Registraasjenûmer : Ôfdieling/Opsteller/Til. : Project Nieuw Thialf, A.Y. Damsma, 5780 Portefúljehâlder : H. Konst :

Transcriptie

1 DS-Stik Datum DS-gearkomste Punt fan e wurklist B0 Geheim Ja Tot Ûnderwerp Realisatie Nieuw Thialf 2. Registraasje Registraasjenûmer : Ôfdieling/Opsteller/Til. : Project Nieuw Thialf, A.Y. Damsma, 5780 Portefúljehâlder : H. Konst : 3. Ôfstimming Oerienstimming berikt mei: Namme: Ôfdieling: 4. Koarte gearfetting In december 2012 hebben Provinciale Staten besloten om te streven naar een Nieuw Thialf met een ambitieniveau van twee banen: een topwedstrijdhal en optioneel een topsporttrainingshal. Daarbij is besloten om voor de realisatie een maximale provinciale bijdrage van 50 miljoen te reserveren. Gedeputeerde Staten hebben daarbij de opdracht gekregen om het projectvoorstel verder uit te werken tot een realisatiebesluit en dit te agenderen voor de vergadering van Provinciale Staten van juni Bij dit GS-stuk zit een statenvoorstel op basis waarvan Provinciale Staten een besluit kunnen nemen. Voor de hoofdlijn van de inhoud en de besluitvorming wordt verwezen naar het statenvoorstel. In dit GS-stuk wordt ingegaan op een aantal aandachtspunten. 5. Relaasje mei moasje / tasizzing Zie 4. Koarte gearfetting. 6. DS beslute 1. Het voorgenomen besluit te nemen om: a. In te stemmen met de deelneming van de provincie in de Thialf rechtspersonen in de plaats van Aegon en Essent tegen een bedrag van 4,0 miljoen (voor aandelenovername en een aanvullende storting op aandelen Provincie), overeenkomstig 1

2 de notariële akte van aandelenoverdracht en overige daarbij horende uitvoeringsvoorstellen; b. Uiterlijk voor 1 juli 2 leden van de RvC voor te dragen om te benoemen door de AvA. c. In te stemmen met de aangepaste Statuten en naamswijziging van de holding in Thialf Onroerend Goed BV en overgang van het onroerend goed van Thialf (exploitatie) BV naar de Thialf OGBV overeenkomstig bijgevoegde statutenwijziging en notariële overdrachtsakte; d. Subsidie verstrekken aan Thialf OG bv onder voorwaarden genoemd in statenvoorstel. 2. Om voor 1 juli 2013 twee leden voor de Raad van Commissarissen van Thialf OGBV voor te dragen aan de AvA. 3. Om 1 miljoen voor te financieren vooruitlopend op de subsidiebeschikking 50 miljoen aan Thialf Holding BV. Indien de Staten besluiten om geen geld beschikbaar te stellen dan dekking te vinden in programma Om vooruitlopend op de verdeling NUON gelden bij begroting 2014 PS te verzoeken als pre prioriteit reeds 30 miljoen voor Thialf beschikbaar te stellen. 5. In te stemmen met bijgaand statenvoorstel en met bijbehorende besluitpunten. 6. In te stemmen de bijgevoegde begrotingswijziging ter besluitvorming aan PS voor te leggen. 7. De als als geheim ter inzage aangeduide bijlagen als geheim te bestempelen. 8. De brief aan het presidium over de aanlevering van stukken vast te stellen. 9. De administratieve ondersteuning van het project Nieuw Thialf voor de looptijd van het project binnen de provinciale administratie uit te voeren. 10. Gedeputeerde Konst te machtigen om de eindredactie van het statenvoorstel, de daarbij horende formele juridische documenten en de brief aan PS waar nodig aan te passen. 2

3 7. Finansjele aspekten (ekskl. btw) Kosten Mei inoar % Bydrage provinsje 100 Bydrage tredden 0 Mei inoar 100 Namme budzjet provinsjale bydrage: Voor een specificatie van de hier genoemde bedragen wordt verwezen naar bijgevoegde begrotingswijziging. Restant budzjet nei alle ferplichtings (dizze deryn begrepen): Jier Restant budzjet Begruttingswiziging fanneden: Ja As dat sa is: Nee Yn ramt mandaat DS? Begruttingswiziging DS taheakke. Ja Buten mandaat DS? Begruttingswiziging PS taheakke. 