Kartoflex collectief ISO Basis zelfverklaring

Transcriptie

1 Kartoflex collectief ISO Basis zelfverklaring Versie 1.0 ( )

2 1. Scope 2. Samenvatting 3. Onderzoeksvragen MVO-principes 4. Onderzoeksvragen over stakeholders 5. Onderzoeksvragen MVO-kernthema s 6. Onderzoeksvragen over het integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de organisatie 7. Gepaste zorgvuldigheid ( due diligence ) 8. Visie, missie, beleid en strategie 9. Ontwikkelen van draagvlak en competenties 10. Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen 11. Conflicten en meningsverschillen met stakeholders 12. Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 13. Selecteren van MVO-initiatieven en -instrumenten

3 1. Scope Naam van de organisatie: Dings Kartonnages B.V. Belangrijkste activiteiten: Dings Kartonnages is een middelgrote kartonnagedrukkerij. Wij ontwerpen, ontwikkelen en produceren verpakkingen van vouwkarton, massiefkarton en microgolfkarton in kleine tot middelgrote oplages. Onze afnemers bevinden zich zowel in de food- als non-foodindustrie. Daarnaast produceren we bierviltjes voor tal van Nederlandse en buitenlandse brouwerijen. Landen waar we actief zijn: Wij zijn actief in West-Europa, met een nadruk op Nederland, België en Duitsland. Locatie van het hoofdkantoor: Wij hebben één vestiging in Tegelen. 2. Samenvatting Samen met 8 andere Kartoflex-bedrijven zijn we in mei 2015 gestart met het collectieve project ISO Het bureau Berenschot heeft ons hierbij begeleid. In een aantal collectieve bijeenkomsten hebben we relevantie stakeholders en MVO-thema s vastgesteld. In gezamenlijke sessies met stakeholders zijn deze MVO-thema s nader besproken en zijn prioriteiten aangebracht. Deze collectieve bijeenkomsten én onze eigen kijk op MVO hebben uiteindelijk geresulteerd in de beantwoording van deze 40 vragen uit de NPR 9026+C1. - Discriminatie van kwetsbare groepen voorkomen - Duurzaam gebruiken van hulpbronnen HET MILIEU MENSENRECHTEN EERLIJK ZAKEN DOEN GOED BESTUUR ARBEIDSPRAKTIJK MAATSCHAPPELIJKE BETROKKENHEID CONSUMENTEN- BELANGEN - Gezondheid en veiligheid op het werk houden/verbetern - Betrokken zijn bij lokale gemeenschap - Het beschermen van de consumentengezondheid en veiligheid 4 5

4 3. Onderzoeksvragen MVO-principes 3.1 Vraag 1: Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. 3.2 Vraag 2: Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Wij ondernemen de volgende activiteiten om invulling aan dit principe te geven: Wij geven onze accountant jaarlijks de opdracht tot het samenstellen van de jaarrekening. Wij actualiseren periodiek de branche RIE We zijn BRC-IoP gecertificeerd. We zijn ISO gecertificeerd. We zijn FSC gecertificeerd. We organiseren 2x per jaar een zogenaamde kantinebijeenkomst voor al onze medewerkers, waarbij we verantwoording afleggen over het gevoerde beleid. Lidmaatschap van Sedex en de periodieke actualisering van de SAQ (Seff-Assessment Questionnaire) Bronnen - Auditverslagen (niet openbaar beschikbaar) - Handboeken (niet openbaar beschikbaar) - Jaarrekening (wordt jaarlijks gedeponeerd bij KvK) Wij zijn transparant over: Het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten. Op onze website is alle relevante informatie over ons bedrijf en onze activiteiten te vinden. Wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft, waar onze financiële middelen vandaan komen en onze financiële prestaties. Wij deponeren jaarlijks onze jaarrekening bij de Kamer van Koophandel. Deze is voor iedereen opvraagbaar. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van onze medewerkers en de manier waarop besluiten tot stand komen. In ons BRC-handboek is de organisatiestructuur opgenomen en een overzicht van alle functies, de functieomschrijvingen en hun rol in het besluitvormingsproces. Onze MVO-prestaties op significante onderwerpen en de gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en -activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.); Deze referentiematrix biedt informatie over de huidige status en onze ambities m.b.t. MVO Managementrapportages in het kader van ons BRC-IoP, ISO en FSC, bieden inzicht in onze prestaties op het gebied van voedselveiligheid, milieu en duurzaamheid. 6 7

