateerde tekortkomingen en gedane verbetervoorstellen worden periodiek voorgelegd aan het MT/DT/VOZ/DB/AB voor beoordeling en keuzes die kunnen leiden tot wijzigingen in het plan. b. Een multidisciplinair plan moet een actueel document zijn. De in het multidisciplinair plan beschreven werkwijze zal regelmatig worden beoefend. Op basis van oefeningen en de ervaring met de bestrijding van feitelijke incidenten conform plan zal regelmatig worden beoordeeld of het plan nog actueel is. Alle veranderingen die plaatsvinden binnen de hulpverleningsketen moeten met de nodige regelmaat terug te vinden zijn in een veranderend multidisciplinair plan. c. Het team incidentbestrijding in nauwe samenwerking met het team incidentbeheersing ziet erop toe dat het multidisciplinaire plan wordt toegepast en dat het afgesproken uitgangspunten in het plan worden gehandhaafd. Bij ingrijpende (feitelijke of voorziene) wijzigingen tijdens de gebruiksfase moet ervoor worden gezorgd, dat het plan blijft voldoen aan de eisen. In deze situatie is het sterk aan te bevelen het VOZ te adviseren. Mogelijk moet het plan geactualiseerd - worden. De Veiligheidsregio Zeeland en ketenpartners zorgen ervoor, dat hun (sleutel)functionarissen geregeld oefenen en voorbereid is op de taken in de rampenbestrijding en crisisbeheersing

26 d. De multidisciplinaire onderzoeker zorgt in deze fase voor: 1) Het trekken van lering bij incidenten en oefeningen vanaf GRIP 1 t/m GRIP 4, 2) het optimaliseren van de uitvoering van de voorwaardenscheppende processen uit de basisvereisten crisismanagement en de processen uit het crisisplan en 3) het borgen van verbeterpunten in de koude en warme organisatie van de Veiligheidsregio. Een multidisciplinair beleidsplan ligt hieraan ten grondslag. Deze fase wordt afgesloten zodat de cyclus van continue verbetering sluitend gemaakt kan worden

27 2.3 Advies planvormingsproces aanbevelingen voor de toekomst Er is een visie op planvorming ontwikkeld die reikt tot Op zo n lange termijn is deze afhankelijk van de lokale, regionale, nationale en internationale ontwikkelingen op het gebied van onder andere fysieke veiligheid. Op de korte en middellange termijn ontkomen we niet aan het doen van concrete aanbevelingen, omdat actie nu noodzakelijk is voor het doen slagen van de visie op planvorming. Daarom zijn achtien aanbevelingen voor de korte en middellange termijn geformuleerd die in ondertstaande subparagrafen is opgenomen. Deze zijn onderverdeeld in algemeen, strategisch, tactisch, operationeel en reflexieve aanbevelingen Algemene aanbevelingen 1. Integreer het planvormingsproces in de lijnorganisatie (bedrijfsvoering) De evaluatie, actualisatie van het planvormingsproces met het oog op het verbeteren van de voorbereiding op de incidentbestrijding heeft geresulteerd in een geactualiseerd planvormingsproces. Een evaluatie met betrekking tot het gevolgde planvormingsproces (o.a. de ontwikkeling van het nationaal modelplan, rampbestrijdingsplan Nucleaire Installaties), evaluatie van de inhoud van de planstappen en de evaluatie van de betrokkenheid van de verschillende partijen heeft geleid tot een verbeterd planvormingsproces. De fases in het planvormingsproces zijn goed benoemd. De fases worden duidelijk van elkaar gescheiden en in alle gevallen is sprake van terugkoppeling naar een voorgaande fase. De belangrijke verbetermogelijkheden (of onvolkomenheden) die, terugkijkend over het hele proces, opgenomen (of vermeden) hadden kunnen worden, zijn in het planvormingsproces bijgesteld. Daarbij opgemerkt is er nog veel te winnen op de overdrachtsmomenten in de besluitvorming (dus van beleid naar structuur naar uitvoering en andersom), met name door de fases en bijbehorende vragen explicieter te maken en door het benutten van de terugkoppelingslijnen. Kortom: het toepassen van het planvormingsproces levert een tal van winst-mogelijkheden op voor de voorbereiding op de incidentbestrijding in zowel de koude als warme organisatie. 