Buurtzorginformatiesysteem (BIS) Rapportage op internet

Transcriptie

1 Buurtzorginformatiesysteem (BIS) Rapportage op internet Alle informatie m.b.t. de cliënten wordt gerapporteerd in het buurtzorginformatiesysteem (BIS) zodat iedere medewerker online altijd alle relevante informatie m.b.t. de cliënten ter beschikking heeft. Daarnaast wordt een papierendossier alleen maar gebruikt voor de communicatie met de huisarts en de familie van cliënten. Het BIS bevat de volgende onderdelen: Tabblad planning / Tabblad cliëntgegevens/tabblad Zorgplan met onderdelen: Voorgeschiedenis Zorgplan Interventieplanning Afspraken/ Tabblad zorgmomenten/ Tabblad overzicht met Overzicht rapportages Overzicht foto's Overzicht interventies Overzicht meetwaarden Overzicht instrumenten Overzicht beoordelingen Overzicht protocollen. Het doel is om zorgproblemen objectief in kaart te brengen, daaraan goed onderbouwde interventies te koppelen om doelen te bereiken en resultaten achteraf te kunnen meten. Medewerkers (niveau 3, 4, 5) in de thuiszorg. Geen informatie beschikbaar. Geen informatie beschikbaar. Indienende organisatie:: Buurtzorg Heerlen tpersoon:: Susanne Koenen Contact: t: Susanne Koenen Tel.: of Zoektermen:: Buurtzorginformatiesysteem, bis, rapportage, internet, zorgleefplan, ecd, elektronisch clientendossier, digitaal, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, buurtzorg, extramuraal, thuiszorg, Pagina 1 van 22

2 Cliëntvolgsysteem (inzet van tablets in de thuiszorg) Iedere Zorgcoördinator in de thuiszorg krijgt een tablet. Op het tablet kunnen administratieve (vereisten) formulieren voor : de risico signalering zorg, tussen evaluatie, eindevaluatie, Arbo check en zo verre digitaal in een systeem (cliëntvolgsysteem CVS) ingevuld worden. Via een kwaliteitspagina vanuit het cliëntvolgsysteem hebben de medewerkers van de wijkteams vervolgens inzicht in de resultaten van alle bovenstaande metingen. Daarnaast kan de tablet gebruikt worden als mobiele werkplek voor het uitvoerend personeel in de thuiszorg. Doel van het cliëntvolgsysteem is het verminderen van tijdsbesteding van thuiszorgmedewerkers aan administratie rondom een cliënt. En het centraal registreren van allerlei informatie. Thuiszorgmedewerkers Het cliëntvolgsysteem via de inzet van tablets is in jan binnen de organisatie geïmplementeerd. Er wordt continue gewerkt aan een verbetering en doorontwikkeling van de functies ervan. In augustus 2013 heeft een evaluatie plaats gevonden m.b.t. de invoering van het cliëntvolgsysteem in de praktijk. Resultaten van deze evaluatie zijn de volgende: het aantal ingevulde formulieren is toegenomen, de reistijd is teruggedrongen, omdat formulieren digitaal aangeleverd kunnen worden en omdat bv. mails via de mobile werkplek verstuurd kunnen worden. Over de medewerkers ervaringen m.b.t. het gebruik van tablets kan het volgende gezegd worden: Over het algemeen wordt de tablet als een positieve toevoeging bij het uitvoeren van de administratieve werkzaamheden ervaren Indienende organisatie:: Envida (Fusie van Vivre en GroenekruisDomicura ) Contact: t: Roger Moors Tel.: Roger.moors@envida.nl tpersoon:: Roger Moors Zoektermen:: Cliëntvolgsysteem, tablet, ipad, thuiszorg, mobiele werkplek, centraal registeren, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, envida, extramuraal, thuiszorg, Pagina 2 van 22

