Onze wereld, onze mensen, onze toekomst. Agrico geeft om deze waarden!

Transcriptie

1 Onze wereld, onze mensen, onze toekomst. Agrico geeft om deze waarden! Duurzaamheidsverslag referentiematrix ISO Agrico 2015 Een duurzame coöperatie, gebouwd op duurzame waarden. Werkgroep MVO Agrico

2 Disclaimer Agrico 2015, Agrico Coöperatie U.A. / Agrico B.V. - Emmeloord Auteur: R. Vernooij Emmeloord Versie: augustus 2015 Status: Concept Zonder voorafgaande toestemming van Agrico of de auteur, mag niets uit deze uitgave verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook en evenmin worden opgeslagen in een databank met als doel een terugzoek mogelijkheid te verschaffen aan derden. Pagina 1

3 Voorwoord Voor u ligt het derde duurzaamheidsverslag ISO van Agrico. Agrico is trots op haar zelfverklaring en wil haar MVO beleid graag uitdragen. Agrico is een belangrijke leverancier van poot- en consumptieaardappelen. Daarnaast zorgen wij door het kweken van betere aardappelrassen voor meer oogstzekerheid en continuïteit van de aardappelteelt, niet alleen in Nederland, maar wereldwijd. Agrico heeft in deze een grote verantwoordelijkheid en neemt deze ook graag op zich. Er waren vijf belangrijke redenen voor Agrico om met ISO aan de slag te gaan: De MVO-paraplu: Veel bedrijven doen al op één of andere manier aan MVO, maar meestal zijn het losse activiteiten. De samenhang ontbreekt. ISO is een integrale aanpak van MVO; het geeft een helder overzicht van Agrico haar MVO-inzet. Focus in MVO-activiteiten: Elk bedrijf heeft zijn eigen MVO-profiel. Thema s die voor het ene bedrijf belangrijk zijn, zijn bijzaak voor een ander. Door onze verantwoordelijkheid in de wereldwijde voedselvoorziening ligt daar Agrico haarfocus. ISO heeft Agrico geholpen bij het aanbrengen van focus in haar MVO-activiteiten. Aan de slag: Weten aan welke maatschappelijke thema s Agrico een bijdrage wil leveren is één ding. Zorgen dat dit in alle bedrijfsactiviteiten gebeurt, is een tweede. ISO heeft ons geholpen bij het implementeren van MVO met tips en trucs voor het creëren van draagvlak, het meten en evalueren van MVO-prestaties en nog veel meer. Dezelfde taal: Er bestaan veel verschillende stappenplannen en richtlijnen voor MVO. Dat kan tot spraakverwarring leiden. ISO is een internationale richtlijn, waaraan 94 landen hebben meegewerkt. In internationale handelsrelaties is het makkelijk als we allemaal dezelfde taal spreken. Geloofwaardigheid: Steeds meer van Agrico haar afnemers vinden duurzaamheid van hun inkopen belangrijk. Om in te spelen op deze vraag, is het belangrijk te laten zien wat Agrico aan MVO doet. Met ISO heeft Agrico de geloofwaardigheid van MVO-communicatie vergroot. Agrico is trots op de MVO werkgroep, welke een zeer brede samenstelling heeft vanuit onze organisatie. Agrico geeft de MVO werkgroep veel ruimte om zaken op te pakken en te implementeren. De grootste uitdaging ligt nog aan onze leverancierskant, onze ledentelers. Hier zal de komende jaren veel aandacht aan besteed worden. Wij wensen de werkgroep veel succes met hun werk en danken hun voor de het vele werk wat zij het afgelopen jaar weer verricht hebben. Veel plezier met het lezen van dit duurzaamheidsverslag. Jan van Hoogen Algemeen directeur Agrico Peter Dijk MT-lid / Voorzitter werkgroep MVO Pagina 2

4 Agrico MVO team Peter Dijk Commercial manager Voorzitter werkgroep MVO Agrico René Vernooij Analist Operations Coördinator werkgroep MVO Agrico Jeffrey Dijk Export Manager Lid werkgroep MVO Agrico Mark Dieleman Communicatiemedewerker Lid werkgroep MVO Agrico Marc Kalkdijk Buitendienst Tafelaardappelen Lid werkgroep MVO Agrico Berna de Jong Afdeling Export Documenten Lid werkgroep MVO Agrico Nico Kers Kwaliteitslaborant Agrico Research Lid werkgroep MVO Agrico Anko Fokkens Medewerker postkamer/huismeester Lid werkgroep MVO Agrico Gerdien Poppe Logistiek medewerker afnemerslogistiek Lid werkgroep MVO Agrico Pagina 3

