Kaartweergave... 4 Zoomen en slepen... 4 Kaarttypen... 4 TomTom-kaart... 5 Kaart op volledig scherm... 5 Zoeken op de kaart... 5

Transcriptie

1

2 Kaartweergave... 4 Zoomen en slepen... 4 Kaarttypen... 4 TomTom-kaart... 5 Kaart op volledig scherm... 5 Zoeken op de kaart... 5 Tracking en tracing... 7 Orderstatus volgen... 7 Realtime kaartgegevens... 7 Voertuigroute... 7 Positiefilter... 8 Opdrachtbeheer... 9 Opdrachten verzenden... 9 Aan opdrachten gaan werken... 9 Opdrachtstatus verzenden Opdrachtopties Opdrachtoverzicht Slimme opdrachttoewijzing Adressen op de kaart Werkstatus Verkeersinformatie Snel opdrachten toewijzen aan het dichtstbijzijnde voertuig Communicatie met bestuurder Een bericht naar een bestuurder sturen Een bericht naar alle of een aantal bestuurders sturen Tekstberichten verwerken op uw TomTom PRO De statusberichten voor de verschillende voertuigen definiëren Statusberichten gebruiken Statusberichten doorsturen naar uw adres Eenvoudig voertuigbeheer Standaard voertuiggegevens toewijzen Voertuigeigenschappen specificeren Specificaties naar meerdere voertuigen kopiëren Basisinstellingen voor een voertuig configureren Statusberichten en orderberichten voor voertuigen configureren Configuraties voor randapparatuur en accessoires Voertuigconfiguraties/-instellingen kopiëren naar meerdere voertuigen Eén voertuig toewijzen aan een groep Meerdere voertuigen toewijzen aan een groep Voertuiggroepen gebruiken Voertuigonderhoud Onderhoudsschema's maken Een onderhoudsschema kopiëren Toezicht houden op onderhoudstaken Gebruikersbeheer in WEBFLEET Gebruikers maken Groepen gebruikers Rechteninstellingen voor rapporten, opdrachten en gebieden Rechten voor de toegang tot voertuigen, adressen en chauffeurs Managementrapportages Over de dashboardweergave Grafieken configureren Details van grafieken weergeven Scrollen op de tijdlijn De details weergeven Dashboardweergaven afdrukken Werktijden melden Een bestuurder maken Instellingen voor de TomTom PRO Rapportage aan WEBFLEET Logboek De logboekmodus selecteren Privé- of zakelijke modus Logboekrecords beheren Rapportage De structuur van de rapporten De weergave Rapporten Rapporten op aanvraag Geplande rapporten in het "Archief" Rapporten beheren - overzicht Rapporten maken en beheren De juiste sjabloon kiezen De bestandsindeling en de lay-out selecteren De lay-out van rapporten wijzigen Grafieken wijzigen Tabellen met details wijzigen De leveringsinstellingen definiëren Een rapport voltooien Rapporten aan gebruikers toewijzen Veiligheid en efficiëntie van uw bestuurder Rijstijl in de bestuurderslijst De OptiDrive-grafiek Meer informatie over de OptiDrive-variabelen Pas de OptiDrive-indicator aan Rapportage over veiligheid en efficiëntie Het Dashboard configureren Gedetailleerde informatie bekijken in het Dashboard Tachograafinformatie beheren Het gebruik van Tachograph Manager voorbereiden Overzicht van Tachograph Manager Bestuurders met tachografen maken in de standaardinterface van WEBFLEET Bestuurders maken met behulp van tachograafbestanden Handmatig bestuurders maken in Tachograph Manager Bestuurdersgegevens Voertuigen maken Voertuiggegevens Deadlines voor downloads Landspecifieke deadlines voor downloads Meldingen voor het downloaden van informatie vanaf de bestuurderskaart of de massaopslag Tachograafinformatie handmatig uploaden Afzonderlijke bestanden downloaden Meerdere bestanden naar een adres verzenden Rapporten over rijtijden en rustperiodes Rapporten over sociale overtredingen Diepgaande analyse van activiteiten van bestuurders en voertuigen Verslag van bestuurdersactiviteiten Restende rijtijd Dagelijks resterende rijtijden in de kaartweergave Meldingen over sociale overtredingen Wekelijks resterende rijtijden in de chauffeursweergave Adressenbeheer Adressen maken Adressen in groepen beheren Adressen in de kaart tonen Stilstand op een adres Gebieden gebruiken Overzicht van gebieden Vierkante en ronde gebieden maken Veelhoekige gebieden maken Een gebied in de vorm van een corridor Extra functies van gebieden Meldingen voor gebieden inplannen Voertuigen aan gebieden toewijzen

3 Accountinstellingen Overzicht van instellingen Gebruikerspecifieke accountinstellingen Accountinstellingen Adreskleuren labelen Status- en orderberichten definiëren De workflow voor orders aanpassen Instellingen voor rapportage

4 Kaartweergave Kaartweergave WEBFLEET biedt verschillende typen kaarten. In dit hoofdstuk leert u meer over hoe u met de kaart kunt werken, welke typen kaarten beschikbaar zijn in WEBFLEET en welke informatie door de verschillende typen kaarten wordt geboden. Zoomen en slepen Als u WEBFLEET opent, ziet u de kaart met alle voertuigen in de groep voertuigen die op dit moment is geselecteerd. U kunt heel gemakkelijk inzoomen op de kaart. Gebruik gewoon uw muiswiel of de zoomniveaukeuzehulp rechtsboven op de kaart. Als u op de linkermuisknop drukt, kunt u de kaart in elke willekeurige richting slepen zodat u bepaalde voertuigen kunt volgen. Druk op de linkermuisknop en sleep de kaart naar de beste positie. Als u wilt inzoomen op de kaart, gebruik dan het muiswiel of pas de weergave aan tot het gewenste zoomniveau. Kaarttypen WEBFLEET biedt de volgende kaarttypen om uw voertuigen en opdrachten weer te geven: TomTom-kaart met actuele verkeersinformatie, Google-kaart en satellietkaart. Klik voor het meest realistische overzicht van uw voertuigen op de knop Satelliet linksboven op de kaart. Klik op de knop Satelliet voor het meest realistische overzicht van de locatie van de voertuigen. Kaartweergave 4

5 TomTom-kaart De TomTom-kaart geeft actuele verkeersinformatie weer met files, wegwerkzaamheden en mogelijke vertragingen. Om vertragingen in uw service te voorkomen, kunt u opdrachten toewijzen aan de bestuurder die de beste positie heeft ten opzichte van de opdracht. Bekijk actuele verkeersinformatie op de TomTom-kaart. Kaart op volledig scherm Een functie die op alle kaarten wordt ondersteund, is de mogelijkheid om de kaart te vergroten tot het volledige scherm. Hierdoor krijgt u het beste overzicht van uw wagenpark en de bewegingen van de voertuigen. Klik op het navigatorpictogram onder de indicatie voor het zoomniveau om de kaart op volledig scherm weer te geven. Klik er nog een keer op om terug te keren naar de kaartweergave met de lijst met voertuigen aan de zijkant. Vergroot de kaart tot volledig scherm om meer van uw voertuigen te zien. Zoeken op de kaart De WEBFLEET-kaart bevat een krachtige, uitgebreide zoekfunctie om voertuigen, adressen, plaatsen en gebieden en alle voertuigen op een adres of bij een plaats te vinden die past bij het zoekwoord dat u hebt ingevoerd. Klik op de knop Zoek met het vergrootglaspictogram rechtsboven op de kaart en voer uw zoekwoord in. Druk vervolgens op Enter op het toetsenbord. De lijst met zoekresultaten geeft alle passende resultaten per categorie. U kunt ook naar een specifiek adres zoeken. Klik op de knop Zoek stad Kaartweergave 5