3 De medewerkers en cliënttevredenheidsmeting is ontwikkeld voor ipad (thuiszorg) De tevredenheid van zowel cliënten als medewerkers digitaal via de ipad meten. Door Nedap is een applicatie ontwikkeld die specifiek gekoppeld is aan het cliëntsysteem van de organisatie. De organisatie kan zelf korte vragenlijsten invoeren alsook een random steekproefselectie opgeven in een applicatie. De medewerker heeft altijd een ipad bij zich tijdens de zorgverlening en ziet de 'pop-up' van de vragenlijst. Afhankelijk van voor wie de vragenlijst bestemd is, vraagt zij de cliënt deze terplekke op de ipad te beantwoorden, of vult zelf haar eigen lijst in. Doordat de cliënttevredenheid wordt gepeild in een webapplicatie kan er sneller geanticipeerd worden op een bepaald signaal. Voor de cliënt wordt de druk ook lager voor het invullen van deze informatie omdat dit simpeler kan en tijdens de verzorging. Medewerkers en thuiszorg cliënten. De medewerkers en cliënttevredenheidsmeting via de pad is volledig geïmplementeerd in de thuiszorg van Orbis Thuis. Eerste ervaringen laten zien dat dit een snel en makkelijk toegankelijk meetinstrument is. Bescheiden ontwikkelkosten voor de app, aan te passen naar eigen invulling. Indienende organisatie:: Zuyderland Zorg Contac t: tpersoon:: Else van Selst Zoektermen:: ipad, medewerkerstevredenheid, clienttevredenheid, vragenlijst, nedap, tevredenheid, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, tablet, orbis thuis, extramuraal, thuiszorg, Pagina 3 van 22

4 Digitaal clientendossier clientendossiers gedigitaliseerd en digitaal beschikbaar in een webapplicatie. Minder papier, dossiermappen en dossierkasten. Digitaliseren cliëntdossiers. Medewerkers Medewerkers zijn verlost van 10 kasten met daarin 40 strekkende meter dossiers. Ze zijn in een kleinere ruimte gehuisvest, besparing in m2. Scannen pagina's dossier: Kosten applicatie (5 users) 300 per maand incl. dataopslag. Scanner voor aanvullende eigen scnanwerk incl. werkplek eenmalig. Indienende organisatie:: Vivantes tpersoon:: Lars Schiltmans (Manager ICT) Contact: t: Lars Schiltmans Zoektermen:: clientdossier, digitaliseren, digitaal, digitalisering, ecd, elektronisch clientendossier, zorgleefplan, clientendossier, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, vivantes, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, extramuraal, thuiszorg, Pagina 4 van 22

5 Digitaal personeels- en clientendossier Zowel personeelsdossiers en clientendossiers gedigitaliseerd. Vergroten veiligheid en beschikbaarheid van de dossiers. Administratief medewerkers Deze oplossing is reeds 2013 in gebruik. Niet bekend Indienende organisatie:: Vivantes Contact: t: Rik Stoltz tpersoon:: Rik Stoltz (manager HRM) Zoektermen:: personeelsdossier, clientdossier, digitaliseren, digitaal, digitalisering, ecd, elektronisch clientendossier, zorgleefplan, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, vivantes, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, extramuraal, thuiszorg, Pagina 5 van 22

