PICA workshop Excelleren in zorglogistiek. 5 november 2014

Transcriptie

1 PICA workshop Excelleren in zorglogistiek 5 november 2014

2 PICA Patientflow Improvement Centre Amsterdam Platform voor logistiek in de zorg Ontstaan uit samenwerking tussen VU en VUmc Kennisdeling: PICA-seminar: volgende maandag 10 en 17 november 2014 van tot uur Minisymposia/ workshop: 1-2 keer per jaar Onderzoek: onderzoekers, stages, bedrijfscase Projecten

3 Programma workshop Tijd Onderwerp Spreker Opening Inleiding excelleren in zorglogistiek: (on)mogelijkheden van Excel Ger Koole Deel 1: Data-analyse in Excel René Bekker Pauze* Deel 2: Slimme functies in Excel Ger Koole Afsluiting Ger Koole Borrel * Bekijken even wanneer we de pauzeren, rondom uur

4 Doel minisymposium Bespreken sterke/ zwakke punten Excel Onderbouwen beslissing wel/niet Excel deel 1 Nieuwe functionaliteit leren en uitproberen deel 2 en 3 Weten wat allemaal kan in Excel deel 3

5 (On)mogelijkheden van Excel Ger Koole

6 Casus Verpleegeenheid Opnameplanning in Word Geen overzicht, maar de data is er! Oplossing: Excel

7 Casus Essentieel: data goed invoeren Dan kan bezetting berekend worden

8 Gebruik Excel Gebruik Excel valt uiteen in: Eenmalige toepassingen van even snel iets uitrekenen (geavanceerde rekenmachine) tot uitgebreide statistische analyse Herhaald gebruik maandelijkse rapportages, facturen, enz. operationele spreadsheets, bijv: rooster polikliniek, OK planning, bedplanning

9 Waarom Excel? Vrijwel overal beschikbaar Intuïtief, intelligent kladblok Flexibel, snel aan de slag Vaak eerste stap in structureren/automatiseren Wanneer verder dan Excel? Wat zijn de nadelen van Excel?

10 Nadelen Geen autorisaties/verschil in gebruikers Moeilijk te distribueren Geen database/gestructureerde manier om met data om te gaan Moeilijk te onderhouden/beheren Foutgevoelig

11 Impact of Errors in Operational Spreadsheets Powell, Lawson & Baker Onderzoek naar 25 representatieve spreadsheets die operationeel werden ingezet

12 Waarom zo veel fouten? Flexibiliteit: voordeel én nadeel Programmeerprincipes niet toegepast op Excel Geen scheiding structuur en invoer Operationele problemen: structuur is vast, invoer verandert Excel: geen natuurlijke scheiding Optie 1: structuur expliciet in Excel brengen Optie 2: een andere softwareomgeving

13 Excel structureren Invoer, berekeningen en uitvoer te scheiden Kleurgebruik Gebruik variabelen i.p.v. celreferenties Schermpjes toevoegen Tussenberekeningen afschermen Documenteren Vereist veel discipline en kennis!

14 Mogelijkheden Excel Geen gebrek aan rekenmogelijkheden Excel is veel meer dan alleen rekenblad Veel standaardfuncties ( + draaitabellen) Add-ins voor allerlei geavanceerd rekenwerk (statistiek, solver) Oneindig uitbreidbaar met VBA

15 Alternatieve rekenomgevingen Decision support systems probleemspecifiek (bijv. Harmony) maatwerk / proces aan pakket aanpassen Modelleeromgevingen geschikt voor meerdere problemen zelf proces inbouwen (dan DSS) van weinig gestructureerd (Excel) tot meer gestructureerd (bijv. SPSS) geavanceerdere tools minder relevant voor zorglogistiek

16 Excel vs DSS Casus: bedplanning in Excel of in Epic/Hotflo/...? Nadelen: keurslijf, inwerktijd, past niet 100% Voordelen: rapportages, foutloos, web interface, data in- en uitvoer

17 Conclusie: Wanneer Excel Eenmalig: Snel iets uitrekenen Operationeel: Weinig gebruikers Die weten wat ze doen Gestructureerde gedocumenteerde sheet

18 Workshop Excelleren in zorglogistiek Data-analyse in Excel Dr. René Bekker Vrije Universiteit PICA, kenniscentrum patiëntenlogistiek

19 Verbeterprojecten & data Projectopbouw: Probleemstelling, opdrachtformulering, afbakening Doelstellingen Analyse Kwalitatief (procesbeschrijving, flowcharts, etc.) Kwantitatief Bepalen knelpunten Beginseloplossingen ontwerpen Implementatie beste oplossing Borging Jumping to conclusions Data-analyse Data-analyse

