Eerste Concept Beleidsplan

Transcriptie

1 1 Eerste Concept Beleidsplan

2 2 Hoofdstuk 1 Inleiding In 2007 nam de gemeenteraad de beslissing om het Hoftheater aan te kopen en goede prestatie afspraken te gaan maken om het gemeentelijke cultuurbeleid vorm te gaan geven. Ze stelde daarom subsidie ter beschikking aan het Hoftheater om hen een aanbod van professionele podiumkunsten te laten verzorgen en faciliteiten te bieden aan het gemeentelijke sociaal culturele leven. Het Hoftheater is in 2008 aan die opdracht begonnen. Voortbouwend op het stevige fundament dat is gelegd door Herman Albers en een aantal andere enthousiaste mensen. Een fundament dat heeft gezorgd voor betrokken bezoekers, sponsoren, medewerkers en vrijwilligers. Vanaf 2008 is er hard gewerkt om van een vrijwilligersorganisatie te groeien naar een professionele vrijwilligersorganisatie. Dit wil zeggen dat er een professioneel kader aangesteld is wat sturing en leiding is gaan geven aan een honderdtal vrijwilligers die voornamelijk in de uitvoering, zoals de Horeca en de Techniek, ingezet worden. Er is in de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in mensen en middelen om de ambities te kunnen waarmaken. Ambities die werden ondersteund door het cultuurbeleid van de gemeente Raalte en de samenwerkingsmogelijkheden met het Kulturhus, de Culturele Raad Raalte en het onderwijs in Raalte. De ontwikkelfase is nu anno 2012 achter de rug. Er staat nu een gezonde professionele organisatie met een duidelijke structuur en een goed perspectief. Het Hoftheater is uitgebouwd tot een brede cultuurorganisatie Hof in Salland geheten, die niet alleen een professioneel podiumkunstenaanbod verzorgt, maar ook het brede culturele amateurleven ondersteunt en faciliteert én het basisonderwijs ondersteunt bij haar binnenschoolse culturele activiteiten. Maar de organisatie verhuurt ook zalen en faciliteiten aan lokale en regionale non-profit instellingen tegen een gereduceerd tarief. Daarnaast probeert de organisatie nog eigen inkomsten te verwerven door het commercieel verhuren van ruimtes en faciliteiten aan profit-instellingen en organisaties. In de loop van 2012 zal door de gemeente Raalte in samenwerking met het HOF in Salland begonnen worden aan een grondige renovatie van het theater waarbij een groot deel nieuw gebouwd zal gaan worden, maar waarbij de karakteristieke zaal behouden zal blijven. Het beleidsplan bouwt voort op wat er in de afgelopen jaren is gerealiseerd. Het kan gezien worden als een spoorboekje, dat aangeeft waar de uitgebouwde en professionele organisatie in een nieuwe huisvesting naar toe wil, wie ze tot haar doelgroepen rekent, wie haar partners zijn en wat voor acties er nog ondernomen gaan en moeten gaan worden. Daarnaast geeft het aan externe partijen inzicht in de stand van zaken, de ontwikkelingen en de toekomstvisie van Hof in Salland. Wij zien de toekomst met vertrouwen tegemoet! Jos van den Born Directeur bestuurder