6 met het huispictogram, rechtsboven op de kaart. Voer de adresgegevens in, selecteer het land en klik op Zoek. Alle zoekresultaten worden in een lijst of op de kaart weergegeven. Zoek op de kaart naar voertuigen, adressen en plaatsen. Zoek een specifiek adres op de kaart met Zoek stad. Kaartweergave 6

7 Tracking en tracing Tracking en tracing In dit hoofdstuk leert u hoe een overzicht met alle orders van alle voertuigen weergeeft en hoe u op elk moment kunt zien waar uw voertuigen zich bevinden. Orderstatus volgen WEBFLEET biedt eenvoudig een up-to-date overzicht van de status van alle orders die aan uw voertuigen zijn toegewezen. U kunt een filter instellen om de selectie te verfijnen. De orders kunnen afzonderlijk of gezamenlijk worden gefilterd op voertuiggroep, afzonderlijke voertuigen, status en tijdperiode. Deze filters kunnen worden uitgebreid met een filter waarin u zelf tekst kunt invoeren. Klik op 'Orders' in het bovenste menu om de lijst met orders weer te geven. Om de verschillende filters toe te passen, selecteert u de relevante informatie in de vervolgkeuzemenu's en voert u de gewenste tekst in het tekstvak in. Tijdens het selecteren en invullen van de filters wordt de lijst automatisch aangepast. U kunt de status van alle orders die aan uw voertuigen zijn toegewezen volgen met behulp van meerdere filters. Realtime kaartgegevens De positie van elk voertuig wordt met WEBFLEET om de tien seconden geregistreerd. Deze posities worden iedere minuut naar WEBFLEET verzonden. Dit betekent dat u uw wagenpark in het oog kunt houden en voertuigbewegingen in realtime kunt volgen op de kaart. De meest recente posities van al uw voertuigen worden automatisch op de kaart weergegeven. Voertuigroute De informatie over al uw voertuigen die door WEBFLEET is opgeslagen, wordt gedurende 90 dagen bewaard. Zodoende kunt u altijd eenvoudig controleren waar uw voertuigen de afgelopen 90 dagen zijn geweest. Met WEBFLEET kunt u de route van een voertuig voor één dag of voor een periode van een paar uur tot maximaal zeven dagen bekijken. Om de route van een voertuig te bekijken, opent u het vak met voertuiggegevens op de kaart en klikt u op 'Route'. Selecteer een dag of een begin- en einddatum. De route op de kaart laat informatie zien zoals ritgebeurtenissen, stilstand met bijbehorende informatie zoals positie, begin- en eindtijd, en de algehele duur van de stilstand. Als u met de muisaanwijzer over de route beweegt, verschijnt er een tag met de huidige tijd en snelheid van de desbetreffende voertuigpositie. Het voertuigvak geeft voor de huidige order informatie weer over de status, de bestemming, de verwachte Tracking en tracing 7

8 aankomsttijd en het tijdstip van de laatste positie-update. U kunt ook de richting bekijken waarin het voertuig reed en de meest recente positie. Bekijk de route van een voertuig voor één dag of voor een periode van een paar uur tot maximaal zeven dagen. Ontvang meer gedetailleerde informatie over snelheid, stilstand enz. van de route. Het vak met voertuiginformatie geeft voor de huidige order informatie weer over de status, de bestemming, de verwachte aankomsttijd enz. Positiefilter Stel een tijdfilter in om de ritgegevens voor uw voertuigen te bekijken in de lijstweergave. Om deze functie te activeren, klikt u op 'Details' in het voertuiginformatievak en klikt u vervolgens onder 'Posities' op 'Ritten'. Gebruik voor meer specifieke invoer het vervolgkeuzevak en voer uw zoekopdracht in het dialoogvak 'Filter' in. Gebruik filters om de lijstweergave aan te passen bij het zoeken naar ritgegevens voor uw voertuigen. Tracking en tracing 8

9 Opdrachtbeheer Opdrachtbeheer In dit hoofdstuk vindt u informatie over hoe u opdrachten met bestemmingsadressen kunt verzenden naar uw medewerkers op de weg, over hoe uw bestuurders aan dergelijke opdrachten werken en hoe u de meest recente status van de opdracht kunt bekijken. Opdrachten verzenden Met WEBFLEET kunt u eenvoudig opdrachten naar uw voertuigen verzenden. Klik op het voertuig op de kaart en klik vervolgens op "Verzend". Selecteer "Verzend opdracht" en vervolgens het type opdracht. U hebt de keuze uit levering, afhalen en serviceopdracht. Voer een opdracht ID in en voeg een opdrachttekst toe. U kunt ook de uitvoeringsdatum, de gewenste aankomsttijd en een bepaalde tolerantie instellen. U voegt het adres van de bestemming toe door het handmatig in te voeren of door uw eigen lijst met vooraf gedefinieerde adressen te gebruiken. U kunt bovendien de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon aan de opdracht toevoegen zodat uw bestuurder van alles op de hoogte is. Verzend leveringen, afhaalmomenten en serviceopdrachten met slechts een paar klikken naar uw voertuigen. Aan opdrachten gaan werken Direct nadat u de opdracht hebt verzonden, ontvangt de medewerker op de weg de instructies op zijn TomTom PRO. Het pictogram "Opdrachten" op het WEBFLEET-scherm op de TomTom PRO laat de bestuurder het aantal net ontvangen opdrachten zien. Tik op dit pictogram om de lijst met opdrachten op te halen. Selecteer de nieuwe opdracht uit de lijst. Nieuwe opdrachten worden aangegeven met een pijl. Om de opdracht te weigeren, tikt u eerst op de knop "Opties" en vervolgens op "Wijs opdracht af". Om aan de opdracht te gaan werken, tikt u op "Accepteer" en vervolgens op "Start". U wordt nu gevraagd om de navigatie naar de opdrachtbestemming te starten. Nadat u op "Rijd" hebt getikt, wordt de route berekend en wordt de navigatie naar de opdrachtbestemming gestart. Begin met opdrachten en navigeer naar de opdrachtbestemming door gewoon op het scherm te tikken. Opdrachtbeheer 9

