Deloitte. FU Fryske Utfierir195t~jln~ MilJeU en Omjouwing. Bedrijfsplan FUMO Verschillenanalyse uitgangspunten actuele situatie

Transcriptie

1 Deloitte Detoitte Accountants B.V. Eemsgolaan DW Groningen Postbus AZ. Groningen Nederland Te!: Fax: OBB Bedrijfsplan FUMO Verschillenanalyse uitgangspunten actuele situatie nvattin bevindin en nclusies n FU Fryske Utfierir195t~jln~ MilJeU en Omjouwing Groningen, 10 juli 2015 Op alle opdrachlen verricht door Detoitte zijn de 'Algemene Vomwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2014' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloltte Accountants B.V. is Ingeschreven!n hel handelsregister van de Kamer van Koophandel Ie Rotterdam onder nummer Memberof Deloitte Touche Tohmatsu Limlted

2 Deloitte_ Deloltte Accountants B.V. Eemsgolaan DW Groningen Postbus AZ Groningen Nederland Tel: Fax: Aan het dagelijks bestuur van Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing T.a.v. de heer drs. R.A. Onderstijn RA Postbus DH LEEUWARDEN Datum 10 juli 2015 Onderwerp Behandeld door M. Pot Verschillenanalyse uitgangspunten actuele situatie Ons kenmerk /avaA VA Geacht bestuur, Deloitte beeft een analyse gemaakt van de verschillen tussen de uitgangspunten van het bedrijfsplan van de FUMO uit 2012 en de actuele situatie bij de FUMO. Deze notitie bevat het overzicht van onze belangrijkste bevindingen en onze conclusies. Als bijlage is onze rapportage van bevindingen opgenomen. Deze rapportage gaat gedetailleerd in op onze bevindingen naar aanleiding van onze analyse van de verschillende deelaspecten van het bedrijfsplan. Opdrachtformulering Maak een analyse van de gekozen uitgangspunten in het bedrijfsplan 2012 ten opzichte van de realisatie in 2014 en de consequenties daarvan voor de feitelijke uitgangspunten die voor 2015 gehanteerd worden. Voorbeelden van deze uitgangspunten zijn: aantallen inrichtingen, percentage overhead, aantal productieve uren, de gemiddelde salariskosten, de normuren per type inrichting en de efficiencytaakstelling. Specifiek aandacht dient te worden besteed aan de verhouding takenpakket confonn Package Deal, rafelranden en de feitelijke inbreng van taken (inrichtinggebonden en niet-inriclztinggebonden) en de uitgangspunten inzake de te behalen efficiëntie en kwaliteit binnen Fryslán. Daarbij is ook aan de orde de verhouding tussen de aan FUMO overgedragen taken en de taken die bij de deelnemers zelf zijn gebleven wat betreft de uitvoering. Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloltte Nederland, januari 2014' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Detoitte Accountants B.V. is ingeschreven In hel handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Memberof Deloitte Touche Tohmatsu Llmited

3 Deloitte 3 10 juli /ava Reikwijdte van deze rapportage Wij hebben onze analyse uitgevoerd op basis van (feitelijke) bevindingen naar aanleiding van documentenstudie, interviews bij de FUMO en een vergelijking met andere omgevingsdiensten. In het kader van het onderzoek hebben wij niet gesproken met de deelnemers van de FUMO. Dit laatste houdt in dat wij ons in deze rapportage met betrekking tot analyse-aspecten die ook de deelnemers betreffen, beperken tot feitelijke constateringen. Onze werkzaamheden zijn niet uitgevoerd in het kader van een controle- of beoordelingsopdracht of enige andere assurance-opdracht en daarom wordt door ons geen zekerheid gegeven over de getrouwheid van de door ons gebruikte (financiële) informatie. Ons rapport is uitsluitend bestemd voor de FUMO (medewerkers, AB en DB van FUMO). Dit rapport (of delen daaruit) mogen zonder onze uitdrukkelijke schriftelijke toestemming vooraf niet aan anderen ter beschikking worden gesteld. Deloitte Accountants B.V. rs. H. Kuperus RA

4 Deloitte juli /ava Overzicht belangrijkste bevindingen en conclusies Per 1 januari 2014 is de FUMO gestart. De organisatie is aan de slag gegaan op basis van het bedrijfsplan Nu, ruim een jaar na de start van de FUMO is, op basis van de ervaringen tot nu toe, de actuele situatie en een vergelijking op hoofdlijnen met de situatie bij andere omgevingsdiensten, door ons teruggekeken naar de uitgangspunten uit het bedrijfsplan Het doel hiervan is het komen tot conclusies en leerpunten met het oog op het nieuwe bedrijfsplan dat nu in voorbereiding is. Hieronder zijn achtereenvolgens onze algehele conclusie en de samenvatting van onze bevindingen weergegeven. 1. Algehele conclusie De FUMO is een organisatie die wordt gebouwd op een bedrijfsplan met een stevig ambitieniveau. Kwalitatief hoogwaardige en efficiënte dienstverlening verstrekken, is de belangrijkste doelstelling. Als nieuw gestarte organisatie moet de FUMO vanzelfsprekend flinke stappen zetten om deze doelen te bereiken. Dit is een ontwikkelproces dat tijd en capaciteit kost en om steun en vertrouwen van de deelnemers vraagt. Wij concluderen naar aanleiding van onze analyse dat in het bedrijfsplan en dan vooral in de uitwerking daarvan, onvoldoende rekening is gehouden met de benodigde ontwikkeltijd en -capaciteit en dat op dit punt bijsturing door de FUMO en haar deelnemers noodzakelijk is. Van de FUMO wordt op basis van het bedrijfsplan verwacht dat de organisatie meteen functioneert als een volwassen organisatie, die aan de hand van (productiviteits)normen wordt gestuurd en op basis van output wordt gefinancierd. Dit is niet realistisch als wordt gekeken naar de daarbij gehanteerde normen en de noodzakelijke ontwikkeling van de randvoorwaarden om met outputfinanciering te kunnen werken. De normen (urennorm van uur en Fryske norm) moeten zich op basis van praktijkervaring nog ontwikkelen en zijn op onderdelen niet adequaat. Zo wordt in de urennorm geen onderscheid gemaakt tussen productieve en declarabele uren en is in de Fryske norm geen rekening gehouden met recente wetswijzigingen. De randvoorwaarden voor outputfinanciering, zoals een duidelijk takenpakket, geüniformeerde werkprocessen, ICT, personeel en een ontwikkelde opdrachtgever- en opdrachtnemerschapsrelatie tussen de FUMO en de deelnemers waren bij de start van de organisatie niet ingevuld en zijn nog steeds in ontwikkeling. Dat maakt het voor de FUMO nagenoeg onmogelijk om meteen aan de doelstellingen en normen van het bedrijfsplan te voldoen.

