M E M O R A A D. ter kennisname/ter informatie informatie (algemeen) openbaar

Transcriptie

1 M E M O R A A D Aan: de leden van de raad Van: college van Heusden Datum: 21 december 2011 Onderwerp: Betaalgedrag gemeente Heusden Doel: Aanleiding: Aard informatie: ter kennisname/ter informatie informatie (algemeen) openbaar Geachte leden van de raad, Eén van de onderzoeksonderwerpen die ook door de auditcommissie bij de accountant zijn aangedragen, is het betaalgedrag van de gemeente Heusden. Zeker bij de huidige stand van de economie is het voor de liquiditeitspositie van ondernemers belangrijk dat facturen tijdig worden betaald. Mede hierom is intern reeds het betaalgedrag van de gemeente Heusden onderzocht. Met de bijgevoegde rapportage ontvangt u de uitkomsten van dit onderzoek. De belangrijkste conclusies uit het rapport zijn als volgt: - De gemiddelde betalingstermijn van de gemeente Heusden is 22 dagen. - Op de ranglijst van snelst betalende gemeenten in 2011 staat de gemeente met een betaalsnelheid van 22 dagen op een 4 e plaats. - 84,5% van de facturen wordt binnen de redelijke termijn van 30 dagen betaald. - Van de facturen die niet binnen 30 dagen worden betaald is voor 41% van de facturen een plausibele reden. Hierbij gaat het om facturen waarbij niet volgens afspraak/opdracht is geleverd, onjuiste facturen, et cetera. - Als het betaalgedrag wordt gecorrigeerd voor de facturen die met een geldige reden na 30 dagen zijn betaald, wordt 90,8% van de facturen tijdig betaald. Met een betaalsnelheid van 22 dagen betaalt de gemeente Heusden gemiddeld gezien ruim binnen 30 dagen. Hiermee draagt de gemeente bij aan de liquiditeitspositie van ondernemers.

2 Betaalgedrag gemeente Heusden Bedrijven en overheden moeten facturen in beginsel binnen 30 dagen betalen. Ook in de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Heusden is deze betalingstermijn van 30 dagen opgenomen. Vooral kleine en middelgrote ondernemingen hebben voor hun liquiditeitspositie baat bij betaling van facturen binnen deze termijn. Door de gemeente Heusden is intern onderzoek gedaan naar het eigen betaalgedrag. Het doel van dit onderzoek is tweeledig, namelijk: 1) Bepalen of de gemeente aan de betalingstermijn van 30 dagen voldoet. 2) Bepalen in hoeverre de gemeente met haar betalingsgedrag bijdraagt aan de liquiditeitspositie van leveranciers. In het onderzoek zijn alle facturen van 2011 t/m 7 november betrokken. Onder betalingstermijn wordt verstaan het aantal dagen tussen de factuurdatum en de betaaldatum. Deze rapportage is een beschrijving van de onderzoeksresultaten. Hierbij geeft hoofdstuk 1 een analyse van het betaalgedrag van de gemeente. Hierna is in hoofdstuk 2 een vergelijking met het betaalgedrag van andere gemeenten gemaakt. 1.1 Betaalsnelheid In de onderzoeksperiode zijn facturen ontvangen. In figuur 1 is aangegeven met welke snelheid de gemeente deze facturen heeft betaald. Hieruit blijkt dat 84,5% van alle facturen binnen de wettelijke termijn van 30 dagen werd betaald. Bijna 8% wordt al binnen 7 dagen betaald. Figuur 1 Betaalsnelheid Betaalsnelheid (aantallen) 84,5% 66,3% 42,3% 7,9%

3 Voor ondernemers is het belangrijker dat een factuur van snel wordt betaald, dan tien facturen van Door alleen aan te geven hoeveel facturen binnen een bepaalde periode worden betaald, ontstaat dan ook geen volledig beeld van de snelheid van betalen. Om deze reden is in het hele onderzoek niet alleen gekeken naar aantallen facturen, maar is ook naar de waarde van de facturen gekeken. De ontvangen facturen hebben een totale waarde van 23,1 miljoen. In figuur 2 is te zien met welke snelheid de gemeente deze gefactureerde euro`s heeft betaald. De grafiek laat zien dat 85,1% binnen 30 dagen is betaald. Dit percentage is daarmee hoger dan op basis van het aantal facturen. Figuur 2 Betaalsnelheid Betaalsnelheid (euro`s) 85,1% 56,3% 33,0% 6,6%