8. Finansjele en bestjoerlike oandachtspunten en risiko s De provincie Fryslân gaat deelnemen in Thialf. Met dit besluit wordt de provincie medeeigenaar van het schaatscomplex, en draagt vanuit deze positie de bijbehorende lusten en lasten. Thialf is een maatschappelijk vastgoed dat vooral wordt ingezet voor de topsport, maar ook voor de breedtesport. De deelname in en de subsidiëring van Thialf is vanuit deze maatschappelijke context gemotiveerd. De deelname is een besluit van het college, met een zgn. voorhang procedure in Provinciale Staten en Koninklijke goedkeuring. Provinciale Staten stellen de subsidie beschikbaar, het college verstrekt de subsidie. De inzet van Provinciale Staten is om Thialf weer in de wereldtop van de schaatsbanen te brengen. Hiervoor wordt in ieder geval de huidige wedstrijdhal vernieuwd tot een topwedstrijdbaan. Als er voldoende bijdragen zijn vanuit de rijksoverheid, het bedrijfsleven en de sport, voor zowel de investering als de exploitatie, kan besloten worden om een separate toptrainingshal te bouwen. Dit is nu nog niet het geval. Het is de verwachting dat Thialf deze zomer besluit om eerst de wedstrijdbaan te vernieuwen. Afhankelijk van aanvullende bijdragen kan besloten worden om de duurzaamheid en toptrainingsfaciliteiten van Thialf verder te verbeteren. 3

4 De Commissaris van de Koning en de projectgedeputeerde hebben in de afgelopen maanden een intensieve lobby gevoerd om een rijksbijdragen voor Thialf zeker te stellen. Op zowel ministerieel niveau als met de bestuurders van de KNSB en het NOC*NSF is overeenstemming over de centrale rol van het Rijk op het terrein van topsport. Het kabinet Rutte II, bij monde van minister Schippers (brief d.d. 19 april 2013), stelt echter het overleg over een daadwerkelijke bijdrage uit tot na de definitieve uitkomst van de selectie voor een topsportaccommodatie van KNSB en NOC*NSF. Het is de verwachting dat een bijdrage van 15 miljoen neerwaarts moet worden bijgesteld. In de komende weken zal het overleg met de minister van VWS verder worden voorbereid. De financiële risico s en aandachtpunten worden in het statenvoorstel en hierna apart in meer detail toegelicht. De belangrijkste risico s hebben te maken met de investering (realisatie van het nieuwe Thialf met snel ijs, op tijd en binnen budget), met de exploitatie in de jaren van verbouwen (mogelijke omzetdaling en versnelde afschrijving van de oude Thialf), en de exploitatie na 2016 (lange-termijnafspraken met KNSB en NOC*NSF over wedstrijden en toptraining, en samenwerking met de Elfstedenhal in Leeuwarden). De selectie van de topsportaccommodatie door NOC*NSF en KNSB is een onzekere factor. Het hoofddoel van dit selectieproces is het aangaan van lange termijn afspraken over het gebruik van Thialf en het Centrum voor Topsport en Onderwijs (CTO) voor topsporttraining, Met dit selectieproces gaan beide organisaties kiezen tussen drie locaties: Zoetermeer (Transferium), Almere (Ice Dôme), en Heerenveen (Thialf). Op 28 mei wordt de uitslag van deze selectie definitief bekend gemaakt. Thialf heeft in dit kader op 29 april een bidbook ingediend (zie bijlage 5). Uitgaande van de kracht van Thialf en het CTO, de jarenlange bewezen topprestaties, en de financiële steun van Provinciale Staten, verwachten wij dat Thialf geselecteerd wordt. Als onverhoopt de selectie een andere uitkomst geeft, zal er een aanvullende notitie aan Provinciale Staten gestuurd worden. Met het vernieuwen wordt het huidige Thialf bijna tot aan de fundering afgebroken. Een direct gevolg hiervan is dat de huidige boekwaarde van het gebouw versneld moet worden afgeschreven. Dit is een bedrag van ca. 2,5 miljoen (d.d. 30 september 2013). De exploitatie kan deze versnelde afschrijving niet dragen. Daarbij zullen de inkomsten van Thialf in de periode dat er verbouwd wordt niet optimaal zijn. De omzetdaling en versnelde afschrijvingen samen hebben in de jaren een sterk negatief effect op de exploitatie, waardoor de financiële positie van Thialf sterk vermindert. (zie ook bijlagen 1-IX en 2) Met het versterken van het eigen vermogen van Thialf met 2,5 miljoen wordt dit voorkomen. Dit gebeurt d.m.v. een aanvullende storting op de aandelen. Hiermee ontstaat er een verschil tussen de waarde van de aandelen van de provincie en van de gemeente Heerenveen. Dit zal notarieel worden verwerkt. Een belangrijke beheersmaatregel voor reductie van de financiële en bestuurlijke risico s is de bemensing en risicohouding van de Raad van Commissarissen (RvC). De provincie en de gemeente Heerenveen gaan bij de samenstelling van de RvC uit van commissarissen met elkaar