Arbeidsdeelnamesysteem

Transcriptie

1 Arbeidsdeelnamesysteem Het arbeidsdeelname systeem is een methodiek in het kader van het verzuimbeleid. De benadering van verzuim heeft een juridische basis, waardoor oneigenlijk verzuim eerder herkend wordt. Bovendien worden in een vroeg stadium mogelijkheden voor alternatief werk aan de orde gesteld. Waar voorheen een medewerker zich "ziek" meldde, doet hij nu midddels het systeem een verzoek voor "loondoorbetaling bij ziekte". De medewerker meldt binnen vastgestelde termijn klachten, beperkingen, mogelijke inzetbaarheid voor alternatieve werkzaamheden en verwachte duur van de aanvraag voor loondoorbetaling. De leidinggevende beoordeelt de melding en wijst de aanvraag toe of keurt deze af. Het systeem borgt dat elke medewerker "langs dezelfde meetlat" wordt gelegd en dat subjectiviteit bij de behandeling van ziekmeldingen zoveel mogelijk wordt uitgebannen. Doel van arbeidsdeelnamesysteem is: 1. het beperken van kosten die veroorzaakt worden door verzuim.; 2. eigen regie bij de medewerker. Alle medewerkers van Mosae Zorggroep. Het arbeidsdeelnamesysteem is ontwikkeld door Provar en heeft effectiviteit bewezen in diverse organisaties. 61,- per medewerker per jaar voor volledig pakket zoals wij dit nu afnemen. Indienende organisatie:: Mosae zorggroep Contactpersoon:: Mw. A. Schreurs Contact: Tel.: +031(0) Zoektermen:: arbeidsdeelnamesysteem, methodiek, verzuim, verzuimbeleid, loondoorbetaling, ziek, preventie, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, medewerker, mosae zorggroep, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, extramuraal, thuiszorg, Pagina 1 van 30

2 Employee Self Service (ESS) en Management Self Service (MSS) Door inrichting van workflows in het personeelsinformatiesysteem (CURA) en door het verstrekken van inloggegevens aan medewerkers hebben medewerkers zelf inzage in hun gegevens (o.a. verlof, salarisstrook, rooster etc.) en kunnen digitaal mutaties (o.a persoonlijke mutaties, declaraties en verlofaanvragen) verwerkt worden. Door het inrichten van workflows in MSS en het toekennen van autorisaties kunnen ook interne personele processen digitaal verwerkt worden. 1. Verbeteren van de snelheid en zekerheid van het administratieve personele proces doordat mogelijke bronnen van fouten uit het systeem gehaald worden; 2. ESS: meer eigen verantwoordelijkheid bij de medewerker (cultuuromslag). Alle medewerkers van Mosae Zorggroep. ESS start half december met een pilot. Bouwen en inrichten MSS start januari Pilot MSS verwacht in eerste kwartaal Geen informatie beschikbaar. Indienende organisatie:: Mosae zorggroep Contactpersoon:: Mw. A. Schreurs Contact: Tel.: +031(0) Zoektermen:: Employee Self Service, ESS, Management Self Service, MSS, CURA, rooster, verlofaanvraag, declaratie, digitalisering, digitaal, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, mosae zorggroep, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, extramuraal, thuiszorg, Pagina 2 van 30

3 Extramurale zorg Wijkgericht werken (wijkteams). Inclusief sociale werkteams waarin niet alleen zorg maar bijvoorbeeld ook schuldsanering werkzaam is. De wijkverpleegkundige doet de intake en brengt in kaart wat iemand nodig heeft en welke disciplines ingeschakeld moeten worden (procesbegeleider). Zoveel mogelijk de focus op wat de cliënt kan en welke mensen in het netwerk van de cliënt ingeschakeld kunnen worden. > zelfregie Thuiswonende ouderen en andere leeftijdsgroepen met een beperking/hulpvraag. Sinds juli Plan van aanpak is opgesteld, geëvalueerd en aangepast. Resultaten zijn er. Dit is op te vragen. Geen informatie beschikbaar. Indienende organisatie:: La Providence Contactpersoon:: Anette Jeuken Contact: Anette Jeuken Tel.: Zoektermen:: wijkgericht, extramuraal, wijkteams, schuldsanering, wijkverpleegkundige, procesbegeleider, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, la providence, extramuraal, thuiszorg, Pagina 3 van 30

4 Invoeren van zelfroosteren via tussenstap centraal roosteren Invoering van een methodiek en middelen om zelfroosteren door de medewerkers mogelijk te maken. Als tussenstap wordt het roosterproces gecentraliseerd. 1. Een verhoging van de arbeidsvreugde (o.a. door zelf meer invloed te hebben op de eigen balans tussen werk en privé). 2. Een verlaging van het ziekteverzuim. 3. Een verhoging van de productiviteit. 4. Daling van het personeelsverloop. Medewerkers verpleging en verzorging intramuraal. Project loopt nog. De medezeggenschapsaspecten zijn afgerond: de OR heeft instemming verleend aan het Centraal Roosteren, met de doorkijk naar Zelfroosteren. De software voor centraal roosteren en zelfroosteren is geselecteerd (Cura van Unit4). Er is een aanvang gemaakt met de implementatie: o Roosterproces nieuwe stijl o Nieuw roosterhandboek. o Inrichting van de software. In 2014 wordt centraal roosteren uitgerold binnen heel Cicero. Tegelijkertijd wordt gestart met de pilot zelfroosteren. In 2015 wordt de zelfroostermethodiek uitgerold binnen heel Cicero. Projectbegroting 2012 t/m 2015 bedraagt ,- Indienende organisatie:: Cicero zorggroep Contactpersoon:: Henk Smits Contact: Henk Smits Tel.: h.smits@cicerozorggroep.nl Zoektermen:: rooster, roosteren, methodiek, methode, proces, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, cicero zorggroep, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, Pagina 4 van 30