5 Wie wij als onze stakeholders beschouwen, hoe deze stakeholders zijn geselecteerd en hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie; Zie vraag 8, 9 en 10. Deze informatie is: Openbaar en gemakkelijk beschikbaar. Begrijpelijk voor onze stakeholders. Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief. 3.3 Vraag 3: Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Wij zijn een familiebedrijf met een typische familiecultuur en een focus op de lange termijn. Dit weerspiegelt zich o.a. in een streven naar langdurige relaties, zowel met onze medewerkers, onze klanten en leveranciers. Deze familiecultuur, hoe we met elkaar en anderen omgaan, wordt nog voor een belangrijk deel bepaald door normen en waarden van onze oprichters: integriteit, betrouwbaarheid en betrokkenheid. Wij ondernemen de volgende activiteiten om hieraan invulling te geven: Middels ons gedrag, onze uitingen en communicaties, zowel intern als extern, dragen we onze waarden en gedragsnormen uit naar onze medewerkers, klanten, leveranciers en overige stakeholders en stimuleren hen deze na te leven. In ons huishoudelijk reglement is een gedragscode voor onze medewerkers opgenomen. Hierin staat o.a. beschreven wat wij verstaan onze ongewenst gedrag. Een klokkenluidersregeling, middels een vertrouwenspersoon van onze arbodienst, stelt medewerkers in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles. Wij voldoen en Nederlandse en Internationale wetgeving en gedragsnormen (zie vraag 5, 6 en 7) We zijn FSC gecertificeerd en lid van Sedex. Onze oprichters dhr. en mevr. Dings. 3.4 Vraag 4: Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Wij ondernemen de volgende activiteiten om invulling aan dit principe te geven: Weten wie onze stakeholders zijn; Erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; Onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; Hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; Wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen; Houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben; Toelichting: In het door Kartoflex georganiseerde collectieve traject omtrent ISO heb ben wij gezamenlijk onze stakeholders geïdentificeerd. Ook hebben we met de 3 belangrijkste stakeholdergroepen werknemers, klanten en toeleveranciers een collectieve stakeholderdialoog georganiseerd. Zie ook vraag 8 en 9. Wij zijn lid van het Vouwkarton Platform Nederland, een netwerk dat zich richt op de promotie van vouwkarton. Zowel producenten als verwerkers van karton zijn hierbij aangesloten. Wij zijn lid van Ondernemend Venlo. We werken daarin samen met de Gemeente Venlo op tal van terreinen: veiligheid, economische ontwikkeling etc. Vouwkarton Platform Nederland Wij zijn lid van het Vouwkarton Platform Nederland. Deze organisatie maakt onderdeel uit van de European Carton Makers Association (ECMA). Bij deze Europese organisatie zijn 500 kartonnagebedrijven aangesloten die samen ongeveer 90% van alle vouwkartonnen verpakkingen in Europa produceren. Via de ECMA zijn we altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van Europese wetgeving m.b.t. verpakkingen en materialen, innovaties en marktontwikkelingen. Het doel van Vouwkarton Platform Nederland is de promotie van vouwkarton. Verpakt in vouwkarton vinden vele soorten food en non-food producten hun weg via de logistieke keten naar de consument. Vouwkarton verpakkingen zorgen voor veiligheid en efficiency tijdens transport, een opvallende uitstraling van producten in het retailschap en gebruiksgemak thuis.vouwkarton is een veelzijdig, creatief en duurzaam verpakkingsmateriaal. 8 9