4 1.2 Analyse overschrijdingen Voor de 934 facturen ter waarde van 3,4 miljoen die niet binnen 30 dagen zijn betaald is geanalyseerd wat de oorzaak hiervan is. Hierbij is naar alle facturen groter dan gekeken. Deze facturen hebben een totale waarde van 2,7 miljoen, waardoor ongeveer 80% van het te laat betaalde bedrag is beoordeeld. Het totaalbedrag van 2,7 miljoen is verdeeld over 103 facturen. Als een factuur niet binnen 30 dagen wordt betaald, dan is dat niet per definitie verkeerd. Dit is bijvoorbeeld het geval als een leverancier een factuur verstuurd, terwijl de geleverde dienst of het geleverde goed niet overeenkomt met wat is afgesproken. Deze factuur zal een budgethouder voor een goede invulling van zijn budgethouderstaak pas betalen op het moment dat de leverancier aan de afgesproken verwachtingen voldoet. In het onderzoek is daarom voor alle 103 facturen beoordeeld wat de oorzaak van de termijnoverschrijding is. Hieruit blijkt dat er voor 41% (42 stuks) van de facturen die te laat worden betaald een plausibele reden is. Hierbij worden de volgende oorzaken als plausibel gekwalificeerd: 1) De ontvangstdatum van een factuur ligt ver na de factuurdatum. 2) De geleverde dienst of het geleverde goed/werk is niet in overeenstemming met de opdrachtverstrekking. 3) De factuur is onjuist. 4) De factuur geeft onvoldoende informatie om factuurcontrole uit te kunnen voeren. In deze gevallen is de factuur pas betaald nadat aanvullende informatie van de leverancier is ontvangen. 5) De factuur is voorafgaand aan de definitieve aflevering, oplevering ontvangen. Hierbij is met betaling gewacht totdat het eindproduct gereed was. Voor de andere 59% (61 stuks) van de facturen is er geen geldig argument voor de late betaling.

5 1.3 Betaalgedrag na correctie In de voorgaande paragraaf is aangegeven dat er voor 41% van de te laat betaalde facturen een geldige reden is. Het is onterecht om de betaling van deze facturen als te laat te kwalificeren. In de twee voorgaande paragrafen is dan ook geen volledig beeld gegeven van het werkelijke betaalgedrag van de gemeente. In deze paragraaf is het betaalgedrag gecorrigeerd voor de facturen die met een geldige reden te laat zijn betaald. In figuur 5 is de betaalsnelheid gecorrigeerd. Hieruit blijkt dat 90,8% van de facturen tijdig betaald wordt. Dit percentage is 6,3% hoger dan wanneer sec naar termijnen wordt gekeken en niet naar achterliggende oorzaken. Figuur 5 Betaalsnelheid Betaalsnelheid (aantallen) 90,8% 70,0% 43,9% 8,2% In bedragen uitgedrukt ligt dit percentage zelfs op 91,4%. Figuur 6 Betaalsnelheid Betaalsnelheid (euro`s) 91,4% 59,6% 34,3% 6,8%

6 2. Vergelijking andere gemeenten Door MKB Nederland wordt jaarlijks onderzoek gedaan naar de betaalsnelheid van gemeenten. De gemeente Heusden behoort daarbij niet tot de 303 gemeenten die in 2011 aan het onderzoek hebben meegedaan. In onderstaande opsomming worden de cijfers van het onderzoek afgezet tegen de cijfers uit de voorliggende rapportage: 1) De onderzochte gemeenten doen er gemiddeld 38,5 dagen over om hun facturen te betalen. Voor de gemeente Heusden is dat 22,0 dagen. 2) De gemeente Heusden zou met een betalingstermijn van 22,0 dagen op een vierde plaats op de ranglijst voor snelst betalende gemeenten staan. 3) De gemeente behoort daarmee tot een groep van 2% van de gemeenten die binnen de wettelijke termijn van 30 dagen betaald. Op basis van bovenstaande gegevens is de betaalsnelheid van de gemeente Heusden goed op orde. Hiermee heeft de gemeente een goede bijdrage aan de liquiditeitspositie van ondernemers.