LOT 2016_3 OPDRACHT VOOR DE ONTWIKKELING EN IMPLEMENTATIE VAN EEN NIEUWE WEBSITE VOOR SOCIALEECONOMIE.BE

Transcriptie

1 LOT 2016_3 OPDRACHT VOOR DE ONTWIKKELING EN IMPLEMENTATIE VAN EEN NIEUWE WEBSITE VOOR SOCIALEECONOMIE.BE Aanduiding van relevante externe deskundige(n) Uiterste indieningsdatum offertes: Maandag 21 maart 2016 om 10u00 1

2 1. Algemene bepalingen 1.1. Opdrachtgever Deze opdracht wordt uitgeschreven door: in C vzw Kanunnik De Deckerstraat 20A 2800 Mechelen Hierna genoemd de opdrachtgever Situering Binnen het Vlaamse decreet betreffende de ondersteuning van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie en de stimulering van het maatschappelijk verantwoord ondernemen is onder meer voorzien in collectieve ondersteuning voor de sociale-economiebedrijven. Collectieve ondersteuning wordt daarbij gezien als het initiëren van een omvattend aanbod van ondersteunende diensten voor de sociale economie en haar sociale-economieondernemingen, dat beantwoordt aan hun specifieke behoeften op het vlak van bedrijfsvoering. Voor deze opdracht is eind 2012 een overheidsopdracht uitgeschreven die na een onderhandelingsprocedure midden 2013 is toegekend aan de organisatie in C. Dit is gebeurd via het goedkeuren van een convenant waarin alle verwachte output is neergeschreven samen met het overheidsbudget dat hiervoor ter beschikking staat. Deze convenant loopt van augustus 2013 tot juli Binnen het convenant wordt het aanbod collectieve ondersteuning gespecifieerd in 5 grote deelopdrachten: 1. het verstrekken van eerstelijnsinformatie over de sociale economie, onder meer over het beschikbare overheidsinstrumentarium; 2. de kennisopbouw, expertise- en instrumentontwikkeling voor de sociale economie 3. het organiseren van opleidings- en uitwisselingstrajecten die tot doel hebben de professionalisering en de kwaliteit van de sociale-economieondernemingen te bevorderen; 4. het organiseren van een specifiek aanbod voor startende ondernemingen in de sociale economie; 5. de promotie van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie. Als uiteindelijke begunstigden worden de (erkende) werkvormen binnen de sociale economie gestipuleerd: maatwerkbedrijven, maatwerkafdelingen, lokale diensteneconomie, coöperaties en activiteitencoöperaties (starterslabo s). Daarnaast krijgen ook potentiële starters binnen de sociale economie een duidelijke plaats. in C is een organisatie voor en door de sociale economie. De organisatie heeft als kernopdracht het ondersteunen van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie door collectieve dienstverlening voor sociale economie en de sociale economieondernemingen te formuleren en te organiseren. in C is een kleine organisatie (bestaande uit 3 werknemers) die maximaal inzet op samenwerking met bestaande ondersteuningsorganisaties uit diverse sectoren. Dit doet in C in een netwerk en samenwerkingsverband met diverse partners en deskundigen. Naar werkwijze worden meermaals per 2

3 jaar oproepen gelanceerd in de markt voor diverse ondersteuningsopdrachten waarop dan mag ingetekend worden door geïnteresseerde ondersteuners. Alle dossiers die binnenkomen worden beoordeeld en gegund op basis van een standaardprocedure. De afspraken met de weerhouden onderaannemers worden vastgelegd in een contract. Alle trajecten worden opgevolgd en tussentijds en achteraf geëvalueerd (met klantentevredenheid als ultieme toetssteen). Voor het aanbod vertrekt in C zoveel mogelijk vanuit de behoeften van de finale begunstigden en er wordt zoveel mogelijk afgestemd met andere lopende initiatieven en oproepen. Voor nog meer achtergrondinformatie over de werking van in C en de sociale economie in Vlaanderen, verwijzen we naar de websites en de portaalsite Voorwerp van de opdracht De gunning van deze opdracht gebeurt volgens de procedure van gunning via onderhandelingen. Dit bestek is bedoeld als gemeenschappelijke basis om de offertes van de verschillende inschrijvers te vergelijken. Na de onderhandelingen gebeurt de effectieve gunning door ondertekening van een contract. De opdracht omvat de aanduiding van relevante externe deskundigen voor de ontwikkeling van een nieuwe website voor socialeeconomie.be. Deze opdracht kadert binnen de hierboven beschreven opdracht van in C vzw om uitvoering te geven aan het convenant tot organisatie en uitvoering van een ondersteuningsorgaan ten behoeve van de sociale economie in Vlaanderen, afgesloten tussen de Vlaamse Regering en in C vzw, ondertekend door beide partijen op 02/08/2013. U kan dit convenant terugvinden op De artikelen van het convenant waarop deze opdracht betrekking heeft zijn onder andere: - Art t.e.m. art. 5.16: ontsluiting van inhoudelijke en technische informatie met betrekking tot de sociale economie - Art t.e.m. art. 5.22: ontsluiting van informatie over het beschikbare kwaliteitsvolle ondersteuningsaanbod en over de aanbieders - Art t.e.m. art. 5.25: aanvullen van de nieuwsrubriek en agenda - Art. 5.29: de garantie van kwaliteit van de helpdesk door de publicatie van FAQs - Art t.e.m art. 5.35: de gebruiksvriendelijkheid, toegankelijkheid, stakeholderbetrokkenheid en interactiviteit, proactiviteit en responsiviteit van de website - Art : de ontwikkeling en het onderhoud van de website We verwijzen naar hoofdstuk 3 van dit bestek voor de inhoudelijke bepalingen van de opdracht Doelpubliek De primaire doelgroep zijn enerzijds erkende bestaande sociale economie ondernemingen (maatwerkbedrijven, maatwerkafdelingen, LDE, coöperaties, activiteitencoöperaties/starterslabo s) en anderzijds potentiële starters binnen de sociale economie, conform het ondersteuningsdecreet artikel 4 par. 2. De secundaire doelgroep is het brede publiek, inclusief intermediairs, lokale overheden en ondersteuners. De twee verschillende doelgroepen zullen verschillende toptaken (verschillende noden en doelen) verwachten van de website. 3

