Handleiding bij het stelsel van basisinformatie Gemeente Amsterdam Basisinformatie september 2015

Transcriptie

1 Handleiding bij het stelsel van basisinformatie Gemeente Amsterdam Basisinformatie september 2015 Deze handleiding benoemt de uitgangspunten bij het stelsel van basinformatie. Daarmee is het een handleiding bij het Reglement stelsel basisinformatie Amsterdam Stelsel van basisinformatie Het stelsel van basisinformatie bestaat uit basis- en kernregistraties waarin gegevens zijn vastgelegd over o.a. personen, bedrijven, adressen, gebouwen, percelen, inkomen, WOZ-waarde, voertuigen en geografisch kaartmateriaal. Op grond van een wettelijk voorschrift worden deze gegevens gebruikt bij de verrichting van een publiekrechtelijke taak. Gegevens specifiek voor gemeente Amsterdam worden bijgehouden in kernregistraties. Kernregistraties hebben hetzelfde doel als basisregistraties; niet een wet maar een collegebesluit vormt de basis. De gegevens uit de registraties zijn betrouwbaar en actueel en kunnen eenvoudig uitgewisseld worden. Doordat de gegevens gecombineerd kunnen worden ontstaat er een stelsel van basisinformatie. Basisinformatie is dus een belangrijke peiler in de 'Digitale overheid'. Basisinformatie draagt bij aan het optimaal uitvoeren van de gemeentelijke taken voor burgers en bedrijven. Eenmalig inwinnen en meervoudig gebruiken zorgt voor: Betere dienstverlening; Efficiëntere overheid; Betere fraudebestrijding. Stelselreglement Met het Reglement stelsel basisinformatie Amsterdam 2015 (stelselreglement) wordt regie gevoerd op het stelsel van basisinformatie en de bijbehorende afspraken binnen Amsterdam. Het stelselreglement benoemt de verantwoordelijkheden van de verschillende rollen die betrokken zijn bij het registreren en gebruiken van informatie/gegevens. Het stelselreglement is opgesteld om: de huidige regelingen per basis- of kernregistratie te vereenvoudigen; nieuwe registraties makkelijker inpasbaar te maken in het stelsel; duidelijkheid te geven over de rollen en verantwoordelijkheden in het stelsel van basisinformatie binnen de gemeente Amsterdam en de regie op het stelsel te borgen. Hieronder zijn verschillende uitgangspunten benoemd die ervoor zorgen dat we optimaal gebruik kunnen maken van basisinformatie: 1. Overheid vraagt gegevens van burgers en bedrijven eenmalig uit. 2. De gemeente gebruikt basisinformatie. 3. Basisinformatie wordt in Amsterdam beschikbaar gesteld door de gemeentelijke verstrekker. 4. Basisinformatie wordt verstrekt in een vorm die aansluit bij het werk. 5. Basisinformatie moet vol vertrouwen gebruikt kunnen worden. 6. Bronhouderschap is eenduidig belegd. Handleiding bij het stelsel van basisinformatie pagina 1 van 11

