TomTom WEBFLEET Inhoud. Let s drive business TM. Release-informatie oktober 2012

Transcriptie

1 TomTom WEBFLEET 2.16 Release-informatie oktober 2012 Inhoud Nieuw ontworpen rapporten 2 Rapportweergave 4 Rapporten op aanvraag 5 Rapportarchief 6 Rapportbeheer en -manager 7 Wizard voor rapportbeheer 8 Gebruikers toewijzen 14 TomTom WEBFLEET 2.16 bevat nieuwe en verbeterde functies voor rapporten. Met WEBFLEET 2.16 kunt u profiteren van de volgende verbeteringen: Nieuw ontworpen en duidelijk gestructureerde rapporten: de vormgeving en werking van de WEBFLEET-rapporten zijn aangepast, en de rapporten bieden nu een duidelijkere structuur en beter inzicht. Zo worden grafieken en overzichtsgegevens in de rapporten opgenomen. Dankzij extra rapportfilters en voorwaardelijke markering bent u ervan verzekerd dat u altijd de informatie ziet die voor u het belangrijkst is. Rapporten zo plannen dat ze worden opgeslagen in het onlinearchief: u kunt niet alleen instellen dat een rapport naar een adres wordt verzonden, maar u kunt rapporten nu ook zodanig plannen dat ze automatisch worden opgeslagen in het onlinearchief van WEBFLEET. Rapporten afstemmen op de behoeften van uw bedrijf: WEBFLEET 2.16 beschikt over de nieuwe en krachtige Rapportmanager waarmee accountbeheerders en gebruikers met extra rapportagerechten rapporten kunnen maken, bewerken en toewijzen aan specifieke gebruikers of groepen. Rapportsjablonen: u hebt de keuze uit 40 rapportsjablonen uit acht verschillende categorieën. Elke sjabloon is gericht op een specifiek rapportageonderwerp. U kunt het rapport eenvoudig aanpassen en vervolgens met een andere naam opslaan. Wizard voor rapporten: de wizard voor rapporten begeleidt u door de stappen voor het aanpassen van de sjablonen aan uw behoeften. U kunt rapportfilters configureren, kolommen toevoegen of verwijderen, de volgorde van kolommen wijzigen en nog veel meer. Huidige WEBFLEET-gebruikers kunnen de nieuwe rapportagemogelijkheden parallel aan de klassieke rapportage weergeven. Accountbeheerders kunnen de klassieke rapportage uitschakelen in de accountinstellingen. Nieuwe WEBFLEET-gebruikers krijgen alleen de nieuwe rapportagemogelijkheden te zien. 1

2 Nieuw ontworpen rapporten De nieuw ontworpen WEBFLEET-rapporten hebben een overzichtelijke structuur: hoe verder omlaag u in een rapport gaat, des te gedetailleerder en explicieter de gegevens zijn. Dankzij deze duidelijke structuur zijn de rapporten eenvoudig te lezen en kunnen onderdelen als uitzonderingen en productiviteitskenmerken gemakkelijk worden vastgesteld. In de meeste gevallen krijgt u de gegevens die u zoekt al door de grafieken en samenvattingen boven aan het rapport te bekijken. U kunt eenvoudig problemen opsporen, mogelijkheden voor verbetering vaststellen en op de hoogte blijven van de actuele prestaties van uw wagenpark zonder grote aantallen onbegrijpelijke cijfers te hoeven doorlopen. Grafieken De grafieken verschaffen een visuele weergave van de inhoud van het rapport. Aan de hand van rangorde, trends, cirkeldiagrammen of gestapelde staven kunt u in een oogopslag prestatieproblemen vaststellen. Door de waarden van uw wagenpark te vergelijken met referentiewaarden kunt u de juiste beslissingen nemen. Stel op een slimme manier filtercriteria in om de waarden die in de grafiek worden gebruikt te wijzigen en genereer afzonderlijke rapporten voor individuele chauffeurs uit uw wagenpark. Overzichten De nieuwe rapporten bevatten overzichten per wagenpark of geselecteerde groep en per object (voertuig, chauffeur of periode). Hiermee kunt u eenvoudig individuele prestaties vergelijken met de totale prestaties. De grafiek boven aan het rapport en de overzichten verschaffen een krachtige set gegevens op basis waarvan u de juiste conclusies kunt trekken. 2

