Opdrachtgevend bestuur: Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum - OPZC Rekem. Daalbroekstraat 106 te 3621 Rekem - Lanaken

Transcriptie

1 Opdrachtgevend bestuur: Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum - OPZC Rekem Daalbroekstraat 106 te 3621 Rekem - Lanaken Bestek inzake een overheidsopdracht voor: DIENSTEN Raamovereenkomst voor het leveren, installeren en onderhouden van programmatuur voor diverse beheerstoepassingen voor een psychiatrisch ziekenhuis en een psychiatrisch verzorgingstehuis Referentie OPZC2013/1006/up/pj via Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Uiterste datum voor het indienen van de offertes: 6 mei 2014 om 15 uur Opening van de offertes: op datum van 6 mei 2014 om 15 uur in het OPZC Rekem, Daalbroekstraat 106 te 3621 Rekem - Lanaken - lokaal aankoopdienst. 1

2 INHOUDSOPGAVE I. INLEIDING... 4 I.1 SITUERING OPZC REKEM... 4 I.2 INLICHTINGEN... 4 II. ALGEMENE BEPALINGEN... 5 II.1 AANBESTEDENDE OVERHEID... 5 II.2 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 5 II.3 WIJZE VAN GUNNEN... 6 II.4 TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING... 7 II.5 TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANK... 7 II.6 LOOPTIJD... 7 II.7 OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN... 7 III. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 9 III.1 VERLOOP VAN DE PROCEDURE... 9 III.2 UITNODIGING TOT INDIENEN VAN EEN OFFERTE TEN BEHOEVE VAN DE RAAMOVEREENKOMST, INDIENEN OFFERTE EN GUNNING RAAMOVEREENKOMST III.2.1 Indienen offertes, evaluatie van de ingediende offertes en gunnen raamovereenkomst III.2.2 Uitnodiging tot indienen van een offerte met betrekking tot een specifieke opdracht, indiening offerte en gunning specifieke opdracht III.2.3 Onderhandelingen III.3 UITSLUITINGSGRONDEN III.4 BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING) - VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING) III.5 VERENIGING ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID (ART. 55 KB PLAATSING) III.6 VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) III.7 OPTIES (ART. 10 KB PLAATSING) III.8 TAALGEBRUIK III.9 VERTROUWELIJKHEID III.10 VERBOD OP AFSPRAKEN IV. OFFERTE OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD IV.1 INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES IV.2 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE IV.3 VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING) IV.4 GUNNINGSCRITERIA IV.4.1 Gunningscriteria raamovereenkomst IV.4.2 Gunningscriteria minicompetitie IV.5 PRIJS EN PRIJSHERZIENING (ART. 13, 16, 19, 20 EN 21 KB PLAATSING) IV.6 OPDRACHT PER MINICOMPETITIE IV.7 LEVERINGSADRES V. UITVOERING VAN DE OPDRACHT V.1 LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING) V.2 BORGTOCHT V.3 UITVOERINGSTERMIJN V.4 VEREISTEN V.5 GEHEIMHOUDING - PRIVACYBESCHERMING EN BEVEILIGING V.6 BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ART. 17 KB PLAATSING) V.7 FACTURATIE EN BETALING V.8 SANCTIES, RECHTSVORDERINGEN EN VERTRAGINGSBOETES (ART. 45, 46 EN 154 KB UITVOERING)

3 V.9 VOORLOPIGE OPLEVERING V.10 GARANTIE V.11 DEFINITIEVE OPLEVERING V.12 GESCHILLEN VI. TECHNISCHE BEPALINGEN VI.1 DWINGENDE TECHNISCHE BEPALINGEN VI.2 ALGEMEENHEDEN VI.2.1 Omvang van de opdracht (zie II 2) VI.2.2 Aflevering en installatie VI.2.3 Onderhoud en ondersteuning VI.2.4 Opleidingen VI.2.5 Documentatie VI.2.6 Aansprakelijkheid VI.2.7 Overdracht rechten en verplichtingen - onderaanneming VI.2.8 Overmacht VI.2.9 Audit VI.2.10 Contactpersonen VI.2.11 Aanvulling - Aanpassing - Wijziging van dit bestek en de opdracht VI.2.12 Algemene bepalingen met betrekking tot Exit VI.2.13 Bijstand na beëindiging van de basisovereenkomst VI.2.14 Afstand van recht VI.2.15 Aanwervingsclausule VI.2.16 Aanvullende algemene bepalingen

4 I. Inleiding I.1 Situering OPZC Rekem Het Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Rekem (OPZC Rekem) is een Extern Verzelfstandigd Agentschap van de Vlaamse overheid (EVA) behorend tot het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Het OPZC Rekem is een agentschap met rechtspersoonlijkheid. Het OPZC Rekem werd erkend als psychiatrisch ziekenhuis voor de behandeling van 288 patiënten en als psychiatrisch verzorgingstehuis (PVT) voor de verzorging van 214 bewoners. De afdelingen zijn verspreid over 4 campussen: campus Rekem (Daalbroekstraat 106, 3621 Rekem), campus PVT Rekem (Daalbroekstraat 108, 3621 Rekem), campus PVT Rado (Koning Albertlaan 102, 3620 Lanaken) en campus PVT MIN (Lange Scholiersstraat 98, 2060 Antwerpen). Daarnaast zijn er personeelsleden van het OPZC Rekem werkzaam in mobiele teams van het project 'artikel 107' en in diverse andere projecten zoals ondermeer de schakelteams forensische zorg. De jaaromzet van OPZC Rekem bedraagt ca. 29 miljoen euro. I.2 Inlichtingen Inlichtingen over deze offerteaanvraag kunnen bekomen worden tijdens werkdagen van tot 12.00u en van tot 16.00u bij: Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Rekem Daalbroekstraat Rekem - Lanaken Functioneel-technische inlichtingen IT: Patrick Janssen, Informaticus Tel , patrick.janssen@opzcrekem.be Financieel-administratieve inlichtingen: Walter Vandeneede, Algemeen directeur Tel.089/ , walter.vandeneede@opzcrekem.be Urbain Peters, Diensthoofd aankoopdienst Tel , urbanus.peters@opzcrekem.be 4