10 Opdrachtstatus verzenden Met de TomTom PRO kunt u de huidige status van de opdracht eenvoudig aan het kantoor melden door op het opdrachtstatuspictogram op het WEBFLEET-scherm te tikken. Om een nieuwe opdrachtstatus aan het kantoor te melden, tikt u op "Volgende stap". Meld de huidige opdrachtstatus aan het kantoor en bespaar tijd. Opdrachtopties De WEBFLEET-functies op uw TomTom PRO bieden diverse opdrachtgerelateerde opties zoals het annuleren of uitstellen van de opdracht. U kunt ook de opdrachtgeschiedenis weergeven met de acties die u hebt gemeld en de tijd waarop u ze aan het kantoor hebt gemeld. Tik op de knop "Opties" om de opdrachtgerelateerde opties weer te geven. Annuleer of stel opdrachten uit, of geef de opdrachtgeschiedenis weer met behulp van opdrachtopties. Opdrachtoverzicht Klik op de knop "Details" om de huidige status van de opdrachten van uw bestuurder weer te geven in het objectvak. Rechts worden alle opdrachten (actief en uitgesteld) weergegeven. Klik op de knop "Opdrachten" om meer details van een opdracht te bekijken. Er wordt een lijst met alle opdrachten weergegeven. U kunt verschillende filters instellen, zoals op groep, voertuig, status, tijd en vrije tekst. Selecteer een opdracht uit de lijst door op de opdracht te klikken. Rechts wordt de opdrachtinformatie weergegeven. Hier kunt u de opdracht bewerken (in het geval dat de omstandigheden zijn veranderd) en Opdrachtbeheer 10

11 de workflow van de opdracht en de locatie op de kaart bekijken. U kunt deze opdracht ook annuleren. Op dit scherm kunt u tevens een nieuwe opdracht naar een van uw voertuigen verzenden. Bekijk de huidige status en meer details over de opdrachten van de bestuurder. Stel verschillende filters in om de lijstweergave te optimaliseren. Bekijk alle opdrachtgegevens. Bewerk de opdracht, bekijk de workflow en de locatie op de kaart of maak nieuwe opdrachten. Opdrachtbeheer 11

12 Slimme opdrachttoewijzing Slimme opdrachttoewijzing Wijs op slimme manier opdrachten toe op basis van realtime informatie, variërend van beschikbaarheid van de bestuurder en het dichtstbijzijnde voertuig tot verkeersinformatie op de route. Dit hoofdstuk laat zien hoe u vertraging kunt voorkomen en hoe uw wagenpark files kan vermijden. Adressen op de kaart Om naar een bestemming op de kaart te zoeken, klikt u op het adrespictogram in de rechterbovenhoek van de kaart en voert u de adresgegevens in. Vervolgens drukt u op "Zoek". Het adres verschijnt direct op de kaart met een label. Wanneer u de muis boven de adreslabel plaatst, verschijnt een informatievenster met de optie het adres toe te voegen aan uw adreslijst of een opdracht te maken (zie stap "Snel opdrachten toewijzen aan het dichtstbijzijnde voertuig"). Gemakkelijk naar adressen op de kaart zoeken. Voeg het adres toe aan uw adreslijst. Verzend een opdracht met deze bestemming naar een voertuig. Werkstatus Om te zien of uw voertuigen beschikbaar zijn voor nieuwe opdrachten, zijn alle voertuigen voorzien van een werkstatuspictogram. Groen betekent "Voertuig is beschikbaar...", geel betekent "Voertuig is bezig..." en grijs betekent "Voertuig is niet beschikbaar...". Voor meer informatie over een geselecteerde opdracht klikt u op "Details" en "Opdrachten". De huidige opdrachtstatus wordt weergegeven. Om te zien hoeveel andere lopende opdrachten zijn toegewezen aan dit voertuig, klikt u op de knop "Opdrachten" en stelt u de status en het tijdfilter in. De lijst met opdrachten wordt gefilterd. Controleer welk voertuig momenteel beschikbaar is. Bekijk meer informatie over de huidige opdracht van uw voertuig. Zie welke andere opdrachten zijn toegewezen aan dit voertuig. Verkeersinformatie Door files, wegwerkzaamheden enz. heeft het dichtstbijzijnde voertuig mogelijk meer tijd nodig om op de bestemming van de opdracht aan te komen dan een ander. Om verkeersinformatie op de kaart te zien, activeert u de verkeersinformatieweergave door in de linkerbovenhoek van de kaart op de "TomTom"- Slimme opdrachttoewijzing 12

13 knop te klikken. Vervolgens klikt u op het pictogram kaartinstellingen in de rechterbovenhoek van de kaart en vinkt u "Verkeersinformatie" aan. Activeer verkeersinformatie op uw kaart om te zien welk voertuig het beste gepositioneerd is voor een klus. Klik op de informatievakjes voor meer informatie. Snel opdrachten toewijzen aan het dichtstbijzijnde voertuig De gemakkelijkste manier om een opdrachttoe te wijzen aan het best gepositioneerde voertuig is een nieuwe opdracht te maken. Hier kunt u het bestemmingsadres voor die opdracht opgeven. Met behulp van dat adres maakt WEBFLEET een lijst van de voertuigen, gesorteerd op beschikbaarheid en geschatte reistijd. Er wordt rekening gehouden met verkeersinformatie en de daadwerkelijke afstand. Ga naar "Opdrachten" in het hoofdmenu. Klik op "Nieuw" aan de rechterzijde om een opdracht te maken. Voer alle opdrachtgegevens in. Selecteer het adres. Voor het best gepositioneerde voertuig klikt u op "Suggesties van TomTom". WEBFLEET toont u een lijst van de voertuigen, gesorteerd op beschikbaarheid en geschatte reistijd. Selecteer het gewenste voertuig. Druk op "Sla op" en vervolgens op "Verzend opdracht". Open het venster "Verzend opdracht" om uw opdracht gemakkelijk toe te wijzen aan het best gepositioneerde voertuig, voorgesteld door TomTom op basis van verkeersinformatie en de daadwerkelijke afstand. Slimme opdrachttoewijzing 13

14 Communicatie met bestuurder Communicatie met bestuurder Naast het verzenden van opdrachten, zijn er diverse manieren om met uw bestuurders te communiceren. Dit hoofdstuk beschrijft hoe u berichten naar uw bestuurders kunt sturen en hoe zij berichten kunnen beantwoorden. WEBFLEET kan berichten van uw bestuurders tevens doorsturen naar uw adres voor optimale communicatie. Een bericht naar een bestuurder sturen Om een tekstbericht naar een van uw bestuurders te sturen, klikt u op de knop "Verzend" in het bijbehorende objectvak en voert u uw tekstbericht in. Stuur een tekstbericht naar een van uw bestuurders. Een bericht naar alle of een aantal bestuurders sturen U kunt één tekstbericht naar alle of een paar van uw bestuurders tegelijk sturen. Hiermee spaart u tijd uit en kunt u uw workflow verbeteren. U selecteert voertuigen door eerst in het bovenste menu op "Voertuigen" te klikken en vervolgens op de bijbehorende voertuigen te klikken terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt. Om alle voertuigen te selecteren, drukt u de Ctrl- en A-toets op uw toetsenbord tegelijk in of klikt u op de knop "Alles" in het gedeelte rechtsonder aan het scherm. Rechtsbovenaan wordt een bericht weergegeven met de lijst met ontvangers. Voer uw bericht in en klik op "Verzend" om het bericht naar de geselecteerde voertuigen te verzenden. Om een tekstbericht naar meerdere voertuigen tegelijk te sturen, selecteert u de voertuigen door tegelijkertijd op de Ctrl-toets en de linkermuisknop te drukken. Om alle voertuigen te selecteren, drukt u op Ctrl en A of klikt u op "Alles". Tekstberichten verwerken op uw TomTom PRO De bestuurder krijgt een melding wanneer er een nieuw bericht is ontvangen door middel van een signaal en het pictogram "Berichten" op het WEBFLEET-scherm dat het aantal nieuwe berichten aangeeft. Wanneer de bestuurder op het pictogram Berichten tikt, kan hij het bericht lezen. Er wordt automatisch een bericht verzonden naar WEBFLEET dat het bericht is ontvangen en is gelezen door de bestuurder. Bestuurders kunnen vanuit TomTom PRO uiteraard ook tekstberichten naar het centrum sturen. Om dat te Communicatie met bestuurder 14