5 Kernteams (thuiszorg) Oorspronkelijk waren er twee grote zorgteams in de organisatie, deze teams werden opgesplitst in zes kernteams. Dit met als doel het "aantal gezichten" per cliënt te verminderen. Een kernteam omvat 8 tot max 12 medewerkers (ook bij bewoners met intensieve zorg). De kernteams zijn gekoppeld aan de 300 appartementen (huur en koop). Kernteams werken met meer zelf verantwoordelijkheid, aangezien deze lager in de organisatie is komen te liggen. Arbeidsbesparing: minder leidinggevende en coördinerende taken in zorgproces: de functies van teamleider en manager zorg zijn niet ingesteld. Doel van het formeren van kernteams is het verbeteren van klantgerichtheid door het versterken van de band tussen zorgvrager en zorgverleners. Het werken met kernteams heeft als pijlers: uitgaan van de zelfregie en kracht van een cliënt, zijn vraag en beleving, betrekken context- en relatienetwerk (cliënt, mantelzorg, vrijwilligers). Daarnaast hebben kernteams meer eigen verantwoordelijkheid voor de uitvoering van hun werk: een streven naar meer zelfsturing is op gang gekomen. V&V medewerkers in thuiszorg. Het project Kernteams is extramuraal gestart in 2012 (naar voorbeeld van het buurtzorg model). In 2013 zijn de beide extramurale teams omgevormd naar kernteam. Inmiddels hebben alle bewoners een vaste contactverzorgende met wie hij/zij alles kan bespreken of regelen. Met betrekking tot bewijs van effectiviteit kan het volgende gezegd worden: 1. de bewoners hebben een vast aanspreekpunt en zien minder gezichten. Dit wordt een duidelijk voordeel gevonden. 2. De teams zijn door hun vaste samenstelling beter geïnformeerd en werken nauwer samen in het zorgproces. 3. Het niveau van zorgmedewerkers ondergaat een duidelijke opwaartse druk. De verpleegkundige heeft een spilpositie in het team. Speerpunt 2014: het centraal stellen van zelfregie in de zorg. Verlettijd rond 44 FTE (totaal thuiszorgmedewerkers) aan voorbereiding, implementatie, informatie alle medewerkers en alle bewoners, evaluatie- en rapportagetijd. Indienende organisatie:: Vitalis Parc Imstenrade Contactpersoon:: Leon Savelkoul, directeur; Roos Verheijen, beleidsmedewerker Contact: Roos Verheijen Tel.: E- mail: r.verheijen@vitalisgroep.nl Zoektermen:: kernteam, thuiszorg, arbeidsbesparing, zelfde medewerker, zelfsturing, verantwoordelijkheid, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, vitalis, extramuraal, thuiszorg, Pagina 5 van 30

6 Pagina 6 van 30

7 Kleine zelfsturende teams In de regio Peel en Maas, Venlo en Blerick gaat men in januari 2014 starten met zelfsturende teams. Op ondersteunende functies wordt bezuinigd omdat zelfsturende teams meer taken/ verantwoordelijkheden krijgen. Doel: bewoners krijgen meer bekende gezichten over de vloer, dit geeft een vertrouwd gevoel. Kosteneffectief (reductie). Inkomsten zorg gaan ook daadwerkelijk naar zorg. Thuiswonende ouderen en zorgmedewerkers. Vanaf Nu in transitiefase. Geen informatie beschikbaar. Indienende organisatie:: Thuiszorg Helpende Hand Contact: Ger Timmermans Tel.: E- mail: Contactpersoon:: Ger Timmermans Zoektermen:: zelfsturend, verantwoordelijkheid, vertrouwd, zelfde plek, zelfde tijd, zelfde medewerker, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, thuiszorg helpende hand, extramuraal, thuiszorg, Pagina 7 van 30

8 Kleinschalig werken op afdelingen Een grootschalige afdeling is verbouwd, er zijn deuren geplaats zodat een kleinschalige afdeling ontstaat. Iedere kleine afdeling heeft een eigen keuken met eigen voorraadbeheer. Doel van de kleinschalige afdeling is de verbinding tussen de bewoner/medewerker en de afdeling te versterken, veiligheid te vergroten en de kwaliteit van zorg en welzijn te verhogen. Verpleeghuis cliënten/ medewerkers Op een afdeling is een fysieke aanpassing geweest in de bouw. De andere afdelingen volgen in Er wordt wel al een aantal jaren kleinschalig gewerkt met vaste teams op vaste groepen. Het brengt meer rust, de medewerkers kennen de behoeften van de bewoners beter en de zorg kan beter worden afgestemd op het individu. Geen kosten. Indienende organisatie:: Verpleeghuis Bergweide Contactpersoon:: Dhr. Hintzen, Dhr. Henrickx en mevr. Ekers Contact: Mw. Ekers Tel.: / Dhr. Hintzen / Dhr. Hendrickx Zoektermen:: kleinschalig, kleinschalig werken, kleinschalige woonvormen, kleinschalig wonen, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, verpleeghuis bergweide, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, Pagina 8 van 30