2. Stuur bewust op de planvormingsfases Het is van belang dat de fases elkaar weliswaar opvolgen, maar dat ze niet als hiërarchisch maar als verschillend moeten worden beoordeeld. Weerstand op het volgende niveau moet dan ook gezien worden als een uitdaging om de randvoorwaarden uit het voorgaande niveau bij te stellen en te verbeteren. Maak het mogelijk en stimuleer het terugkomen op eerder genomen beslissingen als blijkt dat dit voor een goede beantwoording van een vervolgvraag noodzakelijk is. Door op basis van extra informatie opnieuw de discussie te voeren ontstaan betere plannen. Met het oog op het realiseren van kwaliteit mag tijd hierbij geen beperkende factor zijn. Bovendien kan een zorgvuldige afweging later in het traject vertraging voorkomen. 3. Streef op ieder niveau naar integratie van alle relevante planvormingsaspecten de multidisciplinair specialist planvorming in de rol van ontwerper Het inschakelen van de multidisciplinair specialist planvorming in de rol van ontwerper levert een belangrijke bijdrage aan de integratie. Aan alle relevante planvormingsaspecten dient aandacht te worden geschonken. De problematiek op elk niveau dient als een ontwerpopdracht 27 46

28 geformuleerd te worden, waarbij multidisciplinair specialist planvorming in de rol van ontwerper alle aspecten integreert en zorgt dat alle betrokken partijen daarbij hun inbreng leveren. 4. Zorg dat alle probleemeigenaren en andere belanghebbenden partijen tijdens het gehele traject op een of andere wijze betrokken worden de multidisciplinair specialist planvorming in de rol van procesmanager Alle (probleem)eigenaren die ergens in het traject een formele rol spelen moeten tijdens het gehele traject betrokken zijn (en worden) om daarmee de overdrachtsmomenten en eventueel de terugkoppeling goed te kunnen invullen. Voor het goed doorlopen van het planvormingsproces is de multidisciplinair specialist planvorming in de rol van een procesmanager onmisbaar. De multidisciplinair specialist planvorming organiseert het proces en zorgt dat alle betrokken partijen op het juiste moment worden geïnformeerd, aan tafel zitten en besluiten nemen. Bovendien zorgt de multidisciplinair specialist planvorming ervoor dat afspraken en procedures helder worden vastgelegd en worden nageleefd. Hierbij dient de rol en inbreng, en daarmee de werklast, van alle formeel betrokken partijen (probleemeigenaren) beperkt te worden tot wat noodzakelijk is in elke planstap. Hoewel alle probleemeigenaren vanaf het begin tot het eind in het project meedraaien, zal de rol en de inbreng van elke partij tijdens het traject veranderen 5. Zorg dat de vragen tijdens het planvormingsproces expliciet gesteld en beantwoord worden. Welke fase in het projectmatig werken betreft het? Wat is doel van deze fase? Wat houdt deze fase concreet in? (omschrijving) Wat is het eindproduct van deze fase? Wie voert de fase uit? Welke hulpmiddelen zijn beschikbaar? De antwoorden moeten daarbij zo open, duidelijk en volledig mogelijk geformuleerd worden, zonder te strikte of onnodige randvoorwaarden te stellen voor de beantwoording van de vervolgvragen. Maak mogelijk en stimuleer het terugkomen op eerder genomen beslissingen als blijkt dat dit voor een goede beantwoording van een vervolgvraag noodzakelijk is. Door op basis van extra informatie opnieuw de discussie te voeren over vragen ontstaan betere plannen. Met het oog op effectiviteit van de voorbereiding van de incidentbestrijding van mag tijd hierbij geen beperkende factor zijn. Bovendien kan een zorgvuldige afweging later in het traject vertraging voorkomen Aanbevelingen strategische ontwikkeling 6. Laat de visie op planvorming, zoals uitgewerkt in het beleid- en uitvoeringskader planvorming leading zijn voor het planvormingsproces en dus voor de ontwikkeling van planvorming op vier verschillende niveaus op de lange termijn. Het is belangrijk om een visie op planvorming te hebben op strategisch, tactisch, operationeel en reflexief niveau als de planvorming verankerd moet worden binnen de organisatie van Veiligheidsregio Zeeland en haar ketenpartners. 7. Stel een werkgroep in dat bestaat uit een kernbezetting (relevante beperkt aantal partijen) en zorg voor een tweede ring van andere relevante partijen. Een werkgroep of een denktank kan fungeren als de centrale ontwikkelarena. Een werkgroep of een denktank moet vooral het overall beeld voor ogen houden. Het is belangrijk dat daarin 28 46

