1. Organisatieontwikkeling Jeugdzorg Sint-Vincentius

Transcriptie

1 Voorwoord We zijn verheugd aan de lezer andermaal een jaarverslag over de werking van onze organisatie aan te bieden. Dit verslag is een overzicht van een jaar van intense werking, van de inzet van alle personeelsleden en vrijwilligers, zowel op de werkvloer als in de Raad van Bestuur, voor het welzijn van de ons toevertrouwde kinderen, jonge mensen en hun gezinnen. Het jaar 2014 was voor onze organisatie een belangrijk kanteljaar. Er werd gestart met de uitwerking van de belangrijkste reorganisatie in jaren, waarbij het gezicht van de dienstverlening ten gronde veranderde. Voor vele personeelsleden betekende dit een nieuwe werkplek en een vernieuwde aansturing. Ook voor een (beperkt) aantal bewoners betekende dit een verandering van leefomgeving. Dit alles werd op een degelijke manier voorbereid, zodat op 1 januari 2015 van start kon worden gegaan met de effectief gewijzigde situatie. We zijn verheugd om vast te stellen dat dit kon gebeuren met de volle medewerking van alle collega s en met de steun van de leden van de Raad van Bestuur. Het gehele proces werd op een professionele manier begeleid door Mevr. Nancy Cantens, consultant bij het bedrijf Adoria. Deze interne reorganisatie werd doorgevoerd in een sterk gewijzigde omgeving, wat één van de hefbomen was om deze beweging in gang te zetten. De overheid besliste immers om het grootste deel van de ambulante contextbegeleidingen vrij toegankelijk te maken. De doelstelling hiervan is de instroom in de hulpverlening vergemakkelijken en meer betrokkenheid van de cliënten garanderen. Dit betekent echter ook heel wat bijkomende opdrachten voor de personeelsleden van de ambulante diensten: het ontwikkelen en bijhouden van instroomlijsten, het uitvoeren van probleemverkenning en -analyse, het eventuele doorsturen van aanvragen naar beter geschikte hulpverleningsorganisaties, enz. Deze beweging moet gebeuren met hetzelfde aantal personeelsleden en binnen een geplande vermindering van de werkingskosten, ten gevolge van de besparingsdrift van de Vlaamse regering. Tegelijkertijd moeten we vaststellen dat de sector Bijzondere Jeugdzorg, al bij al, nog vrij gespaard is gebleven van al te grote besparingen, met dank aan minister Van Deurzen. Voor wat betreft het uitgebreide gedeelte van dit jaarverslag over de kwaliteitswerking van de organisatie, wil ik expliciet de beleidsmedewerker en kwaliteitscoördinator, Mevr. Isabel De Clercq bedanken, die de auteur is van dit lijvige werkstuk. De uitwerking en het resultaat van dit kwaliteitsstreven wordt natuurlijk enkel waar gemaakt dankzij de inzet van alle medewerkers van de organisatie. Ook tijdens het jaar 2014 mochten we rekenen op de financiële steun van heel wat mensen en verenigingen. We willen hierbij volgende organisaties bedanken: het gemeentebestuur van Hamme, Markant Hamme, restaurant Appelsveer uit Appels (Dendermonde), Rotaract Dendermonde, CD&V Hamme, Ladies Circle Sint-Niklaas,

2 serviceclub Zonta Dendermonde en de heer Koen Van Hedent voor zijn persoonlijke inzet voor de kinderen van het Kinderhuis te Dendermonde. Ook het Provinciebestuur van de provincie Oost-Vlaanderen willen we bedanken voor de financiële steun op het vlak van bijscholing van de personeelsleden. Tenslotte willen we de vrijwilligers bedanken die heel wat inspanningen leverden in het belang van de cliënten van de voorzieningen. Onze erkenning gaat ook uit naar de leden van de Raad van Bestuur en de leden van de opvolgingscommissie die heel wat extra tijd besteedden, samen met de voorzitter Mevr. Erna Van Dyck, aan de goede omkadering, noodzakelijk voor een kwalitatieve werking van de organisatie.

3 1. Organisatieontwikkeling Jeugdzorg Sint-Vincentius Ten gevolge van de ontwikkelingen van de voorbije jaren, meer bepaald het in werking treden van het (experimenteel) modulair kader en de integrale jeugdhulpverlening, samen met de gewijzigde (enveloppe)financiering kwamen we tot de vaststelling dat onze organisatie toe was aan een vernieuwing en een stroomlijning van de structuren en werkingsmodellen. Dit werd intensief voorbereid in het directiecomité en begeleid door een externe consultant, Mevr. Nancy Cantens (Adoria, Mechelen). We kozen ervoor om een zeer diepgaande reorganisatie door te voeren en dit met ingang van 1 januari Gedurende het jaar 2014 werd het model uitgetekend en werd ervoor gezorgd om tijdig te communiceren met de personeelsleden en hen constant te betrekken bij de ontwikkeling en implementatie van het gewijzigde organisatiemodel. Ook de leden van de Raad van Bestuur van de vzw werden regelmatig meegenomen in het verhaal, nadat ze het fiat hadden gegeven voor alle nodige veranderingen. Door de gewijzigde organisatiestructuur wilden we volgende doelstellingen bereiken: Naar onze cliënten toe Verlenen we op maat gerichte hulpverlening die aanklampend is en participatief. Naar onze medewerkers toe Streven we naar multidisciplinariteit met een correcte balans tussen draagkracht en draaglast. Verwachten we dat ze creatief, zelfkritisch en competent zijn. Wij als organisatie dienen tot het bovenstaande de mogelijkheden te bieden. Als organisatie Karakteriseren we ons door duidelijkheid, transparantie en structuur. Streven we een voortdurende financiële gezonde structuur na. Werken we kwalitatief volgens de normen van de overheid. Volgende criteria waaraan het nieuwe organisatiemodel moest voldoen, werden vooropgesteld: - Een kwantitatieve en daardoor kwalitatieve versterking van de veldwerkers in de verblijfsafdelingen. - De inzet van de directies en alle leidinggevende functies in de organisatie wordt geoptimaliseerd. - De individuele competenties van de medewerkers worden gericht en gestuurd verhoogd - We hebben autonome entiteiten onder een duidelijk leiderschap. - De financiële sterkte van de organisatie wordt verhoogd. - We hebben een combinatie gevonden van praktisch/organisatorisch sterk werken met pedagogisch/inhoudelijk/methodisch werken. - Er is een duidelijke besluitvorming. - Iedereen heeft duidelijke functie- en competentieprofielen met een duidelijk omschreven taakinhoud. - Er is een evenwichtige verdeling van de personele middelen.

4 - De huidige zwakten die er zijn op infrastructureel gebied kunnen worden weggewerkt - Er is een duidelijke inhoudelijke/pedagogische aansturing Kernwoorden bij de uittekening van de organisatie waren: Divisiestructuur Het geheel bestaat uit een moederorganisatie met daaronder een aantal zelfstandig opererende en functionerende units of entiteiten. Competentiemanagement en Human Capital Onze medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van de organisatie, 85% van ons budget gaat naar personeelskosten. We dienen meer dan ooit in te zetten op ons human resource beleid. We geloven dat ons personeelsbeleid gebaseerd moet zijn op de principes van het competentiemanagement. De inhoudelijke uitdagingen waar we de komende jaren intern-organisatorisch voor staan zijn te herleiden tot de volgende thema s waar we expliciet blijvend op zullen moeten inzetten. - De verdere integratie van IT in onze organisatie en het slimmer inzetten op interne communicatie (cfr. Elektronisch dossier). - Inzetten op de competentie ontwikkeling en responsabilisering van iedere medewerker. - Het EMK-gedachtengoed niet alleen structureel faciliteren, maar ook tastbaar realiseren in de praktijk van elke dag door trajecten uit te werken en op te volgen, intern te schakelen enz. Op basis van het voorgaande werd een nieuw organisatiemodel uitgetekend dat kan weergegeven worden in volgend organogram:

5

6 De meest ingrijpende wijzigingen zijn in Dageraad Hamme de herleiding van 3 residentiële leefgroepen (met 10 bewoners) naar 2 residentiële leefgroepen (met 13 bewoners). De leefgroepen krijgen tegelijkertijd een nieuwe benaming, namelijk De Hermelijn en De Vlasbloem. De autonome afdeling thuisbegeleidingsdienst t Kompas te Dendermonde houdt op te bestaan en wordt gesplitst en toegevoegd aan de modules dagbegeleiding en verblijf in Dendermonde en Hamme. De verschillende modules worden gebundeld in eenheden (in 2 clusters) waarbinnen vlot schakelen tussen modules mogelijk wordt om een hulpverlening op maat te kunnen bieden aan de cliënten. Kernbegrippen hierbij zijn vraaggericht werken, trajectwerking, zorgcontinuïteit en vlot schakelen door naadloze overgangen te voorzien tussen de modules. De contextbegeleiders zetten hun methodiek expliciet in binnen een cluster/pijler. Het geheel wordt zowel verticaal als horizontaal aangestuurd. Er is een klassieke verticale aansturing door een algemene directie en 2 clusterdirecties. Staffuncties worden toegevoegd aan algemene directie (beleidsmedewerker, die ook de functie van kwaliteitscoördinator opneemt) en clusterdirecties (stafmedewerkers). Een coördinerend pedagogische directie fungeert als externe regisseur (aanspreekpunt voor de instroom) en bewaakt de gelijke algemene toepassing van methodieken over het geheel van de organisatie. Tenslotte worden ook de overlegmomenten en vergaderingen zowel structureel als inhoudelijk aangepast om de goede werking en doorstroming van informatie te verzekeren. 2. Wijziging erkende modules In de loop van het jaar 2014 werd door het Agentschap Jongerenwelzijn (in functie van de Integrale Jeugdhulp) beslist om de modules contextbegeleiding in zeer grote mate rechtstreeks toegankelijk te maken. Tegelijkertijd werd ook beslist om deze modules te wijzigen, waarbij alle organisaties bijzondere jeugdzorg verplicht werden om hun erkenning te laten wijzigen voor wat deze modules betreft. Er werden 4 soorten typemodules voorzien: Contextbegeleiding laagintensief (rechtstreeks toegankelijk) Contextbegeleiding breedsporig (rechtstreeks toegankelijk) Contextbegeleiding in functie van positieve heroriëntering (rechtstreeks toegankelijk) Contextbegeleiding kortdurend intensief (niet rechtstreeks toegankelijk) Onze organisatie heeft ervoor gekozen om enkel de modules contextbegeleiding laagintensief en contextbegeleiding breedsporig aan te bieden. Omwille van de hierboven beschreven interne reorganisatie werd ook beslist om 2 verblijfsmodules om te bouwen tot 2 bijkomende dagbegeleidingsmodules en 2 bijkomende modules contextbegeleiding. Onze organisatie diende volgende erkenningsaanvraag in (die werd goedgekeurd en van toepassing wordt op 1 januari 2015):

7 29 modules verblijf 0-18 jaar 10 modules verblijf + 12 jaar 60 modules contextbegeleiding laag intensief 25 modules contextbegeleiding breedsporig 3 modules contextbegeleiding autonoom wonen 12 modules dagbegeleiding 3. Visietekst kwaliteitszorg In functie van het vernieuwde kwaliteitsdecreet dat toegepast wordt vanaf 1 januari 2015 werd door de organisatie een visietekst kwaliteitszorg ontwikkeld, die als leidraad zal dienen voor het toekomstig kwaliteitsbeleid van onze organisatie: VISIETEKST INTEGRALE KWALITEITSZORG (IKZ) Binnen onze vzw Jeugdzorg Sint-Vincentius zien we kwaliteit als een dynamisch en evolutief gegeven (cfr. PROSE-model). Wij willen in eerste instantie een kwaliteitsvolle dienstverlening aan onze gebruikers aanbieden, daarnaast een kwaliteitsvolle werkplek voor medewerkers en in het algemeen een kwaliteitsvol functionerende organisatie zijn. We pogen een antwoord te bieden op alle eisen die vanuit de verschillende overheden gesteld worden. Gesteld wordt dat een kwaliteitsmanagementsysteem en zelfevaluatie nodig zijn. Het kwaliteitsmanagementsysteem verzekert de vaststelling en de uitwerking van het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen en waakt er over dat de kwaliteitsdoelstellingen effectief worden bereikt. De nadruk wordt gelegd op procedures en processen. Een permanente controle en beheersing van procedures en processen is belangrijk. De zelfevaluatie is een proces waarbij de voorziening het eigen functioneren en bepaalde resultaten zelf beoordeelt. De voorziening toont door middel van een zelfevaluatie aan hoe ze haar processen, structuren en resultaten bewaakt, beheerst en voortdurend verbetert (acties en verbeterplannen). Het EFQM-managementsmodel (leiderschap, personeelsbeleid, beleid en strategie, middelen en partnerschappen, kernprocessen, resultaten en kwaliteitszorg) (fig.1) en de kwaliteitscirkel van Deming (PDCA-cyclus) (fig. 2), bestaande uit 4 kwadranten: plannen - uitvoeren - controleren - bijstellen, dienen als inspiratie voor de verdere uitwerking van ons kwaliteitsbeleid. Als dynamische organisatie zullen we onszelf evalueren en nagaan hoe we de kwaliteit van de zorg kunnen borgen en verbeteren. Dit zullen we doen door gebruik te maken van een zelfevaluatiesysteem. We kiezen er voor om PROSE als zelfevaluatie-instrument te gebruiken. Op deze manier willen we inzicht krijgen in de sterke en zwakke punten van onze organisatie, zowel op het vlak van leiderschap en de randvoorwaarden, de kernprocessen, als de resultaten, om zo te voldoen aan een verbetergerichte en procesmatige kwaliteitsbenadering. Ook via tevredenheidsmetingen bij cliënten, personeel willen we komen tot het formuleren van verbeteracties met als uiteindelijke doel een strategie/stappenplan op lange termijn die regelmatig geëvalueerd en bijgestuurd

8 kan worden. De kwaliteitsplanning is een leidraad en plant verbetering waar nodig. Zo wordt er dynamiek gebracht in het werken aan de kwaliteit van zorg. Kwaliteitszorg is een continu en integraal proces. Vanuit de directie is er een groot engagement om bij te dragen aan integrale kwaliteitszorg. Werken aan kwaliteitszorg vergt overleg. Een volgehouden dialoog laat toe de visie verder te ontwikkelen en deze te vertalen binnen de werking van onze vzw. Bij dit alles is de betrokkenheid van en dialoog met medewerkers en gebruikers essentieel. Medewerkers kunnen voorstellen tot verbetering formuleren (bv. via teamoverleg, tevredenheidsenquêtes ). Communicatie is hoe dan ook een basisvoorwaarde. We kiezen ervoor om via het (pedagogisch) beleidsteam en de kwaliteitsstuurgroep aspecten van kwaliteitszorg (bv. na zelfevaluatie via PROSE) uitvoerig te bespreken. De hele voorziening wordt op de hoogte gehouden van de evoluties op dit vlak via een verzorgde en doeltreffende communicatie (schriftelijk, personeelsvergaderingen, studiedagen, teamoverleg ). Kwaliteit is de verantwoordelijkheid van iedereen. Elke medewerker levert zijn bijdrage aan de kwaliteit in de organisatie. Elke medewerker is medeverantwoordelijk voor een kwaliteitsvolle uitvoering van zijn job. Al deze principes vind je vertaald in het pedagogisch profiel van onze vzw Jeugdzorg Sint- Vincentius. EFQM definieert integrale kwaliteitszorg als een structurele benadering voor het beheren van een organisatie voor het bekomen van de beste resultaten. Het PROSE-model beklemtoont, naast systemen en structuren, de volgende principes van integrale kwaliteitszorg (Vyt, 2006) 1 : de klant staat centraal in alles wat de organisatie doet; dat geldt ook voor de interne klant binnen de organisatie (de ene medewerker kan klant zijn van een andere); kwaliteit is nooit af, op alle niveaus vindt er continue kwaliteitsverbetering plaats; de organisatie is in staat het verwachte kwaliteitsniveau te garanderen; er is dus sprake van operationele kwaliteitsborging; planmatig handelen en planning op korte en lange termijn, waardoor nadruk komt op preventie in plaats van beoordeling achteraf; een algemeen besef dat alle activiteiten en hun interactie bijdragen tot de eindkwaliteit, het denken in procestermen neemt dus toe; leiderschap en persoonlijk engagement van de directie inzake kwaliteitszorg; sterke participatie in het kwaliteitsgebeuren (en meer algemeen het beleid) van alle medewerkers; kwaliteit is of wordt dus de verantwoordelijkheid van iedereen; teamwerk wordt gestimuleerd, in het bijzonder over afdelingsgrenzen heen, via open communicatie binnen de organisatie; er is een systematisch probleem oplossen met behulp van aangepaste instrumenten en methoden, waardoor de belangrijkste problemen eerst aangepakt worden; er is een nadruk op verzamelen en analyseren van gegevens: meten is immers weten; er is of wordt een duidelijke missie ontwikkeld, die gekend is in de gehele organisatie; procedure- en kwaliteitshandboeken worden gebruikt; er is systematische en gerichte opleiding en bijscholing binnen de gehele organisatie; delegatie van verantwoordelijkheid in vertrouwen tot op het laagst mogelijke niveau; 1 Vyt, A. (2006). Werken aan kwaliteit in de bijzondere jeugdbijstand. Antwerpen Appeldoorn, Garant.

