Brief inzake adviesopdracht procesinrichting 3 decentralisaties

Transcriptie

1 nog E Ernst & Young Accountants LLP Tel: Euclideslaan 1 Fax: BC Utrecht, Netherlands ey.com Postbus GB Utrecht, Netherlands Gemeente Utrechtse Heuveirug T.a.v. mevrouw B. Burema Postbus AE D0ORN Utrecht, 18 december 2015 DZIS-A58L7U/kvs Brief inzake adviesopdracht procesinrichting 3 decentralisaties Geachte mevrouw Burema, U heeft ons opdracht verstrekt om voor de gemeente Utrechtse Heuvelrug de processen in beeld te brengen met betrekking tot de 3 decentralisaties. Deze brief is het sluitstuk van onze werkzaamheden. Ten behoeve van het college en de raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug hebben wij onze rapportage op de bestuurlijk relevante aspecten samengevat in dit schrijven. We geven daarbij een schets van de Utrechtse Heuvelrug ten aanzien van de inrichting van de nieuwe verantwoordelijkheden rondom jeugdhulp, maatschappelijke ondersteuning en zijdelings ten aanzien van de Participatiewet. In beeld wordt gebracht welke organisaties betrokken zijn en welke verantwoordelijkheid zij in het proces hebben. Vervolgens worden de belangrijkste actiepunten in beeld gebracht die opvolging vragen. Ten aanzien van de actiepunten merken wij op dat dit een momentopname is. De teitelijke ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Het kan dus zijn dat bepaalde actiepunten al zijn opgepakt en in vergaande mate zijn geeffectueerd. Het overzicht biedt u in elk geval een duidelijk beeld van wat er - vanuit bedrijfsvoeringsaspect - opvolging vereist in de Utrechtse Heuvelrug. Daarbij moet een en ander wel in perspectief worden gezien ten opzichte van de stand van zaken bij andere gemeenten. Gelet op onze brede betrokkenheid bij gemeenten beschikken wij over een representatief landelijk beeld. De gemeente Utrechtse Heuveirug bevindt zich globaal in de middenmoot ten aanzien van de beheersing van de bedrijfsvoering rondom het sociaal domein. Laat onverlet dat wij u adviseren met hoge prioriteit een aantal actiepunten op korte termijn te realiseren. Dit is van belang in het kader van de aanstaande jaarafsluiting 2015, maar ook gelet op een betere beheersing van de bedrijfsvoering in O05 / Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en getegistreerd bif Companies EY t5 / I-louse onder registratienummer 0C In relatie tnt Ernst & Yoang Accountants LLP wnrdt de term partner gebruikt yost ceo (vertegenwnordiger / van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd teb More London Place, London, SE1 / 2DA, Verenigd Koninkri/k, heeft hoar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rntterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Partners in Sport_/ Koophandel Rottordam under nummer Op onze werkzaamheden ziin algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

2 EY Deze opdracht en de hierbij behorende werkzaamheden zijn niet uitgevoerd in het kader van een controle- of een beoordelingsopdracht en derhalve kan geen zeketheid worden verstrekt omtrent de getrouwheid van de financiële informatie, anders dan ter zake van aspecten, welke zijn onderzocht en waarover gerapporteerd wordt. Geen van de Diensten of Rappotten zal het karakter hebben van een legal opinion. De inhoud van deze brief is ook atgestemd met het controleteam van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Wij hebben de inhoud van deze brief toegelicht en besproken in het portefeuillehoudersoverleg Sociaal Domein van uw gemeente. Met vriendelijke groet, Ernst & Young Accountants LLP drs. D.E. (David) Zijlmans RA