aanvullende competenties, waarbij nadrukkelijk rekening wordt gehouden met de verantwoordelijkheden en taken van de RVC in de komende jaren. Het college gaat twee commissarissen voordragen. Dit moet voor 1 juli 2013 plaats vinden. Voor de beheersing van het project Nieuw Thialf (de vernieuwbouw van het gebouw, financiële en juridische herstructurering en de aanbesteding van de exploitatie) stelt het college specifieke eisen aan het bestuur van Thialf, waaronder een door het college in te vullen projectdirecteur, die direct aan de RvC, de projectportefeuillehouder in het college en in de directie rapporteert. De ijshockeyhal maakt geen onderdeel uit van Thialf Holding, maar wordt momenteel wel vanuit Thialf geëxploiteerd. De verdere inbedding van de ijshockeyhal zal in de tweede helft van 2013 door de RvC worden overwogen. 4

5 Voor verder toelichting op de governance wordt verwezen naar hoofdstuk 13, 1.3 De volgende personen/bedrijven zijn betrokken bij het opstellen van het GS-stuk en het statenvoorstel. Intern: W.J. van Elsacker, H. Roescher, R. Zijlstra, M. Ferwerda, Y. van der Wal, S. Bouma, H. Zwaan, A.Y. Damsma Extern: Stevens Advies, AT Osborne, PWC, The Stadium Consultancy, Basalt, Caraat, Nysingh advocaten en notaris 9. Yn oerwaging nommen alternativen Het college kan overwegen om aan Provinciale Staten 10 miljoen extra te vragen voor het pluspakket duurzaamheid en topsporttrainingsfaciliteit. Voor dit pakket wordt momenteel een rijksbijdrage gevraagd. De hoogte van de uiteindelijke bijdrage is momenteel nog onzeker en zal pas na 28 mei 2013 worden overwogen. Het nu besluiten over het pluspakket duurzaamheid maakt het mogelijk om dit pakket in de aanbesteding van de wedstrijdhal mee te nemen. Dit wordt niet voorgesteld, omdat hiermee de kans op bijdrage van het rijk wordt gemarginaliseerd. Het college kan aan Provinciale Staten voorstellen om financiering voor de tweede hal (de toptrainingshal) voor rekening van de provincie te nemen, en deze te dekken met een verhoogde subsidie. Hiermee wordt het tweebanen concept vanaf de zomer 2013 gerealiseerd. De dekking van de exploitatiekosten van deze tweede baan zijn echter nog niet goed verzekerd. Op dit moment is er geen bereidheid van NOC*NSF en KNSB om de variabele kosten van de tweede hal te betalen, zelf niet om ca. 50% van de energiekosten per jaar te vergoeden. Aanvullende dekking voor deze tweede baan moet dus uit de wedstrijdhal komen, en zet de gehele exploitatie van Thialf onder druk. Voorgesteld wordt om met een groeimodel te gaan werken (zie bijlage Project Nieuw Thialf), waarmee positieve exploitatieresultaten in de toekomst worden gebruikt om zowel de topsport te versterken als te gaan reserveren voor de tweede baan. 5

6 10. Ferfolchprosedueres Provinsjale Steaten : Ja Oare ferfolchproseduere 11. Kommunikaasje / aksjes bedoeld foar de media Parseberjocht Parsekontakt Oare aksje : Ja : Nee : Zie communicatiehoofdstuk 12. Taheakken 1 Statenvoorstel met bijlagen I. Strategisch plan Thialf II. Project Nieuw Thialf III. Duurzaamheid en Thialf IV. Juridische structuur V. Uitvoering aandelenoverdracht (geheim ter inzage) VI. Begrotingswijziging VII. PvE (geheim ter inzage) VIII. Kostenraming (geheim ter inzage) IX. Businesscase en prognose exploitatie (geheim ter inzage) X. Afhandeling moties en toezeggingen 2 Notitie eerste aandachtspunten afwikkeling huidig Thialf B.V. 3 Communicatieplanning en -middelen 4 Brief over aanlevering stukken bij presidium 5 Bidbook selectie schaatsaccommodatie voor de topsport Door Ondersteuning GS is in overleg met de opsteller een selectie gemaakt van de bijlagen die met de agenda verspreid worden. Daarnaast wordt een complete set apart digitaal aan de GS-leden verspreid, los van de reguliere GS-verzending. 13. Neiere taljochting Inleiding Voor de hoofdlijn van de inhoud en de besluitvorming wordt verwezen naar het statenvoorstel. In dit GS-stuk wordt aanvullend ingegaan op de volgende aandachtspunten. 1. De juridische omvorming, aankoop aandelen en governance 2. Dekking en subsidievoorwaarden 3. Risico s 4. Communicatie 5. Behandeling geheime stukken 6. Aanlevering stukken bij de griffie 1. De juridische omvorming, aankoop aandelen en governance 6

