agrico.nl/mvo Say sustainable, sayagrico. Referentiematrix ISO Een duurzame coöperatie, een duurzaam product. Werkgroep MVO Agrico

Transcriptie

1 sustainable, Referentiematrix ISO Een duurzame coöperatie, een duurzaam product. Werkgroep MVO Agrico

2 sustainable, Disclaimer 2013, Agrico B.V. Emmeloord Auteur: R. Vernooij Referentiematrix ISO Een duurzame coöperatie, een duurzaam product. Werkgroep MVO Agrico Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook en evenmin worden opgeslagen in een databank met als doel een terugzoek mogelijkheid te verschaffen aan derden zonder voorafgaande toestemming van Agrico B.V. of de auteurs. 3

3 Inhoudsopgave 01 Inleiding 3 02 Zelfverklaring ISO Wie is Agrico? 6 04 Scope MVO project 2012/ MVO principes 9 1. Agrico legt rekenschap af over effecten op de maatschappij, de economie en het milieu 9 2. Agrico is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving Agrico gedraagt zich ethisch Agrico respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in Agrico respecteert de geldende wet- en regelgeving Agrico respecteert de internationale gedragsnormen Agrico respecteert en erkent de universele mensenrechten Stakeholders Hoe heeft Agrico haar stakeholders geïdentificeerd? Wie zijn de stakeholders van Agrico? Waarom en waarbij betrekt Agrico haar stakeholders? Kernthema s Geef aan waar Agrico bij het bepalen van relevante onderwerpen naar heeft gekeken Welke onderwerpen (kernthema s) zijn relevant? Welke criteria heeft Agrico gebruikt bij het bepalen van significante onderwerpen? Welke onderwerpen zijn significant? Welke criteria heeft Agrico gebruikt bij het bepalen van prioritaire onderwerpen? Welke onderwerpen hebben prioriteit? Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? Toelichting op de prioriteitsstelling Geef aan welke stakeholders, en op welke wijze, Agrico heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer Welke organisaties bevinden zich in Agrico s invloedssfeer en hoe verhouden die zich tot Agrico? Op welke manier stimuleert Agrico maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Gepaste zorgvuldigheid (Due dilligence) Op welke manier beoordeelt Agrico (potentiële) negatieve effecten van de eigen activiteiten en besluiten op maatschappij, milieu en economie? Op welke manier beoordeelt Agrico (potentiële) negatieve effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op maatschappij, milieu en economie? Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd bij Agrico? Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft Agrico geïdentificeerd? Missie, visie, beleid en strategie Op welke wijze heeft Agrico richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? Ontwikkelen van draagvlak en competenties Op welke manier creëert Agrico draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid, binnen en buiten de organisatie? Op welke manier ontwikkelt Agrico de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures Op welke manier heeft Agrico haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Communicatie en rapportage Criteria voor communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid Op welke manier communiceert Agrico over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? Rapporteert Agrico over MVO via een maatschappelijk verslag? a) Zijn er conflicten of meningsverschillen met stakeholders? Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Op welke manier monitort Agrico haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? Hoe heeft Agrico haar prestaties op relevante thema s beoordeeld? Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? a) Welke verbeteringen of successen heeft Agrico bereikt? 39 b) Welke doelen zijn nog niet bereikt? Selecteren van MVO-initiatieven en -instrumenten Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt Agrico deel? Welke punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief (ISO-26000)? Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief?

4 01 Inleiding Leeswijzer In dit document geven wij u antwoord op de 40 vragen van de ISO zelfverklaring (de zogenaamde referentiematrix). Indien nodig wordt verwezen naar bronnen voor aanvullende informatie. Waar mogelijk zijn de antwoorden met voorbeelden geïllustreerd. In het najaar van 2012 heeft directie en MT van Agrico Ekwadraat heeft als taakstelling er mede voor te zorgen Verklarende begrippenlijst besloten om Duurzaamheid op te nemen in haar strate- dat Agrico haar doelstelling, een zelfverklaring ISO-26000, gische beleidsbepaling. Maatschappelijk verantwoord in 2013 uitvoert en behaalt. PD Phyto sanitaire dienst ondernemen moet een ondersteunende en blijvende In dit verslag vindt u een weergave van de referentie- NAK Nederlandse algemene keuringsdienst pijler binnen de toekomstige bedrijfsvoering worden. matrix, welke een onderdeel is van de zelfverklaring Skal Controlerende Organisatie voor biologische producten ISO Er is gekozen om deze matrix in verslagvorm MVO Maatschappelijk verantwoord ondernemen Betrokkenheid in milieu (planet), maatschappelijke weer te geven. Hierbij wordt aan de hand van 40 vragen ISO International Organization for Standarization ontwikkeling (people) en economische ontwikkeling concreet antwoord gegeven hoe uitvoering wordt NEN Nederlandse Normalisatie-instituut (profit) behoren tot het business DNA van een moderne gegeven aan MVO-beleid bij Agrico. Hierbij worden GMP Good Manufacturer practices onderneming. Een onderneming die haar verantwoor- voorbeelden, uitleg en bronweergave vermeld. GlobalG.A.P. Wereldwijd Good agricultural practices delijkheid durft te nemen, een dialoog met haar MT Management Team stakeholders aangaat en gezamenlijk bouwt aan een We hopen dat u met evenzoveel waardering en leesplezier NPR C1:2012 Nederlandse praktijkrichtlijn 9026: Handleiding zelfverklaring NEN-ISO duurzame toekomst. het verslag gaat lezen als waarmee de MVO-werkgroep OR Ondernemingsraad energie, inzet en kennis heeft bijgedragen. LTO Land- en tuinbouworganisatie (brancheorganisatie) Hierbij wordt een onderneming geacht zichzelf doelen Directie, MT en werkgroep MVO van Agrico zijn er echter HR Human Resource te stellen vanuit een startsituatie, waarbij de organisatie van doordrongen dat werken aan een maatschappelijk samen met haar stakeholders een route uitzet, die zowel voor het bedrijf als voor de betrokkenen laat zien dat er met overtuiging en inzet, mens en middelen worden gemobiliseerd om de MVO doelstellingen kracht bij te zetten. Agrico gaat MVO nadrukkelijker op de kaart zetten. Dat gaat zij doen vanuit een gecentraliseerde situatie waarbij in 2013 in eerste instantie het hoofdkantoor in Emmeloord als startsituatie wordt aangegrepen, om zich van daaruit de komende jaren verder te ontwikkelen. In de nabije toekomst wil Agrico een verdere uitrol maken verantwoorde onderneming een continu proces is. MVO is geen eenmalige actie, maar moet een voortdurend proces op gang brengen waarin de hele organisatie en haar stakeholders moeten participeren. sustainable, ISO sustainable, naar ketenpartners zoals dochterbedrijven, aangesloten leden-telers en logistieke dienstverleners. 7 kernthema s focusgebieden Bestuur van de organisatie Mensenrechten Arbeidsrechten Milieu Eerlijk zaken doen Consumenten aangelegenheden Betrokkenheid in ontwikkeling van de gemeenschap Om een begin te maken met MVO, is er een werkgroep opgericht vanuit verschillende functiegebieden binnen het hoofdkantoor van Agrico. Daarnaast heeft Agrico een alliantie gezocht in het vormgeven van haar MVO doelstellingen door Ekwadraat uit Leeuwarden te Focusgebieden Agrico relationship, relationship, human capital, human capital, energy reduction, waste reduction, social and social involvement, relationship, social and social involvement relationship, social and social involvement, benoemen als MVO-partner. social and social involvement, Cross-reference tabel tussen de 7 kernthema s ISO en focusgebieden Agrico. 6 7

5 02 Zelfverklaring ISO Wie is Agrico? Zelfverklaring NEN-ISO 26000: NPR C1:2012 van Agrico Als het om aardappelen gaat, bent u bij Agrico aan het juiste adres. potato, say Agrico. Maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties Agrico is een grote, krachtige, coöperatieve organisatie. Het kweken en telen van een kwaliteitsproduct passend bij de specifieke eisen en omstandigheden van de klant, waar ook ter wereld, dat is de inzet van Agrico. Ondergetekende, de heer J.J. van Hoogen, algemeen directeur Agrico, verklaart NEN-ISO 26000: NPR C1:2012, Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties toe te passen bij al haar organisatieonderdelen en dit te hebben onderzocht en beoordeeld aan de hand van het proces beschreven in NPR C1:2012. De organisatie verklaart de principes en richtlijnen van NEN-ISO 26000: NPR C1:2012 toe te passen en te borgen dat dit bij voortduring het geval zal zijn. In het kader van deze zelfverklaring wordt dat minimaal eenmaal per jaar onderzocht en beoordeeld. De organisatie geeft met deze zelfverklaring een onderbouwing en uitwerking van de gemaakte keuzes ten aanzien van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid op de volgende gebieden. 1. Onderschrijven en toepassen van de zeven principes van MVO. 2. Identificeren en betrekken van stakeholders. 3. De zeven MVO-kernthema s en 37 MVO-onderwerpen. 4. Integratie van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie. De resultaten van het onderzoek zijn te vinden op Naam organisatie: Agrico Locatie: Emmeloord Straat en huisnr.: Duit 15 Postcode en woonplaats: 8305 BB Emmeloord Die specifieke eisen hebben onder andere betrekking op de kwaliteitseisen van de aardappel. Daarom voldoet Agrico aan diverse kwaliteitsnormen zoals GMP en SKAL (Bio) alsmede ook haar aangesloten leden voldoen aan o.a. GlobalG.A.P. (consumptieteelt) en de NAK-norm voor pootgoed. Waardevolle kwaliteitscertificaten die u zekerheden bieden. Maar in onze visie zeggen ze onvoldoende over principes en richtlijnen in Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en dat is ook iets wat wij belangrijk vinden. De aardappel is een duurzaam product en wij streven naar een duurzame productiewijze. De ISO is een internationale richtlijn die speciaal is ontwikkeld om duurzaam ondernemen in de praktijk te brengen. ISO geeft antwoord op het wat en hoe van MVO. Agrico onderschrijft de principes en richtlijnen van ISO volledig. Het hoofdkantoor in Emmeloord coördineert de verkoop en introductie van nieuwe rassen. Agrico werkt intensief samen met een uitgebreid internationaal netwerk van dochterondernemingen en deelnemingen in Nederland, Frankrijk, Groot-Brittannië, Polen, Italië, Zweden, Finland, Roemenië, Slovenië en Canada. Bovendien heeft Agrico vertegenwoordiging in bijna alle pootgoed importerende landen ter wereld. Foto 1.1 Hoofdkantoor Agrico in Emmeloord Agrico is een coöperatieve vereniging van aardappeltelers die door een fusie in 1973 is ontstaan. De Agrico-groep is een coöperatieve onderneming van telers die aardappelen kweekt, teelt, verpakt en vermarkt. De coöperatie heeft ten doel om de tot haar best mogelijke inzicht en middelen de wereldwijde vermarkting van het product van haar leden te verzorgen en daarmee de hoogst mogelijke uitbetaalprijs voor haar producten te realiseren. Daarbij ondersteunt de organisatie haar leden intensief tijdens de teelt, het sorteren en de bewaring om dit op een maatschappelijke verantwoorde en duurzame wijze uit te voeren. Coöperatie Agrico U.A. Jan van Hoogen algemeen directeur Met een totaal van ruim 900 leden, diverse dochterbedrijven en deelnemingen in binnen- en buitenland, een fysieke omzet van ca ton aardappelen per jaar, een geconsolideerde netto-omzet van ca mln/jaar en ca. 190 werknemers, is Agrico een wereldspeler op het gebied van de vermarkting van aardappels. Datum en plaats: 1 juli 2013, Emmeloord 8 9