9 Lean organiseren bij wijkgericht werken Van een centraal georganiseerde extramurale zorglevering naar een op kleine schaal georganiseerde extramurale zorglevering (wijkteams) waarbij centrale partijen van leading naar ondersteunend zijn hervormd. Uitgangspunt is de cliënt en niet de organisatie. Processen zijn hierop bijgesteld. Doel is de cliënt en zijn zorgvraag in alle processen zo centraal mogelijk te stellen. Hierbij is op het gebied van zorglevering de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie gelegd. Het wijkteam bestaande uit ca. 10 tot 15 medewerkers is in principe voor alle zorg en alles wat daarmee samenhangt rondom de cliënt verantwoordelijk. Kwaliteit en beleid, resultaatverantwoordelijkheid, cliënttevredenheid en medewerkertevredenheid. V&V Het wijkgericht werken is in 2010 binnen de organisatie begonnen met eerste projecten. In 2012 is deze werkwijze in de volle breedte geïmplementeerd over de hele organisatie. M.b.t. het bewijs van effectiviteit kan het volgende gezegd worden: Directe overhead is significant afgenomen. Productiviteit is significant toegenomen. Medewerkertevredenheid is significant toegenomen en er zijn indicaties dat de cliënttevredenheid ook is toegenomen. Geen informatie beschikbaar. Indienende organisatie:: Envida (Fusie van Vivre en GroenekruisDomicura) Contact: Roger Moors Tel.: Contactpersoon:: Roger Moors Zoektermen:: lean, wijkteams, wijkgericht, wijk, proces, organiseren, organisatie, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, envida, extramuraal, thuiszorg, Pagina 9 van 30

10 Nieuwe roostersystematiek Dit project is het vervolg op het 2012 project Beperken van het aantal verschillende medewerkers per cliënt in zorg aan huis en behelst het op een andere manier roosteren van de inzet van de medewerkers, waarbij als basis de zorgvraag van de cliënt dient. Concreet houdt dit in dat door een methodiek van centraal plannen en teamgericht aanvullen de zorgteams meer eigen inbreng krijgen in de planning, rekening houdend met doelstellingen en resultaten uit het project van Doelstellingen van dit project zijn: 1. Verhogen van de productiviteit: door de wijze van roosteren te wijzigen wordt een productiviteitswinst beoogd, o.a. door een afname van het ziekteverzuimpercentage. 2. Een afname van de ongeplande inhuur en overwerk, doordat gaten in roosters op andere wijze kunnen worden opgelost. 3. Verhogen van de medewerkerstevredenheid: door medewerkers meer invloed te geven op het samenstellen van het rooster, is men beter in staat de individuele balans tussen werk en privé in te richten en te beheren, hetgeen de werkvreugde (en daarmee de kwaliteit) ten goede komt. Extramuraal De productiviteit is met 11,61% gestegen in het 2e kwartaal van 2013 t.o.v. het 2e kwartaal van Door de nieuwe roostermethodiek is de productiviteit van medewerkers boven verwachting gestegen, waardoor er minimaal één cliënt meer in zorg kan worden gehouden. Het aantal indirecte uren is sterk afgenomen, waardoor een grote efficiëntieslag is gemaakt. Op basis van de resultaten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek (gepland eind 2013) moet blijken dat er een verhoging is van de tevredenheid wat betreft het rekening houden met persoonlijke roosterwensen en het plezier in het werk. Begrote projectkosten : ,- Indienende organisatie:: Cicero zorggroep Contactpersoon:: Jos Stevens Contact: Jos Stevens Tel.: Zoektermen:: rooster, roosteren, zorgvraag, zelfstandigheid, zelfsturing, methodiek, methode, proces, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, cicero zorggroep, extramuraal, thuiszorg, Pagina 10 van 30

11 Ontwikkeling van de functie verpleegkundige (V) in zorgprocessen door opheffing functie zorgcoördinator. In elk kernteam is minimaal een medewerkers van niveau HBO-V voor uur. Hiermee verdwijnt de functie zorg coördinator. Doordat het niveau in de teams omhoog gaat worden de coördinerende en coachende functies uitgerold binnen het hele team. De verpleegkundigen hebben teamoverschrijdende verantwoordelijkheid. Zij richten zich op de samenwerking met de huisarts onderhouden en hebben expertiserollen in het team, waardoor ze collega's ook kunnen aansturen-coachen op het verbeteren van kwaliteit van zorg en een bijdrage kunnen leveren aan de talent ontwikkeling binnen de zorgteams. Arbeidsbesparing: minder leidinggevende en coördinerende taken in zorgproces: de functies zorgcoördinator wordt opgeheven. Doel van de inzet van meer verpleegkundigen is teamoverstijgend het kwaliteitsniveau in de teams te verhogen en de samenhang bij complexere zorg te kunnen waarborgen. Zij stemmen zorgzaken af met de EVV, die weer het contact naar de familie vormt. Verder is het doel dat medewerkers van niveau 3 door de verpleegkundige (niveau 5) ondersteund worden in het ontwikkelen van meer zelfredzaamheid en meer eigen verantwoordelijkheid in hun handelingen. Hierdoor moet de zelfsturing in teams toenemen. V&V medewerkers thuiszorg/verpleeghuis PG. Aan alle teams, zowel thuiszorg, als intramurale PG zorg, is binnen Parc Imstenrade in 2013 een HBO-V opgeleide verpleegkundige verbonden. De nieuwe positie van de verpleegkundige is een groeitraject waarop met coaching, training moet worden geïnvesteerd. Coachings- en trainingkosten. Kosten werving van nog openstaande uren verpleegkundige V; coordinatiekosten EVVer en scholing EVVer. Indienende organisatie:: Vitalis Parc Imstenrade Contactpersoon:: Leon Savelkoul, Roos Verheijen Contact: Roos Verheijen Tel.: E- mail: r.verheijen@vitalisgroep.nl Zoektermen:: zorgcoordinator, verpleegkundige, HBO V, coordineren, coachen, functie, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, vitalis, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, extramuraal, thuiszorg, Pagina 11 van 30