5 Inhoudsopgave Voorwoord... 2 Agrico MVO team... 3 Inhoudsopgave Inleiding Leeswijzer Verklarende begrippenlijst Zelfverklaring ISO Profiel Agrico - wie zijn wij? Scope MVO 2014/ MVO principes Agrico legt rekenschap af over effecten op de maatschappij, de economie en het milieu Agrico is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving Agrico gedraagt zich ethisch Agrico respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in Agrico respecteert de geldende wet- en regelgeving Agrico respecteert de internationale gedragsnormen Agrico respecteert en erkent de universele mensenrechten Stakeholders Hoe heeft Agrico haar stakeholders geïdentificeerd? Wie zijn de stakeholders van Agrico? Waarom en waarbij betrekt Agrico haar stakeholders? Kernthema s en onderwerpen Geef aan waar Agrico bij het bepalen van relevante MVO onderwerpen naar heeft gekeken Welke ISO onderwerpen zijn relevant voor Agrico? Welke criteria heeft Agrico gebruikt bij het bepalen van significante ISO onderwerpen? Welke onderwerpen zijn significant? Welke criteria heeft Agrico gebruikt bij het bepalen van prioritaire onderwerpen? Welke onderwerpen hebben prioriteit? Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? Toelichting op de prioriteitsstelling Geef aan welke stakeholders, en op welke wijze Agrico heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen Ketenverantwoordelijkheid en invloedsfeer Welke organisaties bevinden zich in Agrico s invloedssfeer en hoe verhouden die zich tot Agrico? Op welke manier stimuleert Agrico maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Pagina 4

6 11 Gepaste zorgvuldigheid (Due dilligence) Op welke manier beoordeelt Agrico (potentiële) negatieve effecten van de eigen activiteiten en besluiten op maatschappij, milieu en economie? Op welke manier beoordeelt Agrico (potentiële) negatieve effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op maatschappij, milieu en economie? Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd bij Agrico? Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft Agrico geïdentificeerd? Missie, visie, kernwaarden Op welke wijze heeft Agrico richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? Ontwikkelen van draagvlak en competenties Op welke manier creëert Agrico draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid, binnen en buiten de organisatie? Op welke manier ontwikkelt Agrico de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures Op welke manier heeft Agrico haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Communicatie en rapportage Criteria voor communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid Op welke manier communiceert Agrico over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? Rapporteert Agrico over MVO via een maatschappelijk verslag? a) Zijn er conflicten of meningsverschillen met stakeholders? b) Welke methoden heeft Agrico om eventuele conflicten op te lossen? Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Op welke manier monitort Agrico haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? Hoe heeft Agrico haar prestaties op relevante thema s beoordeeld? Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? a) Welke verbeteringen of successen heeft Agrico bereikt? b) Welke doelen zijn nog niet bereikt of worden op kort termijn voorzien? Selecteren van MVO-initiatieven en instrumenten Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt Agrico deel? Welke punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief (ISO-26000)? Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? Pagina 5

7 01 Inleiding Voor het derde jaar op rij presenteert Agrico haar MVO ISO referentiematrix, in verslagvorm aan. Dit om de leesbaarheid en de betrokkenheid van onze stakeholders te vergroten. Agrico doet niet zomaar aan MVO. Wij vinden dit belangrijk voor onze wereld, onze mensen en onze toekomst. Het is een onderdeel van onze kernwaarden en bedrijfsvoering, dat wij continu nadenken en rekening houden met milieu (planet), maatschappelijke ontwikkeling (people) en economische ontwikkeling (profit). Agrico vindt deze waarden belangrijk. Say care, say Agrico! Een duurzaam beleid blijft bij Agrico niet alleen beperkt tot de muren van ons hoofdkantoor. Na twee jaar ervaring op te hebben gedaan met de werkwijze van ISO heeft Agrico het afgelopen jaar nadrukkelijk de stap buiten het kantoor gezet en hebben onze dochterbedrijven Leo de Kock, Desmazières (Agrico Frankrijk) en Agrico U.K. reeds ISO geïmplementeerd of is men bezig met het afronden van het eerste cyclusjaar d.m.v. een zelfverklaring en is Agrico Research nu ruim een jaar vertegenwoordigd met een afvaardiging in de werkgroep MVO van Agrico. Agrico heeft als hoofddoelstelling het continueren van de zelfverklaring en het uitvoeren van de ISO-26000, werkwijze. Hierbij wordt door de werkgroep MVO, jaarlijks de prioriteringsmatrix doorlopen en geactualiseerd en worden realistische doelstellingen en acties bedacht om tot uitvoer te brengen. Enkele highligts van het MVO-programma van afgelopen jaar was de lancering van het Agrico-gezond project waarbij personeel van Agrico werd gestimuleerd om onder begeleiding van een sportschool gedurende drie of zes maanden meer te bewegen en te letten op voeding en leefstijl. Een ander groot project in het kader van MVO was het ontwikkelen en formaliseren van een gedragscode (code of conduct) voor Agrico. Deze is op de strategische dag voor personeel (12 juni 2015), op ludieke wijze met een dilemmaquiz gepresenteerd en zal in het najaar van 2015 ook verder uitgerold worden bij de dochterbedrijven van Agrico. In dit verslag vindt u een weergave van de referentiematrix voor seizoen 2014/2015, welke een onderdeel is van de zelfverklaring ISO Hierbij wordt aan de hand van 40 vragen concreet antwoord gegeven, hoe uitvoering wordt gegeven aan MVO-beleid bij Agrico. Hierbij worden voorbeelden, uitleg en bronweergave vermeld. Bij Agrico zijn wij ons bewust dat werken aan een maatschappelijk verantwoorde onderneming een continu proces is. MVO is geen eenmalige actie, maar een voortdurend proces waarin de hele organisatie en haar stakeholders participeren. Om in dit proces belangrijke stappen voorwaarts te blijven ontwikkelen, heeft de werkgroep MVO onder leiding van MVO-Nederland een aantal interne workshops gehouden om een herijking van de MVO-strategie te formuleren voor directie en MT. Deze bottum-up aanpak wordt binnen Agrico gestimuleerd. Door middel van dialogen met onze stakeholders zijn vragen gesteld over hoe Agrico presteert op gebied van MVO, wat men van Agrico op dit gebied verwacht en hoe we elkaar kunnen uitdagen om in de keten gezamenlijk tot positieve effecten te komen op gebied van duurzaamheid. De uitkomst van deze dialogen en de workshops waren verassend en geven Agrico nieuwe input en uitdaging voor de komende jaren. Dit rapport is met veel zorgvuldigheid en enthousiasme samengesteld door de werkgroep MVO van Agrico. We hopen hiermee een bijdrage te leveren aan de transparantheid en zichtbaarheid van onze MVO inspanningen. Wij wensen u veel leesplezier. Werkgroep MVO Agrico Pagina 6