4 2. Voorschriften 2.1. Indiening offertes De uiterste indieningsdatum van de offertes is maandag 21 maart 2016 om 10u00. De offertes en bijhorende documenten, worden digitaal en in pdf, ingediend op het volgend adres: Eventuele bijkomende inlichtingen of inhoudelijke vragen over het bestek, kunnen de inschrijvers schriftelijk stellen tot uiterlijk dinsdag 15 maart 2016 bij: Kathelijn Vanhaute, communicatieverantwoordelijke in C, op volgend adres: Het antwoord op deze vragen zal na deze datum schriftelijk aan alle inschrijvers worden meegedeeld. Indieners die geen vragen hebben gesteld, kunnen zich tot uiterlijk dinsdag 15 maart 2016 kenbaar maken via bovenstaand adres, zodat ook zij de schriftelijke vragen en antwoorden ontvangen Vorm en inhoud van de offerte De offerte moet worden ingevuld op de bijhorende formulieren: - Deel 1: Prijs en deskundigheid - Deel 2: Methodologie en relevantie - Bijlagen (indien van toepassing): Ondertekende intentieverklaringen partners / onderaannemers Elk formulier en elke bijlage moet in een afzonderlijk pdf document worden ingediend Samenwerking met onderaannemers De indiener vermeldt, in deel 1 van het offerteformulier, welk gedeelte van de opdracht hij zal uitbesteden en vermeldt de identiteit en rol van de onderaannemers die hij voorstelt. Elke onderaannemer ondertekent een intentieverklaring (cfr. formulieren in bijlage). De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Wanneer blijkt dat in de looptijd van het contract, de inzet van andere onderaannemers nodig is, wordt in C op voorhand op de hoogte gesteld Duur en uitvoeringstermijn van de opdracht De opdracht vangt aan vanaf de datum bepaald in de gunning van de opdracht, en verschilt naar oplevering voor de diverse onderdelen. Na onderhandeling kan onderstaande timing eventueel worden aangepast. 4

5 Datum 1 maart 2016 Lancering opdracht 21 maart 2016 Uiterste datum indienen offerte April 2016 Gunning van de opdracht opmaak contract April 2016 Overleg met de opdrachtgever aanvang van de opdracht (gebruikersonderzoek) Juli 2016 Oplevering van wireframes en design Juli 2016 Tussentijdse evaluatie met opdrachtgever Augustus 2016 Opstart programmatie December 2017 Oplevering website Maart 2017 Tevredenheidsmeting gebruikers en eindevaluatie met de opdrachtgever 2.5. Prijs Deze opdracht is een opdracht voor een globale prijs die maximaal (excl. BTW) bedraagt Gunningscriteria Kwalitatieve gunningscriteria (85/100) Methodologie en relevantie (55/100) Dit onderdeel moet alle activiteiten bevatten die zullen worden opgezet, hoe deze zullen uitgevoerd worden en waarom deze bijdragen tot het geheel. Bij het uitschrijven van de activiteiten binnen de verschillende deelopdrachten, moet aandacht besteed worden aan onderstaande elementen die meegenomen worden in de beoordeling van de dossiers: Beschrijf uw algemene visie op de opdracht. Beschrijf de gebruikte methodiek en de onderbouwing van deze methodiek. Geef gedetailleerd aan op welke manier u gebruikersonderzoek zal uitvoeren. Geef alle activiteiten in een helder en overzichtelijk stappenplan weer. Dit stappenplan omvat minimaal: opsomming van activiteiten, verwachte resultaten/output (zie ook 3.2), betrokkenen, timing en fasering. Geef aan hoe de database in een later stadium kan worden geïntegreerd. Geef aan hoe en in welke stap u de huisstijl richtlijnen van de Vlaamse overheid integreert. Geef voor elk onderdeel van de opdracht het totaal aantal mandagen aan dat voorzien wordt voor dat onderdeel. Omschrijf hoe het stappenplan zal worden opgevolgd en gemonitord (intern en naar in C). Geef aan wie de SPOC (single point of contact) is gedurende het proces. Deskundigheid (30/100) Binnen dit criterium geeft de indiener, zowel voor de eigen organisatie als voor de onderaannemers/partners waarmee wordt samengewerkt, een overzicht van bewezen deskundigheid m.b.t. het onderwerp van deze opdracht. Hierbij hoort 5

