Vaststellingsovereenkomst A. Partijen: B. Wat vooraf ging: C. Overeenkomst: 1. Uitgangspunten. DHK/kd april 2015

Transcriptie

1 Vaststellingsovereenkomst 2015 A. Partijen: 1. HISWA Vereniging, gevestigd aan de Werfkade 2, 1033 RA Amsterdam, te dezen vertegenwoordigd door: hierna te noemen: Hiswa, en 2. Belastingdienst/, kantoor, te dezen vertegenwoordigd door: hierna te noemen: Belastingdienst, B. Wat vooraf ging: In 2010 hebben Hiswa en Belastingdienst een vaststellingsovereenkomst gesloten voor de jaren 2010 tot en met 2014 over een onbelaste kostenvergoeding voor zeilinstructeurs die gedurende korte perioden zeilles geven bij zeilscholen die lid zijn van de Hiswa. Deze overeenkomst werd voorafgegaan door een vaststellingsovereenkomst die is gesloten voor de periode 2005 tot en met C. Overeenkomst: 1. Uitgangspunten Een zeilschool kan ervoor kiezen om deze VSO voor de desbetreffende onkostentegemoetkomingen toe te passen. Daarbij geldt alsdan het uitgangspunt, dat zeilinstructeurs vanuit fiscaal oogpunt bezien werkzaamheden in dienstbetrekking bij de zeilschool verrichten. Deze vaststellingsovereenkomst (hierna: VSO) is een vervolg op de eerder met de Belastingdienst overeengekomen vaststellingsovereenkomsten voor de branche van zeilscholen, waarbij is beoogd de bestaande regeling voort te zetten met inpassing van wijzigingen die door de zogenoemde werkkostenregeling (hierna: WKR) worden opgelegd. De algemene onbelaste dagvergoeding kan alleen worden gegeven voorzover de kosten die daarin zijn begrepen ook daadwerkelijk worden gemaakt door de instructeurs. Dit betekent dat wanneer bijvoorbeeld lunches gratis door de zeilschool worden verstrekt, het daarvoor bestemde deel van de algemene onbelaste dagvergoeding niet onbelast kan worden uitbetaald. De kosten die zijn begrepen in de algemene onbelaste dagvergoeding mogen niet (ook) op declaratiebasis worden vergoed. Naast de onbelaste vergoedingen en verstrekkingen zoals verwoord in deze vaststellingsovereenkomst kent de Werkkostenregeling een zogenoemde vrije ruimte. Deze vrije ruimte bedraagt in ,2% van de totale fiscale loonsom van de zeilschool. Gezien de lage onkostentegemoetkomingen die in het algemeen aan de zeilinstructeurs worden toegekend, zal deze vrije ruimte in het algemeen voor zeilscholen van weinig betekenis zijn. Een specifiek aandachtspunt voor de zeilscholen is, dat een overschrijding van de (geringe) vrije ruimte leidt tot (80%) eindheffing. Binnen de WKR is het mogelijk om vergoedingen of verstrekkingen als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen. Is het totaal aan eindheffingsbestanddelen niet meer