6 Agrico B.V. Algemeen directeur 04 Scope MVO project 2012/2013 Secretaresse MT Personal assistant MT lid Finance & Control MT lid Com. consumptie MT lid Com. pootgoed MT lid Operations Dochters In een strategische heroriëntatie van de organisatie (strategiefocus ) heeft Agrico besloten MVO (maatschappelijk verantwoord ondernemen) Coördinator F&C ICT Coördinator Com. consumptie CMC Coördinator Com. pootgoed Analist operations Coördinator Logistiek Coördinator Teelt nadrukkelijker en zichtbaarder als beleidsonderdeel mee te nemen in de operationele uitvoering. Maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt vaak Goederenstroom Juridische Commercie Debiteuren zaken Rassenintroductie Crediteuren Klachten Hoofd Personeelszaken Facilitaire dienst Alg. secretariaat Projecten Balie en kantine Postkamer Controller SPV Fig. 1.1 Organogram Agrico per Met de voorliggende zelfverklaring kunnen wij aantonen dat wij de principes en richtlijnen van ISO toepassen. Deze zelfverklaring is opgesteld conform de NEN richtlijn NPR C1:2012. Die handtekening hebben wij eronder gezet, omdat wij de kernthema s van ISO optimaal in onze bedrijfsvoering integreren. Voor 2012 deden we ad hoc aan MVO (afval scheiden, energie besparen), maar het werd niet structureel in onze werkzaamheden meegenomen. Sinds 2012 voeren we MVO structureel in onze bedrijfsvoering en wordt MVO bij alle bedrijfsbeslissingen meegenomen. Daarbij hebben we de focus in eerste instantie op ons hoofdkantoor liggen en kiezen we bewust voor een aantal kernthema s en speerpunten. Vanaf 2013 verleggen we de scope naar de keten. Commercie Rassenintroductie Klachten Telerslogistiek Afnemerslogistiek Exportdocumenten Daarin past de ontwikkeling van een beleidsplan Duurzame aardappelketen die een basis vormt voor een uitvoerend beleid tot Wij zijn transparant in de besturing van onze organisatie, doen zaken op basis van eerlijkheid, vertrouwen en heldere afspraken. Wij behandelen mensen gelijkwaardig, bevorderen hun deelname aan het arbeidsproces en zorgen ervoor dat arbeidsomstandigheden en werkrelaties optimaal zijn. Bovendien onderstrepen wij met ISO dat wij het milieu actief willen verbeteren en werken aan duurzame oplossingen. Dat we onze leden, leveranciers en klanten respecteren en luisteren naar hun suggesties. En dat wij betrokken zijn bij de gemeenschap in onze omgeving. Bron: Zelfverklaring ISO op www. en Referentieverslag Agrico 2012/2013 op www. Buitendienst PTA Binnendienst PTA samengevat onder de veel gebruikte term duurzaamheid. Hieronder valt alles wat continuïteit van huidige activiteiten zeker stelt. Over het algemeen wordt hierbij gekeken naar: People, Planet & Profit. Werken aan duurzaamheid komt voort uit een grote maatschappelijke betrokkenheid en de dialoog met stakeholders. Binnen Nederland hebben steeds meer bedrijven en organisaties een duurzaamheidsbeleid en gaan dit ook uitdragen. Agrico is in 2012 begonnen met het actief invullen van een MVO-beleid. Voordien werd er al aan MVO gedaan (afval scheiden, energie besparen), maar niet in alle bedrijfsbeslissingen werd MVO meegenomen. Vanuit de focus op het hoofdkantoor wil men vanaf 2013 de scope verleggen naar de keten. Daarin past de ontwikkeling van een beleidsplan Duurzame aardappelketen die een basis vormt voor een uitvoerend beleid tot De scope voor 2012/2013 betrekt zich in eerste instantie op het hoofdkantoor van Agrico op het volgende adres; Agrico BV, Duit 15, 8305 BB in Emmeloord

