UITVOERINGSPLAN INFORMATIEBELEID

Transcriptie

1 UITVOERINGSPLAN INFORMATIEBELEID

2 Inhoudsopgave 1 Van beleid naar thema s voor uitvoering Inleiding Waar staan we nu Wat is de afgelopen jaren gerealiseerd? Onderzoek op basis van (landelijke) toetsingskaders Aan de slag met thema s Thema 1: Onze ICT basis is op orde Thema 2: Onze gegevens zijn op orde Thema 3: We werken zaakgericht Thema 4: Transitie Sociaal Domein De gevolgen Samenhang van thema s Opzet Uitvoeringsplan Leeswijzer Thema Onze ICT basis is op orde Doelstelling Resultaatverplichting Project GEO applicatielandschap op orde Project Digikoppeling (i-nup bouwsteen) Project Invoering van eherkenning (i-nup bouwsteen) Project Invoering Digimelding (i-nup bouwsteen) Project Invoering Digilevering (i-nup bouwsteen) Project Aansluiting op Mijnoverheid.nl Berichtenbox (i-nup bouwsteen) Thema Onze gegevens zijn op orde Doelstelling Resultaatverplichting Project Informatiestromen op orde Project Invoering Basisregistratie Nieuw Handelsregister (i-nup bouwsteen) Project Invoering Basisregistratie Grootschalige Topografie (i-nup bouwsteen) Project Invoering Basisregistratie Ondergrond (i-nup bouwsteen) Project Invoering Basisregistratie Personen (I-NUP bouwsteen) P a g i n a

3 3.8 Project Invoering van DigiD machtigen (i-nup bouwsteen) Thema We werken zaakgericht Doelstelling Resultaatverplichting Project DMS op orde Project Invoering zaakgericht werken Project Aansluiting op Mijnoverheid.nl Lopende zaken (i-nup bouwsteen) Thema Transitie Sociaal Domein Doelstelling Resultaatverplichting Uitvoering programma Transitie Sociaal Domein Totale planning van de thema s Criteria voor opname in de planning Planning van projecten die voldoen aan criteria 1 t/m Projecten die vallen onder criteria Randvoorwaarden Voldoende personele capaciteit Voldoende financiële middelen Samenhang en volgorde van uitvoering Hoe blijven we in control op de uitvoering Centrale bewaking Verantwoordelijkheden bewaking en sturing vanuit verschillende rollen Risicobeheersing Financiële paragraaf Uitgaven Baten P a g i n a

4 1 VAN BELEID NAAR THEMA S VOOR UITVOERING 1.1 INLEIDING In het Informatiebeleidsplan is het informatiebeleid geformuleerd. Met dit plan hebben we invulling gegeven aan het richten. We hebben bepaald welke kant we op willen en wat we willen bereiken. De volgende stappen zijn inrichten en verrichten: aan de slag om de gekozen richting te realiseren. En dat doen we in dit uitvoeringsplan. Welke activiteiten moeten we als gemeente uitvoeren om het beleid te realiseren? Het begint bij de vraag waar we nu staan als gemeente. 1.2 WAAR STAAN WE NU Wat is de afgelopen jaren gerealiseerd? De afgelopen jaren is het een en ander gerealiseerd op het gebied van informatievoorziening en ICT. Zo is er uitvoering gegeven aan het programma Dienstverlening, is automatisering ondergebracht bij de gemeenschappelijke regeling RID en zijn er vanuit cluster Informatisering diverse projecten uitgevoerd. In 2013 en 2014 zijn de volgende projecten afgerond: de invoering van een nieuwe applicatie voor de leerlingenadministratie, inclusief procesoptimalisatie; de invoering van een applicatie voor de subsidieadministratie, inclusief procesoptimalisatie; de invoering van een nieuwe applicatie voor de WABO, inclusief procesoptimalisatie; de invoering van een nieuwe applicatie voor de BAG, inclusief procesoptimalisatie; de verhuizing naar het nieuwe gemeentekantoor, met als extra aandachtspunt een optimale werkomgeving voor de medewerkers in het kader van Het Nieuwe Werken; het opstellen van informatiebeveiligingsbeleid en het slagen voor de Digid audit; de invoering van Globespotter; de invoering van een 3D schetsomgeving; 3D visualisatie stedenbouwkundig project; de migratie naar de nieuwe telefonie omgeving van de RID; de migratie naar de nieuwe ICT werkomgeving van de RID; de invoering van de Basisregistratie WOZ (i-nup bouwsteen); de invoering van de gemeentebrede viewer DigEplan; de aansluiting van de applicatie WMONed op Corsa DMS. 4 P a g i n a

5 Om de vraag te beantwoorden wat de totale uitvoeringsopgave op dit moment, is op basis van het Informatiebeleid een analyse uitgevoerd van de landelijke informatievoorzieningsverplichtingen. In de volgende paragraaf wordt hierop in gegaan Onderzoek op basis van (landelijke) toetsingskaders In onderstaand overzicht zijn de toetsingskaders terug te vinden, met in de rechterkolom de stappen die we nog moeten voltooien om in 2017 als digitale gemeente te werken. Toetsingskader Achtergrond toetsingskader Voltooien Het gemeentelijk fundament GEMMA GEO in GEMMA Programma i-nup Wetgeving van basisregistraties Kwaliteitsanalyse Basisregistratie Adressen en gebouwen (BAG) Opgesteld door KING in Beschrijft samenhang tussen dienstverlening, organisatie en ICT. Opgesteld door KING in Biedt een samenhangende set van oplossingen voor verbetering elektronische dienstverlening. Opgesteld door KING en GEONOVUM in Is referentiekader voor een gemeentelijke bedrijfs- en informatiearchitectuur waar locatie een integraal deel van uitmaakt. Landelijk programma, betreft het invoeren van 19 bouwstenen voor het realiseren van de digitale overheid. Een basisregistratie is een door de overheid officieel aangewezen registratie met daarin gegevens van hoogwaardige kwaliteit, die door alle overheidsinstellingen verplicht en zonder nader onderzoek, worden gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. In 2012 is een onderzoekrapport opgesteld. Dit rapport beschrijft noodzakelijke verbeteringen aan processen, data en de gebruikte 1. Informatiearchitectuur conform GEMMA inrichten; 2. i-nup bouwstenen implementeren; 3. midoffice verder implementeren; 4. zaakgericht werken; 5. procesoptimalisatie; 6. informatiestromen op orde brengen en digitaliseren; 7. documentstromen digitaliseren; 8. verplicht gebruik basisregistraties. 1. Informatiearchitectuur conform GEMMA inrichten; 2. midoffice implementeren; 3. zaakgericht werken; 4. informatiestromen op orde brengen en digitaliseren; 5. documentstromen digitaliseren; 6. verplicht gebruik basisregistraties. 1. GEO informatiearchitectuur conform GEO in GEMMA inrichten; 2. daar waar mogelijk architectuurprincipe locatie als impliciet koppelvlak hanteren; 3. GEO informatiestromen op orde brengen en digitaliseren. 1. Opstellen i-nup Realisatieplan, met daarin de bouwstenen, de planning, consequenties van invoering, betrokkenen en volgtijdelijkheid; 2. invoeren van de bouwstenen o.a.: 14+netnummer, MijnOverheid (berichtenbox en zaakstatussen uitwisselen), DigiD machtigen, e-herkenning, Basisregistratie Nieuw Handelsregister (NHR), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Digikoppeling, Digimelding. 1. Informatiearchitectuur conform GEMMA opstellen; 2. verplicht gebruik van basisregistraties; 3. op orde brengen van de basisregistraties; 4. uitvoeren van interne audits. 1. Informatiearchitectuur conform GEMMA inrichting met als doel optimale (BAG) gegevensuitwisseling met o.a. informatiesystemen en processen; 5 P a g i n a

