Voorgesteld wordt om in te stemmen met de meerjaren subsidieovereenkomst met Stiwa.

Transcriptie

1 VOORSTEL OPSCHRIFT Vergadering van 22 december 2015 Besluit nummer: 2015_BW_00979 Onderwerp: Meerjaren subsidieovereenkomst Stiwa - Besluitvormend Beknopte samenvatting: Met Stiwa Exploitatie en Beheer dient een nieuwe subsidieovereenkomst te worden afgesloten. Door Stiwa en gemeente is gekozen voor een vierjarige overeenkomst. De vorige subsidieovereenkomst heeft als basis gediend. Voorgesteld wordt om in te stemmen met de meerjaren subsidieovereenkomst met Stiwa. Bevoegd portefeuillehouder: Bas Brekelmans HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS AANHEF Bijgevoegde bijlage(n): Meerjarensubsiedieovereenkomst Stiwa Notitie La Gro Advocaten MOTIVERING Aanleiding en context: De oude subsidieovereenkomst met Stiwa loopt eind 2015 af, zodat er een nieuwe subsidieovereenkomst dient te worden afgesloten. Stiwa en gemeente kiezen voor een vierjarige subsidieovereenkomst gedurende de periode Beoogd resultaat: Te komen tot een meerjaren subsidieovereenkomst met Stiwa Exploitatie en Beheer. Argumentatie: 1.1 De oude subsidieovereenkomst loopt op 31 december 2015 af De oude meerjaren subsidieovereenkomst loopt op 31 december 2015 af, zodat er een nieuwe subsidieovereenkomst dient te worden afgesloten. 1.2 Een meerjaren overeenkomst mag p 1 van 12

2 Volgens Artikel 4:67 van de Algemene wet bestuursrecht kan de subsidie voor een bepaald aantal boekjaren worden verleend, zolang er aan de verplichting wordt voldaan om periodiek aan het bestuursorgaan gegevens, die voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn, worden verstrekt. De meerjarige subsidieovereenkomst biedt voor de komende jaren zekerheid aan het personeel van Stiwa. 1.3 Er is geen aanbesteding noodzakelijk Stiwa Exploitatie en Beheer ontvangt per jaar een subsidie van minstens ,--, exclusief indexering. Gezien de vierjarige periode is er advies gevraagd aan La Gro Advocaten. Volgens hun bijgevoegde advies kan de exploitatie van een sporthal worden beschouwd als een IIB-dienst. Voor deze dienst hoeft niet te worden aanbesteed, zolang de meerjaren huur- en subsidieovereenkomst worden afgesloten voor 1 april Per 1 april 2016 wordt het beperkte regime voor de IIB-diensten herzien. 1.4 De meerjaren subsidieovereenkomst is afgestemd op de meerjaren huurovereenkomst De voorliggende meerjaren subsidieovereenkomst is tekstueel en inhoudelijk in overeenstemming gebracht met de nog af te sluiten meerjaren huurovereenkomst. 1.5 Er is draagvlak van Stiwa Exploitatie en Beheer De meerjaren subsidieovereenkomst is afgestemd met Stiwa Exploitatie en Beheer. Een punt van discussie betrof nog artikel 9, waarin wordt gesteld dat de subsidie al op voorhand met ,-- zou worden verlaagd in verband met de plaatsing van de zonnepanelen. De verwachting is dat hierdoor de energiekosten (gaan) dalen. In de huidige formulering van artikel 9 kunnen alle partijen zich vinden. Kanttekening: Niet van toepassing. Aanpak / uitvoering: Na uw besluit kan de meerjaren subsidieovereenkomst door beide partijen worden ondertekend. Stiwa valt onder het regime van de jaarlijkse begrotings- en jaarrekeningcyclus. Participatie: Stiwa Exploitatie en Beheer beheert en exploiteert voor de gemeente Teylingen de binnensportaccommodaties, zodat de gemeente zich kan blijven richten op haar regiefunctie en op haar kerntaken. Duurzaamheid: Niet van toepassing. Beslist het volgende: VOORSTEL Besluitpunt 1: p 2 van 12

3 In te stemmen met de meerjaren subsidieovereenkomst met Stiwa Exploitatie en Beheer. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Maatschappelijke Ontwikkeling Welzijn & Onderwijs Financiële consequenties: In het jaar 2016 ontvangt Stiwa een gemeentelijke subsidie van ,--. Het subsidiebedrag wordt jaarlijks geïndexeerd met het Consumenten Prijs Indexcijfer (CPI alle huishoudens). Voor de tarieven van Stiwa geldt de vastgestelde Tarievennota als leidraad. BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT Meerjarensubsiedieovereenkomst Stiwa p 3 van 12

