TomTom WEBFLEET Inhoud. Let s drive business TM. Releaseopmerkingen mei 2013

Transcriptie

1 TomTom WEBFLEET 2.17 Releaseopmerkingen mei 2013 Inhoud Uitgebreide WEBFLEET-rapportage 2 Rapportage Diagnostic Trouble Codes 3 Veiligheidsfuncties 5 Interface voor facturen 7 Standaardritmodus 8 Informatie over navigatiekaart 9 WEBFLEET Tachograph Manager 10 TomTom WEBFLEET bevat de volgende verbeteringen en toevoegingen: Uitgebreide rapportage: WEBFLEET breidt het totale aantal rapporten uit met vijf nieuwe rapportsjablonen. Rapportage Diagnostic Trouble Code: in combinatie met TomTom ecoplus kunt u op de hoogte worden gehouden van storingen die door de diagnosesystemen in uw voertuigen worden gemeld. Veiligheidsfuncties: WEBFLEET beheert de duur van een actieve sessie voor het WEBFLEET-account en laat het beheer van de complexiteit van wachtwoorden en de vervaldatum van die wachtwoorden aan u over. Standaardritmodus: in combinatie met de nieuwste LINK 410/510-firmware kan er een standaardritmodus worden opgegeven die automatisch na afloop van een rit wordt ingesteld. Informatie over navigatiekaart: WEBFLEET kan de versie weergeven van een kaart die op een TomTom PRO is geïnstalleerd, zodat u heel gemakkelijk kunt zien of de nieuwste kaarten op de navigatiesystemen in de voertuigen zijn geïnstalleerd. Tachograph Manager: met WEBFLEET 2.17 kunt u tachograafgegevens vanuit de massaopslag en de chauffeurskaarten van de digitale tachografen die in uw voertuigen zijn geïnstalleerd, op afstand downloaden zonder dat u daarvoor de hulp van de vervoersplanner of de chauffeurs nodig hebt. De gegevens zijn veilig online opgeslagen en kunnen vanaf elke computer en elke locatie worden geraadpleegd. 1

2 Uitgebreide WEBFLEET-rapportage Met de rapportagefuncties van WEBFLEET kunt u rapporten niet alleen als PDF- of CSV-bestand downloaden maar ook als XLS-bestand (Excel). Op die manier hebt u meer mogelijkheden om die rapporten voor uw bedrijf te verwerken en te gebruiken. Wij beantwoorden zoveel mogelijk aan de wensen en behoeften van onze klanten om hun dagelijkse werk zo gemakkelijk mogelijk te maken. Daarom hebben wij vijf nieuwe rapporten aan de al uitgebreide lijst met WEBFLEET-rapporten toegevoegd. Het rapport Berichten (Alle berichten) dit rapport bevat een lijst met alle berichten die op een bepaalde dag zijn verzonden vanuit een voertuig, inclusief de positie van het voertuig toen het bericht werd verzonden. Het rapport Berichten (Technische meldingen) dit rapport bevat een lijst met alle technische meldingen die gedurende een bepaalde periode zijn verzonden vanuit een voertuig. Het rapport Berichten (Tekstberichten) dit rapport bevat een lijst met alle tekstberichten die gedurende een bepaalde periode zijn verzonden vanuit of naar een voertuig. Het rapport Contractgegevens per voertuig dit rapport bevat per voertuig een lijst met systeem- en contractgegevens van de voertuigen in uw wagenpark. Het rapport Brandstofniveau dit rapport bevat een gedetailleerd overzicht van het brandstofniveau van een voertuig gedurende een bepaalde periode. (Dit rapport kan alleen worden gebruikt wanneer FMS is aangesloten op de TomTom LINK 510.) Rapporten klassiek en Geplande rapporten klassiek De nieuwe WEBFLEET-rapportagemogelijkheden bieden een groot aantal functies, rapporten en configuratieopties die ver uitstijgen boven die van de klassieke WEBFLEETrapportagemogelijkheden. Wij willen dat al onze klanten binnen hun bedrijf gebruik gaan maken van de nieuwe WEBFLEET-rapportagemogelijkheden. De nieuwe WEBFLEETrapportagemogelijkheden voldoen aan de wensen en behoeften van de klant, waardoor de klassieke rapporten binnenkort niet meer beschikbaar zullen zijn. WEBFLEET 2.17 bevat een klok die terugtelt en aangeeft wanneer dat gaat plaatsvinden. Als u dat nog niet hebt gedaan, kunt u op deze manier gemakkelijk de migratie inplannen van bijvoorbeeld geplande rapporten naar de nieuwe WEBFLEET-rapportagefunctie. 2

