EY / Ernst. 1 Aanleiding. Vraag qovernancestructuur A2 samenwerking. 1.1 Inleiding

Transcriptie

1 E Ernst & Young Accountants [[P Tel: ProfDr.Dorgelolaan 14 Fax: AM Eindhoven, Netherlands ey.com Postbus AL Eindhoven, Netherlands Gemeente Valkenswaard T.a.v. de heer W. Weeterings Postbus GA VALKENSWAARD Eindhoven, 21 oktober 2015 A3GMFJ/SD/kvs/ Behandeld door: drs. S.H. Dijkman RA Vraag qovernancestructuur A2 samenwerking Geachte heer Weeterings, U heeft ons verzocht onze visie weer te geven met betrekking tot de invulling van de governancestructuur (waarbij de gemeentesecretarissen de directieraad vormen) bij de gemeenschappelijke regeling Samenwerking A2 gemeenten (hierna te noemen: GRS A2). Concreet stelt u de vraag of deze structuur technisch financiële risico s met zich meebrengt. In deze notitie gaan wij nader op deze vraag in. U heeft verzocht deze notitie beschikbaar te mogen stellen aan de gemeenteraad van de gemeente Valkenswaard. Wij kunnen hiermee instemmen. Wij hebben onze notitie als volgt ingedeeld: 1. Aanleiding 2. Aard en reikwijdte van de werkzaamheden 3. Dude en nieuwe situatie 4. Beschouwing van de nieuwe governancestructuur 5. Afsluiting 1 Aanleiding 1.1 Inleiding De gemeente Valkenswaard heeft een gemeenschappelijk regeling samen met de gemeenten Heeze-Leende en Cranendonck waarin momenteel de onderdelen Werk en Inkomen, Informatie en Automatisering en Juridische Zaken zijn ondergebracht. Momenteel wordt gewerkt aan het onderbrengen van andere bedrijtsvoeringstaken binnen de gemeenschappelijke regeling. Binnen de voorgestelde kaders heeft de gemeenschappelijke regeling uitvoerende taken. Beleidsbepalende taken blijven bij de atzonderlijke gemeenten. EY / Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar hot recht van Engeland en Wales en geregistreerd bil Companies / House onder registratienummer 0C In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt do term partner gebruikt voor cnn (vertegenwoordiget van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd to Lambeth Palace Road 1, London SEt Partners in Sport 7EU, Verenigd l<oninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van / Koophandel Rotterdam onder nommer Op onze werk2aamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin cnn beperking van de aansprakelilkheld is opgenomen.

2 Pagina Doelstelling van deze notitie In de commissievergadering van 8 oktober 2015 van de raad van de gemeente Valkenwaard is het voorstel besproken inzake het wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2 gemeenten d.d. 22 september In de wijziging, welke een uitwerking betreft van het koersdocument en implementatieplan Nog krachtiger en dichterbij, wordt voorgesteld een ditectieraad in te stellen waarin opgenomen zijn de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten, alsmede een manager van de GRS A2. Dit model riep vragen op bij de commissie of de dubbelrol van de secretarissen als opdrachtgever-opdrachtnemer een technisch financieel risico met zich meebrengt. Aan de hand van deze notitie geven wij onze visie op dit vraagstuk. 2 Aard en reikwijdte van de werkzaamheden Wij hebben deze opdracht uitgevoerd in het verlengde van de jaarrekeningcontrole De raad heeft ons opdracht gegeven deze uit te voeren. Deze notitie dient derhalve gezien te worden als verlengde van onze natuurlijke advisering en in die zin als onderdeel van de managementletter, welke wij in het kader van de jaarrekeningcontrole gewoon zijn uit te brengen. Deze notitie heeft niet het karakter van een legal opinion. Wij hebben bij het opstellen van deze notitie kennis genomen van de volgende documenten: koersdocument Nog krachtiger en dichterbij d.d. 18 februari 2014 van het bureau Seinstra Van de Laar; implementatieplan Nog krachtiger en dichterbij d.d. 16 oktober 2014 van het bureau Seinstra Van de Laar; aangepaste gemeenschappelijke regeling d.d. 22 september 2015; toelichting op de gemeenschappelijke regeling d.d. 22 september 2015; gemeenschappelijke regeling van tebruari 2012; diverse notulen van commissie- en raadsvergaderingen van de gemeente Valkenswaard. 3 Oude en nieuwe situatie In de huidige gemeenschappelijke regeling is de invulling van de directie geregeld in artikel 16. In de huidige vorm kent de GRS A2 een separate directeur, de gemeentesecretarissen zijn geen onderdeel van de directie. De directeur is niet in dienst bij de deelnemende gemeenten. In de nieuwe gemeenschappelijke regeling is artikel 12 gewijd aan de directieraad. De directieraad wordt hierbij gevormd door de gemeentesecretarissen van de gemeenten, alsmede de manager van de GRS A2. De directieraad is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de strategische aansturing van de GRS A2 en staat het bestuur bij in de uitvoering van zijn taken. De invulling van de directieraad ten aanzien van taken, bezetting, bevoegdheden en werkwijzen wordt in de organisatieverordening nader uitgewerkt en vastgelegd.