2 Rollen binnen het stelsel van basisinformatie Om het stelsel van basisregistraties in zijn samenhang te laten werken, zijn er verschillende rollen actief. Gemeente Amsterdam onderscheidt de volgende rollen: stelselregisseur, stelselbeheerder, gemeentelijke verstrekker, bronhouder, bronleverancier en afnemer. Om een voorbeeld te geven, als een persoon zich inschrijft binnen gemeente Amsterdam dan worden er verschillende processen in werking gesteld. Stel dat Niels zich vanuit een andere gemeente vestigt in Amsterdam dan kan hij zijn verhuizing doorgeven aan het Stadsloket. Het Stadsloket registreert de gegevens en documenten die Niels overlegt conform de vastgestelde kwaliteitsnormen (dit loket is bronleverancier van de BRP). De rve Basisinformatie haalt vervolgens d.m.v. elektronisch berichtenverkeer de gegevens op uit de gemeente waar Niels tot dan toe woonachtig was. Niels wordt daardoor automatisch uitgeschreven bij de oude gemeente en ingeschreven in de Basisregistratie Personen van Amsterdam (de rve Basisinformatie is de bronhouder van de BRP). Niels kan zich overigens alleen inschrijven op een bestaand woonadres. De Basisregistratie personen is namelijk gekoppeld aan de Basisregistratie adressen en gebouwen. De rve Basisinformatie zorgt ervoor dat deze koppeling goed tot stand komt (in de rol van stelselbeheerder). Rve Basisinformatie (in de rol van gemeentelijke verstrekker) zorgt ervoor dat deze informatie beschikbaar wordt gesteld voor de afnemers, zoals het Stadsloket. Op het moment dat Niels nu een vergunning of voorziening gaat aanvragen bij het Stadsloket dan zijn zijn gegevens al bekend bij de gemeente. Hij legitimeert zich natuurlijk wel aan de balie, maar hoeft zijn persoonsgegevens niet nogmaals te overleggen. De loketambtenaar kan in het systeem de gegevens van Niels inzien (het Stadsloket is afnemer van de gegevens). De afnemer moet er vanuit kunnen gaan dat deze gegevens kloppen. Om ervoor te zorgen dat bijvoorbeeld alle afnemers optimaal gebruik maken van de registraties wordt er toezicht gehouden op het gebruik van deze gegevens (rve Basisinformatie is dan actief als rol van stelselregisseur). Wie vervult welke rol? Ga naar Voor vragen ga naar Voor vragen of meer informatie over basisinformatie ga naar Voor het aanmelden voor de nieuwsbrief ga naar n/basisinformatie/afmelden-nieuwsbrief/ Afnemers melden terug als er twijfel van een onjuistheid of onvolledigheid bij een gegeven. Hiermee wordt de kwaliteit van de gegevens in de registratie verbeterd en wordt het gebruik van basisinformatie gestimuleerd. Terugmelden kan via Handleiding bij het stelsel van basisinformatie pagina 2 van 11

3 Uitgangspunt 1 De overheid vraagt gegevens van burgers en bedrijven eenmalig uit Burgers en bedrijven hoeven gegevens slechts eenmalig aan de overheid te verstrekken. De overheid zorgt er met een adequate gegevenshuishouding voor dat deze gegevens van burgers en bedrijven steeds kwalitatief hoogwaardig beschikbaar zijn voor burgers, bedrijven en overheden. Burgers en bedrijven mogen er op rekenen dat de overheid: zich als één overheid gedraagt het daarmee makkelijker, beter en goedkoper maakt voor burgers en bedrijven alleen naar gegevens vraagt die nog niet verstrekt zijn fraude met overheidsvoorzieningen voorkomt inzage biedt over gegevens uit basis- en kernregistraties (registraties) en het gebruik van persoonsgegevens De gemeente is voor burgers en bedrijven een belangrijk contactpunt namens de overheid. De stelselbeheerder zorgt er door middel van een adequate informatiehuishouding voor dat gegevens uit de registraties beschikbaar zijn voor het uitvoeren van gemeentelijke en andere publieke taken. Het gemeentebestuur zorgt ervoor dat burgers en bedrijven inzage kunnen krijgen in gegevens en het gebruik daarvan. Bij het verstrekken van producten en diensten kan het gemeentebestuur duidelijk maken welke registraties zijn gebruikt. Burgers en bedrijven hebben de mogelijkheid om hun gegevens bij onjuistheid te laten corrigeren. Organisaties of personen die een gemeentelijke taak uitvoeren maken gebruik van gegevens uit registraties. Deze gegevens worden eenmalig opgevraagd bij burgers en bedrijven. Bij het verstrekken van producten en diensten is duidelijk welke registraties zijn gebruikt. De gemeente registreert het gebruik van vastgelegde persoonsgegevens zodat inzage mogelijk is tenzij deze gegevens openbaar zijn. De Commissie Persoonsgegevens Amsterdam (CPA) adviseert over en houdt toezicht op het gebruik van persoonsgegevens. Burgers en bedrijven verstrekken tijdig correcte gegevens. De bronhouder registreert de gegevens, zodat deze beschikbaar zijn voor de uitvoering van publieke taken. De stelselbeheerder zorgt ervoor (door aan te sluiten op het landelijke stelsel van basisregistraties) dat hij steeds op de hoogte blijft van relevante wijzigingen in gegevens in registraties die andere overheidsorganisaties bijhouden. Handleiding bij het stelsel van basisinformatie pagina 3 van 11