6 Programma Dienstverlening Visiebrief Digitale Overheid in 2017 applicatie van de BAG. 2. periodiek auditen; 3. uitwijk organiseren. Dit programma is in Informatiearchitectuur conform GEMMA vastgesteld. inrichten; 2. i-nup bouwstenen implementeren; 3. midoffice implementeren; 4. zaakgericht werken; 5. informatiestromen op orde brengen; 6. verplicht gebruik basisregistraties; 7. maximaliseren self service mogelijkheden voor inwoners en bedrijven; 8. uitvoeren interne audits. Minister Plasterk heeft eind 2013 een visiebrief opgesteld waarin aangegeven is dat inwoners en bedrijven in 2017 recht hebben op elektronisch zaken doen. 1. Informatiearchitectuur conform GEMMA inrichten; 2. i-nup bouwstenen implementeren; 3. midoffice implementeren; 4. zaakgericht werken; 5. procesoptimalisatie; 6. documentstromen digitaliseren; 7. informatiestromen op orde brengen; 8. verplicht gebruik basisregistraties; 9. moderniseren GEO applicatielandschap om bedrijfsvoering en dienstverlening optimaal te faciliteren met informatie; 10. maximaliseren self service mogelijkheden voor inwoners en bedrijven; 11. uitvoeren interne audits. 1.3 AAN DE SLAG MET THEMA S Als we de stappen vertalen naar concrete acties, dan zien we een verscheidenheid aan ICT projecten en lijnactiviteiten ontstaan. Al deze projecten en lijnactiviteiten zijn op basis van de onderlinge samenhang te plaatsen binnen een thema. Elk thema levert een bijdrage aan zowel de doorontwikkelingsmogelijkheden van dienstverlening als het verbeteren van de ICT werkomgeving van onze medewerkers. Het geven van uitvoering aan de thema s zal voor inwoners, bedrijven en instellingen merkbaar worden als een doorontwikkeling van dienstverlening Thema 1: Onze ICT basis is op orde Doelstelling Doelstelling van dit thema is er voor zorgen dat onze ICT basis klaar is om in 2017 als Digitale Overheid te kunnen functioneren en tevens verbetering van de ICT werkomgeving voor onze medewerkers. We werken conform architectuurstandaarden. Het beheer van de applicaties is geprofessionaliseerd en gecentraliseerd waar mogelijk. We kijken kritisch naar de kosten van onze ICT omgeving en we innoveren waar we kansen zien Thema 2: Onze gegevens zijn op orde Doelstelling Doelstelling van dit thema is het verhogen van de kwaliteit van onze gegevens. De gegevens die wij gebruiken zijn van hoge kwaliteit. We maken (wettelijk) verplicht gebruik van basisregistraties en zorgen voor (landelijke) terugmelding van gegevens die niet juist zijn. Medewerkers worden in hun werk ondersteund met GEO 6 P a g i n a

7 informatie. We geven actief uitvoering aan het Informatiebeveiligingsbeleid 1. Met dit thema zorgen we ervoor dat onze gegevens van een hoog niveau zijn. 1 Activiteiten op het gebied van Informatiebeveiliging zijn opgenomen in een ander uitvoeringsplan, te weten het Informatiebeveiligingsplan P a g i n a

8 1.3.3 Thema 3: We werken zaakgericht Doelstelling Doelstelling van dit thema is de invoering van zaakgericht werken. Het gaat hierbij om het op orde brengen van digitale documentstromen, implementeren van een zaaksysteem, procesoptimalisatie en het invoeren van zaakgericht werken met daarbij nadrukkelijk de wetenschap dat het niet om techniek gaat. We zorgen er voor dat bestaande informatiesystemen worden aangesloten op het centrale zaaksysteem en dat inwoners en bedrijven via de gemeentelijke website of via MijnOverheid.nl op de hoogte zijn van de status van hun zaak. We kijken kritisch naar de kosten van ons applicatielandschap en benutten kansen om werkprocessen in het zaaksysteem onder te brengen, in plaats van in (duurdere) vakapplicaties Thema 4: Transitie Sociaal Domein Doelstelling Als speciaal thema is Transitie Sociaal Domein toegevoegd omdat in dit traject de informatievoorziening, de ontsluitingsmogelijkheden met externen en bescherming van persoonsgegevens belangrijke aandachtsgebieden zijn. Daarbij werken we in regionaal verband samen waar dat mogelijk is. Ook de thema s kennen samenhang (zie 7.4). De uitvoering van de eerste drie thema s kan voor het laatste thema als randvoorwaardelijk worden gezien. 1.4 DE GEVOLGEN De gevolgen van de uitvoering van de thema s zullen in positieve zin vrij groot zijn. Hieronder staan een aantal voorbeelden genoemd: De gemeente voldoet ook aan nieuwe wetgeving; de gemeentelijke organisatie wordt optimaal gefaciliteerd waardoor zij haar nieuwe rol van terugtredende overheid (regisseren en faciliteren) goed kan invullen; medewerkers werken efficiënt en effectief samen. (Processen zijn geoptimaliseerd, informatie is altijd juist en compleet. Goed ingerichte en bovenal slimme ingezette informatiesystemen ondersteunen de medewerkers in hun dagelijks werk); het management kan in control zijn met management informatie; de gemeente bespaart kosten door volledig digitaal te werken, plaats- en tijdsonafhankelijk; de inwoners en bedrijven hebben via de persoonlijke internetpagina toegang tot gegevens en zaakstatus informatie (track and trace); de gemeente biedt inwoners en bedrijven een self service omgeving op de website aan, waarbij (eenvoudige) producten en diensten volledig geautomatiseerd worden verstrekt. 1.5 SAMENHANG VAN THEMA S Met de thema s Onze ICT basis is op orde en Onze gegevens zijn op orde en veilig zorgen we voor het neerzetten van een stevig fundament voor de Digitale Overheid 2017 en voor de ICT werkomgeving van onze medewerkers. Dit vormt de basis voor doorontwikkeling. De thema s We werken zaakgericht en Transitie Sociaal Domein trekken qua tijdspad (al dan niet door wetgeving) gelijktijdig op maar hebben het fundament - wat we realiseren met Onze ICT basis is op orde en Onze gegevens zijn op orde en veilig - nodig om goed 8 P a g i n a