6 Een overzicht van de personen die op de opdracht zullen worden ingezet (incl. verantwoordelijken), met hun respectievelijke CV s Een referentielijst van gelijkaardige opdrachten met contactgegevens van het aanspreekpunt Een beschrijving van de rol en meerwaarde van de mogelijke partners/onderaannemers, met hun respectievelijke CV s Geef hierbij een duidelijke omschrijving van taken, rollen en verantwoordelijkheden, waarbij van elke partner een substantiële inbreng wordt verwacht en in het geval van partnerschappen, en een duidelijke meerwaarde van samenwerking. Van elke partner wordt verwacht dat er een intentieverklaring wordt ondertekend. De ondertekende intentieverklaringen maken integraal deel uit van het dossier. Om een vlot proces te garanderen, geeft de opdrachtgever er de voorkeur aan dat het ontwerp van de wireframes, de programmatie en de uitvoering/implementatie door eenzelfde organisatie gebeurt. Indien dit niet mogelijk is, dient de indiener aan te tonen dat er een zeer nauwe samenwerking is tussen de organisaties, en dat de werkwijze doorheen het hele proces op elkaar afgestemd is. De beoordeling van de deskundigheid zal gebeuren op basis van volgende elementen: Gespecialiseerde kennis over en ervaring met gebruikersonderzoek, user experience design en daaraan gekoppeld het ontwikkelen van wireframes die user friendly zijn Gespecialiseerde kennis over gebruiksvriendelijke CMS systemen en open source software ontwikkkeling Gespecialiseerde kennis over en ervaring met online copywriting en de implementatie van SEO in de teksten Gespecialiseerde kennis over en ervaring met online vormgeving en het grafisch uitwerken van de ontworpen wireframes Ervaring met de online toepassing van de huisstijl richtlijnen van de Vlaamse overheid Duidelijke omschrijving van rollen, taken en verantwoordelijkheden van de diverse betrokkenen. Idealiter gebeurt de uitvoering van de verschillende onderdelen van het proces door één organisatie. Indien niet, toont de indiener de mate van samenwerking en afstemming tussen partners in de verschillende stappen van het proces aan. Geef hierbij aan hoe de samenwerking en afstemming wordt georganiseerd Prijs (15/100) De prijs mag niet hoger liggen dan (excl. BTW), alles inbegrepen. De prijsopgave omvat een all-in prijs voor de realisatie van de onderscheiden outputs (zowel kosten voor ontwikkeling, personeelskosten, organisatiekosten incl. vervoersonkosten, eventuele zaalhuur en catering, ). Extra kosten kunnen niet vergoed worden. Geef hierbij nog volgende aspecten aan: - Een budgettaire inschatting van het gebruikersonderzoek en eventuele focusgroepen, inclusief de aanduiding van wat er binnen dit budget voorzien is; - De eenheidsprijs per mandag en dit voor de volledige tijdspanne waarop de opdracht betrekking heeft; - Een uitdrukkelijke en schriftelijke aanduiding van de eventuele meerkosten voor extra, nietinbegrepen, dienstverlening. De beoordeling van de prijs gebeurt als volgt: 6