4 Meerjarensubsiedieovereenkomst Stiwa Meerjaren subsidieovereenkomst tussen de gemeente Teylingen en Stiwa Exploitatie en Beheer voor de periode 1 januari 2016 tot en met 31 december 2019 De ondergetekenden: 1. De gemeente Teylingen, krachtens het bepaalde in artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar wethouder de heer B.H.C. Brekelmans, handelende ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Teylingen van datum, verder te noemen: de gemeente; en 2. Stichting Stiwa Exploitatie en Beheer, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar voorzitter de heer J.B. Regeer en haar secretaris de heer J.H. van Steensel, verder te noemen: de stichting, hebben in overweging genomen dat: - de gemeente de exploitatie en het beheer van Sport- en recreatiecomplex Wasbeek en sporthal De Korf te Sassenheim, sporthal De Geest te Warmond en sporthal De Tulp, sportzaal De Schans en gymzaal Het Cluster te Voorhout wenst te laten uitvoeren door de stichting; - de gemeente het beleid heeft om (binnen)sportaccommodaties in beheer over te dragen aan de stichting; - tussen de gemeente en de stichting een huurovereenkomst is gesloten inzake de huur door de stichting van de bovengenoemde sportaccommodaties; - de gebouwen en de grond waarop de gebouwen gevestigd zijn, eigendom blijven van de gemeente; - de gemeente en de stichting de nadere voorwaarden inzake de exploitatie en het beheer van de sportaccommodaties wensen vast te leggen; en komen overeen als volgt: Artikel 1 Algemeen 1. Op deze meerjaren subsidieovereenkomst als bedoeld in artikel 4:36 van de Algemene wet bestuursrecht zijn de bepalingen van de Algemene Subsidieverordening Teylingen 2012 van toepassing, welke aan deze meerjaren subsidieovereenkomst is toegevoegd als bijlage 1. Artikel 2 Duur, verlenging en tussentijdse ontbinding overeenkomst 1. Deze meerjaren subsidieovereenkomst is aangegaan voor de duur van vier (4) jaar, ingaande op 1 januari 2016 en eindigend op 31 december In het eerste kwartaal van 2019 gaan de stichting en de gemeente in overleg over een nieuwe meerjaren subsidieovereenkomst. 3. Deze meerjaren subsidieovereenkomst moet worden beschouwd als ondeelbaar en samenhangend met de tussen partijen gesloten huurovereenkomst terzake van 1 p 4 van 12

5 de in beheer overgedragen sportaccommodaties. De bepalingen uit de desbetreffende huurovereenkomst zijn dan ook van toepassing op deze meerjaren subsidieovereenkomst. Dit houdt in ieder geval mede in dat, indien de tussen partijen overeengekomen huurovereenkomst (al dan niet tussentijds) eindigt, dit eveneens inhoudt dat per dezelfde datum deze meerjaren subsidieovereenkomst is beëindigd. 5. Indien één van beide partijen niet behoorlijk of niet tijdig voldoet aan enige verplichting, welke voor haar uit deze meerjaren subsidieovereenkomst voortvloeit, wordt de gemeente respectievelijk de stichting geacht in verzuim te zijn, nadat zij door de andere partij schriftelijk, bij aangetekend schrijven, in gebreke is gesteld. Indien zij binnen de daarbij te stellen redelijke termijn niet alsnog aan haar verplichtingen heeft voldaan, heeft de gemeente dan wel de stichting het recht de overeenkomst geheel of ten dele te ontbinden, tenzij de tekortkoming, gezien haar bijzondere aard of geringe betekenis, deze ontbinding met haar gevolgen niet rechtvaardigt. Artikel 3 Gebruik 1. De stichting geeft de sportaccommodaties in gebruik in het kader van het gelegenheid bieden tot sportbeoefening. 2. Onderwijsinstellingen in de gemeente Teylingen hebben een preferente positie ten opzichte van andere gebruikers als het gaat om gebruik van de sportaccommodaties tijdens schooluren. De stichting moet hiermee rekening houden bij inroostering. 3. In het evenementenbeleid van gemeente Teylingen is opgenomen hoeveel en welk soort evenementen of anderszins georganiseerd mogen worden in de sportaccommodaties. Indien van toepassing dient hiermee bij inroostering van de sportaccommodaties rekening te worden gehouden en aan gebruikers gecommuniceerd te worden zodat gebruikers weten wanneer de sportaccommodatie bezet is. 4. De stichting draagt tenminste één keer per jaar zorg voor een gesprek met de afgevaardigden van de gebruikers (niet zijnde individuele sporters). De stichting zorgt voor verslaglegging en verzending daarvan aan de gebruikers, een en ander binnen 14 dagen na afloop van het overleg. Bij dit overleg worden in ieder geval de volgende zaken aan de orde gesteld: de dienstverlening van de stichting; de tarieven en roosterindeling; overige zaken betreffende het gebruik van de voorzieningen. Specifiek komt met betrekking tot klanttevredenheid tijdens dit overleg aan de orde: dienstverlening personeel kwaliteit van de horeca openingstijden kwaliteit schoonmaak dagelijks toezicht en beveiliging. De stichting informeert de gemeente over de uitkomsten en de voorgenomen acties om de klanttevredenheid te verbeteren binnen twee maanden na het overleg. Klanttevredenheidscijfers lager dan een 6 vormen een belangrijke indicatie dat er actie ondernomen dient te worden om de klanttevredenheid te vergroten. 2 p 5 van 12

