NBA 2 2 SEP Stuknummer: AI

Transcriptie

1 /tft i r - 7 GEMEENTE DEN HELDER INGEKOMEN Stuknummer: AI SEP Aan de gemeenteraden, Colleges van B & W en Gemeentesecretarissen van de Nederlandse gemeenten en aan de besturen van de gemeenschappelijke regelingen betrokken bij de gedecentraliseerde taken (hierna: het bestuur) P o s t b u s A D A m s t e r d a m A n t o n i o Vivaldistraat H P A m s t e r d a m T n b n b a. n l w w w. n b a. n l Datum Onderwerp Referentie Bijlage(n) 21 september 2015 Knelpunten Decentra- WGDC^OIS/l/MdH/KV lisaties vragen actie van gemeente en GR Doorkiesnummer Geachte bestuursleden, Sinds 1 januari 2015 zijn de decentralisaties van Jeugdwet, W M O 2015 en Participatiewet naar de gemeenten een feit. De implementatie is voorbij en de uitvoering is nu in volle gang. De decentralisaties confronteren gemeenten, gemeenschappelijke regelingen (GR'en) en zorgaanbieders met grote wijzigingen op het terrein van jeugd, zorg en werk. Het is derhalve een complexe stelselwijziging met: * overdracht van verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden;» nieuw lokaal beleid met een andere manier van werken (integrale aanpak en (boven) regionale samenwerking); * overdracht van budgetten met een forse bezuinigingsdoelstelling;» lokale kaderstelling (spelregels) door de individuele gemeenteraden met daarbij nieuwe vormen van verantwoording en controle op getrouwheid en rechtmatigheid. Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants NBA In de afgelopen periode hebben gemeenten zoals gebruikelijk de opdracht aan de accoun tants verstrekt om de jaarrekening 2015 te controleren. Die jaarrekening bevat vanwege de decentralisaties in het sociale domein grote, nieuwe bedragen waarvan de getrouwheid en rechtmatigheid moeten worden vastgesteld. Gezien de hierbij gesignaleerde knelpunten zal mogelijk meer dan voorgaande jaren, sprake zijn van niet goedkeurende controleverklaringen. Beter inzicht in 3D geldstromen, verplichtingen en geleverde prestaties gewenst Na het zomerreces 2015 maken wij vanuit onze rol graag met u de balans op. Zo heeft de NBA commissie voor de zorgsector 'Coziek' eind augustus een brief uitgebracht aan de besturen van alle GGZ, ouderen- gehandicapten- en jeugdzorginstellingen waarin zij ingaan op diverse knelpunten uit hoofde van de decentralisaties. 2 Veel van deze knelpunten raken ook gemeenten en GR'en. 1 B-28 van 2 september Voor de inventarisatie controleverklaringen jaarrekening 2014 van decentrale overheden zie Kamerstuk Zie de volgende link voor die Coziek-brief: Eerder hebben wij in een brief aan gemeenten tips gegeven voor het opstellen van accountantsprotocollen sociaal domein, hebben wij in een brief aan de VNG opgeroepen tot verdere uniformering en hebben wij ook aanbevelingen gedaan in verband met de risico's van decentralisaties in de Publieke managementletter Gemeenten 'Taak op taak risico op risico'.