7 1.1 Overdracht aandelen. Het huidige Thialf bestaat uit een holding (EAHHolding BV) waarin Essent, Aegon en de gemeente Heerenveen, ieder voor een derde deel aandeelhouder zijn. Onder deze Holding hangt een 100 procent dochter die de exploitatie verzorgt. Bij een statutenwijziging in 2006 hebben partijen een overeenkomst gesloten waarin is vastgelegd dat Essent en Aegon op termijn hun aandelen wensen te verkopen voor een bedrag van elk ,-. In deze overeenkomst is vastgelegd dat bij uittreding, Aegon en Essent hun aandelen eerst aanbieden aan de gemeente Heerenveen. Indien Heerenveen deze aandelen niet overneemt, dienen de aandelen te worden aangeboden aan een derde betrouwbare partij. De gemeente Heerenveen heeft dan het recht een rechtspersoon aan te wijzen. Derhalve dient gemeente Heerenveen eerst te besluiten over het aanbod aan haar, waarbij dan de provincie door haar wordt voorgesteld. Na overdracht van de aandelen van Aegon en Essent aan de provincie is Thialf volledig in overheidshanden. Dat is nodig omdat omwille van het vermijden van het risico op ongeoorloofde staatssteun. Het is noodzakelijk dat er een volledig overheidsgedomineerde rechtspersoon is als opdrachtgever van de voorziene aanbestedingen van verbouw en exploitatie. Daarmee is de provincie voor twee derde deel aandeelhouder in de holding. In dezelfde verhouding zijn provincie en Heerenveen hiermee aandeelhouder in de dochter, de exploitatierechtspersoon Thialf BV. De provincie wenst geen rol te hebben in de exploitatie, maar dit is in de periode tot aan de aanbesteding van de exploitatie echter wel het geval. Dit is een tijdelijke onvermijdbare situatie. Overdracht aandelen wordt geregeld door middel van een notariële akte. De effectuering hiervan is gekoppeld aan de noodzakelijke aanpassing van de statuten van beide huidige BV's (zie verder onder punt 1.3). De koop van de aandelen door de provincie geschiedt vanuit de financiële activa, en niet uit het subsidiebudget. Deze aankoop verlaagt de omvang van de financiële activa, en daarmee de inkomsten uit het vermogensbeheer. Met Essent en Aegon is in het kader van de overname van deze aandelen gesproken over alternatieve aanwending van de koopsom ad in totaal 1,5 miljoen. Met beide bedrijven vindt overleg plaats om hen te bewegen de koopsom van de aandelenoverdracht in een fonds te storten ter ondersteuning van bijvoorbeeld het schoolschaatsen. 1.2 Betrokkenheid PS, wensen en bedenkingen ex artikel 158 lid 2 provinciewet. Op grond van dit artikel dienen PS verplicht in de gelegenheid te worden gesteld om wensen en bedenkingen in te dienen op een daartoe te nemen voorgenomen besluit van GS tot oprichting van dan wel deelneming in een privaatrechtelijke rechtspersoon. De ratio daarvan is dat uw Staten worden gekend in de risico's die zich kunnen voordoen bij betrokkenheid van de provincie in een externe rechtspersoon. Ook moet het duidelijk zijn dat er geen wellicht meer voor de hand liggende publiekrechtelijke rechtsvorm voorhanden is. Er is geen sprake van het oprichten van een nieuwe rechtspersoon maar van overname van aandelen van bestaande partijen waarmee de provincie derhalve formeel deelneemt in al bestaande rechtspersonen van Thialf (holding en exploitatiebv). Wij gaan ervan uit dat Provinciale Staten bij wijze van wensen en bedenkingen instemt met de voorstellen om deel te nemen in de huidige rechtspersonen inzake Thialf. Artikel 158 lid 2 provinciewet schrijft voor dat bij deze voorgenomen deelneming van de provincie deze duale voorhangprocedure gevolgd moet worden. Met inachtneming van de wensen en bedenkingen van PS besluiten GS definitief op 25 juni. Dat besluit van 25 juni dient vervolgens koninklijk te worden goedgekeurd. Deze goedkeuringstermijn bedraagt één dag tot maximaal 13 weken (die met 13 weken verlengd kan worden). De ambtelijke dienst zet zich maximaal in, door tijdige afstemming vooraf, z.s.m. over deze kroongoedkeuring te kunnen beschikken. Dit is van belang voor de aanbesteding van de verbouw en de voortgang van de overige uitvoeringswerkzaamheden. De Thialf holding zal subsidieaanvrager en ontvanger zijn die uw staten voor de realisatie van het nieuwe 7