3 Voorwaardelijke markeringen Voorwaardelijke markeringen helpen u bij uw dagelijkse werkzaamheden. Bepaal welke waarden u in de gaten wilt houden en selecteer de kleur waarmee u de opgegeven uitzonderingen wilt markeren. U hoeft geen eindeloos lange lijsten te doorzoeken en u bent ervan verzekerd dat er niet per ongeluk problemen over het hoofd worden gezien. U ziet de uitzondering in een oogopslag en kunt hier elke dag profijt uit trekken. Tabellen Wanneer uit de grafieken of de overzichten blijkt dat er prestatieproblemen zijn, kunt u de tabellen met details gebruiken om inzicht in deze problemen te krijgen. In deze tabellen zijn alle benodigde gegevens en informatie duidelijk geordend. Met de bladwijzers in de tabellen kunt u het object dat u zoekt snel vinden en in het overzicht van het object worden de prestaties van het object in brede lijnen uiteengezet. Groeperen U kunt op een efficiënte manier unieke rapporten maken door de groepering van een rapport te wijzigen. Als u bijvoorbeeld een op een chauffeur gebaseerd rapport nodig hebt dat overzichten per chauffeur en niet per voertuig bevat, hoeft u alleen de groepering van een bestaand rapport te wijzigen. Zo eenvoudig is het! 3

4 Rapportweergave De rapportweergave is volledig herzien. Hier hebt u alles binnen handbereik. Op het tabblad Rapporten krijgen alle gebruikers een overzicht van de rapporten op aanvraag die aan hen zijn toegewezen. Op het tabblad Archief krijgen alle gebruikers een overzicht van alle opgeslagen geplande rapporten die aan hen zijn toegewezen. Op het tabblad Manager kunnen accountbeheerders en gebruikers met extra rapportagerechten rapporten maken, bewerken en toewijzen. Het tabblad Manager is alleen toegankelijk voor accountbeheerders en gebruikers die beschikken over extra rapportagerechten. Gebruikers die niet over deze rechten beschikken, krijgen alleen de tabbladen Rapporten en Archief te zien. 4

5 Rapporten op aanvraag Op het tabblad Rapporten kunt u gemakkelijk alle rapporten op aanvraag vinden die aan u zijn toegewezen; deze rapporten worden in één lijst weergegeven. U kunt in een handomdraai het juiste rapport vinden door gebruik te maken van het zoekvak of door de kolommen te sorteren. Bovendien kunt u rapporten markeren als favorieten, zodat u de rapporten die u graag wilt zien, nog sneller kunt vinden. Opmerking: accountbeheerders en gebruikers met extra rapportagerechten kunnen meer dan één rapport aan u toewijzen. Filters en voorwaardelijke markeringen die in het rechterdeelvenster kunnen worden ingesteld, worden direct toegepast op het rapport dat u wilt downloaden. 5

6 Rapportarchief Met WEBFLEET kunt u instellen dat geplande rapporten naar een adres worden verzonden. Met WEBFLEET 2.16 kunt u ervoor kiezen een gepland rapport te verzenden naar een adres of op te slaan in het rapportenarchief van WEBFLEET. Door geplande rapporten in het archief op te slaan, kunt u een goed overzicht van de rapporten houden en hebt u toegang tot de rapporten gedurende een door u opgegeven periode. U kunt ze veilig uit het archief downloaden wanneer het u uitkomt en zo voorkomen dat uw inbox overloopt met berichten. Per account kunt u standaard tien verschillende rapporten instellen die in het archief moeten worden opgeslagen. Rapporten kunnen per dag, per week, per maand of per kwartaal worden gepland. Ze worden automatisch verwijderd nadat de opgegeven bewaarperiode is verstreken. Rapporten kunnen ook door accountbeheerders uit het archief worden verwijderd. 6

7 Rapportbeheer en -manager Het tabblad Manager is een krachtig hulpmiddel waarmee u uw eigen rapporten kunt maken op basis van een groot aantal rapportsjablonen. Accountbeheerders en gebruikers met extra rapportagerechten kunnen rapporten maken, bewerken en aan individuele gebruikers toewijzen. Alle eerder gemaakte rapporten worden links weergegeven. U kunt deze rapporten kopiëren, bewerken en er een voorbeeld van weergeven. Daarnaast kunt u nieuwe rapporten maken door te klikken op de knop Nieuw. Hier kunt u een keuze maken uit een uitgebreide lijst rapportsjablonen. U kunt de rapporten die u hebt gemaakt ook verder aanpassen met een bedrijfslogo. Klik op de knop voor het uploaden van logo's om een PNG-afbeelding te uploaden die vervolgens wordt gebruikt voor rapporten in PDF-indeling. 7