12 Procesmanagement De betreffende directeur/eigenaar is nu verantwoordelijk voor evaluatie en bijstelling van de processen als er veranderingen en/of aanpassingen noodzakelijk zijn. Per proces worden KPI's benoemd. Het is echter ook noodzaak om regelmatig audits/controles te houden op deze genoemde indicatoren. Het zou van groot voordeel zijn als de deelnemers van het procesteam zelf de audits uitvoeren op hun werkplek. Het systeem iprova biedt sinds kort de mogelijkheid risico's te verwerken zodat via overzichtslijsten inzichtelijk kan worden gemaakt (in de processen) waar de organisatie risico's loopt. Dit moet nu wel nog nader uitgewerkt worden. Het is heel belangrijk ons nu vooral te richten op onderhoud van de reeds uitgewerkte processen. Processen dienen regelmatig te worden beoordeeld zoals afgesproken. Periodiek wordt met het procesteam het proces geëvalueerd. Het doel hiervan is om de processen beter te kunnen besturen, beheersen en daardoor verbeteren. Betere resultaten te bereiken door samen te werken over afdelingen heen en dwars door de hiërarchische niveaus. Hierbij realiseren dat de procesverbeteringen bottom up worden ingebracht. Meander Op 13 januari 2010 is door het BT het akkoord gegeven om te starten met procesmanagement met als doel processen centraal in de aansturing van de organisatie te zetten en deze uiteindelijk te verbinden met strategie, beleid en cultuur. De onderstaande resultaten zijn geboekt: - Deelnemers van de procesgroepen hebben geleerd verder te kijken als hun eigen werkplek; - Het heeft routinewerk toegankelijk gemaakt voor verbetering door samen te zoeken naar de best practice; - Door deze positieve kijk heeft het geleid tot efficiencyverhoging en effectiviteitsverbetering; - De processen zijn beheersbaar geworden door het vastleggen van routine en werkinstructies; - Het maakt resultaten meetbaar en beïnvloedbaar. Maakt onderdeel uit van de staande organisatie. Kosten worden gedekt door de resultaten van het project te effectueren. Indienende organisatie:: MeanderGroep Zuid- Limburg Contact: Nettie Ubachs nettieubachs@mgzl.nl Contactpersoon:: Nettie Ubachs (procesondersteuner) Zoektermen:: procesmanagement, proces, audit, iprova, risico, evaluatie, evalueren, organisatie van de Pagina 12 van 30

13 werkomgeving, organisatorische innovatie, meandergroep zuid limburg, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, extramuraal, thuiszorg, Pagina 13 van 30

14 Roosteren (werkprocessen) Dit wordt nu gecentraliseerd en niet meer per afdeling geregeld. Hierbij wordt NEDAP gebruikt. Centraliseren zorgt op afdelingen voor arbeidsbesparing. Geen informatie beschikbaar. Geen informatie beschikbaar. Geen informatie beschikbaar. Indienende organisatie:: La Providence Contactpersoon:: Anette Jeuken Contact: Anette Jeuken Tel.: Zoektermen:: rooster, roosteren, planning, plannen, centraal, gecentraliseerd, NEDAP, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, la providence, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, Pagina 14 van 30

15 Roosterprogramma om de zelfregie van medewerkers te versterken (ISSIT van ITON) Het Aysist onderdeel RoosterPlan bevat alle functionaliteiten voor het roosteren, het beheer en de inzet van medewerkers in de zorg, evenals de (financiële) afhandeling ervan. RoosterPlan roostert geheel vanuit de zorgvraag van de cliënt, en niet vanuit de aanwezige capaciteit. Hierbij gaat RoosterPlan uit van de minimaal benodigde capaciteit en een hoge flexibiliseringsgraad, om zo efficiënt mogelijk het aanbod en de vraag op elkaar te laten aansluiten. Het structureel basisrooster wordt decentraal ingevuld, en door uitrol van dit cyclisch patroon maakt RoosterPlan het operationeel rooster. In geval van een roosterverstoring kan in RoosterPlan met een klik op de knop gezocht worden naar geschikte vervanging. Door middel van een matchboom, die in de Aysist software is verankerd, wordt direct gezocht naar een geschikte vervanging. RoosterPlan maakt gebruik van ingebouwde communicatiemiddelen als sms en mail. Als er ook gebruik wordt gemaakt van het geïntegreerde Medewerkerportaal, heeft de medewerker online zowel inzicht in zijn rooster, alsook de mogelijkheid deze online te accorderen of wijzigen. Doel is meer vooruit plannen, minder roosterverstoringen en betere oplossing voor roosterverstoringen. Door middel van het flexibele systeem kunnen ad hoc roosterverstoringen meteen opgelost worden. Op hoofdlijnen leidt dit tot besparing. Je kunt beter omgaan met min uren en plus uren hoeven minder ingezet te worden. Uiteindelijk leidt dit tot meer rust in de organisatie waardoor de zorg beter wordt. Medewerkers intra- en extramuraal, doelgroep (cliënten) overstijgend. Het systeem is technisch gezien klaar en wordt nu stapje voor stapje ingevoerd. Er hebben slechts interne evaluaties plaatsgevonden die hebben geleid tot vervolgstappen (Management module en Flex Module). Naast aanpassing van Sevagram beleid op gebied van flexibiliteit. Uitgebreide offerte en uitvoerbeschrijving is voorhanden Indienende organisatie:: Sevagram Contactpersoon:: Raymond Clement Contact: Raymond Clement Tel.: E- mail: Zoektermen:: ISSIT, ITON, roosterproces, roostersysteem, rooster, roosteren, Aysist, RoosterPlan, communicatiemiddel, communicatie, medewerkerportaal, digitalisering, digitaal, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, sevagram, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, Pagina 15 van 30