5 Deloitte 5 10 juli /ava In vergelijking met de andere jonge omgevingsdiensten valt het op dat in Friesland gekozen is voor deze aanpak. De meeste andere jonge omgevingsdiensten kiezen voor een geleidelijker aanpak, waarbij gedurende twee tot vijf jaren wordt toegegroeid van inputfinanciering naar outputfinanciering. De randvoorwaarden voor de bedrijfsvoering en de (productiviteits )normen die ten grondslag liggen aan de outputfinanciering worden in deze periode ontwikkeld en getoetst. Daarmee wordt een fundament gelegd voor het realiseren van de kwaliteits- en efficiencydoelstellingen. Er wordt zo stapsgewijs toegegroeid naar een model dat vergelijkbaar is met het model dat in het bedrijfsplan van de FUMO wordt beschreven. Met andere woorden: het bedrijfsplan is in hoofdlijnen goed vergelijkbaar met de bedrijfsplannen van veel andere jonge RUD's; echter, bij de FUMO is geen rekening gehouden met een zekere opstartperiode. Dat legt vanaf de start van de organisatie een zware druk op het presteren door de FUMO. Een ander opvallend punt is dat er in Friesland, in afwijking van de meeste andere jonge RUD's, voor is gekozen om niet alle basistaken op milieugebied onder te brengen bij de omgevingsdienst. In de eerste plaats is in het bedrijfsplan sprake van zogenaamde 'rafelranden'. Onder de noemer van 'regionaal maatwerk' wordt een deel van het takenpakket lokaal uitgevoerd, in plaats van centraal bij de FUMO. Het betreft milieutaken voor bedrijven met een beperkte milieubelasting. Ten tijde van het bedrijfsplan was de omvang van deze rafelranden onduidelijk. Deze onduidelijkheid betrof het aantal bedrijven dat onder de rafelranden viel en het aantal gemeenten dat de betreffende taken lokaal wilde uitvoeren. Voor de FUMO betekende dit een onzekerheid over de omvang van het werkaanbod. In het bedrijfsplan is dit risico geschat op een lager werkaanbod vanuit de gemeenten van ca. 2,5 fte. Achteraf moet worden geconstateerd dat dit ca. 7 fte is geworden. Met andere woorden: er zijn meer taken bij de gemeenten gebleven dan in het bedrijfsplan was voorzien. De consequentie hiervan is tevens dat een deel van de milieutaken nog versnipperd over de Friese gemeenten wordt uitgevoerd. Deze versnippering lijkt ons op provinciaal niveau geen optimale keuze, gelet op de efficiency- en kwaliteitsdoelstellingen achter de RUD-vorming. Daarnaast laat het bedrijfsplan ruimte voor discussie over wie de gemeentelijke niet-inrichting gebonden basistaken uitvoert. Deze discussie is nog steeds niet afgesloten. Deze taken zijn door de meeste gemeenten nog niet overgedragen aan de FUMO. Hoewel de package deal op dit punt duidelijk is, blijkt overigens dat deze discussie bij meerdere omgevingsdiensten speelt. De nieuwe wet VTH (naar verwachting in 2016) beoogt de discussie te beëindigen, door het takenpakket wettelijk te verankeren. Ook rondom de plustaken is er een onrustig beeld. De omvang van de ingebrachte plustaken is ten opzichte van het bedrijfsplan (39 fte) met ruim 3 fte gedaald. Deze daling is per saldo het gevolg van minder ingebrachte plustaken door gemeenten ter grootte van ruim 8,5 fte en meer inbreng van taken door de provincie en de gemeente Terschelling van ca. 5,5 fte. Met andere woorden: er is sprake van aanzienlijke verschuivingen bij de inbreng van plustaken en de geplande inbreng van plustaken door gemeenten wordt niet gerealiseerd.

6 Deloitte juli /ava De FUMO heeft de verantwoordelijkheid om de randvoorwaarden voor een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te organiseren. Inmiddels zijn er verschillende projecten opgestart om dit te realiseren. Belangrijke speerpunten zijn: het ontwikkelen van zaakgericht werken, het vaststellen van een zaaktype- en producten en dienstencatalogus en het opstellen van een bedrijfsplan voor de periode Bij de FUMO ligt de opdracht om de ingezette ontwikkelingen succesvol uit te voeren en groei te laten zien aan de deelnemers, in termen van kwaliteit, efficiency en bedrijfsvoering. Essentieel hierbij is duidelijkheid over de plannen van de FUMO op dit gebied en de planning en voortgang daarvan. Zo kunnen de plannen bij de deelnemers worden getoetst en kunnen de verwachtingen inzake het realiseren van de doelstellingen worden gemanaged. Het bedrijfsplan in combinatie met de nog te ontwikkelen meerjarenbegroting zijn in dit kader geschikte instrumenten. De deelnemers zouden vanuit hun verantwoordelijkheid als eigenaren van de FUMO moeten overwegen meer tijd, ruimte en vertrouwen aan de FUMO te geven om zich te ontwikkelen. Normen en kengetallen zijn weliswaar belangrijk om de ontwikkeling van de organisatie te monitoren, maar leggen in de huidige fase van ontwikkeling vooral druk op de organisatie. In dit kader wordt de mogelijkheid van het (tijdelijk) overschakelen op inputfinanciering door de FUMO verkend. Tijdelijk is dit een goede optie om druk weg te nemen en ruimte te creëren voor organisatieontwikkeling. Echter, het mag niet ten koste gaan van de verantwoording van de FUMO aan de deelnemers over de ontwikkeling van de kwaliteit, de prestaties en de efficiencydoelstellingen. Als de FUMO op deze punten groei laat zien, draagt dit bij aan het vertrouwen van de deelnemers in de FUMO. Daarbij geldt nadrukkelijk dat de ontwikkeling van de FUMO en het realiseren van de kwaliteitsen efficiencydoelstellingen gebaat zijn bij duidelijkheid en rust wat betreft het takenpakket. De inbreng van taken is weliswaar deels vrijwillig, maar dit kan in onze optiek voor de deelnemers in hun rol als eigenaren van de FUMO niet vrijblijvend zijn. De eigenaren zijn immers medeverantwoordelijk voor de stabiliteit van de FUMO. Wij adviseren dan ook dat de deelnemers met de FUMO in gesprek gaan over het creëren van duidelijkheid en rust omtrent het takenpakket (basis- en plustaken). De provincie zou hierbij, vanuit haar rol als regisseur op het gebied van milieutaken, het voortouw kunnen nemen. Gemaakte afspraken zouden moeten worden vertaald naar de uitvoeringsovereenkomsten. Daarmee kan tevens invulling worden gegeven aan de ontwikkeling van de opdrachtgevers- en opdrachtnemersrelatie tussen de deelnemers en de FUMO.