6 Artikel 4 Onderhoud, toezicht en schoonmaak 1. De stichting is verantwoordelijk voor het dagelijks onderhoud en het beheer van en het toezicht op de sportaccommodaties en stelt (sport)materialen ter beschikking van de gebruikers. 2. De stichting is verantwoordelijk voor het groot onderhoud en stelt daartoe voor de sportaccommodaties een meerjarenonderhoudsplan (MOP) op dat eenmaal per drie jaar wordt geactualiseerd en ter beschikking wordt gesteld aan de gemeente. De stichting is verantwoordelijk voor een goede uitvoering van het onderhoud in aansluiting met het MOP. Ter controle voert de gemeente twee keer per jaar een inspectie uit. 3. De stichting zal voldoen aan de wettelijke eisen van veiligheid en hygiëne die op sportaccommodaties, zwembaden en horecabedrijven van toepassing zijn. Artikel 5 Verzekering en aansprakelijkheid 1. De stichting is gehouden zich afdoende te verzekeren en zich verzekerd te houden voor de eventuele schade, die voortvloeit uit het uitoefenen van haar activiteiten, waaronder in ieder geval de wettelijke aansprakelijkheid. 2. De gemeente is nimmer aansprakelijk voor schade toegebracht aan personen of zaken van de stichting of van derden voor zover deze verband houdt met de uitoefening van de bedrijfsactiviteiten van de stichting. 3. De gemeente draagt de zorg voor een afdoende opstalverzekering van de gebouwen tegen brand- en stormschade. Artikel 6 Overleg en informatieverstrekking 1. Tussen de gemeente en de stichting vindt tweemaal per jaar een bestuurlijk overleg plaats over het beheer en de exploitatie. Hierbij worden betrokken het sportbeleid, de eventuele risico s en de voortgang van de exploitatie alsmede andere van belang zijnde ontwikkelingen en plannen. De gemeente is verantwoordelijk voor het tot stand komen van deze overleggen en zal een verslag daarvan binnen één maand na afloop van het overleg aan de betrokken partijen toezenden. 2. De partijen dienen belangrijke signalen van de (sport)verenigingen en onderwijsinstellingen onderling te communiceren. 3. De partijen hebben de plicht elkaar met spoed te informeren over ontwikkelingen die een wezenlijke invloed hebben op de bedrijfsvoering, de exploitatie en de beschikbaarheid van de sportaccommodaties. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het constateren van (onderhouds)gebreken waardoor een sportaccommodatie (tijdelijk) niet gebruikt zou mogen worden en dergelijke. 4. De stichting is gehouden een beleid te voeren waarbij langlopende verplichtingen met een structureel karakter, waaronder mede begrepen formatie-uitbreidingen en investeringslasten, gedragen worden binnen de exploitatiebegroting respectievelijk het risicodragend vermogen. De exploitatiebegroting 2016 vormt voor de toekomstige jaren het financiële kader. Grote investeringen die als dekking een grote stijging van de 3 p 6 van 12