9 tot hun recht te komen. In de bijlage Uitvoeringsagenda is een overzicht opgenomen met daarin de projecten die een afhankelijkheid met elkaar hebben. De uitvoering van het thema Transitie Sociaal Domein loopt in tijd gezien gelijk met de andere thema s. Dit brengt risico s met zich mee omdat voor de transitie onderdelen uit de andere thema s nodig zijn en dit wel in de juiste volgorde moet worden opgeleverd. 1.6 OPZET UITVOERINGSPLAN In het uitvoeringsplan Informatiebeleid worden de thema s, zoals hierboven benoemd nader uitgewerkt en voorzien van een meerjarenplanning en financiële raming. In de planning is rekening gehouden met de onderlinge relatie van projecten en lijnactiviteiten. We maken gebruik van een viertal thema s, met daarbinnen projecten en lijnactiviteiten. Zie onderstaande weergave. 1.7 LEESWIJZER In de volgende hoofdstukken is per thema de doelstelling en de resultaatverplichting beschreven. Daarnaast is een beschrijving van de projecten en lijnactiviteiten te vinden. In hoofdstuk 6 is de planning beschreven, voor de periode van 2014 tot en met In hoofdstuk 7 wordt beschreven welke samenhang er tussen de verschillende projecten is. In hoofdstuk 8 wordt aangegeven op welke wijze we in control blijven. In hoofdstuk 9 staan risico s beschreven, met daarbij tegenmaatregelen. En tot slot bevat hoofdstuk 10 de financiële paragraaf. 9 P a g i n a

10 2 THEMA ONZE ICT BASIS IS OP ORDE 2.1 DOELSTELLING Bij dit thema gaat het in grote lijnen om: het invoeren van de wettelijk verplichte i-nup bouwstenen die benodigd zijn voor de Digitale Overheid 2017; het verbeteren van de ICT werkomgeving voor de medewerkers; het oplossen van knelpunten door middel van applicatievervanging en/of procesoptimalisatie; het uitvoeren van applicatierationalisatie. De werkzaamheden worden projectmatig uitgevoerd. 2.2 RESULTAATVERPLICHTING We werken op basis van resultaatverplichtingen. Voor het thema Onze ICT basis is op orde gaat het om onderstaande resultaatverplichtingen: applicaties die niet passen in de informatiearchitectuur (ioverheid) zijn uitgefaseerd of vervangen, dit laatste op basis van een business case en een programma van eisen; van alle basisregistraties en kernapplicaties is een testomgeving aanwezig, zodat in samenhang kan worden getest; het GEO applicatielandschap is gemoderniseerd. We voldoen aan (nieuwe) wetgeving en zijn in staat om zowel onze medewerkers als inwoners en bedrijven optimaal te faciliteren met locatiegebonden informatie; we hebben i-nup bouwsteen Digikoppeling ingevoerd voor een betrouwbare en veilige informatieuitwisseling met andere overheidsorganisaties; we hebben i-nup bouwsteen eherkenning ingevoerd als authenticatie middel voor bedrijven en instellingen; we hebben i-nup bouwsteen Digimelding ingevoerd en kunnen bij gerede twijfel vermeende onjuistheden in de gegevens van Basisregistraties uniform en efficiënt terugmelden aan de bronhouders van die basisregistraties; we hebben i-nup bouwsteen Digilevering ingevoerd en ontvangen gebeurtenisberichten over gegevens in de basisregistraties; we hebben een centrale Enterprise Service Bus (ESB) met Digikoppeling in gebruik; we hebben i-nup bouwsteen MijnOverheid.nl-Berichten box ingevoerd als elektronische brievenbus om met inwoners en bedrijven te communiceren, in plaats van via de post. 10 P a g i n a

11 2.3 PROJECT GEO APPLICATIELANDSCHAP OP ORDE GEO-informatie is van groot belang voor de gemeentelijke bedrijfsvoering en dienstverlening. In juni 2013 hebben Geonovum en KING derhalve de gemeentelijke handreiking GEO in Gemma gepubliceerd waaraan onze gemeente (samen met Ede, Nijmegen en Breda) heeft meegeschreven. GEO-Informatie wordt steeds breder toegepast in de gemeentelijke bedrijfsvoering en dienstverlening. Door informatie te voorzien van locatie kan allerlei informatie eenvoudig met elkaar in verband worden gebracht. Zo kan het helpen om zorgvoorzieningen op een efficiënte manier over de gemeente te verspreiden. Ook geeft het gemeenten inzicht in de locaties waar de meeste uitkeringen worden verstrekt. Kortom: medewerkers, managers, raadsleden en bestuurders gebruiken GEO-informatie om gegevens te analyseren en op basis daarvan keuzes te maken, beleid uit te zetten en taken uit te voeren. En om inwoners en bedrijven te informeren en te laten participeren. Daarnaast is er de afgelopen jaren een groeiend aantal wettelijke verplichtingen ontstaan die direct gevolgen heeft voor de GEO-informatiehuishouding van gemeenten. De belangrijkste hiervan zijn: Wet op de Basisregistratie voor Adressen en Gebouwen (BAG) Wet op de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Wet op de Basisregistratie Kadaster (BRK) Wet op de Basisregistratie Topografie (BRT) Wet op de Basisregistratie Ondergrond(BRO) Wet Informatievoorziening Ondergrondse Netten (WION) Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (Wkbp) Wet Ramen en zware ongevallen (Wrzo) en het Register Risicosituaties Gevaarlijke Stoffen (RRGS, leidend tot de Risicokaart) Wet op de Invoering van INSPIRE (Europees) Besluit Risico s Zware Ongevallen (BRZO) Deze wetgeving heeft grote invloed op het bijhouden, verstrekken en/of gebruiken van (landelijk gestandaardiseerde) locatie gerelateerde informatie. De gegevenshuishouding van iedere gemeente individueel en van de gemeenten gezamenlijk wordt hierdoor sterk beïnvloed. Het huidige GEO applicatielandschap van onze gemeente voldoet niet meer, het is sterk verouderd en biedt niet meer de benodigde functionaliteiten. Het project is nog niet gestart. De benodigde financiële middelen zijn opgenomen in de begroting van het voorliggende Uitvoeringsplan. 2.4 PROJECT DIGIKOPPELING (I-NUP BOUWSTEEN) Een van de i-nup bouwstenen betreft Digikoppeling. Door middel van Digikoppeling kunnen overheden onderling op een gemakkelijke, eenduidige, veilige en betrouwbare wijze onderling uitwisselen. Het betreft hier de implementatie voor de verplichte standaard voor gegevensuitwisseling binnen de gemeente. Er is geen voorgeschreven wettelijke termijn waarop de implementatie moet zijn voltooid. Omdat het gaat om informatieveiligheid wordt hier wel prioriteit aan gegeven. Onze gemeente zal Digikoppeling gaan inzetten voor het verbinden van: 11 P a g i n a