2 Bij d e z e o r g a n i s a t i e s o n t v a n g e n wij o o k s i g n a l e n d a t d e a d m i n i s t r a t i e v e i n b e d d i n g v a n d e d e c e n t r a l i s a t i e s n o g o p v e e l p l e k k e n i n d e k e t e n (bij z o w e l d e c e n t r a l e o v e r h e d e n, d e S V B a l s z o r g a a n b i e d e r s ) n i e t o p o r d e is. D e b e d r i j f s v o e r i n g is w a t dit b e t r e f t n o g o n v o l d o e n d e robuust. W i j g e v e n e e n aantal v o o r b e e l d e n. Er lijken diverse knelpunten t e b e s t a a n ten a a n z i e n v a n d e j u i s t e e n v o l l e d i g e v e r a n t w o o r d i n g v a n (financiële) g e g e v e n s t u s s e n d e v e r s c h i l l e n d e partijen. Dit m a a k t d a t h e t v o o r d e d e c e n t r a l e o v e r h e d e n n o g o n z e k e r i s o f zij de getrouwheid en rechtmatigheid van baten en lasten van d e decentralisaties inde jaarrekening v o l d o e n d e k u n n e n o n d e r b o u w e n. Belangrijke v r a g e n hierbij zijn e n e r z i j d s d e v r a a g of de prestatie w a a r v o o r u betaalt isgeleverd ino v e r e e n s t e m m i n g m e t de a f s p r a k e n. A n d e r z i j d s b e s t a a t d e v r a a g o f u e e n a d e q u a a t i n z i c h t h e e f t i n d e financiële v e r p l i c h t i n g e n ; wat bent u d eketenpartner op 31 december 2015 nog verschuldigd? W i j adviseren u o m nu d eknelpunten o phet gebied v a n verantwoording e n controle systematische te inventariseren. De uitkomsten van deze inventarisatie kunnen o n d e r w e r p v a n gesprek zijn t u s s e n u,u w ketenpartners e n u w accountant. Hierbij k a n de a c c o u n t a n t zijn bevindingen vanuit de interim controle inbrengen. Gezamenlijk kan worden b e k e k e n w e l k e mogelijkheden e rbestaan ter oplossing v a n d ebestaande knelpunten e n w e l k e bijdrage d a a r a a n g e l e v e r d k a n w o r d e n, t e n e i n d e d e g e m e e n t e m e e r 'in control' k o m t. Knelpunten en focuspunten in het invoeringsjaar 2015 Duidelijk isdat de decentralisaties grote consequenties h e b b e n voor de N e d e r l a n d s e gem e e n t e n. I n d e a f g e l o p e n p e r i o d e h e e f t d e f o c u s g e l e g e n o p continuïteit v a n z o r g e n d e implementatie e n uitvoering v a n d eoperationele processen. Als a c c o u n t a n t s constateren wij dat op diverse o n d e r d e l e n duidelijke stappen zijn g e m a a k t. O o k in d euitwisseling v a n g e g e v e n s tussen g e m e e n t e n e n ketenpartners iser voortgang e n (concept) controleprotocollen w o r d e n uitgewerkt e n uitgewisseld. Echter er resteren diverse k n e l p u n t e n. Hierbij wordt ook steeds m e e r zichtbaar dat de eisen ten aanzien v a n getrouwheid e n rechtmatigh e i d n o g o n v o l d o e n d e zijn g e a n a l y s e e r d. V o o r h e t k o m e n d e k w a r t a a l is f o c u s o p v e r a n t woording en controle dan ook van groot belang. Belangrijke a a n d a c h t s p u n t e n hierbij zijn o n d e r m e e r : Zicht op de regels. I s e r e e n c e n t r a a l i n z i c h t b i j u w g e m e e n t e o p d e t o t a l e s e t a a n g e l d e n d e regels e n d e v o o r w a a r d e n die daarin zijn gesteld a a n de transacties m e t de k e tenpartners inhet sociaal d o m e i n? D e z e regels liggen vast ind emateriewetten enerzijds (landelijke) e n d elokale kaderstelling anderzijds ( v e r o r d e n i n g e n v a n d e R a a d o f Algemeen Bestuur en contracten met de ketenpartners). Zicht op de totale financiële geldstromen. F i n a n c i e r i n g g e s c h i e d t o p d i t m o m e n t n o g v e e l a l o p b a s i s v a n v o o r s c h o t t e n ; i s e r al v o l d o e n d e z i c h t o p g e l e v e r d e p