8 Thialf ter beschikking stellen. Voor het geval deze kroongoedkeuring langer op zich laat wachten dan gaan wij ervan uit dat de voorbereidende werkzaamheden, te weten subsidieaanvraag en in gang zetten aanbestedingsprocedure voor de verbouw, nog wel door de huidige rechtspersoon kunnen worden verricht. Immers de rechtspersoon zelf wijzigt niet, alleen de aandeelhouders en daardoor de inhoud van de statuten op een aantal formele punten (zie hierna onder 1.4). De in Thialf OGBV omgevormde rechtspersoon zal vervolgens de afhandeling van aanbesteding en subsidie voortzetten. Zo nodig zal dit, indien de kroongoedkeuring langer op zich laat wachten i.o.m. de notaris/advocaat van Nysingh, worden geregeld in besluitvorming binnen de huidige rechtspersonen van Thialf en de diverse juridische documenten. Ook zal het onroerend goed, dat nu nog in de exploitatie BV Thialf, zit formeel in eigendom overgaan naar de Thialf OGBV. I.v.m. aflossing van huidige hypothecaire leningen zal dit wellicht later, gelijk met het aflossen van deze hypotheken, formeel naar de OG BV over gaan. Dit kan geschieden zonder fiscale gevolgen zoals overdrachtsbelasting (in punt 5.3 van het statenvoorstel wordt ingegaan op de diverse fiscale aspecten). 1.3 Invulling governancestructuur Thialf Met de overname van de aandelen van Essent en Aegon beschikt de provincie over 2/3 deel van de aandelen en gemeente Heerenveen over 1/3 deel in de holding. De holding beschikt over de navolgende organen: een directeur die het bestuur voert, een Raad van Commissarissen (RvC) voor het toezicht en een Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA) als hoogste orgaan van de rechtspersoon. De huidige directeur de heer E. Derks zal ook na overname aandelen, de directeursfunctie vervullen in de holding (Thialf OG BV) en de exploitatie BV. Gedurende de verbouwfase verschaft dit de noodzakelijke continuïteit. De heer Derks heeft verklaard i.v.m. de aanbesteding van de exploitatie te kiezen voor het directeurschap van de holding. Dit voorkomt aanbestedingsrechtelijke risico's die gelegen kunnen zijn in beschikbare voorkennis bij de directeur. Daarnaast bestaat de holding thans uit een Raad van Commissarissen van drie personen die toezicht houdt op het door de directeur te voeren bestuur en een aantal statutair genoemde besluiten van de directeur dient goed te keuren. Nu de provincie 2/3 deel van de aandelen overneemt heeft de provincie het recht twee commissarissen voor te dragen te benoemen door de AvA. Gelet op mogelijk conflicterende belangentegenstelling tussen een lidmaatschap van PS c.q. een collegelidmaatschap ligt overeenkomstig het vigerende rijksbeleid, vervulling van een commissariaat vanuit PS of GS niet in de rede, maar wordt gezocht naar bekwame kandidaten van buiten. GS informeren PS tijdig over wie voor deze functies worden voordragen. Leden van de RvC worden overeenkomstig de statuten benoemd door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. De provincie is aandeelhouder maar de uitoefening van deze aandeelhoudersrechten wordt door GS vervuld. De RvC dient zelf te voorzien in benoeming van een voorzitter van de RvC. De AvA, het hoogste orgaan van de rechtspersoon, benoemt/schorst/ontslaat de directeur en de leden van de RvC en dient een aantal met name genoemde bestuursbesluiten goed te keuren. De uitoefening van de aandeelhoudersrechten berust bij een vertegenwoordiger van GS (en een vertegenwoordiger van B&W). Uiteraard dienen GS (en B&W) aan PS (en de Raad) verantwoording af te leggen over het door hen gevoerde bestuur in de hoedanigheid van AvA in de rechtspersonen van Thialf. GS dienen i.v.m. de in artikel 167 provinciewet voorgeschreven verantwoording van GS aan PS, Provinciale Staten te blijven betrekken bij de voortgang van de diverse onderdelen van dit project. Dit zal via de reguliere voortgangs- en verantwoordingsrapportages gebeuren. De statuten van de holding zijn aangepast door de notaris i.v.m. uittreding van Essent en Aegon en overname van deze aandelen door de provincie. De tenaamstelling voor de holding is daarbij gewijzigd in Thialf Onroerend Goed BV. De conceptstatutenwijziging, akte van overdacht aandelen en overige van belang zijnde documenten i.v.m. in de plaatsstelling van de provincie, liggen voor u ter inzage. 8