3 Rapportage Diagnostic Trouble Codes Alle moderne voertuigen zijn voorzien van een diagnosesysteem. Wanneer TomTom ecoplus in de voertuigen uit uw wagenpark is geïnstalleerd, profiteert u reeds van de gegevens die door dit systeem worden aangeleverd, zoals het werkelijke brandstofverbruik in realtime. Behalve het brandstofverbruik kan het diagnosesysteem DTC-gegevens (Diagnostic Trouble Codes) genereren als dit door het voertuig wordt ondersteund, en kan er worden gedetecteerd of er een waarschuwingslampje brandt. Met behulp van ecoplus en de LINK 510/410/3xx in combinatie met de nieuwste firmware kan WEBFLEET 2.17 deze informatie weergeven, zodat u nog meer inzicht in uw voertuigen krijgt. Aan de hand van die gegevens kunt u de status van uw voertuigen controleren en direct stappen ondernemen om schade aan uw voertuigen te voorkomen en de veiligheid van uw personeel te waarborgen. In de WEBFLEET-accountinstellingen kunt u aangeven dat u bij elke gevonden storing wilt worden gewaarschuwd. Voor elk voertuig dat is uitgerust met ecoplus, kunt u meldingen afzonderlijk instellen. Mocht een voertuig een storing melden, dan kunt u het voertuig selecteren om de informatie over de storing te bekijken in het venster Details. Ook ziet u hier een automatisch aangemaakte onderhoudstaak. 3

4 Als het waarschuwingslampje op het dashboard van het voertuig gaat branden en het voertuig de storing aan WEBFLEET doorgeeft, wordt u daarvan op de hoogte gesteld. De melding wordt verwijderd nadat u de benodigde stappen hebt ondernomen. Daarnaast wordt door WEBFLEET automatisch een onderhoudstaak aangemaakt wanneer er melding wordt gemaakt van een Diagnostic Trouble Code. Bij deze taak worden de storingscode en een beschrijving weergegeven en verschijnt er een speciaal storingspictogram, waaraan u heel gemakkelijk het verschil tussen dergelijke taken en de normale onderhoudstaken kunt zien. De onderhoudstaak wordt automatisch verwijderd wanneer de storing niet meer door ecoplus wordt gemeld. 4

5 Veiligheidsfuncties Sessiebeheer Om te voldoen aan de internationale normen kan nu met WEBFLEET de duur van een actieve sessie op accountniveau worden beheerd. WEBFLEET-beheerders kunnen de duur van een sessie in de accountinstellingen van WEBFLEET opgeven. De duur van een WEBFLEET-sessie kan liggen tussen 10 en 1440 minuten (24 uur), wat afhankelijk is van de eisen die aan de veiligheid worden gesteld. De standaardduur van een sessie is 540 minuten (9 uur). Bij inactiviteit tijdens de gedefinieerde duur van een sessie verschijnt er automatisch een herinnering over de eindtijd. Bij activiteit wordt na bijvoorbeeld elke klik in WEBFLEET de duur van de sessie automatisch bijgewerkt. 5