29 vertegenwoordigers van de overheid, ondernemers, organisaties en onderzoek zitten, maar zorg ervoor dat er niet te veel partijen daar deel van uit maken. Het gevaar bestaat dan namelijk dat je niet tot concrete voortgang komt. Daardoor ontstaat draagvlak bij deze organisaties voor je plannen. Wel is het belangrijk dat er relaties onderhouden worden met zoveel mogelijk partijen in de buitenwereld. Blijf zichtbaar voor de buitenwereld, waardoor bekendheid met het onderwerp toeneemt. 8. Zorg voor commitment bij andere partijen De ontwikkeling staat of valt bij de betrokkenheid van zoveel mogelijk partijen. Specialisten kunnen actief netwerken en bij ondernemers, burgers, onderzoeksinstellingen lobbyen voor een bijdrage. Deze bijdrage kan in de vorm van capaciteit, geld,maar ook door de inbreng van kennis. 9. Werk aan een gemeenschappelijk draagvlak voor de visie op planvorming Vaak maken partijen een visie op basis van eigen inzichten binnen de organisatie. Een gemeenschappelijke visie die geschreven en gedeeld wordt door verschillende partijen in de regio kan ervoor zorgen dat er meer draagvlak voor de toekomst ontstaat. Een dergelijke visie ontstaat door tijd te nemen voor het uitwisselen van belangen en ambities en te zoeken naar overlap en gemeenschappelijke waarden. Een visie beklijft door het te blijven vertellen en aanpassen. Zoek ook aanknopingspunten met andere beleidsterreinen zoals vakbekwaamheid. 10. Zorg voor afstemming binnen de partijen en ook tussen de partijen: regionale samenwerking Partijen zitten vaak niet op een lijn wat betreft de koers van het ontwikkelen van plannen. Dit zorgt voor onduidelijkheid voor de partijen en initiatiefnemers en kan de ontwikkeling doen stagneren. Een gezamenlijk verhaal vanuit de organisatie met de stakeholders kan dan weer uitkomst bieden als dit richting geeft aan het handelen van de partijen. Ook kunnen partijen samenwerking zoeken met andere partijen in de opgave om plannen te ontwikkelen. Dit is een opgave die zich bijvoorbeeld bij uitstek leent voor regionale samenwerking Aanbevelingen tactische ontwikkeling 11. Verbind partijen en laat de specialist in de rol van planvormer een makelaar zijn Ontwikkeling van vraagt om een nieuwe rol en positie van de partijen. Niet langer is de Veiligheidsregio alleen beleidsbepaler, een rol als procesbegeleider wordt steeds belangrijker. Het verbinden van partijen wordt daarmee een belangrijke opgave. Uit deze verbindingen kunnen namelijk coalities ontstaan die een cruciale rol spelen in de ontwikkeling van planvorming. Partijen kunnen dit op twee manieren doen. Ten eerste door actief op zoek te gaan naar interessante partijen die ook een belang hebben bij doorontwikkeling van planvorming. Creativiteit is hierbij vereist. De veiligheidsregio zou de coalitie of samenwerkingsverband kunnen formaliseren in de vorm van een convenant. Dit biedt voordelen omdat dan langdurige afspraken gemaakt kunnen worden. Ten tweede kan de veiligheidsregio daarnaast coalitievorming of samenwerkingsverbanden faciliteren. Specialisten van veiligheidsregio kennen doorgaans verschillende partijen, die elkaar niet kennen. Door ze met elkaar in verband te brengen kunnen interessante coalities ontstaan. Om dit faciliteren is het aan te bevelen om een specialist aan te stellen als makelaar. 12. Zoek en benoem de sense of urgency Belangrijk succesfactor voor coalitievorming en het ontstaan van samenwerkingsverbanden is het zoeken en benoemen van de regionale sense of urgency. Hiermee doelen we op een gemeenschappelijk besef dat samenwerking nodig is om belangrijkste problemen in de regio op te lossen. Door deze urgentie nadrukkelijk te benoemen is de kans groter dat meer partijen willen aanhaken

30 13. Stel gezamenlijk een planvormingsagenda op, maar timmer deze niet dicht Het gezamenlijk opstellen van een agenda met ontwikkelpaden helpt om tot concrete acties te komen. Belangrijk is dat deze niet inhoudelijk te gedetailleerd is en voldoende ruimte biedt om af te wijken indien dat noodzakelijk is. Het is aan te bevelen om als gemeente duidelijk aan te geven wat haar rol is en een procesbeschrijving op te nemen hoe zij denkt de doelen te realiseren Aanbevelingen operationele ontwikkeling 14. Geef initiatiefnemers de ruimte door instrumenten daarvoor in te zetten Initiatiefnemers hebben behoefte aan praktische ondersteuning door de veiligheidsregio. De veiligheidsregio kan dit doen door (beleids)instrumenten in te zetten. Enkele voorbeelden: Biedt ruimte aan initiatieven via het planvormingsproces. Investeer in de