9 2. Dekking en subsidievoorwaarden Op 19 december 2012 is de dekking van de bijdrage van 50 mln in de investeringskosten al aan de orde gesteld. Het volgende besluit is omtrent de bijdrage genomen: een bijdrage van 50 miljoen in de investeringskosten van 106 miljoen (prijspeil 2012) te reserveren voor de realisatie van Nieuw Thialf, waarbij over de dekking van de bijdrage in de voorbereiding van het realisatiebesluit nadere besluitvorming plaatsvindt, deze bijdrage ter beschikking te stellen met als inzet dat dat er een langjarige samenwerking met de KNSB tot stand komt In lijn met eerdere discussie in het College over Kadernota 2014 en Inzet Nuon wordt voor de dekking van de bijdrage van 50 miljoen een mix van meerdere dekkingsbronnen voorgesteld: - Ruimtelijk Economisch Programma (REP) 20 miljoen - Nuon 30 miljoen REP Regio Thialf kan een beroep doen op een regionale REP bijdrage. In het kader van de Kadernota 2013 is 20 miljoen gereserveerd vanuit REP voor Thialf. Zoals al eerder aangegeven past het project Nieuw Thialf niet geheel binnen de REP criteria. Vanuit financieel perspectief is er geen sprake van een 35 procent markt- en kennisbijdrage bij het project. Echter de benodigde kennis en markt bijdrage REP kan voor een groot deel ingelost worden door overige projecten die in de pijplijn zitten. Daarnaast past Thialf niet geheel inhoudelijk binnen de programmalijnen REP. Vanuit deze punten wordt voorgesteld om de regionale REP bijdrage voor Thialf te maximeren op 20 miljoen. Zo blijft er ruimte voor andere projecten die wel (ruim) voldoen aan de markt en kennisbijdrage, en wordt het risico van een te beperkte markten kennisbijdrage op het REP programma ingeperkt. Nuon middelen Nieuw Thialf kan een beroep doen op de inzet van de Reserve Nuon. Provinciale Staten hebben zich op 24 april 2013 uitgesproken over de inzet van het vrije gedeelte van de Reserve Nuon. Hierbij dient het voorstel van Nieuw Thialf binnen het nog op te stellen afwegingskader Nuon te passen. Echter met het besluit van Provinciale Staten over de subsidie en bijbehorende dekking wordt een preprioriteit gelegd. De dekking vanuit deze budgetten brengt echter wel risico met zich mee. Het zijn 2 budgetten met eigen voorwaarden. Hier zal bij het opstellen van de beschikking rekening gehouden moeten worden. Aan Provinciale Staten wordt voorgesteld om, in dit kader, de dekking vanuit Nuon als preprioriteit vast te stellen. Voorwaarden De subsidie zal verleend worden onder de voorwaarden van Koers Noord. Hiermee wordt een rechtmatige subsidieverstrekking, en een eenduidig kader voor de verantwoording richting Rijk in verband met de REP bijdrage, geborgd. Deze voorwaarden worden ook gehanteerd bij de andere projecten, die met Regionaal REP worden gefinancierd. Aan de hand van halfjaarlijkse rapportages zal een zorgvuldige monitoring van de voortgang van het project, eventueel in samenwerking met de externe accountant, ter hand worden genomen. Samenhang met Elfstedenhal Leeuwarden Op 20 maart hebben Provinciale Staten een besluit genomen over de bijdrage aan de IJshal Leeuwarden onder de volgende voorwaarden: - De gemeente Leeuwarden en de provincie Fryslân maken afspraken over de monitoring van de effecten van de Elfstedenhal op de exploitatie van Thialf. Hierin wordt ook vastgelegd hoe de mogelijke negatieve effecten voorkomen kunnen worden; 9