9 de klanten worden voortdurend en systematisch om feedback gevraagd. Indien bovenstaande kenmerken zichtbaar zijn binnen de gehele organisatie, kan men stellen dat een systeem van integrale kwaliteitszorg operationeel is. Typische resultaten zijn dan: betere en consistentere kwaliteit van producten en diensten, en hogere klantentevredenheid; een sterk vermindering van het aantal problemen, defecten, vertragingen, klachten, enz.; regelmatige en tijdige innovaties in (het aanbod van) producten en diensten; meer doeltreffende en efficiënte processen in de hele organisatie; meer gemotiveerde, beter geschoolde en meer betrokken personeelsleden. Het EFQM-model bestaat uit 9 aandachtsgebieden. 1. Leiderschap: er wordt bekeken hoe de leidinggevenden hun medewerkers sturen en stimuleren om de visie en de doelstellingen van de organisatie te realiseren. 2. Strategie: de manier waarop de organisatie haar opdracht concretiseert in doelstellingen en actieplannen, zowel op korte als lange termijn. 3. Medewerkers: mensen vormen binnen een organisatie het belangrijkste potentieel. 4. Partners en middelen: geeft weer hoe de organisatie middelen (financiën, infrastructuur, materialen, technologie) ter beschikking stelt en gebruikt om doelstellingen te realiseren. 5. Kernprocessen: alle activiteiten (bv. aanpak van begeleiding, klachtenprocedure, informatiebeheer, ) met een toegevoegde waarde kunnen als een onderdeel van een overkoepelend proces worden gezien. 6. Klantenresultaten: tevredenheid van cliënten en betrokkenen, in welke mate slaagt de organisatie er in hieraan te voldoen. 7. Waardering door personeel: in hoeverre voldoet de organisatie aan de behoeften en verwachtingen van medewerkers. 8. Maatschappijresultaten: waardering door maatschappij, prestaties in de ruimere samenleving. 9. Performantie: sleutelprestatieresultaten: in welke mate realiseert de organisatie de geplande korte en lange termijndoelstellingen. Fig. 1: Het EFQM model 2 2 Van Nuland et al. (2002). Een handleiding voor de toepassing van het EFQM-Excellence model. Blanden, Comatech.

10 Gebaseerd op de systematiek van de PDCA-cirkel (Plan - Do - Check - Act, W.E. Deming) bouwt de organisatie een beleid uit dat vorm geeft aan haar missie en visie. De missie en visie stellen de jongere en hun context centraal, is doeltreffend, doelmatig, maatschappelijk aanvaard en zorgt voor continuïteit in de dienstverlening. Daarbij wordt rekening gehouden met de belangen van de cliënt, de medewerkers en de organisatie binnen de maatschappelijke context. Een lerende organisatie werkt permanent aan kwaliteitsverbetering. Hiervoor gebruiken we de systematiek van de PDCA-cirkel, dat over verschillende niveaus kan worden toegepast (individuele medewerker, organisatie). 1. Plannen: Men bekijkt hoe alles nu verloopt en ontwerpt een plan voor verbetering. Het vertrekpunt voor elk proces ligt in concrete doelstellingen. De doelstellingen moeten het eindresultaat van het proces weergeven. Kwaliteitsplanning, zowel op korte als lange termijn en vertaald in actieplannen, is in onze organisatie dan ook erg belangrijk. 2. Uitvoeren/doen: fase van de uitvoering van de doelstellingen. 3. Controleren/Evalueren: Na een bepaalde periode wordt onderzocht in welke mate de doelstellingen waargemaakt zijn (op basis van de verzamelde feiten). Meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen. 4. Bijsturen: Evaluatie heeft een dubbele functie. Enerzijds is ze de basis voor de nieuwe operationalisering van doelstellingen. Anderzijds dient ze voor de bijsturing van zowel de activiteiten als van de medewerkers. Fig. 2: PDCA-cirkel van W.E. Deming 3 Cuyvers, G. (1995). Organisatiekunde. Leuven, Wolters. 3 Van Nuland et al. (2002). Een handleiding voor de toepassing van het EFQM-Excellence model. Blanden, Comatech. Cuyvers, G. (1995). Organisatiekunde. Leuven, Wolters.

11 4. Evaluatie kwaliteitsplanning 2014 De evaluatie gebeurt aan de hand van de planning zoals opgemaakt voor het werkjaar Aangezien deze planning opgemaakt werd voor het geheel van de organisatie, met specifieke aandachtspunten voor de individuele afdelingen, zal een evaluatie ook op dezelfde manier gebeuren. Werking rond kwaliteit Doelstelling Doelgroep Periode het verzekeren van een kwaliteitsvolle hulpverlening bewoners en personeelsleden, ouders en eventuele andere stakeholders alle personeelsleden zullen betrokken worden in dit proces het proces zal bewaakt worden door de stafleden en de directies januari - december De organisatie koos ervoor om, in functie van het geharmoniseerd kwaliteitsdecreet, het zelfevaluatiesysteem PROSE aan te kopen. Vanuit de organisatie namen drie medewerkers deel aan de vorming vanuit PROSE, georganiseerd in de regio. Deze vorming vond plaats op 24 januari 2014, 21 februari 2015, 14 maart 2015, met een terugblikvoormiddag op 12 september We kozen ervoor om een Quickscan uit te voeren in de verschillende afdelingen (Dageraad, Abelia, t Kompas) omdat de reorganisatie nog in volle voorbereiding was. Op die manier kregen we een beeld hoe medewerkers over kwaliteit denken, welke zaken zij graag ondernomen willen zien Gezien de reorganisatie werd de keuze gemaakt om de beleidsmedewerker verantwoordelijk te stellen voor de afname en analyse van resultaten uit PROSE. In elke afdeling afzonderlijk werd door de beleidsmedewerker het gesprek met de medewerkers aangegaan over de resultaten. Deze gesprekken zorgen mede voor het tot stand komen van de kwaliteitsplanning Twee stafleden volgden in 2014 de studiedagen rond kwaliteit aangeboden door de overheid. Op directieniveau werd, naar aanleiding van de reorganisatie, en na goedkeuring van de Raad van Bestuur, een vernieuwd pedagogisch profiel opgesteld. Aansluitend hierbij werd onze kijk op integrale kwaliteitszorg onder de loep genomen, met een visietekst als resultaat. Beide teksten werden voorgesteld aan alle medewerkers van de verschillende afdelingen en zijn tevens te raadplegen op onze website. Op die manier willen we medewerkers betrekken bij de werking rond kwaliteit. Binnen de verschillende afdelingen zijn procedures voorhanden rond grensoverschrijdend gedrag. In de regio werd een werkgroepje samengesteld om één overkoepelende procedure grensoverschrijdend gedrag te maken waaronder andere procedures zoals seksueel grensoverschrijdend gedrag en omgaan met agressie geplaatst kunnen worden.

12 Uitvoeren van aanpassingen in de werking naar aanleiding van de inspectie in verband met participatie van de jongeren. Doelstelling Doelgroep Periode het garanderen van de participatie van de gebruiker in de hulpverlening bewoners, hun context en de personeelsleden maart - juli In 2014 zijn we er niet toegekomen om een visietekst uit te schrijven waarin verder geëxpliciteerd wordt op welke manier de context van de jongere bepaald wordt en op welke manier de jongere daarin inspraak heeft. Aangezien de huidige 2 pijlers (Hamme en Dendermonde) versterkt werden met een contextteam, nemen we dit mee in onze kwaliteitsplanning voor We denken dat de contextbegeleiders, in samenspraak met directie en andere pedagogische begeleiders, het meest geschikt zijn om dergelijke tekst op te stellen vanuit de dagelijkse werking met de context. We bepaalden meer expliciet voor de residentiële afdelingen wie de individuele begeleider (IB) van de jongere is. In het Kinderhuis werd al langer gewerkt met een vaste IB-werking. In Dageraad voerden we dit begin 2014 in. We communiceerden dit naar alle begeleiders. Tijdens de dagelijkse werking werd dit ook op regelmatige basis met de gasten besproken. Dit gegeven vraagt een evolutie, maar we kunnen toch wel zeggen dat jongeren weten wie hun individuele begeleider is. Door de reorganisatie werd ook de mogelijkheid voorzien om meer in te zetten op overlegmomenten in functie van individuele begeleiding, op het flexibeler inzetten van personeelsleden om IB-werking mogelijk te maken. We maken tevens een evolutie door in het betrekken van (context)begeleiders door verantwoordelijkheden te delegeren tot op het laagst mogelijke niveau. Begeleiders en contextbegeleiders nemen een meer expliciete rol op tijdens het hulpverleningstraject van de jongere. Waar vroeger de staffuncties deze rol op zich namen, zijn nu individuele begeleiders en contextbegeleiders aanwezig of betrokken bij evolutiebesprekingen, intake, opstellen handelingsplannen. We willen dit proces blijven bewaken en blijven meenemen in de kwaliteitsplanning voor de komende jaren. Op directieniveau werd op zoek gegaan naar een toegankelijk en betaalbaar elektronisch dossier. We kwamen uit bij Het Journaal. Dit zal aangekocht en geïmplementeerd worden in Alle medewerkers zullen hierbij betrokken worden. In onze infobrochures voor jongeren en ouders zal hier expliciete aandacht aan besteed worden. Enkele begeleiders, vanuit de verschillende afdelingen, volgden een opleiding rond het werken met de Kid-ok-kit. Deze opleiding vond plaats in CKG Het Open Poortje te Schilde. De Kid-ok-kit is een dossier op maat van het kind en gericht op kinderen van 0 tot 12 jaar. Op deze manier willen wij ook jongere kinderen en hun context expliciet betrekken bij hun hulpverleningstraject. Deze werkingsmethodiek zal in 2015 verder geïmplementeerd worden in de gehele organisatie, door verdere toelichting van de methodiek op teamvergaderingen.