3 3 Hoofdstuk 2 Strategie en beleid 2.1 Missie HOF in Salland is een professionele organisatie zonder winstoogmerk die naast de verzorging van een aanbod van podiumkunsten, ook andere culturele en educatieve initiatieven (van professionals en amateurs) verzorgt, ondersteunt faciliteert of initieert.. Daarbij geldt tevens dat wij: er wilen zijn voor een breed publiek uit de regio Salland midden in de samenleving van Raalte en de regio Salland staan; een eigen onderscheidende programmering hebben; ons podium beschikbaar stelt; zowel een gemeentelijke als regionale functie hebben; een facilitaire functie vervullen voor het regionale verenigings- en bedrijfsleven; zowel de bezoekers als de medewerkers een plezierig verblijf wilen bieden. 2.2 Strategie en doelstellingen Onze strategie zal er op gericht zijn om, door het bieden van een divers aanbod, laagdrempelig te zijn en te blijven, waarbij kwaliteit hoog in het vaandel staat. Daartoe zullen we initiërend zijn bij het opzetten van projecten die uiteindelijk door de mensen zelf zullen worden gedragen. Waar mogelijk zal Hof in Salland actief samenwerken met relevante instellingen, al dan niet van culturele aard. Wij nemen deel aan netwerken op lokaal, regionaal en nationaal niveau. En natuurlijk zal HOF in Salland waar nodig is de nek uitsteken, alert blijven én uitbaten. Kortom, HOF in Salland als aanjager én drager van cultuur. De belangrijkste doelstelling van HOF in Salland is het sociaal-culturele leven in de gemeente Raalte in de breedste zin van het woord te stimuleren en te ondersteunen. Daarbij is en blijft het op een zo hoog mogelijk kwaliteitsniveau aanbieden van een breed scala aan kunstuitingen met name podiumkunsten, aan de bevolking van de gemeente Raalte en de regio Salland. Zij doet dat door: het exploiteren van een Theaterzaal, een foyer en een tweetal multifunctionele vergaderzalen; het aanbieden van een professioneel podiumkunstenprogramma; het stimuleren, adviseren en ondersteunen van sociaal-culturele verenigingen, stichtingen en andere instellingen in hun activiteiten, zowel inhoudelijk als facilitair; het ondersteunen van het basisonderwijs bij de organisatie en uitvoering van de binnenschoolse culturele activiteiten het ontwikkelen, stimuleren en ondersteunen van nieuwe initiatieven op het gebied van kunst en cultuur. Hiermee is HOF in Salland hét culturele kloppend hart en dé culturele ontmoetingplaats van Raalte en de regio. Om deze doelstelling te bereiken zal kwaliteit in alles het uitgangspunt zijn. Kwaliteit in programmering, dienstverlening,personeel, uitstraling, communicatie, et cetera. HOF in Salland wil bereiken dat: Georganiseerde verbanden, zoals verenigingen en organisaties, profit en non-profit, het HOF in Salland zien als de organisatie achter activiteiten die op meerdere locaties in de gemeente Raalte, bijv. in de multifunctionele accommodaties,kunnen plaatsvinden

4 4 Georganiseerde verbanden, zoals verenigingen en organisaties, profit en non-profit, het HOFtheater zien als ontmoetingsplek en de beste plek voor hun uitvoering, concert, bijeenkomst, congres, symposium, vergadering of presentatie; Inwoners het HOFtheater een vanzelfsprekende plek vinden om naartoe te gaan; Zij een samenhangend, gedifferentieerd en op de vraag afgestemd aanbod van diensten op het gebied van kunst en cultuur realiseert; Zij leidend en initiatiefnemend is bij het bouwen en in stand houden van een netwerk met uiteenlopende organisaties en groepen in de samenleving, zoals verenigingen, stichtingen en scholen en samenwerkt met lokale en regionale partners op het gebied van kunst en cultuur; Zij onmisbaar is in het sociale en culturele leven in de gemeente Raalte. en als zodanig een belangrijke gesprekspartner van de gemeente Raalte is. Medewerkers en vrijwilligers zich onderdeel voelen van het HOF in Salland en deze organisatie als een prettige en uitdagende werkplek ervaren. 2.3 Uitvoering Het HOF in Salland wil haar doelstellingen bereiken door in de periode tot 31 december 2016: Ervoor zorg te dragen dat de sfeer en uitstraling van het HOFtheater uitnodigen om naar het HOF in Salland en/of activiteiten van HOF in Salland toe te gaan; Een goede en aansprekend theaterprogrammering te realiseren; In, maar ook buiten het HOF in Salland regelmatig culturele projecten en activiteiten te ondersteunen, initiëren of te realiseren; Zich bij bovengenoemde activiteiten rekenschap te geven van de wensen van verschillende klantgroepen, onder andere door overleg met verschillende culturele verenigingen en organisaties en de Culturele Advies Raad Raalte; Actief publiek te werven voor genoemde activiteiten en dienstverlening en zich in te zetten om een vaste relatie met klanten op te bouwen; Ernaar te streven bovenstaande activiteiten in samenhang met elkaar uit te voeren en te zoeken naar cross-overmogelijkheden tussen de verschillende activiteiten; Actief contacten te onderhouden met relevante groepen en organisaties in de gemeente; Met behulp van activiteiten en communicatie de medewerkers en vrijwilligers zich onderdeel te laten voelen van het HOF in Salland; Een dusdanige bedrijfsvoering te realiseren dat op korte, middellange en lange termijn continuïteit kan worden geboden aan bezoekers, klanten en medewerkers; 2.4 Markt De belangrijkste markt wordt gevormd door inwoners van en organisaties in de gemeente Raalte. Op de tweede plaats komen de inwoners en organisaties uit de regio en op de derde plaats de inwoners en organisaties uit de provincie.