16 extramuraal, thuiszorg, Pagina 16 van 30

17 Routeplanning in VZH Werken met zorgroutes, zoals gebruikelijk in de extramurale zorg, binnen een intramurale zorgomgeving. WERKWIJZE: Planbare zorg is op basis van een aantal criteria zoals ook gebruikelijk bij extramurale zorg ingedeeld in routes. Belangrijk onderdeel is het toepassen van zgn. 'jobcarving' (zie ook project jobcarving'): Een team van servicemedewerkers draagt zorg voor taken gericht op wonen en welzijn. Zorgmedewerkers zijn met name bezig met cliëntgebonden zorgverlening. Onplanbare zorg vindt plaats door zorgmedewerkers welke reageren op de 'zusteroproepen'. De 'intramurale' routes kunnen worden uitgebreid met extramurale cliënten. Vaste collega's worden gekoppeld aan routes. Zorgmomenten worden afgestemd met bewoners en door routeplanning en nakomen van zorgafspraken verminderd het belgedrag van bewoners. Een optimale match tussen (zorg)vraag en aanbod en doelmatige inzet van (zorg)professionals. Kostenreductie door inzet goedkopere arbeidskrachten voor (randvoorwaardelijke) diensten gericht op wonen en welzijn. In het kader van SROI (social return of investment) kan hierdoor een werkgelegenheid ontstaan voor werknemers met afstand tot de arbeidsmarkt. Tevens kwaliteitsverbetering doordat zorgmedewerkers in route niet meer hoeven te reageren op zgn. 'zusteroproep' en optimale inzet van competenties. Tot slot draagt dit bij aan het 'flexibiliseren' van medewerkers doordat er sprake is van een cultuuromslag (men raakt vertrouwd met extramurale zorgverlening waardoor de stap naar extramuraal werken kleiner wordt). Dit biedt voordelen in het kader van scheiden wonen en zorg. Intramurale zorgteams. Gestart met routes voor planbare zorg tijdens piektijden in ochtend en avond. Servicemedewerkers starten in December Er heeft nog geen evaluatie plaatsgevonden. Er kan derhalve nog weinig over de resultaten worden gemeld. Niet bekend Indienende organisatie:: MeanderGroep Zuid- Limburg Contact: Els Frauenrath Contactpersoon:: Els Frauenrath (manager zorg) Zoektermen:: route, routeplanning, zorgroute, planbare zorg, jobcarving, zorgafspraken, intramuraal, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, meandergroep zuid limburg, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, Pagina 17 van 30

18 Pagina 18 van 30

19 Samen keurmerken op orde brengen Iedere leidinggevende is verantwoordelijk voor het op orde houden van het kwaliteitsbeleid. Geen afschuifsysteem naar centrale diensten. Effectief werken aan kwaliteit. Geen informatie beschikbaar. Geen gedetailleerde informatie beschikbaar. Er zijn aanwijzingen voor minder overhead en meer eigen verantwoording. Geen informatie beschikbaar. Indienende organisatie:: De Beyart Contactpersoon:: M. van Lier Contact: Dhr. M. van Lier Zoektermen:: kwaliteit, kwaliteitsbeleid, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, de beyart, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, extramuraal, thuiszorg, Pagina 19 van 30

20 Taakverschuiving Onderzoeken welke mogelijkheden er zijn (passend binnen wet- en regelgeving) om activiteiten uit de AWBZ ook door anderen uit te laten voeren dan de medewerker die deze activiteit nu uitvoert. Hierbij denken wij aan het uitvoeren van activiteiten door de klant zelf, door familie/mantelzorg, door het netwerk van de klant, door inzet van een ander deskundigheidsniveau of door inzet van hulpmiddelen/technologie. Bijvoorbeeld: a. Steunkousen aan- en uittrekken. Het aan- en uittrekken van steunkousen is een activiteit die binnen de AWBZ onder de functie verzorging valt en uitgevoerd wordt door een helpende of verzorgende. Onderzoeken en evt. uitproberen of en wat de mogelijkheden zijn dit uit te laten voeren door bijv. huishoudelijk medewerker, iemand uit de omgeving van de klant of middels inzet van een hulpmiddel (proef steun-de-steunkous: nieuwe steunkousklanten meteen al proberen te instrueren hoe ze zelf met een hulpmiddel de steunkous leren aantrekken). b. Medicatiemodule (intra- en extramuraal) Helpenden en verzorgende B scholen in het verstrekken van medicatie. Ook hier te denken aan de mogelijkheden van de klant zelf en zijn omgeving. c. "Zorgnanny": een thuishulp die is bijgeschoold om met dementerende om te gaan. Zij kan worden ingeschakeld voor een dagdeel om daarmee de mantelzorg te ontlasten. d. Denken in arrangementen: daarbij maakt de achtergrond van iemand niks uit. Je legt bijv. in een arrangement vast dat een dementerende hulp behoeft bij huishouden, wassen, kleden, oog druppelen en steunkousen. Nu komen hiervoor verschillende deskundigheden over de vloer. Je wil liefst dat dit zoveel mogelijk door een persoon per dagdeel gebeurt, ongeacht of deze nivo 0, 1 of 2 is of dat een familielid hier ook nog wat in doet. e. Ook proberen we de reguliere thuishulp of verzorgende zelf een psychiatrische klant te laten begeleiden en de begeleiding op afstand aan de thuishulp of verzorgende vindt plaats door een GTB'er of SPV'er. Zelfstandigheid van klanten en de inzetbaarheid van medewerkers te verlagen/vergroten. Medewerkers in de thuiszorg. Dat helpenden en verzorgende B (intra- en extramuraal) de medicatiemodule volgen is geïmplementeerd beleid binnen Meander. Wordt positief ervaren door medewerkers. Andere toepassingen zijn in ontwikkeling binnen Meander. Eigen docenten Meander. Verletkosten. Indienende organisatie:: MeanderGroep Zuid- Limburg Contact: Monique Hermans Tel.: E- mail: moniquehermans@mgzl.nl Contactpersoon:: Monique Hermans (directeur Pagina 20 van 30