6 Digitaal zorgplan (ECD) Intramuraal werken we binnen Meander al sinds jaar en dag met een elektronisch dossier. Op dit moment is dit PlanCare Dossier (PCD) van de Heer Software. PCD voorziet enerzijds voor het registratie en facturatie proces en anderzijds voor de zorginhoud, het zorgdossier waarmee onze zorgmedewerkers dagdagelijks werken. Zo n elektronisch dossier is belangrijk in de ondersteuning van onze medewerkers om invulling te kunnen geven aan de gemaakte afspraken met bewoners over de behoeftes en wensen. Het doel is het huidige en toekomstige zorgproces rondom onze klanten te ondersteunen. Niet alleen voor de klant maar ook voor zijn directe omgeving. De afspraken tussen zorg en klant worden eenduidig vastgelegd en kunnen zo worden getoetst op realisatie / uitvoering hiervan. Intramuraal; verpleeg- en verzorgingshuizen. Medewerkers kunnen zich zoveel als mogelijk richten op het leveren van verzorging en verpleging en besteden een minimale tijd aan administratieve handelingen in het kader van het dossier. Werken in een digitaal zorgplan is vele malen effectiever dan een papieren dossier. De hogere productiviteit hebben de meerkosten van het systeem gecompenseerd. Het proces is op de nieuwe werkwijze aangepast. Indienende organisatie:: MeanderGroep Zuid- Limburg Contact: t: Mw. H. Velraths helianvelraths@mgzl.nl tpersoon:: Mw. H. Velraths (proces eigenaar intramurale proces) Zoektermen:: rapportage, zorgleefplan, ecd, elektronisch clientendossier, PlanCare Dossier, PCD, zorgdossier, digitaal, zorgplan, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, meandergroep zuid limburg, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, Pagina 6 van 22

7 Digitaliseren van thuiszorgproces (werken met NEDAP) Het NEDAP systeem wordt gebruikt voor de cliënt registratie, de planning en registratie van de uren van de medewerkers. Iedere medewerker kan via dit systeem zijn route op de mobiele telefoon opvragen. Nadat de medewerker de zorg verleent heeft kan hij/zij meteen zijn benodigde tijd via het NEDAP systeem registeren. Binnen het NEDAP systeem zijn alle medewerkers en cliënt gegevens opgeslagen zodat alles overzichtelijk is voor diegene die de planning maakt. Doel van het digitaliseren van de planning en registratie in de thuiszorg is zo efficiënt mogelijk de uren in te zetten en zo veel mogelijk van de tijd te investeren aan de directe cliënten zorg. Medewerkers thuiszorg Sint Jozef werkt al een aantal jaren met een digitaal proces in de thuiszorg. Sinds 2012 is het thuiszorgproces volledig gedigitaliseerd dmv gebruik van mobiele telefonie. M.b.t. het bewijs van effectiviteit kan gezegd worden dat de productiviteit vergeleken met de tijd voor de introductie van NEDAP duidelijk verhoogt is. Kosten per cliënt conform contract. Indienende organisatie:: Sint Jozef wonen en zorg Contact: t: Fieke van Deutekom tpersoon:: Fieke van Deutekom Zoektermen:: NEDAP, roosteren, registratie, roostersysteem, registratiesysteem, plannen, planning, route, routes, digitaal, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, sint jozef, extramuraal, thuiszorg, Pagina 7 van 22

8 Digitalisering formulierenstroom thuiszorg Op basis van Open Source software ontwikkelde formulieren met workflow omgeving die gebruikt wordt in administratieve keten-zorg-processen om handmatige formulieren te digitaliseren en op basis van workflow het proces te ondersteunen en de status te kunnen volgen. Koppeling met diverse bronsystemen om gegevens automatisch op te halen en onnodige invoer te voorkomen. Tevens validatie van gegevens en kwaliteit van input en output te garanderen, formulieren bereikbaar via internet en interne MGZL netwerk. Ook via ipad te gebruiken. Sprekend voorbeeld hierbij is bijvoorbeeld het Mutatieformulier Zorg (MUT). Met dit formulier worden alle mutaties aangaande de afgesproken zorg intern gecommuniceerd. Voorheen handmatig waarbij gegevens helemaal opnieuw werden genoteerd en doorgegeven naar een andere afdeling ter verwerking. Gaat nu gedigitaliseerd waarbij brongegevens automatisch worden gevuld en er een workflow en meldingssysteem is in de afhandeling van de mutatie. Door digitalisering van formulieren het mobiel werken mogelijk te maken en de kwaliteit van het proces, de kwaliteit van de input en output en doorstroom van gegevens te verbeteren. Medewerkers thuiszorg, administratieve ondersteuners, planners, uitleen, apothekers, Aantal forms: 4 -> volume in 2010: 8629 forms. Aantal forms: 7 -> volume in 2011: forms. Aantal forms: 10 -> volume in 2012: forms. Aantal forms: 14 -> volume in 2013: forms (tot en met oktober), wat betekent dat formulieren niet meer handmatig hoeven te worden ingevuld en te worden verwerkt maar dit nu grotendeels gedigitaliseerd gebeurd. Veel minder werk, minder fouten, correcte en tijdige afhandeling. Uitbreiding naar diverse formulieren (zie aantal) en koppelingen. Inmiddels formulieren waarbij aanvragen en meldingen naar apothekers, uitleen en gemeenten worden verstuurd via een bericht. Mogelijkheid om binnen één formulier meerdere bronnen te ontsluiten (join en inner joins). Al met al een enorme efficiency slag die in eerste instantie de veel gebruikte formulieren heeft aangepakt. Past helemaal in de portal gedachte waar medewerkers alles terug kunnen vinden om hun werk goed te kunnen doen. Beheer, onderhoud en ontwikkeling van totale omgeving vanaf 2009: Geen licentiekosten. Gemiddelde kosten ontwikkeling per formulier, inclusief koppelingen naar databronnen 5000 <> afhankelijk van complexiteit workflow en eventueel nieuw te ontsluiten bronnen. Indienende organisatie:: MeanderGroep Zuid- Limburg Contact: t: Laura Faessen laurensfaessen@mgzl.nl Pagina 8 van 22