13 Herstructureren van onze organisatie in functie van de EMK-werking Doelstelling Doelgroep Periode het performant maken van de organisatie om een kwalitatieve hulpverlening aan te bieden alle medewerkers van de organisatie, leden van de Raad van Bestuur, cliënten januari - december In 2014 is er veel tijd en aandacht gegaan naar de verdere uitwerking van de reorganisatie. Onder begeleiding van een externe consultant werd op directieniveau een intensieve tweedaagse georganiseerd in mei Tijdens deze tweedaagse kwam een nieuw concept voor de verdere organisatieontwikkeling tot stand. Na validatie door de leden van de Raad van Bestuur, werd dit model geconcretiseerd en verder uitgewerkt in o.a. functieprofielen, een nieuw organogram, het betrekken van medewerkers. Stafleden werden doorheen het denkproces op de hoogte gebracht. In juni 2014 werden ook de andere medewerkers geïnformeerd over de veranderingen. Ook nadien kregen medewerkers de mogelijkheid om met directie en stafleden in gesprek te gaan. We expliciteerden een aantal essentiële punten, zowel naar cliënten, naar medewerkers, als naar de organisatie. Er werd gekozen voor de werking vanuit een moeder organisatie met daaronder een aantal zelfstandig opererende entiteiten. We kozen voor een clusterwerking waarbij in één entiteit verschillende vormen van hulpverlening (modules) worden aangeboden. Op die manier wordt het vlot schakelen mogelijk gemaakt. We kozen er uitdrukkelijk voor om ook overlegstructuur te optimaliseren. Enerzijds zetten we meer in op de klassieke vergadertechnische principes en willen we minder vergaderen, anderzijds zetten we het overleg maximaal in rond de cliënt. Tegelijk werd er mee ingezet op IT om de interne communicatie te verbeteren. Specifieke aandachtpunten in de individuele afdelingen Kindertehuis Dageraad Evaluatie en aanpassing kamertrainingssysteem Doelstelling Doelgroep Periode het verbeteren van het pedagogisch concept van de kamertraining personeel en bewoners van de kamertraining maart - juni Om de werking van ons kamertrainingssysteem bij te sturen, werd intern een werkgroep opgericht die bestond uit de orthopedagoge, de hoofdbegeleidster en twee begeleiders van de desbetreffende leefgroep. Deze werkgroep kwam een vier tal keer samen om, vertrekkende vanuit de hiaten en opmerkingen van de jongeren, een nieuw concept tot stand te brengen. Tussentijds werd ook het team meegenomen in de hele verhaal. Het nieuwe voorstel werd voorgesteld tijdens een teamvergadering en eveneens teruggekoppeld naar de jongeren. Er werd bewust gekozen voor een meer expliciete IB en co-ib werking en een flexibelere inzetbaarheid van begeleidingsuren die telkens overlegd worden met de jongeren.

14 In maart 2015 plannen we een nieuwe evaluatie om te kijken of er aanpassingen nodig zijn aan de vernieuwde werking. Toevoeging: Tevredenheidsmeting gebruikers Jaarlijks worden 2 tevredenheidsmetingen bij de cliënten afgenomen en verwerkt. De eerste tevredenheidsmeting betreft een peiling naar de intakeprocedure, die afgenomen wordt bij alle jongeren en hun ouders, die in de loop van het jaar werden opgenomen (concreet over de opnames van het jaar 2013). Uit de resultaten bleek dat de cliënten vrij tevreden zijn over deze procedure en dat er geen verbeterpunten dienen te worden aangebracht. Het meest in het oog springende resultaat is dat er toch expliciet aandacht moet worden besteed aan de bezoekmomenten: dit is niet altijd even duidelijk voor de betrokkenen. De tweede tevredenheidsmeting betreft een peiling naar de ervaringen over de hulpverlening bij de beëindiging van deze hulpverlening. Alle jongeren en hun ouders, die de instelling in het jaar 2013 verlieten, werden bevraagd over een aantal elementen van de werking. Opmerkelijk blijft de ontevredenheid bij de jongeren over de vrijheid die ze krijgen in de voorziening. We blijven vaststellen dat de vrijheid die de jongeren krijgen in de voorziening ten opzichte van een aantal jaren geleden sterk is gestegen en toch vinden de jongeren veel meer dan vroeger dat er niet voldoende vrijheid wordt toegestaan. Niettegenstaande dit resultaat zijn we van oordeel dat er voldoende vrijheid wordt aangeboden aan onze bewoners en dat deze ook flexibel genoeg ingezet kunnen worden. De respons op de tevredenheidsmeting van de ouders was zeer beperkt. De tevredenheid was wel positief. Aanbieden van adequate opleidingen In 2014 werd aan alle begeleiders van de residentiële afdelingen (Dageraad en het Kinderhuis) de opleiding krachtgericht werken met groepen (Practicum) aangeboden. Deze opleiding was een vervolg op de opleiding aangeboden in Tijdens deze opleiding maakten begeleiders kennis met verschillende methodieken om enerzijds meer oplossingsgericht te denken en anderzijds jongeren en hun context beter te betrekken. De aangeleerde tools zijn verzameld op één plaats en begeleiders kunnen die gebruiken voor het individueel werken met jongeren en hun context. Kinderhuis Naast onze corebusiness, de dagelijkse inzet voor de begeleiding van onze jongeren en hun context, stond 2014 zoals voorzien vooral in het teken van de herstructurering van onze organisatie. Vooral in het perspectief van het Experimenteel Modulair Kader - de ingrijpende hertekening van het landschap van de bijzondere jeugdzorg zoals beslist door het Agentschap Jongerenwelzijn, met ook een volledig andere manier van financiering - zou het voor een kleine voorziening als het Kinderhuis steeds moeilijker worden om zich te handhaven, laat staan om nog een moderne en kwalitatieve hulpverlening te kunnen blijven bieden. Ook om volledig mee te kunnen zijn in andere fundamentele evoluties, denk bv. aan Integrale Jeugdhulp, aan het nieuwe kwaliteitsdecreet, is het voor een

15 kleine voorziening aangewezen om ingebed te zijn in een groter geheel. En omgekeerd kan onze bescheiden voorziening een belangrijke schakel vormen in functie van de integrale en flexibele werking van de grotere organisatie. Als lid van het directieteam was de pedagogische directie van het Kinderhuis direct betrokken bij het hertekenen van onze organisatiestructuur. Aspecten hiervan kwamen aan bod tijdens de stafvergadering, waar feedback werd meegenomen. De andere teamleden werden tijdens teamvergaderingen ingelicht over vorderingen en perspectieven. We probeerden dit alles met de nodige zorg aan te pakken, want de reorganisatie brengt ingrijpende veranderingen: een volledig nieuwe aansturing (andere directie met daaraan toegevoegd een stafmedewerker, plus de overkoepelende functies van pedagogische directie voor de globale organisatie en een beleidsmedewerker toegevoegd aan de algemene directie), contextbegeleiders van de voormalige thuisbegeleidingsdienst t Kompas die het team vervoegen, nog meer leren denken in mogelijke hulpverleningstrajecten in plaats vande bijna exclusieve focus op de jongeren in de leefgroep En specifiek voor het Kinderhuis dient zich nog een logistieke verandering aan, want het gebouw is aan een ingrijpende renovatie toe. Dagcentrum Abelia Doel een meer kwalitatieve evaluatie van de begeleiding: de andere teamleden in een vroeger stadium van de evaluatie betrekken in de menings- en de besluitvorming We wilden graag andere teamleden betrekken bij de evaluatie van cliënten en hun context. Een evaluatie die tot nu toe grotendeels tot stand kwam door input van de individuele begeleider en de contextbegeleider. In de uitwerking van de reorganisatie werd met deze doelstelling rekening gehouden. In de geplande reorganisatie zal dan ook, vanaf januari 2015, een tweewekelijkse teamvergadering aangevuld worden met een tweewekelijks casusoverleg. Tijdens dit overleg worden drie dossiers uitvoerig besproken, zowel op vlak van evaluatie als naar het toekomstgericht werken. Verschillende teamleden kunnen hun reflecties weergeven aan de individuele begeleider en de contextbegeleider. Doel ouderwerking: een aanbod realiseren dat aanspreekt en aansluit bij de vragen van de mensen Het blijft vaak moeilijk om de context te betrekken bij de werking en de hulpverlening. We poogden hierop een antwoord te bieden door enkele activiteiten te organiseren: we deden een barbecue en organiseerden een vormingsavond met als thema wat kunnen ouders doen om hun kinderen veilig te laten surfen op internet. In 2015 willen we graag een enquête doen bij de ouders om hen te bevragen over hun interesses en voorstellen voor ouderactiviteiten. Doel stappenplan: binnen onze dagbegeleiding een methodisch stappenplan ontwikkelen (fasensysteem) Binnen de trajecten die we met de jongeren afleggen, legden we twee klemtonen: - Het bewuster omgaan met thuis- en afbouwdagen: deze kunnen wel degelijk een invloed hebben op sommige doelstellingen en een geslaagde stop ondersteunen.