r e s t a t i e s e n d a a r m e e d e w e r k e l i j k e financiële s i t u a t i e? Zicht op de rechtmatigheid van de uitgaven. H i e r b i j d i e n e n d e b o v e n g e n o e m d e s p e l regels inacht te w o r d e n g e n o m e n ; onder welke v o o r w a a r d e n w o r d e n d emiddelen definitief a a n d e z o r g a a n b i e d e r s / s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n e n / o f k e t e n p a r t n e r s t o e g e k e n d? H e t k o m t v o o r d a t ( m o g e l i j k o n b e d o e l d ) b e p a l i n g e n uit g e m e e n t e l i j k e v e r o r d e n i n g e n en/of contracten complexe eisen stellen (financieel e n niet-financieel) a a n verantwoording en controle (zowel vanuit perspectief van g e m e e n t e n als zorginstellingen).» Zicht op de wijze van verantwoording en controle. O p w e l k e w i j z e w o r d t e r v e r a n t woording door ketenpartners afgelegd? Uiteindelijk dient iedere g e m e e n t e over e e n controleerbare totaalverantwoording t ebeschikken. Hierbij k a n m e n afhankelijk zijn v a n verantwoordingen van regionale samenwerkingsvormen en d e prodcutieverantwoording v a n k e t e n p a r t n e r s. W i e r a p p o r t e e r t a a n w i e e n w a n n e e r e n w e l k e z e k e r h e i d krijgt d e g e m e e n t e d a a r b i j? W o r d e n d e z e c o n t r o l e s bij d e z o r g a a n b i e d e r s i n t e r n u i t g e v o e r d o f d o o r e e n e x t e r n e a c c o u n t a n t? Is er g e w a a r b o r g d dat d e t o e t s i n g s e l e m e n t e n uit d e g e l d e n d e s p e l r e g e l s g o e d z i j n v e r w e r k t in d e z e c o n t r o l e s? I n b e i d e g e v a l l e n v e r e i s t dit adequate controle-instructies voor zowel interne als externe controleurs. Pagina 2 van 5

3 " Zicht op informatieverstrekking effectiever maken. T h a n s b e r e i k e n o n s s i g n a l e n d a t vanuit u w ketenpartners en zorgaanbieders gemeenten, gezien de wijzigende registratieregels e n de grote diversiteit a a n gemeentelijke verordeningen e n contracteisen, e e n forse wissel trekken op de administratieve functie van zorginstellingen en overige ketenpartners. Dit gaat g e p a a r d m e t risico's r o n d o m d eb e t r o u w b a a r h e i d v a n i n f o r m a t i e aanlevering door zorginstellingen en ketenpartners aan gemeenten. E e n complicerende factor is hierbij dat g e g e v e n s u i t w i s s e l i n g via het g e m e e n t e l i j k g e g e v e n s k n o o p p u n t ( G G K ) n o g niet a d e q u a a t functioneert. O o k de problematiek r o n d o m de v e r a n t w o o r d i n g van d ep G B - m i d d e l e n v o r m t e e n punt v a n aandacht. Onduidelijk isinhoeverre de k e tenpartners instaat zijn o m over controleerbaar a a n de g e t r o u w h e i d s - e n m e t n a m e rechtmatigheidsvereisten te voldoen. Het isv a n belang dat u vanuit het gemeentelijke totaaloverzicht, kennis n e e m t van deze signalen en deze vertaalt naar mogelijkheden tot herstel e n bijsturing. Zicht op de kwaliteit van de gemeentelijke bedrijfsvoering. H o e i s d e i n t e r n e o r g a n i satie, administratieve organisatie e n interne controle m e t betrekking tot t o e k e n n i n g v a n zorg, z o w e l de zorg in natura, d ep G B ' s als de t o e k e n n i n g inhet kader v a n participatie/ re-integratie? Is er v o l d o e n d e beheersing e n d o c u m e n t a t i e r o n d o m de criteria recht, hoogte, duur binnen de g e m e e n t e l i j k e organisatie? Isd e z e informatie d u s d a n i g geregistreerd dat er e e n koppeling kan w o r d e n gelegd m e t de verantwoording v a n de z o r g a a n b i e d e r s? Is d e z e i n f o r m a t i e v o l d o e n d e o m e e n o o r d e e l t e v o r m e n o v e r