7 Het dossier met de laagste prijs (bekeken als geheel van deelprijzen van de verschillende outputs) krijgt het maximum van de punten. De andere dossiers krijgen verhoudingsgewijs punten. De quotering van het dossier zal verkregen worden volgens de formule: X = 15 * Y/Z X = quotering bekomen voor het geëvalueerde dossier Y = bedrag van het goedkoopste dossier Z = totaalbedrag van het dossier dat het onderwerp van de evaluatie uitmaakt 2.7. Vervolg beoordelings- en gunningsprocedure De ingediende offertes worden gelezen en beoordeeld door minstens 3 door de opdrachtgever geselecteerde beoordelaars, op grond van hun expertise en onafhankelijkheid. De offertes worden beoordeeld op grond van de gunningscriteria zoals hierboven opgenomen en weergegeven in het offerteformulier. De opdrachtgever maakt een rangschikking van de ingediende dossiers in volgorde van de behaalde score op bovenstaande gunningscriteria. Het bestek en alle ingediende offertes zijn de gemeenschappelijke basis op grond waarvan de opdrachtgever zal vergelijken en kan onderhandelen met de verschillende inschrijvers. Op basis van de opdracht beschreven in onderdeel 3, zullen tijdens de onderhandelingen resultaatsverbintenissen en timing worden besproken en vastgelegd. De definitieve prijzen worden bepaald tijdens de onderhandelingen, mede op basis van de prijszettingen van de overige mededingers en van eventuele bijsturingen van het voorwerp van de opdracht. De indiener aan wie de opdracht wordt gegund, ontvangt een gunningsverslag met een verantwoording van de scores en aanbevelingen voor de uitvoering. De indieners aan wie de opdracht niet werd gegund, ontvangen eveneens een beoordelingsverslag met een verantwoording van de behaalde scores. Voor aanvang van de opdracht wordt een contract opgemaakt waarin de wederzijdse verbintenissen tussen beide partijen, in C als opdrachtgever en de uitvoerder, zijn opgenomen Facturatie De concrete bepalingen i.v.m. facturatie zijn opgenomen in het contract. De opdrachtgever verbindt zich ertoe te betalen binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur. Voor opdrachten die uit verschillende deelopdrachten bestaan, kan de facturatie gebeuren na oplevering van een specifieke deelopdracht. De factuur wordt pas uitbetaald nadat de nodige bewijsstukken werden opgeleverd door de uitvoerder. Dit zijn minimaal de outputs zoals omschreven in dit lot (cfr. 3.2.) en zoals opgenomen in het aan de uitvoerder gegunde dossier. Er kunnen twee facturen worden opgemaakt, 1 tussentijdse factuur en 1 eindfactuur bij het beëindigen van de looptijd van het contract. De facturatie dient te worden voorzien van een verslag met een beschrijving van de uitgevoerde activiteiten en een overzicht van de opgeleverde outputs Communicatie, promotie en eigendomsrecht 7

8 In alle communicatie, documentatie en promotie dient te worden rekening gehouden met de richtlijnen van de Vlaamse Overheid. Deze richtlijnen kunnen op aanvraag bekomen worden. Alle instrumenten en zaken die opgeleverd worden binnen de opdracht, worden eigendom van de Vlaamse Overheid en mogen nadien door de uitvoerder enkel gebruikt worden met hun uitdrukkelijke toestemming. 8

9 3. Inhoudelijke bepalingen 3.1. Situering van de opdracht Historiek website Zoals hierboven al gesteld, wordt binnen het convenant het aanbod collectieve ondersteuning gespecifieerd in vijf grote deelopdrachten. De website socialeeconomie.be speelt in elk van deze deelopdrachten een essentiële rol en maakt op die manier een cruciaal onderdeel van het convenant uit. De nadruk ligt evenwel op opdracht 1 en 5. Opdracht 1, het verstrekken van eerstelijnsinformatie over de sociale economie, onder meer over het beschikbare overheidsinstrumentarium, bevat nagenoeg uitsluitend artikels die betrekking hebben op de website. Van opdracht 5, de promotie van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie, maakt de website een substantieel onderdeel uit. De website wil een kennisplatform zijn voor sociale ondernemers en het brede publiek. Mede daarom is de inhoud ervan veelomvattend. De informatie op socialeeconomie.be is thematisch gebundeld. De webstek bevat onder andere een databank van sociale economie ondernemingen (valt buiten het onderwerp van deze opdracht), een grote hoeveelheid inhoudelijke en technische informatie over de sociale economie, een nieuwsrubriek en kalender, een FAQ onderdeel met contactgegevens van de helpdesk, een zoekfunctie en verschillende e-learnings. De domeinnaam en inhoud van de website socialeeconomie.be zijn eigendom van de Vlaamse overheid sinds de ondertekening van het convenant in augustus Voordien was de website eigendom van VOSEC vzw, de voorloper van in C. Het dagelijks beheer (onderhoud en actualisering) van de website gebeurt door in C in opdracht van de Vlaamse overheid. Bij de start van het convenant in 2013 is begonnen met de vernieuwing van de website. In april 2014 werd de vernieuwde socialeeconomie.be gelanceerd. Een nieuwe huisstijl werd ontwikkeld. De url socialeeconomie.be wordt vandaag als merknaam gebruikt en komt terug in alle communicatie. Samen met de huisstijl zijn de vormgeving en inhoud vernieuwd. De database (CiviCRM) is overgenomen en in de nieuwe site ondergebracht mits een technische update. Op de website socialeeconomie.be is een kalender geïntegreerd met uiteenlopende activiteiten gericht op de sector van de sociale economie ( Deze activiteiten, meestal opleidingen, vormingen, seminaries of evenementen, zijn georganiseerd door in C of door derden. Wekelijks worden hier updates aan gedaan. In het voorjaar van 2015 is deze agenda helemaal vernieuwd. Een filter stelt de gebruiker in staat enkel de activiteiten binnen zijn eigen provincie weer te geven. De agenda is overzichtelijk weergegeven per maand. De gebruiker kan doorklikken op elke activiteit en komt dan op een pagina met gedetailleerde informatie en contactgegevens. In dezelfde periode zijn acties ondernomen om pakketten, kennis, tools, opleidingen, gebruiksvriendelijker en toegankelijker te maken. Zo is een nieuwe functionaliteit opgezet om praktijkinstrumenten op een gebruiksvriendelijke en aantrekkelijke manier weer te geven. Daarnaast is de e-learning module vernieuwd om deze functionaliteit gebruiksvriendelijker en aantrekkelijker te maken. Om de website beter hanteerbaar te maken, is werk gemaakt van de optimalisatie van de online datastructuur. Dubbels, verloren testomgevingen en onnodige files werden opgeruimd. We zorgden voor een used file optimalisatie waarbij we de koppeling van files/website nakeken en zeer grote files optimaliseerden (bv. video s op juiste formaat, PDF omzetten, ). We zorgden voor nazicht en opruiming van de database: verloren links, volle velden met verwijzingen naar onbestaande zaken werden opgeruimd. We maakten back-ups van site files en database. 9