5 II. Algemene bepalingen II.1 Aanbestedende overheid Deze opdracht wordt uitgeschreven door het extern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid OPZC Rekem. OPZC Rekem Daalbroekstraat Rekem - Lanaken Briefwisseling met betrekking tot deze opdracht moet verzonden worden aan: OPZC Rekem t.a.v. Aankoopdienst Daalbroekstraat Rekem - Lanaken Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan: OPZC Rekem t.a.v. dhr John Vanacker, administrateur-generaal Daalbroekstraat Rekem - Lanaken Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven. II.2 Beschrijving van de opdracht Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet Overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni Voorwerp van deze diensten: Raamovereenkomst via een onderhandelingsprocedure met bekendmaking voor het leveren, installeren en onderhouden van programmatuur voor diverse beheerstoepassingen. CPV-classificatie: Het OPZC Rekem werkt momenteel met het IBM AS 400 systeem, waarop de facturatie en patiëntenadministratie worden verwerkt. Ook de programmatuur voor keuken (E-MAGISTER), het apotheekpakket (C-CONSULT advice bvba), het boekhoudpakket (C-CONSULT advice bvba) en het aankooppakket (IBS-PAS) zijn hieraan gekoppeld. Met betrekking tot het veiligheidsmanagementssysteem en het intranet wordt gewerkt met 'INFOLAND'. Met betrekking tot het personeelsbeheer wordt gewerkt met het programma 'ARNO'. Voor de tijdsregistratie van personeelsleden wordt gewerkt met 'EFFICIENT'. Met betrekking tot het verwerken van de uurroosters van personeelsleden wordt gewerkt met 'SAGA'. Recent werd een elektronisch patiëntendossier 'REGAS' geïmplementeerd. 5

6 De standaardservers (active directory, mail, database, fileserver, printserver) zijn gevirtualiseerde windows 2008 R2-servers. Er wordt gewerkt met thin cliënts. Het OPZC Rekem wil overgaan tot het implementeren van een nieuw apotheekpakket dat gekoppeld kan worden aan het elektronisch patiëntendossier 'REGAS' en wil hierbij een voorschrijfmodule voor artsen voorzien. Verder wil het OPZC Rekem gefaseerd haar administratieve en logistieke diensten optimaler automatiseren. Hierbij wordt gedacht aan de vernieuwing van volgende programmatuur: aankoop, magazijn, boekhouding, facturatie, patiëntenadministratie, keuken, gebouwenbeheerssysteem. Deze opsomming is niet limitatief. Integratie met windows active directory is gewenst. Of al deze pakketten zullen worden vernieuwd, op welke termijn en in welke volgorde is momenteel niet gekend en zal mede worden bepaald, zowel door de informaticatechnische evolutie als door de evolutie binnen de informaticamarkt zelf en dit zowel met betrekking tot de momenteel door het OPZC Rekem gebruikte programmatuur, als met betrekking tot de mogelijk te integreren nieuwe programmatuur. Vast staat dat een grondige hertekening en een betere integratie van de beheerspakketten noodzakelijk is. Indien de kandidaat een apotheekpakket, een voorschrijfmodule of een boekhoudpakket aanbiedt, bevestigt de kandidaat dat de programmatuur een onderscheid kan maken tussen de gegevens van het psychiatrisch ziekenhuis en het psychiatrisch verzorgingstehuis. De kandidaat die een boekhoudprogramma aanbiedt, bevestigt dat het voor de ziekenhuizen opgelegde rekeningstelsel kan gehanteerd worden. Als dwingende technische bepaling geldt volgend technisch criterium: de beheerstoepassingen met betrekking tot de apotheek, de voorschrijfmodule en de boekhouding moeten een onderscheid kunnen maken tussen de werking van het psychiatrisch ziekenhuis en het psychiatrisch verzorgingstehuis, alsook dat er per entiteit een afzonderlijke boekhouding, registratie en rapportage kan gerealiseerd worden. De programmatuur voor het voeren van de boekhouding moet het voor de ziekenhuizen opgelegde rekeningstelsel volgen. De voor de psychiatrische ziekenhuizen en de psychiatrisch verzorgingstehuizen bevoegde erkennende en subsidiërende overheden vragen immers dergelijke scheiding van gegevens en het gebruik van het verplichte rekeningstelsel. II.3 Wijze van gunnen Gezien de complexiteit van de diverse deelopdrachten, het feit dat integratie van de diverse programmatuur noodzakelijk is voor de goede werking van het OPZC Rekem en de technische mogelijkheden met ondermeer cloudtoepassingen zich verder ontwikkelen, is het onmogelijk de omvang, noch de specifieke eisen per programma nu reeds te specifiëren. Daarom zal de aanbestedende overheid via een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking een raamovereenkomst sluiten met diverse opdrachtnemers. Wanneer het OPZC Rekem een concrete opdracht wil gunnen zullen deze opdrachtnemers, tijdens de looptijd van de raamovereenkomst, opnieuw in mededinging worden gesteld (de minicompetitie ). De gunning van de specifieke opdrachten ('minicompetitie') gebeurt via een onderhandelingsprocedure met deze voor de raamovereenkomst geselecteerde deelnemers. Deze onderhandelingsprocedures worden gevoerd op basis van art. 26, 2, 3 van de Wet Overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni

7 II.4 Toepasselijke reglementering Op dit bestek en de daaruit voortvloeiende verbintenissen zijn ondermeer toepasselijk: Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen (hierna: Wet Overheidsopdrachten); Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren (hierna: KB Plaatsing); Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen (hierna: KB Uitvoering); Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. U kunt deze regelgeving terugvinden op: Door in te schrijven aanvaardt de inschrijver expliciet dat alle bepalingen van dit bestek van toepassing zijn. II.5 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank Op dit bestek en de daaruit voortvloeiende verbintenissen is het Belgisch recht van toepassing en elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht. Ieder geschil tussen partijen met betrekking tot dit bestek en de uitvoering ervan zal bij uitsluiting worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechtbank in het arrondissement Tongeren. II.6 Looptijd De looptijd van de raamovereenkomst bedraagt acht (8) jaar. Bij de gunning van elke opdracht zal een basisovereenkomst worden gesloten tot maximum acht (8) jaar na de start van de raamovereenkomst. Door middel van deze basisovereenkomst wordt een licentie verleend om de betrokken programmatuur en alle andere nodige toepassingen, te laten gebruiken in alle diensten van het OPZC Rekem en in onderhoud ervan te voorzien. Deze looptijd van acht jaar wordt gemotiveerd door het feit dat een programmatuur voor een langere periode moet kunnen functioneren en onderhouden worden. Wanneer regelgeving, tarieven, honoraria wijzigen moet de programmatuur aangepast worden, zodat het OPZC Rekem telkens de geldende regelgeving en tarieven toepast en verwerkt in de diverse programmatuur, alsook in de door de overheden opgelegde registraties. Termijn in maanden: 96 Voorziene begindatum: 01/09/2014 Voorziene einddatum: 31/08/2022 II.7 Overige algemeen toepasselijke bepalingen In het licht van de innovatie die het OPZC Rekem binnen haar activiteiten continu nastreeft, zal de raamovereenkomst tegemoet komen aan de wens van het OPZC Rekem om binnen deze periode 7

8 opdrachten te gunnen voor specifieke programmatuur tegen de voordeligste voorwaarden en dit volgens de meest recente technologie. Het sluiten van de raamovereenkomst op basis van dit bestek geeft de opdrachtnemers geen exclusiviteitsrecht. Het opdrachtgevend bestuur kan gedurende de looptijd van de raamovereenkomst prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in het bestek laten uitvoeren door de eigen diensten of door andere dienstverleners, nadat een gunningsprocedure werd doorlopen. De opdrachtnemers van de raamovereenkomst kunnen in dat geval geen aanspraak maken op enige vergoeding. Voor de toepassing van de uitvoeringsregels en enkel daarvoor, wordt elke bestelling als een afzonderlijke opdracht aanzien. Aldus heeft elke bestelling haar eigen uitvoeringstermijn, oplevering, sancties, enz zonder afbreuk te doen aan het geheel van de bestellingsopdracht. 8

9 III. Administratieve bepalingen Dit deel heeft betrekking op het verloop van de gunningsprocedure tot de gunning van deze overheidsopdracht aan de dienstverleners. Bij elke minicompetitie zal nader worden beschreven welke afwijkingen op deze regelgeving zullen worden toegepast. Deze administratieve bepalingen moeten strikt in acht genomen worden, om te vermijden dat uw inschrijving, wegens een louter administratieve fout, als onregelmatig moet worden beschouwd. Het bestuur kiest de economisch meest voordelige regelmatige offerte (rekening houdend met de gunningscriteria). Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver alle clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, die hiermee tegenstrijdig zijn, zelfs wanneer deze op één of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen betreffende één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van zijn offerte. Indien één of meerdere bepalingen van dit bestek of opdracht ongeldig geacht of verklaard worden krachtens een wet, reglement of definitieve uitspraak van een bevoegde rechtbank, zullen de overige bepalingen hun ongewijzigde kracht en draagwijdte behouden. Partijen verbinden zich ertoe de ongeldige bepaling te vervangen door een nieuwe geldige bepaling die zoveel als mogelijk de oorspronkelijke doelstellingen van de ongeldige bepaling zal bewerkstelligen. Voor verdere verduidelijkingen aangaande de administratieve bepalingen van dit bestek kunt u terecht bij OPZC Rekem bij dhr. Walter Vandeneede op het telefoonnummer walter.vandeneede@opzcrekem.be of dhr Urbain Peters op het telefoonnummer of urbanus.peters@opzcrekem.be III.1 Verloop van de procedure De procedure verloopt als volgt: gunning van de raamovereenkomst: -uitnodiging aan de geselecteerde kandidaten om een offerte in te dienen op basis van dit bestek -indienen van de offerte door de inschrijvers -onderhandeling met de inschrijvers -indienen van een best and final offer (BAFO) door de inschrijvers -evaluatie van de offertes op grond van de in het bestek vermelde gunningscriteria -gunning van de raamovereenkomst gunning van een specifieke opdracht via minicompetitie: -uitnodiging van de voor de raamovereenkomst geselecteerde inschrijvers om een offerte in te dienen voor de specifieke opdracht op basis van een per opdracht specifiek bestek -indienen van de offerte voor de specifieke opdracht -onderhandeling met de inschrijvers -indienen van een BAFO door de inschrijvers -evaluatie op basis van de in het bestek vermelde gunningscriteria -gunning van de specifieke opdracht. 9