9 tpersoon:: Laurens Faessen (Manager I&A) Zoektermen:: digitalisering formulierenstroom, digitaal, Open Source software, digitaliseren, Ipad, internet, workflow, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, tablet, meandergroep zuid limburg, extramuraal, thuiszorg, Pagina 9 van 22

10 ECD Software voor het Elektronisch Clientendossier (ECD) is aangekocht bij Unit 4, te weten de webversie van Cura. Het Electronisch clientendossier is gebaseerd op het 4 domeinen Zorgleefplan van Actiz. Op dit moment wordt met een Word versie van het Zorgleefplan gewerkt, die uitgeprint wordt en op papier wordt bewaard in een persoonlijke klapper per client. De ontwikkeling en implementatie van het ECD dient te leiden tot: meer gebruikersgemak voor medewerkers doordat reeds ingegeven informatie uit het systeem "hergebruikt" kan worden, workflow in het ECD ertoe bijdraagt dat processen op de juiste wijze verlopen en er relatief eenvoudig, zowel op collectief en individueel niveau stuurinformatie gegenereerd kan worden. In oktober 2013 werd gestart met de bouw van het ECD. Vervolgens vond er een pilot plaats op een BOPZ afdeling in de locatie Scharwyerveld. Bij de evaluatie van de pilot gaven medewerkers aan dat het werken met het ontwikkelde ECD in verhouding tot het papieren zorgleefplan tijdsbesparing oplevert en er efficienter gewerkt kan worden. Na enkele verbetervoorstellen ten aanzien van de inrichting van het ECD te hebben verwerkt, start men in januari 2015 met de uitrol binnen de intramurale zorg. Ook binnen de extramurale zorg is gestart met de inrichting van een ECD. Het intramurale model vormt hiervoor de basis. In maart 2015 zal de pilot extramuraal starten. Binnen de extramurale zorg is gestart met het ontwikkelen van het ECD, welke daarna zal worden geimplementeerd. Tenslotte richt het ECD zich op vertegenwoordigers/ verwanten. In januari 2015 start een pilot op een BOPZ afdeling waarbij vertegenwoordigers via internet toegang krijgen tot het ECD van de client die zij vertegenwoordigen (Clientenportaal). In oktober 2013 werd gestart met de de bouw van het ECD. Vervolgens vond er een pilot plaats op een BOPZ afdeling in de locatie Scharwyerveld. Bij de evaluatie van deze pilot gaven medewerkers aan dat het werken met het ontwikkelde ECD in verhouding tot het papieren zorgleefplan tijdsbesparing oplevert en er efficienter gewerkt kan worden. Geen informatie beschikbaar. Indienende organisatie:: Mosae zorggroep tpersoon:: Dhr. P. Zonneveld Contact: t: Paul.Zonneveld@mosaezorggroep.nl; Tel.: +031(0) Zoektermen:: zorgleefplan, ECD, elektronisch clientendossier, cura, gebruikersgemak, Pagina 10 van 22