20 Six Sigma Voorbeeld verbetermethodiek: Six Sigma Data-analyse Data-analyse

21 Verkrijgen data: Knelpunten Gebruik van informatiesystemen (ICT) Vaak niet gericht op logistieke proces Belangrijkste problemen data voor logistiek: Geen historische gegevens beschikbaar (bv. alleen huidige cliënten) Veelheid aan systemen; combinatie is nodig Een deel van de data is onnauwkeurig Logistiek wenselijke gegevens worden niet bijgehouden

22 Programma Wat gaan we wel doen? Zelf aan de slag aan de hand van een theoretische case Poli OK Kliniek Probleemstelling/knelpunt: inefficiënt gebruik OK spanningsveld tussen benutting OK en uitloop & wachtlijst (doelstelling doorloop: OK 2 weken na poli) Jumping to conclusions: herplannen OK

23 Programma Doel: Kennis maken met logistieke analyses in Excel Poli OK Kliniek Vaak soortgelijke analyses: Aantallen aankomsten/opnamen (of aantal bezette bedden) Duur van een ingreep (bv. OK, ligduur, scan/mri, poli-afspraak) Wachtlijsten/capaciteit

24 Programma Poli OK Kliniek Focus op 3 kernaspecten: Aantal poli-bezoeken (aankomsten.xls) Sessieplanning OK (OKsessies.xls) Beddengebruik kliniek (los van de case) Delen met * zijn verdieping en vereisen wat meer Excel vaardigheden

25 Analyse Poli Data: aantal aankomsten bij poli voor 2013 en deel 2014 Poli OK Kliniek Bereken aantal aankomsten per week (Excel: SOM of SUM) Waar komen 0-en doordeweeks vandaan? Maak grafiek van aantal aankomsten per week Is er een patroon (seizoensinvloed of trend)? Hoeveel aankomsten zijn er gemiddeld per weekdag? (Excel: GEMIDDELDE of AVERAGE) * Bereken gecorrigeerde gemiddelde voor feestdagen (Excel: gebruik SUM en COUNTIF)

26 Grafieken Zorgvraag

27 Univariate data Veel gebruikte karakteristieken (met Excel functies): Gemiddelde (GEMIDDELDE of AVERAGE) Afwijking van gemiddelde, spreiding: Standaard deviatie (STDEV) Variantie; de standaarddeviatie gekwadrateerd (VAR) Rekenvoorbeeld: waardes afwijking t.o.v. gemiddelde Kwadratische afwijking Standaard deviatie gemiddelde Andere karakteristieken: mediaan, modus, percentielen, getrimd gemiddelde

28 Frequentie Normale verdeling Gaussische of normale verdeling met parameters: Gemiddelde μ = 30 Standaarddeviatie σ = de normale verdeling

29 Frequentie Normale verdeling σ +σ 0 68 % van de trekkingen valt binnen μ σ en μ + σ

30 Frequentie Normale verdeling σ +2σ 0 95 % van de trekkingen valt binnen μ 2σ en μ + 2σ

31 Grafieken Zorgvraag Kentallen: Gem: 13,6 Stdev: 4,5 Var: 20,6 Var/gem: 1,5 0

32 Analyse Poli Poli OK Kliniek Bepaal standaarddeviatie (STDEV) van aantal aankomsten per weekdag en per week Maak een grafiek van het gemiddelde aantal aankomsten per weekdag * Bepaal eventueel andere prestatiematen, zoals Minimum (MIN) en maximum (MAX) Mediaan (MEDIAAN of MEDIAN) Percentielen (PERCENTILE) * Maak de spreiding inzichtelijk (bv. Maak een gecombineerde grafiek met het gemiddelde, het gemiddelde + stdev en het gemiddelde stdev)

33 Histogrammen zorgvraag

34 * Histogram in Excel Maak een rij cellen die als bin gebruikt worden (x-as grafiek) Een aantal mogelijkheden: Eenmalig: Aanvinken Analysis Toolpack (onder Excel options > Add-Ins) Dan: Via Data > Data Analysis > Histogram * M.b.v. de array-functie FREQUENCY Selecteer juiste gebied, druk F2, druk CTRL+SHIFT+ENTER M.b.v. COUNTIF functies (minder fraai, soms wel praktisch)

35 Analyse OK 5 dagen per week poli Gemiddeld 1 op 8 poli-afspraken leidt tot OK OK dagen: woensdag en donderdag OK dag: van 7:30 15:30 uur (480 minuten) Databestand met Datum Weekdag (gebruik functie WEEKDAY) Aantal OK s (uitgevoerd) Aantal afgezegde OK s Geplande sessieduur in minuten Starttijd Eindtijd Snijder Poli OK Kliniek

36 Analyse OK Overzicht OK sessie Poli OK Kliniek

37 Analyse OK Uitgevoerde & afgezegde OK s: Wat zijn de totalen? (SOM of SUM) Welke percentage OK s wordt afgezegd? Hoeveel OK s worden gemiddeld per dag uitgevoerd? (GEMIDDELDE of AVERAGE) Poli OK Kliniek Is er een onderscheid tussen woensdag en donderdag? (Gebruik Data > Filter om te filteren op weekdag) Hoe vaak komt het voor dat er minder dan 3 OK s worden uitgevoerd? (Gebruik =COUNTIF(C:C; <3 )) * Verder inzicht in relatie uitgevoerde OK s en poli (bv. Incidenten: vergelijken bepaalde dagen; structureel: vergelijken weektotalen)