8 02 Leeswijzer In dit document geven wij u antwoord op de 40 vragen van de ISO zelfverklaring (de zogenaamde referentiematrix). Indien nodig wordt verwezen naar bronnen voor aanvullende informatie. Waar mogelijk zijn de antwoorden met voorbeelden geïllustreerd. 03 Verklarende begrippenlijst PD Phyto sanitaire dienst NAK Nederlandse algemene keuringsdienst Skal Controlerende Organisatie voor biologische producten MVO Maatschappelijk verantwoord ondernemen ISO International Organization for Standarization NEN Nederlandse Normalisatie-instituut GMP Good Manufacturer practices Global G.A.P. Wereldwijd Good Agricultural Practices MT Management Team NPR C1:2012 Nederlandse praktijkrichtlijn 9026: Handleiding zelfverklaring NEN-ISO OR Ondernemingsraad LTO Land- en tuinbouworganisatie (brancheorganisatie) HR Human Resource Pagina 7

9 04 Zelfverklaring ISO Zelfverklaring NEN-ISO 26000: NPR C1:2012 van Agrico Maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties Ondergetekende, de heer J.J. van Hoogen, algemeen directeur Agrico, verklaart NEN-ISO 26000: NPR C1:2012, Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties toe te passen bij al haar organisatieonderdelen en dit te hebben onderzocht en beoordeeld aan de hand van het proces beschreven in NPR C1:2012. De organisatie verklaart de principes en richtlijnen van NEN-ISO 26000: NPR C1:2012 toe te passen en te borgen dat dit bij voortduring het geval zal zijn. In het kader van deze zelfverklaring wordt dat minimaal eenmaal per jaar onderzocht en beoordeeld. De organisatie geeft met deze zelfverklaring een onderbouwing en uitwerking van de gemaakte keuzes ten aanzien van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid op de volgende gebieden. 1. Onderschrijven en toepassen van de zeven principes van MVO. 2. Identificeren en betrekken van stakeholders. 3. De zeven MVO-kernthema s en 37 MVO-onderwerpen. 4. Integratie van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie. De resultaten van het onderzoek zijn te vinden op Naam organisatie: Agrico Locatie: Emmeloord Straat en huisnr.: Duit 15 Postcode en woonplaats: 8305 BB Emmeloord Coöperatie Agrico U.A. Jan van Hoogen Algemeen directeur Datum en plaats: 1 juli 2015, Emmeloord Pagina 8

10 05 Profiel Agrico - wie zijn wij? Agrico is een coöperatieve onderneming actief in de markt van poot- en consumptieaardappelen en in de ontwikkeling van nieuwe rassen. De kern van onze onderneming ligt in de afzet van product van beschermde rassen, hetzij zelf ontwikkeld, hetzij van derden in vertegenwoordiging verkregen. Hiervoor beschikken wij over een eigen kweekbedrijf en werken we nauw samen met verschillende kwekers. Wij willen met onze beschermde rassen actief zijn in de grotere productiegebieden van gecertificeerd pootgoed in landen waar kwekersrecht wordt erkend. Wij zijn wereldspeler in het marktgericht ontwikkelen van aardappelrassen en het (laten) produceren en vermarkten van hoogwaardige poot- en consumptieaardappelen, zowel biologisch als gangbaar geteeld. We streven naar een maximale bijdrage in het inkomen van onze leden. Meetpunt hiervoor is de uitbetaling per 100 kg dan wel per hectare ten opzichte van de concurrentie. Randvoorwaarde hierbij is de continuïteit van de onderneming uitgedrukt in een solvabiliteitsratio van minimaal 40% op balansdatum. Tabel 3.1 Kerngetallen Agrico U.A. Wij oefenen op een doelmatige, verantwoorde en resultaatgerichte wijze het bedrijf duurzaam uit, bieden een uitdagende omgeving voor onze medewerkers en zijn voor onze afnemers een betrouwbare leverancier van kwalitatief hoogwaardige producten. Onze kernwaarden zijn: resultaatgericht, innovatief door onze maximale aandacht voor continu verbeteren, oog voor mens, veiligheid en milieu, wederzijds vertrouwen, open in woord en daad en moreel verantwoord ondernemen. Het hoofdkantoor in Emmeloord coördineert de verkoop en introductie van nieuwe aardappelrassen. Agrico werkt intensief samen met een uitgebreid internationaal netwerk van dochterondernemingen en deelnemingen in Nederland, Frankrijk, Groot-Brittannië, Polen, Italië, Zweden, Finland, Roemenië, Slovenië en Canada. Bovendien heeft Agrico vertegenwoordiging in bijna alle pootgoed importerende landen ter wereld. Figuur 3.1 Groepsstructuur Agrico Foto 3.1 Hoofdkantoor Agrico in Emmeloord Met de voorliggende zelfverklaring willen wij aantonen dat Agrico de principes en richtlijnen van ISO toepast. Deze zelfverklaring is opgesteld conform de NEN richtlijn NPR C1:2012. Sinds 2012/2013 wordt ons duurzaamheidsbeleid vorm gegeven door ISO Het is een internationale erkende richtlijn die speciaal is ontwikkeld om duurzaam ondernemen in de praktijk te brengen. Agrico wil transparant zijn in de besturing van haar organisatie, zaken doen op basis van eerlijkheid, vertrouwen en heldere afspraken. Wij behandelen mensen gelijkwaardig, bevorderen hun deelname aan het arbeidsproces en zorgen ervoor dat arbeidsomstandigheden en werkrelaties optimaal zijn. Bovendien onderstrepen wij met ISO dat wij het milieu minder willen belasten en werken aan duurzame oplossingen. Dat we onze leden, leveranciers en klanten respecteren en luisteren naar hun suggesties. En dat wij betrokken zijn bij de gemeenschap in onze omgeving. Bron: Zelfverklaring ISO op jaarverslag 2013/2014.pdf Referentieverslag Agrico 2013/2014 op Pagina 9