5 5 2.5 Functies HOFtheater Het HOF in Salland is verantwoordelijk voor de uitvoering van een professioneel podiumkunstenprogramma in het HOFtheater. Het programmeringbeleid richt zich op spreiding over disciplines. Er is ruimte voor commerciële theater- en muziekactiviteiten. Daarnaast wordt jaarlijks voldoende ruimte ingepland om voorstellingen van amateurverenigingen plaats te laten vinden. De theaterprogrammering bestaat op dit moment uit zo n zestig theatervoorstellingen, waarvan vijftig (semi)professioneel en tien amateur. Naast dit voorstellingenaanbod willen we meer aandacht besteden aan educatieve projecten en activiteiten in samenwerking met onderwijsinstellingen als Landstede en Carmel College. Tot nu toe vonden er vrij weinig festivals en evenementen in het HOF in Salland plaatst. Het zelf organiseren van festivals, zoals bijvoorbeeld een cabaretfestival behoort tot de mogelijkheden, maar ook willen we de samenwerking met al bestaande festivals als Ribs en Blues, Stoppelhaene en Streetlive graag voortzetten. In de afgelopen jaren is veel geïnvesteerd in de faciliteiten voor reservering en verkoop. De ontwikkelingen m.b.t. de nieuwe sociale media gaan erg snel. De voorverkoop voorafgaand aan het theaterseizoen loopt steeds meer terug. Het publiek stelt de aankoop van tickets steeds meer uit en beslist pas een tot twee weken voorafgaand aan een activiteit of men er kaarten voor gaat kopen. Gebruik van de nieuwe media met behulp van smartphones en tablets ontwikkelt zich snel. Door de decentrale ligging van het HOFtheater is op dit moment directe fysieke kaartverkoop alleen mogelijk bij de VVV/ANWB of vanaf een half uur voor aanvang van de voorstelling. De komende jaren zal gezocht gaan worden naar vergaande vormen van samenwerking met de theaters uit de regio Salland of nog verder met de theaters uit de hele provincie Overijssel. Betere marketing op basis van inventarisatie en analyse van bestaande en mogelijke bezoekers is noodzakelijk. Doelstelling van het marketingbeleid is het behouden van huidige bezoekers maar vooral ook zal de komende jaren geprobeerd worden om nieuwe doelgroepen aan te boren om het klantenbestand verder uit te breiden. Daarmee beogen we de 70% zaalbezetting van de afgelopen jaren vast te houden. Op een aantal terreinen wordt samengewerkt met andere theaters in de regio om de kwaliteit van met name marketing en promotie te vergroten. Op landelijk niveau is hierbij het lidmaatschap van de VSCD (Vereniging van Schouwburg- en Concertgebouwdirecties (VSCD) van belang. Daarnaast zijn er in Oost-Nederland de SOS (Samenwerking Oostelijke Schouwburgen) en OKTO (Overleg Kleine Theaters Overijssel). Op het gebied van jeugdtheater is de samenwerking intensiever en is er een gezamenlijk project met het ZINiN Theater en Theater Carroussel opgezet onder de naam Timmy Tims Theater. HOFverhuur Dorpshuisfunctie en vergaderfaciliteiten Onder de titel HOFverhuur exploiteert HOF in Salland de zogenaamde Dorpshuisfunctie. Dat betekent dat sociaal-culturele organisaties en verenigingen niet alleen terecht kunnen voor advies en informatie, maar ook een plek kunnen vinden om te vergaderen en hun voorstelling op te voeren. Voor deze organisaties berekent Het HOF in Salland een speciaal tarief, om zo