6 Complexiteit van wachtwoorden In WEBFLEET 2.17 is er een nieuwe instelling voor de complexiteit van gebruikerswachtwoorden. Hierdoor kan de beveiliging van uw WEBFLEET-account worden verhoogd en wordt misbruik voorkomen. De WEBFLEET-beheerder kan aangeven welk beveiligingsniveau van het wachtwoord voldoende is voor het WEBFLEET-account. U kunt kiezen tussen zwak, normaal en sterk en een minimumlengte instellen. Wanneer u een nieuwe gebruiker aanmaakt, wordt er door WEBFLEET een willekeurig gegenereerd wachtwoord verzonden naar het adres dat u voor de gebruiker hebt opgegeven. De gebruiker wordt gevraagd het wachtwoord te wijzigen wanneer die zich voor de eerste keer bij WEBFLEET aanmeldt. Wanneer de gebruiker het nieuwe wachtwoord instelt, worden er suggesties voor het instellen van een sterker wachtwoord gegeven en wordt er gewaarschuwd wanneer er een onveilige tekenreeks in het desbetreffende wachtwoord staat. U kunt tevens de geldigheidsduur van wachtwoorden opgeven. Kies een duur tussen 1 en 999 dagen voor de geldigheidsduur van het wachtwoord. U kunt een herinnering voor uw gebruikers instellen om hen te laten weten wanneer het wachtwoord afloopt. Zij ontvangen één keer per dag een herinnering, te beginnen vanaf het gekozen tijdstip tot aan de vervaldatum van het wachtwoord. 6

7 Interface voor facturen Uw boekhoudafdeling kan afzonderlijke WEBFLEET-toegang krijgen. Ze hebben hierbij toegang tot al uw facturen, maar niet tot gegevens over de positie van voertuigen en de rithistorie. Wanneer u een nieuwe WEBFLEET-gebruiker aanmaakt, kunt u uit drie verschillende interfaces kiezen die u aan gebruikers kunt toewijzen. In WEBFLEET is er behalve de interfaces Standaard en Grote kaart nu de nieuwe interface Facturen. Gebruikers aan wie de interface Facturen wordt toegewezen, kunnen alleen het tabblad met al uw facturen bekijken. 7

8 Standaardritmodus Met behulp van de LINK 410/510 combinatie met de nieuwste firmwareversie kunt u de LINK zo configureren dat aan het einde van een rit het logboek van een voertuig automatisch op een standaardritmodus wordt ingesteld. In het venster Contract/Apparaat staan de mogelijke standaardwaarden Niet actief (de wijzigingen in het logboek worden alleen handmatig ingevoerd), Privérit, Zakelijk en Woon-werkrit. Voorbeeld: Als de optie Privérit in de instellingen is geselecteerd, wordt in de LINK de ritmodus automatisch gewijzigd in Privé zodra de rit is afgelopen. Als iemand de volgende rit echter wil afleggen in de modus Zakelijk, kan diegene dit aangeven met behulp van TomTom PRO of de TomTom Remote LINK. Als de logboekmodus wordt aangestuurd door de invoer, wordt de hierboven beschreven functie niet ondersteund. Bovendien is het mogelijk de digitale uitgang (alleen bij de LINK 510) te gebruiken voor het weergeven van de huidige logboekstatus, bijvoorbeeld met een kleine LED-accessoire. De volgende mogelijke instellingen zijn beschikbaar: Uitgang is ingeschakeld als logboek is ingesteld op Zakelijk Uitgang is ingeschakeld als logboek is ingesteld op Privé 8

9 Informatie over navigatiekaart In het venster Contract/Apparaat wordt aangegeven welke kaartversie er op de TomTom PRO-navigatiesystemen in uw voertuigen is geïnstalleerd. Wanneer u nieuwe kaarten aanschaft, kunt u bijhouden of al uw voertuigen up-to-date zijn, zodat al uw chauffeurs van de best mogelijke navigatie profiteren. 9