11 06 Scope MVO 2014/2015 Om maatschappelijk verantwoord ondernemen goed binnen de organisatie te borgen, heeft Agrico een werkgroep aangesteld. Deze werkgroep heeft afvaardiging uit de verschillende afdelingen en één persoon vanuit Agrico Research. Jaarlijks wordt de prioriteitenlijst MVO geactualiseerd op relevantie, significantie en prioriteit en aan de hand daarvan wordt een actielijst verrijkt met nieuwe MVOacties om de ISO-systematiek te ondersteunen en verder te ontwikkelen. Deze actielijst wordt maandelijks binnen de werkgroep op voortgang besproken. De scope voor de MVO werkgroep betrekt zich voornamelijk op het hoofdkantoor van Agrico op het volgende adres; Agrico BV, Duit 15, 8305 BB in Emmeloord. CO2-uitstoot De uitstoot van CO2 heeft onze bijzondere aandacht. Voor het concreet meten en sturen op de CO2-uitstoot van het hoofdkantoor maken we gebruik van een online tool de Milieubarometer. Hierin leggen we de belangrijkste parameters vast en rekent het programma onze belasting uit in tonnen CO2. Tussen 2008 en 2012 was de CO2-belasting van het hoofdkantoor al gereduceerd van 759 ton naar 646 ton. Dit boekjaar is de belasting verder teruggebracht tot 596 ton CO2. Wij blijven nieuwe initiatieven zoeken om verdere reductie te realiseren. Voor het jaar 2014/2015 heeft de werkgroep zich een reductie van nog eens 5% gesteld. Onze branche kan niet zonder transport. De logistiek heeft een grote impact op de totale CO2- bijdrage in de wereld. Agrico heeft onderzoek laten doen naar de CO2-belasting van het aardappeltransport en de factoren die daarop van invloed zijn. Naast feitelijke berekeningen is daarbij ook een scenarioanalyse uitgevoerd. Agrico zoekt blijvend naar passende initiatieven om CO2-uitstoot te verminderen. Foto 4.1 Aardappeltransport Daarnaast is Agrico in 2013/2014 begonnen met de uitrol van het ISO programma naar de dochters Leo de Kock (zelfverklaring augustus 2014), Agrico U.K. (in januari 2015 begonnen met de implementatie van ISO-26000) en Desmazières (realisatie zelfverklaring september 2015). Duurzame medewerker Net als voorgaande jaren wordt aan de medewerker bij Agrico veel aandacht besteed. Naast taalcursussen, gerichte opleidingen en workshops wordt de kennis van de medewerkers op peil gehouden. Daarnaast is de HR-cyclus in gebruik genomen waarin meer aandacht is voor de persoonlijke wensen en functie(door)groei mogelijkheden en maatwerk op het gebied van benodigde opleiding en training. Agrico blijft daarnaast een actief beleid voeren om de gezondheid van haar medewerkers in relatie tot het werk optimaal te houden. Agrico is in 2014 begonnen met een Agrico Fit Programma in het kader van Agrico gezond. Aan de hand van een Fitcoach en een bewegingsprogramma, dat met een stappenteller je activiteiten in kaart bracht, deden in de 1 ste fase (3 maanden) 85 van de 117 medewerkers mee en ging 50% door in fase 2 (6 maanden). In totaal werd door de deelnemende Agrico medewerkers bijna 32 miljoen stappen gezet met een dag gemiddelde van stappen per dag (omgerekend 6,2 km/dag). Als referentie ligt in Nederland de gemiddelde activiteit op stappen per dag. Niet alleen de hoge deelname was positief ook het behaalde resultaat is iets om trots op te zijn. Foto 4.2 Medewerker Judith Borgijink Pagina 10