7 Deloitte juli /ava 2. Samenvatting van onze bevindingen 2.1 Overzicht van de belangrijkste uitgangspunten uit het bedrijfsplan Ambities In het bedrijfsplan wordt de FUMO getypeerd als een uitvoeringsorganisatie voor het verlenen van vergunningen, het houden van toezicht en het handhaven op het gebied van het omgevingsrecht. De doelstelling is om deze taken kwalitatief hoogwaardig en efficiënt uit te voeren. Kwalitatief hoogwaardig betreft de kwaliteitseisen die aan regionale uitvoeringsdiensten worden gesteld in termen van omvang (voldoende massa), deskundigheid, proces en het inhoudelijk resultaat van de taakuitvoering. Efficiency is vertaald naar o.a. de reductie van overhead bij de start van de FUMO en een efficiencydoelstelling voor de langere termijn. In de eerste drie jaar zal de FUMO een efficiëntievoordeel moeten behalen, waardoor de jaarlijkse exploitatiekosten na drie jaar structureel afgenomen zullen zijn met 5%. In het bedrijfsplan wordt in dit kader tevens gesteld dat naar mate het takenpakket van de FUMO groter wordt, de schaalvoordelen toenemen en dat daarmee de doelstellingen eerder worden bereikt. Rolverdeling: opdrachtgever, opdrachtnemer, eigenaar en regisseur De deelnemende gemeenten, Wetterskip FrysHln en provincie Fryslän zijn de eigenaren en opdrachtgevers van de FUMO. De provincie heeft tevens een regierol bij de organisatie van de milieutaken op provinciaal niveau. In de rol van eigenaar zijn de deelnemers verantwoordelijk voor de instandhouding, continuïteit, stabiliteit en financiering van de FUMO. Als opdrachtgever nemen zij diensten af van de FUMO. De FUMO fungeert als opdrachtnemende partij en is verantwoordelijk voor de organisatie en de dienstverlening. Takenpakket en financiering Het takenpakket van de FUMO bestaat uit verplicht af te nemen basistaken en vrijwillig af te nemen plustaken. De afname van taken en de financiering van de FUMO door de deelnemers zijn aan elkaar gekoppeld. De deelnemers nemen de producten en diensten af tegen een vergoeding voor het product of de dienst. Deze vergoeding is gebaseerd op (norm)uren per product of dienst en het uurtarief van de FUMO. Daarmee is gekozen voor een outputgestuurde organisatie (sturing en verantwoording op basis van concrete prestaties). Per deelnemer worden in dit kader uitvoeringsovereenkomsten afgesloten.

8 Deloitte juli /ava De (productiviteits)normen In het bedrijfsplan is de formatie in het primaire proces (in het verlengde van de outputsturing) afgeleid van bet takenpakket: de tijdbesteding per taak, in combinatie met een normproductiviteit van uren per primaire fte. Voor de basistaken is de formatie hoofdzakelijk bepaald aan de hand van het aantal inrichtingen, het type inrichting en de genormeerde tijdbesteding per type inrichting (de Fryske norm). Voor de plustaken en de niet-inrichtinggebonden basistaken is de formatie bepaald op basis van de opgegeven tijdbesteding door de deelnemers. De overheadformatie (management en ondersteunende taken) is afgeleid van de primaire formatie en vastgesteld op 24% van de totale formatie. De primaire en de overheadformatie worden deels ingevuld met een flexibele schil, om fluctuaties in het werkaanbod te kunnen opvangen. 2.2 Overzicht van de bevindingen naar aanleiding van onze analyse Hieronder geven wij onze bevindingen weer naar aanleiding van onze analyse van de bovengenoemde uitgangspunten van het bedrijfsplan. In deze analyse leggen wij verbanden tussen de uitgangspunten en gaan wij daarbij in op de ervaringen van de FUMO tot nu toe, de actuele situatie bij de FUMO en een vergelijking met andere Uonge) omgevingsdiensten. Ambities versus een startende organisatie Het bedrijfsplan 2012 schetst een beeld van de FUMO als een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige organisatie, waarbij sturing, verantwoording en financiering outputgeoriënteerd zijn. Dit beeld sluit aan bij de achterliggende gedachte van de RUD-vonning, namelijk het bundelen van taken op VTH-gebied, met het oog op het verminderen van de kwetsbaarheid en het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening. Het geschetste beeld is echter voor de korte termijn nogal ambitieus, omdat het aan de organisatie stevige eisen stelt in termen van volwassenheid om outputgeoriënteerd te kunnen werken. Dat kan misschien geëist worden van een organisatie die al vijf j aar functioneert, maar niet meteen van een organisatie in de pioniersfase. Dat geldt overigens niet alleen voor de FUMO zelf, maar ook voor de deelnemende partijen, omdat de keten van activiteiten op VTH-gebied zich niet beperkt tot de FUMO zelf. Relevant is dus de vraag in hoeverre het geschetste beeld op dit moment kan worden gerealiseerd. Hieronder gaan wij hier nader op in. Vanuit de organisatiekunde zijn er diverse modellen in omloop, zoals het INK-model en het Business Maturity Model van Deloitte, waarin wordt beschreven hoe een organisatie zich ontwikkelt naar een output- en ketengeoriënteerde organisatie. Daarbij worden diverse fasen doorlopen, waarin wordt gebouwd aan de interne organisatie totdat deze gereed is voor outputen ketensturing.

9 Deloitte 9 10 juli /ava Vertaald naar de FUMO betekent dit dat in ieder geval op orde moeten zijn: De zaaktype- en de producten- en dienstencatalogus. Zaakgericht werken en geüniformeerde werkprocessen. ICT-ondersteuning van de processen. Een referentiemaatsaf: de workload per product of dienst (conform de Fryske norm). Invullen opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap met afspraken over te leveren diensten en kwaliteit. Voldoende en gekwalificeerd personeel. Al deze aspecten hangen direct of indirect samen met de ontwikkeling van de kwaliteit en de efficiency binnen de organisatie. Onze conclusie is dat bovengenoemde aspecten niet of nauwelijks ontwikkeld waren bij de start van de FUMO en grotendeels nog steeds in ontwikkeling zijn. Dat is overigens niet zo vreemd, aangezien de FUMO een startende organisatie is. In het bedrijfsplan wordt dit overigens ook onderkend: "Het is denkbaar dat de FUMO een aanloopperiode kent waarin de verhouding tussenformatie en werkaanbod nog niet optimaal is.. "" en: "Bij de oprichting van de FUMO is nog geen garantie te geven, dat aan alle (inputgerichte) criteria wordt voldaan. Daarop is ook niet getoetst". Opvallend is echter dat bij de start van de FUMO geen aanloopperiode in acht is genomen om te bouwen aan de organisatie. De omvang van de organisatie en de financiering ervan zijn vanaf de start opgehangen aan prestaties. Kijkend naar andere omgevingsdiensten die de afgelopen jaren zijn gestart, zien we dat veelal wordt gekozen voor een andere aanpak. Wij zien dat deze omgevingsdiensten een aanloopperiode van twee tot vijf jaar in acht nemen, om te groeien van een input- naar een outputgefinancierde organisatie. De argumentatie die daarbij wordt gebruikt, is dat een organisatie tijd nodig heeft om te kunnen groeien naar outputfinanciering. Daarbij wordt onder andere gedoeld op het ontwikkelen van processen en op een in de praktijk getoetste referentiemaatstaf. Wij constateren dat de FUMO zich nog in de opstartfase bevindt en dat de organisatie daarom nog niet in staat is te voldoen aan het beeld dat in het bedrijfsplan wordt beschreven. Dat mag, zoals hierhoven ook is aangegeven, ook nog niet worden verwacht. Hieronder gaan wij hier nader op in aan de hand van onze bevindingen met betrekking tot de organisatie/de bedrijfsvoering van de FUMO, het takenpakket, de gehanteerde normstellingen, de financiële aspecten en de relatie tussen de FUMO en de deelnemers.