15 doen, moeten ze op "Nieuw bericht" tikken. Ze kunnen vervolgens een bericht invoeren en op "Verzend" tikken. WEBFLEET wordt automatisch geïnformeerd dat het bericht is gelezen. Stuur gratis tekstberichten via TomTom PRO naar WEBFLEET. De statusberichten voor de verschillende voertuigen definiëren Met WEBFLEET kunt u statusberichten en opdrachtgerelateerde statusberichten voor uw voertuigen definiëren. Deze berichten dragen bij aan een betere communicatie tussen de bestuurder en het centrum (zo kunnen bij bepaalde telkens terugkerende gebeurtenissen statische berichten worden gebruikt). Om statusberichten voor een object te definiëren, klikt u op "Details" en vervolgens op "Configureer" bij "Contract/Apparaat". Klik op "Statusberichten" en voer het statusbericht in. U kunt een waarschuwingstype selecteren voor bepaalde berichtfuncties zoals het doorsturen van . Definieer statusberichten gewoon met behulp van bepaalde waarschuwingstypen voor uw voertuig. U kunt tevens opdrachtgerelateerde statusberichten definiëren. Statusberichten gebruiken De bestuurder selecteert gewoon het statusbericht dat hij zou willen verzenden en kan er zelf voor kiezen of hij wel of geen tekst toevoegt voordat het bericht wordt verzonden. Open het menu "Berichten", tik op Communicatie met bestuurder 15

16 "Nieuw bericht" en vervolgens op "Sjablonen". Kies een sjabloon uit de lijst. Om tekst toe te voegen aan het statusbericht tikt u op de toetsenbordknop en voert u uw tekst in. Tik vervolgens op "Verzend". Verzend moeiteloos statusberichten naar het centrum. Indien nodig kunt u gewoon vrije tekst toevoegen aan het vooraf ingestelde statusbericht. Statusberichten doorsturen naar uw adres U kunt een statusbericht doorsturen naar uw adres. U doet dit door het waarschuwingsniveau per voertuig (object) te selecteren en vervolgens het adres te selecteren waarnaar u het bericht wilt doorsturen. Klik in het menu bovenaan op "Meer" en selecteer "Meldingen/Opties". Klik rechts op "Nieuw" om een nieuwe regel te maken of op "Bewerken" om een bestaande regel te wijzigen. Selecteer het type melding dat u wilt doorsturen naar het adres. U kunt verschillende typen tegelijk aanvinken. Selecteer de groep en/of het voertuig waarvan deze meldingen moeten worden doorgestuurd. Voer de naam van de ontvanger en het bijbehorende adres in en klik op "Sla op". Stuur statusberichten door naar uw adres. Selecteer het waarschuwingsniveau per voertuig en het bijbehorende e- mailadres. Selecteer de voertuigen waarvan de meldingen moeten worden doorgestuurd. Communicatie met bestuurder 16

17 Eenvoudig voertuigbeheer Eenvoudig voertuigbeheer WEBFLEET helpt u uw wagenpark efficiënt te beheren. In dit hoofdstuk vindt u nuttige informatie over het vaststellen van de standaard voertuiggegevens en -specificaties, hoe u de in uw voertuigen geïnstalleerde hardware configureert voor rapportage aan WEBFLEET zoals u dat wilt en hoe u uw account instelt voor een aangepast overzicht van uw wagenpark volgens uw vereisten. Standaard voertuiggegevens toewijzen Wanneer u nieuwe voertuigen hebt toegevoegd aan uw WEBFLEET-account, worden deze weergegeven met een automatisch toegewezen naam en standaardgegevens. WEBFLEET laat u deze gegevens, bijvoorbeeld voor de kentekenplaat en kilometerteller, gemakkelijk bewerken. Klik op "Voertuigen" in het hoofdmenu en selecteer vervolgens het voertuig in de lijst. Open het gedeelte "Voertuiggegevens" in het detailvenster en klik op "Bewerken". Er verschijnt een pop-upvenster. Op het tabblad "Voertuiggegevens" kunt u een pictogram en een kleur voor uw voertuig/voertuigtype selecteren in de vervolgkeuzelijst. Hier kunt u een ID en beschrijving opgeven. Deze worden gebruikt om het voertuig te classificeren in WEBFLEET. Daarnaast kunt u de huidige kilometerteller van het voertuig opgeven, een beschrijving toevoegen en de kentekenplaat en datum van registratie opgeven. U kunt ook instellingen opgeven voor het brandstofverbruik en voor rapporten over snelheidsovertredingen. Bewerk de gegevens van uw voertuigen en pas het scherm aan. Voertuigeigenschappen specificeren U kunt eenvoudig alle relevante specificaties van uw voertuig selecteren en toewijzen zoals aangegeven door de fabrikant, bijvoorbeeld gewicht, afmetingen en brandstofverbruik. U hoeft de registratiedocumenten van uw voertuig er dus niet langer op na te slaan om alles te vinden. Met een paar muisklikken, en wat bladeren en filteren kunt u de relevante gegevens ophalen uit de WEBFLEET-database. U kunt ook ontbrekende informatie toevoegen die specifiek is voor uw voertuig. U kunt de voertuigspecificaties voor één voertuig definiëren door het voertuig te selecteren. Ga in het detailvenster naar het gedeelte "Voertuiggegevens" en klik op "Bewerken". Klik op het tabblad "Voertuigspecificaties" op "Specificeren". Gebruik de filters of blader om het merk, de uitvoering enz. te zoeken. Selecteer uw voertuig in de lijst en klik op "Selecteren". U kunt ontbrekende gegevens in de lege velden typen. Selecteer voertuigspecificaties zoals aangegeven door de fabrikant, bijvoorbeeld breedte, hoogte, gewicht en meer, en wijs deze toe. Eenvoudig voertuigbeheer 17