6 3.5 Vraag 5: Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Wij ondernemen de volgende activiteiten om invulling aan dit principe te geven: We stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving; leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is en treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn; Wij zijn BRC-IoP-, ISO en FSC-gecertificeerd. Deze certificeringen verplichten ons tot het naleven van alle geldende wet- en regelgeving. Middels jaarlijkse audits worden we hierop gecontroleerd. Tijdens periodieke kantinebijeenkomsten informeren we onze medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij dezekunnen naleven; We beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving; We zijn lid van de Kartoflex en het Vouwkarton Platform Nederland (VPN) en geabonneerd op diverse vakbladen en nieuwsbrieven. Via deze weg blijven we op de hoogte van geldende wet- en regelgeving FSC Het internationale, onafhankelijke FSC-keurmerk verzekert dat grondstoffen voor hout- en papierproducten afkomstig zijn uit verantwoord beheerde bossen met alle aandacht voor de mensen en dieren die van het bos afhankelijk zijn. Alle grote milieu- en ontwikkelingsorganisaties bevelen FSC aan. Karton dat is gemaakt van hout, afkomstig uit een FSC-gecertficeerd bos, is herkenbaar aan het FSC-label. Om er zeker van te zijn dat karton met dit keurmerk daadwerkelijk uit een verantwoord beheerd bos komt, moeten alle schakels in de keten worden gecertificeerd. Ons certificaat garandeert u dat wij ons houden aan alle regels van FSC. We zijn lid van Vouwkarton Platform Nederland. Deze organisatie is lid van de ECMA, een Europese organisatie van kartonnagebedrijven. Via de ECMA kunnen we invloed uitoefenen op landen, organisaties en bedrijven die internationale gedragsnormen niet respecteren. We heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd; 3.7 Vraag 7: Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Wij ondernemen de volgende activiteiten om invulling aan dit principe te geven: Wij respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties en maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd; We zijn lid van Sedex en verklaren daarmee o.a. dat we de universele mensenrechten respecteren. We zijn FSC gecertificeerd en promoten het inzetten van FSC-gecertificeerd papier en karton. Het daarvoor benodigde hout is afkomstig uit verantwoord beheerde bossen, waar de boseigenaren de mensenrechten respecteren. SEDEX SEDEX is een wereldwijd audit systeem op het gebied van ethisch en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Bedrijven kunnen hiermee systematisch en efficiënt communiceren met hun partners in de supply chain. Producenten vullen de SAQ (Self-Assessment Questionaire) in en kunnen deze gegevens, eventueel aangevuld met andere relevante ethische informatie, zoals auditrapporten en certificaten, delen met hun klanten. Costumer Costumer Costumer Costumer 3.6 Vraag 6: Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Wij ondernemen de volgende activiteiten om invulling aan dit principe te geven: We respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen; Supplier Sedex Supplier Supplier Buyers can view and manage ethical information for all their suppliers in one secure place Sedex Supplier Suppliers can enter their ethical information and choose to share it with multiple customers on Sedex 10 11

7 4. Onderzoeksvragen over stakeholders 4.1 Vraag 8: Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd? Als deelnemer aan het door de Kartoflex georganiseerde collectieve project ISO 26000, hebben wij de relevante stakeholdergroepen en voorbeelden van individuele stakeholders eerst intern geïnventariseerd en vervolgens in een serie van workshops met elkaar gevalideerd en aangevuld. Het resultaat hiervan hebben we bij Dings Kartonnages wederom getoetst en waar nodig aangevuld. (Startpunt voor het identificeren van onze stakeholders was het denken in onze toeleverketen, waardeketen en omgeving.) 4.2 Vraag 9: Wie zijn de belangrijkste stakeholders van uw organisatie? Gemeente Venlo Provincie Limburg Buurt/omwonenden Scholen Kartoflex Vouwkarton Platform Vakbonden DINGS KARTONNAGES Arbeidsinspectie NVWA Aandeelhouders Banken Concurrenten Media 4.3 Vraag 10: Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders. Wij betrekken onze stakeholders: Om inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders - Via de interne beeldkrant en kantinebijeenkomsten informeren we onze medewerkers over ontwikkelingen binnen ons bedrijf en worden ze uitgenodigd om hierover mee te denken. Om te voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we hebben t.o.v. specifieke stakeholders - De gemeente Venlo in het kader van het activiteitenbesluit - De VWA voor de naleving van verplichtingen op het gebied van voedselveiligheid - De Kartoflex voor CAO- en Arbo-aangelegenheden Om inzicht te krijgen in wat er speelt op het gebied van verpakkingen, karton en papier - Gesprekken met leveranciers - Gesprekken met klanten Om onze MVO prestaties te beoordelen - Kantinebijeenkomsten met medewerkers - Bijeenkomsten met Kartoflex en VPN - Medewerkers - Familie - Stagiairs Toeleveranciers - Kartonfabrieken - Transporteurs Klant Afvalverwerkers - Recyclaars Eindgebruiker - Consumentenorg 12 13