10 Het dagelijkse beheer van de website wordt uitgevoerd door in C, samen met communicatiebureau Idearté. Meerdere keren per week doen we updates aan de site. Daarnaast wordt er momenteel verder gewerkt aan de implementatie van nieuwe e-learnings. De CiviCRM - database zoals die vandaag bestaat, zal net als de website worden vernieuwd en in een later stadium geïmplementeerd. Sociale media en nieuwsbrieven Vanaf de aanvang van het convenant werd er een sociale media strategie ontwikkeld om een fanbase op te bouwen. Socialeeconomie.be is aanwezig op Twitter (@Socialeeconomie), Facebook ( LinkedIn Groups (Sociale Economie Vlaanderen) en YouTube. Via deze sociale netwerkkanalen interageren we met het doelpubliek. Daarnaast maken stakeholders nieuws, artikels, evenementen, enz. kenbaar zodat snel en adequaat info kan worden verspreid via die kanalen en via de portaalsite. Omgekeerd wordt de informatie op de portaalsite ook snel verspreid via het uitgebreide netwerk van gebruikers/leden van sociale netwerken. Midden januari 2016 heeft socialeeconomie.be op Twitter 833 volgers, op Facebook 802 likes en 1132 leden in de LinkedIn groep. We maken gebruik van Hootsuite analyses om de sociale media strategie maandelijks te evalueren en bij te sturen. Tweewekelijks versturen we een nieuwsbrief naar 1344 abonnees. We bereiken een divers publiek binnen het veld van de sociale economie. Abonnees zijn meestal directeurs en stafleden van sociale economie ondernemingen, verspreid over heel Vlaanderen. Gemiddeld opent 37% van de abonnees de nieuwsbrief. 38,73% van hen klikt door op één of meerdere artikels. Elke nieuwsbrief bevat een zestal items. We besteden veel aandacht aan een evenwicht tussen enerzijds informatieve en anderzijds meer ludieke items. We werken met rubrieken, om een goed inhoudelijk evenwicht tussen de verschillende items te behouden. De lezer kan doorklikken op elk nieuwsitem en komt dan op een uitgebreidere landingspagina op de website of eventueel de website van de organisatie in kwestie. In de linker kolom is een kalender geïntegreerd met de eerstkomende activiteiten in het ruime veld van de sociale economie. Deze kalender komt overeen met de kalender op de portaalsite. Bezoekerscijfers en trafiekanalyse in C maakt gebruik van Google Analytics om het verkeer op socialeeconomie.be te monitoren. Dit gebeurt sinds maart 2015, voordien werkten we met hosting monitoring. Met Google Analytics zijn we in staat het verkeer en de gebruikers te analyseren, de bronnen, locaties, interesses, gebeurtenissen, enz. Hieronder bij wijze van voorbeeld een analyse voor de maanden maart mei In het leeftijdsprofiel is volgens Google Analytics de groep jarigen het sterkst vertegenwoordigd, met 31%. In het geslachtsprofiel zien we een oververtegenwoordiging van vrouwelijke bezoekers (62%). 10