18 Specificaties naar meerdere voertuigen kopiëren Wanneer u meerdere voertuigen van hetzelfde merk en hetzelfde model hebt die dezelfde specificaties hebben, hoeft u alleen de voertuigspecificaties van één voertuig te selecteren en aan te passen. Nadat u dit nauwkeurig hebt gedaan, kunt u de specificaties naar de andere voertuigen kopiëren. Houd de Ctrltoets ingedrukt en klik in de "Voertuigen"-weergave op de voertuigen in de lijst met voertuigen van dezelfde uitvoering waarnaar u de specificaties wilt kopiëren. Klik in het detailvenster op "Specificaties". Blader naar het voertuig waarvan u de specificaties wilt kopiëren en klik op "Kopiëren". Zorg ervoor dat u de specificaties voor dit voertuig hebt ingevoerd voordat u ze kopieert. Kopieer met een paar muisklikken voertuigspecificaties van één voertuig naar meerdere voertuigen van hetzelfde merk en dezelfde uitvoering. Basisinstellingen voor een voertuig configureren Het is nuttig om de basisinstellingen voor uw voertuigen te configureren. Zo kunt u deze laten rapporteren zoals u dat wilt, uw personeel ritmodi en werktijden laten rapporteren en veel meer. Om de basisinstellingen voor uw voertuig te configureren, selecteert u een voertuig in de weergave Voertuigen. Open in het detailvenster het gedeelte "Contract/Apparaat" en klik op "Configureren". Als de Driver Terminal in uw voertuig is geïnstalleerd, kunt u verschillende aanpassingen voor het gebruik van de Driver Terminal doorvoeren. Zo kunt u instellen dat de bestuurder zich moet identificeren, of logboek of werktijdenregistratie activeren op de Driver Terminal. Daarnaast kunt u het rapportage-gedrag van de LINK, zoals stilstand- en ritherkenning, selecteren en aanpassen. Hier kunt u tijdstippen instellen waarop uw LINK-systeem tijdelijk ontwaakt vanuit de slaapstand. U kunt bovendien de WEBFLEET-bestuurderslijst naar de Driver Terminal verzenden zodat beide kunnen worden gesynchroniseerd. Als u de aanpassingen hebt doorgevoerd, klikt u op "Opslaan". Configureer de basisinstellingen voor de geïnstalleerde hardware in uw voertuigen, zoals de Driver Terminal en LINK-systemen. Statusberichten en orderberichten voor voertuigen configureren U kunt algemene statusberichten en orderspecifieke berichten opgeven die uw bestuurders kunnen gebruiken bij het rapporteren van gebeurtenissen met de Driver Terminal. Selecteer een voertuig, ga naar "Contract/Apparaat" in het detailvenster en klik op "Configureren". Op het tabblad "Statusberichten" kunt u maximaal vijftien algemene berichtteksten invoeren die worden overgedragen naar de Driver Terminals Eenvoudig voertuigbeheer 18

19 van uw bestuurders. Op het tabblad "Orderberichten" kunt u maximaal vijftien statusberichten maken die uw bestuurders uit de lijst kunnen selecteren om aan kantoor te rapporteren wanneer ze met een order bezig zijn. Of deze berichten kunnen worden doorgestuurd naar uw , is afhankelijk van het type melding dat u per bericht hebt geselecteerd en van de manier waarop u de meldingen hebt aangepast. Typ het bericht in de velden en selecteer een type melding. Voordat u naar een ander tabblad gaat of het venster sluit, klikt u op "Opslaan" om uw berichten op te slaan. Geef algemene statusberichten en orderspecifieke berichten op die uw bestuurders kunnen gebruiken bij het rapporteren van gebeurtenissen met hun Driver Terminal. Configuraties voor randapparatuur en accessoires Met WEBFLEET kunt u meerdere verschillende instellingen opgeven voor randapparatuur en accessoires. Selecteer een voertuig, ga naar "Contract/Apparaat" in het detailvenster en klik op "Configureren". Op het tabblad "Ingang" of "Ingangen/Uitgangen" kunt u selecteren waarvoor de interfaces worden gebruikt. De beschikbaarheid van in- en uitgangen is afhankelijk van het systeem dat in het voertuig is geïnstalleerd. Als u een Remote LINK of een TomTom LINK 105 hebt die u wilt verbinden met uw LINK, kunt u deze aangeven op het tabblad "Accessoires". De LINK maakt dan verbinding met deze apparaten. Bepaal waarvoor de in- en uitgangen van uw LINK moeten worden gebruikt. Geef aan welke Bluetooth-accessoires verbinding mogen maken met de LINK die in het voertuig is geïnstalleerd. Voertuigconfiguraties/-instellingen kopiëren naar meerdere voertuigen U kunt ervoor zorgen dat alle voertuigen waarin dezelfde TomTom Telematics-hardware is geïnstalleerd op dezelfde manier informatie naar WEBFLEET verzenden, door alle basisinstellingen en configuraties van één voertuig te kopiëren naar meerdere andere voertuigen. Dit geldt bijvoorbeeld voor status- en orderberichten, ritrapportage en stilstandherkenning. Pas de instellingen voor één voertuig aan en gebruik ze als referentie voor andere voertuigen. Zorg ervoor dat alles is zoals u het wilt. Gebruik de Ctrl-toets en de linkermuisknop en selecteer in de Voertuigen-weergave de voertuigen die zijn uitgerust met dezelfde hardware in de lijst met voertuigen waarnaar u de instellingen wilt kopiëren. Ga in het detailvenster naar het gedeelte "Contract/Apparaat" en klik op "Configureren". Blader naar het voertuig waarvan u de instellingen wilt kopiëren. WEBFLEET laat het aantal geselecteerde voertuigen zien waarnaar de instellingen kunnen worden gekopieerd. Dit aantal kan variëren als u voertuigen hebt geselecteerd waarin andere hardware is geïnstalleerd. Klik op "Kopiëren". Er wordt een pop-upvenster weergegeven met het Eenvoudig voertuigbeheer 19

20 tabblad "Basisinstellingen". Hier wordt u gevraagd te bevestigen dat u de instellingen in één keer wilt kopiëren naar de geselecteerde voertuigen. Klik op "Meerdere selecties kopiëren". Zorg ervoor dat alle voertuigen waarin dezelfde hardware is geïnstalleerd op dezelfde manier informatie naar WEBFLEET verzenden, door alle basisinstellingen en configuraties van één voertuig te kopiëren naar meerdere andere voertuigen. Dit geldt bijvoorbeeld voor status- en orderberichten, ritrapportage en stilstandherkenning. Eén voertuig toewijzen aan een groep Nadat u alle relevante voertuiggegevens hebt toegewezen, kunt u dit voertuig in een paar stappen toewijzen aan een of meerdere groepen. Selecteer het tabblad "Groepen" en selecteer de groep(en) waaraan u het desbetreffende voertuig wilt toewijzen. Als er geen groepen zijn, klikt u op "Nieuwe groep" rechtsonder op het scherm. U kunt de naam van bestaande groepen wijzigen door te klikken op de actieknop " " en de groepsnaam te bewerken. Klik op de actieknop "X" om groepen te verwijderen. Als deze groep voertuigen bevat die niet ook zijn toegewezen aan een andere groep, worden deze voertuigen automatisch gegroepeerd in de groep met de naam "Niet toegewezen". Wijs een voertuig toe aan een of meerdere groepen. Maak eenvoudig nieuwe groepen. Meerdere voertuigen toewijzen aan een groep Met WEBFLEET kunt u gemakkelijk meerdere voertuigen toewijzen aan een nieuwe of bestaande groep. Houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik op de voertuigen die u wilt groeperen. Als u alle groepen wilt selecteren, drukt u tegelijkertijd op de Ctrl- en A-toets. Rechts op het scherm worden onder Groepen de verschillende voertuignummers en het aantal geselecteerde voertuigen weergegeven. U wijst de geselecteerde voertuigen toe aan een bestaande groep door de groep te selecteren in de vervolgkeuzelijst en te klikken op "Toewijzen". Als u de voertuigen wilt toewijzen aan een nieuwe groep, typt u een naam Eenvoudig voertuigbeheer 20