d e g e t r o u w heid e n rechtmatigheid v a n de verantwoorde lasten? Actieplan 4 kwartaal: uitwerking topdown 'verantwoording en controlescan' e W i j r o e p e n u o pprioriteit te g e v e n a a n e e n actieplan v o o r het 4 k w a r t a a l v a n dit j a a r o m i n 'in control'te r a k e n o p a l l e g e t r o u w h e i d s - e n r e c h t m a t i g h e i d s a s p e c t e n v o o r t v l o e i e n d u i t d e decentralisaties. U w doelstelling isi m m e r s dat u inhet kader v a n de gemeentelijke jaarrekening kan vaststellen dat de bedragen gerelateerd a a n de decentralisaties getrouw w o r d e n v e r a n t w o o r d e n d a t d e d a a r a a n t e n g r o n d s l a g l i g g e n d e financiële t r a n s a c t i e s r e c h t m a t i g t o t s t a n d z i j n g e k o m e n. O m d a a d w e r k e l i j k 'in control'te r a k e n a d v i s e r e n w i j u d e v o l g e n d e a c t i e s e n / o f a a n d a c h t s p u n t e n uit te v o e r e n, u i t e r a a r d v o o r z o v e r c o n c r e e t in u w situatie a a n de orde: e Normenkader. U i t w e r k e n v a n h e t t o t a a l o v e r z i c h t a a n g e l d e n d e r e g e l s. W a t i s h e t g e l dende normenkader (zowel extern de betreffende materiewetten als de gemeentelijke r e g e l g e v i n g / v e r o r d e n i n g e n i n dit k a d e r ) w a a r b i j a a n v u l l e n d n o r m e n k u n n e n z i j n o p g e n o m e n inonderliggende contracten. ' Toetsingskader. V e r t a l e n v a n d i t n o r m e n k a d e r n a a r e e n t o e t s i n g s k a d e r. W e l k e e l e m e n t e n zijn er o p g e n o m e n ind e spelregels die nader m o e t e n w o r d e n getoetst i n het k a d e r v a n g e t r o u w h e i d e n financiële r e c h t m a t i g h e i d ( r e c h t, h o o g t e, d u u r ) v a n d e v e r a n t w o o r d e financiële s t r o m e n i n d e j a a r r e k e n i n g?» Totaaloverzicht financiële stromen. U i t w e r k e n t o t a a l o v e r z i c h t v a n d e financiële s t r o m e n per deel wet/ regelgeving (Jeugd, W M O en Participatie) e n w a a r mogelijk naar soorten zorg o f uitkering (zowel inkomsten e n uitgaven). Koppeling financiële stromen met externe partijen en inzicht in status verantwoording en controle. V e r v o l g e n s e e n n a d e r e a n a l y s e v a n d e financiële s t r o o m p e r deel wet. E e n deel v a n het proces vindt buiten de g e m e e n t e plaats. M e t deze analyse e n k o p p e l i n g o n t s t a a t i n z i c h t in w e l k d e e l dit betreft dit e n w e l k e ( b e l a n g r i j k e ) z o r g a a n bieders, ketenpartners dan wel s a m e n w e r k i n g s v o r m e n w o r d e n onderkend. V e r v o l g e n s is h e t v a n b e l a n g n a t e g a a n i n h o e v e r r e d e g e m e e n t e a f s p r a k e n h e e f t g e m a a k t ( i n h e t c o n t r a c t o fin e e n v e r a n t w o o r d i n g s - e n c o n t r o l e p r o t o c o l ) m e t d e z e partijen o v e r d e v e r a n t w o o r d i n g v a n d ep r o c e s s e n / k o s t e n die buiten de g e m e e n t e zijn geplaatst e n w e l k e zekerheid daarbij wordt verstrekt. O p d e z e wijze wordt inzicht v e r k r e g e n inh o e v e r r e d e g e m e e n t e tijdig d e j u i s t e i n f o r m a t i e krijgt v a n d e k e t e n p a r t n e r s o v e r d e u i t v o e r i n g v a n het beleid, de voortgang v a n uitvoering v a n de contractuele afspraken, hoe e e n e n a n d e r v o l d o e n d e m e e t b a a r i s e n d e financiële b e h e e r s i n g ( g e t r o u w h e i d e n r e c h t m a t i g h e i d ) k a n w o r d e n g e w a a r b o r g d. Financiële b e h e e r s i n g h e e f t d a a r b i j d e e e r s t e p r i o r i t e i t v o o r , m a a r o o k de overige e l e m e n t e n zijn v a n belang o m tot e e n g o e d e b e h e e r s i n g voor begroting e n realisatie te k o m e n. Pagina 3 van 5