21 thuiszorg Heerlen, Brunssum, Onderbanken) Zoektermen:: taakverschuiving, netwerk, mantelzorg, hulpmiddelen, technologie, deskundigheid, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, meandergroep zuid limburg, extramuraal, thuiszorg, Pagina 21 van 30

22 Van roosteren naar plannen Binnen de organisatie (Vitalisbreed) wordt het hele roosterproces gedigitaliseerd m.b.v. het roostersysteem AYTON. Met dit systeem wordt via centrale kaders een basisrooster gemaakt. Hierop wordt duidelijk waar aanvullende afspraken nodig zijn m.b.t. vervanging ziekte of verlof. Medewerkers loggen van huis uit in en gaan hun rooster zelf wijzigen of aanvullen. Via deze inlog wordt het roosterproces deels gecentraliseerd naar alle betrokken medewerkers, die eigen verantwoordelijkheid moeten nemen om het rooster in hun team kloppend te krijgen. Doel is arbeidsbesparing te bereiken ten aanzien van de complexe taak van roostering en werkplanning. Daarnaast is het doel het samenspel en medeverantwoordelijkheid per team en de individuele medewerkers te bevorderen. V&V medewerkers thuiszorg/verpleeghuis PG In 2013 zijn Vitalisbreed plannen uitgelegd om het hele roosterproces te digitaliseren, om uiteindelijk de medewerkers de kans te geven zelf in het roostersysteem in te loggen en hun roosters aan te vullen. De verandering van roosteren naar plannen is nog in de voorbereidingsfase. De effectieve start is gepland in M.b.t. het bewijs van effectiviteit kan het volgende gezegd worden: nog niet meetbaar gezien de start nog gaat plaatsvinden. Geen informatie over beschikbaar. Betreft een organisatiebreed project, dat niet is uitgesplitst naar individuele locaties. Indienende organisatie:: Vitalis Parc Imstenrade Contactpersoon:: Leon Savelkoul, Roos Verheijen Contact: Roos Verheijen Tel.: E- mail: Zoektermen:: roosteren, plannen, roosterproces, digitaal, digitalisering, roostersysteem, AYTON, verantwoordelijk, zelfsturend, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, vitalis, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, extramuraal, thuiszorg, Pagina 22 van 30

23 Werken in kleine teams/ Wijkteams Kleine teams van 12 a 15 mensen met verschillende deskundigheidsniveaus werken samen in een team. Zij stemmen werkzaamheden naar behoefte van cliënt met elkaar af. Het doel is kleine teams meer eigen verantwoordelijkheid geven voor een bepaald aantal cliënten, conform de landelijke trend. Herstel van professionele waarden, focus op de praktijk, minder leiding en staf. Medewerkers thuiszorg, medewerkers in verpleeg-en verzorgingshuizen. Project wordt in 2013 en 2014 toegepast/geimplementeert in de thuiszorg. In 2013 zijn de eerste pilots gestart om het werken in kleine teams ook intramuraal toe te passen. Effectieve uitrol intramuraal in Effectiviteit en kwaliteitswinst is landelijk ruimschoots aangetoond. Intern is dit bewezen in hulp bij huishouden in een 1 van de 5 regio's. Kosteneffectiviteit is elders bewezen. Hoger niveau medewerkers en minder leiding, ondersteuning en staf. Betere zorg, in ieder geval op termijn. Indienende organisatie:: De Zorggroep Contactpersoon:: Wouter van Soest Contact: Wouter van Soest wouter.van.soest@dezorggroep.nl Zoektermen:: wijkteam, team, samenwerken, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, de zorggroep, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, extramuraal, thuiszorg, Pagina 23 van 30