21 voor de groep in het tekstveld en klikt u vervolgens op "Maken". Selecteer de groep in de vervolgkeuzelijst en klik op "Toewijzen". Wijs meerdere voertuigen toe aan één groep. Wijs meerdere voertuigen toe aan een groep die u speciaal maakt voor deze voertuigen. Voertuiggroepen gebruiken U kunt groepen gebruiken als een filterinstelling voor rapporten, berichten, orders enz., maar groepen zijn ook erg handig wanneer u een overzicht van uw wagenpark op de kaart wilt weergeven. Wanneer u namelijk een groep selecteert, worden direct alleen de voertuigen die deel uitmaken van deze groep op de kaart weergegeven. Gebruik voertuiggroepen om uw voertuigen op de kaart weer te geven. Eenvoudig voertuigbeheer 21

22 Voertuigonderhoud Voertuigonderhoud Met WEBFLEET kunt u onderhoudstaken voor uw voertuigen plannen en de onderhoudsintervallen volgen. U kunt eenmalige onderhoudstaken maken en onderhoudstaken maken die na een bepaald aantal gereden kilometers of na een tijdsinterval opnieuw moeten worden uitgevoerd. Met WEBFLEET ontvangt u automatisch een melding wanneer een onderhoudstaak moet worden uitgevoerd, zodat u een goed overzicht hebt van het voertuigonderhoud en daarmee de waarde van uw wagenpark kunt handhaven. Onderhoudsschema's maken Als u een onderhoudsschema wilt maken, selecteer dan het gewenste voertuig op de kaart of in het detailvenster rechts op het scherm. Klik in het gedeelte "Onderhoudstaken" op "Maken". Selecteer in het nieuwe venster het tabblad "Onderhoud" en klik op "Nieuw". Selecteer een pictogram, voer een naam en een beschrijving van de onderhoudstaak in en geef de geplande datum voor de onderhoudstaak op. Geef in "Onderhoudstaakregel" op of u een herhaalde taak of een eenmalig taak wilt maken. Als de onderhoudstaak herhaaldelijk moet worden uitgevoerd, voer dan een tijdsinterval of een afgelegde afstand tussen de taken in. Selecteer of de taak moet worden herhaald na een vast interval of nadat de taak is gemarkeerd als voltooid. U kunt ook instellen wanneer er in WEBFLEET een automatische herinnering wordt weergegeven (in de vorm van een gekleurd gereedschapspictogram rechtsboven in het hoofdmenu). Klik op "Opslaan" om uw nieuwe onderhoudsschema op te slaan. Maak een onderhoudsschema, bepaal de datums waarop en de intervallen waarna de taak moet worden uitgevoerd en stel een herinnering in. Een onderhoudsschema kopiëren Nadat u een onderhoudsschema voor een voertuig hebt gemaakt, kunt u het naar andere voertuigen kopiëren. Selecteer het gewenste onderhoudsschema in de lijst met onderhoudsschema's voor uw voertuig en klik op "Kopiëren". Selecteer een voertuig in de lijst. U kunt de beschrijving van het schema bewerken, evenals de datum waarop of het aantal gereden kilometers waarna het onderhoud voor het eerst moet worden uitgevoerd voor het geselecteerde voertuig. Klik op "Bewerken" om het schema te bewerken. Klik op "Toepassen" om uw wijzigingen voor dat specifieke voertuig op te slaan. Nadat u de datum en/of het aantal gereden kilometers hebt gewijzigd voor elk voertuig waarnaar u het schema wilt kopiëren, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt en selecteert u de gewenste voertuigen. Als u alle voertuigen in de lijst wilt selecteren, klik dan op "Alle". Klik op "Opslaan" om de taak naar de geselecteerde voertuigen te kopiëren. Kopieer onderhoudstaken naar een of meerdere voertuigen. Voertuigonderhoud 22

23 Toezicht houden op onderhoudstaken Wanneer in WEBFLEET een onderhoudstaak is gemaakt, wordt rechtsboven in het hoofdmenu een geel gereedschapspictogram weergegeven wanneer de taak moet worden uitgevoerd. Bij achterstallige onderhoudstaken is het gereedschapspictogram rood. U kunt de lijst met onderhoudstaken bekijken door te klikken op het gereedschapspictogram of op "Meer..." in het hoofdmenu, en vervolgens "Onderhoud" te selecteren in de lijst. In de lijst worden open en voltooide onderhoudstaken weergegeven op basis van de status en de datum waarop de taak moet worden uitgevoerd. U kunt de lijst filteren op voertuiggroepen, afzonderlijke voertuigen en open, achterstallige en voltooide onderhoudstaken. Met het pictogram in de eerste kolom krijgt u snel een overzicht van de status van uw onderhoudstaken. Selecteer een onderhoudstaak in de lijst om deze te lezen. Als u een bestuurder op de hoogte wilt brengen van de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden, kunt u hem of haar een bericht sturen door te klikken op "Bericht verzenden". Klik op "Als gelezen markeren" om te bevestigen dat de taak is gelezen. Wanneer de onderhoudstaak is voltooid, selecteert u de taak in de lijst en klikt u op "Voltooid". Klik op "Verwijderen" als u de onderhoudstaak uit de lijst wilt verwijderen. Bekijk een overzicht van alle open en voltooide onderhoudstaken, licht uw bestuurders in en verwerk de taken. Voertuigonderhoud 23