16 Eén voorbeeld is een combinatie van thuisdagen tijdens examens en SAS ( samen aan schoolwerk, een aanbod binnen onze afdeling). Hierbij kunnen ouders samen met hun kinderen thuis met de begeleiding oefenen om huiswerk en lessen onder de knie te krijgen. De ouders worden begeleid op maat van hun kunnen, maar nemen zo wel volledig hun ouderrol op. De jongeren werken niet in de kunstmatige context van het dagcentrum, maar thuis. - Voor de pubers is het uitbouwen van een eigen netwerk en een goede vrijetijdsbesteding een belangrijke doelstelling met verschillende dimensies. Individuele begeleiders en contextbegeleiders nemen dit actief op in de begeleiding van jongeren en ouders. In de toekomst willen we ook in de dagelijkse groepswerking van Abelia nog meer de nadruk leggen op het individuele werken, waarbij persoonlijke groei en verantwoordelijkheidszin hand in hand gaan met bepaalde vrijheden. Doel methodische groei: organiseren van bijscholing waarbij enkele nieuwe methodieken geïntroduceerd worden Verschillende teamleden namen deel aan diverse opleidingen: - Krachtgericht werken - Drie-kolommen-model - De nieuwe autoriteit - Kid-ok-kit We willen in 2015 deze nieuwe methodieken en werkmiddelen verder introduceren in de hele organisatie en actueel houden. Thuisbegeleidingsdienst t Kompas Hieronder volgt een korte bespreking van de drie verbeteracties die in t Kompas werden vooropgesteld: Invoeren en terugkoppelen van nieuwe tevredenheidsmetingen voor cliënten Doel meten van tevredenheid van cliënten en hun context en het borgen van de kwaliteit van de hulpverlening Er werd een tevredenheidsmeting op een moment X gepland naar alle gezinnen in begeleiding. We kozen er voor om deze meting te laten doorgaan in de maand april. Elk gezin kon de tevredenheidsmeting anoniem invullen en in een gesloten omslag terug bezorgen aan onze dienst. Van de resultaten van deze tevredenheidsmetingen, kregen de gezinnen een kort verslag. De resultaten van de analyse lagen vrij hoog. In de loop van het jaar beslisten we wel om de huidige vragenlijst niet ter verbetering voor te leggen aan de consulent van PROSE, maar te wachten op de reorganisatie om hierin verdere stappen de ondernemen, zodat de vragenlijsten bruikbaar zijn voor alle cliënten in de verschillende begeleidingsvormen.

17 Beter informeren van de cliënten rond dossiervorming en privacy beheer Doel verhogen van de kwaliteit van de hulpverlening en het naleven van de voorschriften van de overheid met betrekking tot informatiebeheer en dossiervorming Deze verbeteractie volgde uit de analyse van het aandachtsgebied rond dossiervorming en informatiebeheer, die door het team werd uitgevoerd in het kader van de analyse van de kernprocessen in Vanaf januari 2014 werden de gezinnen beter geïnformeerd over de samenstelling van hun dossier en hoe we ons houden aan de wettelijke regelingen rond omgaan met beroepsgeheim en hun privacy. Hiervoor werden twee documenten opgemaakt die in de eerste weken van de begeleiding werden bezorgd. Op basis van de ervaringen van het voorbije jaar, zullen we de tekst nog verder vereenvoudigen (cfr. de andere documenten die in de vzw gebruikt worden). De contextbegeleiders zelf zullen het document overlopen en ter ondertekening bezorgen bij de start van een begeleiding en niet de directie. Verder objectiveren van beeldvorming door onder andere gebruik te maken van signalen van welzijn en veiligheid Doel verhogen van de kwaliteit van de hulpverlening en inschatting van de hulpvraag van de cliënt en zijn context Deze verbeteractie vloeide voort uit de analyse van het aandachtsgebied Assessment (zie evaluatie kwaliteitsplanning 2013). Dankzij de opleidingen Krachtgericht werken en Signs of safety, kregen we met het driekolommenmodel handvaten aangereikt om het gezin nog beter te betrekken bij het verwoorden van hun hulpvraag en het zien en benoemen van hun eigen krachten en zorgen. Bij de opgestarte gezinnen in 2014, maar ook bij heel wat lopende begeleidingen, vormde het driekolommenmodel (zorgen, krachten, doelen) de basis voor het (verdere) hulpverleningstraject. Daarnaast werd er bij risicosituaties gebruik gemaakt van een veiligheidsplan. Hierdoor kon zeer concreet en duidelijk met het gezin gewerkt worden aan het verhogen van de veiligheid van hun context. Door het zeer concreet benoemen van de risico s en het in kaart brengen van de minimale veiligheidsacties, is het ook mogelijk om te evalueren of het gezin over voldoende krachten en hulpbronnen beschikt om die veiligheid te kunnen garanderen. Indien nodig, werd dit veiligheidsplan voorgelegd en besproken met verwijzer (consulent, jeugdrechter). 5. Kwaliteitsplanning 2015 Zoals vorig jaar formuleren we opnieuw een kwaliteitsplanning voor de gehele organisatie. We maken voor het eerst een meerjarenplanning op, met name en we baseren ons hiervoor op het EFQM-model. We spreken dan ook over organisatorische aandachtsgebieden (leiderschap, beleid en strategie, personeelsbeleid,

18 middelen en samenwerking, en kernprocessen) en over resultaatsgebieden (tevredenheid van cliënten, tevredenheid van medewerkers en samenleving, en de eindresultaten). De planning wordt afgesproken op directieniveau en tijdens de kwaliteitsstuurgroep, op basis van de resultaten van de PROSE Quickscan die in alle afdeling werd afgenomen in 2014, en op basis van noodwendigheden die we ervaren in het geheel van de organisatie. De uitwerking van de kwaliteitsplanning wordt uitgevoerd in samenwerking met de medewerkers op het niveau van de voorzieningen en in supervisie van de directies. Hieronder nemen we enkel de planning voor 2015 op. Er worden, per aandachtsgebied, telkens verbeterdoel(en) aangegeven met daarbij de verschillende actie(s) Organisatorische aandachtsgebieden Leiderschap Aanpassen van de structuur van de organisatie Actie aanpassen overlegstructuur Periode voorjaar 2015 Zoals reeds aangegeven brengt de reorganisatie heel wat veranderingen met zich mee. Hierbij werd ook nagedacht over een meer efficiënte manier om te vergaderen en dossiers te evalueren. De vergaderstructuur zal vanaf januari 2015, in alle afdelingen, aangepast worden naar tweewekelijkse teamvergaderingen, tweewekelijks casusoverleg, wekelijks contextteam (afwisselend cluster Hamme, cluster Dendermonde en een gezamenlijk contextteam), een beleidsteam, een pedagogisch beleidsteam en een kwaliteitsstuurgroep. Voor elk van deze vergaderingen wordt er een bewuste keuze gemaakt van wie deelneemt aan de vergadering, wie deze vergadering leidt, wie verslag neemt en wordt veelal gewerkt met een vaste agenda. Deze nieuwe vergaderstructuur zal geïmplementeerd worden, maar zal enige tijd nodig hebben om vlot te verlopen en te groeien. We willen ook meer stilstaan bij de manier waarop vergaderingen verlopen (zie verder). Actie nieuw organogram opstellen Periode januari 2015 Er zal een nieuw organogram opgemaakt worden. Dit organogram zal op de website van de organisatie geplaatst worden. Engagement voor kwaliteit Actie opstellen van visietekst rond integrale kwaliteitszorg; deze tekst op website plaatsen; deze tekst communiceren aan medewerkers Periode februari - maart 2015