11 In het profiel volgens geografische herkomst zijn er weinig verrassingen. De herkomst van de bezoekers stemt min of meer overeen met de bevolkingsverdeling in Vlaanderen. Brussel is wellicht oververtegenwoordigd om het grootste deel van de trafiek op socialeconomie.be tijdens de kantooruren gebeurt. Veruit het grootste deel (60%) van de bezoeken op socialeconomie.be komt via een zoekmachine. 23% komt direct, na het ingeven van het adres in de browser of via een bookmark; 15% komt via een link op een andere site en 3% via een link op sociale media. De belangrijkste referrers (trafiek via een link op een andere site) zijn in-c.biz, de site van de VDAB en economie.klantenweb.be. Bij de sociale media is Facebook de belangrijkste bezorger van trafiek. Gemiddeld bekijken bezoekers 3.3 pagina s op de site en blijven ze 3 minuten. Iets minder dan de helft van de bezoekers (49%) zijn bouncers, bezoekers die maar één pagina bekijken. Bij een groepering volgens rubriek merken we dat de pagina s uit de databank van ondernemingen uit de sociale economie veruit het meest bekeken worden: 35% van de totale pageviews. De node pagina s, goed voor 17% van de pageviews, zijn pagina s die niet benoemd zijn volgens de sitestructuur en die we dus niet kunnen toewijzen aan een rubriek. In de onderzochte periode zien we dat de pagina s over het toekomstforum druk geconsulteerd werden: 2,757 pageviews of 4% van de totale pageviews. De pagina s uit de databank van ondernemingen uit de sociale economie, die dus samen goed zijn voor 35% van de totale pageviews op socialeeconomie.be, scoren ook goed als landingspagina. Een kwart van de bezoeken landt op een van deze pagina s als eerste pagina van een bezoek aan de site. Tot op heden zijn er steekproefsgewijze bevragingen van gebruikers geweest, maar nog geen systematisch en onderbouwd gebruikersonderzoek. De kans is evenwel groot dat de twee verschillende doelgroepen (zie punt 1.2. Doelgroepen) verschillende verwachtingen ten aanzien van de website hebben. Wij verwachten dat de sociale economie ondernemingen en starters vooral eerstelijnsinformatie, expertise, kennis en instrumenten en informatie over opleidingen zoeken. De starters zullen daarnaast hoogstwaarschijnlijk ook een specifiek aan bod naar starters wensen. Het brede publiek kan op de website zoeken naar basisinformatie over sociale economie en/of coöperaties. De website dient hier op in te spelen door deze basisinfo vlot toegankelijk aan te reiken. Daarnaast dient de site naar het brede publiek mee te zorgen voor promotie van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie. Probleemstelling Het laatste jaar botsen we echter hoe langer hoe meer op de beperkingen van de huidige site. - Op het vlak van user experience: De herkenbaarheid op elke pagina laat te wensen over. De home page maakt niet meteen duidelijk waar de site voor staat, wat de gebruiker er kan vinden en welke de meerwaarde de site hem of haar biedt. De navigatiestructuur is te complex, niet altijd consequent en niet overal aanwezig. Er is onvoldoende duidelijke hiërarchie tussen de verschillende navigatie-elementen. Momenteel worden er te veel navigatiestructuren door elkaar gebruikt. De vindbaarheid van informatie laat te wensen over, de toptaken worden niet altijd snel teruggevonden. Niet alle pagina s hebben duidelijke pagina titels, die consistent toegepast worden en overeenkomen met de menu-items of links. De oriëntatie is onvoldoende consequent doorheen de website. 11

12 De zoekfunctie kan verbeterd worden, zowel naar design als technisch. Er worden hier en daar al tags gebruikt om inhoud te labelen, maar nog lang niet overal. De vormgeving kan worden verbeterd door o.a. een goed contrast tussen voor- en achtergrondkleur, een correct gekozen en goed leesbaar lettertype. - Op esthetisch vlak: De huisstijl van de Vlaamse overheid is deels geïmplementeerd en dient verder geïntegreerd te worden. De lichtblauwe en grijze tinten geven een eerder kille en zakelijke indruk. Ze weerspiegelen niet de Economie met emotie inspireert slagzin. We beschikken sinds kort over een fotodatabank met warme portretten uit de sector. Deze zouden geïntegreerd moeten worden. Door de grote topbalk valt de eigenlijke inhoud bijna volledig buiten beeld. - Op technisch vlak: We gaan uit van een mobile first filosofie, maar het responsive design werkt niet altijd. De deelbaarheid is beperkt, er zijn te weinig sociale media links geïntegreerd bij relevante content. De ingekapselde externe cms (Civi CRM) die nu de database draait in het bestaande platform, zorgt voor veel developing problemen. Het CRM systeem om de website te beheren, is weliswaar open source, maar onvoldoende gebruiksvriendelijk, eenvoudig en intuïtief. We missen een gebruiksvriendelijk (voor bezoeker en administrator) systeem om instrumenten en inventarissen te valoriseren op de website. Momenteel staat het nieuwsbrief systeem los van de website. Er is geen importfunctie die nieuwsberichten en agenda items rechtstreeks in nieuwsbrieven importeert, waardoor er dubbel werk wordt gedaan. Er is voor de administrator geen gebruiksvriendelijke mogelijkheid om formulieren op te maken. De kalender en het onderdeel opleidingen zijn niet geïntegreerd, waardoor alle opleidingen twee keer moeten ingegeven worden. Op inhoudelijk vlak: Er dient een SEO oefening te gebeuren op de inhoud. Er is enorm veel inhoud beschikbaar op de website. Zoveel dat door de bomen het bos niet meer te zien is. De grote hoeveelheid pagina s dient afgeslankt te worden, zodat enkel de meest relevante inhoud overblijft. De inhoud van de website dient te worden geïntegreerd en via een aparte ingangspoort/url toegankelijk te worden Concrete doelstellingen en verwachte outputs Rekening houdend met de hierboven gestelde opdrachten en de probleemstelling, willen we komen tot een nieuwe socialeeconomie.be. Deze staat online op een adres bepaald door de opdrachtgever. Bij de oplevering van de website levert de opdrachtnemer ook een handleiding op waarmee we het dagelijkse beheer van de site kunnen voorzien. Drie maanden na de oplevering verzorgt de opdrachtnemer een tevredenheidsmeting over de nieuwe website naar de gebruikers. 12