24 Gebruikersbeheer in WEBFLEET Gebruikersbeheer in WEBFLEET Met WEBFLEET gebruikersbeheer kunt u werknemers, business partners of klanten toegang tot WEBFLEET geven. In dit hoofdstuk leert u hoe u gebruikers met verschillende profielen in WEBFLEET kunt maken en machtigingen kunt toewijzen die variëren van alleen inzage tot volledige administratieve rechten. Gebruikers maken In WEBFLEET kunt u in enkele eenvoudige stappen gebruikers maken. WEBFLEET biedt verschillende vooraf gedefinieerde gebruikersprofielen. De profielrechten variëren van alleen inzage tot administratieve rechten en u kunt een periode bepalen om de toegang van de gebruiker tot het systeem te beperken. Als u een nieuwe gebruiker wilt maken, moet u in het hoofdmenu op "Meer" klikken en "Gebruikers" in de lijst selecteren. Klik vervolgens u in het detailvenster op "Nieuw". Voer in het venster "Nieuwe gebruiker" op het tabblad "Gebruikergegevens" de gebruikersnaam in die voor aanmelding bij WEBFLEET zal worden gebruikt. Voer ook de naam van de gebruiker en een wachtwoord in. Selecteer een profielinstelling voor die gebruiker. Onder "Interface" kunt u bepalen of de gebruiker de standaard WEBFLEET-interface te zien krijgt of alleen de kaart. Klik op "Opslaan" om uw wijzigingen op te slaan. In enkele eenvoudige stappen gebruikers definiëren als administrateur, standaardgebruikers of gasten. Groepen gebruikers U kunt gebruikers in groepen beheren om zo het overzicht te behouden. Selecteer een gebruiker in de lijst en klik op "Bewerken" in het detailvenster. Op het tabblad "Groepen" kunt u nieuwe groepen maken, hun namen aanpassen en bestaande groepen verwijderen. U kunt de gebruiker aan een of meerdere groepen toewijzen door ze in de linkerkolom te selecteren. Klik op "Toewijzing opslaan" om uw wijzigingen op te slaan. Uw gebruikers in groepen beheren. Rechteninstellingen voor rapporten, opdrachten en gebieden U kunt de rechten van een gebruiker tot op gedetailleerd niveau beheren. Klik op "Geavanceerd" onder "Profielinstellingen". Op het tabblad "Systeem" kunt u bepalen of de gebruiker het wachtwoord kan wijzigen en toegang heeft tot de gebruikers- en accountinstellingen in WEBFLEET en deze kan wijzigen. U Gebruikersbeheer in WEBFLEET 24

25 kunt de gebruikersrechten instellen voor het maken en beheren van rapporten, opdrachten en gebieden en toegang verlenen tot WEBFLEET.connect. De algemene instellingen en rechten beheren voor het werken met rapporten, opdrachten en adressen. Rechten voor de toegang tot voertuigen, adressen en chauffeurs U kunt bepalen tot welke voertuigen, adressen, chauffeurs en groepen de gebruikers toegang hebben. Bovendien kunt u verschillende machtigingsniveaus voor een gebruiker instellen voor de toegang tot bepaalde voertuigen, adressen en chauffeurs. Selecteer het tabblad "Voertuigen" in het venster "Geavanceerd rechtenbeheer". Hier kunt u bepalen welk type toegang de gebruiker krijgt. Selecteer in de lijst bovenaan een minimaal rechtenniveau dat van toepassing is op alle voertuigen. U kunt de toegangsrechten van de gebruiker uitbreiden naar individuele voertuigen en/of groepen voertuigen door voertuigen en/of groepen voertuigen aan de lijst toe te voegen. Klik op "Nieuw voertuig" of "Nieuwe groep". Selecteer een of meerdere voertuigen of groepen in de lijst en selecteer dan "Rechtniveau" voor toegang tot deze items in de lijst onderaan het venster. Klik op "Toewijzen". Ga op dezelfde manier te werk om de gebruikersmachtigingen te bepalen voor adressen en chauffeurs op de tabbladen "Adressen" en "Chauffeurs". Toegang verlenen tot individuele of groepen voertuigen, adressen en chauffeurs. Verschillende niveaus met toegangsrechten bepalen. Gebruikersbeheer in WEBFLEET 25

26 Managementrapportages Managementrapportages In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u de eisen van uw bedrijf kunt instellen en hoe u de informatie die u nodig hebt met het dashboard kunt zoeken. Ontdek hoe u het dashboard en de afzonderlijke grafieken kunt configureren die de prestatie van uw wagenpark weergeven in vergelijking tot de KPI's (kritieke prestatie-indicators) in trends- of positiegrafieken. Bekijk de dashboardgrafiek voor een trend van een periode en de positie van voertuigen, bestuurders en groepen voor de huidige dag, week of maand. Zie hoe u de details van informatie kunt weergeven en hoe u dashboardweergaven kunt afdrukken. Over de dashboardweergave U kunt grafieken aan het dashboard toevoegen en eruit verwijderen. Configureer het dashboard om vier, zes of negen grafieken tegelijk weer te geven voor een optimaal overzicht van de prestaties van uw voertuigen ten opzichte van verschillende KPI's. Schakel tussen de drie verschillende overzichten zonder de grafieken van het dashboard te verwijderen. Gebruik de vier knoppen linksboven op het dashboard om grafieken toe te voegen en selecteer het aantal grafieken. Voeg grafieken toe en schakel tussen de verschillende weergaven die mogelijk zijn in het dashboard. U kunt grafieken eenvoudig verwijderen uit en toevoegen aan het dashboard. Grafieken configureren U kunt elke grafiek zodanig configureren dat deze de prestaties van uw voertuigen weergeeft ten opzichte van een van de vele KPI's die in het dashboard beschikbaar zijn. U kunt kiezen tussen positie- en trendweergave in grafieken. Configureer de grafiek voor voertuigen of voertuiggroepen, of voor bestuurders of bestuurdersgroepen. En definieer de boven- en ondergrenzen om uitzonderingen en uw drempelwaarden zichtbaar te maken. Selecteer Dashboard in het hoofdmenu. Klik vervolgens op het moersleutelpictogram voor de grafiekconfiguratie rechtsboven in de grafiek om de instellingen voor die grafiek te definiëren. Configureer de dashboardgrafiek om de gewenste KPI, type grafiek, periode en entiteit te gebruiken en om de drempelwaarden te definiëren. Details van grafieken weergeven U kunt de grafieken zeer gedetailleerd weergeven. Klik op het pictogram Toon details rechtsboven aan de grafiek om het detailvenster te openen. In het bovenste gedeelte van het detailvenster geeft een trend de prestaties gedurende een bepaalde tijd aan. In het onderste gedeelte wordt een positie weergegeven die naar de dag, week of maand verwijst die u in de tijdlijn hierboven hebt geselecteerd. Vergroot de Managementrapportages 26

27 weergave van het onderste of bovenste gedeelte zodat deze volledig in het vlak past met behulp van de knop Maximaliseer grafiek rechtsboven het vlak. Bekijk de dashboardgrafiek voor een trend van een periode en de positie voor de huidige dag, week of maand. Scrollen op de tijdlijn Het dashboard bevat een krachtige functie waarmee u door de tijdlijn kunt scrollen in het bovenste gedeelte van het detailvenster. De datumitems onder of boven de trendgrafiek zijn interactief. U kunt op items klikken met een pijl om ze naar het volgende datumniveau te slepen, van dag tot week en van maand tot jaar. Gebruik de pijlen naar links en rechts op de tijdlijn om eroverheen te scrollen. Wijzig de datuminstellingen voor de trend. De details weergeven Het WEBFLEET-dashboard geeft ook inzicht in de gedetailleerde informatie van elke grafiek. Als u een balk selecteert in de positiegrafiek in het onderste gedeelte, krijgt u de volledige informatie waar het resultaat uit bestaat. Als informatie verband houdt met ritten, kunt u deze zelfs in het dashboard op de kaart bekijken. Bekijk gedetailleerde informatie voor elk voertuig of elke bestuurder. Managementrapportages 27

28 Dashboardweergaven afdrukken U kunt heel eenvoudig dashboardweergaven op papier afdrukken of in PDF opslaan door op de afdrukknop te drukken, rechtsboven aan elke weergave in het dashboard. Dashboardweergaven afdrukken op papier of opslaan in een PDF. Managementrapportages 28