12 Agrico beschikt over een bedrijfsarts die een middag per twee weken spreekuur heeft op de hoofdvestiging van Agrico. Hierbij wordt gericht ingespeeld op het terugdringen van het ziekteverzuim. Het ziekteverzuim van de drie Nederlandse Agrico vestigingen over de laatste twee boekjaren waren als volgt: Tabel 4.1 Ziekteverzuim Bron: - jaarverslag 2013/2014.pdf Milieubarometer (niet openbaar) Prioriteitenmatrix 2014/2015 (niet openbaar) Actielijst MVO 2014/2015 (niet openbaar) Pagina 11

13 07 MVO principes Het afleggen van rekenschap is binnen het systeem van ISO opgebouwd op basis van zeven kernthema s en zeven MVO principes. In dit hoofdstuk worden de zeven MVO principes benoemd en hoe die principes invloed hebben op Agrico en hoe Agrico inspeelt op die zeven principes. Als ondersteuning in de communicatie gebruikt Agrico hierbij haar 7 x 7 duurzaamheidsmodel ter illustratie. Fig. 5.1 Duurzaamheidsmodel Agrico Foto 5.1 Aardappelveld in bloei Foto 5.2 Agrico demoveld 1. Agrico legt rekenschap af over effecten op de maatschappij, de economie en het milieu Coöperatie Agrico legt rekenschap af voor gevoerd beleid aan haar leden via het bestuur die tevens de raad van commissarissen vormen van de BV en via de ledenraad en daarnaast financiële rekenschap middels een financieel jaarverslag. Agrico wil door middel van een ISO zelfverklaring en een referentiematrixverslag ook maatschappelijke verantwoording afleggen. Agrico heeft de analist operations en de werkgroep MVO binnen de organisatie aangewezen om invulling te geven aan haar MVO beleid. Financiële jaarverslagen ( Referentiematrix verslagen 2012/2013, 2013/2014 ( Pagina 12

14 2. Agrico is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving Agrico is transparant over besluiten en activiteiten. Hierover wordt via raad van commissarissen, ledenraad, poolcommissies, ledenvergaderingen, jongerencollege, nieuwsbrieven, brieven, het Agrico Potato magazine, intranet, besloten telerportaal en de website van Agrico gecommuniceerd. Zo is onder andere een duidelijke en up-to-date organigram op de website van Agrico te vinden. Agrico publiceert ook haar indicatie- en uitbetalingsprijs die zij uitkeert aan haar telers op haar website. (openbaar) Secretariaat en afdeling CMC (coöperatie, marketing en communicatie) Intranet Agrico (personeel) en besloten leden portaal Agrico (leden-telers, niet openbaar) (niet openbaar) 3. Agrico gedraagt zich ethisch. Agrico gedraagt zich ethisch. Onze kernwaarden en principes worden gecommuniceerd op onze website in onze missie en visie. Een Arbeids-voorwaardenhandboek voorziet in richtlijnen en regels en wordt aan elke nieuwe medewerker ter beschikking gesteld. Op het intranet worden verschillende beleidsprotocollen gecommuniceerd. In het voorjaar van 2015 heeft Agrico de werkgroep Gedragscode Agrico de opdracht gegeven om de richtlijnen te formaliseren. Dit heeft geresulteerd in een beleidsstuk Agrico, dat zijn wij!. Financiële verantwoording wordt gedaan in het jaarverslag welke wordt gecontroleerd en voorzien van een accountantsverklaring door Ernst en Young Accountants LLP. (niet openbaar) Financieel jaarverslag Agrico, 4. Agrico respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in Agrico weet wie haar stakeholders zijn. Agrico hecht veel belang aan een goed contact en een open dialoog met haar stakeholders. Agrico erkent en waardeert de activiteiten en meningen van haar stakeholders. Agrico probeert daar waar mogelijk bij te dragen aan ontwikkeling van kennisuitwisseling, visie en ketenintegratie en maatschappelijke betrokkenheid. Agrico speelt actief in op de verwachtingen van haar stakeholders door het transparant uitdragen van haar beleid en is als coöperatie actief om het belang van haar aangesloten leden te vertegenwoordigen bij sectorvraagstukken. Stakeholdersanalyse, vraag 9 Stakeholdersmodel fig. 6.2 vraag 9 CRM-bestand Agrico (debiteuren/crediteuren) Pagina 13