7 05 MVO principes Het afleggen van rekenschap is binnen het systeem van ISO opgebouwd op basis van zeven kernthema s binnen MVO. In dit hoofdstuk worden de MVO principes benoemd en hoe die principes invloed hebben op Agrico. Als ondersteuning hierbij gebruikt Agrico haar 7 x 7 duurzaamheidsmodel ter illustratie. 7 kernthema s focusgebieden Bestuur van de organisatie ISO Verantwoordelijkheid 2. Transparantie Mensenrechten Arbeidsrechten 1. Agrico legt rekenschap af over effecten op de maatschappij, de economie en het milieu Agrico legt rekenschap af voor gevoerd beleid aan haar leden via de Raad van beheer en de ledenraad en daarnaast financiële rekenschap middels een financieel jaarverslag. In de toekomst wil Agrico door middel van een ISO zelfverklaring en een MVO-jaarverslag ook maatschappelijke rekenschap afleggen. Agrico heeft de analist operations en de werkgroep MVO binnen de organisatie aangewezen om samen met Ekwadraat invulling te geven aan haar MVO beleid. Jaarverslagen ( Milieu Eerlijk zaken doen Consumenten aangelegenheden Duurzaamheid MVO-principes Betrokkenheid in ontwikkeling van de gemeenschap dan die je eerst had. Je oude verkitting is weg en de verdichting wordt al gauw groter dan vóór het diepwoelen. De sleutel ligt bij het voorkómen van verdichting. Dat komt neer op verlaging van wiellasten. Van den Akker wijst erop dat verdichting van de ondergrond maar deels kan worden opgeheven. Om verdichting te voorkomen is volgens Van den Akker ook ploegen met een wiel in de voor Van Hoogen: indicatieprijs nu transparanter DOOR JAN ENGWERDA P INTERVIEW Jan van Hoogen ootgoedhandelshuis Agrico publiceert een indicatieprijs van 27 euro per 100 kilo voor de oogst van De prijs is voor het eerst gebaseerd op de sortering 00-opwaarts. Voorheen werd de indicatieprijs vermeld voor de pootgoedmaat 28/55. Directeur Jan van Hoogen legt uit waarom Agrico dit verandert. Waarom wordt de ondermaat en de bovenmaat nu meegenomen in de indicatieprijs voor pootaardappelen? We hadden vorig jaar op de telersvergaderingen discussie over de transparantie van de gepubliceerde pootgoedprijs. Veel telers vinden die niet helder. Sommige rassen geven veel bovenmaat en ongewenst. Wat je daarmee doet is ter plekke een ploegzool creëren. Dat traditionele ploegen is niet goed. Bovenover ploegen is beter. Ik vind het doodzonde dat niet al 20 jaar geleden boven over ploegen de standaardmethode is geworden. Een zware trekker op een brede band maakt een diepe ploegzool. Hoe dieper die zit, hoe moeilijker het herstel. Komt de verdichting onder de 60 centimeter, dan wordt die onherstelbaar. 2. Agrico is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving Jan van Hoogen Foto RB andere juist minder. Daarom publiceren we nu de indicatieprijs op basis van alle geleverde aardappelen. We gaan kijken hoe dit valt bij onze telers. Servië produceert tot ton ruwe suiker per jaar, waarvan ruim de helft door Sunoko. Servië mag onder de huidige regeling jaarlijks ton suiker exporteren naar de EU. Directeur Ljubisa Radenkovic van Sunoko verwacht dat de export fors stijgt als de quotering wegvalt, zegt hij in een interview met persbureau Agra Europe. De grotere export stimuleert onze eigen suikerproductie. We Wat is het voordeel? Iedere teler weet hoeveel aardappelen hij heeft geleverd. Met deze indicatieprijs krijgt hij een betere indruk van zijn financiële opbrengst per hectare, dan wanneer we de prijs alleen bepalen op basis van de pootgoedmaat. Bij de bepaling van de definitieve prijs in juli maken we wel een onderscheid. De nieuwe werkwijze drukt de indicatieprijs, lijkt me. Dat klopt. De ondermaat en de bovenmaat brengen dit seizoen een hogere prijs op dan vorig seizoen, maar halen niet de pootgoedprijs. Wat zou de indicatieprijs zijn geweest op basis van sortering 28/55? Dat hebben we niet uitgerekend. Maar die zou hoger zijn uitgevallen dan de 27 euro op basis van 00-opwaarts. Handelshuizen hanteren hun eigen criteria om de gemiddelde prijs te bepalen. Het maakt vergelijken onmogelijk, dat is niet transparant. We hopen dat onze werkwijze wordt overgenomen en bijdraagt aan een betere transparantie. Vorig jaar werd in Servië hectare bieten geteeld. kunnen de telers een bietenprijs betalen die goed kan concurreren met de telersprijzen voor andere industriële gewassen. De akkerbouwers in Servië teelden vorig jaar hectare suikerbieten. In Nederland is vorig GrainCorp akkoord met overname door ADM Sydney GrainCorp is akkoord met overname door graanhandelshuis Archer Daniels Midland (ADM). ADM betaalt 3,1 miljard dollar (2,6 miljard euro). De deal moet nog wel worden goedgekeurd door mededingingsautoriteiten. Het krijgen van toestemming uit China zou enige tijd kunnen vergen, aldus ADM. GrainCorp wees maandenlang overnamevoorstellen van ADM af. Australië wil schulden boeren verlichten Canberra De Australische regering wil met een serie maatregelen boeren met hoge schulden helpen. Zo kunnen boeren met steun van de overheid leningen tot Australische dollar ( euro) afsluiten tegen een lage rente. Volgens landbouwminister Joe Ludwig is de maatregel nodig, omdat de hoge waarde van de Australische dollar de export drukt terwijl grondprijzen zijn gedaald. meer geproduceerd. Serv deze regio de grootste sui ducent geworden. Alleen h tenrijkse suikerbedrijf A Foto RB en het Kroatische Viro zij concurrenten voor Sunok vië heeft als grote voordeel is omringd door landen die moeten importeren. Een ander pluspunt v Servische sector is dat de steeds meer suiker verbru voor de productie van etha toekomst haar bedrijfsvoering (procedures en regels) Besluiteloosheid rond stuifbestrijding vastleggen in een kwaliteitshandboek. remt Een Arbeids- innovatie Agrico is transparant over besluiten en activiteiten. een ontheffing voor mest als stuifdek, na een lobby van LTO. Dat remt het gebruik van alternatieven als papierpulp (Stesam) en magnesiumlignosulfaat (Nodust Agri). Beide producten zijn evenals rundveedrijfmest goede stuifbestrijders, maar ze zijn duurder. Daarom wachten veel boeren tot de vrijstelling wordt afgegeven. Definitief toestaan van drijf- Hierover wordt via Raad van beheer, De akkerbouw ledenraad, is gebaat leden- bij vergaderingen, ACHTERGROND nieuwsbrieven, een het besluit Agrico over magazine stuifbestrijding. De overheid Potato DOOR HARMA en DRENTH de website van Agrico gecommuniceerd. moet of rundveedrijfmest Zo is tofstormen onder andere veroorzaakten een duidelijke definitief en up-to-date toelaten of nooit dit voorjaar grote schade. organigram SZo n op hectare de website bieten van meer Agrico ontheffing te vinden. verlenen. zijn overgezaaid. Bij peen en uien Agrico is het verstoven publiceert areaal ook kleiner, haar indicatie- mest als stuifbestrijder en uitbetalingsprijs is voor de maar de kosten per hectare zijn korte termijn, vindt Jeffrey Oldengarm, die flink zij hoger. uitkeert LTO wil aan een haar defini-telertieve toelating voor rundveedrijf- Stelt, leverancier van Stesam en zoals het directeur hieronder van Van der mest als stuifbestrijder. Maar de dierlijke mest. Als je daarmee weergegeven krantenartikel. mestwetgeving verbiedt het bovengronds uitrijden vanwege de geld meenemen. Je levert in op naar Brussel gaat, moet je wissel- ammoniakuitstoot. De bijdrage zaken die van groter belang kunnen zijn. Terwijl er voor stuifbe- van mest als stuifdek aan de totale ammoniakuitstoot is echter gestrijding alternatieve middelen ring. Bij toediening van 10 ton zijn. Een beleid zonder ontheffingen stimuleert de verdere ont- rundveedrijfmest Secretariaat en afdeling per hectare CMC op hectare akkerland is dat wikkeling van alternatieven. 0,027 (coöperatie, procent. marketing en communicatie) De laatste jaren komt er in het voorjaar steeds Veel boeren wachten tot de vrijstelling wordt afgegeven Een toenemende vraag verlaagt ook de kostprijs. En loonwerkers zijn minder afwachtend in het investeren in uitrijdapparatuur. Rundveedrijfmest als stuifdek is sinds 1998 verboden. Op Texel geldt tot 2014 een ontheffing, op veenkoloniale grond gold die tot Maar daar komt tot nu toe ieder jaar een vrijstelling voor. Rundveedrijfmest is effectief en goedkoop als stuifdek, blijkt uit onderzoek van Praktijkonderzoek 3. Agrico gedraagt zich ethisch. Agrico gedraagt zich ethisch. Agrico wil in de nabije voorwaardenhandboek bestaat al en wordt aan elke nieuwe medewerker ter beschikking gesteld. Financiële verantwoording wordt gedaan in het jaarverslag welke wordt gecontroleerd en voorzien van een accountantsverklaring door Ernst en Young Accountants LLP. Directie, management en verkopers volgden in februari 2013 een workshop over ethisch zaken doen. Agrico gaat op basis van deze ervaring een code van ethiek (Code of Conduct) opstellen voor de organisatie. Hiervoor is een werkgroep samengesteld. Het voornemen is om dit in de herfst van 2013 te realiseren. Stofstormen hebben dit voorjaar grote schade op percelen veroorzaakt. Toekomstige paragraaf arbeidsvoorwaardenhandboek Agrico Foto Jannes W Plant en Omgeving in Bij het onderzoek is ook de Green Duo onderzocht. De machine verspreidt 11 ton rundveedrijfmest per hectare en sproeit in dezelfde werkgang 4 kuub water over de mest. De methode bleek even effectief tegen stuiven als het uitrijden van alleen rundveedrijfmest. Het ministerie van EZ verleende op basis van dit onderzoek voor veenkoloniale grond een ontheffing voor het uitrijden van rundveedrijfmest, mits er binnen 20 seconden water over de mest wordt gesproeid om ammoniakvervluchtiging tegen te ga Telers proberen stuifsch vermijden door het organi stofgehalte op peil te houd stro in te brengen, gerst te als winterdek of het zaaibe klaar te maken. De aanpak eert per regio. Geluk voorspelde ju cash settlement frit Wieringerwerf Jacob Gelu Wieringerwerf was in staat d cash settlement prijs te voor voor het fritescontract april 2 De afwikkelingsprijs voor he contract kwam vorige week euro per 100 kilo. Geluk had prijs voorspeld van 26,90. D vraag is van makelaarskanto Vries & Westermann. Geluk w 500 euro. Goedkope grondsto uit Azië nekken Ver Zörbig/Leipzig De Duitse b brandstoffenfabrikant Verbi onder druk van concurrentie goedkope grondstoffen uit O Azië en Zuid-Amerika met de werking van koolzaad en gra het binnenland en nabijgeleg buitenlandse regio s. Het gro fenhandelsbedrijf Märka wo daarom van de hand gedaan is vooral actief in het oosten Duitsland en Polen. Invloed op 3. Ethisch gedrag 4. Respect voor stakeholdersbelang 5. Respect voor wet- en regelgeving Agrico b.v. Bron: Boerderij vandaag Respect voor internationale gedragsnormen 7. Respect voor mensenrechten Fig. 5.1 Duurzaamheidsmodel Agrico 12 13

8 4. Agrico respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in 06 Stakeholders Agrico weet wie haar stakeholders zijn. Agrico hecht veel belang aan een goed contact en een open dialoog met haar stakeholders. Agrico erkent en waardeert de activiteiten en meningen van haar stakeholders. Agrico probeert daar waar mogelijk bij te dragen aan ontwikkeling van kennisuitwisseling, visie en ketenintegratie en maatschappelijke betrokkenheid. Stakeholdersanalyse, vraag 9 Klantenbestand SMS (debiteuren/crediteuren) 5. Agrico respecteert de geldende wet- en regelgeving Agrico respecteert geldende wet- en regelgeving en handelt hiernaar. Hieronder kan worden verstaan Nationale en Internationale wetgeving, Arbo-wetgeving en Burgerlijk wetboek. Agrico heeft een juridisch deskundige in dienst die nieuwe wetgeving signaleert en interpreteert in het belang van Agrico. Indien nodig wordt actie ondernomen. Agrico heeft een Arbeidsvoorwaardenhandboek waarin wordt aangegeven dat een werknemer geacht wordt te handelen volgens de wet- en regelgeving. Arbeidsvoorwaardenhandboek Agrico 6. Agrico respecteert de internationale gedragsnormen Agrico conformeert zich minimaal aan de Internationale gedragsnormen overeenkomstig Nationale en Internationale wet- en regelgeving. Door het toepassen van de ISO richtlijn geeft Agrico praktische invulling aan deze richtlijn. Account- en exportmanagers verdiepen zich in de culturen en gedragsnormen van internationale klanten (wereldwijde handelsrelaties uit 85 verschillende landen). Kennis en ervaring accountmanagers Stakeholders (belanghebbenden) van een organisatie spelen een belangrijke rol bij het identificeren van aandachtsgebieden voor MVO. Wie zijn deze stakeholders en welke rol spelen zij? Wat verlangen zij van Agrico? In dit hoofdstuk gaan wij daar op in. Product Logistiek Voedsel veiligheid 8. Hoe heeft Agrico haar stakeholders geïdentificeerd? Agrico is een belangrijke speler in de keten van de aard-appel. Zowel bij de kweek- en research-activiteiten, productie, alsmede het verhandelen in aardappelen neemt zij een prominente plek in in de keten. Als grootste coöperatie en aardappelhandelsbedrijf in pootgoed (marktaandeel 35%) is Agrico in meerdere opzichten een ketenschakel. In het Stakeholdersmodel (figuur 6.2) zijn de belanghebbenden in beeld gebracht. Agrico is aanwezig direct of indirect vertegenwoordigd in alle schakels van de (duurzame) aardappelketen zoals ook onderstaande figuur 6.1 laat zien. Haar stakeholders bevinden zich derhalve ook door de hele keten heen. Waarde+ Kwaliteit Verspilling 7. Agrico respecteert en erkent de universele mensenrechten Agrico respecteert en erkent de universele mensenrechten. Ook in landen waar de mensenrechten ter discussie staan probeert Agrico de bevolking te voorzien van aardappelen als voedingsbron. Arbeidsvoorwaardenhandboek Agrico Verticale ketensamenwerking Branch organisaties Overheid Certificerings organisaties Keten beïnvloeders Financiers NGO s Primaire sector Coörperatie Agrico Tussenhandel Retail Consument Kweker Pootgoed teler Consumptie teler Commercie pootgoed Commercie consumptie Logistieke regisseur Verpakker / verwerker Exporteurs / groothandel Binnen- en buitenlandse afnemers van pootgoed en consumptie Supermarkten Consument Figuur 6.1 Het (duurzame) ketencomplex van Agrico Horizontale ketensamenwerking 14 15