8 Wizard voor rapportbeheer De wizard voor rapportbeheer begeleidt u op een veilige manier door de stappen voor het maken van rapporten. Klik in de Rapportmanager op Nieuw of Bewerken om de wizard te openen. De wizard bevat de volgende stappen: Kies sjabloon Kies bestandsindeling Wijzig rapportelementen Kies rapportlevering Voltooi wizard Hieronder wordt in het kort uitgelegd hoe gemakkelijk en flexibel u een nieuw rapport kunt maken met WEBFLEET

9 De juiste sjabloon kiezen Selecteer een van de rapportsjablonen uit de acht categorieën. U kunt zien waar een rapport over gaat door de muis boven de naam van het rapport in de lijst te houden. Er wordt dan een korte beschrijving weergegeven. Selecteer een rapport in de lijst om een concept van het rapport weer te geven waarin voorbeeldgegevens worden gebruikt. Klik op Volgende wanneer u de gewenste sjabloon hebt gevonden. 9

10 De bestandsindeling en de lay-out selecteren In de wizard kunt u de gewenste lay-out voor het rapport selecteren: Staand of Liggend. U kunt ervoor kiezen het rapport op te slaan als een PDF-bestand voor een perfecte grafische weergave van uw gegevens. Als u de onbewerkte gegevens wilt gebruiken voor verdere verwerking of voor tekstuele weergave, selecteert u CSV. Voordat u verdergaat, kunt u een voorbeeld van uw rapport weergeven met de knop Voorbeeld. 10

11 Rapportelementen wijzigen U beschikt over fantastische flexibiliteit in de nieuwe wizard voor rapporten. Nadat u links op het scherm het element hebt geselecteerd dat u wilt aanpassen, worden de andere elementen grijs weergegeven. In het rechterdeelvenster ziet u een overzicht van de gegevens die voor het desbetreffende element kunnen worden aangepast. U kunt hier het volgende doen: Grafieken: Een kop en beschrijving toevoegen De instellingen van grafieken bewerken (u kunt bijvoorbeeld de afdrukstand en kleurinstelling aanpassen, en gemiddelden opnemen) Drempelwaarden instellen Tabellen: Kolommen toevoegen en verwijderen Gegevens op één regel of twee regels weergeven Een groepering wijzigen of aan het rapport toevoegen Voorwaardelijke markeringen toevoegen De volgorde van kolommen wijzigen De namen van kolommen bewerken 11

12 Bepalen hoe uw rapport wordt geleverd U kunt uw rapport op drie manieren verkrijgen: u kunt het rapport op aanvraag downloaden, een gepland rapport per ontvangen of een gepland rapport downloaden uit het archief. Met behulp van de filters kunt u zeer specifieke rapporten samenstellen. Afhankelijk van het rapport kunt u bijvoorbeeld filteren op: Afzonderlijke voertuigen of groepen voertuigen. Afzonderlijke chauffeurs of groepen chauffeurs. Totaal aantal gereden kilometers. Begin/eindlocatie. Kilometerteller. Nog veel meer. 12

13 Uw nieuwe rapport voltooien U kunt uw rapporten elke gewenste naam geven. Op die manier kunt u uw rapporten gemakkelijker vinden of de naamgevingsregels gebruiken die u normaal gesproken hanteert. U vindt uw rapport onder de naam die u hier hebt opgegeven op het tabblad Rapporten, het tabblad Archief en op het tabblad Manager. Wanneer u een gepland rapport hebt gemaakt dat is opgeslagen in het archief, kunt u opgeven hoe lang het rapport hier blijft opgeslagen voordat het automatisch wordt verwijderd. 13

14 Gebruikers toewijzen Met WEBFLEET 2.16 kunt u rapporten die in de Rapportmanager worden vermeld, toewijzen aan individuele gebruikers, groepen gebruikers of alle gebruikers. U hoeft alleen maar het gewenste rapport in de lijst te selecteren en op de knop Toewijzen in het rechterdeelvenster te klikken. Links op het scherm wordt een pop-upvenster weergegeven waarin u eenvoudig kunt filteren op groepen of individuele gebruikers en deze vervolgens naar het rechterdeelvenster kunt slepen en vice versa. 14