Dossiernotitie met betrekking tot wijzigingen/aandachtspunten loonadministratie 2006/2007

Transcriptie

1 Dossiernotitie met betrekking tot wijzigingen/aandachtspunten loonadministratie 2006/2007 Dit betreft een interne notitie die via deze site voor cliënten en relaties beschikbaar is. Nadrukkelijk wordt vermeld dat geen enkele aansprakelijkheid kan worden aanvaard voor de juistheid en of volledigheid van de hier verstrekte gegevens. Wijzigingen 2007 Vereenvoudiging van de geschenkenregeling Ter gelegenheid van een algemeen erkende feestdag of Sinterklaas mag op dit moment per jaar één geschenk in natura tot 35 (incl. BTW, en voorzover de waarde in het economisch verkeer niet hoger is) onbelast worden verstrekt aan de werknemers. De werkgever draagt over de waarde van dit geschenk (incl. BTW) een eindheffing af van 15%. Indien de waarde van het geschenk meer dan 35 bedraagt in het economisch verkeer, dan kan voor het meerdere gebruik gemaakt worden van de eindheffingsregeling voor kleine verstrekkingen, waarbij het gebruteerde tabeltarief moet worden toegepast. In het wijzigingsplan De Paarse Krokodil per 1 januari 2007, vervalt de beperking dat er bij geschenken sprake moet zijn van een algemeen erkende feestdag. Het geschenk mag dus altijd worden gegeven. Het vrijgestelde bedrag wordt 70 per jaar, maar de eindheffing stijgt naar 20%. Het is dus van belang om het gehele jaar goed bij te houden, wanneer de 70-grens is bereikt. Van een geschenk is sprake als hier geen recht op bestaat. Dit houdt in, dat de werkgever het geschenk spontaan (onverwacht) moet schenken. Tevens wordt er onder geschenk, een geschenk in natura verstaan, dus geen geschenk in geld. Afschaffing 80-maaltijdenregeling Van maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter (bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en zakelijke besprekingen met klanten) is op dit moment de vergoeding of verstrekking van de eerste 80 maaltijden vrijgesteld. Daarboven moet een normbedrag bij het loon worden geteld. Dit houdt in, dat men per werknemer moet bijhouden hoeveel maaltijden men heeft gehad, en vanaf maaltijd 81 of het een ontbijt, lunch of diner is. In het wijzigingsplan Paarse Krokodil vervalt de grens van 80, en worden alle maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter (meer dan 10%) vrijgesteld. Tevens wordt de definitie meer dan een bijkomstig zakelijk karakter uitgebreid. Maaltijden welke meer dan bijkomstig zakelijk zijn: al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden; tijdens dienstreizen / reizen in het werk van mobiele / ambulante werknemers (vertegenwoordigers / accountants) tijdens een zakelijke bespreking met klanten buiten de vaste werkplek tijdens werkzaamheden op niet permanente locaties (wegenbouwers, bouwvakkers, filmcrew, ) aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens maaltijden tijdens vergaderingen de 2 e maaltijd tijdens werktijd.