4 Uitgangspunt 2 De gemeente gebruikt basisinformatie Basisinformatie wordt gebruikt met als doel de uitvoering van gemeentelijke taken voor burgers en bedrijven te verbeteren. Het stelsel van basisinformatie bestaat uit de (landelijke) basisregistraties, de (gemeentelijke) kernregistraties en de relaties daartussen. Het is als één geïntegreerd stelsel van basisinformatie beschikbaar voor gebruik. Basisinformatie zorgt voor: Betere dienstverlening Efficiëntere overheid Betere fraudebestrijding Gebruik van basisinformatie verhoogt de kwaliteit van processen. Door terug te melden bij onjuistheid of onvolledigheid van gegevens neemt de kwaliteit van basisinformatie toe en wordt het gebruik van gegevens gestimuleerd. Als bij het vervullen van een gemeentelijke taak een gegeven nodig is dat als authentiek gegeven in een registratie beschikbaar is, wordt dit gegeven gebruikt. Dit geldt ook voor gegevens uit basisregistraties die buiten Amsterdam worden bijgehouden. Als bij het vervullen van verschillende gemeentelijke taken een gegeven nodig is dat niet voorkomt in een basisregistratie dan kan het college een kernregistratie aanwijzen. Andere informatiebronnen dan basis- en kernregistraties binnen de gemeente worden gerelateerd aan het stelsel van basisinformatie. Basisinformatie wordt gebruikt bij de uitvoering van alle gemeentelijke taken en waar mogelijk door andere overheids- en private personen en organisaties (zoals notarissen). Indien basisinformatie niet wordt gebruikt waar het wel verplicht is dan zal de escalatie eerst ambtelijk plaatsvinden en vervolgens bestuurlijk. Kernregistraties hebben dezelfde principes als basisregistraties: gegevens worden eenmalig geregistreerd en meervoudig gebruikt voor de uitvoering van een gemeentelijke taak. Persoonsgegevens worden gebruikt volgens de privacyvoorschriften in de betreffende wetgeving. Rol van afnemer: Maakt verplicht gebruik van basisinformatie bij het vervullen van een gemeentelijke taak. Meldt terug als zij een onjuistheid in of het ontbreken van een gegeven constateren. Rol van gemeentelijke verstrekker: Maakt de behoefte aan basisinformatie in de gemeentelijke processen inzichtelijk. Rol van stelselbeheerder: Volgt de landelijke wetgeving voor en het landelijke beleid over basisregistraties. Rol van stelselregisseur: Bewaakt het gebruik van basisinformatie bij het vervullen van een gemeentelijke taak en treft benodigde maatregelen ten behoeve van dit gebruik. Informeert het college over het gebruik van basisinformatie bij het vervullen van een gemeentelijke taak. Handleiding bij het stelsel van basisinformatie pagina 4 van 11