digitale kantoortuin waar functionarissen terecht kunnen met vragen en waar gezamenlijk gewerkt wordt aan producten (waar de visie tot zijn recht komt) Aanbevelingen reflexieve ontwikkeling 15. Stimuleer kennisuitwisseling over planvorming. Veiligheidsregio en hun partners kunnen in een gezamenlijk leertraject een betere regionale planvorming of agenda opstellen. Leren kan op verschillende manieren: door onderzoeken uit te zetten, door het organiseren van uitwisselingsbijeenkomsten of door deel te nemen aan leernetwerken. Wat ook helpt is om te leren van buitenlandse voorbeelden. In het bijzonder in de Verenigde Staten zijn de overheden een stuk verder met de ontwikkeling van complexe planvormen. 16. Werk aan gezamenlijke waarden ontwikkeling Het is belangrijk om gezamenlijke waarden te ontwikkelen. Doordat veel partijen betrokken zijn bij het proces, is dit vaak lastig. Ga bewust op zoek naar concepten die veel partijen delen, daardoor kan gezamenlijke waarden ontwikkeling plaatsvinden. Daarbij is het wel zaak concepten te kiezen die ruimte bieden voor eigen invulling en inspiratie. 17. Reflecteer regelmatig op de voortgang Zorg ervoor dat je als Veiligheidsregio Zeeland regelmatig met de partners in de werkgroep of denktank reflecteert op de voortgang van de planvorming of agenda. Het is belangrijk om te bepalen of de gewenste doelen wel behaald worden en zo niet, wat er dan moet gebeuren. Continue verbetering. 18. Faciliteer met kennis (kennis gaat vooraf aan vaardigheden) Veiligheidsregio Zeeland is actief samen met anderen in het ontwikkelen van planvorming, maar ze hebben wel behoefte aan meer kennis. Ook bedrijven en organisaties drukken deze behoefte aan kennis uit. Het faciliteren van een kennisagenda met uitvoeringsplan voor deze partijen kan uitkomst bieden. Met name inzicht in de meerwaarde van de planvorming is wenselijk en kan bijdragen aan verdere ontwikkeling

31 3 Advies 2: BRZO-ongevallenbestrijding 3.1 Advies planvorming BRZO-ongevallenbestrijding op basis van quickscan Dit advies is alleen van toepassing op de WVR-plichtige rampbestrijdingsplannen BRZOinrichtingen. Het project betreft het volgens de wetgeving en op basis van het beleid- en uitvoeringskader planvorming, het regionaal beleidsplan Veiligheidsregio , voor de realisatie van één generiek rampbestrijdingsplan BRZO-inrichtingen, wat vervolgens als uitgangspunt gebruikt dient te worden voor de actualisatie van alle rampbestrijdingsplannen BRZOinrichtingen Veiligheidsregio Zeeland voor de jaren 2013, 2014 en 2015, ) Van 14 rampbestrijdingsplannen tot ontwikkeling van 1 rampbestrijdingsplan Met het van kracht worden van de Wet op de Veiligheidsregio s (Wvr) op 1 oktober 2010 is het bestuur Veiligheidsregio Zeeland verantwoordelijk voor het vaststellen en intrekken van rampbestrijdingsplannen. Deze zijn nu alleen nog verplicht voor inrichtingen die vallen onder bepaalde specifieke wetgeving, waar het bestuur de verantwoording heeft voor de voorbereiding van mogelijke rampen bij deze inrichtingen. (2) Rampbestrijdingsplan Brzo-inrichtingen Veiligheidsregio Zeeland heeft 14 hoogdrempelige BRZO inrichtingen (stavaza april 2013) in haar gebied met daarbij horende rampbestrijdingsplannen. Deze plannen moeten worden geactualiseerd. Deze plannen kunnen worden vervangen door één generiek operationeel plan: rampbestrijdingsplan Brzo-inrichtingen. Planvorming: Daar waar voorheen voor elk bedrijf een specifiek plan werd geschreven, is het nog te ontwikkelen nieuwe plan één generiek plan voor alle VR-plichtige Brzo-inrichtingen. Dit generieke rampbestrijdingsplan BRZO-inrichtingen is gebaseerd op basis incidentscenario s die bij de Brzo-inrichtingen voor kunnen komen: brandbaar, explosief, toxisch, milieu en verstoring. De basis incidentscenario s uit het rampbestrijdingsplan zijn nadrukkelijk verbonden met het Regionaal Risicoprofiel Veiligheidsregio Zeeland. Alle basis incidentscenario s komen terug binnen de gekozen scenario s van het Regionaal Risicoprofiel. Voor elk bedrijf wordt aanvullend op het generieke plan een rampbestrijdingskaart (RBK) (informatiekaart) opgesteld met daarin opgenomen de meest essentiële bedrijfsspecifieke informatie. Deze RBK s worden beschikbaar gesteld aan de betrokken functionarissen (multidisciplinair). Vakbekwaam worden en blijven BRZO: Per BRZO-inrichting