10 WEBFLEET Tachograph Manager Met WEBFLEET 2.17 kunt u de tachografen van uw gehele wagenpark beheren. U kunt de tachograafgegevens archiveren en analyseren. WEBFLEET downloadt wekelijks voor de chauffeurskaarten en maandelijks voor de massaopslag van voertuiggegevens automatisch de tachograafgegevens van tachografen die op afstand downloaden ondersteunen. Met WEBFLEET bent u er altijd zeker van dat u gegevens downloadt conform de deadlines die de overheid heeft ingesteld. Bovendien kunt u tachograafbestanden uploaden die u handmatig hebt opgehaald van tachografen waarbij op afstand downloaden niet mogelijk is. Automatische meldingen herinneren u aan komende deadlines. Opmerking: WEBFLEET Tachograph Manager is een aanvullende service die u naast uw WEBFLEET-abonnement per voertuig moet aanschaffen. Neem contact op met uw TomTom-reseller. De WEBFLEET-gebruiker ziet in WEBFLEET Tachograph Manager alle voertuigen die deel uitmaken van het WEBFLEET-account en waarvoor de aanvullende service WEBFLEET Tachograph Manager is geboekt, zelfs als de gebruiker in de standaard WEBFLEETgebruikersinterface maar een deel van de voertuigen en chauffeurs kan zien. De WEBFLEETaccountbeheerder moet WEBFLEET-gebruikers toestemming geven om WEBFLEET Tachograph Manager te kunnen gebruiken. 10

11 U krijgt toegang tot Tachograph Manager door te klikken op Meer in het hoofdmenu en vervolgens Tachografen in de lijst te selecteren. Deadlines voor downloads Met WEBFLEET Tachograph Manager kunt u snel zien van welke chauffeurskaarten en massaoplag van voertuigen tachograafgegevens moeten worden gedownload. Ook kunt u de vervaldatums van chauffeurskaarten zien. Pas de herinneringsintervallen voor downloads aan en ontvang van tevoren herinneringen via . Stel vanuit een centraal punt de perioden voor het downloaden van tachograafgegevens conform de wetgeving van uw land in. De standaardperioden zijn overeenkomstig de Europese regelgeving 28 dagen voor chauffeurskaarten en 90 dagen voor voertuigen. De werkelijke deadlines en de automatische meldingen die u ontvangt voor het downloaden van tachograafgegevens, zijn op deze perioden gebaseerd. 11

12 Analyse Haal rapporten op over de activiteiten van uw chauffeurs en voertuigen, zoals rijtijden, rusttijden en overtredingen, waaronder boetes (beschikbaar voor bepaalde landen), om uw chauffeurs te instrueren veiliger en verantwoordelijker te rijden en uw bedrijf te behoeden voor financiële schade. Duidelijk gesorteerde en goed ingedeelde overzichten geven een helder inzicht in de activiteiten, waaronder de beschrijving van de activiteiten en gemarkeerde overtredingen van uw chauffeurs en voertuigen voor een gedefinieerde periode of voor een enkele dag. U kunt op basis van dagen of ploegendiensten perioden voor de rapporten definiëren. De rapporten kunt u ook downloaden als PDF- of CSVbestand. 12

13 Archief Upload de bestanden die u handmatig van uw tachografen hebt opgehaald en die u wilt archiveren of downloaden, en verstuur gearchiveerde bestanden naar een adres. U kunt heel eenvoudig één bestand vanuit het WEBFLEET Tachograph Manager-archief downloaden, bijvoorbeeld als autoriteiten bestanden willen controleren. U kunt die bestanden ook als batch per verzenden. WEBFLEET Tachograph Manager archiveert bestanden gedurende twee jaar. Tachograafbestanden ouder dan twee jaar worden automatisch in het eerste kwartaal van het jaar erna verwijderd. Attest van activiteiten Wanneer chauffeurs niet aan het werk zijn of ander werk doen, moeten zij hun activiteiten van de afgelopen 28 dagen schriftelijk vastleggen. Met WEBFLEET Tachograph Manager kan het attest van die activiteiten worden afgedrukt. Om de werktijden nauwkeurig te kunnen berekenen, moeten deze gegevens ook worden opgenomen in de rapportage. 13