8 5. Onderzoeksvragen MVO-kernthema s 5.1 Vraag 11: Geef aan of u bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar: De eigen activiteiten en besluiten. Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie. Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. 5.2 Vraag 12: Welke onderwerpen zijn relevant? De Kartoflex collectieve impactsessies en stakeholderdialogen hebben uitgewezen dat alle MVO thema s relevant zijn voor Dings Kartonnages. Er is echter wel verschil in de mate van relevantie. De 8 meest relevante onderwerpen zijn: Gezondheid en veiligheid op het werk behouden/verbeteren (arbeidspraktijk) Het beschermen van de consumentengezondheid en veiligheid (consumenten aangelegenheden) Voorkomen van milieuvervuiling (het milieu) Discriminatie van kwetsbare groepen voorkomen (mensenrechten) Betrokken zijn bij de lokale gemeenschap (betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap) Het bevorderen van MVO in de keten (eerlijk zaken doen) Duurzaam gebruiken van hulpbronnen (het milieu) Sociale dialoog voeren (arbeidspraktijk) De geraadpleegde stakeholders bevestigden ons beeld, en voegden hier nog aan toe: MVO integreren in besluitvormingsprocessen en structuren (bestuur van de organisatie) Voorkomen en adequaat oplossen van klachten (consumentenaangelegenheden) 5.3 Vraag 13: Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? De mate waarin het onderwerp effect heeft op onze stakeholders en duurzame ontwikkeling. Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp. De mate van bezorgdheid van onze stakeholders over het onderwerp. De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp. De inschatting van de deelnemers aan het Kartoflex collectieve ISO project over de effectiviteit van (collectieve) actie op een onderwerp. Systematisch zijn hiervoor alle MVO onderwerpen gescoord en besproken. De uitkomst hiervan is vervolgens voorgelegd aan een vertegenwoordiging van 3 stakeholdergroepen: werknemers, toeleveranciers en klanten. 5.4 Vraag 14: Welke onderwerpen zijn significant? Gezondheid en veiligheid op het werk behouden/verbeteren (arbeidspraktijk) Het beschermen van de consumentengezondheid en veiligheid (consumentenaangelegenheden) Voorkomen van milieuvervuiling (het milieu) Discriminatie van kwetsbare groepen voorkomen (mensenrechten) Betrokken zijn bij de lokale gemeenschap (betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap) Het bevorderen van MVO in de keten (eerlijk zaken doen) Duurzaam gebruiken van hulpbronnen (het milieu) Sociale dialoog voeren (arbeidspraktijk) MVO integreren in besluitvormingsprocessen en structuren (bestuur van de organisatie) Voorkomen en adequaat oplossen van klachten (consumentenaangelegenheden) Kartoflex Koninklijke Kartoflex is dé branchevereniging van fabrikanten van kartonnages en flexibele verpakkingen in Nederland. De vereniging telt circa honderd actieve ledenbedrijven onderverdeeld in twaalf secties. Kartoflex vervult de rol van intermediair tussen de branche en de vakverenigingen, media, politiek, internationale instellingen, (rijks)overheid in het algemeen en de ministeries van VROM en SZW in het bijzonder. Als ondernemende branchevereniging vertegenwoordigt Kartoflex de branche al vele jaren op nationaal niveau in overleg met overheid en vakbonden, en op internationaal niveau in samenwerking met verwante organisaties. Kartoflex onderhandelt tevens over de arbeidsvoorwaarden binnen het Kartonnage- en Flexibele Verpakkingenbedrijf. Als servicegerichte organisatie zet Kartoflex zich op een breed terrein met veel energie in voor haar leden. Doel is hen zo goed mogelijk te informeren en te adviseren over sociale en arbeidsrechtelijke zaken, arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden, opleidingen en wet- en regelgeving. Kartoflex is adviseur én vraagbaak voor alle leden en voor alle niveaus binnen deze bedrijven