worden basis incidentscenario s voor de rampenbestrijding zoals beschreven in het generiek rampbestrijdingsplan BRZO-inrichtingen en specifiek vertaald voor iedere BRZOinrichting, jaarlijks beoefend door een mono-disciplinaire inzet en/of een voltallige CoPIbezetting. Het generiek rampbestrijdingsplan BRZO-inrichtingen wordt éénmaal in de drie jaar middels een oefening op juistheid, volledigheid en bruikbaarheid getoetst. Voor deze oefeningen is het van belang om de functionarissen die bij een incident een functie kunnen vervullen ook daadwerkelijk deelnemen aan deze oefeningen. Voor een aantal functionarissen kan dit een toename in het aantal oefeningen betekenen. Er dient afstemming te zijn met de toezichthoudende instanties/collega s zoals van Risicobeheersing, deze dienen immers periodiek aspecten te toetsen die aan kunnen sluiten bij de te plannen oefeningen

32 Generiek operationeel plan Het plan is een generiek operationeel plan, dat van toepassing is op de multidisciplinaire ongevallenbestrijding bij alle hoogdrempelige BRZO-inrichtingen in Veiligheidsregio Zeeland. Het plan is gericht op het gebruik ervan tijdens het eerste operationele optreden ter plaatse bij een ongeval, ramp of crisis en voor de functionarissen werkzaam binnen de hoofdstructuur in het Commando Plaats Incident (CoPI) het Regionaal Operationeel Team (ROT) en Gemeentelijk- of Regionaal Beleidsteam. De operationeel belangrijke informatie uit de plannen kan worden verwerkt in duidelijke en hanteerbare personeelsinstructies, draaiboeken die bij veel situaties toegepast kunnen worden en overzichtelijke checklisten waar de bruikbaarheid voorop staat en het hebben van een plan geen doel op zich is. Het plan dient ook te worden toegepast door de Gemeenschappelijke Meldkamer (GMK) en door de individuele leidinggevenden van de hulpverleningsdiensten en keten- en/of crisispartners, waaronder bijvoorbeeld de officieren van dienst van de verschillende disciplines. 3. besparing Het terugbrengen van de rampbestrijdingsplannen tot één generiek plan levert een besparing op ten aanzien van de oefencyclus en planvormen. Dit betekent dat in de praktijk Veiligheidsregio Zeeland het generieke plan wel op meerdere locaties moet (blijven) oefenen en ook de relatie tussen bedrijf en VRZ moet (blijven) beoefenen. De situatie is zodanig dat ook het periodiek oefenen van één plan (jaarlijkse systeemtest) meer is dan dat Veiligheidsregio Zeeland nu in kan voorzien. 4. beschikbare digitale datastromen In de toepassing van het plan wordt gebruik gemaakt van beschikbare digitale datastromen. Met specifieke bedrijfs- en omgevingsgegevens. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van verbeterde analysemethodieken, waarmee de beeldvorming van een incident accuraat en naar de actuele omstandigheden kan worden opgebouwd en welke de besluitvorming (met name de verwachte en werkelijke uitwerking van de genomen besluiten) ondersteunen. Van de gebruikers van dit plan wordt verwacht, dat zij bekend zijn met de aan dit plan gerelateerde plannen en procedures, zoals de GRIP- procedure en monodisciplinaire plannen

33 3.2 Projectvoorstel generiek plan BRZO-inrichtingen 1. Projecttitel Project generiek plan BRZO-inrichtingen 2. Uitvoerende organisatie(s) Veiligheidsregio Zeeland, Regionale brandweer Zeeland, GHOR Zeeland, Regionale Eenheid Zeeland - West-Brabant, Nationale Politie, Zeeuwse gemeenten, exploitanten BRZO-inrichtingen Zeeland, Rijkswaterstaat Zee- en Delta, Waterschap Scheldestromen, Defensie, en overige ketenpartners waaronder: Havenbedrijf Zeeland Seaports en eventueel omliggende VR n, ministeries, kennisinstituten en buurland België met de provincies Antwerpen, Oost-Vlaanderen en West-Vlaanderen. Bestuur Veiligheidsregio Zeeland, portefeuillehouder Industriële Veiligheid 3. Uitvoering namens 4. Projectleider Planvorming: Team incidentbestrijding, multidisciplinair specialist planvorming rampenbestrijding en crisisbeheersing en GIS, ing. P.D.Troost voor het onderdeel multidisciplinaire planvorming, operationele voorbereiding en hoofdstructuur BRZOinrichtingen. Team incidentbeheersing, multidisciplinair specialist vakbekwaamheid voor het onderdeel vakbekwaam worden en blijven BRZO. 5. Samenvatting project Veiligheidsregio Zeeland heeft een groot aantal hoogdrempelige BRZO inrichtingen in haar