15 5. Agrico respecteert de geldende wet- en regelgeving Agrico respecteert geldende wet- en regelgeving en handelt hiernaar. Hieronder kan worden verstaan Nationale en Internationale wetgeving, Arbowetgeving en Burgerlijk wetboek. Middels een P&O functionaris en een Arboarts (tweewekelijks spreekuur op hoofdkantoor) wordt nieuwe Arbowetgeving tijdig gesignaleerd en toegepast in het belang van Agrico en haar stakeholders. Agrico heeft een juridisch deskundige in dienst die nieuwe wetgeving signaleert en interpreteert in het belang van Agrico. Indien nodig wordt actie ondernomen. Agrico heeft een Arbeidsvoorwaardenhandboek waarin wordt aangegeven dat een werknemer geacht wordt te handelen volgens de wet- en regelgeving. Ook staan geldende richtlijnen, gedragscode en relevante beleidsstukken op intranet. Arbeidsvoorwaardenhandboek Agrico Spreekuurrooster Arboarts (Intranet, niet openbaar) (Intranet, niet openbaar) 6. Agrico respecteert de internationale gedragsnormen Agrico conformeert zich minimaal aan de Internationale gedragsnormen overeenkomstig Nationale en Internationale wet- en regelgeving. Door het toepassen van de ISO richtlijn geeft Agrico praktische invulling aan deze richtlijn. Account-, product- en exportmanagers verdiepen zich in de culturen en gedragsnormen van internationale klanten (wereldwijde handelsrelaties uit 85 verschillende landen). Ons uitgebreide netwerk bestaat juist uit veelal lokale mensen die de plaatselijke cultuur kennen. De Agrico gedragscode voorziet hoe om te gaan met dilemma s waarbij wetgeving en culturele gebruiken niet altijd even duidelijk zijn. Kennis en ervaring accountmanagers (Intranet, niet openbaar) Gedragscode Agrico 7. Agrico respecteert en erkent de universele mensenrechten Agrico respecteert en erkent de universele mensenrechten. Haar bedrijfsvoering krijgt steeds meer een internationaal karakter. Ook in landen waar de mensenrechten ter discussie staan, probeert Agrico actief te zijn om d.m.v. export van pootgoed, de bevolking in deze landen te voorzien van aardappelen als voedingsbron en eerste levensbehoefte. Het respecteren van de universele mensenrechten is opgenomen in de gedragscode Agrico. Echter niet alle situaties en dilemma s waarin wij als Agrico en als medewerkers in terecht kunnen komen, worden voorzien in een gedragscode. Wij zullen daarom altijd met gezond verstand zakelijk blijven oordelen en handelen. Arbeidsvoorwaardenhandboek Agrico Handelscontracten Agrico (niet openbaar) (Intranet, niet openbaar) Gedragscode Agrico Pagina 14

16 08 Stakeholders Stakeholders (belanghebbenden) van een organisatie spelen een belangrijke rol bij het identificeren van aandachtsgebieden voor MVO. Wie zijn deze stakeholders en welke rol spelen zij daarbij? In dit hoofdstuk gaan wij daar op in. Figuur 6.1 Het (duurzame) ketencomplex van Agrico 8. Hoe heeft Agrico haar stakeholders geïdentificeerd? Agrico is een belangrijke speler in de keten van de aardappel. Zowel bij de kweek- en research-activiteiten, productie, alsmede het verhandelen in aardappelen neemt zij een prominente plek in, in de keten. Als grootste aardappelcoöperatie en handelsbedrijf in pootgoed (marktaandeel 35%) is Agrico in meerdere opzichten een ketenschakel. In het Stakeholdersmodel (figuur 6.2) zijn de belanghebbenden in beeld gebracht. Agrico staat open voor de mening en suggesties van haar stakeholders bij het bepalen van haar MVO beleid. Agrico is direct of indirect vertegenwoordigd in alle schakels van de (duurzame) aardappelketen zoals figuur 6.1 laat zien. Haar stakeholders bevinden zich derhalve ook door de hele keten heen. Stakeholders geven Agrico een license to operate. Voor een herijking van haar MVO beleid heeft Agrico in juni 2015, onder leiding van MVO-Nederland, een aantal workshops gehouden waarbij opnieuw de stakeholders direct zijn benaderd en interviews mee gehouden zijn. Enkele daarbij gestelde vragen waren: 1. Aan welke MVO-onderwerpen moet Agrico bij haar toekomstige MVO-beleid, aandacht aan schenken? 2. Bent u tevreden over de MVO inspanningen van Agrico? 3. Heeft u voorbeelden of suggesties voor verbetering van ons MVO beleid? 4. Hoe kunnen we op MVO onderwerpen samenwerken? 5. Hoe kunnen wij elkaar op gebied van MVO uitdagen? Referentiematrixverslag Stakeholdersanalyse Workshops MVO-Nederland Pagina 15

17 9. Wie zijn de stakeholders van Agrico? Om te kunnen zien wie voor Agrico de stakeholders zijn is een model (figuur 6.2) gemaakt waarbij in een oogopslag te zien is wie de stakeholders zijn. De focus van ISO welke in het opstartjaar (2012/2013) voornamelijk op intern gerichte aandachtsgebieden lag, verplaatst zich de komende jaren meer en meer naar de keten. Hierbij blijft de participatie van de medewerker en de activiteiten van de MVO-werkgroep een belangrijke rol spelen. Het MVO-beleid is gericht op alle stakeholders waarbij de gekleurde bolletjes een meer directe relatie met Agrico hebben en de kleurloze een meer indirecte relatie. Voor gerichte aandachtsgebieden wordt elk jaar de prioriteringsmatrix ISO geactualiseerd en een actielijst opgesteld met relevante doelstellingen gericht op MVO-issues. Prioriteringsmatrix 2014/2015 (niet openbaar) MVO actielijst 2014/2015 (niet openbaar) Figuur 6.2 Stakeholdersmodel Agrico (bron: Stakeholdersanalyse Agrico) Korte beschrijving van de stakeholders van Agrico: Leden aandeelhouders: Agrico is een coöperatie in aardappels, waarvan de leden, aandeelhouder-eigenaren zijn. Leden kunnen worden opgedeeld in klein, middelgroot en groot en naar productgroep pootgoed, consumptie en teeltwijze bio en gangbaar. Een combinatie is ook mogelijk. Leden-telers zijn mede verantwoordelijk voor gevoerd beleid middels raad van commissarissen van de BV, die eveneens het bestuur van de Coöperatie vormen, ledenraad en poolcommissies waarin telers vertegenwoordigd zijn en verantwoordelijkheid dragen. Pagina 16