5 Uitgangspunt 3 Basisinformatie wordt in Amsterdam beschikbaar gesteld door de gemeentelijke verstrekker Amsterdam streeft naar één informatieknooppunt. Alle organisaties met een gemeentelijke taak betrekken de basisinformatie die ze nodig hebben voor de uitvoering van deze taak van de gemeentelijke verstrekker. Afnemers hebben één gemeentelijk aanspreekpunt voor basisinformatie. De gemeentelijke verstrekker stelt basisinformatie in de vorm van producten en diensten beschikbaar voor de afnemers. De stelselbeheerder draagt zorg voor een goed functionerend stelsel van basisinformatie. Doordat de verantwoordelijkheid bij één partij wordt belegd kan regie worden gevoerd over het gehele stelsel (inclusief haar bronnen). De stelselregisseur voert de regie op de samenhang en uitbreiding van het stelsel van basisinformatie. Het direct bevragen van basisinformatie door afnemers vraagt een hoge beschikbaarheid en continuïteit van de informatievoorziening van de stelselbeheerder. Er is sprake van keten-afhankelijkheid tussen de bronleverancier, de bronhouder, de stelselbeheerder, de gemeentelijke verstrekker en de afnemers. Dit vraagt om ketenregie en wijzigingsbeheer. De gemeentelijke verstrekker is de aanbieder van basisinformatie binnen de gemeente Amsterdam. De stelselbeheerder draagt zorg voor de voorzieningen voor uitwisseling en ontsluiting van gegevens uit de registraties. Een afnemer levert authentieke gegevens uit een of meer registraties niet door aan een derde partij, tenzij deze afnemer hierover afspraken maakt met de gemeentelijke verstrekker. Een afnemer die een authentiek gegeven uit een registratie verkrijgt buiten de gemeentelijke verstrekker om stelt de gemeentelijke verstrekker op de hoogte. De afnemer repliceert basisinformatie zo min mogelijk. Als toch gewerkt wordt met gegevenskopieën, is een belangrijke voorwaarde dat de kopie identiek blijft aan de bron. Handleiding bij het stelsel van basisinformatie pagina 5 van 11

6 Rol van afnemer: Repliceert basisinformatie zo min mogelijk en verkrijgt het direct van of via de gemeentelijke verstrekker. Informeert de gemeentelijke verstrekker bij het verkrijgen van authentieke gegevens uit een registratie buiten de gemeentelijke verstrekker om. Levert authentieke gegevens uit een registratie niet door aan een andere partij, tenzij deze afnemer hierover afspraken maakt met de gemeentelijke verstrekker. Rol van gemeentelijke verstrekker: Verstrekt producten en diensten aan afnemers. Verifieert of een afnemer bevoegd is de gevraagde gegevens te ontvangen. Rol van stelselbeheerder: Verwerft gegevens van één registratie of meerdere registraties. Beheert en ontwikkelt producten en diensten. Integreert gegevens uit registraties tot een stelsel. Bewaakt de kwaliteit van de gegevens in de registraties en de onderlinge relaties. Voert regie over het ketenmanagement en voert wijzigingen door bij een uitbreiding of verandering in het stelsel van basinformatie. Rol van stelselregisseur: Voert regie op het stelsel van basisinformatie. Volgt de (landelijke) ontwikkelingen op het gebied van basisinformatie en vertaalt deze in concrete acties voor de stad. Handleiding bij het stelsel van basisinformatie pagina 6 van 11

7 Uitgangspunt 4 Basisinformatie wordt verstrekt in een vorm die aansluit bij het werk Basisinformatie wordt vertaald in producten en diensten zodat deze bruikbaar zijn voor de afnemer. Producten en diensten dienen de processen van afnemers optimaal te ondersteunen. De producten en diensten van basisinformatie zijn van toegevoegde waarde voor het primaire proces van afnemers. Deze aanpak zorgt voor een laagdrempelig en effectief gebruik van basisinformatie door afnemers. De inhoud en functionaliteit van de verstrekte producten en diensten van basisinformatie worden regelmatig met afnemers afgestemd. Er is een balans tussen gestandaardiseerde producten en een gevarieerd aanbod. Dit wordt binnen de beperkte middelen ontwikkeld waarbij zo goed mogelijk aangesloten wordt op het werk. De informatieproducten zijn relatief eenvoudig aan te passen. Dit betekent dat de processen, organisatie en techniek onder deze producten ook eenvoudig aan te passen zijn. Er is een balans zijn tussen flexibiliteit (omdat omstandigheden veranderen) en stabiliteit (omdat er keteneffecten zijn en nodige veranderingen door de gehele keten). Enerzijds zijn nieuwe versies van producten makkelijk te realiseren en anderzijds blijven oude versies van producten gehandhaafd zodat ketenpartners niet altijd direct gedwongen worden om zich aan te passen. Zowel de gemeentelijke verstrekker als de afnemers hebben oog voor het collectieve karakter van de ontwikkeling producten en diensten van basisinformatie (kosteneffectief + eenvoudig vs. toegespitst op de werkzaamheden). Opdrachten voor maatwerk worden alleen uitgevoerd als deze in lijn liggen met het primaire proces van de stelselbeheerder en de gemeentelijke verstrekker en het primaire proces niet verstoren. Rol van de afnemer: Formuleert welk vraagstuk zij willen oplossen. Rol van de gemeentelijke verstrekker: Lost het vraagstuk gezamenlijk met de afnemer op met inachtneming van de wensen en behoeften van de afnemer en de mogelijkheden van de toepassing van basisinformatie. Bewaakt voortdurend de vragen en wensen van afnemers. Stimuleert het gebruik van basisinformatie. Adviseert en informeert over het optimaal gebruik van basisinformatie bij het vervullen van een gemeentelijke taak. Handleiding bij het stelsel van basisinformatie pagina 7 van 11