2 dan 1,2% (2015) van de fiscale loonsom (de vrije ruimte) dan blijven de vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij voor zowel werknemer als werkgever. Alvorens te toetsen aan de vrije ruimte worden gerichte vrijstellingen op het eindheffingsloon in mindering gebracht. D.w.z. dat als een zeilschool een vergoeding of verstrekking als gerichte vrijstelling wil aanmerken deze eerst als eindheffingsloon moet zijn aangewezen Dit kan bijvoorbeeld door de aanwijzing op te nemen in een individuele arbeidsovereenkomst of door opname in een personeelshandboek. Deze VSO geldt voor het jaar Derhalve is voor deze overeenkomst uitgegaan van de per 1 januari 2015 verplicht toe te passen werkkostenregeling. 2. Werkplek Voor een zeilinstructeur vallen hieronder de accommodatie, de boten en de plaatsen waar feitelijk les wordt gegeven waaronder het leswater. 3. De algemene onbelaste dagvergoeding Er kan voor worden gekozen om, in plaats van een vergoeding op declaratiebasis, een algemene onbelaste onkostentegemoetkoming (hierna: onbelaste dagvergoeding ) aan een instructeur toe te kennen. De hoogte van de onbelastedagvergoeding hangt af van de kosten die door de zeilinstructeur worden gemaakt. Afhankelijk daarvan kan de onbelaste dagvergoeding uit de volgende elementen bestaan. Lunches buiten de werkplek: (maximaal) 8,42. Consumpties tijdens dienstreizen: 2,50 per dag. De vergoeding mag per jaar worden geïndexeerd met de consumentenprijsindex voor restaurants cafés en kantines. 4. Maaltijden De maaltijden (ontbijt, lunch en warme maaltijd) die de instructeurs bij de zeilschool en onderweg genieten zijn onbelast voor zover de vergoeding/ verstrekking meer dan bijkomstig zakelijk is. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de zeilinstructeur de maaltijd met de cursisten moet gebruiken. Voor niet meer dan bijkomstig zakelijke maaltijden geldt een verplichte waardering (in 2015: 3,20 per maaltijd). Dit normbedrag is belast met loonbelasting. Een eventuele eigen bijdrage kan wel op het normbedrag in mindering worden gebracht. Dit geldt overigens ook voor maaltijden die tijdens een personeelsfeest op de zeilschool/ leslocatie worden genuttigd. 5. Administratieve verplichtingen voor de algemene onbelaste dagvergoeding De zeilschool moet de naam, adres en woonplaats en het Burgerservicenummer (sofinummer) van de instructeur aan wie de algemene onbelaste algemene dagvergoeding wordt gegeven schriftelijk vastleggen. De zeilschool moet vastleggen wanneer de betreffende zeilinstructeur heeft lesgegeven met daarbij het bedrag van de uitbetaalde algemene onbelaste kostenvergoeding. Per instructeur moet een overzicht worden gemaakt van alle door de zeilschool betaalde vergoedingen.

3 Namens de Hiswa namens de Belastingdienst [naam ondergetekende] A. den Ouden

4 Declaratierichtlijn Naast de onbelaste dagvergoeding is het mogelijk de volgende zaken onbelast te verstrekken of de kosten daarvan op declaratiebasis te vergoeden. Reiskosten; Opleidingskosten; Vakliteratuur; Arbovoorzieningen: reddingsvest, zeilhandschoenen, zeilmes; Korting op branche-eigen producten. Aan de mogelijkheid om een belastingvrije vergoeding/ verstrekking voor bovengenoemde kosten, worden de volgende eisen gesteld. 1. De loonbelastingvrije vergoeding/ verstrekking kan niet meer bedragen dan het bedrag aan daadwerkelijk gemaakte kosten. 2. In de onbelaste dagvergoeding opgenomen kosten, kunnen niet (nogmaals) op declaratiebasis worden vergoed. 3. De kosten moeten worden gemaakt voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. 4. Bij kosten die door de zeilschool worden vergoed, moet de zeilinstructeur moet een originele, op naam gestelde nota van de betreffende kosten overleggen. Deze nota moet bij de administratie van de zeilschool worden bewaard. 5. Voor zover er sprake is van gericht vrijgestelde (of op basis van de vrije ruimte vrijgestelde) vergoedingen/ verstrekkingen, moet de desbetreffende vergoeding/ verstrekking door de zeilschool zijn aangemerkt als eindheffingsloon. 1. Reiskosten Algemeen: begrip zakelijke reizen Onder zakelijke reizen worden de reizen verstaan die worden gemaakt voor instructieweken en dagen, -weekends, startweekends, selectieweekends, het deelnemen aan werkgroepen, het slotweekend. De reiskosten om zeiluren te maken worden toegerekend aan hobby. Deze reiskosten kunnen niet onbelast worden vergoed. Ook woon/werkverkeer valt onder zakelijke reizen. Algemeen: administratieve vereisten Om de vergoeding van de werkelijke reiskosten te controleren, moet de Belastingdienst over de volgende gegevens beschikken: Naam en adresgegevens zeilinstructeur; Dag waarop is gereisd; Plaats van vertrek en plaats van aankomst; Aantal gereden kilometers dan wel kosten van openbaar vervoer met vervoerbewijs, met een uitdraai het gebruik van de OV-kaart; Voor welke activiteit de reis is gemaakt met vermelding van de data van die activiteit (bijvoorbeeld: instructieweek van 5 tot 11 mei). Vergoeding van zakelijke reizen met de auto (gerichte vrijstelling) Voor zakelijke reizen kan per kilometer een loonbelastingvrije vergoeding worden toegekend voor het bedrag dat is vermeld in artikel 31a, lid 2, Wet op de loonbelasting 1964 (in 2015 is dat 0,19 per kilometer). Voorwaarde is dat de kilometervergoeding administratief als eindheffingsloon wordt aangemerkt.