3 Pagina 3 In het koersdocument Nog krachtiger en dichterbij d.d. 18 februari 2014 van het bureau Seinstra Van de Laar wordt de nieuwe voorgestelde situatie als volgt weergegeven: A.me*n$estuw PoHo W&I Opprinnpl l1i4t%ft 4 Beschouwing van de voor- en nadelen van de nieuwe governancestructuur voor het onderdeel directieraad In deze paragraaf gaan wij nader in op de voor- en nadelen van een organisatiestructuur waarbij de directieraad bestaat uit de gemeentesecretarissen aangevuld met een operationeel manager. Voordelen In de huidige (oude) situatie hebben de gemeentesecretarissen geen tormele positie binnen de GRS A2. Dit Ieidt tot de situatie waarbij de gemeentesecretaris wel verantwoordelijk is voor de bedrijtsvoering binnen de eigen gemeente, maar hierbij het deel van de bedrijfsvoering dat is uitbesteed aan de GRS A2 niet rechtstreeks kan bemnvloeden. In de nieuwe situatie wordt dit wel mogelijk waarbij een nauwe verbinding tussen aansturing van de individuele gemeenten en de GRS A2 ontstaat. De gemeentesecretarissen blijven in de nieuwe situatie voor het college en de raad de verbindende schakel tussen beleidsbepaling en ambtelijke uitvoering; er ontstaat geen blinde vlek. De dagelijkse aansturing van de GRS A2 is in handen van de operationeel manager. Hierdoor houden de secretarissen hun handen vrij voor de strategische aansturing van de gemeenten, alsmede de CR5 A2. De voorgestelde structuur zorgt niet voor een separate bestuurslaag met additionele kosten of vertraging in besluitvorming. Nadelen Er kan belangenverstrengeling (of de schijn van) ontstaan tussen de gemeentesecretaris als opdrachtgever van de individuele gemeenten en de gemeentesecretaris als opdrachtnemer namens de GRS A2. Feitelijk dienen de gemeentesecretarissen in hun rol bij de CR5 A2 op te treden als onafhankelijke belangbehartigers van de rechtspersoon GRS A2. Gemeentesecretarissen zijn druk met de bedrijfsvoering van de gemeenten waardoor de aansturende rol binnen de CR5 A2 in gevaar komt. Door sterke verwevenheid tussen gemeenten en CR5 A2 wordt de kans kleiner dat out-of-the-box wordt nagedacht over oplossingen.

4 Pagina 4 Wij achten het risico op belangenverstrengeling beperkt doot het felt dat er duidelijk onderscheid is aangebracht tussen beleidsbepaling (gemeenten) en uitvoering (GRS A2). Dit betekent dat keuzes warden gemaakt bij de gemeenten waarbij bij de GRS A2 slechts uitvoering wordt gegeven aan deze keuzes. Een uitvoeringsorganisatie loopt hierbij in de regel minder tegen dilemma s aan van belangenverstrengeling. Daarnaast zijn de gemeentesecretarissen afkomstig uit verschillende gemeenten, wat oak zorgt voor diverse gezichtspunten en een kleiner risico op functievermenging. Van belang is am dit risico te onderkennen en hier voldoende beheersmaatregelen op in te richten. Oak wordt voorgesteld een OGON-overleg in te richten, waarin de operationeel manager als opdrachtnemer en een ambtelijke afvaardiging als opdrachtgever in vertegenwoordigd zijn. Oak dit overlegorgaan kan verder bijdragen aan het mitigeren van het risico van belangenverstrengeling. Het tweede en derde nadeel kan warden gemitigeerd door het opnemen van een operationeel manager in de directieraad, zoals in de voargestelde gemeenschappelijke regeling is voorzien. Verder merken wij op dat de directieraad, welke wardt gevormd wardt door de gemeentesecretarissen met ondersteuning van een manager, vanuit de gemeenschappelijke regeling een vaker vaorkomend besturingsmodel is. Hierbij canstateren wij in de praktijk niet dat dit frequent tot prablemen leidt op het gebied van de belangenverstrengeling tussen opdrachtgever-opdrachtnemer. De GRS A2 en gemeenten hebben in de regel oak een gemeenschappelijk belang; dat is oak de reden waarom de CR5 A2 is opgericht. Het positioneren van de gemeentesecretarissen in een directieraad versterkt en borgt dit gezamenlijk belang van de gemeenten. Indien het gezamenlijk belang van de gemeenten in strijd is met het individueel gemeentebelang, dan kunnen procedures warden vastgelegd (bijvoarbeeld in huishoudelijk regelement) op welke wijze hiermee am te gaan. De verstrengeling van belangen tussen CR en gemeente is in dan oak mm of meer inherent aan een gemeenschappelijke regeling. Dit valt oak terug te zien in de bezetting van het algemeen en dagelijks bestuur, waarbij dit wordt afgedwongen door de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Tenslotte merken wij op dat cultuur en gedrag van de betrokken tunctionarissen bij het functioneren van welk besturingsmodel dan oak ten alle tijden essentieel is. De vaordelen afwegend tegen de nadelen, alsmede de praktijkervaring met directieraden in oagschouw nemend, zijn wij van mening dat door de implementatie van het voorgestelde besturingsmodel een adequate gavernancesttuctuur bereikt kan warden.

5 Pagina 5 Mochten er vragen bestaan over de inhoud van deze notitie, dan zijn wij graag bereid deze nader toe te lichten. Hoogachtend, Ernst & Yo Accountants LLP j?hair RA