9 9. Wie zijn de stakeholders van Agrico? Om te kunnen zien wie voor Agrico de stakeholders zijn is een model gemaakt waarbij in een oogopslag te zien is wie de stakeholders zijn. De focus in het eerste jaar (2012/2013) van ISO ligt met name op intern gerichte aandachtsgebieden. Hierbij speelt de participatie van de medewerker een belangrijke rol. Het MVO-beleid is gericht op de stakeholders in de gekleurde bolletjes. Voor gerichte aandachtsgebieden zie ook het doelstellingenmodel in figuur 7.1 blz.15 onder relevante kernthema s in hoofdstuk 7. Korte beschrijving van de stakeholders van Agrico: Leden aandeelhouders: Agrico is een handelscoöperatie in aardappels, waarvan de leden aandeelhoudereigenaren zijn. Leden kunnen worden opgedeeld in klein, middelgroot en groot en naar productgroep pootgoed, consumptie en teeltwijze bio en gangbaar. Een combinatie is ook mogelijk. Leden-telers zijn mede verantwoordelijk voor gevoerd beleid middels Raad van beheer en ledenraad waarin telers vertegenwoordigd zijn en verantwoordelijkheid dragen. Afnemers: Hiertoe behoren agenten, handelsbedrijven, retail en klanten in binnen- en buitenland inclusief de dochterbedrijven. Hierbij kan een onderscheid worden gemaakt op basis van eindproduct zoals verpakkers, verwerkers en telers (pootgoed en consumptie). Leveranciers: De producten die Agrico verhandelt worden ofwel via leden-telers geproduceerd en bewerkt ofwel via inkoop van derden verworven (inclusief aankoop via onze dochterbedrijven). Leveranciers zijn niet alleen op het gebied van product (aardappel) te identificeren maar ook op het gebied van verpakkingsmateriaal en (logistieke) diensten (bewerken en transport). Medewerkers: Bij de Agrico holding werken ca. 190 medewerkers. Zij vormen een belangrijke schakel tussen de organisatie Agrico en haar directe omgeving. Daarnaast ziet Agrico haar medewerker als menselijk kapitaal en een belangrijke succesfactor als onderscheidend vermogen. Dochterbedrijven: Agrico Research en Leo de Kock voor Nederland en Desmazières, Agrico U.K., Agrico Italia, Agrico Polska, Agrico Nordic, SC Cartof Agrico, Parkland Seeds in Canada en Interseme (zie ook onderstaande figuur). Omwonenden gemeente Leden aandeelhouders Afnemers Binnen / Buitenland Agrico B.V. J.J. van Hoogen Agrico Research B.V. (100%) S. Allefs Opinie leiders Vakpers / Milieuorg. Concurrenten sustainable, say Agrico. Leveranciers Binnen / Buitenland Medewerkers O.R. Vakbond Agrico Holding B.V. J.J. van Hoogen Agrico Italia s.r.l. Leo de Kock & Zn. B.V. (Italië 100%) (100%) C. Fornagiari K.C. ten Napel Agrico UK Ltd. (Schotland 100%) A. Gibson S.A. Desmazières (Frankrijk 90%) G. Fontaine Overheid Nationaal / Europees (Logistieke) Ketenpartners Branche organisaties Dochter bedrijven Agrico Nordic AB (Zweden 100%) J. Slijkhuis Agrico Polska Sp zoo (Polen 70%) D. Johnston Figuur 6.2 Stakeholdersmodel Agrico (bron: stakeholdersanalyse Agrico) Perunaseppä Oy (Finland 100%) J. Slijkhuis Parkland Seed Potatoes Ltd. (Canada 49%) K. Sawatzki SC Cartof Agrico SRL (Roemenië 51%) V. Malahov Interseme d.o.o. (Slovenië 51%) P. Štuhec Bron:

10 10. Waarom en waarbij betrekt Agrico haar stakeholders? Telers worden (twee keer per jaar) via informatiebijeenkomsten geïnformeerd over het beleid van Agrico. Jaarlijks wordt de algemene jaarvergadering gehouden voor het vaststellen van het financieel jaarverslag. Via de Raad van beheer en de ledenraad oefenen de leden direct invloed uit op het gevoerde beleid bij Agrico. In het voorjaar/de zomer van 2013 zal voor de bepaling van een meerjarig duurzaamheidsbeleid middels interviews een dialoog worden gevoerd met telers, schakels in de aardappelketen en meningsbeïnvloeders. Deze opdracht wordt door een groep studenten aan de CAH Dronten voor de studie Agrarische bedrijfskunde uitgevoerd. Tabel 6.1 invloed-matrix stakeholders MVO beleid Agrico In onderstaande tabel wordt de mate van betrokkenheid en de invloed die stakeholders uitoefenen op het MVObeleid van Agrico weergegeven. Agrico kent ook een jongerencollege waarmee op regelmatige basis inhoudelijke en thematische discussies worden gevoerd over toekomstige zaken. Via allerlei werkoverleggen wordt het personeel betrokken bij het gevoerde beleid van Agrico. Stakeholder Verwachtingen Vorm van dialoog Rol in MVO-beleid Leden-telers Winstgevendheid Acceptabele vergoeding voor geleverde aardappelen / pootgoed Betrouwbare partner Informatiebijeenkomst (2x/jaar) Jaarverslag Potato magazine Ledenbijeenkomsten, districtsraden, ledenraden Leveranciers van hoogwaardige, betrouwbare grondstoffen Leveren belangrijke bijdrage aan uitvoering van (toekomstig) mvo beleid Agrico informeert haar stakeholders via nieuwsbrieven, persberichten, informatiemagazine (Agrico magazine Potato), brieven, mailings en een website waarop actuele artikelen en historische informatie zijn te vinden. Agrico organiseert elk jaar in november een rassenshow waarbij afnemers, agenten en leveranciers uit 85 landen Medewerkers Veilige werkomgeving Aantrekkelijke werkzaamheden Werksfeer Werkoverleg Intranet Training en opleiding Presentaties OR Jaarlijks strategische dag Belangrijke uitvoerders MVO-beleid Logistieke dienstverleners: Agrico besteedt de logistiek uit aan dienstverleners. Hierbij is onderscheid te maken in wegvervoer (bulk of in verpakking) en scheepvaartvervoer (conventioneel of containershipping). worden uitgenodigd om actueel nieuws op het gebied van rassenontwikkeling te verkrijgen. Hierbij wordt door de aanwezige account- en exportmanagers (commerciële) informatie verkregen over de belangen bij onze afnemers. Dochterbedrijven Betrouwbare partner Waardecreatie Boardmeetings Belangrijke uitvoerders MVO- beleid Uitwisseling van kennis Concurrenten: HZPC, Europlant, CMK (C. Meijer-Kruiningen), Nedato en KWS worden genoemd. Agrico kent een ondernemingsraad (OR) welke gekend wordt in belangrijke strategische discussies en veelal Agenten Waardecreatie Rassenshow internet een adviserende functie heeft op het gebied van Overheid/Semioverheid: Hiertoe behoren de P.D. en de NAK maar ook Skal voor biologische aardappelen. Omwonenden/gemeente: Het hoofdkantoor van Agrico arbeidsrechten. In de OR zijn ook de dochterbedrijven vertegenwoordigd. Agrico heeft in 2012 een klant-tevredenheidsonderzoek Leveranciers Waardecreatie Rassenshow Regelgeving voor leveranciers Leveren belangrijke bijdrage aan uitvoering van MVO-beleid Onderdeel van de keten is gevestigd in Emmeloord op een bedrijventerrein. laten uitvoeren door &Beyond. Voor het jaar 2014 staat Agrico hanteert een open communicatie met haar omwonenden en de gemeente over haar activiteiten. een leveranciers-tevredenheidsonderzoek in de planning om te worden uitgevoerd. Koepelorganisaties Voedselveiligheid Winstgevendheid (patenten) Partner in samenwerkingsverbanden Uitwisseling van kennis Partner in regelgeving Agrico is betrokken via sponsoring bij de ontwikkeling van naamsbekendheid van Emmeloord via STEP (Stichting Evenementen Promotie Emmeloord). Consument: De consument is via de retail een stakeholder Consumenten Producten die aansluiten bij de behoefte Voedselveiligheid en betrouwbaarheid Marktonderzoek Informatie via voedingsdeskundigen Belangrijke (eind)afnemers Beïnvloeden aankoop product tegen acceptabele prijzen voor Agrico. Speelt een rol via dochterbedrijven, omdat de kwaliteitseisen op de consument worden afgestemd. Maatschappelijke organisaties Welzijn van gemeenschappen en specifieke doelgroepen Partner in samenwerkingsverbanden Uitwisseling van kennis 18 19