2 Vervallen loonbelastingverklaring Bij het in dienst nemen van nieuwe werknemers moet op dit moment een loonbelastingverklaring worden ingevuld en een kopie van het identiteitsbewijs (géén rijbewijs) worden gemaakt. De persoonlijke gegevens op de loonbelastingverklaring komen vrijwel overeen met de gegevens voor de eerstedagsmelding die werkgevers sinds 4 juli 2006 moeten doen. In het wijzigingsplan Paarse Krokodil vervalt de loonbelastingverklaring. Probleem bij deze vereenvoudiging is, dat de werkgever nog altijd de werknemer moet identificeren en de gevraagde gegevens op de loonbelastingverklaring moeten schriftelijk bij de werkgever bekend zijn. Het is dus verstandig om de loonbelastingverklaring toch te blijven handhaven. Vervallen bewaarplicht openbaarvervoerbewijzen Op dit moment moet de werkgever vervoerbewijzen bewaren in de administratie indien hij deze onbelast vergoedt aan de werknemer. In het wijzigingsplan Paarse Krokodil beslist de werkgever voortaan zelf hoe hij de vergoeding voor de Belastingdienst controleerbaar aantoont. De gedeclareerde plaatsbewijzen hoeven niet meer per werknemer te worden bewaard, maar mogen ook per tijdvak worden gebundeld. De vergoedingen moeten echter controleerbaar zijn door de belastingdienst! Afschaffing bijtelling openbaarvervoerkaarten Verstrekt de werkgever een NS- of OV-jaarkaart mede voor zakelijk gebruik, dan moet een relatief klein bedrag aan loon in natura tot het loon worden gerekend. In het wijzigingsplan Paarse Krokodil zal deze bijtelling van 54 of 82 (bij reizen 1 e klas) komen te vervallen. Bedrijfsfitness buiten werktijd ook vrijgesteld Op dit moment is bedrijfsfitness onbelast, indien het gehele personeel er gebruik van kan / mag maken en het bedrijfsfitness betreft, dat nagenoeg of geheel onder werktijd plaatsvindt. In het wijzigingsplan Paarse Krokodil wordt bedrijfsfitness buiten werktijd ook vrijgesteld. Per arbeidsplaats mag 1 fitnesslocatie worden aangewezen. De regeling moet toegankelijk zijn voor een brede werknemerskring (90% of meer per arbeidsplaats). De fitness mag niet gevestigd zijn op de woonlocatie van een werknemer. De locatie is hiermee bepalend geworden voor de vrijstelling. De directeur-grootaandeelhouder (DGA) mag, indien hij (tezamen met zijn partner) meer dan 1/3 e van de aandelen bezit én er geen andere werknemers zijn, geen gebruik maken van de bedrijfsfitnessregeling.

3 Bijtelling fietsregeling vervalt Eens per drie jaar mag de werkgever een fiets geheel belastingvrij vergoeden, indien deze niet duurder is dan 749 euro (incl. btw). Is de fiets duurder, dan is het meerdere belast. Jaarlijks dient de werkgever voor de fiets een bedrag van 68 euro bij het loon te tellen. Tevens mag de werkgever eens in de drie jaar een bedrag van 250 euro onbelast vergoeden voor zakelijke kosten die samenhangen met de fiets, zoals de kosten van een regenpak of tassendrager. Kosten voor bijvoorbeeld een kinderstoeltje vallen hier niet onder. De aankoopbonnen dienen door de werkgever te worden ingenomen. Naast de bijtelling en kostenvergoeding mag de werkgever een fietsverzekering onbelast vergoeden. Voorwaarde is, dat de werknemer 50% van zijn woon-werkverkeer per fiets aflegt. In het wijzigingsplan Paarse Krokodil vervalt de bijtelling van 68 euro, waarmee tot een bedrag van 749 euro een fiets volledig onbelast kan worden verstrekt of vergoed. Daarnaast kan de werkgever voor bijkomende kosten aan de fiets een onbelaste vergoeding aan de werknemer geven van maximaal 82 euro per jaar, en de verzekering blijven vergoeden. Hiermee vervalt de noodzaak tot onderbouwing van de verstrekking of vergoeding. Deze regeling geldt voor alle jaren dat de fiets wordt gebruikt voor woon-werkverkeer, en de beoordeling of de fiets gebruikt wordt voor 50 procent van de werkdagen blijft wél bestaan. Verruiming vaste reiskostenvergoeding Sinds 1 januari 2004 is de 10km-grens vervallen, en bestaat er de mogelijkheid om voor woon-werkverkeer een onbelaste vergoeding per kilometer te geven voor alle werknemers. De werknemer moet dan wel hoofdzakelijk (70% of meer) naar de vaste arbeidsplaats reizen. Om de registratie hiervan voor de werkgever te verlichten, mag er worden uitgegaan van een vaste reiskostenvergoeding per maand volgens de berekening van de Belastingdienst. Bij een fulltime dienstverband komt het aantal werkbare dagen voor 2006 uit op: 260. Volgens een voorgeschreven berekening van de Belastingdienst, blijven er na aftrek van de vakantiedagen, feestdagen en ziektedagen, 206 werkbare dagen voor 2006 over. Deze 206 dagen mogen dan worden vergoed. Bij langdurige ziekte en dergelijke moet dit worden gecorrigeerd als de werknemer jaarlijks niet 70% of meer naar de vaste arbeidsplaats heeft gereisd. Uiteraard geldt voor werknemers die deeltijd werken een evenredig aantal dagen. In het wijzigingsplan Paarse Krokodil mag de werkgever nog steeds een vast bedrag per maand aan reiskosten voor woon-werkverkeer onbelast vergoeden ( 0,19 per km), mits de werknemer hoofdzakelijk (70% of meer) naar de vaste arbeidsplaats reist. Het vastgestelde aantal werkdagen is echter door de belastingdienst gewijzigd in 214 (na aftrek vakantiedagen, ziektedagen en feestdagen) in plaats van 206. Voor werknemers die deeltijd werken geldt een evenredig aantal dagen.