10 Deloitte juli /ava Bedrijfsvoering Ten aanzien van de bedrijfsvoering heeft de FUMO vanaf de start knelpunten ervaren, die samenhangen met de opstartfase van de organisatie. Bij de start van de FUMO was er geen goed overzicht van het takenpakket. Zo moesten nog een zaaktypecatalogus en een producten- en dienstencatalogus worden uitgewerkt en vastgesteld en moesten er nog uitvoeringsovereenkomsten met de deelnemers worden afgesloten. Ook bleken de beschikbare bedrijvenlijsten niet in alle gevallen actueel. Zaakgericht werken, werkprocessen en ondersteunende systemen moesten nog worden ontwikkeld. Er zijn opstartproblemen ervaren die samenhangen met het bij elkaar brengen van medewerkers vanuit verschillende organisaties, culturen en achtergronden. Ook was er sprake van scheefheid in de formatie per afdeling (verschil in vraag en aanbod van kennis en vaardigheden) en had de FUMO te maken met een hoog ziekteverzuim, vaak nog stammend uit de latende organisatie. Sinds de start van de FUMO wordt op verschillende terreinen gebouwd aan de bedrijfsvoering. Hieronder zijn in hoofdlijnen de belangrijkste resultaten, lopende en toekomstige ontwikkelingen weergegeven: Een belangrijk deel van de overheadactiviteiten is door middel van dienstverleningsovereenkomsten ondergebracht bij de provincie en bij de gemeente Leeuwarden. Het betreft: Financiën, Informatisering en Automatisering, Documentatie en Informatiebeheer, Personeel en Organisatie (provincie) en huisvesting en facilitaire dienstverlening (gemeente). Door mobiliteit en natuurlijk verloop is de scheefheid in de formatie verminderd. Daarnaast is de opleidingsbehoefte in kaart gebracht en is een opleidingsplan in voorbereiding. Speerpunten voor 2015 zijn: o Actualisatie bedrijfsplan ( ); o Vaststellen producten- en dienstencatalogus en zaaktype catalogus; o Aanbesteding VTH-applicatie; o Investeren in control: ontwikkeling programmabegroting, meerjarenbegroting en P&C cyclus, verbeteren registratie activiteiten en uren; o Versterken relatiebeheer door middel van accountmanagement en vaststellen uitvoeringsovereenkomsten; o Vergroten productiviteit; o Invoering gedifferentieerde tarieven. De doelstelling is dat in 2018 de bedrijfsvoering zo is ingericht dat processen volledig geautomatiseerd zijn en ketengericht. Informatie-uitwisseling met partners is dan digitaal en plaats- en tijdonafhankelijk.

11 Deloitte juli /ava Genoemde ontwikkelingen dragen in de sfeer van de bedrijfsvoering in belangrijke mate bij aan het scheppen van de randvoorwaarden voor een FUMO die kan voldoen aan de doelstellingen van het bedrijfsplan. Dit kost echter tijd en capaciteit. Door de FUMO zelf wordt aangegeven dat hiervoor een aanloopperiode tot 2018 nodig is, wat in lijn is met de aanloopperiode van twee tot vijf jaar bij andere jonge omgevingsdiensten. Een dergelijke aanloopperiode lijkt ons voor de FUMO, in combinatie met een transparant ontwikkelpad, realistisch en noodzakelijk. Daarbij wegen wij mee dat naast de ontwikkeling van de bedrijfsvoering, ook de problematiek rondom het takenpakket, die op onderdelen specifiek is voor de FUMO, nog moet worden opgelost. Takenpakket Rondom de inhoud en de omvang van het takenpakket is het vanaf de start van de FUMO onrustig geweest. Daarbij doen zich onderstaande knelpunten voor. Het basistakenpakket is ten opzichte van de uitgangspunten aanzienlijk gekrompen. Het aantal inrichtingen dat bij de FUMO is ingebracht, is gedaald van (bedrijfsplan) naar Hier liggen verschillende oorzaken aan ten grondslag, namelijk de rafelranden, autonome ontwikkelingen (o.a. faillissementen) en onjuistheden in de oorspronkelijke inrichtingenlijsten. Onder de noemer van 'regionaal maatwerk' wordt een deel van het takenpakket lokaal uitgevoerd, in plaats van centraal bij de FUMO. Het betreft milieutaken voor bedrijven met een beperkte milieubelasting. Het gevolg is dat de milieutaken voor een deel nog versnipperd over de provincie worden uitgevoerd. Dit is in afwijking van de keuze die de meeste andere jonge RUD's hebben gemaakt. Vrijwel altijd is het volledige takenpakket door de deelnemers ingebracht. In het bedrijfsplan is opgenomen dat mogelijk inrichtingen onder de rafelranden vallen en lokaal kunnen worden uitgevoerd. De inschatting is gemaakt dat dit voor hooguit 50% van de inrichtingen zou gelden. Geconstateerd moet worden dat vrijwel alle betreffende inrichtingen bij de gemeenten zijn gebleven. De impact van de krimp van het basistaken pakket is een formatiedaling van ca. 7 fte (op ruim 61 fte) ten opzichte van het bedrijfsplan. In het bedrijfsplan was met betrekking tot de rafelranden een risico voorzien van ca. 2,5 fte. De inbreng van de plustaken is gekrompen ten opzichte van het bedrijfsplan. De krimp betreft ca. 3 fte ten opzichte van de oorspronkelijke 39 fte volgens het bedrijfsplan. Ten opzichte van de oorspronkelijk opgegeven plustaken hebben de gemeenten per saldo voor 8,5 fte minder plustaken ingebracht dan was voorzien in het bedrijfsplan. Daar staat tegenover dat gemeente Terschelling BRIKS-taken heeft ingebracht (2,4 fte), wat nieuw is ten opzichte van het bedrijfsplan. Ook de ingebrachte plustaken van de provincie zijn toegenomen (3,1 fte).