9 5.5 Vraag 15: Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? Onze prestaties afgezet tegen wet- en regelgeving en internationale (gedrags) normen. De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan onze doelstellingen. De kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp. Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd de quick wins. 5.6 Vraag 16: Welke onderwerpen hebben prioriteit? - Discriminatie van kwetsbare groepen voorkomen - Gezondheid en veiligheid op het werk houden/verbetern MENSENRECHTEN ARBEIDSPRAKTIJK - Het beschermen van de consumentengezondheid en veiligheid HET MILIEU GOED BESTUUR betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap CONSUMENTEN- BELANGEN - Duurzaam gebruiken van hulpbronnen EERLIJK ZAKEN DOEN MAATSCHAPPELIJKE BETROKKENHEID - Betrokken zijn bij lokale gemeenschap 5.7 Vraag 17: Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? Onderwerp Thema Genomen acties Acties in de komende 1-2 jaar Gezondheid en veiligheid op het werk behouden/ verbeteren Het beschermen van de consumentengezondheid en veiligheid Duurzaam gebruiken van hulpbronnen Discriminatie van kwetsbare groepen voorkomen Betrokken zijn bij de lokale gemeenschap Arbeidspraktijk Consumentenaan-gelegenheden Het milieu Mensenrechten -RI&E actueel houden -aanschaf AED -externe safetychecks -reductie gebruik schadelijk stoffen (zoals oplosmiddelen etc.) -gebruik MGA-inkten -uitvoeren van migratietesten -invoering T&T -aanschaf energiezuinige heaters - dakisolatie aanbrengen - afvalscheiding - materiaalreductie door lichtere kartonsoorten -werkervaringsplek-ken voor mensen met beperking -instellen vertrouwenspersoon via arbodienst -sponsoring sociaalmaatschappelijke verenigingen - aanschaf AED -faciliteiten ter beschikking stellen, bv. terrein, bestelbus -voorrang geven aan lokale leveranciers -Onderzoek fysieke belasting per werkplek (stageproject) -ventilatie in productiehal verbeteren -onderzoek naar betere grondstoffen (bv. functionele barrières) -ingangscontrole grondstoffen op nog meer aspecten - investeren in LED-verlichting - ontwikkelen alternatieve kartonnen verpakkingen voor kunststof -indienst nemen van Wajongers - personeelsbestand meer een afspiegeling van maatschappij -Stimuleren gebruik FSC-karton -opendag voor buurtbewoners KPI op actie (hoe te meten?) -verzuim % -aantal ongevallen -aantal klantenklachten -aantal leveranciersklachten - gasverbruik - stroomverbruik - tonnage bedrijfsafval - aantal medewerkers met beperking -tonnage FCSkarton -Totale uitgaven aan sponsoring - aantal klachten uit buurt 16 17

10 5.8 Vraag 18: Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen) Zie vraag 15. We hebben daar de criteria vermeld die tot deze prioriteiten hebben geleid. 5.9 Vraag 19: Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen Als deelnemer aan het door Kartoflex georganiseerde collectieve ISO traject hebben wij deelgenomen aan een serie workshops met eigen medewerkers, klanten en toeleveranciers. Tijdens deze workshops is steeds op systematische wijze de relevantie en significantie van de MVO onderwerpen besproken en uiteindelijk gescoord. Het per stakeholdergroep gevolgde filterproces is gevisualiseerd in onderstaande afbeelding. De uitkomst van deze multi-stakeholder raadpleging hebben wij vervolgens gebruikt om tot de prioriteitstelling te komen. Hiervoor hebben wij de volgende stakeholders betrokken: een kartonleverancier, een klant en een medewerker. In de toekomst willen we m.n. medewerkers en klanten nog meer bij ons MVO-beleid betrekken. RELEVANT ONDERWERP SIGNIFICANT ONDERWERP PRIORITEITEN RELEVANT - Is het onderwerp van toepassing? SIGNIFICANT - Hoeveel effect heeft het (verbeter van dit) onderwerp op de MVO prestatie? PRIORITEIT - Prioriteit voor actie. Op welke termijn vinden wij dat dit onderwerp moet worden aangepakt? 6. Onderzoeksvragen over het integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de organisatie 6.1 Vraag 20: Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot uw organisatie? Belang Invloed 1 = weinig, 3 = veel Interne stakeholders Medewerkers 3 3 Stagiairs 2 2 Aandeelhouders 2 2 Familie van medewerkers 1 1 Keten stakeholders Klanten 3 2 Toeleveranciers 3 2 Concurrenten 2 1 Afvalverwerkers 2 2 Transporteurs 2 2 Kartoflex 2 2 Vouwkarton Platform Nederland 2 2 Overige stakeholders met formele relatie Overheid 2 1 Banken 1 2 Vakbond 2 1 Gemeente Venlo 2 2 Provincie Limburg 1 1 Arbeidsinspectie 2 1 NVWA 2 1 Overige stakeholders met informele relatie Buurt/omwonenden 2 2 Scholen 2 1 Consument 2 2 Media