4 1 Koppeling financiële stromen met interne afdelingen en inzicht in s t a t u s verantwoording en controle. W i j a d v i s e r e n u i n z i c h t t e v e r k r i j g e n i n d e p r o c e s s e n i n z a k e d e centralisaties w e l k e w o r d e n uitgevoerd d o o r d e g e m e e n t e zelf. Hierbij is e e n i n v e n t a r i satie v a n risico's e n b e h e e r s m a a t r e g e l e n v a n belang ter w a a r b o r g i n g v a n d e b e t r o u w b a a r h e i d e n i n t e g r i t e i t v a n h e t cliëntregistratiesysteem e n t e o n d e r k e n n e n s u b administratie. T e n o e m e n vallen P G B en zorg innatura ( W m o, Jeugd e n participatie/reintegratie) e n overige uitgaven. Hierbij k a n uitvoering v a n verbijzonderde interne control e w e r k z a a m h e d e n o p d e w e r k i n g v a n d e z e geïdentificeerde b e h e e r s m a a t r e g e l e n d e kwaliteit v a n het proces verhogen. O p basis van bovenstaande informatie kan een "verantwoordings- en controlescan" worden uitgevoerd. In deze scan analyseert u voor w e l k e onderdelen d einterne/externe partijen in staat zijn o m te v o l d o e n a a n de v e r a n t w o o r d i n g s - en controle vereisten en v o o r w e l k e o n d e r d e l e n niet. D e z e v e r a n t w o o r d i n g e n c o n t r o l e s c a n k a n de basis v o r m e n v o o r e e n plan v a n a a n p a k i n z a k e d e g e v o l g e n v a n m o g e l i j k e h i a t e n die uit d e z e s c a n b l i j k e n. Het isv a n belang dat u w organisatie op basis v a n d e'verantwoordings- en controlescan' in o v e r l e g t r e e d t m e t d e p a r t i j e n o m v a s t t e s t e l l e n o f r e p a r a t i e v a n d e l e e m t e s h a a l b a a r is e n b i n n e n w e l k e t i j d s l i j n e n. I n d i e n r e p a r a t i e n i e t m o g e l i j k blijkt, a d v i s e r e n w i j u i n o v e r l e g t e treden met u w controlerend accountant. Er kan dan met u w accountant een analyse worden opgesteld over de ontstane situatie, d eimpact op de inhoud van de accountantscontrol e e n d e m o g e l i j k e i m p a c t o p h e t o o r d e e l v a n u w a c c o u n t a n t bij u w j a a r r e k e n i n g. Overigens heeft u w R a a d d emogelijkheid o m ten aanzien van de eigen gemeentelijke regels, zoals o p g e n o m e n inde verordeningen, alsnog t ebesluiten deze voor t e v e r s o e pelen. E e n dergelijke besluit dient w e l v o o r 31 d e c e m b e r te w o r d e n g e n o m e n. V o o r de e i s e n die zijn o p g e n o m e n in het contract kunt u e e n a d d e n d u m opstellen o m p r a g m a t i s c h e o p l o s s i n g e n v o o r d e s i t u a t i e i n o v e r e e n t e k o m e n. In d e m o d e l o p l e g g e r z o r g a a n b i e d e r s w o r d e n a a n d a c h t s p u n t e n g e n o e m d d i e u i n e e n d e r g e l i j k a d d e n d u m bij h e t contract zou kunnen opnemen. Gebruik modeloplegger zorgaanbieders Z o a l s h i e r v o o r g e s c h e t s t e n uit s i g n a l e n v a n a c c o u n t a n t s v a n z o r g a a n b i e d e r s blijkt d a t e r zoveel onduidelijkheden zijn dat het belangrijk iso m daarover m e t de betreffende z o r g a a n bieders inoverleg te treden. Als handvat voor dat overleg islandelijk door d e Vereniging N e d e r l a n d s e G e m e e n t e n ( V N G ) ins a m e n w e r k i n g m e t de werkgroep rechtmatigheid v a n V W S, d ebrancheorganisaties inde zorg e n d en B A e e n 'model-oplegger' opgesteld. D e z e is e i n d a p r i l d o o r d e V N G v e r z o n d e n e n k a n a l s b a s i s d i e n e n v o o r h e t l o k a l e o v e r l e g tussen d eg e m e e n t e n, G R ' e n en de zorgaanbieders. D e landelijk m e e s t v o o r k o m e n d e knelpunten zijn hierin a a n de orde gesteld inclusief e e n mogelijke oplossingsrichting. Let wel: d emodeloplegger kan slechts als basis dienen voor het overleg. N a d e r e uitwerking is afhankelijk v a n de lokale-/ regionale situatie e n keuzes v a n de gesprekspartners. 