19 We willen een visietekst uitschrijven waarin vastgelegd wordt op welke manier we binnen de organisatie aan integrale kwaliteitszorg willen werken. Het uitschrijven zal gebeuren door de beleidsmedewerker in samenspraak met de directies en de kwaliteitsstuurgroep. De uitgewerkte tekst zal grondig worden doorgenomen op de diverse teamvergaderingen en zal ter inzage op de website geplaatst worden. Actie tekst/werkdocument opstellen "bepalen van de context" Periode 1ste helft 2015 Vorig jaar slaagden we er niet in om deze visietekst uit te schrijven. We willen dan ook deze actie hernemen en een visietekst uitschrijven waarin vastgelegd wordt op welke manier de context van de jongere bepaald wordt en op welke manier de jongere inspraak heeft in deze bepaling. Het uitschrijven van deze visietekst zal gebeuren door de contextbegeleiders in samenspraak met de directies en beleidsmedewerker. De voorgestelde tekst zal dan worden geëvalueerd samen met de betrokken pedagogische begeleiders en grondig worden doorgenomen op de diverse teamvergaderingen Beleid en strategie Herlezen en herwerken van het kwaliteitshandboek, in functie van het kwaliteitsdecreet, van de vzw, en van schakeldossiers/modulering De verschillende formulieren en procedures in de vzw afstemmen voor optimaal gebruik, beheer en toegankelijkheid; een goede communicatie hierover Het nieuwe kwaliteitsdecreet in acht genomen, willen we het huidige kwaliteitshandboek aan een kritische blik onderwerpen (zie acties hieronder). We willen: Actie kritische blik op het huidige kwaliteitshandboek en hiervan een werkdocument maken Periode opstart in 2015 Het kwaliteitshandboek moet een werkdocument zijn, dat door iedereen kan geraadpleegd worden. Een handboek met procedures en processen waarin pedagogische begeleiders gemakkelijk hun weg vinden en de nodige documenten kunnen raadplegen. Stafmedewerkers dienen tevens alert te zijn, wanneer zich bepaalde situaties voordoen (bv. grensoverschrijdend gedrag), om procedures te consulteren tijdens (team)vergaderingen. Actie de verschillende formulieren en procedures op elkaar afstemmen naar aanleiding van de reorganisatie en een goede communicatie hierover Periode opstart in 2015 Door de reorganisatie zijn er nog verschillende versies van kwaliteitshandboeken in de verschillende afdelingen. We willen er toe komen dat er één kwaliteitshandboek is voor de gehele organisatie, met eventueel specifieke procedures, lijsten enz. voor de verschillende afdelingen. Dit vraagt nog heel wat afstemming. Een proces dat verschillende maanden/jaren in beslag zal nemen.

20 Actie aanpassingen aan het kwaliteitshandboek die dienen te gebeuren in functie van het vernieuwde kwaliteitsdecreet Periode 2015 De nodige aanpassingen aan het kwaliteitshandboek in het licht van de voorschriften van het decreet zullen gebeuren. Actie aanpassingen in functie van EMK-werking en schakelmogelijkheden: werkdocument opmaken Periode 2015 We zullen een visietekst opmaken over hoe we als organisatie omgaan met schakeldossiers. Het uitschrijven van deze tekst zal gebeuren door de pedagogische directie, in samenspraak met het beleidsteam. Toepassing van het nieuwe kwaliteitsdecreet leidt tot verbetering van de zorgverlening We willen de kwaliteit van onze hulpverlening blijven verbeteren en evalueren. We zullen als voorziening aan zelfevaluatie doen, met als instrument PROSE. Onderstaande acties zullen daarvoor ondernomen worden: Actie afname en analyse PROSE 'Quickscan' in de verschillende afdelingen Periode oktober januari 2015 In 2014 werd er in de verschillende afdelingen een PROSE Quickscan gedaan. Begin 2015 zullen de resultaten hiervan verder besproken worden en verbeteracties bepaald worden voor de kwaliteitsplanning Actie afname en analyse nieuwe bevragingsset PROSE 'kwaliteitszorg' bij directies en stafmedewerkers. Bepalen van het groeiniveau aan de hand van het kwaliteitskader aangereikt door de overheid. Periode april - mei 2015 Er zal tevens een nieuwe bevragingsset van PROSE over het thema kwaliteitszorg geactiveerd worden. Deze vragenlijst zal ingevuld moeten worden door de directies, stafmedewerkers en de beleidsmedewerker. Na het invullen van deze vragenlijst willen we de resultaten bespreken tijdens een kwaliteitsstuurgroep waarop ook alle directies aanwezig zijn. Daarbij zullen we ook het groeiniveau waarop onze voorziening zich op dat vlak situeert, bepalen. Actie bepalen van het groeiniveau (kwaliteitskader overheid) voor het thema 'gebruikerstevredenheid Periode april - mei 205 Voor het thema gebruikerstevredenheid willen we ook op de kwaliteitsstuurgroep en samen met de directies, bekijken op welk groeiniveau, volgens het kader van de overheid, we ons als voorziening bevinden. Op die manier kan ook verder bepaald worden op welk vlak we ons willen verbeteren, welke zaken geëvalueerd en/of bijgestuurd dienen te worden.

21 Actie uitwerken procedure 'grensoverschrijdend gedrag' Periode 1 ste helft 2015 Deze actie werd vorig jaar opgenomen in de kwaliteitsplanning (2014). Deze procedure werd echter nog niet volledig uitgewerkt. In de eerste helft van 2015 willen we deze procedure uitwerken. In de regio werd een werkgroepje opgestart om reflecties uit te wisselen en aan deze procedure te werken. De beleidsmedewerker van de organisatie neemt deel aan deze werkgroep. Deze werkgroep plant enkele bijeenkomsten begin Tegen mei 2015 willen we graag een finale versie van deze procedure in het licht van de voorschriften van het decreet. We willen ook dat deze procedure gelijklopend en toepasbaar zal zijn in het geheel van de organisatie. Ook dit zal worden voorbereid door stafleden in nauwe samenwerking met de clusterdirecties en de algemene directie. Actie opmaken van een procedure 'omgaan met agressie' en systematische communicatie in beide clusters Periode voorjaar 2015 We willen een procedure of tekst uitschrijven waarin vastgelegd wordt op welke manier we binnen de organisatie omgaan met agressie. We vertrekken hiervoor van reeds bestaande documenten over dit thema in de verschillende afdelingen. Het is de bedoeling om een tekst te voorzien die kan geraadpleegd worden wanneer er zich een situatie van agressie voordoet. We willen in deze tekst aandacht geven aan preventie, interventie en nazorg, zowel voor cliënten als voor medewerkers. Het uitschrijven zal gebeuren door de beleidsmedewerker in samenspraak met de directies en de kwaliteitsstuurgroep. De uitgewerkte tekst zal grondig worden doorgenomen op de diverse teamvergaderingen, zal worden opgenomen in het kwaliteitshandboek en ter inzage op de website geplaatst worden. Actie verdere uitwerking van de procedure 'verontrusting' met betrekking tot eigen werking Periode 2 de helft 2015 Enige tijd geleden werd er in de regio korte tijd een werkgroepje opgericht om te werken aan de procedure verontrusting. Hieruit kwam een stappenplan tot stand dat gevolgd kan worden wanneer er zich een verontrustende situatie voordoet. Dit stappenplan dient echter nog verder vertaald te worden naar de concrete werking van onze voorziening. Medewerkers worden betrokken bij integrale kwaliteitszorg Actie dialoog aangaan met alle medewerkers tijdens de dagelijkse praktijk Periode 2015 denkdag/medewerkersdag voor alle medewerkers organiseren met behulp van Actie Koen Joly (extern) Periode 20 en 22 oktober 2015 Beide bovenstaande acties zouden ertoe moeten bijdragen om de medewerkers meer te betrekken bij integrale kwaliteitszorg en het beleid in onze voorziening.

