Op weg naar acties op de korte termijn

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Op weg naar acties op de korte termijn"

Guus Verbeke
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 CONGRES PROFESSIONEEL OPDRACHTGEVERSCHAP EN VERNIEUWEND AANBESTEDEN VAN VERSLAG Lezing: Spreker(s): Verslaglegging: Op weg naar acties op de korte termijn Christoph Maria Ravesloot Tine van Langelaar Bij het versnellen van duurzaamheid loopt men vaak tegen belemmeringen aan. Waar heeft u last van? En hoe kunnen we dit versnellen? Hoe neemt u die eerste kleine stap? Brainstormsessies blijken het meest succesvol indien café situaties worden nagebootst. Mensen voelen zich hier op hun gemak waardoor ruimte voor creativiteit ontstaat. Nadelen van deze situatie zijn dat situaties niet altijd na te vertellen zijn, mensen worden soms te dronken en vaak is de baas niet aanwezig waardoor draagvlak ontbreekt. Om processen succesvol te versnellen heeft Ravesloot de volgende formule bedacht: DIK = IN x OR x DE waarbij DIK staat voor de integrale kwaliteit; IN staat voor inhoud en innovatie; OR betekent organisatie (vorm) en DE symboliseert draagvlak en evaluatie. Het gaat hierbij om het maximaliseren van het leervermogen. Vervolgens wordt een voorbeeld gegeven van 10 apen in een kooi. Bovenin de kooi hangt een banaan maar alleen als de apen samenwerken, kunnen ze de banaan pakken. Als één aap naar boven klimt, krijgt de rest een koude douche. De aap die naar boven klimt en de rest een koude douche bezorgd, wordt steeds uit de kooi gehaald waarna een nieuwe aap erin wordt gezet. De apen die al nat zijn geworden, verbieden de nieuwe aap naar boven te klimmen, maar die weet niet waarom. Op een gegeven moment zijn alle apen gewisseld en durven ze geen van allen meer naar boven te klimmen, maar niet één aap weet waarom. Zoals Einstein het al verwoordde: Je kunt een bestaand probleem niet oplossen met het niveau van denken wat dat probleem gecreëerd heeft. In de brainstormsessie, die nu volgt, moeten deelnemende partijen (waterschappen, zorginstellingen en woningcorporaties) eerst oplossingen bedenken voor procesversnelling en deze vervolgens inventariseren op: - Wat kun jij doen? - Waar heb je collega s voor nodig? - Wat heb je nodig van de omgeving? Tijdens de eerste ronde worden een aantal opmerkingen gemaakt. Het belangrijkste is om de denken werkwijze van mensen te veranderen. Dit moet in alle lagen van de organisatie gebeuren; van operationeel niveau tot en met de directie. Als niet alle neuzen dezelfde kant uit wijzen, is er onvoldoende draagvlak voor verandering.

2 Een deelnemer Vastgoedonderhoud merkt op dat zelfs als iedereen in de organisatie welwillend is, dan nog kost het geruime tijd om een cultuurverandering door te voeren. Hij heeft gemerkt dat je voor het gehele proces (van het voorstellen van de verandering tot en met de uitvoering daarvan) zeker 2x 10 jaar bezig bent. Hij vraagt zich serieus af of je in een commerciële organisatie zoiets überhaupt wel kunt doen; 1/3 van het personeel blijkt weg te gaan en 1/3 kijkt eerst de kat uit de boom, waardoor slechts 1/3 daadwerkelijk actief aan de slag gaat. Is dit een wenselijk scenario? Vernieuwen dient dus heel voorzichtig te gebeuren. Een andere deelnemer (woningbouw en aannemer achtergrond) merkt op dat mensen niet weten hoe ze moeten veranderen. Ieder mens hangt van zekerheden aan elkaar. Hier is wel een groot verschil waar te nemen tussen creatievelingen en techneuten. Bij procesvernieuwing moet je jezelf tijd gunnen om te experimenteren omdat er simpelweg geen blauwdrukken bestaan. Net zo belangrijk is om niet afgerekend te worden bij het maken van fouten. Dit schrikt mensen af. Om de pilots heen zie je ook veel veranderen. Zichtbare positieve resultaten stimuleren de beweging. Een deelnemer van een woningcorporatie merkt op, dat hij veel interne vertragingen tegenkomt. Zo moeten soms wel zes handtekeningen onder een stuk gezet worden. Daarbij noemt hij een extreem voorbeeld van de ontwikkeling van een schoolgebouw waarbij al het beschikbare geld aan ontwikkelkosten is opgegaan. De kinderen hebben nu nog steeds geen schoolgebouw. Als je gedurende de eerste drie bouwfasen alles lean organiseert, voorkom je dit soort ellende. Als een aannemer de contracten maakt, hang je jezelf op. De interne cultuur bij woningcorporaties wordt met stroop vergeleken. In het commerciële circuit acteert men veel sneller, is zijn mening. De nieuwe pijlers voor organisaties, ongeacht welke, zouden eigenlijk gefundeerd moeten zijn op Design & Construct en duurzaamheid. Resultaten kaartjes ronde 1 Wat kun jij doen? - Meer mensen / disciplines betrekken bij het formuleren van de vraag - Hoe wil ons moeder het? - Studenten bewust maken dat ze het gewicht meer in het voortraject moeten leggen - De expert (de aannemer) ook zijn rol geven - Doorvragen - Doe ik het thuis ook zo? - Leren uit andere sectoren / kruisbestuiving (bv. industrie / Rijkswaterstaat) - Lef hebben om het anders te doen - Sigarendoos = pakje kauwgom (beschrijfbaar) - Blanco instappen - Vertrouwen intern (bestuur) en extern - Open dialoog - Tijd vrijmaken