5

6 Vergoeding van zakelijke reizen met het openbaar vervoer (gerichte vrijstelling) Voor zakelijke reizen een loonbelastingvrije vergoeding worden toegekend: a. op kilometerbasis, voor het bedrag dat is vermeld in artikel 31a, lid 2, Wet op de loonbelasting 1964 (in 2015 is dat 0,19 per kilometer); of b. op basis van werkelijk gemaakte kosten. DHK/kd-4981 Voorwaarde is dat de kilometervergoeding administratief wordt aangemerkt als eindheffingsloon. 2. Opleidingskosten/ kosten voor onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking Opleidingskosten (gericht vrijgesteld vanaf CWO IV) De opleidingen tot en met CWO III worden toegerekend aan de hobby. Deze opleidingen kunnen niet onbelast worden vergoed of verstrekt. De opleidingen CWO IV, CWO V, ZI-2, ZI-3, ZI-4 of het certificaat opleider kunnen onbelast worden vergoed of verstrekt. Voorwaarde is dat de desbetreffende kosten administratief als eindheffingsloon worden aangemerkt. Opleidingsregistratiekosten/ verkrijging instructeurspas (gericht vrijgesteld) Ook de registratie van de hiervoor genoemde opleidingen en, in dat kader, de verkrijging van een instructeurspas door de desbetreffende instructeur kan loonbelastingvrij worden vergoed/ verstrekt. Voorwaarde is dat de desbetreffende kosten administratief als eindheffingsloon worden aangemerkt. Dienstreizen (gericht vrijgesteld) Ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking gemaakte excursies kunnen tot een bedrag van 0,19 per km. loonbelastingvrij worden vergoed of verstrekt. Hiertoe behoort onder meer de jaarlijkse CWO-terugkomdag ten behoeve van de kennis en vaardigheden van zeilinstructeurs. Voorwaarde is dat de desbetreffende kosten administratief als eindheffingsloon worden aangemerkt. 3. Vakliteratuur Vakliteratuur (gericht vrijgesteld) Vakliteratuur kan loonbelastingvrij worden vergoed/ verstrekt. Voor de zeilinstructeurs betreft dit onder meer de Leidraad voor zeilers. Voorwaarde is dat de vakliteratuur administratief als eindheffingsloon wordt aangemerkt. 4. Arbovoorzieningen Arbovoorzieningen (nihilwaardering/ loonbelastingvrij) De waarde van in redelijkheid door de zeilschool getroffen voorzieningen, die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid van de zeilschool (op grond van de Arbeidsomstandighedenwet) en die geheel of gedeeltelijk op de zeilschool worden gebruikt of verbruikt, kunnen loonbelastingvrij worden vergoed/ verstrekt. Voor de zeilschool betreft dit in ieder geval de volgende voorzieningen: Reddingsvest; en Zeilhandschoenen; en Zeilmes.