3 EV Pagina 3 1 Inleiding De afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling van de Utrechtse Heuvelrug heeft ons opdracht verstrekt om voor uw gemeente de processen in beeld te brengen met betrekking tot de 3 decentralisaties. Ten behoeve van het college en de raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug hebben wij dit schrijven opgesteld, waarin de bestuurlijk relevante aspecten zijn samengevat. De actuele ontwikkelingen volgen elkaar momenteel snel op. Wij verwijzen u dan ook graag naar de cecentelijke uitingen vanuit de branchevereniging van zorgaanbieders (IZA), de VNG en de Nederlandse Beroepsvereniging van Accountants (NBA). Op 10 november ji. heeft IZA een andelijk verantwoordings- en controleprotocol gepresenteerd. Wij maken u erop attent dat bij toepassing van dit protocol altijd nog moet worden beoordeeld of het passend is voor de feitelijke situatie die bij uw gemeente aan de orde is. Op 23 oktober ji. heeft de VNG een persbericht opgesteld waarin zij stellen dat goedkeuring accountant jaarrekening 2015 is niet zeker. Daarbij wordt aangegeven dat dit wordt veroorzaakt doordat in 2015 de prioriteit is gelegd bij de transitie en de continulteit van de zorg. De backoffice van gemeenten, zorgaanbieders, maar bijvoorbeeld 00k de Sociale Verzekeringsbank zijn nog in ontwikkeling. De verbondenheid tussen partijen in de keten is er mede oorzaak van dat onvolkomenheden bij de ene partij doorwerken naar de andere. Wij verwijzen u graag naar de website van de VNG voor het totale persbericht. De Werkgroep Decentrale Overheden van de NBA heeft op 21 september ji. een brief gestuurd aan uw raad, college en management waarin de belangrijkste knelpunten worden onderkend. De onderkende knelpunten hebben wij betrokken en opgenomen in de actielijst voor de gemeente Utrechtse Heuvelcug. Het ligt in de lijn der verwachtingen dat op zeer korte termijn vanuit de landelijke platforms (departementen, VNG, IZA, NBA) nog meer communicatie gaat plaatsvinden. Vrijwel wekelijks vinden er overleggen plaats, die op enig moment over hun inzichten zullen communiceren. 2 Schets van de Utrechtse Heuveirug Wij starten deze brief met een totaalprocesschema. Op deze manier wordt een totaaloverzicht gegeven van hoofdstappen in de verschillende processen en de verschillende organisaties die daarbij een rol spelen. Het processchema en de verdere uitwerking in deze rapportage hebben betrekking op individueel beschikte zorg en dus niet op collectieve voorzieningen. Tevens is ervoot gekozen om in dit schema de noodzakelijke verantwoording en controle niet in beeld te brengen, om de overzichtelijkheid te waarborgen. In de uitwecking van de verschillende processen (in de daartoe opgestelde rapportage) wordt hier wel aandacht aan besteed.

4 EY Pagina 4 Saaaal Dorpteim Zoals bovenstaand is weergegeven zijn er diverse organisaties betrokken bij de processen. ledere organisatie is verantwoordelijk voor bepaalde onderdelen, stappen, in het proces. Hierna is opgenomen welke organisaties betrokken zijn en hun belangrijkste processtappen. Naam organisatie j Belangrijke processtappen Sociale dorpsteams (onderdeel UH) UH Clientregistratie Keukentafelgesprek Beschikkingsbevoegdheid ZIN en PGB (teamleider) Periodieke informatie zorgontwikkeling aan manager Samenleving Administratievoering en ontvangen EB/OB Vastleggen onzekerheid volledigheid EB/OB in dejaarrekening Beschikbaar stellen PGB-budget aan SVB Periodieke intormatie (financiële) ontwikkeling aan raad/college

5 EV Pagina 5 Naam orqanisatie Huisartsen, jeugdartsen en medisch specialisten Gecertificeerde instellingen BeIangrjke processtappen Doorverwijzingsbevoegdheid aan (gecontracteerde) zorginstellingen Periodieke intormatie aan UH (nog niet geformaliseerd, wel beoogd) Bepalingsbevoegdheid aan (gecontracteerde) zorginstellingen Periodieke informatie aan UH (nog niet getormaliseerd, wel beoogd) Zorg Lokaal Berichtenverkeer met zorgaanbieders Meldingen aan CAK ten behoeve van EB/0B Berekening PGB Informeren client inzake hoogte PGB Meldingen PGB aan SVB Periodieke informatie voortgang zorguitvoering/financiele ontwikkeling aan UH CAK Opstellen en afgeven beschikking EB/OB Inning EB/OB Afdragen gemnde EB/OB aan UH Periodieke informatie voortgang eigen bijdrage/ouderbijdrage aan UH SVB Budget beheer PGB Verstrekken PGB s Periodieke informatie voortgang PGB ontwikkeling aan UH Gecontracteerde Ophalen zorgmeldingen (301) aanbieders Opstellen zorgplan ZIN Melden van aantal dagdelen Melden aanvang zorg/bieden van zotg (305) Declareren en factureren zorg (303) Melden wijziging of einde zorglevering (307) Periodieke informatie voortgang zorguitvoering aan regionaal contract manager/uh Client Hulpvraag indienen Accorderen zorgplan (ZIN) Betalen EB/OB Opstellen zorgovereenkomst PGB (met zorgaanbieder) Wijzigingen doorgeven Bevoegdheid bezwaar en beroep Periodieke informatie voottgang zorguitvoering aan dorpsteams (betreft hoofdzakelijk piepsysteem )