6 6 laagdrempelig mogelijk te zijn. Organisaties en bezoekers worden gastvrij onthaald en komen graag terug. HOF in Salland wil na de verbouwing ook op een hoogwaardig niveau congresen vergaderfaciliteiten aan gaan bieden aan commerciële partijen. De commerciële functie zal vanaf 2013 verder ontwikkeld worden. Hiervoor zijn de relatie met de lokale horeca, de uitbreiding van de horecavergunning naar een volledige vergunning en betere marketing belangrijke aandachtspunten. Horeca Horeca is een belangrijke functie van Het HOF in Salland. Enerzijds omdat horeca steeds meer onderdeel uitmaakt van het culturele product, anderzijds omdat de horeca een belangrijke bijdrage kan leveren in de verblijfskwaliteit van het gebouw als geheel. De dienstverlening moet wat betreft kwaliteit en uitstraling aansluiten bij de overige diensten van Het HOF in Salland. HOFadvies De functie Advies is bedoeld voor culturele instellingen en culturele organisaties. Alle amateurverenigingen en culturele organisaties in de gemeente Raalte e.o.kunnen bij HOFadvies terecht met vragen en voor informatie. Ook voor hulp op het gebied van subsidies, publiciteit, organisatie of het werven van leden is HOFadvies beschikbaar. Ook organiseert de afdeling regelmatig (informatie)bijeenkomsten voor cultuurorganisaties. HOFeducatie Kunst en cultuur voor leerlingen uit het basisonderwijs en naschoolse opvang. HOFeducatie verbindt en creëert actieve betrokkenheid. HOFeducatie informeert leerlingen uit het basisonderwijs en naschoolse opvang over kunst en cultuur in de gemeente Raalte. Ze wil onderwijs en cultuur met elkaar verbinden en actieve betrokkenheid creëren. In dit kader ontvangen basisscholen maandelijks de Sport & Cultuur agenda die i.s.m. de gemeente uitgegeven wordt, staat er altijd van alles op de kidspagina van cultuurpleinsalland.nl en krijgen leraren een culturele update via de Cultuurklapper. Mirjam Borger, combinatiefunctionaris Cultuur, probeert zo de kunst- en cultuurdeelname van jongeren uit de gemeente Raalte een extra impuls te geven. HOFeducatie heeft ook aandacht voor de talentontwikkeling van jongeren, door kinderen en jongeren attent te maken op culturele activiteiten en te stimuleren deel te nemen. Ook benadert ze lokale culturele verenigingen, organisaties en instanties om hun aanbod op te nemen in de Sport & Cultuur agenda. Bovendien wordt er samen met die verenigingen, organisaties en instanties gekeken naar mogelijke workshops en projecten die de kinderen aangeboden kan worden Criteria Om onze doelstellingen te kunnen verwezenlijken is het van het grootste belang om kritisch te blijven kijken naar de eigen organisatie. We onderkennen acht criteria waar ons beleid op gestoeld moet zijn en op basis waarvan we onszelf doorlopend willen blijven beoordelen: Kwaliteit Het bieden van kwaliteit moet in alles het richtsnoer zijn: in de programmering, dienstverlening, personeel, uitstraling, et cetera. Diversiteit Voor Hof in Salland, de enige grote aanbieder van podiumkunsten

7 7 in een redelijk groot verzorgingsgebied is diversiteit een verantwoordelijkheid en dus een belangrijk criterium. Diversiteit door een brede programmering, diversiteit in bereik van publiek(sgroepen) en een verscheidenheid aan ruimtes, faciliteiten en diensten. Een brede programmering betekent het aanbieden van alle genres, goed gespreid over het seizoen, voor alle leeftijden en voor verschillende interesseprofielen, waarbij er ook aandacht is voor educatie en samenwerking met scholen. Diversiteit betekent niet dat alles maar naar Raalte moet komen; overwegingen van kwaliteit,artistieke profilering en herkenbaarheid betekenen ook het maken van keuzes. Publieksopbouw en artistieke profilering vereisen een consequent en consistent programmeringbeleid.. Toegankelijkheid Toegankelijkheid, in letterlijke en figuurlijke zin: wat betreft gebouw, sfeer en uitstraling, bereikbaarheid, parkeren, prijsstelling, attitude personeel, programmering. Laagdrempeligheid, vriendelijkheid en gastvrijheid zijn altijd belangrijke handelsmerken van HOF in Salland geweest en zullen dat ook in de toekomst blijven. Vernieuwing Hof in Salland staat achter de stellingen dat Kunst leeft bij de gratie van vernieuwing. Ontwikkeling en vernieuwing zijn wezenskenmerken van kunst. Kunst moet ook in alle vrijheid kunnen gedijen. Alleen dan komt de kwaliteit van de kunst goed tot haar recht. Alleen dan kan kunst haar bijzondere betekenis vervullen: namelijk de immateriële verrijking van hen die er aan deelnemen (soms ook materiële verrijking) en het vergroten van de spankracht van de samenleving als geheel. Een bloeiende cultuur draagt bij aan een creatief en innovatief vermogen van de samenleving, de ondernemingszin, het aanzien (in dit geval Gemeente Raalte) en een samenbindend vermogen. Publieksbereik Kunst gedijt en ontwikkelt zich alleen in de interactie met publiek. Bovendien willen we zoveel mogelijk mensen van al dat moois laten genieten. En niet onbelangrijk: een fors deel van onze inkomsten wordt gevormd door de kaartverkoop van voorstellingen. We leveren dan ook grote en succesvolle inspanningen om een zo groot mogelijk publiek te bereiken. Een goed marketingbeleid is daarbij van groot belang. Het streven naar volle zalen is in dit verband overigens niet allesoverheersend. Het gaat ook om het juiste publiek bij het juiste aanbod. Publieksbereik is bij het samenstellen van het programma een belangrijk criterium, maar niet zaligmakend. Het risico van een te passieve houding is niet denkbeeldig (we doen het pas als er voldoende publiek voor te verwachten valt). We kiezen voor veel producties vanuit artistieke overwegingen en nemen vervolgens de verantwoordelijkheid om hard te werken aan publieksopbouw. Daarnaast kunnen educatieve overwegingen een rol spelen. De jeugd van nu is het publiek van de toekomst. Verankering in de samenleving Hof in Salland wil met beide benen in de maatschappij staan. Wil je oog voor vernieuwing hebben en een gastvrij huis zijn dan kom je daar niet onderuit. Je moet alert zijn op maatschappelijke ontwikkelingen. Hof in Salland dient een antennefunctie te vervullen met een luisterend oor naar de bezoekers, instellingen en bedrijven die het bedient. Daarbij mag echter niet vergeten