11 07 Kernthema s 13. Welke criteria heeft Agrico gebruikt bij het bepalen van significante onderwerpen? 15. Welke criteria heeft Agrico gebruikt bij het bepalen van prioritaire onderwerpen? Voor het criterium significantie heeft Agrico bereikbare Agrico wil zich in eerste instantie richten op quick-wins en herkenbare doelen in associatie met MVO gehanteerd. en bereikbare en herkenbare doelen. Hiervoor zijn Hiervoor is de input van de werkgroep gebruikt bij het binnen het MVO-doelstellingenmodel (zie figuur 7.1 en opstellen van de prioriteiten-matrix. Criteria die de werk- ook pagina 7 het cross-referencemodel) 11. Geef aan waar Agrico bij het bepalen van relevante onderwerpen naar heeft gekeken 12. Welke onderwerpen (kernthema s) zijn relevant? Hieronder zijn de thema s (doelstellingenmodel figuur 7.1) groep heeft gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen zijn: de mate waarin het onderwerp effect heeft op onze stakeholders en duurzame ontwikkeling. voor 2012/2013 vijf focusgebieden benoemd, te weten: Duurzame relaties Vermindering energieverbruik Vermindering van het afval Bij het bepalen van relevante onderwerpen voor MVO/ weergegeven zoals die vanuit de prioriteitenmatrix zijn het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) Menselijk kapitaal ISO is een prioriteitenmatrix uitgewerkt. Hierbij is benoemd als zijnde relevant en waarop Agrico zich in haar op dit onderwerp. Ethiek en maatschappelijke betrokkenheid vanuit de MVO-issues gekeken naar de relevantie, de significantie en de impact op de Agrico organisatie. MVO-beleid 2012/2013 op gaat richten en actiepunten heeft benoemd. Belangrijk vertrekpunt hierbij is een verrichte nul-meting aangaande milieubelasting van de Prioriteitenmatrix 2012 Agrico (niet openbaar) Doelstellingenmodel Agrico Voor het bepalen van relevante onderwerpen hebben we gekeken naar: kantooromgeving zoals verbruik van gas, water, elektra, papier en afval. De meetbare gegevens zijn vastgelegd in een online tool (milieubarometer) en worden jaarlijks 14. Welke onderwerpen zijn significant? De eigen activiteiten en besluiten. aangevuld. De presentatie van de gegevens in de milieu- In grote lijnen heeft de werkgroep gesteld dat voldoen Activiteiten en besluiten van organisaties in de barometer vindt plaats in de eenheid CO2-uitstoot/fte. aan maatschappelijke normering, financiële consequen- waardeketen en invloedssfeer van Agrico. ties en personeelsbeleid belangrijke aspecten zijn bij het Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. Toelichting op de inhoudelijke actiepunten is te vinden stellen van significante onderwerpen. Zie voor concrete Prioriteitenmatrix 2012 Agrico (niet openbaar) bij latere vragen in dit verslag. Prioriteitenmatrix 2012 Agrico (niet openbaar) invulling ook het doelstellingenmodel MVO onder punt 12. Toelichting op inhoudelijke actiepunten is te vinden bij latere vragen in dit verslag. sustainable, say Agrico. Doelstellingenmodel Agrico relationship, say Agrico. energy reduction, say Agrico. waste reduction, say Agrico. human capital, say Agrico. social and social involvement say Agrico. Samenwerking Veldleeuwerik Gas, water en electra Afval HR-cyclus Inkoop protocol Klachtenadministratie Autogebruik Papier Stimulering bewegen Code van ethiek Vliegkilometers Cartridges Kennis huis Tevredenheidsonderzoek Sponsorbeleid Figuur 7.1 Doelstellingen model Agrico MVO 2012/

12 16. Welke onderwerpen hebben prioriteit? 17. T ot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? Om de duurzame medewerker in kaart te brengen voor de doelstelling menselijk kapitaal is een onderzoek Vanuit het doelstellingenmodel (focusgebieden) is in de uitgevoerd naar de leeftijdsopbouw en aantal dienstjaren werkgroep concrete invulling gegeven door het benoemen De bij vraag 16 aangegeven doelstellingen hebben geleid van de medewerkers binnen Agrico. Hierbij worden door van actiepunten per themagebied. Deze actiepunten waar tot een mobilisatie van de organisatie Agrico om invulling de afdeling P&O vanuit het hoofdkantoor ook de dochter- we in 2012/2013 aandacht aan hebben besteed worden Uitgezette acties werkgroep te geven aan het geformuleerde MVO-beleid. bedrijven Agrico Research en Leo de Kock aangestuurd. hieronder per doelstelling benoemd. Vermindering energieverbruik Enkele concrete resultaten zijn een uitgevoerde nulmeting In totaal werken binnen deze drie bedrijven 150 mensen. (milieubarometer) en het opstellen van protocollen voor Voor deze groepen zijn onderstaande grafieken gemaakt; Doelstellingenmodel Agrico, zie ook figuur 7.1 pagina 20 Uitgezette acties werkgroep I n kaart brengen verbruik (Nulmeting) - Energie, Gas, Water Berekening Co2 belasting/fte Wagenpark protocol Onderzoek inkoop stroom Compensatie vliegkilometers ( km/jaar) Gebruik Thin clients Onderzoek verlichting en bewegingsmelders toiletgroepen Collectieve voorlichting zonnepanelen Excursie naar LCW, logistiek dienstverlener (Lean and Green gecertificeerd) o.a. inkoopbeleid, wagenparkbeleid, sponsorbeleid (code van ethiek herfst 2013). Enkele duurzame actiepunten worden eerst gemonitord om te bezien of het beoogde effect kan worden bereikt. Voorbeelden hiervan zijn het centraliseren van afvalbakken en het paper for paper initiatief. Duurzame Relaties Stakeholdersanalyse Communicatieplan Samenwerking Veldleeuwerik Klachtenprotocol Klant tevredenheidsonderzoek Telers tevredenheidsonderzoek Nieuwsbrief en open stoel 60 Dienstjaren in personen 52 Dienstjaren Agrico 3% 8% 5 7% Uitgezette acties werkgroep 16 Vermindering Afval % 33% en 51 r de ou Opzetten HR cyclus (P&O) In kaart brengen duurzame werknemer Stimuleren bewegen (P&O) Ontwikkeling Kennis-huis (P&O) Menselijk kapitaal 22% 4 2 Uitgezette acties werkgroep Leeftijdsopbouw Agrico 3% % Leeftijdsopbouw in personen % 19% % Betrokken bij opzetten inkoopprotocol Betrokken bij opzetten sponsorbeleid B etrokken bij opzetten code van Ethiek Ethiek en sociale betrokkenheid 6 Uitgezette acties werkgroep % 10% 0 I n kaart brengen afvalstromen (Nulmeting) - Paper for paper Centraliseren afvalbakken Duurzaam kantine gebruik - Mokken ipv plastic - RVS lepels ipv plastic lepels Printerproject, - Papierverbruik - Cartridgeverbruik 15 29% en ouder 23

13 De gemiddelde leeftijd bij Agrico is met 44,50 jaar hoog te noemen. Bijna 2/3 van het personeelsbestand is ouder dan 40 jaar en 1/3 is zelfs ouder dan 50 jaar. Het gemiddelde aantal dienstjaren, 13,50, is ook hoog te noemen. 2/3 van het personeel is langer dan vijf jaar in dienst en bijna 1/3 is langer dan twintig jaar in dienst. Agrico heeft een duurzame relatie hoog in het vaandel staan. Bovenstaande cijfers geven aan dat dit ook voor de medewerkers van Agrico geldt. Er worden door de afdeling P&O in samenspraak met de OR gepaste acties ondernomen om het welbevinden en het prestatieniveau van de medewerker up-to-date te houden. Een HR-cyclus is opgezet om dit te structureren. De HR-cyclus bestaat uit gesprekken over loopbaan en persoonlijke ontwikkeling. Bij deze gesprekken draait het vooral om de vraag of de huidige functie (nog) past bij de ambities en/of de huidige kennis (nog) aansluit bij de functiemogelijkheden/vereisten van de medewerker. Alle gesprekken in de HR-cyclus zijn een kans om gezamenlijk te werken aan duurzame afstemming van medewerker en organisatie. 18. Toelichting op de prioriteitsstelling Voor de werkgroep MVO bij Agrico wordt het seizoen 2012/2013 gezien als een opstapjaar om ervaring en draagvlak te creëren voor geformuleerd MVO-beleid en de ISO systematiek. Hierbij is in eerste instantie beleid geformuleerd vanuit het perspectief van het hoofdkantoor en haar medewerkers. Vanuit het opstapjaar 2012/2013 zal in harmonisatie met de algehele strategische beleidsformulering ook het MVO-beleid van Agrico verder worden uitgebouwd. We bekijken dan welke mogelijkheden samenwerking met stakeholders biedt om duurzaamheid binnen de keten mogelijk te maken. Agrico denkt daarbij aan logistiek, verpakkingen, energiebesparing. 19. Geef aan welke stakeholders, en op welke wijze, Enkele daarnaast reeds positief uitgevoerde duurzaamheidsacties zijn het overgaan naar gecentraliseerde printers en het digitaal opslaan van vrachtbrieven (papierreductie) en de hardware vervangen door zogenaamde Thin-clients (energiezuiniger). Een grotere bewustwording en het overwogen nemen van duurzame beslissingen is een van de directe gevolgen van een opgezet MVO-beleid bij Agrico. Aan alle bij de vanuit het doelstellingenmodel van vraag 16 benoemde actiepunten wordt in 2012/2013 aandacht besteed. Agrico heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen. Om MVO structureel in te bedden in de bedrijfsvoering heeft Agrico een werkgroep MVO in het leven geroepen vanuit de verschillende disciplines van Agrico. Omdat de focus in dit opstapjaar vooral intern gericht is (het hoofdkantoor) hebben we voor de beginfase alleen de medewerkers als stakeholders betrokken in het opgezette MVO-beleid. Voor nieuwe ideeën en het creëren van draagvlak is er binnen de MVO-werkgroep een vacante stoel waar elke vergadering een andere medewerker op mag plaatsnemen. Middels interne communicatie zijn medewerkers hiervan op de hoogte gesteld. Van deze mogelijkheid wordt goed gebruik gemaakt. Daarnaast hebben we voor alle afdelingen MVO-presentaties gehouden en input gevraagd. Voor het juist uitwerken van de ISO-systematiek heeft Agrico samenwerking gezocht met een adviesbureau op het gebied van duurzaamheid genaamd Ekwadraat uit Leeuwarden