10 III.2 Uitnodiging tot indienen van een offerte ten behoeve van de raamovereenkomst, indienen offerte en gunning raamovereenkomst De geselecteerde kandidaten worden gelijktijdig uitgenodigd om een offerte in te dienen op basis van dit bestek. Dit bestek bevat de gunningscriteria op basis waarvan de offertes zullen beoordeeld worden. De geselecteerde kandidaten krijgen een tijdsperiode van minimaal veertig (40) kalenderdagen om de offerte voor te bereiden. Mogelijkheid tot vraagstelling Tijdens deze fase zal aan de geselecteerde kandidaten de mogelijkheid geboden worden om vragen te stellen ter verduidelijking van het bestek. De vragen, zonder vermelding van de bron, en de antwoorden zullen gepubliceerd worden op de website van het OPZC Rekem -. Indien dit om technische redenen niet mogelijk zal deze informatie gelijktijdig aan alle geselecteerde kandidaten worden bezorgd. III.2.1 Indienen offertes, evaluatie van de ingediende offertes en gunnen raamovereenkomst Na het indienen van de offertes maakt de aanbestedende overheid een voorlopige rangschikking op van de ingediende offertes, na beoordeling op basis van de gunningscriteria van dit bestek. Vervolgens kan de aanbestedende overheid overgaan tot het voeren van onderhandelingen. De onderhandelingsprocedure kan verlopen in verschillende fasen, waarbij het aantal offertes waarover onderhandeld wordt, vermindert door toepassing van de gunningscriteria. Mede afhankelijk van het aantal offertes en de grootte van het verschil in de scores toegekend aan de verschillende offertes, na beoordeling op basis van de gunningscriteria, kan de aanbestedende overheid beslissen om slechts te onderhandelen met de best gerangschikte inschrijver(s). BAFO (Best and Final Offer) Na onderhandelingen zullen de inschrijvers met wie onderhandeld werd, uitgenodigd worden om een finale offerte (BAFO) in te dienen. Met de uitnodiging zal hen ook een eventueel aangepast finaal bestek worden bezorgd. Gunning en toewijzing van de specifieke opdracht Aan de hand van de gunningscriteria zal worden bepaald welke BAFO voor de aanbestedende overheid, de meest voordelige is. III.2.2 Uitnodiging tot indienen van een offerte met betrekking tot een specifieke opdracht, indiening offerte en gunning specifieke opdracht Vervolgens zal het aanbestedende bestuur wanneer ze nood heeft aan nieuwe programmatuur, de geselecteerde kandidaten aan wie de raamovereenkomst gegund werd, uitnodigen om een initiële offerte in te dienen voor de desbetreffende opdracht ('minicompetitie'). Evaluatie van de ingediende offertes en onderhandeling De aanbestedende overheid maakt vervolgens een voorlopige rangschikking op van de ingediende offertes, na beoordeling op basis van de gunningscriteria van het bestek. Vervolgens kan de aanbestedende overheid overgaan tot het voeren van onderhandelingen. De onderhandelingsprocedure kan verlopen in verschillende fasen, waarbij het aantal offertes waarover onderhandeld wordt, vermindert door toepassing van de gunningscriteria. Mede afhankelijk van het aantal offertes en de grootte van het verschil in de scores toegekend aan de verschillende offertes, na beoordeling op basis van de gunningscriteria, kan de aanbestedende overheid beslissen om slechts te onderhandelen met de best gerangschikte inschrijver(s). BAFO (Best and Final Offer) 10

11 Na onderhandelingen zullen de inschrijvers met wie onderhandeld werd, uitgenodigd worden om een finale offerte (BAFO) in te dienen. Met de uitnodiging zal hen ook een eventueel aangepast finaal bestek worden bezorgd. Gunning en toewijzing van de specifieke opdracht Aan de hand van de gunningscriteria zal worden bepaald welke BAFO voor de aanbestedende overheid, de meest voordelige is. III.2.3 Onderhandelingen Via deze onderhandelingen wil de aanbestedende overheid: -feedback geven op de (kwaliteit van de ingediende) offertes; -een duidelijk zicht verkrijgen op het aanbod van de inschrijvers met inbegrip van eventuele suggesties die de inschrijvers zouden formuleren ter optimalisatie van de door de aanbestedende overheid gevraagde programmatuur. III.3 Uitsluitingsgronden Uitsluiting, RSZ-verplichtingen en belangenvermenging (Art. 61, 62 en 64 KB Plaatsing) Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest, de jaarrekeningen en het attest niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, 1. De overige documenten worden opgevraagd bij de inschrijver. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, 2. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in art. 64. Door beroep te doen op een onderaannemer verklaart de inschrijver impliciet dat ook die onderaannemer(s) zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in art. 61 en 62 KB Plaatsing; ze moeten voldoen aan art. 63 van het KB Plaatsing en mogen zich niet in een toestand van onverenigbaarheid bevinden zoals bedoeld in art. 64 van het KB Plaatsing. De inschrijver stelt zich hiervoor garant. III.4 Beroep op de draagkracht van andere entiteiten (art. 74 KB Plaatsing) - Voordracht van onderaannemers (art. 12 KB Plaatsing en art. 12 KB Uitvoering) De inschrijver vermeldt in elke offerte welk gedeelte van de opdracht - programmatuur- hij voornemens is in onderaanneming te geven evenals de identiteit van de onderaannemers of andere entiteiten die hij voorstelt. De opdrachtnemer is verplicht deze onderaannemers of andere entiteiten in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers of andere entiteiten is onderworpen aan de schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. 11

12 III.5 Vereniging zonder rechtspersoonlijkheid (art. 55 KB Plaatsing) Het is de geselecteerde kandidaten toegestaan zich in een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid te verenigen met niet geselecteerde personen en gezamenlijk een offerte in te dienen. Het gezamenlijk indienen van één enkele offerte door meerdere geselecteerden is verboden. III.6 Varianten (art. 9 KB Plaatsing) Vrije varianten worden toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien, behoudens deze die nodig zijn om het OPZC Rekem toe te laten aan alle reglementaire verplichtingen te voldoen. Zo moet een programmatuur voor het voeren van de boekhouding ondermeer het voor de ziekenhuizen opgelegde rekeningstelsel volgen en een gescheiden boekhouding kunnen voeren voor het psychiatrisch ziekenhuis en het psychiatrisch verzorgingstehuis. Indien varianten noodzakelijk zijn om het OPZC Rekem toe te laten aan de reglementaire vereisten te voldoen, moeten deze varianten worden aangeboden. De varianten worden ingediend in een afzonderlijk deel van de offerte. De inschrijver geeft steeds duidelijk aan wat zijn basisofferte is en wat zijn varianten zijn. III.7 Opties (art. 10 KB Plaatsing) Het indienen van vrije opties is toegestaan. Er zijn geen verplichte opties voorzien, behoudens deze die nodig zijn om het OPZC Rekem toe te laten aan alle reglementaire verplichtingen te voldoen. Indien opties noodzakelijk zijn om het OPZC Rekem toe te laten aan de reglementaire vereisten te voldoen, moeten deze opties worden aangeboden. Het bod voor opties wordt afzonderlijk vermeld in de offerte. De inschrijver geeft steeds duidelijk aan dat het om opties gaat. III.8 Taalgebruik De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Alle teksten, documenten en stukken opgesteld door de kandidaten moeten dan ook in het Nederlands worden ingediend. Alle inlichtingen die worden verstrekt of gevraagd, zullen eveneens in het Nederlands gebeuren. Van documenten die enkel in een andere taal dan het Nederlands beschikbaar zijn, kan de aanbestedende overheid een beëdigde vertaling eisen op kosten van de inschrijver. Tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen louter technische documentatie of verklarende stukken, die niet bedoeld zijn voor de gebruikers van de programmatuur, in het Engels worden toegevoegd. 12