8 Rol van de stelselbeheerder: Werkt actief aan de bewustwording bij afnemers van afhankelijkheden tussen beleidsvorming en beleidsuitvoering enerzijds en de kwaliteit van registraties anderzijds. Handleiding bij het stelsel van basisinformatie pagina 8 van 11

9 Uitgangspunt 5 Basisinformatie moet vol vertrouwen gebruikt kunnen worden Afnemers hebben actuele en betrouwbare gegevens nodig om hun gemeentelijke taak uit te kunnen voeren. De inhoud van basisinformatie komt zoveel mogelijk overeen met de werkelijkheid. Als afnemers basisinformatie veelvuldig gebruiken en terugmelden bij onjuistheid of onvolledigheid dan neemt de kwaliteit van basisinformatie toe. Daarnaast is het van belang om goede afspraken te maken tussen bronleveranciers, bronhouders, stelselbeheerder en stelselregisseur om de kwaliteit van basisinformatie te waarborgen. Afnemers kunnen erop vertrouwen dat de kwaliteit van de registraties voldoet aan landelijke en gemeentelijke kwaliteitsnormen. Constateringen door afnemers, burgers en bedrijven van onjuiste of onvolledige gegevens zijn van essentieel belang voor de kwaliteit van de registraties. Terugmelden over gegevens wordt gefaciliteerd en terugmeldingen worden afgehandeld. Burgers en bedrijven kunnen een onderbouwd verzoek indienen om hun gegevens te laten corrigeren. Als een gegeven niet overeenkomt met de werkelijkheid dan doet een afnemer een terugmelding. Terugmelden is zo laagdrempelig mogelijk voor een afnemer zowel in de systemen als in de processen. De terugmelder wordt op de hoogte gehouden van de uitkomsten van de afhandeling van een terugmelding. Voor een afnemer is inzichtelijk als een gegeven in onderzoek staat. De kwaliteit van de registraties wordt ook (indirect) beïnvloed door andere beleidsterreinen (zoals werk & inkomen, wonen en dienstverlening). Bijvoorbeeld, uitkeringen en toeslagen zijn afhankelijk van de woonsituatie. Dit kan leiden tot frauduleuze inschrijvingen in de Basisregistratie personen. Er wordt burgers en bedrijven de mogelijkheid geboden om eventuele onjuistheden te corrigeren. Als een afnemer gerede twijfel heeft over de juist- of volledigheid van een (authentiek) gegeven dan meldt een afnemer hierover terug. Terugmeldingen worden in behandeling genomen en kunnen tot nader onderzoek leiden. Als een gegeven in onderzoek staat of een afnemer erover heeft teruggemeld, hoeft deze afnemer dit gegeven niet te gebruiken. Terugmelden wordt opgenomen als onderdeel van het primaire proces van afnemers. De gemeente behandelt onderbouwde correctieverzoeken met betrekking tot gegevens van burgers en bedrijven. Rol van afnemer: Meldt terug aan de stelselbeheerder. Onderbouwt een terugmelding conform de vereisten. Rol van stelselbeheerder: Communiceert duidelijk over de vereisten waaraan een terugmelding moet voldoen. Handleiding bij het stelsel van basisinformatie pagina 9 van 11