8 8 worden dat Gemeente Raalte als grootste subsidiënt ook de belangrijkste opdrachtgever is. Profilering HOF in Salland is een prominente schouwburg met een regionale positie. De concurrentie is vooral Schouwburg Odeon-de Spiegel in Zwolle en Schouwburg Deventer. Een groot deel van het aanbod van Hof in Salland is ook in deze theaters te zien. Daarnaast bieden zij door hun grootte voorstellingen aan die door grootte van de voorstelling en/of de beperkte faciliteiten niet in Raalte te zien zullen zijn. Dat is onvermijdelijk en niet bezwaarlijk, maar een eigen gezicht en een aansprekende, onderscheidende profilering wordt daarmee niet gerealiseerd. Daarvoor is meer nodig en in dat meer is de afgelopen jaren geïnvesteerd. Om haar positie te behouden moet Hof in Salland zich sterker profileren. Dat doen we door in de eerste plaats kwaliteit te bieden. Daarnaast door bijzondere voorstellingen en projecten te organiseren en nieuwe initiatieven te ontplooien in de programmering. Het gebouw nog meer sfeer te geven en open te breken. Een actieve inzet van de horeca-afdeling bij diverse activiteiten en randprogrammering. Een interessant neveneffect van bijzondere projecten en activiteiten is, dat het bijdraagt aan het creëren van een levendige organisatie waarin een beroep wordt gedaan op de creatieve vermogens van medewerkers. We kunnen stellen dat kiezen voor vernieuwing en profilering niet alleen consequenties heeft voor de programmering, maar ook voor de cultuur van de organisatie. Financiële haalbaarheid Financiële haalbaarheid is bij alles een achterliggend criterium. Dat betekent niet dat we op alles moeten verdienen of nooit risico s mogen lopen (want dat is inherent aan kunst), maar wel dat beleid en keuzes ook vanuit financiële overwegingen gemaakt moeten worden Toekomstige ontwikkelingen Ontwikkelingen n.a.v. de crisis en het politiek klimaat in Nederland zorgen ervoor dat er vanaf 2012 anders naar cultuur wordt gekeken. De afhankelijkheid van subsidie zal minder moeten worden. De gebruiker moet meer gaan betalen voor de culturele producten die hij afneemt/ bijwoont. Door de overheidsmaatregelen (BTW van 6 naar 19%) zijn de culturele producten per definitie duurder geworden. Door de overheidsmaatregelen wordt de subsidie minder en moet er kritisch gekeken worden naar de kosten en de verwachte opbrengsten. De bezoeker kijkt kritischer naar zijn uitgaven en is geneigd en genoodzaakt om ook op zijn culturele uitgaven te bezuinigen. Dit zorgt de komende jaren voor een grote uitdaging vaar de culturele wereld en dus ook voor ons. Het Hoftheater krijgt de komende jaren minder subsidie (2012,2013en ). Daarnaast is de sponsoring met 1/3 deel (12000) verminderd. Is de commerciële huuromzet gedaald. (- 2000) door de economisch mindere tijden en de concurrentie van de Leeren Lampe Samenwerking met het onderwijs