3 F o c u s is noodzakelijk Wij roepen u op o m o pkorte termijn eerder g e n o e m d e 'verantwoordings- e n controlescan' uit t e v o e r e n. D a a r b i j zijn w i j o n s e r v a n b e w u s t d a t in h e t i m p l e m e n t a t i e j a a r n o o d z a kelijke b e h e e r s m a a t r e g e l e n n o g niet altijd g e b o r g d z u l l e n zijn. J u i s t e e n d e r g e l i j k e s c a n k a n e e n b i j d r a g e l e v e r e n a a n h e t b e e l d w e l k e b e h e e r s m a a t r e g e l e n n o g geëffectueerd m o e t e n w o r d e n m a a r o o k w a t n o g d e specifieke k n e l p u n t e n zijn v o o r u w g e m e e n t e v o o r b o e k j a a r Het biedt e e n basis o m aanvullende maatregelen en w e r k z a a m h e d e n te treffen e n uit te v o e r e n. Hierbij b e s t a a t o o k d e m o g e l i j k h e i d tot h e t i m p l e m e n t e r e n e n s p e c i f i e k m a k e n v a n d e m o d e l o p l e g g e r als a d d e n d u m op d e b e s t a a n d e verordeningen/contracten. Dit n a tuurlijk in a f s t e m m i n g m e t d e g e m e e n t e r a a d e n d e b e t r e f f e n d e k e t e n p a r t n e r ( s ). Zie ook de oproep v a n de V N G o m de modeloplegger te gebruiken 3 Pagina 4 van 5

5 De timing is hierbij cruciaal, er valt weinig tijd meer te verliezen. Een en ander ook met het oog op het jaar 2016 waarbij de uitdaging zal liggen in het meer vooraf voorkomen van de knelpunten en het beter inzicht verkrijgen in de financiële effecten van de decentralisaties. Graag gaat uw accountant met u het gesprek aan over de uitkomsten van de 'verantwoordings- en controlescan' en de gevolgen voor de accountantscontrole. De verwachting be staat dat er financiële stromen zijn waarbij de knelpunten in controle- en verantwoording voor 2015 onoplosbaar blijken. De gevolgen voor de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening zijn afhankelijk van uw specifieke regels en de beschikbare informatie. Be langrijk is dat deze fouten/onzekerheden worden gekwantificeerd en geïsoleerd. Mogelijk heeft dit impact op de strekking van de controleverklaring. In de controleverklaring en het accountants vers lag worden de bevindingen nauwkeurig gekwantificeerd en beschreven. Dit stelt de raad, het college en de organisatie in staat specifiek op deze bevindingen herstelmaatregelen naar de toekomst in te richten. om Wij willen hierbij benadrukken dat het proces van en een effectieve communicatie zelf cruciaal zijn. Het is van belang dat het college de raad tijdig meeneemt in de knelpunten rondom de controle- en verantwoording en de hieruit voortvloeiende gevolgen voor het tijdspad van de controle en de inhoud van de controleverklaring. Hierbij valt dus niet uit te sluiten dat de te verstrekken controleverklaring, meer dan voorgaande jaren, niet goedkeurend zal zijn. Ook valt niet uit te sluiten, mede vanwege de grote afhankelijkheid van de verantwoor ding door de ketenpartners, dat het tijdspad voor de jaarrekening en de controle daarvan nadelig wordt beïnvloed. Graag gaat uw accountant met u het gesprek aan om te bezien welke verdere uitwerking of oplossingen er mogelijk zijn. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en wensen u succes toe bij het in gang zetten van deze acties. Drs. R.B.M. Mul M P A mv drs. M.H. de Hair RA Director Public Trust Voorzitter Werkgroep Decentrale Overheden (WGDO) Pagina 5 van 5