6 Pagina 6 3 Actiepuntenlijst Wij hebben een actiepuntenlijst opgesteld. De actiepunten laten zich rubriceren naar: 1. Beheersmaatregelen die binnen de gemeente Utrechtse Heuveirug ingeregeld moeten worden. 2. Privacyaspecten. 3. Maatregelen teneinde financiële rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening van de gemeente Utrechtse Heuveirug te borgen. Actiepunt I TöeHchting Beheersmaatregelen die binnen de gemeente Utrechtse Heuvelrug ingeregeld moeten worden Identificatie Beveiligde verbinding met Expertpool Inregelen beheersmaatregelen Privacyaspecten Transparantie naar de betrokkene De bewerker Delen van persoonsgegevens buiten de landsgrenzen Tijdens klantcontact verplicht stellen dat de identiteit van de client officieel wordt vastgesteld (als vaste ptocesstap). Voor het inschakelen van de Expertpool dient nog een beveiligde verbinding te warden gecreeerd. In de verschillende hoofdstukken zijn risico s en beheersmaatregelen geformuleerd. De beheersmaatregelen dienen ingeregeld te warden teneinde te kunnen steunen op de interne beheersing binnen UH en waarborgen te tretfen voor een juiste en volledige uitvoering van de zorgtaken en de daarbij behorende financiële behee rs han deli n gen. Communiceer het Privacy Protocol Sociaal Domein regio Utrecht Zuidoost en de Werkinstructie Privacy voor consulenten Servicepunten/Sociale dorpsteams - gemeente Utrechtse Heuveirug duidelijk naar consulenten en leg barging van dit proces neer bij de desbetreftende teamleiders. Richt processen in die hierop toezien. Neem informatiebeveiliging en privacyvraagstukken mee in het aangaan van contracten met derde partijen. Controleer bestaande contracten met derde partijen waarmee informatiebestandsdelen warden uitgewisseld en verzoek waar nodig am informatie met betrekking tot de tysieke locatie van opslag.

7 E V Pagina 7 Maatregelen teneinde financiële rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening van de gemeente Utrechtse Heuveirug te borgen Raadsbesluit normenkader Opstellen toetsingskader Verantwoordings- en controleafspraken met Zorg Lokaal Verantwoordings- en controleafspraken met zorgaanbieders Interne controleplan DVO met CAK* DVO met SVB* Verantwoordings- en controleafspraken met SVB* De gemeenteraad dient het normenkader vast te stellen ten behoeve van de toetsing van de rechtmatigheid van financiële beh eers ha ndel in g en. Het normenkader dat door de gemeenteraad wordt vastgesteld, dient te worden uitgewerkt in een toetsingskader ten behoeve van de toetsing van de rechtmatigheid van tinanciële b eh eers ha nuel in ge n. Duidelijkheid te verkrijgen over de wijze waarop UH kan waarborgen dat de vetantwoorde ZIN-bedragen getrouw- en rechtmatig tot stand zijn gekomen op basis van nadere afspraken met Zorg Lokaal. Duidelijkheid te verkrijgen over de wijze waarop UH kan waarborgen dat de verantwoorde ZIN-bedragen getrouw- en rechtmatig tot stand zijn gekomen op basis van nadere afspraken met zorgaanbieders. Opstellen interne controleplan om vast te stellen dat de zorgkosten inzake JW en Wmo 2015 getrouw en rechtmatig tot stand zijn gekomen. De dienstverleningsovereenkomst tussen UH en CAK is verlopen. Er is niet bekend of er een nieuwe DVO wordt opgesteld. Er is geen dienstverleningsovereenkomst tussen UH en SVB. Dit probleem kan niet op individueel gemeenteniveau worden opgelost. Mogelijk te escaleren via de VNG. Het risico wordt in de hand gewerkt dat niet duidelijk is waat SVB en waar de gemeente verantwoordelijk voor is in het kader van de PGB s. Duidelijkheid te verkrijgen over de wijze waarop UH kan waarborgen dat de verantwoorde PGB bedragen getrouw- en rechtmatig tot stand zijn gekomen op basis van nadere afspraken (Iandelijk) met SVB. * De gemarkeerde prioriteiten liggen buiten de mogelijkheden van de gemeente Utrechtse Heuveirug als individuele gemeente. Het collectief van gemeenten kan hier wel invloed op uitoefenen.

8 B ij lage Gebruikte afkortingen Afkorting UH ZIN PGB SVB CAK EB OB GGK Gemeente Utrechtse Heuveirug Zorg in natura (Jeugdwet en Wmo 2015) Persoonsgebonden budget (Jeugdwet en Wmo 2015) Sociale Verzekeringsbank Centraal Administratiekantoor Eigen bijdrage Wmo 2015 Ouderbijdrage Jeugdwet Gemeentelijk gegevensknooppunt Jeugdwet Wmo (2015) PW Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 Pa rti ci patiewet