13 III.9 Vertrouwelijkheid De inschrijver stemt ermee in dat alle documenten, ongeacht de vorm, die hij ter beschikking stelt aan de aanbestedende overheid, in het kader van de gunningsprocedure, kunnen worden gelezen, gekopieerd en gebruikt met het oog op de afwikkeling van de gunningsprocedure, door de personeelsleden en externe raadgever(s) van de aanbestedende overheid. Alle documenten, ongeacht de vorm, die door de aanbestedende overheid aan een inschrijver worden overhandigd, kunnen door de personeelsleden en onderaannemers van die inschrijver worden gelezen, gekopieerd en gebruikt met het oog op de afwikkeling van de gunningsprocedure. Deze documenten mogen door de inschrijvers en zijn personeelsleden en onderaannemers niet worden gebruikt buiten het kader van deze gunningsprocedure, zonder de uitdrukkelijke en voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. Door in te schrijven voor deze raamovereenkomst stelt de inschrijver zich garant voor zijn personeelsleden en onderaannemers. III.10 Verbod op afspraken Door in te schrijven voor deze raamovereenkomst verklaart de inschrijver dat hijzelf evenals zijn onderaannemer(s) geen afspraken te hebben gemaakt of zich niet door afspraken op grond van vooraanbestedingen te hebben verbonden en geen deel te hebben gehad in enig akkoord, vergadering of samenspanning met schending van art. 9 van de overheidsopdrachtenwet (art. 23 van het KB Plaatsing). 13

14 IV. Offerte Opening, indiening, vorm en inhoud IV.1 Indiening en opening van de offertes De uiterste datum voor het indienen van de offertes is 6 mei 2014 om 15.00u. De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Opening van de offertes: 6 mei 2014 om 15.00u in het OPZC Rekem, Daalbroekstraat 106 te 3621 Rekem - Lanaken - lokaal aankoopdienst. Offerte verstuurd via elektronische middelen De offertes moeten elektronisch verstuurd worden via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van art van het KB Plaatsing. De vragenlijst (en)(bijlage A) en het inschrijvingsformulier (bijlage B) zijn verplichtend te gebruiken en moeten elektronisch worden toegevoegd. De inschrijver wordt erop gewezen dat zijn offerte, overlegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels statuten, volmacht ). Wanneer deze documenten in dit dossier ontbreken zal de offerte als nietig worden beschouwd. Een gescande handtekening is onvoldoende. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden bijkomende documenten gescand om ze bij de offerte te voegen. De inschrijver kan bepaalde bij te voegen toelichtende documenten, die niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, op papier bezorgen vóór de uiterste ontvangstdatum. Deze documenten moeten worden gezonden aan de aanbestedende overheid (zie punt II.1). De inschrijver steekt deze documenten in een omslag of andere drager en vermeldt op de buitenzijde: 'bijkomende documenten met betrekking tot de offerte vanwege - naam van de inschrijver - ten behoeve van de raamovereenkomst voor het leveren, installeren en onderhouden van programmatuur voor diverse beheerstoepassingen. Vervolgens wordt deze omslag of andere drager gesloten en in een andere omslag of drager verzonden aan de aanbestedende overheid. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens van zijn offerte, die voortvloeien uit de werking van het ontvangst systeem, worden geregistreerd. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Meer informatie kan u vinden op volgende website: of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)

15 IV.2 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en gebruikt hiervoor het model zoals bijgevoegd in bijlage B van dit bestek. IV.3 Verbintenistermijn (art. 57 KB Plaatsing) De verbintenistermijn wordt van negentig (90) op honderdtachtig (180) kalenderdagen gebracht. De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt honderdtachtig (180) kalenderdagen, te tellen vanaf de dag na de zitting van de opening van de offertes. Motivatie: gezien de complexiteit van de opdracht binnen het geheel van de werking van het OPZC Rekem en het OPZC Rekem de nodige tijd moet hebben om zo nodig de wettelijke adviezen te vragen, wordt de verbintenistermijn op honderdtachtig (180) kalenderdagen gebracht. IV.4 Gunningscriteria IV.4.1 Gunningscriteria raamovereenkomst De volgende gunningcriteria zijn van toepassing op de gunning van de raamovereenkomst. In de vragenlijst als bijlage A bij dit bestek wordt bij elke vraag aangegeven tot welk criterium (kwaliteit, technische specificaties) deze vraag behoort. De vragen van deze vragenlijst mogen niet als subgunningscriteria beschouwd worden. De antwoorden op deze vragenlijst worden door de aanbestedende overheid louter gebruikt om tot een globale beoordeling te kunnen komen over de criteria A en B, namelijk over de kwaliteit en de technische specificaties. We verwijzen naar de technische bepalingen van hoofdstuk VI en ondermeer naar de essentiële technische bepaling vermeld in punt VI.1. Criterium Aantal punten Algemeen A 35 Kwaliteit B 45 Technische specificaties C 20 Prijs Als de offertes van twee (2) inschrijvers gelijkwaardig worden geacht, krijgen ze voor het betrokken criterium evenveel punten. Bij het gunnen van de raamovereenkomst zal bij de beoordeling van het prijselement met volgende elementen rekening worden gehouden: -de inschrijver geeft per aangeboden programmatuur: - een beschrijving van de profielen die men wenst in te zetten (vb.:junior, senior, projectleider, ) - het aantal mandagen dat men per profiel zal nodig hebben om de programmatuur te implementeren - de dagprijs (inclusief alle kosten, excl BTW) per profiel Mo = 20 x (Pm / Po) Waarbij Mo het aantal punten is dat de inschrijver behaalt voor het criterium Prijs ; 15