9 9 Op termijn willen we meer educatieve projecten bewerkstelligen in samenwerking met plaatselijke scholengemeenschappen in de gemeente Raalte. Hof in Salland participeert in de Sport en Cultuur Academie Salland waarin VMBO, HAVO, VWO en MBO samenwerken om deelname aan cultuur en sportactiviteiten te stimuleren. Dit met als doel het cultuuronderwijs te verbreden en scholieren uitgebreid kennis te laten maken met het HOF in Salland. Te nemen maatregelen: Actief inzetten op een zeer individueel gerichte klantbenadering, gebruik makend van veel marketinggegevens, waardoor er een groter rendement ontstaat uit een kleiner budget. Actief inzetten van de nieuwe digitale sociale media en anderen digitale middelen. Ontwikkeling van een gedifferentieerdere prijsopbouw per voorstelling. Het populairder programmeren (streven naar 70% bezetting)van een kleiner aantal voorstellingen (max 60). Actief benaderen van bedrijven, organisaties en personeelsverenigingen met een aantal attractieve culturele producten. (niet vragen om sponsoring, maar aanbieden van een aantal attractieve zaken). Actief benaderen van organisaties en instellingen met een op maat gemaakt verhuurproduct op het gebied van vergaderingen en congressen. Actief benaderen van culturele of daarmee verwante organisaties om permanent een ruimte te huren in het Hoftheater (bijv. RTV Raalte en Salland Centraal). Streven naar een brede samenwerking met lokale en regionale culturele partners op het gebied van programmering, publiciteit en theatertechnische personeelsinzet. Streven naar 10% kostenreductie. (Tijdelijke) beperking van jaarlijkse extra reserveringen naast de normale afschrijvingen.

10 10 Hoofdstuk 3 Leiderschap 3.1 Bestuursmodel De organisatie kent een algemeen directeur/bestuurder, die werkt onder toezicht van een Raad van Toezicht met vijf leden. In de statuten van het concern staat de bevoegdheid van de Raad van Toezicht precies beschreven. 3.2 Raad van Bestuur/ directeur Alle wettelijke verplichtingen en bevoegdheden voor het bestuur, voorzover zij niet zijn toegekend aan de Raad van Toezicht, komen de Raad van Bestuur toe. Deze bestaat uit Jos van den Born. In de rest van dit document zullen wij de term directeur hanteren, omdat die in de praktijk ook zal worden gehanteerd, maar in statutaire zin wordt dan bedoeld: Raad van Bestuur en bestuurder. De verplichtingen en bevoegdheden van de Raad van Bestuur zijn geregeld in de statuten en het directiereglement. Het directiereglement is in juli 2008 voor het eerst opgesteld en zal elke drie jaar geëvalueerd worden. De primaire processen binnen Het HOF in Salland zijn te onderscheiden in drie distinctieve processen. Deze processen en hun onderlinge samenhang bepalen de kwaliteit van de dienstverlening van HOF in Salland. 1. Programmering culturele en sociaal culturele activiteiten (in en buiten het HOF in Salland); 2. Verhuur en Horeca (non-profit en profit); 3. Advisering en ondersteuning van het culturele amateurleven van de gemeente Raalte 4. Ondersteuning van de educatieve activiteiten van de basisscholen in de gemeente Raalte 5. Financiën en bedrijfsvoering: ondersteunende processen zoals administratie, automatisering en huisvesting. 3.3 Management Het dagelijks werk in Het HOF in Salland wordt gecoördineerd door de directeur van de stichting. In het maandelijkse HOF in Salland-overleg zijn de directeur, de communicatiemedewerker/ bedrijfsleider, de combinatiefunctionaris, het hoofd van de administratie, het hoofd horeca/verhuur en het hoofd techniek vertegenwoordigd. Ook de stagiaires wonen dit overleg altijd bij. 3.4 De afdelingen (zie bijlage 1: organigram) De medewerker marketing, pr en communicatie is tevens de bedrijfsleider en de vervanger van de directeur. Deze functie is ondersteunend voor de andere afdelingen. Vrijwilligers werken binnen een bepaalde afdeling en worden aangestuurd binnen die afdeling. De inkomsten en uitgaven worden verantwoord op productniveau voor de vier producten theaterprogrammering, non-profit- en profit verhuur, advies en educatie.