10 - De toekomstig eigenaar, respectievelijk exploitant van zowel de Elfstedenhal als Nieuw Thialf onderzoeken de mogelijkheden voor samenwerking met als doel elkaar te versterken. Deze twee voorwaarden zullen tevens in de voorwaarden voor de subsidie aan Nieuw Thialf worden opgenomen. 3. Risico s In het statenstuk staan de belangrijkste risico s en beheersmaatregelen benoemd. Aanvullend hierop wordt een aantal punten die meer relevant zijn voor het college hieronder vermeld. Zoals hiervoor toegelicht is er een risico dat de provincie de dekking voor de subsidie aan Nieuw Thialf niet of niet geheel via de voorgestelde route en op tijd kan regelen. Als onverhoopt dit gebeurt, zal Provinciale Staten naar bevinding moeten handelen en de dekking op een alternatieve wijze moeten regelen. Toezicht Goed toezicht is van groot belang, zeker in een tijdsbestek waar grote financiële investeringen en organisatorische veranderingen worden doorgevoerd en de externe omgeving volop in beweging is. Extra aandacht zal uitgaan naar de formatie van de raad van commissarissen (RvC). Ook worden er aanvullende afspraken gemaakt tussen de RvC en de aandeelhouders van Thialf (de colleges van Fryslân en Heerenveen) over het toezicht en de rapportage hierover. Eigenaar De eigenaren dragen het risico van instandhouding en aanwending van Thialf, en zullen deze risico s willen beheersen d.m.v. adequaat toezicht. Centraal staan hierbij het volgens verwachtingen vernieuwen van Thialf en het realiseren van een duurzaam positieve exploitatie. Risicobeheersing wordt ook gerealiseerd doordat het onroerend goed in Thialf OG BV wordt gebracht. In deze BV komen naar verwachting ook diverse bedrijfsmiddelen en personeel, voornamelijk die met betrekking tot het maken van ijs en het onderhouden van de gebouwen. Dit zal vaste kosten veroorzaken, die gedragen moeten worden vanuit de opbrengst van de exploitatie. Exploitatierisico s Bij de vernieuwbouw van Thialf wordt nadrukkelijk rekening gehouden met het risico op een negatieve meerjarige exploitatie. Centraal hierbij staan kostenbeheersing en maximalisatie van de opbrengsten. De beheersing van de kosten gebeurt langs twee lijnen: zorgvuldige investeringsbeslissingen en beheersing van de bedrijfskosten. Tot investeren in Thialf wordt pas besloten als de hiervoor ontwikkelde business case voldoende positief resultaat laat zien. De business case gaat in hoofdzaak uit van een extrapolatie van de huidige wijze van bedrijfsvoering bij Thialf, waarbij een conservatieve inschatting is gemaakt van het exploitatieresultaat. In de komende jaren zal inzichtelijk worden in hoeverre deze aannamen correct zijn. Met name de inschatting van de opbrengsten vanuit wedstrijden en de energiekosten zijn momenteel slechts indicatief te maken Het maximaliseren van de opbrengsten is belangrijk. Lange-termijnafspraken over het aantal te houden (internationale) schaatswedstrijden en de opbrengsten ervan, en de opbrengsten uit topsporttraining zijn hierbij essentieel. Maar ook de inkomsten vanuit de breedtesport, de sponsoring vanuit het bedrijfsleven en maatschappelijke fondsen, en de aanvullende inkomsten uit evenementen zijn bepalende factoren. Het belang van topsporttrainen in de regio Heerenveen, en in Thialf is groot. Hoewel Thialf, vanuit haar eigen positie, de uitslag van de selectie door NOC*NSF en KNSB gerust kan afwachten, zal de kracht van Thialf en de regio, en het belang van het Noorden bij topsportschaatsen, de komende maand in de media naar voren worden 10

11 gebracht. Het doel is om het risico van onverwachte selectie van Zoetermeer te verkleinen. De vernieuwbouw wordt projectmatig uitgevoerd binnen het project Nieuw Thialf. Bij de beheersing van de bedrijfskosten is de aanbesteding van de exploitatie een belangrijke factor. De uiteindelijke kosten of opbrengsten van de exploitatie zijn immers pas na de aanbesteding volledig inzichtelijk. Bij de voorbereiding van de aanbesteding van de exploitatie wordt hiermee nadrukkelijk rekening gehouden. De aanbesteding wordt zodanig uitgevoerd dat hierdoor geen risico s in juridische zin optreden. Een mislukte aanbesteding kan immers opnieuw worden uitgevoerd. Projectrisico s Nieuw Thialf De belangrijkste projectrisico s hebben betrekking op de vernieuwbouw, de aanbesteding van de exploitatie, en op de organisatie van het project. M.b.t. de vernieuwbouw worden de aanbesteding, de beheersing van de bouwkosten en bouwtijd, en het realiseren van topwedstrijdijs als belangrijkste risico s gezien. De beheersmaatregel hiervoor zijn: aan de hand van de marktconsultatie een passende aanbestedingsstrategie kiezen, een realistische uitvraag doen, contracteren met eenduidige prestatieafspraken, en het