12 de WABO applicatie met de landelijke voorziening; de BAG applicatie met de landelijke voorziening; het gegevensmagazijn met Het Nieuw Handelsregister; het gegevensmagazijn met de landelijke voorziening Kadaster; de WOZ applicatie met de landelijke voorziening; de collectieve opdracht routeer voorziening (CORV) ten behoeve van de Transitie Sociaal Domein; informatiesystemen ten behoeve van Transitie Sociaal Domein; 2.5 PROJECT INVOERING VAN EHERKENNING (I-NUP BOUWSTEEN) Zoals inwoners zich bij de overheden online identificeren met DigiD, zo kunnen ondernemers dat met eherkenning. Overheden weten dankzij eherkenning met welk bedrijf ze te maken hebben en of medewerkers gemachtigd zijn om namens het bedrijf te handelen. Invoering van eherkenning heeft een relatie met het binnengemeentelijk gebruik van informatie uit het Nieuw Handelsregister. De eherkenning functionaliteit wordt straks aangeboden op de gemeentelijke website, maar in gebruik name heeft pas nut als achterliggende informatiesystemen informatie uit eherkenning kunnen verwerken. Er is op landelijk niveau een resultaatverplichting om voor 1 januari 2015 aan te sluiten op eherkenning. Dit project is nog niet gestart. De benodigde financiële middelen zijn opgenomen in de begroting van het voorliggende Uitvoeringsplan. 2.6 PROJECT INVOERING DIGIMELDING (I-NUP BOUWSTEEN) Basisregistraties moeten zo betrouwbaar mogelijk zijn. De kwaliteit van gegevens is een voortdurend aandachtspunt. Bestuursorganen zijn daarom bij wet verplicht om in geval van gerede twijfel melding te maken van mogelijk onjuiste gegevens. Bestuurlijk is in de overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid (i-nup) afgesproken dat alle gemeenten voor 1 januari 2015 aansluiten op Digimelding en deze voorziening in elk geval voor BRP, BAG en NHR gebruiken. Om tijdig aansluiten mogelijk te maken, wordt Digimelding BLT 1.0 (Beperkte Laagdrempelige Terugmeldvoorziening) ontwikkeld. Dit is een webportaal waarop gemeenten inloggen om een melding in te voeren. De volgende versie Digimelding BLT 2.0 bevat webservices zodat een medewerker ook kan terugmelden via de applicatie waarmee wordt gewerkt. Aansluitdata zijn nog niet bekend. Dit project is nog niet gestart. De benodigde financiële middelen zijn opgenomen in de begroting van het voorliggende Uitvoeringsplan. 2.7 PROJECT INVOERING DIGILEVERING (I-NUP BOUWSTEEN) Overheden moeten op de hoogte zijn van gebeurtenissen die voor hun taken relevant zijn. Denk aan de geboorte van een persoon, het starten van een onderneming of het vaststellen van een inkomen. Via Digilevering ontvangt de gemeente op een uniforme, betrouwbare en efficiënte manier gebeurtenisberichten over gegevens in de basisregistraties. Op dit moment zijn alleen KvK en CBS aangesloten op Digilevering. Voor de gemeenten is nog geen planning bekend en er geldt geen wettelijk bepaalde invoeringstermijn. De benodigde financiële middelen zijn opgenomen in de begroting van het voorliggende Uitvoeringsplan. 12 P a g i n a

13 2.8 PROJECT AANSLUITING OP MIJNOVERHEID.NL BERICHTENBOX (I-NUP BOUWSTEEN) Een van de i-nup bouwstenen is Mijnoverheid.nl. Deze bouwsteen heeft onder meer de berichtbox als onderdeel. Dit is de eigen, beveiligde postbus voor berichten van de overheid. De Berichtenbox is het elektronische alternatief voor de huidige papieren post. Door middel van de Berichtenbox wordt een kostenbesparing gerealiseerd, omdat de communicatie met inwoners en bedrijven volledig digitaal kan verlopen in plaats van via de post. Voor dit project geldt geen wettelijk verplichte aansluittermijn. Dit project is nog niet gestart. De benodigde financiële middelen zijn opgenomen in de begroting van het voorliggende Uitvoeringsplan. 13 P a g i n a

14 3 THEMA ONZE GEGEVENS ZIJN OP ORDE 3.1 DOELSTELLING Dit thema richt zich op de informatie die we dagelijks in ons werk gebruiken, die we onderling uitwisselen maar ook met buitengemeentelijke organisaties. Informatie is eigenlijk wat een gemeente uniek maakt. Het bevat alles wat we als gemeente weten. In de landelijke toetsingskaders komt gegevensmanagement terecht als belangrijk punt naar voren. Daarnaast is er in dit thema extra aandacht voor de informatievoorziening tijdens crisissituaties. Als gemeente zijn we verantwoordelijk voor Informatiebeveiliging. Vanuit dit thema is er een relatie met het Informatiebeveiligingsbeleid van onze gemeente. 3.2 RESULTAATVERPLICHTING alle binnen- en buitengemeentelijke informatiestromen en processen zijn in beeld en op orde; we beschikken over een gegevensmagazijn waarmee (GEO-) informatie op een betrouwbare, efficiënte en slimme wijze wordt gedeeld tussen informatiesystemen; we hebben de basisregistratie Het Nieuw Handelsregister ingevoerd; we hebben de basisregistratie Ondergrond ingevoerd; we hebben de basisregistratie Grootschalige Topografie ingevoerd; we hebben de basisregistratie Personen ingevoerd, nieuwe burgerzakenmodules aangeschaft en informatiestromen aangepast; we bieden in crisissituaties een adequate informatievoorziening; de gemeente beschikt over een centrale terugmeldingen faciliteit; we weten van elke informatiestroom wie de bronhouder is; we maken gebruik van de basisregistraties als verplichte bron; we hebben het functioneel applicatiebeheer van gemeentebrede applicaties (o.a. basis- en kernregistraties) geprofessionaliseerd. 3.3 PROJECT INFORMATIESTROMEN OP ORDE Als eerste gaat het om het in beeld brengen van de binnen- en buitengemeentelijke informatiestromen en processen. Dit is van belang zodat onze gemeente: de kwaliteit van gebruikte informatie kan controleren (bronhouderschap); inefficiënte informatiestromen kan verbeteren; informatiebeveiliging kan toepassen. Als informatiestromen in beeld zijn gebracht, kan de gemeente aan de slag om de informatiestromen te verbeteren. Verplicht gebruik van de basisregistraties is daarbij het uitgangspunt. En verplicht bronhouderschap ook. Een belangrijk onderdeel in de GEMMA architectuur is het gegevensmagazijn. Zie hiervoor onderstaande tekening. Een gegevensmagazijn zorgt primair voor binnengemeentelijk (her)gebruik van informatie. Daarnaast zorgt het gegevensmagazijn er voor dat informatie uit landelijke voorzieningen (BRP, BAG, WOZ, NHR, BRO, etc) beschikbaar wordt gesteld aan binnengemeentelijke applicaties. Het gegevensmagazijn is op het gebied van 14 P a g i n a