7 Fiscale handleiding overige kostenposten In aanvulling op de in de Vaststellingsovereenkomst gepreciseerde fiscale behandeling voor de loonbelasting van bepaalde kostenposten, bevat het hierna genoemde een overzicht van de onderwerpen waarvoor wij graag uw zienswijze vernemen. 1. Parkeerkosten Parkeerkosten voor de auto van zeilschool (intermediaire kosten/ loonbelastingvrij) Wanneer de zeilinstructeur parkeerkosten maakt voor de auto van de zeilschool/ bedrijfswagen, kwalificeert dit als intermediaire kosten. Deze kosten kunnen loonbelastingvrij kunnen worden vergoed. Parkeerkosten voor de eigen auto (belast) Deze kosten worden geacht te zijn inbegrepen in de fiscaal toegestane reiskostenvergoeding van 0,19 per kilomter, zie hierna in paragraaf 2. Een (extra) vergoeding voor parkeerkosten van de eigen auto is loon voor de werknemer. De zeilschool kan dit loon aanwijzen als eindheffingsloon. 2. Consumpties Op de zeilschool/ leslocatie genuttigde consumpties (nihilwaardering/ loonbelastingvrij) Voor consumpties die op de werkplek (zeilschool/ leslocatie) aan de zeilinstructeur worden verstrekt, geldt een nihilwaardering. Er wordt niets tot het loon van de werknemer gerekend. Dit geldt overigens ook voor tijdens bijvoorbeeld een personeelsfeest op de zeilschool/ leslocatie verstrekte consumpties. (Let op: als de consumpties onderdeel uitmaken van een maaltijd, geldt de loonbelastingsituatie voor maaltijden). Consumpties tijdens dienstreizen (gerichte vrijstelling) Consumpties bij dienstreizen kunnen gericht vrijgesteld worden vergoed of verstrekt. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om excursies/ cursussen waaraan de instructeur deelneemt in het kader van de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, bijvoorbeeld de jaarlijkse CWO-terugkomdag ten behoeve van de kennis en vaardigheden van opleiders. Voorwaarde is dat de consumpties administratief worden aangemerkt als eindheffingsloon. Het vergoeden van op de werkplek gemaakte consumptiekosten: Indien de zeilinstructeur eventuele consumpties op de werkplek in eerste instantie zelf afrekent en het betaalde bedrag vervolgens aan hem wordt terugbetaald door de zeilschool, is deze vergoeding loon voor de werknemer. (Consumpties/ maaltijden tijdens) een extern bedrijfsfeest / -borrel (belast) Voor consumpties/ maaltijden tijdens een extern (buiten de zeilschool/ leslocatie) gehouden bedrijfsfeest/ -borrel geldt, dat maaltijden gericht zijn vrijgesteld en dat de consumpties kwalificeren als loon voor de werknemer. Dit loon kan worden aangewezen als eindheffingsloon; op basis van de factuur (incl. btw).

8 3. Overnachting Overnachting op de zeilschool in het kader van een zeilweek (gericht vrijgesteld) Over een overnachting op de zeilschool in het kader van de begeleiding van een zeilweek is geen loonbelasting verschuldigd. Externe overnachting (gericht vrijgesteld) (Extern gemaakte kosten voor) een externe overnachting van een zeilinstructeur in het kader van de dienstbetrekking (bijvoorbeeld in het kader van een zeilweek) kunnen loonbelastingvrij worden vergoed/ verstrekt. 4. Mobiele telefoon (gericht vrijgesteld) De zeilschool kan de zeilinstructeur voor de lesperiode voorzien van een mobiele telefoon, inclusief beltegoed of abonnement, benodigd datatransport en benodigde programmatuur. Aangezien een (aaneengeschakelde) lesperiode in het algemeen van korte duur zal zijn, zal de zeilschool in het algemeen van zijn zeilinstructeurs eisen dat zij met de eigen mobiele telefoon bereikbaar zijn. In dit geval mag de zeilschool de aan de lesperiode redelijkerwijs toe te rekenen abonnementskosten loonbelastingvrij aan de zeilinstructeur vergoeden, achteraf, op basis van de door de zeilinstructeur te overleggen factuur. 6. Korting op branche-eigen producten Korting op branche-eigenproducten (gerichte vrijstelling) Door de zeilschool verstrekte korting op branche-eigen producten tot en met (maximaal) 20% (en waarbij derhalve minimaal 80% door de instructeur moet worden betaald) en waarbij de totale korting per kalenderjaar niet meer dan 500 bedraagt, is loonbelastingvrij. Branche-eigenproducten zijn bijvoorbeeld: Zeilkleding; Boothuur (waarbij de boot bijvoorbeeld zal worden gebruikt voor de training van de eigen zeilvaardigheid van de instructeur); Alles wat de zeilschool verkoopt. Voorwaarde is dat de verstrekte korting administratief als eindheffingsloon worden aangemerkt.