22 Enerzijds willen we tijdens de dagelijkse praktijk de dialoog aangaan met alle medewerkers. Op die manier willen we als directie en stafleden zicht krijgen op wat leeft in de voorziening. Anderzijds willen we meer concreet actie ondernemen op dit vlak. In samenwerking met Keik, Koen Joly, willen we de medewerkers mee in beweging brengen om verder te werken aan de kwaliteit dat geboden wordt in onze organisatie. Op 20 en 22 oktober zal Koen Joly, samen met de directies en de beleidsmedewerker, ervoor zorgen dat medewerkers op een interactieve manier hun steentje kunnen bijdragen aan de kwaliteitszorg en het beleid. Actie Overdracht van nieuwe procedures en veranderingen in de sector naar de organisatie Periode 2015 We willen als organisatie blijven inspelen op veranderingen die zich voordoen in onze sector. De beleidsmedewerker, in samenwerking met de algemene directie, zal nieuwigheden, onder andere op vlak van kwaliteit, overbrengen naar de organisatie Personeelsbeleid Systematische opleiding/bijscholing bieden aan medewerkers Actie aandacht geven aan het van elkaar leren (verschillende entiteiten) Periode 2015 Actie uiteenzetting van het spelmateriaal, bibliotheek, toegankelijk voor alle medewerkers Periode 18 november 2015 Actie nagaan van de vormingsnoden voor 2016 Periode einde 2015 In het najaar van 2015 zullen we een korte vragenlijst door de medewerkers laten invullen. Op die manier willen we peilen naar de vormingsnoden en zoeken naar (een) geschikt(e) vorming(en) voor Actie vorming "visualisaties voor mensen met een beperking" aanbieden aan de contextbegeleiders Periode april 2015 Daar we merkten dat we toch wel vaak te maken krijgen met ouders/context met een beperking willen we meer inzetten op de manier om deze ouders te betrekken en hun ouderrol te laten opnemen. In april zal er voor de contextbegeleiders een vorming georganiseerd worden rond visualisaties voor mensen met een beperking.

23 Bewaken van de taakbelasting van medewerkers Actie delegeren van verantwoordelijkheden tot op het laagst mogelijke niveau Periode 2015 Actie ondersteuning bieden aan nieuwe functie/taken; aanpassen functieprofielen Periode Zoals eerder vermeld heeft de reorganisatie onder andere als doel om verantwoordelijkheden tot op het laagst mogelijke niveau te delegeren. Pedagogische begeleiders dienen meer betrokken te worden bij het individuele traject van de cliënt. Begeleiders moeten mede-eigenaar worden en teams moeten meer zelfsturend werken. Dit is een proces dat in de verschillende teams doorgemaakt zal worden. Dit proces zal maanden/jaren duren en zal begeleid worden door de directies en stafleden die hierbij een ondersteunende en coachende rol hebben. De reorganisatie heeft enkele functies gecreëerd en/of veranderd. Iedere medewerker moet de tijd krijgen om zich verder te ontplooien in deze (nieuwe) functie. In 2015 zullen ook de nodige functieprofielen verder aangepast en/of uitgewerkt worden Middelen en samenwerking Middelen optimaal benutten; informatie correct beheren en zorgen voor geschikte infrastructuur Actie inrichten van een nieuwe ruimte voor de contextbegeleiders (cluster Hamme) Periode januari - maart 2015 In de cluster Hamme zal een ruimte voorzien worden waar de contextbegeleiders landschapsburelen krijgen. Deze ruimte zal volledig worden ingericht door een externe firma. Er wordt gepland dat deze ruimte afgewerkt zal zijn eind februari Actie uniformiseren van de ICT Periode voorjaar 2015 We willen het hele ICT-systeem uniformiseren voor de gehele vzw. Op die manier zou enerzijds de communicatie moeten vereenvoudigen en anderzijds documenten gemakkelijker te raadplegen zijn. Samen met IT1 zal gekeken worden naar de best mogelijke oplossing om dergelijk systeem uit te werken. We denken er bijvoorbeeld aan om voor alle begeleiders een eigen account te voorzien met een eigen adres. Actie implementatie van nieuwe werking elektronisch dossier 'Het Journaal': informeren van medewerkers en implementeren in de dagelijkse werking Periode maart - april 2015 We willen investeren in een elektronisch dossier, genaamd het Journaal. Tot nu toe werden alle documenten met betrekking tot de werking en tot de jongeren bijgehouden in

24 Word- en Exceldocumenten. Een elektronisch dossier moet ervoor zorgen dat alle informatie over cliënten en context gemakkelijk kan bijgehouden en opgevraagd worden. Om deze werking te implementeren zullen er in maart 2015 twee opleidingsdagen voorzien worden voor alle medewerkers van de organisatie. Actie opstellen van een veiligheidsplan Periode 2015 In 2014 werd één van de bedienden aangeduid als veiligheidscoördinator. Deze persoon zal in nauw overleg met directies en in samenwerking met de regio een veiligheidsplan opstellen. Hiermee willen we, in het licht van het decreet en de privacywetgeving, ervoor zorgen dat er een informatieveiligheidsbeleid uitgewerkt wordt - waarin de strategieën en de weerhouden maatregelen voor gegevensbeveiliging nauwkeurig worden omschreven Kernprocessen De hulpverlening is efficiënt en doelgericht Actie gebruik van het elektronisch dossier 'Het Journaal' en de procedure 'toegang tot het dossier' aanpassen Periode 2015 Zoals hierboven vermeld zal er een programma voor een elektronisch dossier aangekocht worden. Het is de bedoeling dat het oude systeem van dagboeken en gegevensverzameling van cliënten en context verdwijnt en dat alle begeleiders in Het Journaal werken. Op deze manier willen we het raadplegen van individuele dossiers vereenvoudigen, en gegevens centraliseren. Bijgevolg zal ook de procedure toegang tot het dossier aangepast moeten worden. Actie informeren en implementatie van werkmiddel 'Kid-ok-kit' (kinddossier voor -12 jarigen): participatie van kinderen Periode maart - april 2015 Actie gebruik 'Toolkoffer' aanwakkeren: aangereikte tools om met kinderen/jongeren te werken vanuit opleiding krachtgericht werken Periode 2015 In 2014 werd voor alle begeleiders van de residentiële afdelingen de opleiding krachtgericht werken met groepen georganiseerd. Begeleiders kregen nieuwe tools aangereikt om met kinderen/jongeren individueel te werken. Enkele begeleiders van de verschillende afdelingen volgden in 2014 ook de opleiding Kid-ok-kit (geschikt voor kinderen van 0-12 jaar). Deze methodiek geeft handvaten om jonge kinderen te betrekken bij hun hulpverleningstraject.

25 We willen in 2015 beide methodieken overbrengen aan alle medewerkers. We zorgen ervoor dat de methodieken toegankelijk zijn voor iedereen. Op de verschillende teamvergaderingen zal de Kid-ok-kit voorgesteld worden. Directies en stafleden zorgen ervoor dat deze methodieken actueel gehouden worden door tijdens vergaderingen hiernaar te verwijzen. Actie implementeren van methodiek 'oplossingsgericht werken' tijdens overlegmomenten (bv. casusoverleg) Periode maart 2015 We willen de vergadertijd optimaler benutten en vertrekken vanuit een meer positieve insteek. Hiervoor willen we gebruik maken van de methodiek oplossingsgericht werken. De contextbegeleiders voor t Kompas hebben al heel wat ervaring met deze methodiek. Deze methodiek zal enigszins vertaald worden zodat het ook toepasbaar is in de residentiële afdelingen en het dagcentrum. Van bij de start van de reorganisatie zal deze methodiek in op alle teamvergaderingen voorgesteld worden door de coördinerend pedagogische directie en de beleidsmedewerker. Tijdens het casusoverleg zal concreet met deze methodiek aan de slag gegaan worden door de begeleiders met ondersteuning van de stafmedewerkers en clusterdirecties. Actie ouders betrekken bij dagelijkse werking: Dageraad - familiedag 14 april 2015; Kinderhuis - BBQ juni 2015; Abelia - paaszoektocht, BBQ, vormingen. Periode 2015 We proberen de ouders te betrekken in de dagelijkse werking. In de residentiële afdeling in Hamme wordt een familiedag georganiseerd waarop de jongeren en hun context uitgenodigd worden. In de residentiële afdeling in Dendermonde is er een jaarlijkse BBQ waarop de ouders uitgenodigd worden. Het dagcentrum zal dit jaar een paaszoektocht, een BBQ en een tweetal vormingen organiseren waarbij de context betrokken wordt. Ook vanuit het contextteam worden er inspanningen gedaan om ouders te betrekken Resultaatsgebieden Tevredenheid van cliënten en verwijzers De tevredenheid van cliënten behouden en verhogen Actie meer expliciete aandacht voor de klachtenprocedure (tijdens teamoverleg, tijdens intake, en Kid-ok-kit als werkinstrument) Periode 2 de helft 2015 Uit voorgaande inspecties is naar voor gekomen dat er meer expliciet aandacht besteed moet worden aan de klachtenprocedure. Tijdens het teamoverleg is het onderwerp klachten een vast item. Ook tijdens de intake willen we meer de nadruk leggen dat we een klachtenprocedure hebben en waar mensen terecht kunnen eventuele klachten. Het werkinstrument Kid-ok-kit dat in 2015 zal geïmplementeerd worden, bevat ook werkblaadjes om met kinderen te praten rond klachten.