11 6.2 Vraag 21: Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden. Door bij onze klanten het gebruik van FSC-gecertificeerd karton te stimuleren Door MVO-aspecten mee te nemen bij de selectie van leveranciers en grondstoffen, zoals recyclebaar karton, composteerbare coatings, etc. Door bestuursfuncties in branche- en lokale ondernemersverenigingen, zoals in Vouwkartonplatform Nederland en Ondernemend Venlo. 7.2 Vraag 23: Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten enbesluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Wij beoordelen de potentiële negatieve effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in onze invloedssfeer allereerst door onszelf zo transparant mogelijk op te stellen (zie vraag 2), en door actief de dialoog met partijen in onze invloedsfeer op te zoeken. Deelname aan de collectieve stakeholderdialogen is hiervan een voorbeeld. Via het lidmaatschap van de lokale ondernemersvereniging onderhouden we contacten met lokale en provinciale overheden, via ons lidmaatschap van Kartoflex en Vouwkartonplatform met andere stakeholders binnen onze branche. 7.3 Vraag 24: Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling). 7. Gepaste zorgvuldigheid ( due diligence ) 7.1 Vraag 22: Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Via de RI&E en door de Kartoflex uitgevoerde Safety Checks beoordelen we periodiek onze werkomstandigheden, het veilig werken en de gezondheid van onze medewerkers, o.a. via een ongevallen- en verzuimadministratie. Ons kwaliteitssysteem (BRC) stimuleert en dwingt ons tot een periodieke beoordeling op het gebied van voedselveiligheid en hygiëne, of we voldoen aan relevante wetgeving en onze prestaties naar onze klanten, o.a. via een klachtenadministratie en analyse. Middels ons milieuzorgsysteem (ISO 14001) registreren en evalueren we onze prestaties op energieverbruik, afvalreductie etc. In onze gedragscode zijn richtlijnen opgenomen hoe medewerkers gepaste zorgvuldigheid in hun dagelijkse werk moeten toepassen. Middels ons BRC- en Milieuzorgsysteem waarborgen we onze verantwoordelijkheid op het gebied van voedselveiligheid, milieu en duurzaamheid. Door toepassing en naleving van de CAO 7.4 Vraag 25: Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? Als productiebedrijf houden wij ons bezig met onze impact op het milieu door onder andere het analyseren van onze CO2-uitstoot, ons energieverbruik en productieafval. Daarnaast zijn wij extra alert op veiligheid ten aanzien van het werken met gevaarlijke stoffen. Voor medewerkers op de werkplek zijn de voorgeschreven PBM s beschikbaar. BRC-IoP Wij hebben het BRC-certificaat al sinds 2007 en we garanderen daarmee dat de kwaliteit en voedselveiligheid van de door ons geproduceerde verpakkingen aan de allerhoogste eisen voldoet. De BRC-IoP certificering is door het British Retail Consortium ontwikkeld en richt zich evenals de door de Europese kartonproducenten ontwikkelde GMP FEFCO standaard op de eisen ten aanzien van voedselveiligheidsgaranties. Hiervoor worden de door de HACCP (Hazard Analysis & Critical Control Points) en de GMP (Good Manufacturing Practice) richtlijnen toegepast. Deze richtlijnen zijn specifiek voor de productie van verpakkingen voor de voedingsmiddelenindustrie