11 11 Hoofdstuk 4 Medewerkers 4.1 Personeelsbeleid Een klein team van professionele mensen stuurt een groot team van vrijwilligers aan. Na de voltooiing van de nieuwbouw zal in overleg met de gemeente uitbreiding van de techniekuren van 8 tot 20 uur gerealiseerd moeten worden.. Binnen HOF in Salland wordt gewerkt met de CAO voor de Nederlandse Podia. De doelstelling van het personeelsbeleid van Het HOF in Salland luidt als volgt: Het HOF in Salland streeft ernaar dat medewerkers en management zich kunnen ontwikkelen en ontplooien, zodat zij en de organisatie hun talenten optimaal benutten. Doel is dat medewerkers zich verbonden en betrokken voelen bij de organisatie, waardoor zij optimaal hun functie kunnen uitoefenen en een constante en positieve bijdrage kunnen leveren aan de organisatie en de samenwerking met de collega s, teneinde de klant te voorzien van een professionele en deskundige dienstverlening. De medewerkers en het management van Het HOF in Salland zijn hierdoor in staat om in te spelen op de steeds veranderende omgeving en klantbehoeften. Sleutelbegrippen zijn klantgerichtheid, verantwoordelijkheid, samenwerking, en betrokkenheid. 4.2 Instrumenten Instroom De instroom heeft alles te maken met de personeelsplanning en werving en selectie. Instrumenten die het HOF in Salland zal inzetten bij de instroom: Aannamebeleid: in aanvang zal Het HOF in Salland bij vacatures in de sfeer van tijdelijkheid invullen. Met name na de start mag worden verwacht dat de praktijk van het werk van alledag kansen biedt op efficiency, die nu nog niet kunnen worden voorzien. Daarop dient te worden ingespeeld. Specifieke projecten, zoals bijvoorbeeld het opstellen van het programmaboekje, kunnen worden uitbesteed aan freelancers. Introductie: de introductie van nieuwe collega s verdient aandacht. Arbeidsvoorwaarden: hierbij is de eerder genoemde CAO leidend. Doorstroom Door de geringe omvang van de organisatie zijn de interne doorstromingsmogelijkheden beperkt. Het werk binnen Het HOF in Salland is tamelijk specialistisch. Het vereist met name aandacht van het management om kansen en mogelijkheden van medewerkers goed te wegen als zich kansen binnen de organisatie voordoen. Instrumenten die in elk geval worden ingezet bij het ontwikkelen van medewerkers zijn onder andere: Plannen, functioneren en beoordelen: Het HOF in Salland hanteert een jaarlijkse cyclus met een planningsgesprek (wat gaat een medewerker doen), een functioneringsgesprek (over de voortgang) en een beoordelingsgesprek (over de taakinvulling). Opleiden: Het HOF in Salland biedt opleidingen die de gewenste ontwikkeling van een werknemer ondersteunen/stimuleren.

12 12 Ziekteverzuimbegeleiding: Hiervoor heeft Het HOF in Salland een overeenkomst. Arbo-beleid: Hiervoor heeft Het HOF in Salland een overeenkomst. Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP): medewerkers hebben een POP op basis waarvan keuzes worden gemaakt op het gebied van opleiding, loopbaan en dergelijke. Uitstroom Bij het vertrek van collega s zal gewerkt worden met een structuur van exitgesprekken. 4.3 Vrijwilligers In Het HOF in Salland is het niet alleen nodig om personeelsbeleid te hebben, tevens moet een goed vrijwilligersbeleid worden ontwikkeld. Het HOF in Salland vindt het belangrijk de primaire processen zoveel mogelijk met professionals uit te voeren, maar ziet daarin een waardevolle aanvulling van vrijwilligers. Vrijwilligers zijn niet alleen belangrijk, omdat het werk gedaan moet worden. Het op een zinvolle en aantrekkelijke manier een plek bieden aan vrijwilligers levert op zich een bijdrage aan de missie van Het HOF in Salland. Bovendien vormen vrijwilligers een belangrijke link met de lokale samenleving. Het HOF in Salland legt vast welke vrijwilligersfuncties er zijn. Deze lijst dient als basis voor de vrijwilligerscontracten, wanneer noodzakelijk. De vrijwilligers kunnen onderscheiden worden in denkers en doeners. De doeners worden betrokken bij het uitvoeren van projecten en evenementen en als gastheer/vrouw in het theater. De denkers hebben een meer adviserende rol in bijvoorbeeld de PR-commissie en de programmacommissie. Om vrijwilligers ten volle te kunnen benutten zal in vrijwilligers geïnvesteerd worden. Het vrijwilligersbeleid van Het HOF in Salland heeft de volgende uitgangspunten: Tegengaan van versnippering door duidelijke afspraken over minimale inzet te maken (aantal dagdelen per maand, aantal uren binnen een project of iets dergelijks). Met (groepen van) vrijwilligers worden jaarlijkse voortgangsgesprekken gevoerd. Er is een vrijwilligersscholingsbeleid. Er wordt gestreefd naar een gedifferentieerde leeftijdsopbouw van de (vrijwilligers)teams. Vrijwilligers maken onderdeel uit van de organisatie en dienen derhalve op de hoogte te worden gebracht van nieuwe ontwikkelingen en beleidsvoornemens. In een aantal gevallen worden de rechten en plichten van vrijwilligers vastgelegd in een vrijwilligerscontract. Er is een goede verzekering voor vrijwilligers. Er is een actief wervingsbeleid voor vrijwilligers. Het is mogelijk om langdurig dan wel op projectbasis vrijwilligerswerk te doen.