26 Actie opmaken tevredenheidsenquête voor -12 jarigen in Dageraad en voor contextteam Periode najaar 2015 We willen meer aandacht geven aan de participatie van -12 jarigen. Hiervoor zal ook een tevredenheidsmeting gemaakt worden voor -12 jarigen in de afdelingen waar dit nog niet voorhanden is Tevredenheid van medewerkers De tevredenheid van medewerkers bevragen en verhogen Actie afname 2-jaarlijkse tevredenheidsmeting voor medewerkers Periode najaar 2015 Gedurende de tweede helft van het jaar nemen we opnieuw de tevredenheidsenquêtes voor alle personeelsleden af. Op basis van de resultaten hiervan kan besloten worden om actiepunten op te stellen ten einde de tevredenheid van het personeel te verhogen. Deze zaken worden besproken en concreet gepland op het beleidsteam, kwaliteitsstuurgroep en/of teamvergaderingen.

27 Bezetting (%) 6. Cijfermateriaal 6.1. Bezettingsgraad Bezettingsgraad Dageraad Kinderhuis Abelia t Kompas gemiddelde in vzw 86 kwartaal 1 kwartaal 2 kwartaal 3 kwartaal 4 De gemiddelde bezettingsgraad in de vzw lag voor het jaar 2014 op 95,8%. Op afdelingsniveau betekende dit: Abelia 99,0% Dageraad 95,2% Kinderhuis 94,9% t Kompas 94,2% Rekening houdend met de opnameduur die nodig is bij het vrijkomen van een plaats kunnen we concluderen dat in alle afdelingen de bezettingsgraad vrij hoog ligt. De cijfers liggen een klein beetje (een fractie van een percent) lager dan het vorige jaar. We stellen vast dat de laatste vijf jaar de bezettingsgraad vrij stabiel is. Voor de vzw betekent dit dat er steeds meer dan 95% van de plaatsen ingevuld zijn. Geen enkele van de afdelingen is gedurende deze periode lager bezet geweest dan 92%

28 Aantal nieuwe opnames Bezetting (%) Bezettingsgraad ,00 102,00 100,00 98,00 96,00 94,00 92,00 90,00 88,00 86,00 jaar 2010 jaar 2011 jaar 2012 jaar 2013 jaar 2014 Dageraad Kinderhuis Abelia t Kompas gemiddelde vzw 6.2. Plaatsende instanties 25 Aantal opnames/begeleidingen in 2014 plaatsende instantie OCJ Dendermonde OCJ Sint-Niklaas Jeugdrechtbank Dendermonde Jeugdrechtbank Gent Jeugdrechtbank Antwerpen ITP 0 Dageraad Kinderhuis Abelia t Kompas Opmerkelijk voor het jaar 2014 is dat het aantal opnames in de verblijfsafdelingen een stuk lager ligt dan de voorbije jaren. Dit is te wijten aan het kleiner aantal begeleidingen die werden afgesloten in 2014, zodat het aantal vrije plaatsen gedurende het jaar beperkt was. In de thuisbegeleidingsdienst t Kompas lag het aantal nieuw gestarte begeleidingen wel veel hoger, namelijk 22 opgestarte begeleidingen en 3 crisisbegeleidingen. Opmerkelijk is dat het Ondersteuningscentrum Jeugdzorg (OCJ) bijna uitsluitend begeleidingen startte in de ambulante afdelingen, enkel het OCJ Sint-Niklaas startte 1 begeleiding in

29 aantal begeleidingen Aantal begeleidingen een verblijfsafdeling. Alle andere opnames in de verblijfsafdelingen werden verricht via de jeugdrechtbanken Afsluiting begeleidingen in 2014 Afgesloten begeleidingen in 2014 naar verwijzer Jeugdrechtbank Dendermonde Jeugdrechtbank Gent OCJ Dendermonde OCJ Sint-Niklaas Crisis A-dossier 0 Dageraad Kinderhuis Abelia t Kompas Het aantal afgesloten begeleidingen in de verblijfsafdelingen was vrij beperkt in vergelijking met de vorige jaren. Vooral in het kindertehuis Dageraad lag dit aantal veel lager dan de vorige jaren. Enkel in de thuisbegeleidingsdienst t Kompas lag dit aantal vrij hoog: 27 afgesloten dossiers op een capaciteit van 32 begeleidingen. Bestemming afgesloten begeleidingen in Dageraad Kinderhuis Abelia t Kompas thuis andere voorziening zelfstandig wonen pleeggezin context OOOC VAPH

30 aantal begeleidingen Meer dan 60% van de afgesloten hulpverleningen resulteerden in een terugkeer of een verder verblijf in het gezin van oorsprong of in het contextmilieu. Uiteraard is dit vooral van toepassing voor de thuisbegeleidingsdienst (nl. 70% van de kinderen en jongeren), maar ook in iets mindere mate (44%) gebeurde dit ook in de verblijfsafdelingen. Daar groeiden ook 2 jongeren (22%) door naar zelfstandigheid. In deze afdelingen werden 3 jongeren (34%) doorverwezen naar een andere voorziening; in de ambulante afdelingen gebeurde dit voor 29% van de jongeren Begeleidingen in 2014 De duur van de begeleidingen is duidelijk verschillend tussen de verblijfsafdelingen en de ambulante afdelingen. Eén derde van de begeleidingen hadden in t Kompas op 31/12/2014 een looptijd van minder dan 6 maanden, daar bovenop had nog eens 23% een looptijd tussen 6 maanden en een jaar. In de verblijfsafdelingen daarentegen verbleven 50% van de bewoners reeds meer dan 18 maanden in de voorzieningen. De gemiddelde begeleidingsduur in het dagcentrum zat tussen deze beide uitersten in Duur begeleidingen in Dageraad Kinderhuis Abelia t Kompas 0 < 6 maand 6m - 12 m 12 m -18 m > 18 maand De jeugdrechtbank (JRB) Dendermonde blijft al jaren de grootste verwijzer voor onze organisatie; in elk van de voorzieningen is JRB Dendermonde het meest aanwezig. Het OCJ Dendermonde is dan weer eerder aanwezig als verwijzer voor de beide ambulante voorzieningen, waardoor zij de tweede verwijzer zijn voor de organisatie in zijn geheel. De beide verwijzers samen vormen het grootste gedeelte van de verwijzingen. Opvallend is ook hier het verschil tussen de verblijfsafdelingen en de ambulante diensten: 72% van de bewoners in de verblijfsafdelingen werden geplaatst door de jeugdrechtbanken, hier boven verbleef 20% van de bewoners zonder verwijzer in de voorzieningen (+18-jarigen en kinderen met een A-dossier). Slechts 8% van de bewoners werden geplaatst door een OCJ.

31 aantal Aantal In de ambulante afdelingen werden dan weer 45% van de begeleidingen opgestart vanuit het OCJ, tegenover 42% vanuit de jeugdrechtbank. Slechts 2 jongeren werden verwezen vanuit een gerechtelijk arrondissement buiten Dendermonde. Begeleidingen in 2014 naar verwijzer Dageraad Kinderhuis Abelia t Kompas vzw zonder verwijzer Jeugdrechtbank Dendermonde Jeugdrechtbank Gent Jeugdrechtbank Antwerpen OCJ Dendermonde OCJ Sint-Niklaas OCJ Aalst ITP 6.5. Samenstelling bewoners De leeftijd van de jongeren die op 31/12/2014 begeleid werden in de verbijfsafdelingen lag vrij hoog: 53% van deze jongeren is 15 jaar of ouder. Slechts 5% (namelijk 2 bewoners) was jonger dan 6 jaar. In Dageraad was 60% van de bewoners 15 jaar of ouder. Deze afdeling richt zich dan ook vrij sterk op de begeleiding van adolescenten. Nochtans waren ook in deze afdeling 9 kinderen (33%) tussen 7 en 12 jaar oud. Leeftijd lopende begeleidingen op 31/12/ jaar jaar 7-12jaar 3-6 jaar 2 jaar 0 Dageraad Kinderhuis Abelia t Kompas

32 aantal Bij de ambulante diensten was er een meer evenwichtige spreiding van de leeftijd van de begeleide jongeren: 65% van de kinderen waren jonger dan 12 jaar. Dit is vooral zo in het dagcentrum Abelia waar 70% van de kinderen jonger was dan 12 jaar en slechts 10% 15 jaar of ouder. Deze afdeling richt zich dan ook vooral op kinderen tot 14 jaar Aanwezigheid naar geslacht Geslacht lopende begeleidingen op 31/12/ meisjes jongens Dageraad Kinderhuis Abelia t Kompas De verhoudingen jongens/meisjes is in Dageraad, Kinderhuis en Abelia ongeveer in evenwicht. Door de thuisbegeleidingsdienst t Kompas werden heel wat meer meisjes dan jongens begeleid. Dit is waarschijnlijk wel aan toeval te wijten. Opmerkelijk voor het kindertehuis Dageraad is dat er meer jongens (55%) dan meisjes (45%) werden begeleid, daar waar de afdeling de Vlasbloem zich vooral richt op adolescente meisjes.