18 Afnemers: Hiertoe behoren agenten, handelsbedrijven, retail en klanten in binnen- en buitenland inclusief de dochterbedrijven. Hierbij kan een onderscheid worden gemaakt op basis van eindproduct zoals verpakkers, verwerkers en telers (pootgoed en consumptie). Leveranciers: De producten die Agrico verhandelt worden ofwel via leden-telers geproduceerd en bewerkt ofwel via inkoop van derden verworven (inclusief aankoop via onze dochterbedrijven). Leveranciers zijn niet alleen op het gebied van product (aardappel) te identificeren maar ook op het gebied van verpakkingsmateriaal en (logistieke) diensten (bewerken en transport). Medewerkers: Bij de Agrico groep werken ca. 200 medewerkers. Zij vormen een belangrijke schakel tussen de organisatie Agrico en haar directe omgeving. Daarnaast ziet Agrico haar medewerker als menselijk kapitaal en een belangrijke succesfactor als onderscheidend vermogen. Dochterbedrijven: Agrico Research en Leo de Kock voor Nederland en Desmazières (Frankrijk), Agrico U.K., Agrico Italia, Agrico Polska, Agrico Nordic, SC Cartof Agrico, Parkland Seeds in Canada (zie inzet) en Interseme (zie ook groeps-organigram fig. 3.1, pagina 7). Logistieke dienstverleners: Agrico besteedt de logistiek uit aan dienstverleners. Hierbij is onderscheid te maken in wegvervoer (bulk of in verpakking) en scheepvaartvervoer (conventioneel of containershipping). Onze belangrijkste vervoerders zijn; Butter en AB Texel (bulkvervoer), LCW (stukgoedvervoer) en CCI en Hebra (containertransport). Concurrenten: Tot onze belangrijkste concurrenten kunnen HZPC, Europlant, CMK (C. Meijer-Kruiningen), Nedato en KWS worden benoemd. Overheid/Semioverheid: Hiertoe behoren de P.D. en de NAK maar ook Skal Biocontrole voor biologische aardappelen. Omwonenden/gemeente: Het hoofdkantoor van Agrico is gevestigd in Emmeloord op een bedrijventerrein. Agrico hanteert open communicatie met haar omwonenden en de gemeente over haar activiteiten. Gezien de vestigingsplaats en de woonomgeving van de meeste medewerkers, is Agrico onder andere betrokken met de lokale gemeenschap via sponsoring van StEP NOP (Stichting Evenementen Promotie Noordoostpolder). Daarnaast is Agrico zeer nauw betrokken bij de stichting Agro-food cluster voor het ontwikkelen van de Noordoostpolder als een sterk economisch agrarisch gebied en Emmeloord als World-potato city op de kaart te zetten. Zie ook; Consument: Agrico is een B2B bedrijf. De consument van de aardappel vindt ons voornamelijk via de retail als stakeholder voor Agrico. Via o.a. dochter- en inpakbedrijf Leo de Kock, worden kwaliteitseisen voor de aardappels op de consument afgestemd. Pagina 17

19 10. Waarom en waarbij betrekt Agrico haar stakeholders? Telers worden (twee keer per jaar) via informatiebijeenkomsten geïnformeerd over het beleid van Agrico. Jaarlijks wordt de algemene jaarvergadering gehouden voor het vaststellen van het financieel jaarverslag. Via de ledenraad, poolcommissies en het bestuur van de coöperatie oefenen de leden direct invloed uit op het gevoerde beleid bij Agrico. Leden worden ook via het besloten telerportaal geïnformeerd over de laatste nieuwtjes en ontwikkelingen. Agrico kent ook een jongerencollege waarmee op regelmatige basis inhoudelijke en thematische discussies worden gevoerd over toekomstige zaken. Via allerlei werkoverleggen wordt het personeel betrokken bij het gevoerde beleid van Agrico. Notulen van werkoverleggen zijn toegankelijk via het intranet. Agrico informeert haar stakeholders via nieuwsbrieven, persberichten, informatiemagazine (Agrico magazine Potato), brieven, mailings en een website waarop actuele artikelen en historische informatie zijn te vinden. Agrico organiseert elk jaar in november een rassenshow waarbij afnemers, agenten en leveranciers uit 85 landen worden uitgenodigd om actueel nieuws op het gebied van rassenontwikkeling te verkrijgen. Hierbij wordt door de aanwezige account- en exportmanagers (commerciële) informatie verkregen over de belangen bij onze afnemers. Agrico heeft een ondernemingsraad (OR) welke gekend wordt in belangrijke strategische discussies en veelal een adviserende functie heeft op het gebied van arbeidsrechten en arbeidsvoorwaarden (zie inzet). De OR rapporteert jaarlijks d.m.v. een jaarverslag welke op het intranet wordt gepubliceerd. In de OR zijn ook de dochterbedrijven Agrico Research en Leo de Kock vertegenwoordigd. In onderstaande tabel 6.1 wordt de mate van betrokkenheid en de invloed die stakeholders uitoefenen op het MVO-beleid van Agrico weergegeven. Tabel 6.1 Invloed-matrix stakeholders MVO beleid Agrico Stakeholder Verwachtingen van Agrico Vorm van dialoog Rol in MVO-beleid Leden-telers Winstgevendheid Informatiebijeenkomsten (min. 2x per jaar) Leveranciers van hoogwaardige en betrouwbare grondstoffen Acceptabele vergoeding voor geleverde aardappelen/pootgoed Financieel jaarverslag Leveren belangrijke bijdrage aan uitvoering (toekomstig) MVO-beleid Betrouwbare partner Potato magazine Ledenbijeenkomsten Poolcommisssies Medewerkers Veilige werkomgeving Werkoverleg Leveren belangrijke bijdrage aan uitvoering (toekomstig) MVO-beleid Aantrekkelijke werkzaamheden Intranet Positieve werksfeer Training en opleiding Presentaties Ondernemingsraad Jaarlijkse gezamenlijke strategische Dochterbedrijven Betrouwbare partner Boardmeetings Leveren belangrijke bijdrage aan uitvoering (toekomstig) MVO-beleid Bijdragen aan waardecreatie Uitwisselen van kennis Agenten Bijdragen aan waardecreatie Rassenshows Uitwisselen van kennis Internet Leveranciers Bijdragen aan waardecreatie Rassenshows Onderdeel van de keten Contact met medewerkers Leveren belangrijke bijdrage aan uitvoering (toekomstig) MVO-beleid Koepelorganisaties Voedselveiligheid Partner in samenwerkingsverbanden Uitwisselen van kennis Winstgevendheid (patenten) Partner in regelgeving Belangenbehartiging Consumenten Producten die aansluiten bij de behoefte Marktonderzoek Belangrijke afnemer van eindproduct (consumptieaardappel) Voedselveiligheid Informatie via voedingsdeskundigen Beïnvloeden aankoop v/h product tegen acceptabele prijzen Betrouwbare partner Maatschappelijke organisaties Welzijn van gemeenschappen en specifieke doelgroepen Partner in samenwerkingsverbanden Uitwisselen van kennis (niet openbaar) (niet openbaar) (niet openbaar) Communicatieplan MVO 2014/2015 (niet openbaar) Pagina 18