12 Deloitte juli /ava Er is nog steeds discussie tussen de gemeenten en de FUMO over de inbreng van de nietinrichtinggebonden basistaken. Hoewel de discussie over de (interpretatie van) laatstgenoemde taken niet uniek is voor Friesland, vinden wij dat uit de package deal toch voldoende zou moeten blijken dat deze taken bij de FUMO moeten worden ingebracht. De nieuwe wet VTH, waarschijnlijk vanaf 2016, beoogt overigens aan deze discussie een einde te maken, door het takenpakket van RUD's wettelijk te verankeren. Uit berekeningen van de FUMO blijkt dat de omvang van het betreffende takenpakket minimaal 8 fte is. Dat is voor de organisatie een substantiële omvang. Ten opzichte van het bedrijfsplan 2012 is de omvang van het totale takenpakket van de FUMO op dit moment kleiner (ontwerpbegroting 2016). Vertaald naar primaire formatie gaat om ca. 10 fte. Deze 10 fte bestaat uit een krimp van de oorspronkelijke basis- en plus taken van ca. 15,5 fte en een inbreng van nieuwe taken van 5,5 fte. Hoewel wij van mening zijn dat duidelijkheid over het takenpakket vooralsnog belangrijker is dan de omvang, is het toch opvallend dat de inbreng van de taken door de gemeenten moeizaam verloopt. Wij zouden verwachten dat zij vanuit de rol van eigenaar van de FUMO gebaat zouden zijn bij de inbreng van taken met het oog op de kwaliteits- en efficiencydoelstellingen van de FUMO. Het inbrengen van basis- en plustaken is naar onze mening ook niet geheel vrijblijvend. Dat geldt deels vanuit wettelijk perspectief (basistaken), maar komt ook voort uit de rol die de deelnemers hebben als de eigenaar die verantwoordelijk is voor de continuïteit en stabiliteit van de organisatie. Wij hebben in het kader van dit onderzoek echter niet gesproken met de deelnemers over het (niet) inbrengen van taken en de achterliggende motieven en hebben daarover dan ook geen oordeel. Urennorm Bovengenoemde knelpunten (bedrijfsvoering en takenpakket) hebben tot gevolg dat de organisatie nog niet heeft kunnen draaien op de wijze waarvan in het bedrijfsplan is uitgegaan: een volledig startklare FUMO. Er is veel tijd gestoken in het op orde brengen van de organisatie in de opstartfase. De normproductiviteit van uren voor medewerkers in het primaire proces is als gevolg van de genoemde knelpunten dan ook niet haalbaar gebleken. In 2014 zijn er gemiddeld 910 declarabele uren gerealiseerd. De normproductiviteit van uren voor medewerkers in het primaire proces wordt door de FUMO als te hoog ervaren, zowel in relatie tot de opstartfase van de organisatie, als op de langere termijn. Andere jonge omgevingsdiensten hebben vergelijkbare ervaringen. Onze conclusie is dat de huidige urennorm tekortkomingen vertoont.

13 Deloitte" juli /ava Dat heeft vooral te maken met het feit dat er geen onderscheid wordt gemaakt tussen productieve en declarabele uren. Daarnaast kan de norm nog onvoldoende worden onderbouwd, door de beperkte praktijkervaring bij de FUMO zelf. Het onderscheid tussen productieve en declarabele uren is van belang om binnen de formatie capaciteit beschikbaar te hebben voor interne productiviteit. Interne productiviteit heeft betrekking op activiteiten die weliswaar direct bijdragen aan de dienstverlening (relatiebeheer, productontwikkeling), maar die niet direct betrekking hebben op een dienst of product voor een individuele deelnemer. Bij de totstandkoming van de urennorm van uur zijn deze activiteiten niet in beeld gebracht. In de berekening van de primaire formatie wordt ervan uitgegaan dat de volledige uur beschikbaar is voor declarabele activiteiten. Met andere woorden: voor de uitvoering van intern productieve activiteiten is in de primaire formatie geen ruimte. Op dit punt schiet de huidige norm van de FUMO tekort, tenzij ervan wordt uitgegaan dat deze taken door het management en de staf (de overheadfuncties) worden uitgevoerd. Ruimte voor interne productiviteit kan ook niet worden gevonden in de uren boven de norm van 1.400, omdat die uren voor indirecte activiteiten (afdelingsoverleg, functioneringsgesprekken en opleidingen) en ziekte en verlof beschikbaar zijn. Bij FUMO zijn deze uren bovendien relatief beperkt ten opzichte van andere jonge RUD's. RUD's die reeds langer functioneren, hebben hun eigen normen ontwikkeld die zij als realistisch ervaren. Zo wordt bijvoorbeeld door de omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid onderscheid gemaakt tussen een norm voor productiviteit (1.400 uur) en een norm voor declarabiliteit (l.300 uur) voor primaire medewerkers. Dit betekent dat er gemiddeld 100 uur per fte beschikbaar is voor intern productieve uren. Een ander voorbeeld is de omgevingsdienst DCMR, die de normen differentieert naar functies, variërend van een norm van 300 uur voor een manager tot een norm van uur voor een baliemedewerker. Om te kunnen komen tot gefundeerde conclusies over hoe hoog de urennorm van de FUMO zou moeten zijn, is het van belang dat de praktijkervaring inzake de tijdbesteding van primaire en overheadmedewerkers wordt meegewogen. Daarvoor dient wel de kwaliteit van de registratie van de uren op orde te zijn. De verbetering van de registratie staat op de agenda van de FUMO, maar de ontwikkeling daarvan heeft tijd nodig, omdat de registratie binnen het nog aan te besteden en te implementeren zaaksysteem zal gaan plaatsvinden. Fryske norm Ook de Fryske norm wordt door de FUMO ervaren als zijnde aan de krappe kant. De Commissie Kengetallen heeft in lijn hiermee in 2014 naar aanleiding van onderzoek geconcludeerd dat de norm vergelijkbaar of aan de lage kant is in vergelijking met andere RUD's. De commissie stelt tevens vast dat de norm niet actueel is. De norm is voorafgaand aan de start van de FUMO ontwikkeld en is in grote lijnen onveranderd gebleven.