15 informatiestromen dé spin in het web, voor zowel administratieve- als locatie gerelateerde informatie (GEO). Onze gemeente heeft voor de administratieve gegevens een gegevensmagazijn maar deze oplossing is verouderd, voldoet niet en de kosten zijn relatief hoog. Daarnaast is dit gegevensmagazijn niet geschikt voor GEO gegevens. Een essentieel punt omdat >90% van onze informatie locatie gebonden is. In dit project wordt de vervanging van het gegevensmagazijn meegenomen, inclusief centrale terugmeldfaciliteit. Belangrijk aandachtspunt hierbij is dat de dan nog aangesloten applicaties probleemloos worden overgezet naar het nieuwe gegevensmagazijn. Als extra aandachtpunten worden meegenomen de adequate informatievoorziening tijdens crisissituaties meegenomen in dit project, en de benodigde aanpassing van het berichtenverkeer ten behoeve van de basisregistratie Kadaster. We bekijken de mogelijkheid om het gegevensmagazijn in samenwerking met andere gemeenten aan te schaffen. De contacten hierover vinden al plaats, zowel binnen als buiten het RID samenwerkingsverband. Daarbij volgen we actief ontwikkelingen op het gebied van sectorale dataknooppunten. Uitgangspunten zijn flexibiliteit, beveiliging, standaardisatie en ontzorgen. Dit project is nog niet gestart. De benodigde financiële middelen zijn opgenomen in de begroting van het voorliggende Uitvoeringsplan. 3.4 PROJECT INVOERING BASISREGISTRATIE NIEUW HANDELSREGISTER (I-NUP BOUWSTEEN) Binnen onze gemeente is nog geen informatiebron aanwezig met gegevens van bedrijven, instellingen en stichtingen. Landelijk is de basisregistratie Nieuw Handelsregister opgesteld voor dit doel. De gemeente is afnemer van deze informatie. Dit project zorgt er voor dat er een aansluiting op het Nieuw Handelsregister wordt gerealiseerd en dat de informatie m.b.t. bedrijven, instellingen en stichtingen ook binnen onze gemeente wordt toegepast. Voor de aansluiting op het Nieuw Handelsregister is een streefdatum op Landelijk niveau voorzien per 1 juli Voor veel gemeenten en ook voor onze gemeente geldt dat deze aansluitingstermijn niet haalbaar is gebleken. De voorbereiding van dit project is opgestart, de start is afhankelijk van de benodigde financiële middelen. De benodigde financiële middelen zijn opgenomen in de begroting van het voorliggende Uitvoeringsplan. 3.5 PROJECT INVOERING BASISREGISTRATIE GROOTSCHALIGE TOPOGRAFIE (I-NUP BOUWSTEEN) De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) wordt dé gedetailleerde grootschalige digitale kaart van heel Nederland. Alle fysieke objecten zoals 15 P a g i n a

16 gebouwen, wegen, water en groen zijn hier eenduidig op vastgelegd. Met de BGT spreken we straks één geografische taal. De wet bepaalt dat de BGT op 1 januari 2016 beschikbaar moet zijn. Vanaf 1 januari 2017 zijn overheidsorganisaties en iedereen die in opdracht van hen werkt verplicht gebruik te maken van deze basisregistratie. Dit project heeft een grote impact en een doorlooptijd van meerdere jaren, mede omdat wordt overgestapt op een ander informatiemodel (IM/GEO). Er zijn daarnaast ook organisatorische gevolgen. Het project is vanwege de doorlooptijd van 1,5 jaar en de wettelijke plicht om per 1 januari 2016 aan te sluiten gestart in juli 2014 waarbij een krediet door de raad is verstrekt. 3.6 PROJECT INVOERING BASISREGISTRATIE ONDERGROND (I-NUP BOUWSTEEN) De basisregistratie Ondergrond (BRO) bevat gegevens over geologische en bodemkundige opbouw en, voor zover van belang voor het benutten van natuurlijke hulpbronnen in de ondergrond, ondergrondse constructies en gebruiksrechten. Het gebruik van geologische en bodemkundige gegevens vindt veelal plaats in de vorm van kaarten en profielen gebaseerd op geologische en bodemkundige modellen. Deze modellen maken ook deel uit van de BRO. De BRO bevat geen informatie over kabels en leidingen. In de BRO zal naast de registratie Data en Informatie van de Nederlandse Ondergrond (DINO) van TNO ook het Bodem Informatie Systeem (BIS) van Alterra worden opgenomen. In een later stadium worden mogelijk gegevens over archeologie en milieukwaliteit toegevoegd. Via BRO wordt ook voldaan aan de Europese eisen van de richtlijn INSPIRE 2. De BRO zal gebruik maken van Digikoppeling. De wetgeving gaat in per 1 januari Het gaat hierbij om verplicht gebruik van de basisregistratie, verplichte aanlevering van informatie en verplichte terugmelding. Dit project is in uitvoering. Door uitvoering van de projecten Informatiestromen op orde en GEO applicatielandschap op orde wordt voorzien in de generieke ICT componenten die van belang zijn voor de BRO. Er zijn geen extra kosten voorzien. 3.7 PROJECT INVOERING BASISREGISTRATIE PERSONEN (I-NUP BOUWSTEEN) Met Operatie BRP werkt het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties aan de invoering van de basisregistratie Personen (BRP). De Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA) is per 1 januari 2014 vervangen door de BRP. De BRP bevat persoonsgegevens van zowel de ingezetenen van Nederland als van de niet-ingezetenen. De komende jaren zullen gemeenten nieuwe burgerzakenmodules aanschaffen en zullen (interne en externe) informatiestromen met persoonsgegevens gaan veranderen. De exacte planning hiervan is nog niet bekend. We werken bij de aanschaf van de burgerzakenmodules samen met andere gemeenten, in RID verband. 2 Sinds 15 mei 2007 is de Europese kaderrichtlijn INSPIRE formeel van kracht. Deze richtlijn leidt tot een Europese geoinformatie infrastructuur, die een geïntegreerde aanpak van Europees milieubeleid mogelijk maakt. 16 P a g i n a

