Workshop Excelleren in zorglogistiek

Transcriptie

1 Workshop Excelleren in zorglogistiek Data-analyse in Excel Dr. René Bekker Vrije Universiteit PICA, kenniscentrum patiëntenlogistiek

2 Verbeterprojecten & data Projectopbouw: Probleemstelling, opdrachtformulering, afbakening Doelstellingen Analyse Kwalitatief (procesbeschrijving, flowcharts, etc.) Kwantitatief Bepalen knelpunten Beginseloplossingen ontwerpen Implementatie beste oplossing Borging Jumping to conclusions Data-analyse Data-analyse

3 Six Sigma Voorbeeld verbetermethodiek: Six Sigma Data-analyse Data-analyse

4 Verkrijgen data: Knelpunten Gebruik van informatiesystemen (ICT) Vaak niet gericht op logistieke proces Belangrijkste problemen data voor logistiek: Geen historische gegevens beschikbaar (bv. alleen huidige cliënten) Veelheid aan systemen; combinatie is nodig Een deel van de data is onnauwkeurig Logistiek wenselijke gegevens worden niet bijgehouden

5 Programma Wat gaan we wel doen? Zelf aan de slag aan de hand van een theoretische case Poli OK Kliniek Probleemstelling/knelpunt: capaciteit beddenhuis / poli spanningsveld tussen benutting capaciteit en tekort (opnamestop) (doelstelling: in 95% direct plaats beschikbaar) Jumping to conclusions: meer/minder capaciteit nodig

6 Programma Doel: Kennis maken met logistieke analyses in Excel Poli OK Kliniek Vaak soortgelijke analyses: Aantallen aankomsten/opnamen (of aantal bezette bedden) Duur van een ingreep (bv. OK, ligduur, scan/mri, poli-afspraak) Wachtlijsten/capaciteit

7 Programma Van data naar inzicht Stappen in het proces Brondata Geschoonde data Bewerkte data Rapportage Verkennen Valideren Bewerken Wat te analyseren? Opdracht 2 Kentallen Grafieken Opdracht 1

8 Situatieschets Poli OK Kliniek Alle opnamedata & ontslagdata van patienten in 2014, met: Spec 1 Afd A Spec 2 Spec 13 Afd B

9 Analyse aankomsten Poli OK Kliniek Data: aantal aankomsten bij kliniek (of poli) per dag over 2014 Bestand: aankomsten.xlsx tabblad: data Opdracht 1 (kentallen & grafieken) Doel: inzicht verkrijgen in aankomstproces Jaarpatroon Weekpatroon (ook in %, dus % aankomsten op maandag) Histogram*

10 Grafieken Zorgvraag

11 Univariate data Veel gebruikte karakteristieken (met Excel functies): Gemiddelde (GEMIDDELDE of AVERAGE) Afwijking van gemiddelde, spreiding: Standaard deviatie (STDEV) Variantie; de standaarddeviatie gekwadrateerd (VAR) Rekenvoorbeeld: waardes afwijking t.o.v. gemiddelde Kwadratische afwijking Standaard deviatie gemiddelde Andere karakteristieken: mediaan, modus, percentielen, getrimd gemiddelde

12 Normale verdeling Gaussische of normale verdeling met parameters: Gemiddelde μ = 30 Standaarddeviatie σ = Frequentie de normale verdeling

13 Normale verdeling Frequentie σ +σ % van de trekkingen valt binnen μ σ en μ + σ

14 Normale verdeling Frequentie σ +2σ % van de trekkingen valt binnen μ 2σ en μ + 2σ

15 Grafieken Zorgvraag Kentallen: Gem: 13,6 Stdev: 4,5 Var: 20,6 Var/gem: 1,

16 Histogrammen zorgvraag

17 * Histogram in Excel Maak een rij cellen die als bin gebruikt worden (x-as grafiek) Een aantal mogelijkheden: Eenmalig: Aanvinken Analysis Toolpack (onder Excel options > Add-Ins) Dan: Via Data > Data Analysis > Histogram * M.b.v. de array-functie FREQUENCY Selecteer juiste gebied, druk F2, druk CTRL+SHIFT+ENTER M.b.v. COUNTIF functies (minder fraai, soms wel praktisch)

18 Programma Van data naar inzicht Stappen in het proces Brondata Geschoonde data Bewerkte data Rapportage Verkennen Valideren Bewerken Wat te analyseren? Opdracht 2 Kentallen Grafieken Opdracht 1

19 Opdracht 2: Data bewerken & draaitabellen Poli OK Kliniek Data: aantal aankomsten bij kliniek (of poli) per dag over 2014 Bestand: aankomsten.xlsx tabblad: bron Opdracht 2 (data bewerken & draaitabellen) Doel: bron data omzetten in gewenst format Data omzetten in aantal aankomsten per dag (gebruik COUNTIF) Weekdag en weeknummer toevoegen Analyseren met draaitabel

20 Draaitabel Draaitabel: Voordeel: snel analyses mogelijk Nadeel: beperkt aantal functies Eenvoudig voorbeeld: patiënten scoren kwaliteit van zorg Patiënt Score Piet 10 Jan 6 Mieke 9 Mieke 8 Jan 8 Opdracht: Bepaal scores per patient m.b.v. draaitabel

21 Situatieschets Poli OK Kliniek Alle opnamedata & ontslagdata van patienten in 2014, met: Spec 1 Afd A Spec 2 Spec 13 Afd B

22 Opdracht 3: Snelle analyse Snelle analyse met draaitabellen Bestand: opdracht-ve.xlsx (tabblad: data) Aankomsten: Hoeveel patienten per specialisme Waar ligt welke patient? (bv. vreemde liggers) Ligduren: Bepaal ligduur per patient? (Ververs data draaitabel) Analyse van ligduur (per specialisme, afdeling, dag van opname, etc.) Q: wat doen we als we alleen KLI willen analyseren?

23 Opdracht 4: Analyse kliniek Poli OK Kliniek Tot slot: Een knelpunt kan ook een tekort aan bedden zijn (mogelijk op specifieke dagen) Indien tijd over: Analyseer de bedbezetting van een verpleegafdeling Volg opdracht 4

24 Overzicht Handige Excel functies voor data-analyse Bewerken tabellen: IF, SUM, COUNTIF (ook SUMIF, SUMPRODUCT, VLOOKUP) Statistisch: AVERAGE, STDEV (MEDIAN, MIN, MAX, PERCENTILE) Grafieken (en histogrammen) Draaitabellen Filter (en sorteren)