11 gebruiksvriendelijk, digitaal, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, mosae zorggroep, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, Pagina 11 van 22

12 ECD Op basis van het papierendossier is een eigen ECD ontwikkeld binnen het verpleeghuis Bergweide. In dit ECD staat het gewone/normale leven van een cliënt centraal, er wordt niet gefocussed op het ziektebeeld. Doel van het ECD is een structuur aanbrengen om een heldere en eenduidige rapportage te verkrijgen dmv een vooropgestelde systematiek gemaakt voor en door alle disciplines. Alle cliënten van het verpleeghuis. In ontwikkeling euro Indienende organisatie:: Verpleeghuis Bergweide heeft het ECD samen met Cura ontwikkelt. tpersoon:: Dhr. Hintzen, Dhr. Henrickx en mevr. Ekers Contact: t: Mw. Ekers Tel.: / Dhr. Hintzen / Dhr. Hendrickx Zoektermen:: rapportage, zorgleefplan, ecd, elektronisch clientendossier, PlanCare Dossier, PCD, zorgdossier, digitaal, zorgplan, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, verpleeghuis bergweide, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, Pagina 12 van 22

13 Elektronische zorgleefplan van NEDAP Intramuraal gaan medewerkers werken met een elektronisch zorgleefplan van de cliënten (van NEDAP) dat altijd beschikbaar is. Hierbij gaan zij gebruik maken van een Ipad. Doel is verbetering, efficiency en gebruiksvriendelijkheid voor onze medewerkers. Hierdoor ook meer inzicht in de kwalitatieve aspecten van de bedrijfsvoering. V&V medewerkers intramuraal Vanaf jan wordt gestart binnen de organisatie (intramuraal) met de invoering van het elektronische zorgleefplan van NEDAP. Kosten aanschaf ipads, aanpassingen automatisering en implementatiekosten. Indienende organisatie:: Sint Jozef wonen en zorg Contact: t: Fieke van Deutekom tpersoon:: Hans Mennen Zoektermen:: rapportage, zorgleefplan, ecd, elektronisch clientendossier, PlanCare Dossier, PCD, zorgdossier, digitaal, zorgplan, efficiency, gebruiksvriendelijk, digitalisering, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, ipad, tablet, sint jozef, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, Pagina 13 van 22

14 HRM: Het verkorten van het administratieve proces bij contracten en wijzigingen. Contracten worden automatisch door het systeem gegenereerd. Middels een E-HRM oplossing voeren leidinggevenden zelf mutaties in. Via een route komt de mutatie in het personeelssysteem terecht. Een administratief medewerker stelt daarna de bijbehorende contracten op. Vanaf juli is dit geautomatiseerd. Zodra de mutatie bij de administratief medewerker komt, heeft het systeem reeds het contract aangemaakt. Verminderen van administratieve tijdsbesteding. Personeelsadministratie en medewerkers Laatste testen lopen. In juli verwachten we live te zijn. Circa 4.000,- euro Indienende organisatie:: Vivantes Contact: t: Rik Stoltz tpersoon:: Rik Stoltz (manager HRM) Zoektermen:: hrm, administratie, contract, digitaliseren, digitaal, digitalisering, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, medewerker, personeel, vivantes, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, extramuraal, thuiszorg, Pagina 14 van 22