24 Wijkteams/Zelforganiserende teams (ZOT) De thuiszorgmedewerkers werken samen in teams van gemiddeld 12 mensen. De wijkteams hebben verantwoordelijkheid en eigenaarschap over een groep cliënten. Zij zijn ervoor verantwoordelijk de zorg voor deze groep op een kwalitatief goede manier te organiseren. De medewerkers hebben inzicht in productie, productiviteit, kosten en opbrengsten en zijn ook verantwoordelijk voor het opleveren van een financieel positief resultaat. Iedere medewerker van het wijkteam is mede verantwoordelijk voor de planning waarvoor wordt gewerkt met het NEDAP systeem. De medewerkers richten zelf routes in, plannen en organiseren en bepalen mee of een nieuwe cliënt wel of niet aangenomen kan worden. De wijkteams worden ondersteund door de zorgconsulenten die centraal werken. Bij de zorgconsulenten komen nieuwe zorgvragen binnen welke zij in overleg met de wijkteams kunnen plaatsen en zij dragen zorg voor de aanvraag van herindicaties. Het inrichten van zelforganiserende wijkteams met meer zelfsturing en een lagere overhead, in de verwachting dat dit bij zal dragen aan meer tevreden cliënten, klanten en medewerkers, een lager verzuim en een hogere productiviteit. Medewerkers in de thuiszorg en medewerkers intramuraal. In de thuiszorg wordt volledig gewerkt met kleinschalig werkende teams. In 2013 zijn twee pilots gestart binnen een intramurale PG afdeling om te testen of de inzet van kleinschalig zelfwerkende teams ook in deze setting ingezet kan worden. M.b.t. de bewijs van effectiviteit kan het volgende gezegd worden: sinds de introductie van wijkteams in de thuiszorg is de overhead afgebouwd van 40 naar 22 FTE. Daarnaast is de productie met 2% structureel gestegen. Het verzuim is van 2011 tot 2012 met 2% gedaald naar 6%. De kosten zijn op te splitsen in personele kosten, kosten voor ICT (inrichting, instructie, desinvesteringen in systemen en conversie) en kosten voor verdere doorontwikkeling van de wijkteams, management en ondersteunende diensten. De transitiekosten zijn per team verschillend en zijn afhankelijk van het proces dat een team heeft moeten doormaken. Indienende organisatie:: Proteion Thuis Contactpersoon:: Raoul Bakkes Contact: Raoul Bakkes Zoektermen:: wijkteam, zelf organiserende teams, ZOT, zelfsturend, verantwoordelijkheid, eigenaarschap, verantwoordelijk, NEDAP, routes, plannen, planning, organiseren, zorgconsulenten, Pagina 24 van 30

25 organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, proteion, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, extramuraal, thuiszorg, Pagina 25 van 30

26 Zelfsturende teams Het buurtzorgteam werkt als zelfsturend team. Zelfsturende teams binnen Buurtzorg mogen niet groter zijn dan 12 medewerkers. De zelfsturende teams werken volgens de Buurtzorg visie. Deze visie is ontwikkeld door Jos de Blok. Deze visie bevat in het kort de volgende onderdelen: Het zorgverleningsproces dient erop gericht te zijn de cliënt zo lang mogelijk zorgonafhankelijk te houden. De wijkverpleegkundige / wijkziekenverzorgende dient daarin een centrale rol te hebben. Zij weet immers het beste hoe ze op de specifieke omstandigheden van de cliënt in kan spelen. Deze situatie wordt in belangrijke mate bepaald door de omgeving van de cliënt: de buurt (zowel fysiek als virtueel). Cliënten kunnen de meeste oplossingen voor het omgaan met handicaps of beperkingen vinden in hun directe omgeving. Wijkverpleegkundigen en ziekenverzorgenden kunnen het potentieel aan oplossingen uitbreiden door het mantelzorgsysteem te ondersteunen en de cliënt mede wegwijs te maken. De wijkverpleegkundige/wijkziekenverzorgende dienen ondersteund te worden door een eenvoudige en sobere organisatie optimaal ondersteund met moderne ICT-technologie om de administratieve last zoveel mogelijk te beperken. Innovatie en ontwikkeling moeten direct verbonden zijn met het zorgverleningsproces...deze visie is de basis voor de organisatie van het team en de zorgverlening. In het team werken medewerkers van niveau 3 t/m 5. Iedere medewerker vervult voor zijn cliënten alle taken, er wordt geen taakdifferentiatie toegepast. Binnen het team is formeel geen leidinggevende, er wordt onderling gebruik gemaakt van elkaars kwaliteiten. De teamleden hebben dus naast hun zorgtaken in de wijk ook andere taken m.b.t. de planning- en organisatie van het werk. Daarnaast is het team ook verantwoordelijk voor de te behalen productie. De organisatie van het team is het resultaat van een ontwikkelingsproces. Van begin af aan werd zo veel mogelijk geprobeerd een weg te vinden waarin zich alle teamleden kunnen vinden. Op basis interne evaluaties en consensusvorming wordt de organisatie van team continue bijgestuurd. Het doel van zelfsturende teams kan als volgt omschreven worden: De professionals/ zorgverleners organiseren het werk en voeren het ook uit. Daardoor kunnen zij snel en adequaat inspelen op veranderende situaties. Zij zullen binnen het eigen team het werk zodanig organiseren dat in de uitvoering het meeste gemak en de minste hinder wordt ondervonden van regelgeving. Het effect is dat er niet zoveel regels zijn en dat elk team op een andere manier georganiseerd is. De directie vertrouwt op de wil van de professional om 'het goede' te doen. Medewerkers (niveau 3, 4, 5) in de thuiszorg voor somatische cliënten, PG cliënten en psychiatrie cliënten. Van begin af aan (Sinds 2011) werd in het Buurtzorgteam Heerlen gewerkt volgens het principe van zelfsturende teams. M.b.t. het bewijs van effectiviteit kan het volgende gezegd worden: Het team functioneert sinds het begin volledig zelfsturend en is nog steeds gegroeid. Er is een voortdurende toename van zorgvragers en het team zit nu ook aan zijn max grootte wat betreft medewerkers. De Pagina 26 van 30

27 cijfers laten zien dat de productienorm gehaald wordt. Geen informatie beschikbaar. Indienende organisatie:: Buurtzorg Heerlen Contactpersoon:: Susanne Koenen Contact: Susanne Koenen Tel.: of Zoektermen:: zelfsturend, buurtzorg, zorgvraag, wijkverpleegkundige, planning, organiseren, organisatie, zelfsturende teams, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, buurtzorg heerlen, extramuraal, thuiszorg, Pagina 27 van 30