gebied met een groot aantal daarbij horende rampbestrijdingsplannen, waarvan 1 nog te ontwikkelen plan. Deze plannen moeten worden geactualiseerd. Om een kwaliteits, efficiëntie- en inhaalslag te behalen op het gebied van planvorming en vakbekwaamheid wil de Veiligheidsregio Zeeland, het team incidentbestrijding, een project starten om de rampbestrijdingsplannen voor de BRZO-inrichtingen te actualiseren. Deze rampbestrijdingsplannen kunnen worden vervangen door één generiek operationeel plan: rampbestrijdingsplan Brzo-inrichtingen. Het feit is dat er in Zeeland een achterstand is op het gebied van preparatie op de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Dit geldt met name ook voor het ontwikkelen, implementeren en oefenen van de rampbestrijdingsplannen voor BRZO-inrichtingen. De wettelijke termijnen die hiervoor gelden staan gedefinieerd in het Besluit Risico Zware Ongevallen 1999 (BRZO) en de Wet Veiligheidsregio s. De termijn voor het opstellen van een rampbestrijdingsplan voor een BRZO-bedrijf is één jaar na het ontvankelijk verklaren van de Veiligheidsrapportage van het bedrijf. De huidige stand (april 2013) is dat voor de in totaal 14 Zeeuwse BRZO-inrichtingen 14 rampbestrijdingsplannen zijn open vastgesteld. Het merendeel van deze moet gereviseerd worden. Dit betekent dat er een achterstand is. Onder deze condities streeft Veiligheidsregio Zeeland met haar partners er naar om in de vorm van het project rampbestrijdingsplan BRZO-inrichtingen deze werkzaamheden binnen gestelde termijnen te realiseren. Voor de procesbewaking bij het opstellen van de plannen en voor eventuele technische ondersteuning voor de rampbestrijdingsplannen dient expertise vanuit het team incidentbestrijding geleverd te worden. Een zeer belangrijk aspect van het totale project is de implementatie en het periodiek beoefenen van de rampbestrijdingsplannen. Immers een rampbestrijdingsplan moet meer zijn dan een papieren plan en moet tussen de oren worden gebracht bij de spelers in de rampenbestrijding en de crisisbeheersing. De wetgeving stelt hieraan de nodige eisen, waaronder het driejaarlijks beoefenen van de rampbestrijdingsplannen en het bijstellen van de plannen op basis van de oefenresultaten. Deze fase vraagt investeringen in de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van de oefeningen in de vorm van menskracht en middelen

34 Planvorming: Daar waar voorheen voor elk bedrijf een specifiek plan werd geschreven, is het nog te ontwikkelen nieuwe plan één generiek plan voor alle VR-plichtige Brzoinrichtingen. Dit generieke rampbestrijdingsplan BRZO-inrichtingen is gebaseerd op basis incidentscenario s die bij de Brzo-inrichtingen voor kunnen komen: brandbaar, explosief, toxisch, milieu en verstoring. De basis incidentscenario s uit het rampbestrijdingsplan zijn nadrukkelijk verbonden met het Regionaal Risicoprofiel Veiligheidsregio Zeeland. Alle basis incidentscenario s komen terug binnen de gekozen scenario s van het Regionaal Risicoprofiel. Voor elk bedrijf wordt aanvullend op het generieke plan een rampbestrijdingskaart (RBK) (informatiekaart) opgesteld met daarin opgenomen de meest essentiële bedrijfsspecifieke informatie. Deze RBK s worden beschikbaar gesteld aan de betrokken functionarissen (multidisciplinair). Vakbekwaam worden en blijven BRZO: Per BRZO-inrichting worden basis incidentscenario s voor de rampenbestrijding zoals beschreven in het generiek rampbestrijdingsplan BRZO-inrichtingen en specifiek vertaald voor iedere BRZO-inrichting, jaarlijks beoefend door een mono-disciplinaire inzet en/of een voltallige CoPI-bezetting. Het generiek rampbestrijdingsplan BRZOinrichtingen wordt éénmaal in de drie jaar middels een oefening op juistheid, volledigheid en bruikbaarheid getoetst. Voor deze oefeningen is het van belang om de functionarissen die bij een incident een functie kunnen vervullen ook daadwerkelijk deelnemen aan deze oefeningen. Voor een aantal functionarissen kan dit een toename in het aantal oefeningen betekenen. Er dient afstemming te zijn met de toezichthoudende instanties/collega s zoals van Risicobeheersing, deze dienen immers periodiek aspecten te toetsen die aan kunnen sluiten bij de te plannen oefeningen. Het rampbestrijdingsplan Brzo-inrichtingen is een generiek operationeel plan, dat van toepassing is op de