15 Inzet van Ipads in de thuiszorg Iedere uitvoerende medewerker wordt in de thuiszorg met een ipad uitgerust. De volgende mogelijkheden biedt de inzet van de ipad: Digitaal inzicht in en bijwerken van dossier bij de cliënt en het maken van aantekeningen; digitaal benaderen van derden en digitaal aanvragen van zorggerelateerde cliënt formulieren; digitaal inzicht in cliënt planning; digitaal raadplegen van instructievideos; digitaal raadplegen van protocollen, richtlijnen en medisch naslagwerk; digitaal opleiden van cliënten; cliënten gerust stellen door muziek af te spelen tijdens een behandeling; digitaal afnemen van testen/vaststellen diagnoses, digitaal vertalen, digitaal inzicht in de planning en locatie van collega's; digitaal inzicht in verkeerssituatie, beeldcontact met collega's of koppelen van beeldopnames aan dossier, beeldcontact met cliënten. Doelstelling van de inzet van ipads in de thuiszorg is verhogen van kwaliteit van zorg doordat meer tijd beschikbaar wordt voor direct cliënt contact. Daardoor zal ook de cliënttevredenheid als de medewerkerstevredenheid stijgen. Daarnaast zal de inzet van ipads bijdragen aan een aantrekkelijk werkgeverschap. Medewerkers thuiszorg De pilot m.b.t. acceptatie, of het technisch functioneel beheer uitvoerbaar is en overige gebruikerservaringen heeft de volgende resultaten opgeleverd: handig, bruikbaar, tijdbesparend. Soms valt de verbinding weg en is opnieuw inloggen nodig. Privacy aspecten goed regelen. De kosten calculatie voor de volledige implementatie ziet er als volgt uit: totale eenmalige kosten (aanschaf van ipads en fold cases en instructie medewerkers). Maandelijkse kosten voor internetabonnementen per ipad. Afhankelijk van omvang en provider of volumekortingen worden gegeven. Indienende organisatie:: Zuyderland Zorg Contact: Tel.: tpersoon:: Inge Jochem Zoektermen:: ipad, thuiszorg, digitaal inzicht, digitaal, beeldcontact, zorg op afstand, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, tablet, orbis thuis, extramuraal, thuiszorg, Pagina 15 van 22

16 ipads in de thuiszorg Iedere medewerker in het team heeft een ipad ter beschikking. Via de ipad kan de zorgverlener alle relevante informatie uit het zorgdossier ter plekke oproepen en ook meteen bij de cliënt thuis in het ECD rapporteren. Daarnaast biedt het mogelijk relevante informatie, bv. het farmaceutisch kompas ter plekke op te vragen. Ook biedt het de mogelijkheid meteen als dat nodig is een mail te sturen naar een andere zorgverlener als er bepaalde problemen of vragen ontstaan bij een cliënt. Doel van de inzet van Iaden is het besparen van reistijd m.b.t. administratie. Medewerkers (niveau 3, 4, 5)in de thuiszorg. Sinds medio 2013 wordt binnen Buurtzorg Heerlen gewerkt met Ipads. M.b.t. het bewijs van effectiviteit kan het volgende gezegd worden: Doordat we alle relevante info voortdurend ter inzage hebben en onze bevindingen al bij de cliënt kunnen registreren wordt er veel tijd bespaard. Geen informatie beschikbaar. Indienende organisatie:: Buurtzorg Heerlen tpersoon:: Susanne Koenen Contact: t: Susanne Koenen Tel.: of Zoektermen:: ipad, zorgdossier, ECD, elektronisch clientendossier, digitaal, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, tablet, buurtzorg, extramuraal, thuiszorg, Pagina 16 van 22