14 Deloitte juli /ava In de norm is daarom nog geen rekening gehouden met nadere verfijningen naar aanleiding van wijzigingen in wet- en regelgeving en op basis van de feitelijke activiteiten van de FUMO conform de producten- en dienstencatalogus. Het vanaf de start van de organisatie hanteren van de Fryske norm voor de financiering van basistaken vinden wij niet heel voor de hand liggend, omdat de norm zich nog moet bewijzen in de praktijk en de organisatie nog niet klaar is voor het waarmaken van de genormeerde tijdbestedingen per activiteit. Daarvoor ontbreken nog de randvoorwaarden in de bedrijfsvoering. Dit geldt in het bijzonder in combinatie met de constatering dat de norm niet actueel is. De Commissie Kengetallen heeft aanbevolen de Fryske norm na twee jaar te actualiseren op grond van ervaringscijfers. Wij onderschrijven deze aanbeveling. Wel dient hiervoor de registratie van activiteiten en uren op voldoende niveau te zijn. Hierboven is al opgemerkt dat de ontwikkeling hiervan op de agenda van de FUMO staat. Financiële aspecten Omdat de financiering van de FUMO output-georiënteerd is, hebben wijzigingen in de omvang en herkomst van het takenpakket direct gevolgen voor de financiële bijdragen van de individuele deelnemers. Bij de ontwerp-begroting 2015 is dat duidelijk gebleken. De daling van het aantal inrichtingen en de lagere inbreng van het aantal plustaken door gemeenten leidde er toe dat het uurtarief van de FUMO is gestegen. Minder taken betekent immers een kleinere formatie en dus minder productieve uren. Echter, de totale kosten bleven in de begroting 2015 ongeveer gelijk (o.a. door de relatief vaste overheadkosten). Het stijgende uurtarief leidt tot een hogere bijdrage van enkele deelnemers, vooral de provincie. Hierover en over de voortgang van de doelstellingen uit het bedrijfsplan zijn in het najaar van 2014 naar aanleiding van de ontwerp-begroting 2015 veel vragen gesteld door de deelnemers. De begrote kosten van de FUMO zijn in de begroting 2015 ongeveer gelijk gebleven aan de ramingen in het bedrijfsplan In de ontwerp-begroting 2016 is ten opzichte van het bedrijfsplan een kostendaling van ca. 1,5% voorzien. Hierin zijn de prijspeilstijgingen (3,84%) verwerkt. Tevens zijn de begrotingen 2015 en 2016 ten opzichte van het bedrijfsplan 2012 beter in lijn gebracht met de werkelijkheid (niet alle relevante posten waren in het bedrijfsplan opgenomen). In het bedrijfsplan is gesteld dat er drie jaar na de start van de FUMO efficiencyvoordelen zijn gerealiseerd (5% lagere exploitatiekosten). In de eerstvolgende meerjarenbegroting, die nog ontwikkeld moet worden, zal volgens deze doelstelling vanaf jaarschijf 2017 in hoofdlijnen moeten blijken of en hoe deze besparingen kunnen worden gerealiseerd en wat deze besparingen concreet inhouden.

15 Deloitte juli /ava Relatie FUMO en deelnemers Het bedrijfsplan bevat een passage waarin staat dat de FUMO gebaat is bij een zekere maat en schaal, om zo maximaal te kunnen voldoen aan de kwaliteits- en efficiencydoelstellingen en dat het aantal taken dat bij de FUMO wordt ingebracht vanzelf zal groeien als de FUMO kwaliteit levert en daarmee het vertrouwen van de deelnemers wint. Hoewel wij niet met de deelnemers hebben gesproken over de FUMO, is ons in algemene zin bekend dat een deel van de deelnemers minder gelukkig is met de RUD-vonning in Friesland. Dat schemert ook door in het bedrijfsplan. Op meerdere plekken in het bedrijfsplan zijn opmerkingen gemaakt over het deelnemen aan de FUMO, het niet inbrengen van taken of over de organisatievorm. Vertrouwen is in onze optiek dan ook een belangrijk aandachtspunt met betrekking tot de verdere ontwikkeling van de FUMO. Dit mede in het licht van het draagvlak voor en het rendement van de investeringen die de FUMO gaat doen in het zaakgericht werken en de daarmee beoogde efficiencyverbeteringen. Ook uit de vragen van de deelnemers naar aanleiding van de ontwerp-begroting 2015 blijkt naar onze mening een behoorlijk kritische houding richting de FUMO. De vragen zijn uiteraard legitiem en wij waarderen bovendien in algemene zin een kritische houding richting verbonden partijen. Echter, als rekening wordt gehouden met de opstartfase waarin de FUMO zich nog steeds bevindt, blijkt uit de gestelde vragen eerder enige druk dan vertrouwen.

16

17 F Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing Bedrijfsplan FUMO CONCEPT versie 0.9 Opdrachtgever Kernteam Datum Ons kenmerk Status Versie : Dagelijks Bestuur 1 Directeur FUMO : Nico Kistemaker (projectleider), Ellen Kools, Sietske Tjepkema, Lennard Kloosterman, Henk van Kessel (NC Advies) : 9 september 2015 : P1420/hk : CONCEPT : 09

18 Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouw ing 1 n houdsopgave DeelA: Inleiding "... "... " Aanleiding... 5 Doel geactualiseerde Bedrijfsplan "... 5 Status Leeswijzer... " "... 6 Doorontwikkeling FUMO... 7 Uitgangspunten Bedrijfsplan 2012: start FUMO... ".. " " "... ".. "... " 7 Doel bedrijfsplan "."."... "... ".. "... " "... ".. "... "... "... " ".. 7 Samenwerkingsovereenkomst "." ""."... """ "... ".. ".. "... ".""".""."... "."... " 7 Takenpakket FUMO " "..... " Bedrijfsmatige uitgangspunten Bedrijfsplan ".. "... "... "... " 8 Uitgangssituatie geactualiseerd bedrijfsplan... "... "... " ".. 9 Onderzoeksopdracht Deloitte. "..... " "... " "... ". ". ""... "... ".". 9 Algehele conclusie... "... "... "... ""."... "... "... "... "... ".. "... "... " 9 Het takenpakket van de FUMO... ".... "... "."..... "... ".""... ".. 9 De gehanteerde uitgangspunten/normen voor de FUMO "... "... " De formatie voor het primaire proces, de overhead en de bedrijfsvoering... ". 10 De uitgangspunten voor te behalen efficiëntie en kwaliteit binnen Fryslän. ".. 11 De financiële vertaling van de uitgangspunten... ".""... ".".. ". "". ". ""... " " Vergelijking andere omgevingsdiensten... "... " ""." ".... " 11 Externe ontwikkelingen... "... "... " " Mogelijke wijzigingen in wet- en regelgeving... " ""."."... ".. " ".""" Gemeentelijke takenfusies.. ""... "... ".. "... ""... ".. " "... "".. ""."."... "... ". 13 Geactualiseerde ambitie, visie en missie FUMO... ".. ".. "... ".. "." 14 Ambitie Missie, visie en strategie.... " " ""... " "... "... "".. ".. " Kernwaarden en speerpunten FUMO ""... "... " " " ""."""... "... ""."." " "." Ontwikkelscenario's... "... " "."."."... " Doorontwikkeling FUMO.""."""""... """"..... "... """"" " 18 Noodzaak doorontwikkeling "... "... "... "... " Kern doorontwikkeling "... "... ".".""... "... " ".".".".".".. "."... "... ".. ""... " Uitgangspunten doorontwikkeling. "."... ""... "."... " ".. ".. " Verhogen productiviteit en declarabiliteit... "... "."""..... " " "... "... " ".. 21 Analyse Deloitte Productiviteit en declarabiliteit: twee verschillende begrippen "... "..... ".. 21 Terugbrengen omvang niet declarabele uren in de primaire formatie.. "... " ". 22 Verhogen productiviteit.... "."."."."... """.""." ".. "... " " "... "." / 56 -