multidisciplinaire ongevallenbestrijding bij alle hoogdrempelige BRZO-inrichtingen in Veiligheidsregio Zeeland. Het plan is gericht op het gebruik ervan tijdens het eerste operationele optreden ter plaatse bij een ongeval, ramp of crisis en voor de functionarissen werkzaam binnen de hoofdstructuur in het Commando Plaats Incident (CoPI) het Regionaal Operationeel Team (ROT) en Gemeentelijk- of Regionaal Beleidsteam. De operationeel belangrijke informatie uit de plannen kan worden verwerkt in duidelijke en hanteerbare personeelsinstructies, draaiboeken die bij veel situaties toegepast kunnen worden en overzichtelijke checklisten waar de bruikbaarheid voorop staat en het hebben van een plan geen doel op zich is. Het plan dient ook te worden toegepast door de Gemeenschappelijke Meldkamer (GMK) en door de individuele leidinggevenden van de hulpverleningsdiensten en keten- en/of crisispartners, waaronder bijvoorbeeld de officieren van dienst van de verschillende disciplines. Onderdeel van dit project is om onderdelen van het rampbestrijdingsplan verder te digitaliseren, waardoor de gegevens uit deze plannen beter toegankelijk, ontsluitbaar en beheersbaar worden voor de multidisciplinaire hulpverleners en bestuurders. Uitgangspunt hierbij is dat zoveel als mogelijk gebruik gemaakt gaat worden van reeds bestaande digitale bestanden in onze eigen organisaties bij de ketenpartners en andere overheden (voorbeelden hiervan zijn gegevens uit de Veiligheidsrapportages BRZO 99, risico s uit de provinciale risicokaart, gemeentelijke populatiebestanden, bestanden met bedreigde objecten etc.). Een nevendoel van het project is dat op deze wijze de voorbereiding op de rampenbestrijding en crisisbeheersing verder wordt versterkt door samenwerking, voorbereiding, veiligheidsbewustzijn en helder proceseigenaarschap. Uiteindelijk moet het project leiden tot een herkenbare, betrouwbare en efficiënte 34 46

35 6. Projectdoelstelling en resultaat uitvoering van de taken op het het terrein van fysieke veiligheid. Het project generiek plan BRZO-inrichtingen heeft als doelstelling om: Het project betreft het volgens de wetgeving en op basis van het beleid- en uitvoeringskader planvorming 4, het regionaal beleidsplan Veiligheidsregio , voor de realisatie van één generiek rampbestrijdingsplan BRZO-inrichtingen, wat vervolgens als uitgangspunt gebruikt dient te worden voor de actualisatie van alle rampbestrijdingsplannen BRZO-inrichtingen Veiligheidsregio Zeeland voor de jaren 2013, 2014 en 2015, De operationele bruikbaarheid is operationeel gemaakt in één generiek rampbestrijdingsplan BRZO inrichtingen. Hierbij is uitgegaan van de noodzakelijke en gewenste informatie, nieuwe methodieken waarmee noodzakelijke gegevens kunnen worden gegenereerd en de technische mogelijkheden om deze informatie ad hoc beschikbaar te maken. De operationele plannen bevatten de functiegerichte instructies / checklists en voorbewerkte gegevensbestanden ter ondersteuning van het operationele gebruik van de plannen door de sleutelfunctionaris in het veld. 7. Activiteiten Voor de ontwikkeling van het generieke rampbestrijdingsplan BRZO-inrichtingen worden op hoofdlijnen de volgende stappen onderscheiden: Uitvoering geven aan het planvormingsproces; Netwerk- en accountmanagement (duurzaam relatiebeheer) naar de exploitanten van de BRZO-inrichtingen; Uitwerken van de generieke scenario s; Uitwerken van de processen in samenhang o.a. bevolkingszorg, geneeskundige zorg, brandweerzorg, politiezorg, waterschapszorg, rijkswaterstaatzorg, exploitant, en overige processen ketenpartners; Uitwerken van het model rampbestrijdingsplan BRZO-inrichtingen; Implementatieanalyse en plan op hoofdlijnen met planning en control. Eenduidige interne en externe communicatie m.b.t. proces en product. Voor de ontwikkeling van de rampbestrijdingskaarten worden op hoofdlijnen de volgende stappen onderscheiden: beoordeling VR en bestuurlijk vastgestelde rampbestrijdingsscenario s; algemene beschrijving bedrijfsgegevens; vaststellen van effectcontouren; projecteren van effectcontouren op omgevingskaart; vaststellen relevante sectorverdeling van het bedreigde gebied; voorlopige tekening met informatie van inzetplannen; vaststellen van de bestrijdingsstrategie en tactiek; uitwerking van de processen in samenhang: bevolkingszorg, geneeskundige zorg, brandweerzorg, politiezorg, waterschapszorg, rijkswaterstaatzorg, exploitant, en overige processen ketenpartners; inventariseren van bijzondere hulpverleningsprocessen; uitwerking van bedrijfsspecifieke gegevens; invoegen in model met algemene teksten; 4 Uitvoeringskader planvorming versie 2.0 december Beleidsplan Veiligheidsregio Zeeland