17 3.8 PROJECT INVOERING VAN DIGID MACHTIGEN (I-NUP BOUWSTEEN) Met DigiD Machtigen is het mogelijk om iemand anders te machtigen om digitaal zaken te doen met de overheid. Denk aan het aanvragen van WMO producten en diensten, of voor het doen van een aangifte inkomstenbelasting. Voorwaarde is wel dat de achterliggende informatiesystemen hierop ingesteld moeten zijn, anders leidt het tot inefficiëntie. Voor dit project geldt geen op landelijk niveau bepaalde invoeringsdatum. Dit project is nog niet opgestart. De benodigde financiële middelen zijn opgenomen in de begroting van het voorliggende Uitvoeringsplan. 4 THEMA WE WERKEN ZAAKGERICHT 4.1 DOELSTELLING Dit thema richt zich op de invoering van zaakgericht werken en het op orde brengen van de digitale documentstromen. 4.2 RESULTAATVERPLICHTING het DMS is ingericht als Document management systeem; (belangrijke) documenten worden altijd opgeslagen in het DMS; we werken met digitale documentstromen (zo veel als mogelijk papierloos); we werken met digitale tekeningen; we hebben applicaties - waarbinnen met documenten wordt gewerkt - gekoppeld aan het DMS zodat het aantal menselijke handelingen minimaal is; we beschikken over een centraal zaaksysteem en werken zaakgericht; we beschikken over managementrapportages van het zaaksysteem; we hebben applicaties gekoppeld aan het centrale zaaksysteem, zodat deze altijd over actuele status informatie beschikt; het zaaksysteem informeert inwoners en bedrijven over zaak status informatie, via de gemeentelijke website, een app of mijnoverheid.nl. 4.3 PROJECT DMS OP ORDE In dit project zorgen we er voor dat we het DMS goed inrichten en dat we andere applicaties waarbinnen gewerkt wordt met documenten er op aansluiten. Voornaamste doel is dat medewerkers altijd gebruik maken van het DMS voor opslag van hun documenten, soms zelfs volledig geautomatiseerd. En dat documenten goed zijn terug te vinden. Het op orde brengen van het DMS kan als opstap worden gezien voor de invoering van Zaakgericht werken. Met de voorbereiding van het project is een start gemaakt. Door technische problemen met het DMS is de voorbereiding gestaakt, in afwachting van een oplossing. De benodigde financiële middelen zijn opgenomen in de begroting van het voorliggende Uitvoeringsplan. 4.4 PROJECT INVOERING ZAAKGERICHT WERKEN Het project Invoering zaakgericht werken kent een doorlooptijd van meerdere jaren en zal voor onze gemeente een flinke omslag betekenen. 17 P a g i n a

18 Een gemeente die zaakgericht werkt is in staat om aanvragen van inwoners en bedrijven sneller, goedkoper en beter af te handelen. Het digitaliseren van de dienstverlening is een belangrijk onderdeel van zaakgericht werken. Het stelt de burger in staat om zichzelf online te helpen. Bijvoorbeeld door via de website van onze gemeente producten of diensten aan te vragen of de status van zijn aanvraag te raadplegen. Doordat de burger minder snel een beroep op de gemeente hoeft te doen vermindert het aantal inkomende telefoontjes flink en worden kostenbesparingen gerealiseerd. Daarnaast verbeteren we met zaakgericht werken de interne bedrijfsvoering. Met de inzet van digitale formulieren en een zaaksysteem is het mogelijk om veel tijd te besparen in de afhandeling van (product)aanvragen. Enerzijds doordat deze aanvragen compleet en digitaal binnenkomen en automatisch worden toegewezen aan de juiste afdeling, anderzijds doordat het zaaksysteem bij de afhandeling administratieve taken automatiseert. Om de besparing te kwalificeren is het nodig om een business case op te stellen. In grote lijnen gaat het tijdens dit project om: de aanschaf van een zaaksysteem (inclusief KCC applicatie); het koppelen van dit centrale zaaksysteem met andere informatiesystemen zodat een centraal overzicht met zaakstatusinformatie ontstaat; processen optimaliseren en onderbrengen in het zaaksysteem; uitbreiden digitale dienstverlening; uitfaseren van applicaties die niet meer nodig zijn na de komst van het zaaksysteem; inrichten van managementrapportages.(komen als KPI s uit de processen) We zijn als gemeente twee jaar geleden begonnen met het beschrijven en optimaliseren van de gemeentelijke processen. Als leidraad wordt hiervoor het processenhuis van KING gebruikt, ondersteunt door de Sensus methode. Zaakgericht werken zal onze gemeente onderstaande voordelen opleveren: inwoners en bedrijven worden goed geïnformeerd over de status van hun zaak; verbetering van de bedrijfsvoering (gemeentebrede managementrapportages en termijnbewaking); effectievere handhaving (gemeentebreed alle informatie beschikbaar); integratie van kanalen (aanvragen via post, balie, telefonie en website in één overzicht); integratie in de keten (uitwisseling informatie over processen met andere overheidsorganisaties). Randvoorwaarde voor zaakgericht werken, is dat de processen op orde zijn. Binnen onze gemeente is al een start gemaakt met procesoptimalisatie volgens het processenhuis van KING, op basis van de Sensus methode. De geoptimaliseerde processen kunnen straks relatief snel, als we over het zaaksysteem beschikken, daarin geplaatst worden. Immers, de procesoptimalisatiestap (een van de meest tijdrovende onderdelen) is dan al uitgevoerd. Andere randvoorwaarde is dat het documentmanagement systeem (DMS) goed is ingericht. Het DMS vormt namelijk de basis voor zaakgericht werken. Dit project is nog niet gestart. Uitgangspunt is dat zaakgericht werken een inverdieneffect zal laten zien, hiervoor moet een business case worden opgesteld om dit te kwantificeren. Gelet op de inhoud van het strategisch beleidskader, waarbij geformuleerd is om binnen deze raadsperiode zaakgericht werken in te voeren, zijn de benodigde financiële middelen om een business case uit te voeren opgenomen in de begroting van het voorliggende Uitvoeringsplan. Op basis van de uitkomst van de business case volgt verdere besluitvorming over het in te voeren zaaksysteem. 18 P a g i n a

19 4.5 PROJECT AANSLUITING OP MIJNOVERHEID.NL LOPENDE ZAKEN (I-NUP BOUWSTEEN) Een van de i-nup bouwstenen is Mijnoverheid.nl-Lopende Zaken. Na invoering hiervan zal ons zaaksysteem zaakstatusinformatie uitwisselen met de website Als een burger met Digid inlogt op deze website kan hij of zij de status zien van alle lopende zaken binnen onze gemeente. Voorwaarde is wel dat we beschikken over een zaaksysteem en dat het product of de dienst die is aangevraagd ook is ondergebracht in ons zaaksysteem. Er is een op landelijk niveau bepaalde resultaatafspraak om aan te sluiten voor 1 januari Dit project is nog niet opgestart vanwege de afhankelijkheid van zaakgericht werken. De benodigde financiële middelen zijn opgenomen in de begroting van het voorliggende Uitvoeringsplan. 5 THEMA TRANSITIE SOCIAAL DOMEIN 5.1 DOELSTELLING De transitie van het sociale domein betekent dat per 1 januari 2015 drie belangrijke taken vanuit de rijksoverheid worden overgedragen aan de gemeenten. Gemeenten zijn vanaf dat moment verantwoordelijk voor de operatie van de AWBZ-begeleiding en persoonlijke verzorging, de Wet op de Jeugdzorg en de Participatiewet. Het achterliggende idee is dat een gemeente die dichtbij haar inwoners staat hierdoor verschillende taken nog beter kan inregelen. De transitie betekent naast beleidsvorming ook dat overheden genoodzaakt zijn om over ICT oplossingen na te denken. Doelstelling van dit thema is het faciliteren van onze gemeente met informatievoorziening en daarbij in regionaal verband op te trekken. Extra aandacht gaat uit naar de onderwerpen monitoring en informatiebeveiliging. 5.2 RESULTAATVERPLICHTING ten behoeve van het programma Transitie Sociaal Domein realiseren we de hierbij behorende informatievoorziening en ondersteuning op het gebied van ICT conform het document Archetypen sociaal domein van King; het bestuur en management heeft de beschikking over (financiële-) managementrapportages en heeft daarmee grip op de financiële situatie. 5.3 UITVOERING PROGRAMMA TRANSITIE SOCIAAL DOMEIN Op het moment van schrijven van het voorliggende Informatiebeleid zijn de precieze ICT projecten in verband met de ontwikkelingen binnen het sociaal domein nog niet bekend. Deze volgen uit een aantal nog te nemen bestuurlijke keuzen over de samenwerking binnen het sociaal domein 3. Wat we wel weten is dat het realiseren van de doelstellingen op dit gebied van onze gemeente een grote afhankelijkheid zal tonen met de uitvoering met de drie andere thema s. We zullen nieuwe informatiesystemen gaan aanschaffen, aansluiten op informatiesystemen van externe partijen, gegevens- en zaakdossierinformatie uitwisselen en bestuur en management moeten voorzien kunnen worden van adequate financiële managementrapportages. Daarnaast is behoefte aan digitale middelen om participatie vorm te geven en is uiteraard veel aandacht voor het aspect informatiebeveiliging. De financiële dekking voor het realiseren van de benodigde informatievoorziening wordt gevonden binnen de transitiegelden Sociaal Domein. 3 Archetypen in het Sociaal domein, dominante inrichtingsmodellen in relatie tot het programma van eisen, Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, 6 april P a g i n a