19 F Fryske Utfleringstsjinst Miljeu en Omjouwing Deel B: Werken op basis van een risicobenadering Risicobenadering is geen nieuw fenomeen... "... "... "... "... " 24 Contouren risicobenadering Risicobenadering als basis voor de programmering Keuzes risicobenadering zijn zaak van het bevoegd gezag Gezamenlijk uitwerken risicobenadering Inrichtingsgebonden basistakenpakket Niet inrichtingsgebonden basistakenpakket Professionaliseren van een kennisintensieve en innovatieve organisatie Het verstevigen van de samenwerking en de inetractie met de deelnemers.. 28 De organisatorische en bedrijfsmatige uitwerking Organisatie."".. "".. """""""""."""".""""""."".""."""".. ""."""""""".""" 30 Kaders FUMO Bestuurlijke aansturing Bestuur FUMO Positie en rol eigenaren FUMO Bevoegdheden en mandaten De FUMO-organisatie Aansturing organisatie Hoofdstructuur organisatie Takenpakket van de FUMO Frontoffice Accountmanagement Acquisitie Kwaliteitsmanagement en -beheer Strategisch adviseur Bedrijfsjurist Cultuur Overlegstructuur en communicatie intern Medezeggenschap Terugkoppelingen Directie Overlegstructuur samenwerking met deelnemers Overige externe overlegstructuren en samenwerkingsvormen"... "... " Bedrijfsvoering en planning en control """.""."""""""".""".""""""""." 40 Kaders voor de bedrijfsvoering FU MO Planning en Control Bedrijfsplan Programmabegroting en meerjarenraming Verantwoordingstructuur Dienstverleningsovereenkomsten (DVO's) Leefomgeving Informatie Systeem (LIS): de nieuwe VTH-applicatie Uit te wisselen informatie Leefomgeving Informatie Systeem (LIS) Zaaktypencatalogus Producten- en dienstencatalogus (PDC) Overige applicaties en meetsystemen /56-

20 Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing Bijlagen Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Digitale archivering... "... "."." " Contracten voor inhuur Inhuur bij de provincie Fryslän "... ".. "... """ "... " Inhuur huisvesting bij de gemeente Leeuwarden... "." "".. "... ".""... "" Overige voorzieningen en faciliteiten.. " ".. "... "... "... " 44 Mensen en HRM-beleid... " Rechtspositie en sociaal statuut Rechtspositie... " Functioneren en beoordelen."... ".".. " "".. "... "".. ".. "... "... " ".""... "" 46 Functies Functiewaardering... "... "..... "... " Functioneringsgesprekken en eventueel beoordeling... "." "... " Opleiden en ontwikkelen "."."... "."... "... " Persoonlijk ontwikkelingsplan... "... "" Mobiliteit... "... " Werving en selectie.".".. ".""..... " "." " "... "... ".".. "" ".. "." Flexpool... "... ".. " "... " Arbobeleid " Arbobeleid... ".. "... ".. "" Risico-inventarisatie & -evaluatie (Rl&E)... "." " ""... ".".. """"."".. ".""."""" 48 Verzuimbeleid en -begeleiding ""... ".. " "."" "... "."... """ ".. "... "".. ".. " ".. 48 Klachtenregeling " "..... " "..... ".. " 48 Financiële aspecten doorontwikkeling... "... " Begrotingsontwikkeling... "... "... "... "... "... "."... " Tariefstelling ".... " Integraal uurtarief... "."."... "... " Ontkoppelen implementatiekosten van het uurtarief... ""... "..... " Tariefdifferentiatie... " Efficiencykorting... "... "... ""... "... " "... ".. 50 Eigen formatie overhead " ".. " " ".".. ". "... "." "... "... "... ""... ". " Nacalculatie " " Jaarprogramma 2016 voor de ontwikkelopgaven... "..."..."... " Overzicht ontwikkelopgaven voor de FUMO """... " " " "... "... "... "..... "... ".. 55 Fryske norm... "......"..."

21 F Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Voor u ligt het bedrijfsplan van de Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (hierna: FUMO). De FUMO is de organisatie waarin de provincie Fryslän, het Wetterskip Fryslän en de Friese gemeenten de krachten bundelen bij de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving en specialistisch advies op het gebied van het omgevingsrecht. Dit Bedrijfsplan FUMO is een actualisatie van het bedrijfsplan op hoofdlijnen uit 2012, zoals dat bij de start van FUMO in 2012 is opgesteld. Dat plan was gericht op het operationeel krijgen en uitlijnen van de FUMO als nieuwe uitvoeringsorganisatie voor de omgevingstaken in Fryslän. Op verzoek van het Algemeen Bestuur is Deloitte nauw betrokken bij de totstandkoming van het bedrijfsplan Hen is gevraagd een analyse te maken van de verschillen tussen de uitgangspunten van het bedrijfsplan van de FUMO uit 2012 en de actuele situatie bij de FUMO ten tijde van het opstellen van het geactualiseerde bedrijfsplan De uitkomsten van het onderzoek vormen een belangrijke bouwsteen voor dit bedrijfsplan. De belangrijkste bevindingen en conclusies uit dit onderzoek zijn voorafgaand aan dit bedrijfsplan aangeboden aan de deelnemers en zijn in paragraaf 3.1 van dit plan beknopt weergegeven. 1.2 Doel geactualiseerde Bedrijfsplan Het geactualiseerde Bedrijfsplan vormt de basis voor de verdere doorontwikkeling en professionalisering van de FUMO. Een doorontwikkeling die door de deelnemers meerdere keren is bepleit. Het is een strategisch plan, waarin op basis van een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de FUMO is vastgelegd hoe de FUMO zich doorontwikkelt tot een robuuste uitvoeringsorganisatie en hoe enkele fundamentele dilemma's die zich vanuit de start van de FUMO manifesteren worden opgepakt. Het plan gaat in op de vier centrale ontwikkelopgaven voor de FUMO: 1. Het verhogen van de productiviteit en declarabiliteit 2. Het werken op basis een risicobenadering 3. Het verder professionaliseren van een kennisintensieve en innovatieve organisatie 4. Het verstevigen van de samenwerking en de interactie met de deelnemers De FUMO verricht haar dienstverlening transparant binnen de bestuurlijke kaders die zij vanuit de deelnemers krijgt aangereikt en die zijn vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling. Het plan kent een nauwe samenhang met de producten die in het kader van de PC-cyclus jaarlijks worden opgesteld: programmabegroting, meerjarenraming en jaarstukken (zie hoofdstuk 7). De begroting en meerjarenraming bieden zicht op de financiële uitgaven en de inkomsten van de FUMO c.q. de inbreng van de deelnemers. De begroting bevat de concretisering op het niveau van de omvang en bijdrage per deelnemer. De inbreng van de deelnemers is gebaseerd op de afspraken die hierover langjarig met de deelnemers zijn gemaakt en vastgelegd in dienstverleningsovereenkomsten (DVO's). Acties volgend uit dit bedrijfsplan zullen in de programmabegroting en meerjarenraming een plek krijgen. Aan het bedrijfsplan wordt jaarlijks een actieprogramma gekoppeld. De doorontwikkeling van de FUMO wordt in samenwerking met de deelnemers verder uitgewerkt en verfijnd. De FUMO zal op basis van dit bedrijfsplan tot een nadere uitwerking voor de organisatie komen. Intern de FUMO krijgt dit bedrijfsplan een nadere uitwerking in de organisatieontwikkeling, de -5/56-