29 Werktijden melden Werktijden melden Uw bestuurders kunnen hun werktijden melden door op het scherm te tikken. Zo beheert WEBFLEET automatisch een groot deel van de administratie van uw bedrijf. Opmerking: met WEBFLEET kunt u werktijden melden en de records tegelijkertijd gebruiken om een logboek bij te houden. U dient de ritgegevens na afloop te bewerken zodat ze overeenkomen met uw rit. Raadpleeg "Logboek" voor meer informatie. Een bestuurder maken Om werktijden te melden, dient een bestuurder eerst te worden aangemaakt in WEBFLEET. Zijn gegevens dienen tevens een bestuurder ID te omvatten. Om dit te doen, selecteert u in het menu bovenaan "Meer..." en vervolgens "Bestuurders". Klik vervolgens op "Nieuw" en voer de vereiste gegevens in. Maak een nieuwe bestuurder aan met alle gegevens, inclusief een Bestuurder ID. Instellingen voor de TomTom PRO De bestuurder dient zijn Bestuurder ID in te voeren in de TomTom PRO. Klik op "Configureer" onder "Contract/Details" op het bijbehorende voertuig. Selecteer vervolgens "Werktijdregistratie" onder "Functie". Om de bestuurder te dwingen zijn ID in te voeren wanneer hij de TomTom PRO inschakelt, selecteert u het vakje bij "Navigatiesysteeminstellingen". Indien u een starttijd of eindtijd voor het werk, of pauze wilt voorstellen, kunt u dit hier instellen. Activeer de werktijdregistratie voor uw TomTom PRO. U kunt de bestuurder dwingen zijn Bestuurder ID in te voeren wanneer hij de TomTom PRO inschakelt. Rapportage aan WEBFLEET Wanneer de bestuurder zijn TomTom PRO inschakelt, wordt hij in het vervolg gevraagd om zijn Bestuurder ID in te voeren. De bestuurder kan direct de starttijd of eindtijd voor zijn werk of een pauze melden door op de bijbehorende knoppen te tikken, indien dit zo in WEBFLEET is ingesteld. De bestuurder kan Werktijden melden 29

30 werktijden ook later melden door op de knop "Werktijd" te tikken op het WEBFLEET-scherm op de TomTom PRO. Meld werktijden gewoon door op het scherm van uw TomTom PRO te tikken. Werktijden melden 30

31 Logboek Logboek Indien u wilt dat WEBFLEET het aantal afgelegde kilometers van uw voertuigen voor belastingdoeleinden bijhoudt, kunt u de logboekfunctie gebruiken. De bestuurder geeft op TomTom PRO aan of hij een privéof zakelijke rit maakt of u kunt dit instellen in WEBFLEET. De logboekmodus selecteren Om een logboek bij te houden, dient de bestuurder zijn Bestuurder ID in te voeren in de TomTom PRO. Deze instellingen moeten eerst worden opgeslagen in WEBFLEET en vervolgens naar de TomTom PRO worden verzonden. Open het configuratiedialoogvenster voor het bijbehorende voertuig onder "Contract/ Details" en selecteer Logboek. Activeer de logboekfunctie voor uw TomTom PRO. Privé- of zakelijke modus Om de ritmodus voor het logboek te wijzigen, tikt de bestuurder op de knop "logboek" op het WEBFLEETscherm op de TomTom PRO. Hier kan de bestuurder selecteren of hij in privé- of in zakelijke modus staat of dat het om woon-werkverkeer gaat. Selecteer de ritmodi die relevant zijn voor uw logboek. Logboekrecords beheren Met WEBFLEET kunt u uw logboekrecords eenvoudig beheren. Er worden logboekrecords gegenereerd wanneer u "Werktijden melden" selecteert. Om de gegenereerde gegevens te bewerken, opent u de lijst "Details" die bij het voertuig hoort en vervolgens het gedeelte "Positie". Klik op "Ritten" en selecteer het Logboek 31

32 tabblad "Logboek". Om het type rit te wijzigen dat wordt aangeduid door een klein pictogram, klikt u op het pictogram. U kunt tevens de reden van uw ritten en de contactgegevens bewerken. Bewerk uw logboekgegevens met een paar klikken op het scherm. Wijzig het type rit, de reden en bewerk de contactgegevens. Logboek 32

33 Rapportage Rapportage WEBFLEET biedt een uitgebreid aantal rapportsjablonen waar u uit kunt kiezen om uw eigen, persoonlijke rapporten te maken. Er is geen limiet voor het aantal rapporten dat kan worden gemaakt en alle rapporten kunnen op aanvraag worden gedownload of automatisch volgens planning worden gemaakt. Ze kunnen ook worden opgeslagen in het rapportenarchief van WEBFLEET of naar uw adres worden verzonden. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u rapporten leest, downloadt en naar wens aanpast. De structuur van de rapporten Wanneer u een PDF-rapport van boven naar beneden leest, wordt het gedetailleerder en bevat het meer informatie. Grafieken, totale aantallen en individuele overzichten bieden u de meest relevante informatie over alle bestuurders, voertuigen of dagen die u hebt geselecteerd voor dit rapport. In de tabellen met details vindt u problemen, kunt u mogelijke verbeteringen identificeren en kunt u op de hoogte blijven van de huidige prestaties van uw wagenpark. Voorwaardelijke markeringen helpen hierbij door items in de tabel te markeren die volgens de voorwaarden die u hebt ingesteld uitzonderingen zijn. Grafieken bieden een visuele indruk. Overzichten bieden een snelle indruk. Tabellen geven de details weer. Voorwaardelijke markeringen markeren de uitzonderingen. De weergave Rapporten Selecteer "Rapporten" in het hoofdmenu om de rapportagefuncties van WEBFLEET te openen. Vanuit het tabblad "Rapporten" kunt u in slechts een paar stappen rapporten op aanvraag downloaden. Stel de filters in en definieer de voorwaardelijke markeringen. Klik vervolgens op "Download". Vanuit het "Archief" kunt u rapporten downloaden die volgens planning periodiek zijn gegenereerd en die zijn opgeslagen in het "Archief". Ze worden dan geordend op datum en type rapport. Indien u een accountbeheerder bent of extra rapportagerechten hebt, kunt u bestaande rapporten naar wens aanpassen, nieuwe rapporten maken met de verschillende rapportsjablonen en ze beheren op het tabblad "Manager". Download rapporten op aanvraag of geplande rapporten die zijn opgeslagen in het "Archief". Maak nieuwe rapporten, pas bestaande rapporten aan en beheer de toewijzing aan gebruikers. Rapporten op aanvraag Klik op "Rapporten" in het hoofdmenu en selecteer het tabblad "Rapporten" voor een duidelijk geordende lijst met alle rapporten op aanvraag die aan u zijn toegewezen. Zoek het gewenste rapport met behulp van het vrije tekst-filter of door de kolommen te sorteren. Om de populairste rapporten snel te vinden, kunt u rapporten als favorieten markeren. Nadat u een rapport in de lijst hebt geselecteerd, klikt u op Rapportage 33