20 6 TOTALE PLANNING VAN DE THEMA S 6.1 CRITERIA VOOR OPNAME IN DE PLANNING Voor opname in de planning gelden op basis van het strategisch beleidskader de volgende criteria: 1. De wettelijk verplichte projecten (inup) worden altijd opgenomen en krijgen een prioriteit passend bij de invoeringsdatum; 2. alle overige inup projecten worden opgenomen en krijgen een prioritering passend bij de gemeentelijke ambitie en mogelijkheden; 3. projecten ter noodzakelijke ondersteuning van nieuwe wettelijke taken worden opgenomen en kennen een prioriteit passend bij de invoeringsdatum; 4. projecten uit de thema s Onze ICT basis op orde en Onze gegevens zijn op orde worden opgenomen en krijgen een prioritering passend bij de gemeentelijke ambitie tot verbetering van kwaliteit van dienstverlening; 5. bij de planning wordt rekening gehouden met samenwerkingsmogelijkheden, primair in RID verband en mogelijk daarbuiten; 6. overige projecten worden als wens betiteld en alleen opgenomen op basis van een positieve business case waaruit de te behalen efficiency in capaciteit en financiële middelen en/of verhoging van kwaliteit blijkt. De directie besluit tot opname in de planning van projecten die op basis van de positieve business case minimaal budgetneutraal zijn. Het bestuur besluit over opname van projecten waar de positieve business case enkel betrekking heeft op kwaliteitsverbetering. 20 P a g i n a

21 6.2 PLANNING VAN PROJECTEN DIE VOLDOEN AAN CRITERIA 1 T/M 5 Uitvoeringsplan Informatiebeleid Planningsoverzicht O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Thema "Onze ICT basis is op orde" Project "GEO applicatielandschap op orde" Project "Invoering Digikoppeling en ESB" Project "Invoering eherkenning" Project "Invoering van Digimelding" Project "Invoering van Digilevering" Project "Aansluiting op MijnOverheid.nl-Berichtenbox" Thema "Onze gegevens zijn op orde" Project "Informatiestromen op orde" Project "Invoering Basisregistratie Nieuw Handelsregister" Project "Invoering Basisregistratie Grootschalige Topografie" Project "Invoering Basisregistratie Personen" Project "Invoering DigiD Machtigen" Thema "We werken zaakgericht" Project "DMS op orde" Project "Invoering zaakgericht werken" Project "Aanslutinig MijnOverheid.nl-Lopende zaken" Thema "Programma Transitie Sociaal Domein" Uitvoering Programma Transitie Sociaal Domein PROJECTEN DIE VALLEN ONDER CRITERIUM 6 Hieronder is een overzicht opgenomen van de nu bekende projecten die betiteld zijn als wens. Hiervoor geldt dat deze pas op de planning worden opgenomen op basis van de hiervoor geldende criteria. Doorontwikkeling digitaal samenwerkingsplatform (Thema Onze ICT Basis is op orde ) Invoering bestuurs- en managementinformatiesysteem (Thema Onze ICT basis is op orde ) Invoering HRM selfservice systeem voor medewerkers en managers (Thema Onze ICT is basis op orde Digitale dienstverlening begrafenisadministratie (Thema Onze ICT basis is op orde ) Invoering centrale beeldbank (Thema Onze gegevens zijn op orde ) Digitalisering (Thema We werken zaakgericht ) Substitutie (Thema We werken zaakgericht ) Medewerkers optimaal bereikbaar met Unified Communication (Lync) (Thema Onze ICT basis is op orde 6.4 RANDVOORWAARDEN Om de projecten volgens planning uit te voeren gelden de volgende randvoorwaarden Voldoende personele capaciteit Er is sprake van een piek belasting aan activiteiten gedurende 2014, 2015 en De activiteiten richten zich op het op orde brengen van onze informatievoorziening, de invoering van zaakgericht werken, de invoering van nieuwe wetgeving en het realiseren de benodigde informatievoorziening t.b.v. de Transitie Sociaal Domein. Na 2017 is er, voor zover we nu kunnen overzien, weer sprake van een afname van activiteiten op het gebied van Informatisering. Binnen cluster Informatisering is de vaste formatie afgestemd op het regulier werk. Er is daarom onvoldoende capaciteit aan I-adviseurs beschikbaar om naast het reguliere werk, dat gewoon doorgang moet vinden, de projectleiding van alle ICT projecten op zich te nemen. Tijdelijke opschaling van capaciteit, mede ook ten behoeve van de Transitie Sociaal Domein, is een randvoorwaarde Voldoende financiële middelen Voor zowel projectleiding als de softwarekosten zullen de benodigde financiële middelen moeten zijn. Alleen die projecten uit het meerjaren uitvoeringsplan waarvoor financiële dekking is, kunnen doorgang vinden. 21 P a g i n a

22 7 SAMENHANG EN VOLGORDE VAN UITVOERING In onderstaand overzicht staan de projecten benoemd, inclusief jaar van uitvoering. De pijlen geven de onderlinge afhankelijkheden aan. Het overzicht laat de complexiteit zien. Het centraal bewaken van de afhankelijkheden en de voortgang is van essentieel belang om projecten binnen ingecalculeerde personele- en financiële inzet af te ronden. Daarnaast borgen we hiermee de succesvolle oplevering van een project en het totaal aan activiteiten. 22 P a g i n a