13 Training en opleiding Binnen Het HOF in Salland moet voor medewerkers voldoende mogelijkheid zijn zich te ontwikkelen, zodat ze blijvend een bijdrage kunnen leveren. Zoals eerder gezegd, geldt dit ook voor vrijwilligers.

14 14 Hoofdstuk 5 Middelen 5.1 Inleiding Het HOF in Salland kent twee belangrijke inkomsten: omzet uit de diverse klantengroepen en subsidie, met name van de gemeente Raalte. De omzet die wordt gerealiseerd bij diverse klantengroepen is divers, het gaat om ticketverkoop en abonnementen, maar ook om zaalverhuur en horeca. De gemeente financiert Het HOF in Salland om bepaalde functies uit te voeren en is daarmee opdrachtgever van Het HOF in Salland voor de betreffende functies. 5.2 Eigendommen In 2006 is de gemeente Raalte eigenaar geworden van het HOF in Salland door het aan te kopen van de Zwolse Poort. HOF in Salland is huurder en gebruiker van de accommodatie. 5.3 Eigen inkomsten Het HOF in Salland heeft verschillende inkomsten: Recettes (voor theater- en voorstellingen, locatieprojecten, tentoonstellingen en lezingen/informatieavonden). Inkomsten uit educatieve activiteiten (zogenaamde vouchers). Verhuur van ruimtes tegen marktconform (bedrijven en particulieren) of gereduceerd (verenigingen en dergelijke) tarief. Horeca. Sponsoring. Donaties. Subsidies. 5.4 Sponsoring Sponsoring is voor HOF in Salland erg belangrijk, met name voor het aanbod van kwalitatieve professionele theatervoorstellingen. Bovendien ziet HOF in Salland sponsoring als een uitdrukking van draagvlak voor haar activiteiten in de lokale samenleving. Het HOF in Salland wil het sponsorbeleid voor de organisatie nieuw opzetten, waarbij twee mogelijke sponsortypen worden onderscheiden: Meerjarige sponsoren voor de organisatie als geheel Activiteitensponsoring

15 15 Hoofdstuk 6 Processen 6.1 Kernprocessen De kernprocessen van HOF in Salland liggen in de producten theater, advisering en verhuur. 6.2 Ondersteunende processen Naast de kernprocessen is een aantal ondersteunende processen te onderscheiden. Administratie: onder administratie vallen financiële, salaris- en personeelsadministratie. De financiële administratie wordt met behulp van een online Boekhoudprogramma (Exact) zelf gedaan, evenals de codering, kleine kashandelingen en dergelijke. De salarisadministratie is uitbesteed. Automatisering: ten eerste is er de kantoorautomatisering voor het eigen personeel. Daarnaast iser een kaartverkoopsysteem. Marketing en communicatie: dit is weliswaar een ondersteunend proces, maar het is essentieel voor het goed kunnen uitvoeren van de kernfuncties. Het is een directieverantwoordelijkheid om de contouren van het corporate communicatiebeleid te bepalen waarbinnen de profilering van de activiteiten van Het HOF in Salland kan plaatsvinden. De uitwerking ligt bij het hoofd Communicatie die werkt voor de gehele organisatie. Gebouwbeheer en onderhoud: dit ligt niet in handen van Het HOF in Salland zelf, maar wordt uitgevoerd door de gemeente. Klein onderhoud wordt door de eigen technici verricht of uitgevoerd door derden.

16 16 Hoofdstuk 7 Resultaten 7.1 Inleiding Onderdeel van de professionalisering van HOF in Salland is het zo concreet mogelijk benoemen van de doelstellingen waarvoor directie en medewerkers van HOF in Salland zich gesteld zien. Belangrijkste opdrachten voor HOF in Salland zijn het minimaal op peil houden van het bestaande aanbod en publieksbereik. 7.2 Draagvlak Het maatschappelijk draagvlak voor Het HOF in Salland is van cruciaal belang. Draagvlak wordt voor een groot deel bepaald door berichten in de pers en berichten in de politiek. Het resultaat dat HOF in Salland op dit vlak wil boeken is het volgende: de resultaten van de stichting HOF in Salland, de activiteiten van HOF in Salland, het handelen en de communicatie van Raad van Toezicht, directie en medewerkers, de onderlinge samenwerking en de communicatie daarover geven aanleiding tot positieve berichten in pers en politiek. Dit vereist een pro-actief communicatiebeleid.

17 17 Bijlage 1: Organigram Het HOF in Salland

18 18 Tijdpad actielijst