17 NEDAP (planning en registratie thuiszorg) Waar we naar streven is om weer voor 100% in control te komen, de overhead zo laag als mogelijk te houden, een hogere productiviteit te realiseren, het hebben van een laag ziekteverzuim en werken met een gebruikersvriendelijke plannings- en registratiemodule. Systemen die het buurtgericht werken optimaal kunnen ondersteunen. Een systeem dat sneller inzicht geeft in cijfers en in staat is om sneller stuurinformatie aan te reiken. Het systeem moet zorgen voor administratieve lastenverlichting. Maar vooral ook zeer laagdrempelig zijn voor medewerkers en gemakkelijk aan te leren. Het moet een stabiele factor vormen zodat er weer rust komt en onze medewerkers zich weer kunnen richten op dat geen waarvoor ze zijn, zorg leveren. Een goed voorbeeld hoe techniek een bijdrage kan leveren aan het zorgproces. In termen van gebruikersvriendelijkheid, efficiënter, eenvoudiger., waardoor er mogelijkheden bestaan voor productiviteitsverbeteringen. -Geen registratie meer op optisch leesbaar formulieren nu digitale registratie. - Geen halen en brengen meer van planbriefjes. Geen handmatige mutaties meer, is nu geautomatiseerd. - Alle noodzakelijke informatie rondom plannen en registreren is online beschikbaar. - Managers hebben online inzicht in de geleverde zorg. - Medewerkers worden nagenoeg niet meer belast met allerlei administratieve zaken rondom registratie. - Het maakt de weg vrij om te gaan werken aan zaken die leiden tot een hogere productiviteit. Kortom: - hogere productiviteit - eenvoudig en duidelijk registratie proces - efficiency slag in de back office - optimalisatie van het declareren van de opbrengsten. V&V extramuraal Medewerkers besteden een zo minimaal mogelijk tijd aan registreren. Medewerkers hebben invloed op hun planning en hebben een actuele planning online te beschikking. Klanten kunnen zelf de planning inzien. Managers en medewerkers hebben online inzage in hetgeen ze hebben geregistreerd afgezet tegen het geen zij met hun klant en met het indicatie orgaan hebben afgesproken. Er wordt nu voor 96% automatisch geregistreerd. Het facturatie proces is vele malen vereenvoudigd en we declareren bijna 100% van het geen te declareren is. Recentelijk hebben we dit proces nog eens geëvalueerd en tegen het licht gehouden van huidige mogelijkheden en oplossingen. De conclusie is wederom dat wij dit optimaal hebben ingericht. Jaarlijkse exploitatie kosten van het systeem bedragen ,-. Afschrijvingskosten investeringen ,- per jaar. Terug verdienmodel is gemaakt. Businesscase is positief. Indienende organisatie:: MeanderGroep Zuid- Contact: t: Monique Hermans Pagina 17 van 22

18 Limburg tpersoon:: Mw. M. Hermans (proces eigenaar extramuraal proces) Zoektermen:: NEDAP, roosteren, registratie, roostersysteem, registratiesysteem, plannen, planning, route, routes, digitaal, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, meandergroep zuid limburg, extramuraal, thuiszorg, Pagina 18 van 22

19 NEDAP (rooster- en registratiesysteem in de extramurale zorg) Medewerkers krijgen een mobiele telefoon waarop zij hun route kunnen inzien. Via een systeem van inen uitklokken bij de cliënt wordt meteen de productie geregistreerd. Doelstelling van het NEDAP systeem is het 'slimmer' plannen van routes in de thuiszorg en efficiëntere registratie van productie door een vermindering van papierwerk veroorzaakt door registratie. Medewerkers in de extramurale zorg. Aangezien NEDAP niet in voldoende mate corresponedeert met de systemen in de backoffice (CURA) is er voor gekozen om de verdere uirtrol en implementatie van dit project op "hold'' te zetten. November 2014 is de keuze gemaakt om voor de thuiszorg over te stappen naar CURA waardoor het in en uitklokken middels smart phone geen vervolg krijgt. Geen informatie beschikbaar. Indienende organisatie:: Mosae zorggroep tpersoon:: Dhr. R. Lustermans Contact: t: Tel.: +031(0) Zoektermen:: NEDAP, roosteren, registratie, roostersysteem, registratiesysteem, plannen, planning, route, routes, digitaal, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, mosae zorggroep, extramuraal, thuiszorg, Pagina 19 van 22