36 De onderstaande inrichtingen (niet limitatief) zijn onderdeel van de actualisatie en ontwikkeling van de RBK s: Vopak Terminal Vlissingen B.V.; Eastman Chemical Middelburg B.V.; DOW BENELUX N.V.; ICL Industrial Products Terneuzen B.V.; Oiltanking Terneuzen B.V.; Yara Sluiskil B.V.; Rosier Nederland B.V.; Veembedrijf de Rijke B.V.; Arkema Vlissingen B.V.; INVISTA Polyester B.V.; Vesta Terminal Flushing Buitenhaven VTF1&2; Vesta Terminal Flushing Haven 9890 MTF3; Thermphos International B.V. Veembedrijf de Rijke B.V.. 8. Afbakening Het project betreft het volgens de wetgeving en op basis van het beleid- en uitvoeringskader planvorming 6, het regionaal beleidsplan Veiligheidsregio , voor de realisatie van één generiek rampbestrijdingsplan BRZO-inrichtingen, wat vervolgens als uitgangspunt gebruikt dient te worden voor de actualisatie van alle rampbestrijdingsplannen BRZO-inrichtingen Veiligheidsregio Zeeland voor de jaren 2013, 2014, 2015, Tijdsplanning 10. Eindproduct Voor alle rampbestrijdingsplannen voor BRZO-inrichtingen geactualiseerd en geïmplementeerd en middels oefening in de praktijk toegepast. Na de implementatiefase start de nafase- en beheersfase. Het generiek rampbestrijdingsplan BRZO-inrichtingen en de actualisatie rampbestrijdingsplannen is opgesteld, geïmplementeerd, geoefend en bijgesteld op basis van de oefenresultaten. 11. Totale kosten (indicatief) Activiteit planvorming Kosten in Dekking Personele kosten specialist (incl. projectleiding/ processturing) , uur x 50,- per uur Personele kosten diensten voor invullen van de planvormen , uur x 50,- per uur Bureaukosten 5.000,- Subtotaal ,- Activiteit vakbekwaamheid en planvorming De indicatieve kosten bedragen ,-, Deze kosten zijn begroot in het budget van het Team Incidentbestrijding Veiligheidsregio Zeeland. Het bedrag zal uit eigen middelen worden gefinancierd. Deze resterende bedragen zullen indien nodig via begrotingswijzigingen uit eigen middelen worden gefinancierd. Kosten voor het vakbekwaam worden en blijven worden meegenomen in de begroting van incidentbeheersing. 6 Uitvoeringskader planvorming versie 2.0 december Beleidsplan Veiligheidsregio Zeeland

37 3.3 Planning op hoofdlijnen generiek plan BRZO-inrichtingen Op basis van de planning is een doorlooptijd weken voorzien. Dit traject kan starten zodra een projectplan is opgesteld en vastgesteld. Deze werkzaamheden worden afgerond na ambtelijk en bestuurlijk commitment (multidisciplinaire integrale afstemming. De uitvoerende werkzaamheden zijn te plannen vanaf de eerste week start project. Na iedere fase vindt mondeling overleg plaatst tussen de teamleider team incidentbestrijding en de projectleider. De leden van de projectorganisatie ontvangen een kort digitaal verslag van deze voortgangsrapportage. Project: generiek rampbestrijdingsplan BRZO-inrichtingen actualisatie rampbestrijdingsplannen BRZO-inrichtingen en ontwikkeling RBK s Project : generiek rampbestrijdingsplan BRZO-inrichtingen en ontwikkeling RBK s Fase 1 Initiatiefase Fase 2 Ontwerpfase Fase 3 Realisatiefase Fase 4 Implementatiefase Fase 5 Nafase Fase Geplande startdatum Geplande einddatum Geplande tijdsindicatie Doorlooptijd in weken proces besluitvorming Inititiatiefase Ontwerpfase maand 2013 maand 2013 maand jaar maand jaar 2 weken 8* weken Proces MT-DT-DB-AB besluitvorming Realisatiefase maand 2013 maand jaar 52** weken + max. 6 weken totaal 62 weken Implementatiefase maand 2013 maand jaar 16 weken Totaal 78 weken Nafase, gebruiksen beheersfase structureel structureel structureel **Het proces ontwerpfase gaat standaard uit van 4 weken, echter gelet op de complexiteit en de planning wordt hier uitgegaan van 8 weken. *Het proces realisatiefase gaat standaard uit van 26 weken, echter gelet op het ontwerp en actualisatie van het rampbestrijdingsplan BRZO-inrichtingen en de ontwikkeling van de specifieke rampbestrijdingsplankaarten per BRZO-inrichting wordt hier uitgegaan van een 52 weken

38 3.4 Tijdlijn met mijlpalen 38 46