10 Biedt een adequate terugmeldfunctionaliteit aan in de systemen. Handelt de terugmelding over een gegeven af binnen redelijke termijn en informeert de terugmelder over het resultaat. Benadert Indien nodig de bronhouder om over de terugmelding een beslissing te nemen. Bewaakt de kwaliteit van de stelselrelaties (bijvoorbeeld tussen de Basisregistratie personen en Basisregistraties adressen en gebouwen) en de gemaakte (stelsel)afspraken. Rol van bronhouder: Waarborgt de kwaliteit van registraties op niveau van gegevens, processen en systemen. Toetst periodiek de kwaliteit van de registraties aan de landelijke en gemeentelijke kwaliteitsnormen. Handelt de terugmelding over een gegeven af binnen redelijke termijn en informeert de terugmelder over het resultaat. Benadert indien nodig de bronleverancier om over de terugmelding een beslissing te nemen. Handleiding bij het stelsel van basisinformatie pagina 10 van 11

11 Uitgangspunt 6 Bronhouderschap is eenduidig belegd De gemeente is bronhouder van vier landelijke basisregistraties, te weten: Basisregistratie personen (BRP) Basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) Basisregistratie grootschalige topografie (BGT) Basisregistratie Waarde Onroerende Zaken (WOZ) Het bronhouderschap van deze vier basisregistraties is een wettelijke taak die het college heeft gemandateerd aan de gemeentelijke organisatie. Een bronhouder houdt de registratie bij. Namens het college houdt een bronhouder ook kernregistraties bij. Het stelsel van basisregistraties kent verschillende bronhouders. In een aantal gevallen is het bronhouderschap bij één enkele organisatie belegd zoals de Basisregistratie Voertuigen bij de RDW. De gemeenten zijn (mede) bronhouder voor een viertal basisregistraties. Hiervoor is gekozen omdat de processen die leiden tot veranderingen in gegevens in deze registraties bij de gemeenten plaats vinden. De bronhouders van deze vier registraties verstrekken de gewijzigde gegevens aan landelijke voorzieningen die het landelijke totaal aan gegevens kunnen verstrekken. De bronhouder zorgt voor een continue verbetering van de kwaliteit van de gegevens. Om te kunnen voldoen aan de kwaliteitsnormen is de bronhouder afhankelijk van de kwaliteit (tijdigheid, volledigheid en correctheid) van verstrekking door bronleveranciers (bijv. Burgerzakendienstverlening voor de BRP en afdelingen WABO vergunningverlening voor de BAG en de WOZ). Bronleveranciers voldoen aan de kwaliteitsnormen voor het verstrekken van gegevens aan de bronhouder. De processen van bronleveranciers en bronhouders worden zoveel mogelijk op elkaar afgestemd en daar waar mogelijk geïntegreerd zodat de over te dragen informatie voldoet aan een optimale balans tussen kwaliteit enerzijds en kosten anderzijds. Bij nieuw te realiseren kernregistraties wordt bepaald waar bronhouderschap het beste belegd kan worden. De bronhouder is verantwoordelijk voor het bijhouden van gegevens volgens de landelijke en gemeentelijke kwaliteitsnormen. Rol van bronhouder: Wint de gegevens in en beheert de registratie bij volgens de kwaliteitsnormen. Onderzoekt terugmeldingen van afnemers. Verstrekt gegevens aan de landelijke voorzieningen. Stelt na overleg de aanleverspecificaties van gegevens vast voor de bronleveranciers. Rol van bronleverancier: Verstrekt gegevens aan de bronhouder volgens de overeengekomen aanleverspecificaties en afspraken. Handleiding bij het stelsel van basisinformatie pagina 11 van 11