GEMEENTE VALKENSWAARD

Transcriptie

1 GEMEENTE VALKENSWAARD de^hofnar 15 Postbus GA Valkenswaard T (040) F (040) 204^8 90 gemeente@valkenswaard.nl Aan de leden van de Raad van de gemeente Valkenswaard Kenmerk Onderwerp Behandeld door Bijlage(n) Datum Betalingsafhandeling S.A.M. Nieuwenburg Geacht raadslid, Graag willen wij u informeren over het betalingsproces binnen de gemeente Valkenswaard. De directe aanleiding is de motie van H&G van 28 mei 2015 waarin zij refereren naar een onderzoek van MKB Nederland waarin de gemeente Valkenswaard slecht scoort, namelijk plaats 266 en gemiddeld acht dagen te laat betaald. Een andere aanleiding is het doelmatigheidsonderzoek van dhr. Lindelauf. In dat onderzoek werd onder andere onderzocht hoeveel procent van de inkomende facturen op tijd werd afgehandeld. Echter is dat onderzoek niet representatief, omdat er foutieve data werd gebruikt. Graag willen wij u via deze weg informeren over het huidige betalingsproces van de gemeente Valkenswaard en u een actueel beeld geven over de huidige statistieken betreffende de factuurafhandeling. Wanneer er een factuur bij de gemeente binnenkomt, wordt deze ingescand en geregistreerd. De vervaldatum wordt gezet op 30 dagen na de factuurdatum. Wettelijk is bepaald dat een factuur 30 dagen na de ontvangst van de factuur betaald moet zijn. Doordat de gemeente uitgaat van de factuurdatum, is de kans op te laat betalen geminimaliseerd. Nadat de factuur is geregistreerd, zal de factuur een digitale route afleggen. Via één of meerdere behandelaars en eventueel één of meerdere controleurs zal de factuur weer terugkomen bij de afdeling financiën. Wanneer de geaccordeerde factuur bij financiën komt, zal de factuur binnen twee werkdagen betaalbaar worden gesteld. Via de budgethoudersregeling is

2 GEMEENTE VAL KENSWAARD afgesproken dat de behandelaar de factuur binnen vijf werkdagen moet \ afhandelen. Een behandelaar heeft verschillende mogelijkheden wanneer eet^ factuur in zijn of haar voorraad belandt. Naast het akkoord gaan, heeft een budgetbeheerder de mogelijkheid om niet akkoord te gaan of om de factuur te parkeren. Een reden hiervoor kan zijn dat er niet of onvolledig is geleverd door de crediteur of dat de hoogte van het bedrag op de factuur onjuist is. Hierdoor blijven facturen uiteraard langer liggen dan de 5 dagen die de behandelaar heeft om de factuur af te handelen. Om het aantal openstaande facturen tot een minimum te beperken zijn er binnen de afdeling financiën verschillende controles ingebouwd. Zo wordt er elke dinsdag een herinneringsmail naar elke budgetbeheerder gestuurd betreffende de openstaande facturen. Daarnaast worden iedere twee weken budgetbeheerders persoonlijk g d over de nog te behandelen facturen. Daarvoor wordt elke twee weken door de afdeling financiën een inventarisatie gemaakt over de nog openstaande facturen. Deze worden vervolgens geanalyseerd en een toelichting waarom de desbetreffende factuur nog niet is afgehandeld wordt gekoppeld aan de factuur. Op deze manier weten alle betrokken partijen welke afspraken reeds zijn gemaakt. Tenslotte wordt er ook rekening gehouden met zon- en feestdagen en met de afwezigheid van budgetbeheerders. In die periode zal er een vervanger aangewezen moeten worden, zodat facturen op tijd kunnen worden afgehandeld. Op het moment van schrijven is 91% (op een totaal van ongeveer 3000) van de binnengekomen facturen in 2015 binnen de wettelijke termijn van 30 dagen betaald. Dit betekent ook dat ongeveer 9% na de wettelijke termijn betaald wordt. In onderstaande cirkeldiagrammen wordt aangeven hoe lang het duurt voordat een factuur volledig is afgehandeld. De eerste cirkeldiagrammen geeft het weer in een percentage, tweede cirkeldiagram geeft de absolute aantallen.

3 GEMEENTE VALKE N SWAARD Facturen in percentage i facturen betaald < 31 dagen 91,17% facturen betaald dgn 4,00% facturen betaald dgn 2,01% facturen betaald >50 dagen 2,82% facturen in aantallen facturen betaald < 31 dagen facturen betaald dgn facturen betaald dgn facturen betaald >50 dagen Redenen waarom facturen later dan de wettelijk termijn van 30 dagen betaald worden zijn eerder al vermeld in deze raadsinformatiebrief. Wanneer een factuur vragen oproept (hoogte bedrag, levering, nog niet ontvangen creditnota) wordt de factuur'geparkeerd'. Pas als er geen onduidelijkheden meer zijn, zal de factuur afgehandeld worden. Er zullen altijd verbeterpunten zijn, echter kunnen wij concluderen dat de gemeente op orde en in control is. Het streven naar een zo hoog mogelijk percentage 'tijdige afwikkeling' is altijd belangrijk. Dit sluit aan op het huidige beleid, waarin het streven is facturen binnen 30 dagen af te

4 Hoogachtend, Namens burgemeester en wethouders van Valkenswaard, Teammanager Advies & Managementondersteuning C. van der kindeh MBA

5 afgesproken dat de behandelaar de factuur binnen vijf werkdagen moet afhandelen. Een behandelaar heeft verschillende mogelijkheden wanneer een factuur in zijn of haar voorraad belandt. Naast het akkoord gaan, heeft een budgetbeheerder de mogelijkheid om niet akkoord te gaan of om de factuur te parkeren. Een reden hiervoor kan zijn dat er niet of onvolledig is geleverd door de crediteur of dat de hoogte van het bedrag op de factuur onjuist is. Hierdoor blijven facturen uiteraard langer liggen dan de 5 dagen die de behandelaar heeft om de factuur af te handelen. \ Om het aantal openstaande facturen tot een minimum te beperken zijn er binnen de afdeling financiën verschillende controles ingebouwd. Zo wordt er elke dinsdag een herinneringsmail naar elke budgetbeheerder gestuurd betreffende de openstaande facturen. Daarnaast worden iedere twee weken budgetbeheerders pèrsoonlijk g d over de nog te behandelen facturen. Daarvoor wordt elke twee weken door de afdeling financiën een inventarisatie gemaakt over de nog openstaande facturen. Deze worden vervolgens geanalyseerd en een toelichting waarom de desbetreffende factuur nog niet is afgehandeld wordt gekoppeld aan de factuur. Op deze manier weten alle betrokken partijen welke afspraken reeds zijn gemaakt. Tenslotte wordt er ook rekening gehouden met zon- en feestdagen en met de afwezigheid van budgetbeheerders. In die periode zal er een vervanger aangewezen moeten worden, zodat facturen op tijd kunnen worden afgehandeld. Op het moment van schrijven is 91% (op een totaal van ongeveer 3000) van de binnengekomen facturen in 2015 binnen de wettelijke termijn van 30 dagen betaald. Dit betekent ook dat ongeveer 9% na de wettelijke termijn betaald wordt. In onderstaande cirkeldiagrammen wordt aangeven hoe lang het duurt voordat een factuur volledig is afgehandeld. De eerste cirkeldiagrammen geeft het weer in een percentage, tweede cirkeldiagram geeft de absolute aantallen.

6 Hoogachtend, Namens burgemeester en wethouders van Valkenswaard, Teammanager Advies & Managementondersteuning