7 inkomsten behoeven en daarmee als risicovol kunnen worden aangemerkt, moeten voor toestemming aan de gemeente worden voorgelegd. Artikel 7 Tarieven 1. Wijzigingen in het tarievenbeleid behoeven de instemming van de gemeente. De stichting meldt afwijkingen op de door haar vastgestelde beleidslijn dat tarieven in meerjarig perspectief niet meer dan trendmatig mogen stijgen expliciet vooraf bij de begroting. Indien de gemeente zich niet kan verenigen met de voorgestelde wijziging in het tarievenbeleid dan zal zij haar zienswijze binnen twee maanden na aanbieding van de begroting gemotiveerd kenbaar maken en het initiatief nemen voor een bestuurlijk overleg met de stichting voorafgaande aan de begrotingsbehandeling. De Tarievennota maatschappelijke accommodaties Teylingen, nog vast te stellen in 2015, is leidend voor de hoogte van de tarieven. 2. Indien de gemeente besluit de huurtarieven voor (sport)verenigingen structureel te verlagen, dan wordt met de stichting in overleg getreden over de hoogte van de financiële compensatie voor het verlies aan inkomsten. Artikel 8 Subsidie 1. Ten behoeve van beheer en exploitatie van de sportaccommodaties stelt de gemeente een jaarlijkse subsidie van ,-- beschikbaar. Dit bedrag is gebaseerd op de subsidie van 2016, verminderd met een bedrag van ,-- in verband met de plaatsing van zonnepanelen. 2. Het subsidiebedrag wordt jaarlijks geïndexeerd met het meest recente Consumenten Prijs Indexcijfer (CPI alle huishoudens) dat gepubliceerd wordt door het Centraal Bureau voor de Statistiek. Op het moment dat het CPI wordt gepubliceerd, stelt de verhuurder de huurder hiervan schriftelijk op de hoogte. De gemeente kan indexering van het subsidiebedrag weigeren als hierdoor het subsidieplafond in de gemeentebegroting wordt overschreden. 3. Conform het gestelde in de Algemene Subsidieverordening Teylingen 2012, dient de stichting vóór 1 mei voorafgaand aan het volgend subsidiejaar een begroting in. 4. Conform het gestelde in de Algemene Subsidieverordening Teylingen 2012, dient de stichting ter vaststelling van de subsidie vóór 1 mei van het jaar volgend op het subsidiejaar een door het bestuur gewaarmerkt activiteitenverslag en financieel verslag in. 5. In het activiteitenverslag moet onder meer gerapporteerd worden over: Bezoekersaantallen van het zwembad (gedifferentieerd naar doelgroep) Tarieven Openingstijden Bezettingsgraad per sportaccommodatie. 6. Het financieel verslag (jaarrekening plus balans) dient voorzien te zijn van een accountantsverklaring, als bedoeld in artikel 393 eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. 7. Onverwachte overschrijdingen ten opzichte van de begroting worden gedekt uit de algemene reserve van de stichting. Wanneer sprake is van calamiteiten die zich bij de stichting voordoen als gevolg van opgelegde bepalingen of door de gemeente getroffen maatregelen, welke 4 p 7 van 12

8 verandering een structureel karakter als gevolg hebben, treden partijen met elkaar in overleg over de gevolgen voor het subsidiebedrag. 8. Het is de stichting toegestaan jaarlijks een algemene reserve te vormen van ,-- vermeerderd met 10% van de subsidie. Daarnaast mag een onderhoudsvoorziening worden gecreëerd, evenals een bestemmingsreserve ziekteverzuim van maximaal ,-- en een bestemmingsreserve innovatie van maximaal , Indien het bedrag van de algemene reserve van ,-- vermeerderd met 10% van de subsidie, wordt overschreden wordt deze algemene reserve afgeroomd en wordt de subsidie naar beneden bijgesteld met het bedrag waarmee de algemene reserve wordt overschreden. 10. Het college betaalt de subsidie uit in voorschotten. De stichting ontvangt de subsidie in twee voorschotten namelijk per 1 januari en 1 juni van ieder jaar. Artikel 9 Zonnepanelen 1. In verband met de aanleg van de zonnepanelen vindt jaarlijks budgetterings- en financieringsafstemming plaats. In deze afstemming kunnen ook de kosten en baten van deze verduurzaming een plaats krijgen. Aan de kostenzijde worden opgenomen: aflossing lening en onderhoudskosten installatie, per jaar. Aan de batenzijde worden opgenomen: energieopbrengsten en SDE+ subsidie-uitkeringen, per jaar. 2. Omdat de subsidie al op voorhand met ,-- wordt verlaagd wordt in het jaarlijkse afstemmingsoverleg, na ontvangst van de jaarrekening, besproken of de stichting baten of lasten heeft met betrekking tot de zonnepanelen. Mochten de cijfers in de jaarrekening er aanleiding toe geven, dan worden de positieve of negatieve verschillen verwerkt in de subsidieverlening van het daaropvolgend jaar. Artikel 10 Algemeen 1. Wijzigingen zijn slechts geldig voorzover zij tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen. 2. Partijen komen overeen dat de voorgaande subsidieovereenkomst met deze overeenkomst komt te vervallen. Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend te Voorhout op datum. De gemeente De stichting B.H.C. Brekelmans J.B. Regeer J.H. van Steensel 5 p 8 van 12