4 Grensbedrag personeelsfeesten, -reizen, en verenigingen vervalt Voor verstrekkingen en vergoedingen met betrekking tot personeelsactiviteiten kan nu, indien de activiteit voor minimaal 75% van de medewerkers toegankelijk is, door middel van een berekening worden bepaald of ze vrijgesteld zijn of belast. Op dit moment geldt voor personeelsactiviteiten een bijzondere regeling, waaraan een grensbedrag is opgenomen. Tot 340 euro per jaar (in bijzondere situaties, bijvoorbeeld jubileum werkgever, is dit 454 euro) is sprake van een onbelaste verstrekking, waarbij voor het meerdere afgerekend moet worden tegen het enkelvoudig tarief (nu maximaal 52 procent). In het wijzigingsplan Paarse Krokodil vervalt het grensbedrag voor personeelsfeesten en personeelsreizen, en worden de verstrekkingen en vergoedingen geheel vrijgesteld. Alle overige zaken blijven gehandhaafd. Ook de eventueel deelnemende partner van de werknemer zal voortaan volledig zijn vrijgesteld van loonheffing. De directeur-grootaandeelhouder (DGA) mag, indien hij (tezamen met zijn partner) meer dan 1/3 e van de aandelen bezit en er geen andere werknemers zijn, geen gebruik maken van de personeelsvereniging (incl. personeelsreizen). LET OP: Tot de vrije vergoedingen en verstrekkingen behoren vergoedingen en verstrekkingen, in redelijkheid, ter zake van personeelsreizen, personeelsfestiviteiten en dergelijke incidentele personeelsvoorzieningen, die een gezamenlijk karakter dragen en waaraan deelname openstaat voor tenminste driekwart van de werknemers, of voor tenminste driekwart van de werknemers die behoren tot een organisatorische of functionele eenheid. In de lijn met deze aanpassing kan een werkgever vanaf 2007 de kosten van een lidmaatschap van een personeelsvereniging onbelast vergoeden. Het lidmaatschap moet voor tenminste 75% van alle werknemers openstaan. Voorwaarde is, dat de personeelsvereniging slechts incidentele activiteiten en ondergeschikte voorzieningen met een gezamenlijk karakter voor de werknemers organiseert. De werkgever mag geen enkele invloed hebben op de personeelsvereniging, bijvoorbeeld als bestuurder. Belastingheffing over vergoeding onregelmatige diensten Op dit moment zijn de vergoedingen onregelmatigheidsdiensten tot 0,68 euro per gewerkte nachtdienst en 1,13 euro per gewerkte middag- / avonddienst onbelast. In het wijzigingsplan Paarse Krokodil worden de vergoedingen voor de onregelmatige diensten per 1 januari 2007 belast. Invoering nieuwe pensioenwet De nieuwe Pensioenwet gaat in op 1 januari 2007 en wordt gefaseerd ingevoerd. De regering stelt voor, dat de invoering van de wet op uiterlijk 1 januari 2008 gereed moet zijn. De voorlichtingseisen voor de pensioenfondsen zijn verscherpt. De wet geeft aan op welke momenten en over welke onderwerpen werknemers geïnformeerd moeten worden. Zo ontvangt een nieuwe deelnemer per 1 januari 2007 van het pensioenfonds een zogenoemde startbrief over onder andere de inhoud van de pensioenregeling.tevens is de toetredingsleeftijd verlaagd naar 21 jaar.