23 8 HOE BLIJVEN WE IN CONTROL OP DE UITVOERING Uitvoeringsplan Informatiebeleid 8.1 CENTRALE BEWAKING De uitvoering is omvangrijk door de vele projecten, loopt over meerdere jaren en gaat om een aanzienlijke investering. Daarnaast is er sprake van complexiteit omdat een deel van de projecten van elkaar afhankelijk is en we in een aantal gevallen te maken hebben met wettelijk verplichte invoeringsdata. Voor een aantal projecten hebben we op het gebied van automatisering ondersteuning nodig van de RID. De RID heeft meer klanten dan alleen onze gemeente en een hogere prioriteit bij een andere RID deelnemer kan leiden tot vertraging van een project aan onze kant. Ieder project wordt individueel door een projectleider uitgevoerd. Kortom de voortgang van de uitvoeringsagenda vraagt om centrale bewaking. Omdat de totale realisatie zowel projecten als lijnactiviteiten betreft, wordt gekozen voor centrale regie bij een projectenregisseur. Degene met de rol van projectenregisseur voert in opdracht van de portefeuillehouder Dienstverlening en ICT en de directie de aansturing van de projectleiders en uitvoerders van lijnactiviteiten uit, en rapporteert hierover periodiek via de lijn (afdelingshoofd) aan de directie en het bestuur. De rol van projectenregisseur wordt ingevuld door de strategisch adviseur Informatisering. Als er een probleem dreigt te ontstaan in een project, door uitloop van de planning of door te weinig mankracht rapporteert de projectenregisseur aan het DT en bestuur en helpt bij het zoeken naar oplossingen. De projectenregisseur onderhoudt contacten met de RID en stemt tijdig af als er veranderende omstandigheden zijn. De projecten en lijnactiviteiten in de thema s hebben alles te maken met onze organisatie en dienstverlening. Afstemming met stakeholders vanuit de organisatie is van essentieel belang. We doen het samen. Om te borgen dat de stakeholders voldoende invloed hebben op de kwaliteit en uitvoering van de projecten is een klankbordgroep met de belangrijkste interne stakeholders aanwezig. De klankbordgroep heeft op regelmatige basis overleg met de projectenregisseur en bespreekt de voortgang en mogelijke knelpunten. 8.2 VERANTWOORDELIJKHEDEN BEWAKING EN STURING VANUIT VERSCHILLENDE ROLLEN De realisatie van het Uitvoeringsplan vergt een forse inspanning over meerdere jaren met grote bestuurlijke en organisatorische belangen. Voor de sturing op de realisatie en de bewaking van de voorgang is zowel het college van burgemeester en wethouders, als de directie, als de projectregisseur verantwoordelijk. Alle genoemde partijen kennen een eigen functionele rol met bijbehorende verantwoordelijk. Hieronder is beschreven hoe de verantwoordelijkheden vanuit de rollen portefeuillehouder Dienstverlening en ICT, directie en projectregisseur zich tot elkaar verhouden bij de realisatie van het uitvoeringsplan informatiebeleid. 23 P a g i n a

24 De projectregisseur rapporteert per kwartaal via de lijn (afdelingshoofd) aan de directie en portefeuillehouder Dienstverlening en ICT over de voortgang van de projecten. De projectregisseur krijgt hiervoor de input aangeleverd van de projectleiders en levert zelf de input voor de lijnactiviteiten. De rapportage ziet zowel op de voortgang van de planning als op de kosten van het project. De projectenregisseur en desgewenst de individuele projectleiders lichten de rapportages mondeling toe aan de directie en de portefeuillehouder. De directie maakt de uitvoeringsagenda onderwerp van het concernplan. De directie neemt op basis van de rapportages zo nodig actie binnen de organisatie. Te denken valt hierbij aan prioriteren van benodigde afdelingsinzet en aansturing van management. De portefeuillehouder Dienstverlening en ICT hanteert de uitvoeringsagenda als vast onderdeel van het interne portefeuillehouders overleg. Op basis van de voorgangsrapportages informeert de portefeuillehouder het college van burgemeester en wethouders en de raad ieder half jaar over de voortgang. Zo nodig leidt dit tot bijstelling van de planning en/of middelen op bestuurlijk niveau. 9 RISICOBEHEERSING Bij de uitvoering van de uitvoeringsagenda is sprake van een aantal risicofactoren. In onderstaande tabel staan ze benoemd. In de rechterkolom zijn de tegenmaatregelen beschreven. # Risico Tegenmaatregel 1 Terugvallen in de oude gewoonte; niet bouwen onder architectuur wat voor de Digitale Overheid 2017 cruciaal is. 2 Voor de uitvoering van de projectwerkzaamheden is onvoldoende personele capaciteit aanwezig binnen cluster Informatisering. Tijdelijke uitbreiding met extra capaciteit is noodzakelijk. Indien dit niet mogelijk blijkt, dan is de planning niet haalbaar. 3 Voor uitvoering van de werkzaamheden is ook inzet nodig van de afdelingen en vanuit dienstverlening. Samenwerking is essentieel. Mocht deze samenwerking niet geborgd zijn, dan stagneert de uitvoering van de werkzaamheden. 4 Met de uitvoering van de werkzaamheden gaan we van stilstand naar een hogere versnelling. De kans bestaat dat we te snel gaan voor medewerkers om hierin mee te kunnen komen. 5 Een risicofactor is onvoldoende bewustwording, denk bijvoorbeeld aan zaakgericht werken en digitale documentstromen. Dit is een hele omslag voor de medewerkers. Regie op informatiearchitectuur is ondergebracht bij cluster Informatisering. In de begroting van voorliggend Informatiebeleid is rekening gehouden met extra capaciteit voor de periode van twee jaar. Gebruik maken van de structuur met projectenregisseurschap waarbij actief wordt samengewerkt met alle afdelingen. Vanuit de directie toezien op naleving van deze samenwerking. Het is van belang dat het tempo afgestemd wordt en blijft met de organisatie. De klankbordgroep en directie zullen de processenregisseur hierop scherp houden en vise versa. Trainingen op de werkvloer om medewerkers te helpen werken met de nieuwe systemen. Laagdrempelige begeleiding, enthousiasmeren. Aanstellen van een ambassadeur binnen het directieteam/managent. 6 Veranderend overheidsbeleid kan gevolgen hebben voor de uit te voeren projecten. Met behulp van projectenregisseurschap zullen veranderingen, intern- en extern, op de voet worden gevolgd. Indien nodig zal (vroegtijdige) bijsturing worden geadviseerd aan de directie. 7 Beschikbaarheid RID voor installatie werkzaamheden. Met de RID vroegtijdig de uitvoeringsagenda bespreken en over de benodigde inzet van de RID afspraken maken en vastleggen. Voortdurende afstemming met RID om direct op mogelijke knelpunten te kunnen anticiperen. 8 Budgetoverschrijding. Budgetbewaking door projectleiders met terugkoppeling naar projectenregisseur en opschaling naar DT en bestuur. 24 P a g i n a