16 Pm de laagste prijs is die is voorgesteld in een geldige offerte; Po de prijs voorgesteld in de geanalyseerde offerte is. De prijs= gemiddelde dagprijs = ((profiel 1 X aantal mandagen)+(profiel 2 X aantal mandagen) /som aantal dagen van alle profielen)) Bij een score van minstens 50/100 wordt de inschrijver toegelaten tot de raamovereenkomst. IV.4.2 Gunningscriteria minicompetitie Bij elke minicompetitie worden volgende gunningscriteria gehanteerd: Criterium Aantal punten Algemeen A 35 Kwaliteit B 45 Technische specificaties C 20 Prijs Bij elke minicompetitie zal een specifieke vragenlijst met kwaliteits- en technische criteria worden opgesteld voor de in de minicompetitie betrokken programmatuur. Met betrekking tot de prijs wordt bij elke minicompetitie rekening gehouden met alle prijselementen die aangerekend worden voor de desbetreffende opdracht. De optelsom van de kosten van alle in de offerte vermelde prijselementen moet alle kosten verbonden aan de opdracht omvatten. IV.5 Prijs en Prijsherziening (art. 13, 16, 19, 20 en 21 KB Plaatsing) De inschrijver rekent geen andere prijzen aan, dan deze die vermeld werden in de prijsofferte opgemaakt per minicompetitie en bevestigd werden in de opdracht. Alle prijzen en tarieven worden vastgesteld in euro s, exclusief btw. De inschrijver vermeldt afzonderlijk de belasting over de toegevoegde waarde (btw) voor elk prijselement en/of voor elk element waarvoor een verschillend percentage btw wordt aangerekend. Andere kosten dan deze die vermeld worden in de offerte en bevestigd worden door de opdracht kunnen door de inschrijver niet aan OPZC Rekem in rekening worden gebracht. Bijkomende wensen van OPZC Rekem die tijdens de uitvoering van de opdracht worden geformuleerd en aantoonbaar leiden tot verzwaring van de prestaties van de dienstverlener (met andere woorden: 'meerwerk'), zullen bijkomend vergoed worden op basis van de in de opdracht bevestigde tarieven. Tot meerwerk worden niet gerekend: additionele werkzaamheden, die de inschrijver had kunnen of moeten voorzien, teneinde de programmatuur conform de overeengekomen vereisten te kunnen leveren. Evenmin worden tot meerwerk gerekend de werkzaamheden die het gevolg zijn van onjuiste en/of onvolledige functionele specificaties, indien deze door of in opdracht van de dienstverlener zijn opgesteld en/of een gevolg zijn van gebreken in de programmatuur. De dienstverlener zal, voordat met het meerwerk wordt begonnen, een schriftelijke offerte uitbrengen, met betrekking tot de omvang van het door de dienstverlener ten gevolge van deze wijziging verwachte meerwerk en de daaraan verbonden kosten. De dienstverlener zal niet met het meerwerk aanvangen alvorens het OPZC Rekem hiertoe schriftelijk uitdrukkelijk opdracht heeft gegeven. De prijzen en tarieven voor alle prestaties kunnen jaarlijks met ingang van het nieuwe kalenderjaar herzien worden aan de hand van volgende prijsherzieningsformule, gebaseerd op de indexevolutie van 16

17 de refertelonen van de Belgische Multisectorfederatie van de Technologische Industrie (Agoria-index), zie ook P1 = P0 X ( L1/L0) Waarbij: P1= herziene prijs P0= initiële prijs van kracht op datum van toewijzing van de opdracht L1: Agoria-index van kracht op de 1 ste dag van de maand voorafgaand aan de prijsherziening L0: Agoria-index van kracht op de datum van toewijzing van de opdracht. De prijsherziening mag telkens worden toegepast vanaf het eerstvolgende facturatietijdstip van de maand volgend op de herziening. Prijsherzieningen kunnen nooit met terugwerkende kracht worden toegepast. Eenzijdige prijsverhogingen van 3rd party leveranciers of andere entiteiten zijn nooit tegenstelbaar aan OPZC Rekem. Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt. IV.6 Opdracht per minicompetitie De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor te bepalen voor welke programmatuur minicompetities worden georganiseerd en per minicompetitie te beslissen om al dan niet over te gaan tot een gunning van een concrete opdracht. De inschrijver kan een offerte indienen voor één of voor meerdere programmaturen. De integratie van de aangeboden programmatuur met andere programmatuur blijft echter een belangrijk kwalitatief en technisch gunningscriterium. De inschrijver kan bij elke minicompetitie zijn offerte aanvullen met voor de aanbestedende overheid gunstigere voorwaarden ten aanzien van de bestekvoorwaarden of prijsverminderingen die hij bijvoorbeeld per programmatuur toestaat, in geval van aankoop van meerdere programmatuurpakketten tijdens de looptijd van de raamovereenkomst. Voorwaarden die ongunstiger zijn dan de bestekvoorwaarden zijn uitgesloten. IV.7 Leveringsadres De dienstverlener moet de programmatuur kwalitatief laten functioneren in de in punt I.1 beschreven campussen van het OPZC Rekem. De programmatuur moet tevens kunnen gebruikt worden door de personeelsleden werkzaam in de mobiele teams, verbonden aan het project 'artikel 107, of andere projecten (o.a. schakelteams forensische zorg) waarin het OPZC Rekem betrokken is.' Ook personen die rechtstreeks of onrechtstreeks diensten verlenen (vb.: zelfstandige artsen) of kosten aanrekenen aan het OPZC Rekem moeten kunnen gebruik maken van de aangeboden programmatuur. 17

18 V. Uitvoering van de opdracht Dit deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht, zijnde de raamovereenkomst in haar geheel en de uitvoering van concrete opdrachten die tijdens de looptijd van de raamovereenkomst gegund worden. V.1 Leiding en toezicht op uitvoering (art. 11 KB Uitvoering) De leiding over de gunning van de opdracht: Naam: dhr Walter Vandeneede, algemeen directeur OPZC Rekem Adres: Daalbroekstraat 106 te 3621 Rekem - Lanaken Telefoon: walter.vandeneede@opzcrekem.be Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: -de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; -de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; -het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; -het opstellen van de processen-verbaal; -de opleveringen; -het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn. V.2 Borgtocht Het bedrag van de borgtocht, per gegunde concrete opdracht, bedraagt 5% van het totale offertebedrag van deze concrete opdracht, zonder btw en afgerond naar het hogere tiental. De borgtocht moet gesteld worden binnen dertig (30) kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekend schrijven. De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in art. 26 en 27 KB Uitvoering. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, stelt de aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van art. 29 KB Uitvoering toe. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als verzoek tot vrijgave van de borgtocht. De vrijgave van de borgtocht zal gebeuren op schriftelijk verzoek van de dienstverlener in twee (2) gelijke schijven. Bij de voorlopige oplevering van de desbetreffende opdracht zal de vrijgave van een schijf plaatsvinden. Bij de definitieve oplevering van de desbetreffende opdracht zal de resterende 50% vrijgegeven worden. V.3 Uitvoeringstermijn Voor elke concrete opdracht wordt een concrete uitvoeringstermijn afgesproken met de opdrachtnemer. 18