5 Huidige indeling communicatiemiddelen vervalt Communicatiemiddelen, veelal mobiele telefoons, worden op dit moment van elkaar onderscheiden en voorzien van een bepaalde norm: Eerste telefoon: De werkgever mag bijvoorbeeld de eerste telefoon van een werknemer vergoeden. Hierbij moet dan een bedrag van 22,69 euro per maand worden gecorrigeerd. Dit kan eenvoudig via inhouding op het nettoloon, bijtelling bij het brutoloon of brutering. Heeft de werknemer minder dan 454 euro per jaar aan telefoonnota s, dan hoeft er niet gecorrigeerd te worden. Tweede telefoon: Voor de tweede telefoon mogen op dit moment de abonnements- en zakelijke gesprekskosten worden vergoed. De telefoon moet dan wel meer dan 10% zakelijk worden gebruikt. Wordt de telefoon meer dan 90% zakelijk gebruikt, dan mag alles onbelast worden vergoed. Probleem beoordeling zakelijk gebruik: Probleem bij de regeling rondom communicatiemiddelen is, dat de Belastingdienst eenvoudig kan opereren. Bij mobiele telefoons kunnen er gesprekslijsten worden opgevraagd, en aan de hand van de gesprekskosten en/of gesprekstijden kan worden bepaald in hoeverre er sprake is van zakelijke gesprekken. Bovendien worden de bereikbaarheidsfunctie en inkomende gesprekken niet als gebruik meegenomen. Dit kan betekenen dat een werknemer bijvoorbeeld 99 keer zakelijk wordt gebeld en 1 keer zelf naar huis belt om te zeggen dat hij later thuis is, de telefoon volgens de Belastingdienst 100% niet-zakelijk wordt gebruikt! Probleem beoordeling eerste of tweede telefoon: De huidige technologische ontwikkeling maken de indeling in een eerste en tweede telefoon onwerkbaar. In onze huidige tijd is de eerste telefoon niet meer automatisch de vaste telefoon. Veel mensen bellen alleen mobiel of gebruiken op hun woonadres ISDN-, ADSL- of Kabelverbindingen. In het wijzigingsplan Paarse Krokodil worden de vergoedingen en verstrekkingen van telefoon, internet en andere communicatiemiddelen vrijgesteld, mits het zakelijk gebruik meer is dan 10%. Dit is dus niet meer afhankelijk van het type verbinding of apparaat. Het zakelijke gebruik moet per product (abonnement of toestel) en over een langere periode worden beoordeeld. Op de werkgever rust ook de bewijslast. Belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen zijn alleen mogelijk, wanneer de betreffende werknemer telefoon of internet daadwerkelijk uit hoofde van zijn functie zakelijk gebruikt, ook al ligt dat zakelijke gebruik structureel niet zo heel ver boven de 10 procentgrens. Niet onder deze bepaling valt elektronische apparatuur, die geheel of gedeeltelijk bedoeld is voor taken die ook met een computer kunnen worden verricht.

6 Verplichte werkgeversbijdrage kinderopvang 2007 Momenteel is de werkgeversbijdrage voor de kinderopvang niet verplicht. U kunt deze wel hebben geregeld in een CAO of een bedrijfsregeling. De werknemer kan aan zijn werkgever en aan de werkgever van de partner vragen, om een onbelaste bijdrage van 1/6 e per werkgever voor de kinderopvang. Mocht één van beide werkgevers geen bijdrage willen leveren, dan mag de andere werkgever 1/3 e deel van de kinderopvang onbelast vergoeden. Tevens kan er een tegemoetkoming in de kinderopvang (1/3 e ) bij de overheid worden aangevraagd. Vanaf 1 januari 2007 gaat de werkgever verplicht bijdragen aan de kosten van kinderopvang van de werknemers. De overheid gaat de werkgeversbijdrage aan de ouders verstrekken. Werkende ouders ontvangen via de Belastingdienst / Toeslagen een vaste inkomensonafhankelijke toeslag van een derde deel van de kosten van de kinderopvang. Ouders krijgen daarnaast, net als nu, van de overheid een inkomensafhankelijke toeslag. De werkgever draagt bij aan een vaste toeslag via een opslag op de sectorpremie (wachtgeldpremie). Het als sectorpremie af te dragen percentage van het loon, wordt verhoogd met dat van de kinderopvangheffing. U betaalt deze heffing over de totale loonsom, dus voor zowel werknemers met kinderen als voor werknemers zonder kinderen. Voor 2007 zal deze heffing 0,28 % van het premieloon bedragen (onder voorbehoud). Op dit moment geven veel werkgevers hun werknemers momenteel een bijdrage in de kosten van kinderopvang op grond van afspraken in een CAO of een bedrijfsregeling. De verwachting is, dat de invoering van de verplichte werkgeversbijdrage voor werkgevers- en werknemersorganisaties aanleiding zal zijn om deze afspraken te herzien. Het kan voorkomen dat de bestaande afspraken over de werkgeversbijdrage in een CAO of bedrijfsreglement niet voor 1 januari 2007 veranderd zijn. Er kan dan een situatie ontstaan waarin een werknemer recht heeft op de vaste toeslag van de Belastingdienst / Toeslagen, en op een bijdrage van de werkgever (op grond van de CAO of een bedrijfsregeling). Voor u als werkgever zou dit dan betekenen, dat u tweemaal kosten moet maken. Er is daarom geregeld, dat u per 1 januari 2007 uitsluitend nog verplicht bent de afgesproken werkgeversbijdrage te betalen voor zover deze gunstiger is, dan de vaste toeslag die de overheid aan de ouders verstrekt (het verschil tussen de werkgeversbijdrage en de bijdrage van de belastingdienst).