14 Voor het MVO-beleid op de lange termijn gaan we nadrukkelijk in gesprek met onze (externe) stakeholders over te formuleren aandachtsgebieden en inspanningen. Om te komen tot inzichten, visies en meningen op het gebied van duurzaamheid in de aardappelketen zijn interviews gehouden met belangrijke schakels (stakeholders) uit de aardappelketen die zich in het beïnvloedingsgebied van Agrico bevinden. Interviews zijn gehouden met de volgende personen: Sjefke Allefs, Directeur Agrico Research, dochterbedrijf Claris ten Napel, Directeur Leo de Kock, dochterbedrijf Ruud Paauwe, Sectormanager Agri en Food Rabobank Nederland Remon de Kleine, beleidsmaker Postuma AGF IJsselmuiden Jaap Haanstra, voorzitter LTO-Noord, koepelorganisatie Henk Heinhuis, Directeur Stichting Veldleeuwerik, maatschappelijke organisatie Eric Casteleyn, Directeur NAK, koepelorganisatie Jonge Agrico leden onder 35 jaar, leden-telers Studiegroep pootgoed telers, leden-telers Groep consumptie telers, leden-telers Consumenten, klanten Boerderijwinkel Vahl IJsselmuiden Top-6 duurzaamheidsthema s aardappelketen Bron: Cor Eldering, Arjen Vahl en René Vernooij, juni 2013, Duurzaamheidsbeleid Agrico Vermindering verspilling / efficiëntie 7,77 9,50 Vanuit al deze interviews is een top-zes lijst voortgekomen met duurzaamheidsissues die input geven voor een toekomstig duurzaamheidsbeleid bij Agrico en haar keten. Top-6 Thema s uitslag % 1 Gezondheid / Voedselveiligheid 9,17 18,42% 2 Eerlijk zakendoen / transparantie 8,74 17,54% 3 Duurzaam verdienen 8,19 16,44% 4 Stimuleren ketensamenwerking 8,04 16,15% 5 Duurzame innovaties 7,89 15,84% 6 Vermindering verspilling / efficiëntie 7,77 15,60% Tabel 7.1 Top-6 duurzaamheidsthema s aardappelketen 9,00 8,50 8,00 7,50 1. Gezondheid / Voedselveiligheid 7,00 9,17 49,79 100,00% 2. Eerlijk zakendoen / transparantie 8,74 08 Ketenverantwoordelijkheid en invloedsfeer Welke organisaties zich binnen de invloedssfeer van Agrico bevinden en in hoeverre wij in de context van ketenverantwoordelijkheid hierop invloed kunnen uitoefenen komt in dit hoofdstuk aan bod. 20. Welke organisaties bevinden zich in Agrico s invloedssfeer en hoe verhouden die zich tot Agrico? Agrico heeft een eigenaarsbelang in haar Nederlandse dochterondernemingen, Leo de Kock, Agrico Research en in diverse buitenlandse bedrijven (zie voor toelichting vraag 9). Agrico is vertegenwoordigd in het bestuur van Breeders Trust, een Europese belangenorganisatie die illegale teelt van o.a. aardappelrassen bestrijdt en toeziet op het verbonden kweekrecht op zaai- en pootgoed. Ook is Agrico vertegenwoordigd bij Europatat, ESA (European Seed Association), NAO (Nederlandse Aardappel Organisatie), Stichting EKO, Plantum en VBP (Vereniging biologische producenten en handel). Partijen die een groot economisch belang bij Agrico hebben of economisch afhankelijk zijn van Agrico zijn de aangesloten telers. De mening van de teler weegt voor Agrico zwaar mee. In zogenoemde kleine groepsbijeenkomsten wordt de teler in de gelegenheid gesteld invloed uit te oefenen op gevoerd beleid. Ook via de Raad van beheer en de ledenraad is de mening van telers geborgd. Agrico is een coöperatieve vereniging in het midden van de aardappelketen waarbij zij zowel de belangen van haar telers als ook de kweek- en handelsbelangen vertegenwoordigt. Zowel aan de teeltzijde als aan de retail zijde hecht Agrico waarde aan goede contacten te onderhouden en recht te doen aan samenwerking, transparantie en eerlijk zaken doen. Agrico participeert in Stichting Veldleeuwerik waarbij duurzaam grondgebruik wordt gestimuleerd en een systematiek wordt uitgewerkt om te komen tot een standaardisatie van duurzame werkwijze op het akkerbouwbedrijf. Agrico heeft regelmatig overleg met dienstverlenende vervoerders, brancheorganisaties zoals LTO, semi-overheidsorganisaties zoals de NAK en Skal, maar ook met branchegenoten zoals HZPC en KWS als het gaat om gezamenlijke belangen op gebied van richtlijnen en wet- en regelgeving in relatie tot aardappelrassen. 5. Duurzame innovaties 7,89 3. Duurzaam verdienen 8,04 4. Stimuleren ketensamenwerking 8,19 Inspraak is ook geborgd door de ledenraadvergaderingen die vijf keer per jaar worden gehouden. Partijen waarmee Agrico juridisch bindende contracten heeft zijn telers (leveranciers) en afnemers (klanten) van poot- en consumptieaardappelen

15 21. O p welke manier stimuleert Agrico maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Samenwerkingsverbanden MVO-Nederland Binnen MVO heeft Agrico een aantal belangrijke Waarom is Agrico partner geworden van MVO-Nederland? samenwerkingsverbanden met andere bedrijven. MVO-Nederland is de nationale kennis- en netwerkorgani- In onderstaande volgt een korte uitleg over deze satie voor maatschappelijk verantwoord ondernemen; hét samenwerkingsverbanden. De bedrijven die beschreven startpunt voor alle ondernemers die hun bedrijfsvoering Agrico stimuleert maatschappelijke verantwoordelijkheid zullen worden zijn: Ekwadraat, Stichting Veldleeuwerik willen verduurzamen. Als kennisinstituut stelt MVO-Neder- door een openbare verklaring af te leggen over haar en MVO Nederland. land haar kennis ter beschikking aan het Nederlandse be- MVO inspanningen en door MVO mee te nemen in haar drijfsleven en andere geïnteresseerden in maatschappelijk inkoopvoorwaarden. Agrico heeft in de allereerste plaats Ekwadraat verantwoord ondernemen. Hierbij valt o.a. te denken aan: respect voor de mening van iedere stakeholder. Om zo goed en efficiënt mogelijk met MVO te werk te wat is MVO?, thema s, publicaties, trends en ontwikkelin- Een grotere maatschappelijke betrokkenheid wordt niet gaan, heeft Agrico het bedrijf Ekwadraat in de arm gen. De MVO-Nederland specialisten en (netwerk)bijeen- bereikt door een gedwongen beleid. Door juiste beeld- genomen. Ekwadraat initieert, ontwikkelt en begeleidt komsten kunnen Agrico helpen om specifieke MVO-kan- vorming en door zelf verantwoordelijkheid te nemen, projecten op het gebied van duurzame energie en sen te ontdekken en te benutten. wil Agrico zich opstellen als een organisatie die energiebesparing. Ze zien zichzelf als de architecten Lees meer op: verantwoord ondernemen stimuleert. Stakeholdersanalyse Agrico Door aansluiting te zoeken bij gepast beleid en onder- van de duurzame keten en daarbij werken zij vanuit een visie en bouwen zij aan de toekomst. De adviseurs van Ekwadraat hebben ieder hun eigen scheidende initiatieven geeft Agrico een signaal af om specialiteit in duurzame energie. Hun kennis en ervaring, duurzaamheid duidelijker te profileren. Een initiatief maar ook hun enthousiasme, delen ze graag met de dat Agrico onder haar eigen leden steunt is de stichting opdrachtgevers en relaties uit hun netwerk. Ondernemen Veldleeuwerik waarbij duurzaam grondgebruik wordt is voor Ekwadraat delen, durven en doen. gestimuleerd. Iris Kolkman is voor ons de aangewezen adviseur. Samen met haar heeft Agrico o.a. een MVO-stappenplan Afgelopen jaar heeft Agrico haar handtekening gezet opgezet, een energiescan uitgevoerd en zijn we bezig onder het initiatief om het voormalige Willem-Luijkx met het implementeren van de ISO systematiek innovatiefonds nieuw leven in te blazen. Zie hieronder welke moet leiden tot een zelfverklaring. het artikel dat op de website is geplaatst. Lees meer op: Zie ook: Bron: Stichting Veldleeuwerik De stichting staat voor duurzame akkerbouwproductie voor de ondernemende boer. Binnen Stichting Veldleeuwerik werken akkerbouwers en verwerkende bedrijven samen om de duurzame productie van de akkerbouw te stimuleren. Daarvoor heeft ze een eigen duurzaamheidssystematiek Veldleeuwerik ontwikkeld. De kern hiervan is dat iedere akkerbouwer, ondersteund door enkele collega s, een eigen duurzaamheidsplan schrijft en uitvoert. Door ervaring en kennisuitwisseling zijn de akkerbouwers in staat om een steeds grotere bijdrage aan duurzaamheid te leveren. Naast Agrico als ketenpartner is ook het akkerbouwbedrijf van Agrico Research al deelnemer akkerbouw van de stichting. Daarnaast is een percentage van onze telers ook al lid van de stichting. Inmiddels heeft Agrico een groepje tafeltelers die Gourmandine oogst 2013 gaan afzetten via de tafelafdeling naar PLUS Supermarkten al dan niet onder het logo van Stichting Veldleeuwerik. Lees meer op:

16 09 Gepaste zorgvuldigheid (Due dilligence) 23. Op welke manier beoordeelt Agrico (potentiële) negatieve effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op maatschappij, milieu en economie? Agrico staat continu in contact met haar stakeholders via haar medewerkers en belangenorganisaties. Zo zijn buiten- dienstmedewerkers en accountmanagers voortdurend in Gepaste zorgvuldigheid heeft betrekking op de effecten In de milieubarometer wordt gemonitord op de volgende gesprek met telers en klanten over de merkbare effecten van Agrico s eigen handelen op maatschappij (People), kenmerken in relatie tot CO2 belasting op het hoofd- van de bedrijfsvoering van Agrico. milieu (Planet) en economie (Profit). Hieronder worden kantoor van Agrico: vragen in deze context behandeld. Agrico kent een open cultuur waarbij in een sfeer van Papierverbruik het voeren van een open dialoog wordt gekeken waar 22. Op welke manier beoordeelt Agrico (potentiële) negatieve effecten van de eigen activiteiten en besluiten op maatschappij, milieu en economie? Zakelijk verkeer Woon- en werkverkeer Bedrijfsafval Waterverbruik Brandstoffenverbruik Elektriciteitsverbruik positieve keteneffecten te behalen zijn. Enkele tastbare instrumenten om de effecten te meten zijn het in 2012 uitgevoerde klanttevredenheidsonderzoek en de jaarlijkse jaarvergadering van leden/aandeelhouders waarbij ingebrachte voorstellen worden meegenomen in Agrico legt rekenschap af voor haar gevoerd beleid aan de Raad van beheer, de ledenraad en de algemene vergadering van aandeelhouders/leden en haar personeel. Wekelijks komen directie en MT bij elkaar om de impact van gevoerd beleid en doelstellingen te bespreken. Aspecten als klanttevredenheid, omzet en ziekteverzuim hebben daarbij aandacht en staan maandelijks op de agenda. Ook op het gebied van duurzaamheid wil men de impact zichtbaar maken en hierop gepast handelen. In een online tool, de milieubarometer, brengt Agrico vanuit een nulmeting haar CO2 belasting voor het hoofd- Ton CO Agrico b.v. Kantoorpapier Goederenvervoer Zakelijk verkeer Woon-werkverkeer Gevaarlijk afval Bedrijfsafval Water & afvalwater Brandstoffen Elektriciteit toekomstig beleid. In aanvulling hierop zijn we in 2014 voornemens om een telers-tevredenheidsonderzoek uit te voeren. Voor haar personeel hanteert Agrico al jaren een beleid van functionerings- en beoordelingsgesprekken en is men bezig met het ontwikkelen van een HR-cyclus, waarbij mogelijke negatieve effecten (werkdruk, opleidingsbehoefte, etc.) vroegtijdig worden gesignaleerd en waarin beleid, zoals preventieve maatregelen, worden aangepast of ontwikkeld. 24. Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd bij Agrico? Agrico betrekt haar leden en medewerkers bij het bepalen van haar beleid. Via de Raad van beheer, de ledenraad en ook de Ondernemingsraad wordt toezicht gehouden op hoe beleid wordt geïmplementeerd en uitgevoerd. kantoor per fte in kaart (in 2010 was dit op een totaal van Een van de mogelijk negatieve effecten is werkdruk. In het We willen een duidelijk beleid inzake o.a. inkoop, 663 ton 7,45 ton/fte). Toekomstig beleid zal erop gericht Bron: Milieubarometer Agrico hoofdkantoor voorjaar van 2013 is een start gemaakt met een onderzoek sponsoring, klachten, wagenparkbeheer, communicatie zijn om de vanuit het referentiejaar 2010 vastgestelde CO2 naar de werkdruk bij Agrico. Vanuit een preventieve en code van ethiek. Hiervoor hanteert of ontwikkelt belasting terug te dringen. In 2011 is in totaal een lichte De ingevoerde gegevens worden beheerd door Anko positie wordt gekeken naar mogelijk negatieve effecten Agrico diverse protocollen. De werkgroep MVO kijkt daling (640 ton) gerealiseerd. Per fte (77 in 2011) is echter Fokkens, medewerker huishoudelijke dienst. Deze geeft van werkdruk en hoe men hierop kan inspelen. mee bij het opstellen van nieuwe protocollen of bij de CO2 belasting licht gestegen (8,31 ton/fte). Dat komt per kwartaal aan in hoeverre Agrico op schema ligt om Het HR-beleid en de wijzigingen hierop staan beschreven het hernieuwd beoordelen van bestaande protocollen. doordat de totale CO2 belasting niet direct beïnvloedbaar de doelstellingen te behalen. Op basis van deze gegevens op het Agrico intranet. Het HR-beleid is/wordt voor iedere wordt door een afname van het aantal fte. In 2012 is per worden toekomstige doelstellingen bepaald. werknemer inzichtelijk gemaakt. Medewerkers krijgen De werkgroep MVO heeft de doelstelling om voor alle fte (78,5) een lichte daling waar te nemen (8,23 ton/fte). Voor 2013/2014 wordt gestreefd naar een reductie via Informatie/nieuwsbrieven te horen dat er wijzigingen bovengenoemde punten een up-to-date protocol te op het totaal van tien procent. worden doorgevoerd. hebben in In het financiële jaarverslag worden de financiële prestaties verantwoord. Kwartaalrapportage milieubarometer Agrico, Anko Fokkens, medewerker facilitaire dienst Facturen, afdeling Finance en Control Agrico protocollen: inkoop, sponsoring, klachten, wagenparkbeheer, communicatie en code van ethiek. Per zomer 2013 geplaatst op het Agrico intranet, map MVO

17 25. Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft Agrico geïdentificeerd? Agrico heeft voor het jaar in eerste instantie alleen de potentiële negatieve effecten voor het eigen hoofdkantoor geïdentificeerd. Deze zijn als volgt: 10 Missie, visie, beleid en strategie Inkoop van diensten (o.a. logistiek) Verbruik van gas, water en elektriciteit Verbruik van papier en printercartridges Overig afval Zakelijk verkeer (o.a. vliegkilometers) Voor de komende jaren gaat Agrico nadrukkelijk de dialoog opzoeken met haar keten om te komen tot ketensynergie door gezamenlijk inspanningen op het gebied van duurzaamheid te verrichten. We denken hierbij o.a. aan het verbeteren van logistieke diensten en het delen van kennis op het gebied van duurzaamheid. Bron: Milieubarometer Agrico Agrico heeft in 2012 een heroriëntatie voor haar strategie en missie uitgevoerd. Hierin heeft zij zich in haar missie uitgesproken om richting te geven aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Missie De Agrico groep is een onderneming van aardappeltelers op coöperatieve grondslag die zich bezighoudt met het kweken, telen, collecteren, verpakken en vermarkten van aardappels. Door in te spelen op de wensen van consumenten is Agrico een betrouwbare partner voor haar afnemers en door een sterke positie in de productiekolom levert zij een maximale bijdrage aan de inkomensvorming van haar leden. De Agrico groep oefent op een doelmatige, verantwoorde en resultaatgerichte wijze haar bedrijf duurzaam uit, biedt een uitdagende omgeving voor haar medewerkers en is voor haar afnemers een betrouwbare leverancier van hoogwaardige producten. Visie Agrico is marktleider en wereldspeler in het marktgericht ontwikkelen van aardappelrassen en het (laten) produceren en vermarkten van hoogwaardige pooten tafelaardappelen, zowel biologisch als gangbaar geteeld. Agrico is een serviceverlenende regisseur van de volledige keten van ontwikkeling van nieuwe rassen tot aan de consument. Bron: missie, visie en kernwaarden Agrico missie-en-strategie/ Kernwaarden Gericht op resultaten Maximale aandacht voor continu verbeteren Oog voor mens, veiligheid en milieu In wederzijds vertrouwen Open, in woord en daad Moreel verantwoord 26. Op welke wijze heeft Agrico richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? Agrico heeft de woorden verantwoord en duurzaam opgenomen in haar missie. Door de in de werkgroep uitgewerkte doelstellingen te onderschrijven en deze doelstellingen helpen uit te dragen. Door zich te confirmeren aan de zelfverklaring volgens ISO met daaraan gekoppeld een MVO-jaarverslag (1ste realisatie in de zomer van 2013). Door jaarlijks een MVO-actieplan (met verantwoordelijkheden, tijdslijn, budget, enz.) op te stellen waarin gerichte en SMART gemaakte actiepunten worden uitgevoerd. Agrico heeft een MT-lid eindverantwoordelijk gemaakt voor uitvoerend MVO beleid. Agrico heeft een medewerker (Analist Operations) aangewezen die is belast met beleidsvorming, uitvoering, bewaking van voortgang en rapportage over MVO aan het MT. Agrico heeft een P&O-medewerker in dienst die toeziet op ontwikkeling, wet- en regelgeving en richtlijnen op gebied van personeel. Tweemaandelijks staat MVO op de agenda in het managementoverleg. Agenda s en notulen werkgroep MVO Actielijst MVO-werkgroep Agrico 2012/2013 (niet openbaar) 32 33