28 Zelf werkende teams In een zelf werkend team werken 5-6 verpleegkundigen/verzorgenden samen. In deze teams wordt volgens het principe "zelfde medewerker, zelfde tijd, zelfde plek" toegepast. Er is formeel geen leidinggevende in het team. Binnen de teams worden bepaalde dingen zelf afgesproken en geregeld bijvoorbeeld verlofplanning en opvang daarvan. Alleen de routeplanning wordt centraal gemaakt. Daardoor kan gewaarborgd worden dat nieuwe cliënten op vrijkomende plekken ingepland kunnen worden. Betere afstemming tussen medewerker-medewerker en medewerker-cliënt bevorderen met als doel een goede planning, autonomie van de zorgmedewerkers met als doel goede zorgverlening en een tevreden cliënt Medewerkers thuiszorg. De werkwijze van zelf werkende teams is binnen de Zorg Groep Beek volledig geïmplementeerd. De effectiviteit wordt gemeten middels de medewerkers en cliënt tevredenheid. De resultaten van deze meting laten zien dat medewerkers tevredenheid hoog is (gemiddeld: een 8,4) net als de cliënt tevredenheid (gemiddeld: een 9,1). Daarnaast zijn initiatieven van medewerkers te zien dat zij vrijwillig aanbieden taken over te nemen. Geen, gewoon goed plannen. Indienende organisatie:: Zorg Groep Beek Contactpersoon:: Michael Hamers Contact: Michael Hamers Tel: E- mail: Zoektermen:: zelfsturend, zelf werkend, route, zelfde plek, zelfde tijd, verantwoordelijkheid, zelfde medewerker, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, zorggroep beek, extramuraal, thuiszorg, Pagina 28 van 30

29 Zichtbare schakel Vanwege de ontwikkelingen in Parkstad zoals vergrijzing, krimp van de bevolking en een in verhouding lage sociaaleconomische status, die samenhangt met de gezondheidstoestand van de bevolking, is het belangrijk om een herstructurering van welzijn en zorg te bewerkstelligen met de nadruk op het voorkomen en/ of uitstellen van langdurige, individuele, vaak zware zorg. Dit is mogelijk door op buurtniveau tijdig een passend wonen-, welzijn en zorgarrangement aan te bieden. Regionale partijen zijn ervan overtuigd dat versterking van het maatschappelijk steunsysteem, gebaseerd op samenwerking, ertoe bijdraagt om voor ouderen in een kwetsbare positie de toegankelijkheid en betaalbaarheid van de zorg te verbeteren. Een belangrijke rol hierin is weggelegd voor de Zichtbare Schakel. Dit is een wijkverpleegkundige die binnen een buurt de klant centraal stelt in het samenspel van wonen-welzijn-zorg in de buurt van die klant. De Zichtbare Schakel heeft een autonome positie en werkt organisatie overstijgend. Zij werkt intensief samen met de huisarts en andere relevante sociale partners als vrijwilligersorganisaties en professionals. De Zichtbare Schakel kan doordat zij de spil is in de wijk middels vroeg signalering, casemanagement en coördinatie van de klantsituatie, zo mogelijk via preventie en het behouden/bevorderen van de zelfredzaamheid van de klant, deze zo lang mogelijk zelfstandig laten wonen. Thuiswonende klanten die al dan niet thuiszorg afnemen van Meander. Binnen Meander is de Zichtbare Schakel al een aantal jaren actief. Eerst in enkele wijken, maar inmiddels in het hele werkgebied van de thuiszorg. De inzet van de Zichtbare Schakel werkt kostenbesparend door het voorkomen van zorg in instellingen voor intramurale verpleging en verzorging en door het voorkomen van ziekenhuiszorg. Daarnaast zijn er besparingen in de gehandicaptenzorg en geestelijke gezondheidszorg. Er zijn enkele landelijke rapportages die dit ondersteunen: o.a. MBC van Omring: Van Solex naar laptop en BMC van Egbert van der Meer: Wijkverpleegkundige bespaart op zorg in verpleeghuizen en ziekenhuizen. Aan deze laatste rapportage heeft Meander actief deelgenomen. Intern heeft Meander een meting buurtgericht werken gedaan op meerdere momenten om de voortgang hierin te bewaken en er is een evaluatie uitgevoerd bij huisartsen in de regio. De uitkomsten van de metingen buurtgericht werken laten een positief beeld zien in het verloop van de tijd. Uit de evaluatie van de huisartsen blijkt dat de organisatie Meander veel zichtbaarder is geworden in de wijk/huisartsenpraktijk. De inzet van de Zichtbare Schakel wordt voor de tijd die zij bij klanten achter de voordeur besteed, vergoed vanuit het AWBZ product AIV. Daarnaast is er door het Zorgkantoor een subsidie ter beschikking gesteld die een gedeelte van de indirecte tijd van de Zichtbare Schakel (netwerk opbouwen/ onderhouden) vergoed. De kosten van de Zichtbare Schakel bestaan vooral uit personeelskosten. Het Pagina 29 van 30

30 betreft 52 Zichtbare Schakels die gemiddeld ongeveer de helft van hun tijd kwijt zijn aan de werkzaamheden als Zichtbare Schakel. Slechts een klein gedeelte van deze kosten ontvangt Meander terug via bovenstaande financiering. Indienende organisatie:: MeanderGroep Zuid- Limburg Contact: Monique Hermans Tel.: E- mail: Contactpersoon:: Monique Hermans (directeur thuiszorg Heerlen, Brunssum, Onderbanken) Zoektermen:: zichtbare schakel, samenwerking, wijkverpleegkundige, samenwerken, wijk, organisatie van de werkomgeving, organisatorische innovatie, meandergroep zuid limburg, extramuraal, thuiszorg, Pagina 30 van 30