20 NEDAP systeem Het NEDAP systeem wordt gebruikt voor de planning en registratie in de thuiszorg. Medewerkers hebben door het NEDAP systeem altijd beschikking over indicaties en de informatie over de cliënt. NEDAP beperkt de administratieve lasten voor thuiszorgmedewerkers en verbetert en vereenvoudigd de registratie. Daardoor kan de medewerker zich volledig concentreren op de klant. Daarnaast heeft de medewerker te allen tijde de actuele klantinformatie en de meest actuele planning direct beschikbaar, overal. Productie, productiviteit en klantgerichtheid nemen daardoor toe. Thuiszorgmedewerkers, thuiszorgklanten, leiding en ondersteuning. Na wat aanloopissues blijken de voordelen in de praktijk. Medewerkers staan niet meer voor niks aan de deur, zijn steeds op de hoogte en hebben minder administratief gedoe. Er is nog winst te behalen mbt goed gebruik, tijd gemoeid met controle en correctie en verbreding naar andere groepen binnen De Zorggroep. Kosten vooraf zijn ook hier als investering te beschouwen. Businesscase is positief. Indienende organisatie:: De Zorggroep tpersoon:: Wouter van Soest Contact: t: Wouter van Soest Zoektermen:: NEDAP, administratie, registratie, planning, digitaal, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, de zorggroep, extramuraal, thuiszorg, Pagina 20 van 22

21 Ontwikkelen ECD Het vervangen van het papieren Zorgleefplan door een ECD, inclusief cliëntagenda. Het verhogen van de kwaliteit van de zorg, door actuele zorgrelevante informatie tijd- en plaatsonafhankelijk beschikbaar te stellen aan alle betrokken partijen. 2. Het verschuiven van de productiviteit, door indirecte cliëntgebonden tijd, d.w.z. de tijd die voor een cliënt besteed wordt, echter niet aan de directe zorgverlening (voorbeeld: schrijven van overdrachtsrapportages), zijnde directe cliëntgebonden tijd te verlagen. 3. Het inzichtelijk maken van de zorgverlening aan de cliënt, door een match te kunnen maken tussen de indicatie en de geleverde (directe) zorg. Medewerkers intramuraal Eind 2013 getest in laboratorium inrichting. Wordt in 2014 uitgerold Cicero-breed : Indienende organisatie:: Cicero zorggroep tpersoon:: Hub Bloebaum Contact: Hub Bloebaum Tel.: E- mail: Zoektermen:: zorgleefplan, ECD, elektronisch clientendossier, digitaal, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, cicero zorggroep, intramuraal, zorgcentrum, verpleeghuis, Pagina 21 van 22

22 Rapportage en planning in thuiszorg via smartphone Alle thuiszorgmedewerkers hebben een smartphone waar QiC Mobile op staat. In QiC Mobile staat de planning van een klant, deze kan worden uitgevoerd waardoor ook de te declareren zorg bekend is. Verder kan een deel van het zorgleefplan van een klant worden geraadpleegd en onderhouden, inclusief de rapportage. Omdat de klant niet beschikt over QiC wordt er echter ook nog gerapporteerd in de klapper bij de client thuis. Door mobiele tijdsregistratie ben je minder uren kwijt in de backoffice. Sneller en betrouwbaarder zicht op productiecijfers. Thuiszorg a. Structurele besparing van 1 fte administratieve kracht. b. Sneller beschikbaar hebben van productiecijfers (1 dag vertraging). c. Behoorlijke reductie van papier en portokosten. d. Meerkosten data-abonnement smartphone. Initiele scholing per gebruiker en licentiekosten per gebruiker 16,50 per maand. Indienende organisatie:: Vivantes tpersoon:: Lars Schiltmans (Manager ICT) Contact: t: Lars Schiltmans l.schiltmans@vivantes.nl Zoektermen:: productie, smartphone, digitaal, digitalisering, QiC Mobile, planning, rapportage, plannen, rapporteren, digitaliseren van administratieve processen, procesinnovatie, proces innovatie, vivantes, extramuraal, thuiszorg, Pagina 22 van 22