13 De ontwikkeling van een nieuwe website bestaat voor ons minimaal uit volgende onderdelen: De definitie van een online strategie (onder andere met hulp van gebruikersonderzoek) Uitwerking van de informatiearchitectuur van de website Definitie van de content strategie van de website Ontwikkelen van wireframes voor de nieuwe website Ontwikkelen van een design voor de nieuwe website, in de huisstijl van de Vlaamse overheid Programmatie en migratie van de informatie op de bestaande website De hosting van de nieuwe website zal gebeuren via Kanooh, waarmee de Vlaamse overheid een raamcontract heeft afgesloten. Voor MVOVlaanderen.be is deze hosting bij Kanooh al een feit. Het onderhoud van de website valt buiten deze opdracht. De ontwikkeling van een nieuwe database valt buiten deze opdracht. Wel dient de bestaande database te worden geïntegreerd en/of in een later stadium de nieuwe database. Meer gedetailleerde omschrijving van de opdracht Definitie van een online strategie als basis In de online strategie worden de verwachtingen van de gebruikers gekoppeld aan de doelstellingen van socialeeconomie.be. Dit is de vertrekbasis voor de verdere uitwerking van de nieuwe website. Voor ons gaat de online strategie onder andere over: hoe vergroten we het bereik van socialeeconomie.be, hoe positioneren we socialeeconomie.be naar de doelgroepen, wat zijn de toptaken van de website, welke kanalen gebruiken we op welke manier, wat is de wisselwerking tussen de verschillende kanalen, Bij kanalen denken we aan onze LinkedIn groep, Twitter account, Facebook pagina, YouTube kanaal, maar ook aan bijvoorbeeld de nieuwsbrief. De uitwerking van de strategie steunt onder andere op degelijk gebruikersonderzoek. Hierbij gebeurt een grondige analyse van de (potentiële) gebruikers van de website. Waar gaan zij naar op zoek? Wat is hun verwachtingspatroon? Hoe komen ze op de site terecht? Wat is de impact van de nieuwsbrief? Wat zijn de belangrijkste zoekwoorden/ landingspagina s/ doorverwijzers? Dit onderdeel is essentieel, maar mag relatief niet te veel tijd in beslag nemen. We verwijzen hiervoor naar de voorgestelde uitvoeringstermijn in 2.4. Ook de analyse van de resultaten van Google Analytics worden meegenomen in de strategie. Informatiearchitectuur, content strategie, wireframes en design 13