19 V.4 Vereisten De inschrijver garandeert dat de geleverde diensten, inclusief de implementatie en de testfase: -in overeenstemming zijn met de beschrijving in dit bestek; -geschikt zijn voor het doel waarvoor zij worden geleverd; -voldoen aan de gevraagde interfaces. V.5 Geheimhouding - privacybescherming en beveiliging Als vertrouwelijke informatie wordt beschouwd: alle documenten en gegevens die tussen partijen zijn uitgewisseld vanaf de kandidatuurstelling van de inschrijver en de bij de uitvoering van de opdracht uitgewisselde informatie, alle persoonsgebonden gegevens, belangrijke informatie met betrekking tot de planning, operaties en financiën van hetzij het OPZC Rekem, hetzij de inschrijver. De inschrijver is gehouden het Belgisch grondwettelijk gewaarborgd recht van de burger op eerbiediging van zijn privéleven in het algemeen en inzonderheid aan de verplichtingen opgelegd door de ter zake geldende wetgeving, te respecteren. Indien en voor zover door OPZC Rekem aan de dienstverlener persoonsgegevens verstrekt worden of indien de dienstverlener bij de uitvoering van de werkzaamheden ingevolge dit bestek en opdracht anderszins toegang krijgt tot persoonsgegevens, zal de dienstverlener deze persoonsgegevens strikt vertrouwelijk behandelen, deze persoonsgegevens nimmer aan derden uit handen geven tenzij indien vereist voor het uitvoeren van dit bestek en opdracht en deze persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor zover dit nodig is voor de uitvoering van dit bestek en opdracht. Alleszins verbindt de dienstverlener zich ertoe deze vertrouwelijke informatie niet te verspreiden, publiceren, overhandigen of ter beschikking te stellen aan derden in enige vorm, behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van het OPZC Rekem. De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de door de uitvoering van de opdracht verkregen informatie te doen bewaren door hemzelf of door eenieder die er toegang toe heeft. De dienstverlener zal de verplichtingen haar opgelegd in dit kader ook opleggen aan de door haar ingeschakelde onderaannemers. Alle delen van dit bestek en opdracht mogen gepubliceerd worden op het intranet van OPZC Rekem. De volledige informatie moet voor de door OPZC Rekem aangeduide personeelsleden vrij toegankelijk zijn. De verplichting tot vertrouwelijkheid geldt niet wanneer het gaat om gegevens die: -in het publiek domein zijn gevallen op een andere wijze dan door inbreuk op deze rubriek; -noodzakelijkerwijs door de andere partij moeten worden medegedeeld aan zijn werknemers, aangestelden en (onder)aannemers om de goede uitvoering van zijn taken en verplichtingen volgens de termen van dit bestek en de opdracht te verzekeren; de partijen zullen erover waken dat hun werknemers, (onder)aannemers en aangestelden de verplichting tot vertrouwelijkheid en geheimhouding behoorlijk naleven; -in het kader van een geschillenregeling, van een arbitrale of gerechtelijke procedure, of overeenkomstig een wet, decreet of reglement moeten worden vrijgegeven door één van de partijen (in dat geval verwittigt deze partij de andere partij onmiddellijk zodra zij op de hoogte is van een gerechtelijk bevel om de gegevens kenbaar te maken); 19

20 -één van de partijen van een derde heeft verkregen en die partij deze gegevens niet op een wederrechtelijke manier heeft verkregen; -door het OPZC Rekem dienen meegedeeld in het kader van overheidsopdrachtenprocedures of om te voldoen aan andere wettelijke verplichtingen. OPZC Rekem verleent, na voorafgaandelijk verzoek, steeds de toestemming aan de dienstverlener om openlijk te verwijzen naar de keuze door OPZC Rekem van de dienstverlener voor de toekenning van de opdracht en naar de aard van de te leveren diensten binnen deze opdracht. Het OPZC heeft het recht om de gegevens van de dienstverlener op te nemen in zijn leveranciersbestand. De dienstverlener verbindt er zich toe de toegangsprocedures en veiligheidsregels, die bij het OPZC Rekem gelden, na te leven en zijn personeel en onderaannemers hiervan voldoende op de hoogte te brengen. De verwerking van persoonsgegevens dient volledig op het grondgebied van één van de lidstaten van de Europese Unie te gebeuren en dient te voldoen aan de vereisten van de Belgische wetgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonsgegevens gebaseerd op de Europese richtlijnen1. De dienstverlener zorgt ervoor dat de aangeboden programmatuur het OPZC Rekem toelaat conform volgende regelgeving en aanbevelingen te handelen: -Richtlijn 95/46/EG (24/10/95) betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens -Richtlijn 2002/58/EG (12/07/2002) betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in de sector elektronische communicatie (richtlijn betreffende privacy en elektronische communicatie) -De aanbevelingen met betrekking tot cloud computing -De wet op de ziekenhuizen van 20 juli De wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (08/12/1992) ( &table_name=wet) 1 Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, ter uitvoering van de Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. 20