12 Wij produceren kartonnen verpakkingen die grotendeels bestemd zijn voor het verpakken van voedingsmiddelen. Om deze reden zijn wij ons terdege bewust van potentiele risico s t.a.v. voedselveiligheid en plegen wij continu inspanningen om deze risico s te beperken. Bijvoorbeeld door gebruik van MGA-inkten, het laten uitvoeren van migratietesten en het gebruik van karton met functionele barrières. In een productieomgeving kunnen mensen worden blootgesteld aan zware belastingen. In een extreem geval kan dit leiden tot letsel. Wij zijn ons bewust van het feit dat manuele arbeid, zeker op latere leeftijd, de kans op lichamelijke klachten met zich mee kan brengen. Wij plegen continu inspanningen om risico s te beperken, bijvoorbeeld door het gebruik van tilhulpmiddelen. Bovendien brengen 3 stagiaires van de opleiding Ergotherapie in de periode oktober 2015-januari 2016 de fysieke belasting van alle functies in kaart en komen met aanbevelingen ter verbetering. 8. Visie, missie, beleid en strategie 8.1 Vraag 26: Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Dit doen we bijvoorbeeld via onze interne beeldkrant (voor onze medewerkers) en website (voor overige stakeholders). Door het in dienst nemen van Wajongers en andere mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, en het ter beschikking stellen van stage- en opleidingsplekken. Door een actieve rol te spelen in de lokale gemeenschap, bijvoorbeeld door sponsoring en ondersteuning van sociaal-maatschappelijke activiteiten en verenigingen, door voorrang te geven aan lokale leveranciers. 9.2 Vraag 28: Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? Door in ons project Continu Verbeteren MVO-aspecten op te nemen, en mede werkers te stimuleren om verbetervoorstellen op het gebied van MVO in te dienen. Door medewerkers te betrekken bij interne audits op het gebied van BRC en Milieuzorg, zodat ze van elkaar leren.door deelname aan het collectieve ISO traject van de Kartoflex. Door het opstellen van een gedragscode voor alle medewerkers Door de rol van MVO op te nemen in onze visie en missie. Door deelname aan het collectieve ISO implementatietraject van de Kartoflex. Door onze BRC-, ISO en FSC-certificeringen. Door ons lidmaatschap van Sedex. 9. Ontwikkelen van draagvlak en competenties 9.1 Vraag 27: Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? Bij het creëren van draagvlak besteedt Dings Kartonnages aandacht aan: Het vergroten van kennis van de principes, MVO-kernthema s en -onderwerpen. Het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Continu Verbeteren Bord met verbetervoorstellen 22 23

13 10. Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, 10.1 Vraag 29: Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Door de effecten van onze activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen, bv. via BRC-, ISO en FSC-certificering. Dit wordt elk kwartaal besproken in het managementteam. Door de effecten van organisaties in onze invloedsfeer te monitoren Zie ook vraag 1, 2, 4, 16, 21, 22, 24 en Vraag 30: Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? Compleet: in de informatie komen alle belangrijke activiteiten en de maatschappelijke effecten daarvan aan de orde. Begrijpelijk: de informatie is voor de doelgroep goed te begrijpen. Het gaat hierbij zowel om het gebruik van de taal van de doelgroep als om de manier waarop de informatie wordt gepresenteerd. Responsief: in de informatie wordt ingegaan op de belangen van stakeholders. Nauwkeurig: de informatie is feitelijk juist en bevat voldoende diepgang. Evenwichtig: de informatie is evenwichtig en eerlijk. De organisatie brengt niet alleen goed nieuws naar buiten, maar geeft ook informatie over eventuele negatieve maatschappelijke effecten. Actueel: het behoort daarom altijd duidelijk te zijn op welke periode de informatie betrekking heeft. Toegankelijk: de informatie is beschikbaar voor alle stakeholders Vraag 31: Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? (geef voorbeelden) In werkoverleggen en kantinebijeenkomsten Via financieel jaarverslag Op onze website Via Sedex Via nieuwsbrieven en website van branchevereniging 10.4 Vraag 32a: Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Nee, nog niet. In het kader van dit ISO traject hebben we ons voorgenomen dit vanaf komend jaar wel te gaan doen. 11. Conflicten en meningsverschillen met stakeholders 11.1 Vraag 33a: Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Ja, in elk bedrijf, dus ook in het onze, zijn wel eens meningsverschillen met bijvoorbeeld medewerkers, klanten of leveranciers. We streven er altijd naar om in goed overleg tot een bevredigende oplossing voor alle partijen te komen. Vraag 33b: Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen? Rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict of meningsverschil is ontstaan. Systemen om overtredingen te rapporteren zonder angst voor represailles. Toelichting: We communiceren nog niet veel over MVO