14 Uitwerking van de informatiearchitectuur van de website. We willen dat informatie vindbaar, verstaanbaar en bruikbaar is. Met andere woorden, de juiste informatie op de juiste plaats. We streven naar een optimaal user experience design. Definitie van de content strategie van de website. Wat zijn de toptaken voor de doelgroepen? Welke inhoud wil socialeeconomie.be naar de doelgroepen meegeven? Hierbij worden ook de inhoudelijke doelstellingen uit het convenant meegenomen. Ontwikkelen van wireframes voor de nieuwe website. Het ontwerp van de nieuwe website wordt voorgelegd aan de opdrachtgever zodat wij een duidelijk beeld krijgen van de werking van de website en hoe deze er in grote lijnen zal uitzien. Bijsturing is mogelijk in deze fase. Ontwikkelen van een design voor de nieuwe website. Welk kleurgebruik, iconografie, titulatuur, wordt gebruikt? Dit alles binnen de huisstijl van de Vlaamse overheid. De foto s van mensen uit de sector uit onze fotobibliotheek worden geïntegreerd. Het ontwerp is gebaseerd op de strategie en wordt afgetoetst met de opdrachtgever, zodat bijsturing onderweg mogelijk is. Programmatie en migratie van de informatie op de bestaande website Als opdrachtgever willen we tijdens het eigenlijke bouwen van de nieuwe website, de vinger aan de pols houden. Het moet mogelijk zijn op regelmatige tijdstippen feedback te geven op elk nieuw opgeleverd onderdeel. Bij de migratie van de informatie op de bestaande site, verwachten we dat de opdrachtnemer samen met de opdrachtgever de bestaande informatie evalueert en inventariseert. Om tot een succesvol resultaat te komen, zal dit deel van de opdracht in nauwe samenwerking met de opdrachtgever uitgevoerd moeten worden. Volgende vragen zijn van belang bij de screening van de inhoud: Welke informatie kan geschrapt worden? Welke informatie is gedateerd of overbodig? Is er informatie die op meerdere plaatsen terugkomt? Is de informatie nog correct? Inventariseren van voorbeelden, publicaties en instrumenten naar sector, regio, thema (belangrijk voor zoekfunctie) Zijn alle thematische rubrieken volledig ingevuld? Zijn er delen van de bestaande website (zoals de bestaande e-learnings) die kunnen worden meegenomen? De teksten die behouden blijven voor de nieuwe website, worden geëvalueerd op hun doeltreffendheid. Indien nodig, worden ze herschreven door de opdrachtnemer. We verwachten dat in de teksten van de nieuwe website SEO (zoekmachine optimalisatie) verweven zit. Naast de inhoud van socialeeconomie.be, dient ook de relevante inhoud van de website te worden geïntegreerd en via een aparte ingangspoort/url toegankelijk te worden. Het aanleveren van nieuwe inhoud voor het onderdeel over coöperatief ondernemen, is voorzien via een andere opdracht en al toegewezen aan een partnership met expertise ter zake. Daarnaast is er recent een marktonderzoek over coöperatief ondernemen in Vlaanderen uitgevoerd. De resultaten hiervan en de communicatiestrategie die er uit is voortgevloeid, dienen te worden meegenomen in de strategie van het onderdeel van de website over coöperatief ondernemen. 14

15 Criteria waaraan de website moet voldoen Responsiveness o Lezen en navigeren moet makkelijk mogelijk zijn over een breed scala van schermformaten, in verschillende besturingssystemen en op de meest gangbare browsers o We gaan uit van een mobile first filosofie Usability (front-end & backend) o De website staat in het teken van de gebruiker en speelt in op zijn noden en verwachtingen door onder andere: De home page maakt meteen duidelijk waar de site voor staat, wat de gebruiker er kan vinden en welke meerwaarde de site hem of haar biedt De navigatiestructuur is transparant, consequent en overal aanwezig Informatie is snel terug te vinden De oriëntatie is consequent doorheen de website De zoekfunctie werkt zoals het moet. De content van de website is gelabeld. De teksten zijn goed leesbaar Het aantal clicks om bij gezochte informatie te komen, is minimaal o Voor de administrator moet het CMS systeem als een front-end gezien worden waarbij usability zeer belangrijk is. We willen met andere woorden een flexibel en vlot hanteerbaar CMS systeem. Copywriting o Doeltreffende en leesbare teksten waarbij de copy is aangepast aan het web (Flesch/Douma-score: streefcijfer van 50) o Integratie van SEO in de teksten en in de structuur en opbouw Flexibiliteit en modulaire opbouw o Zodat we op termijn een nieuwe database makkelijk kunnen integreren o Flexibiliteit om in te spelen op relevante trends in online communicatie Stakeholderbetrokkenheid, interactiviteit en deelbaarheid o Via integratie van sociale media o Via gebruiksvriendelijke formulieren Open source CMS systeem o Zodat we als opdrachtgever niet gebonden zijn aan een partij om de site te onderhouden. o De code en de handleiding zijn vrij beschikbaar Toegankelijkheid o De website is goed toegankelijk. Voor het design doet de aanbieder een onderbouwd voorstel van de te volgen guidelines (bijvoorbeeld de WCAG ( Technische vereisten o Snelheid, performantie o Mogelijkheid om bestaande civi CRM database te integreren en deze in een latere fase te vervangen door een nieuwe database 15

16 o o o o o Een gebruiksvriendelijk (voor bezoeker en administrator) systeem om e-learnings in te geven, instrumenten en inventarissen te valoriseren op de website De nieuwsbriefmodule is geïntegreerd in de website, is gebruiksvriendelijk en werkt met een importfunctie die nieuwsberichten en agenda items rechtstreeks in nieuwsbrieven importeert Een gebruiksvriendelijke mogelijkheid om formulieren (bijvoorbeeld voor evenementen) op te maken Een permanente mogelijkheid voor ondersteuningsorganisaties om zich via een webformulier aan te melden Een kalender die werkt met een importfunctie die onder andere opleidingen rechtstreeks importeert Bijlagen - Offerteformulier deel 1 - Offerteformulier deel 2 - Sjabloon intentieverklaring onderaannemers 16