21 V.6 Bestaande intellectuele eigendomsrechten (art. 17 KB Plaatsing) De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten, waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen, nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. De dienstverlener staat ervoor in dat de geleverde diensten en programmatuur vrij zijn van alle lasten, beperkingen en aanspraken van derden, inclusief beperkingen die zouden kunnen voortvloeien uit octrooien, auteursrechten of andere intellectuele eigendomsrechten, met uitzondering van lasten en aanspraken die het OPZC Rekem uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard. De dienstverlener vrijwaart het OPZC Rekem tegen elke rechtsvordering, ondermeer met betrekking tot intellectuele of industriële eigendomsrechten, van een derde met betrekking tot de door de dienstverlener ter beschikking gestelde of gebruikte programmatuur of documentatie. Het OPZC Rekem zal de dienstverlener onverwijld schriftelijk informeren over het bestaan en de inhoud van de rechtsvordering en de afhandeling van de zaak, waaronder ze het treffen van eventuele schikkingen, geheel overlaat aan de dienstverlener. Het OPZC Rekem zal daartoe de nodige volmachten, informatie en medewerking aan de dienstverlener verlenen om zich, indien nodig in naam van OPZC Rekem, tegen deze rechtsvorderingen te verweren. Indien een derde een vordering instelt die poneert dat de door de dienstverlener ter beschikking gestelde programmatuur/documentatie inbreuk maken op enig aan een derde toebehorend recht van intellectuele of industriële eigendom of indien naar het oordeel van de dienstverlener een gerede kans bestaat dat een zodanige inbreuk zich voordoet, zal de dienstverlener zo mogelijk zorg dragen dat OPZC Rekem het geleverde of functioneel gelijkwaardige andere programmatuur, documentatie, ongestoord kan blijven gebruiken, bijvoorbeeld door aanpassing van de inbreukmakende onderdelen of door verwerving van een gebruiksrecht ten behoeve van OPZC Rekem. De aangeboden oplossing sluit de toepassing van sancties niet uit en zijn desgevallend hieraan complementair. OPZC Rekem en de dienstverlener moeten, rekening houdend met de bepalingen van vertrouwelijkheid en de reglementering inzake privacy, elkaar wederzijds bijstand verlenen door elkaar bewijselementen mee te delen of nuttige informatie te overhandigen die ze in hun bezit hebben of verkrijgen aangaande eventuele vorderingen door derden, ongeacht de vorm of drager waarop deze bewijselementen of informatie zich bevinden. Algemene ideeën, concepten, knowhow, methodes, technieken en vaardigheden die de dienstverlener en haar aangestelden ontwikkelen, aanleren of opnemen tijdens de uitvoering van de opdracht, kunnen door de dienstverlener worden hergebruikt voor zover dit geen inbreuk vormt op de auteursrechten van OPZC Rekem die beschermd worden door de wettelijke of de contractuele bepalingen. Wanneer het OPZC Rekem zelf functionaliteiten ontwikkelt, blijft het intellectueel eigendomsrecht met betrekking tot deze functionaliteiten bij het OPZC Rekem. De gegevens van het OPZC Rekem blijven exclusief eigendom van OPZC Rekem. Ze mogen door de dienstverlener niet buiten het OPZC Rekem gebruikt, gecommercialiseerd worden, tenzij OPZC Rekem daarvoor uitdrukkelijke toestemming verleent. Het staat OPZC Rekem vrij deze informatie te delen met andere instellingen zonder dat hiervoor toestemming van de dienstverlener is vereist en zonder dat de dienstverlener hiervoor een vergoeding zal eisen. Het OPZC Rekem mag de programmatuur vrij gebruiken tijdens presentaties of andere activiteiten naar derden over de werking of projecten van het OPZC Rekem, zonder dat hiervoor een vergoeding aan de dienstverlener moet worden betaald. 21

22 V.7 Facturatie en Betaling Facturatie gebeurt voor wat betreft implementatie- en licentievergoedingen volgens volgend schema: Tijdstip van facturatie Na realisatie van elke in de toewijzing van de opdracht omschreven deelfase volgens de in de toewijzing bepaalde bedragen Na voorlopige oplevering Betaling In totaal 80% van het totaal bedrag van de opdracht In totaal 100% van het totaal bedrag van de opdracht: met andere woorden: nog bijkomend 20% Een voorschotregeling kan door de inschrijver worden voorgesteld mits deze conform is aan artikel 67 van het KB Uitvoering. Onderhoud wordt jaarlijks gefactureerd vanaf het verstrijken van de garantietermijn. Ondersteuningsvergoedingen worden gefactureerd na uitvoering. De implementatie van het project verloopt via de Prince2-methodologie. Het aanbestedend bestuur zal bij de toewijzing, op basis van het dossier en de onderhandeling met de inschrijver, de verschillende realisatiefasen zeer duidelijk met de desbetreffende acceptatiecriteria beschrijven alsook het bedrag bepalen dat per fase kan worden gefactureerd. Na realisatie van de acceptatiecriteria kan er per fase gefactureerd worden, zonder dat het geheel 80% van het totaal bedrag mag overschrijden. In de raamovereenkomst zal worden bepaald dat wanneer het project volgens de Prince2-methodologie gestopt wordt er een deel van de reeds betaalde gelden moet kunnen gerecupereerd worden. 20% van het totaal bedrag kan gefactureerd worden na aanvaarding van de voorlopige oplevering. Facturen worden steeds in tweevoud opgesteld en worden gericht aan de dienst aankoop van het OPZC Rekem. De dienstverlener dient samen met elke factuur een gedetailleerde prestatiestaat in, die een overzicht biedt van de gefactureerde prestaties zoals ze voorzien en benoemd werden in de opdracht. Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt. Het OPZC Rekem beschikt over een verificatietermijn van dertig (30) kalenderdagen. Facturen worden voldaan binnen een termijn van maximaal dertig (30) kalenderdagen vanaf het verstrijken van de vermelde verificatietermijn, na correcte en volledige uitvoering van de gefactureerde prestaties. Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van art van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten. Indien de licentievergoeding en de onderhouds- en ondersteuningsvergoeding wordt gebaseerd op de beddencapaciteit van het OPZC Rekem, wordt deze vergoeding berekend op 258 erkende bedden voor het psychiatrisch ziekenhuis; gezien 30 bedden bevroren werden in het kader van het project 'artikel 107'. Indien echter als gevolg van de verdere de uitvoering van artikel 107 van de Ziekenhuiswet het aantal bedden daalt, zal een aanpassing van de licentievergoeding en van de onderhoud- en ondersteuningsvergoeding uitgevoerd worden. 22