18 11 Ontwikkelen van draagvlak en competenties 28. Op welke manier ontwikkelt Agrico de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? Agrico wil draagvlak creëren voor betrokkenheid bij en bewustwording van haar MVO-beleid. Vanuit de stakeholdersanalyse en de ketenanalyse wordt daarbij gezocht naar aanknopingspunten voor een gezamenlijk MVO-ketenbeleid. Agrico heeft aan een groep studenten van de CAH- Dronten, studierichting Agrarische bedrijfskunde, voor het vak ketenmanagement de opdracht gegeven om in samenspraak met de keten tot gezamenlijke thema s voor een MVO-beleid te komen. Om in één zin samen te vatten wat de kern van de opdracht is volgt hieronder de verwoording van onderzoeksvraag die beantwoord dient te worden: Formuleer een MVO-beleidsplan met een duurzaamheidsmodel, dat rekening houdt met de betrokkenheid, bereidheid en ketenbelangen van alle stakeholders in de aardappelketen van Agrico. 27. Op welke manier creëert Agrico draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid, binnen en buiten de organisatie? Het MVO-beleid bij Agrico is gebaseerd op een no-nonsense mentaliteit. Vanuit een pragmatische en realistische manier van werken, zijn MVO-doelstellingen en daaruit voortkomende actiepunten benoemd. Om intern bij de medewerkers van Agrico betrokkenheid en draagvlak te creëren is door de Analist Operations een presentatie gemaakt die is uitgedragen in alle werkoverleggen van de verschillende afdelingen binnen Agrico. Daarnaast worden er nieuwsbrieven aan de medewerkers gestuurd om ze op de hoogte te houden en is er voor iedere medewerker de mogelijkheid om middels een open stoel eenmalig aan te sluiten bij een vergadering van de werkgroep MVO. Agrico stelt de MVO-werkgroepleden in de gelegenheid om deel te nemen aan seminars en symposia die worden georganiseerd door MVO-Nederland. Agrico is bij deze brancheorganisatie aangesloten. Agrico wordt door MVO-Nederland via nieuwsbrieven en info-mail verzorgd met kennis en contactinformatie. De medewerker (Analist Operations) die is belast met beleidsvorming, uitvoering, bewaking van voortgang en rapportage over MVO filtert de informatie en onderneemt actie indien nodig. Agrico heeft een samenwerking met Ekwadraat, een duurzaamheidsbureau, welke Agrico begeleidt en voorziet van kennis en netwerkinformatie. Indien er binnen de werkgroep sprake is van gerichte behoefte op het gebied van duurzaamheidsontwikkeling zal deze door Agrico worden gefaciliteerd. Buiten de organisatie Agrico worden op dit moment geen competenties ontwikkeld. Het eindverslag van dit onderzoek wordt in de zomer van 2013 verwacht. Door de implementatiestrategie MVO (eerst hoofdkantoor) worden vooralsnog extern geringe inspanningen verricht om MVO-beleid te communiceren en zichtbaar te maken. Actielijst MVO-werkgroep Agrico 2012/2013 (niet openbaar) MVO-presentatie Van een Duurzaam Agrico naar een Duurzamer Agrico (maart 2013) (niet openbaar, intranet map MVO) Nieuwsbrieven MVO AllItems.aspx Potato magazine AllItems.aspx 34 35

19 29. Op welke manier heeft Agrico haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Agrico is momenteel bezig met een bewustwordingsproces. Onze medewerkers hebben kennis gemaakt met de filosofie en taal van MVO volgens de ISO richtlijnen. Dit begint bij het in kaart brengen van waar de verantwoordelijkheid ligt, wie wat doet en wanneer. Er is een begin gemaakt aan deze inventarisatie. Heel veel zaken worden reeds vastgelegd, maar kunnen nog verder worden gestructureerd door opgenomen te worden in één (digitaal) organisatie-systeem waarin besturingsprocessen, systemen en procedures centraal zijn vastgelegd. Met het invulling geven aan dit kwaliteitshandboek zal op een toekomstig moment een begin worden gemaakt. Fig Deming-cirkel 12 Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures plan do Agrico formuleert jaarlijks doelstellingen, stelt actiepunten op en maakt middelen vrij. We evalueren of deze doelstellingen zijn behaald en of actie ondernomen moet worden. In het kwaliteitshandboek staat beschreven en verwezen hoe er binnen een organisatie wordt gewerkt en waar de belangrijkste documenten worden opgeslagen. Ook protocollen (in het kader van duurzaamheid) zijn onderdeel van een kwaliteitshandboek waarin maatschappelijke verantwoordelijkheid wordt geïntegreerd zoals: De code van ethiek Inkoopprotocol Klachtenprotocol Sponsorbeleid Met een kwaliteitshandboek kan een organisatie werkwijzen, procedures en processen borgen en transparantie bieden d.m.v. een (periodieke) interne controle (audit). 13 Communicatie en rapportage 30. Criteria voor communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid De afdeling CMC (coöperatie, marketing en communicatie) heeft een communicatieplan opgesteld waarin uitleg en uitvoering wordt gegeven aan de communicatie over MVO-beleid. Agrico vindt het belangrijk dat zij volledig, begrijpelijk, responsief, verantwoordelijk, actueel en doelgericht over MVO communiceert. Daarbij zoeken we aansluiting bij het kennisniveau van de stakeholders. Op sommige punten kan de toegankelijkheid van informatie verbeterd worden. Zo willen we onze nieuwsbrieven en het Agrico magazine Potato ook op de website plaatsen. Hoe Agrico uitvoering geeft aan dit beleid, wordt weergegeven bij vraag 31. Communicatieplan MVO (niet openbaar) 31. Op welke manier communiceert Agrico over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? In navolging van het financieel jaarverslag zal Agrico jaarlijks een duurzaamheidsverslag opstellen waarbij rekenschap wordt gegeven van de duurzaamheidsinspanningen. In november 2013 zal het eerste MVO-jaarverslag worden gepresenteerd. Agrico kent een MVO-nieuwsbrief die wordt opgesteld en verstrekt door de werkgroep MVO. Hiermee worden medewerkers geïnformeerd over actuele zaken in relatie tot MVO. Agrico heeft een magazine waarin periodiek interviews en actuele zaken worden toegelicht. Ook MVO komt hierbij aan bod. Het Agrico magazine Potato wordt verstrekt aan leden, medewerkers en klanten. De werkgroep MVO hanteert een open stoel waarbij niet-werkgroepleden (personeel) eenmalig zitting kunnen nemen om in een werkgroepvergadering mee te praten over actuele agendaonderwerpen. Agrico wil via de website haar omgeving en belanghebbenden informeren over actuele zaken in relatie tot MVO ( In de zomer van 2013 zal deze aanpassing worden gerealiseerd. De werkgroep MVO heeft binnen alle werkoverleggen van Agrico een presentatie gehouden over de werkzaamheden en actiepunten op het gebied van MVO. Op 28 april 2013 is er door de Analist Operations een presentatie verzorgd bij het jongerencollege van Agrico over het huidige MVO-beleid bij Agrico en welke ontwikkelingen hierbij aan de orde komen. In het kader van haar 40-jarig bestaan zal Agrico in november 2013 haar dochterbedrijf Agrico Research eenmalig openstellen voor een breed publiek. Hierbij zal het kweekwerk van aardappelen worden getoond en toegelicht. www. Agrico magazine Potato (intranet Agrico) MVO- nieuwsbrief (voor medewerkers, te vinden op intranet Agrico) act borgen check continu verbeteren Voor het opstellen en continu bijwerken/updaten van het kwaliteitshandboek zal volgens het principe van de Deming-cirkel worden gewerkt (toepassing Plan-Do-Check-Act methode)

20 32. Rapporteert Agrico over MVO via een maatschappelijk verslag? Als doelstelling is geformuleerd om het eerste MVOjaarverslag in augustus 2013 als complementair verslag bij het financieel jaarverslag te publiceren. Naast een MVO-jaarverslag zal er jaarlijks een referentiematrix-verslag en een zelfverklaring volgens de ISO richtlijn worden opgesteld en gepubliceerd. Beide documenten zullen na realisatie (juli-augustus 2013) via de website te downloaden zijn a) Zijn er conflicten of meningsverschillen met stakeholders? In het boekjaar 2012/2013 waren er geen conflicten met stakeholders. In april 2013 is er een uitspraak geweest door de Ondernemingskamer van het gerechtshof in Amsterdam over een enquêteverzoek van een in 2010 ontstaan conflict omtrent de afstoot van de industrietak van Agrico, welke was aangespannen door een groep (industrie)telers. Hieronder vindt u het persbericht dat Agrico destijds, aangaande deze uitspraak, hierover op haar website heeft gepubliceerd. 33. b) Welke methoden heeft Agrico om eventuele conflicten op te lossen? Agrico wil een gewaardeerde ketenpartner zijn. Indien een conflict ontstaat zoekt zij samen met betrokken partijen naar een oplossing. Agrico hanteert het voeren van een dialoog als instrument om een eventueel conflict op te lossen. Agrico kent een klachtenprocedure als onderdeel van haar product-kwaliteitssysteem. Agrico kent een commissie van beroep waarbij een teler terecht kan indien hij een geschil heeft met Agrico waarbij het voeren van een dialoog niet tot oplossing leidt. In de gedragscode en personeelshandboek is vastgelegd dat medewerkers van Agrico zich met klachten kunnen wenden tot een vertrouwenspersoon. Klachten procedure (niet openbaar) Personeelshandboek (niet openbaar, te vinden op intranet Agrico) 14 Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties 34. Op welke manier monitort Agrico haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? Agrico (Analist Operations) monitort actief haar activiteiten via feedback van leden (groeps- en regiobijeen komsten en buitendienstbezoeken), afnemers (rassenshow en werkbezoeken), personeel (werkoverleg) en brancheorganisaties. Deze feedback heeft een inventariserend karakter waarmee in het MT en de werkgroep(en) de huidige situatie in vergelijking tot een toekomstig wenselijke situatie wordt besproken en waar mogelijk doelstellingen en beleid voor kunnen worden geformuleerd. Ook meten we prestatie-indicatoren zoals water en energieverbruik (milieubarometer), ziekteverzuim, klachten etc. De omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van onze activiteiten. 35. Hoe heeft Agrico haar prestaties op relevante thema s beoordeeld? Doel hiervan is om een model te ontwikkelen met hoofdthema s en subthema s die voor Agrico relevant zijn om haar aandacht op te vestigen. Afronding van deze opdracht wordt in de zomer van 2013 voorzien. Bron: Prioriteringsmatrix Agrico (niet openbaar) Onderzoeksopdracht Ketenmanagement (niet openbaar) Agrico heeft door middel van het invullen van een prioriteringsmatrix gekeken naar de impact van relevante duurzaamheidsthema s op de bedrijfsvoering van Agrico. Daarnaast heeft Agrico gekeken naar de mate van invloed die Agrico kan uitoefenen m.b.t. deze thema s. Bron: Het jaar 2012/2013 wordt door Agrico gezien als een opstapjaar voor duurzaamheidsbeleid. Vanuit een nulmeting worden met name zaken en thema s die invloed hebben op het hoofdkantoor beoordeeld. Deze nulmeting is belangrijk om juiste doelstellingen te formuleren. Vanuit het opstapjaar 2012/2013 wil Agrico in 2013 een meerjarig duurzaamheidsbeleid vormgeven. Hiervoor heeft zij derdejaarsstudenten van de CAH-Dronten, Agrarische bedrijfskunde, opdracht gegeven om de ketenbelangen op het gebied van duurzaamheid in kaart te brengen voor Agrico