3 - Eerst dromen - Open staan voor alternatieven - Vraag / probleem definiëren + kader met randvoorwaarden scheppen - Kaders helder omschrijven: budget, tijd, etc. - In het nieuws profileren = positieve stimulans - Mensen helpen in het anders denken en doen - Op zoek naar de interessante massa voor ketenintegratie bij opdrachtgever - Vertrouwen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer herstellen - Kansen zien - Vertrouwen geven - Vakmanschap - Brengen - Winst voor alle partijen vooraf vastleggen - Transparantie / openheid - Lean planning standaardiseren (dus altijd doen) - Bestuurder persoonlijk aansprakelijk én geïnteresseerd voor meer en minder werk maken in geval van laagste prijs - Hoe vertalen naar werkvloer (bv. met hesjes en ketenbreed uurtarief) - Wat verwacht de klant? - Individuele informatie (in aanbestedingen) vroeg in het traject op gang brengen - Selecteren op competenties en niet op ervaringen / referenties - Functioneren van het team tijdens aanbesteding Resultaten kaartjes ronde 2 Waar heb je collega s voor nodig? - Organiseren van een goed gesprek - Kwestie benoemen - Psychologische veiligheid (openheid, vertrouwen) - Roddel plek - Creatief proces starten - Vanuit BAM twee projecten zoeken die we al gedaan hebben voor een corporatie en die evalueren - Het verslag van deze dag delen met niet-aanwezige corporaties en andere opdrachtgevers - Film met meningen over ketensamenwerking inbrengen in dit proces

4 - Dialoog samenwerkingsvaardigheid - Een pilot project opstarten - Beloningssysteem bedenken voor duurzaam en slim bouwen - De architect onder verantwoordelijkheid van de aannemer laten werken - Risico s bespreekbaar maken - Pilot kiezen op de bres - Commitment organiseren in organisatie voor ketensamenwerking - De juiste vraagspecificatie (PvE, functioneel, etc.) - Tevredenheid gebruikers - Lean: besluitvorming (sneller) Doel: snellere doorlooptijd bespreekbaar maken probleem en doel. Gezamenlijk tot oplossing komen. - Partners zoeken selecteren op basis van criteria - Gebruikers erbij betrekken - Beleid / visie vaststellen - Bereidheid van de keten - Discussie initiëren; wat is hard en wat is zacht t.a.v. project - Inkoop door (semi)overheid op prijs én kwaliteit - Ontwerpen met de gebruiker doen we in de zorg al bij woningbouw is dat lastig - Bestuurders enthousiasmeren - Onderwijs: vernieuwend opdrachtgeverschap in onderwijs inbrengen Resultaten kaartjes ronde 3 Wat heb je nodig van de omgeving? - Managen van verwachtingen - Toetsen regelgeving, halen bij overheid - Verbod op de traditionele bouwkolom - Traditionele processen loslaten out of the box denken - Contractwijs - Doelen in tijd, strak de deadline in het vizier houden, druk maakt creatief - Ik bied maximale ruimte voor het leveren van een oplossing door de markt - Denken in waarde van het project - In teams persoonlijke fasen onderzoeken en bij elkaar proberen (te laten) brengen daarmee makkelijker samen verder - Afdelingsschuttingen afbreken, gaan samenwerken en processen stroomlijnen

5 - Lean aan de voorkant d.w.z. sneller tot een definitief besluit komen, meer effectief - Branche organisatie kan rol vervullen in: verspreiden van good practices en kennis borgen - Concurrentie tussen ketens / consortia: onderling, onafhankelijk van de opdrachtgever - Heldere randvoorwaarden - Ontwikkel visie en wensen - Inschrijven met financiële bandbreedte - Infracultuur prijs (hoe je het gedaan hebt); belonen van goed gedrag - Meer ontdekken en vastleggen wat je geleerd hebt; experimenteren / meer ruimte - Bedrijfsproblemen - Inzicht krijgen in elkaars bedrijfsprocessen voor de start van een project - Ik selecteer alleen degene die het beste mijn vraag kan beantwoorden - Organisatie doelstelling als drijfveer voor uitvraag - Buiten - Slim en snel - Aangeven wat je niet wilt - Visie en draagvlak - Eigen aanbestedingsbeleid (AO / IC)

Vergelijkbare documenten

De kracht van een goede opdracht

PREVIEW De kracht van een goede opdracht Het moment is nu Als er íets zeker is, dan is het wel dat dit een bijzonder interessante tijd is om bij een woningcorporatie te werken. Naast de sociale opgave