38 Analyse OK Planning en realisatie: Wat is gemiddelde geplande sessieduur? Wat is gemiddelde gerealiseerde sessieduur? (Let op: het resultaat van G2 F2 levert een cel met als format tijd op. M.b.v. format cells kan de waarde weer op `General (bovenaan) worden gezet. Dit is nu in dagen, dus * 24 * 60 levert minuten) Hoe vaak wordt sessieduur onderschat? (COUNTIF( ; >0 )) Hoe vaak loopt de sessie uit? (COUNTIF) Poli OK Kliniek Hoe lang is de gemiddelde uitloop in het geval van uitloop? (m.b.v. de filter of SUMIF en COUNTIF) Hoe vaak start de OK te laat en wat is de gemiddelde duur van de late start in het geval van late start? * Is er een verband tussen late start en uitloop (en/of afgezegde OK s)? (Gebruik Filter of draaitabellen)

39 Analyse OK * Snijder: Poli OK Kliniek Is er een verband tussen de snijder en uitloop Zou de planning op de snijder aangepast moeten worden? Conclusie: wat zijn de bevindingen op het gebied van Variatie aankomsten poli Benutting OK OK Planning

40 Analyse Kliniek Tot slot: Een knelpunt kan ook een tekort aan bedden zijn (mogelijk op specifieke dagen) Poli OK Kliniek Indien tijd over: Analyseer de bedbezetting van een verpleegafdeling

41 Overzicht Handige Excel functies voor data-analyse Bewerken tabellen: IF, SUM, COUNTIF, SUMIF (SUMPRODUCT, VLOOKUP) Filter (en sorteren) Statistisch: AVERAGE, STDEV (MEDIAN, MIN, MAX, PERCENTILE) Grafieken (en histogrammen)

42 Pauze

43 Geavanceerd gebruik van Excel Ger Koole

44 Casus bedplanning Welke functie? countifs() Demo Uitbreidingen: onder- en bovenschatting ligduur meerdere momenten per dag aantallen opnames, zorgzwaarte optimalisatie opnamedata

45 Casus bedplanning Voordelen Excel: makkelijk aan te passen laagdrempelig, snelgebouwd Nadelen moeilijk delen geen verbinding met andere systemen (suboptimalisatie) foutgevoelig (demo)

46 Vervolg data-analyse Excel heeft 2 dimensies: rijen en kolommen Omgaan met meer dimensies onmogelijk? Denk aan patiënt-data elk aspect (opname/geboortedatum, DBC, afdeling, behandelend arts, enz) is een dimensie tabel met elke rij een patiënt, elke kolom een aspect/attribuut Hoe inzicht krijgen in de data? handmatig draaitabellen

47 Handmatig Countif()/sumif() alleen 2-dim relaties vb: verpleegduur per leeftijd Meer-dimensionale relaties? vb: verpleegduur per leeftijd & geslacht maak extra kolom demo

48 Draaitabellen Selecteer data inclusief koprij Maak draaitabel Bepaal: gemiddelde ligduur per specialisme, uitgesplitst naar geslacht gemiddelde ligduur per leeftijd, uitgesplitst naar geslacht maximale verpleegduur per leeftijd

49 Nadelen draaitabellen Alleen standaardberekeningen Wel gemiddelde, niet de mediaan Geen database met query language Lastiger berekeningen slimme truc met extra kolommen programmeren in VBA

50 Recorded macros Serie handelingen in Excel opgenomen Tools Macros Record new macro Herhaalbaar met 1 druk op de knop Demo

51 Zelf macro opnemen Selecteer een cel Selecteer record macro Wijzig via format cell Stop recording Selecteer een andere cel Run de macro

52 Zelf programmeren Druk op Alt-F11 Typ een nieuwe macro: Sub Hello_world() Selection.Interior.ColorIndex = 40 ActiveCell.FormulaR1C1 = "hello world!" End Sub Run Hello_world

53

54 VBA Macro opgenomen in achterliggende taal: VBA = Visual Basic for Applications Volledige functionaliteit van programmeertaal

55 Wat kan je met VBA? VBA is een programmeertaal, Excel blad de user interface Gebruiker kan bibliotheek met eigen functies maken: een.xla file Add-in Alles is mogelijk Interactie tussen blad en VBA langzaam

56 Add-ins Invoegtoepassingen Standaard beschikbaar bijv analysis toolpak, solver demo Te koop betere solvers Zelf maken

57 Via de PICA site of in Excel heel makkelijk om 10 afdelingen tegelijk te doen! demo Voorbeeld: Erlang B