22 Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing verdere stroomlijning van de bedrijfsvoering en een nog in te richten systematiek van afdelings- en/of teamplannen. De FUMO wil met dit plan de dienstverlening en de bedrijfsvoering zo in te richten dat producten en diensten efficiënt en klantgericht worden geleverd. FUMO beoogt verder te bouwen aan een uitvoeringsorganisatie die het vertrouwen geniet van haar deelnemers en (deels) in mandaat van de deelnemers de aan haar opgedragen omgevingstaken uitvoert. Daarbij wordt zorg gedragen voor een efficiënte en doelmatige informatie-uitwisseling op zaak(dossier)niveau tussen de deelnemers en de FUMO. Het plan gaat uit van ee n risicobenadering voor het realiseren van de aan de FUMO opgedragen producten en diensten uit het basistakenpakket. De FUMO werkt op basis van dit plan aan het verhogen van de productie, het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening en het versterken van de samenwerking tussen de FUMO, de deelnemers en de partners. Dit gemeenschappelijk doel vraagt om inspanningen aan de zijde van zowe l de FUMO, als de deelnemers. 1.3 Status Het bedrijfsplan is na vaststelling een kaderstellend document voor de directie van de FU MO, die is belast met de verdere im plementatie en uitwerking van het bedrijfsplan en de daarin opgenomen ontwikkelopgaven. Gegeven het voortschrijdende karakter van de ontwikkelopgaven wordt het plan jaarlijks in samenhang met de begroting waar nodig geactualiseerd. Een keer in de vier jaar wordt het plan integraal herzien. Het Bedrijfsplan FUMO is in samenspraak met bestuur, directeur, management, ondernemingsraad en medewerkers opgesteld. Intern FUMO is de voortgang tussentijds besproken met de directeur, het management en de ondernemingsraad en is het plan in concept gepresenteerd aan de medewerkers. Op meerdere momenten in het proces is teruggekoppeld en overleg gevoerd met de deelnemers. Tussentijds z ijn er presentaties over de doorontwikkeling en actualisatie gehouden bij het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur, het directeurenplatform (als klankbord), de secretarissen kring, het controllersoverleg en het opdrachtgeversoverleg (OGO). De besturen van de deelnemers zijn, voorafgaande aan de besluitvorming op het bedrijfsplan, over de inhoud ervan geïnformeerd tijdens vier regionale informatiebijeenkomsten. 1.4 Leeswijzer Het bedrijfsplan start met de aanleiding voor de actualisatie en de wijze waarop daaraan invulling en uitwerking wordt gegeven. Deel Agaat in op de doorontwikkeling van de FU MO. In deel B van het plan staat de organisatorische en bedrijfsmatige uitwerking. Een overzicht van de ontwikkelopgaven waaraan FUMO de komende vier jaar werkt staat in bijlage 1 (Actieprogramma 2016) en bijlage 2 (overzicht ontwikkelopgaven)

23 F Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing Deel A: Doorontwikkeling FUMO 2 Uitgangspunten Bedrijfsplan 2012: start FUMO 2.1 Doel bedrijfsplan 2012 Het Bedrijfsplan 2012 diende de bestuurders van de deelnemende overheden in staat te stellen een besluit te nemen over hun deelname in de FUMO en over de oprichting van deze nieuwe samenwerkingsorganisatie. Doel van het plan was om inzicht te geven in de organisatorische, personele, bestuurlijke en financiële consequenties van de samenwerking in de FUMO. 2.2 Samenwerkingsovereenkomst Op 20 december 2012 hebben de provincie Fryslän, het Wetterskip Fryslän en de Friese gemeenten de Samenwerkingsovereenkomst Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing vastgesteld. Deze gemeenschappelijke regeling voorziet in het onder gezamenlijke verantwoordelijkheid instellen van een regionale uitvoeringsdienst die de vergunningverlenende, toezichthoudende en handhavingstaken en specialistische advisering gaat uitvoeren op het gebied van het milieu- en omgevingsdomein, als openbaar lichaam. 2.3 Takenpakket FUMO De FUMO kent op basis van het bedrijfsplan 2012 en de gemeenschappelijke regeling de onderstaande taken: a. Basistakenpakket: het ten behoeve van de deelnemers uitvoeren van adviserende, voorbereidende en uitvoerende taken die behoren tot het zogenoemde basistakenpakket. Dit basistakenpakket bestaat uit inrichtingsgebonden en niet inrichtingsgebonden basistaken en vloeit voort uit de Package Deal. b. Aanvullend takenpakket c.q. plustakenpakket 1 : het ten behoeve van de deelnemers uitvoeren van niet tot het basistakenpakket behorende adviserende, voorbereidende en uitvoerende taken op het terrein van het milieu- en omgevingsrecht, voor zover de betreffende deelnemer daartoe een besluit heeft genomen. Daarnaast voert de FUMO op incidentele en projectbasis taken uit voor haar deelnemers, andere overheden of overheidsgerelateerde instellingen. Alle taken worden uitgevoerd met inachtneming van de door of ten behoeve van de deelnemers vastgestelde beleidskaders, beleidsregels en overige instructies. Voorafgaande aan de start van de FUMO hebben de deelnemers in het bedrijfsplan 2012 de bij de FUMO in te brengen taken vastgesteld: het in te brengen aantal inrichtingen voor de basistaken (deze opgave is voor de start van de FUMO in 2014 nogmaals geactualiseerd mede op basis van de Rapportage commissie "kengetallen'") en de omvang van de aanvullende taken c.q. de plustaken. Gemeenten hebben destijds geen opgave gedaan voor de omvang en inbreng van de niet inrichtingsgebonden basistaken. De FUMO is op 1 januari 2014, een jaar later dan de bedoeling, van start gegaan. 1 In dit bedrijfsplan hanteren we verder de term plustaken. 2 Deze rapportage wordt ook we! rafe!randennotitie genoemd