gebruik voor topsportschaatsen centraal stellen. Bouwplanning en -fasering zijn meegenomen in de marktconsultatie en zijn onderdeel bij de aanbesteding. Hierbij wordt rekening gehouden met factoren die een effect kunnen hebben op vertraging tijdens de bouw, de lopende exploitatie van Thialf, of tot financiële of imagoschade kunnen leiden. Tegen de achtergrond van het bovenstaande is de ingebruikname op 1 juli 2016 ambitieus. Op de aanbesteding van de exploitatie is hiervoor al ingegaan. Het stimuleren van voldoende marktwerking en optimale prijsvorming staat hierbij centraal. Aan de projectorganisatie worden de eisen gesteld die horen bij een project van deze omvang, dat in een politiek-bestuurlijke context en met grote maatschappelijk belangen wordt uitgevoerd. De financiële projectadministratie zal gedurende de looptijd van het project door de provincie worden uitgevoerd. Hiermee wordt er continuïteit bereikt in het project, omdat in de afgelopen fases deze administratieve verwerking ook door de provincie is uitgevoerd. Vanuit een oogpunt van toezicht en risicobeheersing heeft de provincie direct inzicht in de financiële status van het project. Het is tevens een efficiënte manier van werken, daar extra kosten voor het project worden vermeden. 4. Communicatie De communicatie aangaande het onderhavige GS besluit en het te nemen PS besluit, en de periode daartussen, kent een aantal communicatief belangrijke momenten. In de periode tot 19 juni acht de projectorganisatie het van belang met enige frequentie de publiciteit rond Thialf te zoeken. Enerzijds om de publieke opinie en houding te vormen, anderzijds om de media te bedienen met relevante informatie, zodanig dat zij in hun berichtgeving aansluiten op dat wat wij voor ogen hebben. Bijlage 3 bevat een tabel met daarin de data waarop communicatieacties voorzien zijn, welke actie dat is, voor wie bedoeld en welke boodschap die bevat. Tevens staat een bijlage 4 een overzicht van de middelen. 5. Behandeling geheime stukken Voor de behandeling van Nieuw Thialf is het belangrijk dat statenleden kennis kunnen nemen van alle van belang zijnde informatie, ook als het om stukken gaat met vertrouwelijke informatie. Een oplossing hiervoor is het geheim ter inzage leggen van deze stukken. Volgens de huidige regels kunnen er geen stukken geheim ter inzage worden gelegd voor statenleden. Als u wilt dat de statenleden in gelegenheid worden gesteld kennis te 11

12 nemen van de geheime stukken, dan moeten ze door uw college als geheim worden gekenmerkt. waarna ze op papier in gesloten enveloppen kunnen worden toegezonden aan statenleden. U legt daarmee geheimhouding op aan statenleden, hetgeen PS overigens zelf kunnen opheffen. Bij de vorige behandeling van Nieuw Thialf is er vanwege het grote belang een afwijkende regeling getroffen. Toen zijn er toch als geheim aangemerkte stukken ter inzage gelegd, en wel bij de griffier waar ze alleen onder zijn toezicht door statenleden konden worden bekeken. Voorgesteld wordt dat uw college betreffende stukken als geheim bestempelt en dat er met de staten eenzelfde regeling wordt getroffen als bij de vorige behandeling. Het gaat om de volgende (veelal omvangrijke) stukken, die o.a. voor aannemers en concurrerende ijsbanen interessant zijn. V Uitvoering aandelenoverdracht VII PvE VIII Kostenraming IX Businesscase en prognose exploitatie Aanlevering stukken bij de griffie Het projectteam is vanaf de behandeling op 19 december 2012 in een breed spectrum actief geweest om er voor te zorgen dat Provinciale Staten in juni een besluit kunnen nemen over de realisatie van Nieuw Thialf. Als gevolg van de selectie van een nationale schaatsaccommodatie en het maken van het bidbook, en de meivakantie, was het niet mogelijk om de stukken op 16 mei in te leveren. Dit zou nodig zijn om het statenvoorstel tijdig bij de griffie in te kunnen dienen. Het indienen wordt nu enkele dagen later. In bijgaande brief (bijlage 4) aan Provinciale Staten wordt melding gemaakt van de latere aanlevering van het statenvoorstel. Tevens wordt erop aangedrongen om de behandeling wel in juni plaats te laten vinden en niet door te schuiven. 12