7 Vrijstelling voor werknemers uit een aantal nieuwe EU-landen Op dit moment moeten de werkgevers voor werknemers uit een aantal nieuwe EU-landen (Polen, Hongarije, Tsjechië, Slowakije, Slovenië, Estland, Letland en Litouwen), een flink aantal stappen ondernemen, voordat zij deze werknemers in dienst mogen nemen. De werkgever moet eerst meedoen aan de zogenoemde individuele arbeidstoets. Dit houdt in, dat er eerst moeite moet worden gedaan, om een werknemer uit Nederland of de oude EU-landen te vinden voor de functie. Mocht de werkgever na deze arbeidstoets geen geschikte medewerker hebben kunnen vinden, dan kan er een tewerktstellingsvergunning voor een werknemer uit een aantal nieuwe EU-landen worden aangevraagd bij het CWI. Het CWI zal eerst uitvoerig controleren, of de werkgever aan de individuele arbeidstoets heeft voldaan. Als het CWI de tewerkstellingsvergunning afgeeft, dan kan er ten slotte voor de werknemer een sofinummer worden aangevraagd en een eerstedagsmelding worden ingediend. Er hoeft voor werknemers uit de EU-landen geen verblijfsvergunning te worden aangevraagd. Een aantal sectoren hebben per 1 juni 2006 en per 1 oktober 2006 vrijstelling gekregen voor de individuele arbeidstoets. Er moet echter nog wél een tewerkstellingsvergunning worden aangevraagd. De sectoren met deze vrijstelling zijn: Per 1 juni 2006: slachterijen en visfileerbedrijven, de agrarische sector, de binnenscheepvaart, wetenschappelijk onderzoek en kleinmetaal. Per 1 oktober 2006: Groothandels in hout, zagerijen, schaverijen en houtbereidingsindustrie, Metaalindustrie, Bakkerijen, Slagersbedrijven, Slagers overig (alleen de subsectoren loonslachterijen en abattoirs), Detailhandel en ambachten, Grootwinkelbedrijf, Horeca algemeen, Gezondheid, geestelijke en maatschappelijke belangen, Groothandel I, Groothandel II, Zakelijke dienstverlening II, Mortelbedrijf, Overheid, Rijk, politie, rechterlijke macht, Overheid, provincies, gemeenten en waterschappen, Overheid, openbare nutsbedrijven, Overheid, overige instellingen, Telecommunicatie. Het kabinet wil dat in 2007 werknemers uit de 8 bovengenoemde nieuwe EU-lidstaten in Nederland mogen werken, zonder dat werkgevers een eventuele arbeidstoets moeten doen én dat er geen tewerkstellingsvergunning meer aangevraagd hoeft te worden. Deze werknemers worden dan gelijkgesteld aan werknemers uit de oude EU-landen. Roemenië en Bulgarije worden nog buitengesloten van deze regeling. Werkgevers zijn echter verplicht om zich te houden aan de arbeidsvoorwaarden zoals die gelden in Nederlandse wetgeving (minimumloon, vakantiedagen, vakantiegeld, arbeidstijdenwet, etc).