14 12. Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 12.1 Vraag 34: Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? Jaarlijkse audits van ons BRC-, ISO en FSC-systeem. Tevens worden jaarlijks relevante (SMART-) doelstellingen vastgesteld en geëvalueerd. In ons project Continu Verbeteren hebben we ook op het gebied van MVO een aantal KPI s vastgesteld. Deze worden periodiek gemonitord. De omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van de activiteiten. De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn. De monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders. G R A F SCGM ISO Vraag 35: Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld? In het door Kartoflex georganiseerde collectieve ISO project zijn onze prestaties op de relevante thema s en onderwerpen collectief beoordeeld door onze medewerkers, klanten en toeleveranciers. G E C E R I M E D T I F I I A C E E D R We stellen ons daarbij de volgende vragen: Zijn de beoogde doelen behaald? Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet? Wat hadden we beter anders kunnen doen? Zijn alle relevante personen erbij betrokken? 12.3 Vraag 36: Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? Ja, als deelnemer aan het door Kartoflex georganiseerde collectieve project ISO hebben wij collectief onze werknemers, klanten en toeleveranciers betrokken bij het beoordelen van onze inspanningen en prestaties op de relevante onderwerpen (zie ook vraag 12) Vraag 37a: Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? Energiebesparing door zuinigere machines Afvalscheiding Reductie kunststoffolieverbruik Interne trainingen op gebied van veilig werken Vakbekwaamheidstrainingen voor drukkers en stansers Inzet van FSC-karton Verbeterbord waar medewerkers verbetervoorstellen kunnen indienen Ontwikkeling van kartonnen verpakkingen als alternatief voor plastic Met de deelname aan het collectieve Kartoflex project is de basis gelegd voor een MVO-beleid en een integratie in de organisatie Vraag 37b: Welke doelen zijn nog niet bereikt? Nog niet bereikte doelen zijn vertaald naar acties, een overzicht hiervan is bij vraag 17 opgenomen. Verder is MVO nog onvoldoende geïntegreerd in onze besluitvorming. Het MT bespreekt halfjaarlijks aan de hand van de prioriteiten (zie vraag 17) de voortgang van de ondernomen en nog te ondernemen acties

15 13. Selecteren van MVO-initiatieven en -instrumenten 13.1 Vraag 38: Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? FSC Kartoflex, in het bijzonder door deelname aan het collectieve ISO project 13.2 Vraag 39: Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan. Is ontworpen voor ons type organisatie of haar interessegebieden Vraag 40: Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? Tweejaarlijkse actualisering van de zelfverklaring ISO Jaarlijks organiseren van een stakeholdersdialoog G R A F SCGM ISO G E C E R I M E D T I F I I A C E E D R Milieuzorgsysteem ISO14001 is een internationaal geaccepteerde norm die aangeeft waaraan een milieumanagmentsysteem moet voldoen. Wij hebben dit managmentsysteem ingevoerd om structureel aandacht te besteden aan het milieu in onze (dagelijkse) bedrijfsvoering. Het voldoen aan alle geldende wet- en regelgeving, het beheersen van de milieurisico s en bovenal het streven naar een permanente verbetering van onze prestaties op milieugebied staan daarbij centraal

16 Bezoekadres Dings Kartonnages B.V. Parallelweg PM Tegelen Nederland Tel. +31(0) Fax +31(0) Correspondentie Dings Kartonnages B.V. Postbus AB Tegelen Nederland