20 09 Kernthema s en onderwerpen 11. Geef aan waar Agrico bij het bepalen van relevante MVO onderwerpen naar heeft gekeken Bij het bepalen van relevante onderwerpen voor MVO/ISO is een prioriteitenmatrix conform NPR 9026+C1:2012 uitgewerkt. Hierbij is gekeken naar de relevantie van deze issues op de Agrico organisatie en haar stakeholders. De prioriteitenmatrix wordt jaarlijks geactualiseerd. Voor het bepalen van relevante onderwerpen hebben we gekeken naar: De eigen activiteiten en besluiten. Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van Agrico. Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. Prioriteitenmatrix 2014/2015 Agrico (niet openbaar) 12. Welke ISO onderwerpen zijn relevant voor Agrico? Alle 37 ISO onderwerpen zijn beoordeeld op relevantie voor Agrico. Indeling vindt plaats op basis van L (niet relevant), M (matig relevant) of H (zeer relevant). Hieronder zijn de onderwerpen weergegeven zoals die vanuit de prioriteitenmatrix zijn benoemd als in hoge mate relevant en waarop Agrico zich in haar MVO-beleid 2014/2015 op heeft gericht en actiepunten heeft geformuleerd. In hoge mate relevante onderwerpen vanuit prioriteitenmatrix zijn; 14: Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek (duurzame medewerker) 16: Duurzaam gebruik van hulpbronnen (uitvoering energiescan en verminderen milieubelasting) 23: Respect voor eigendomsrechten (o.a. kweekersrecht) 24: Duurzame consumptie (duurzaam inkopen) Voor de volledigheid willen wij aangeven dat Agrico ook acties heeft geformuleerd op onderwerpen die in mindere mate relevant zijn voor Agrico. Prioriteitenmatrix 2014/2015 Agrico (niet openbaar) 13. Welke criteria heeft Agrico gebruikt bij het bepalen van significante ISO onderwerpen? Bij het bepalen van significante onderwerpen voor MVO/ISO is een prioriteitenmatrix conform NPR 9026+C1:2012 uitgewerkt. Hierbij is gekeken naar de significantie van deze issues op de Agrico organisatie en haar stakeholders. De prioriteitenmatrix wordt jaarlijks geactualiseerd. Voor het bepalen van significante onderwerpen hebben we gekeken naar: De mate waarin het onderwerp impact heeft op de activiteiten van onze organisatie De mate van belang en bezorgdheid van onze stakeholders over het onderwerp De maatschappelijke verwachting van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot de effecten op deze onderwerpen Het effect en risico van het wel of niet nemen van actie(s) op dit onderwerp. Prioriteitenmatrix 2014/2015 Agrico (niet openbaar) Pagina 19

21 14. Welke onderwerpen zijn significant? Alle 37 ISO onderwerpen zijn beoordeeld op significantie voor Agrico. Indeling vindt plaats op basis van L (weinig significant), M (matig significant) of H (zeer significant). Hieronder zijn de onderwerpen weergegeven zoals die vanuit de prioriteitenmatrix zijn benoemd als in hoge mate significant en waarop Agrico zich in haar MVO-beleid 2014/2015 op heeft gericht en actiepunten heeft geformuleerd. In hoge mate significante onderwerpen vanuit prioriteitenmatrix zijn; 16: Duurzaam gebruik van hulpbronnen (verminderen energieverbruik en milieubelasting) 23: Respect voor eigendomsrechten (kweekersrecht) 34: Ontwikkeling en toegang tot technologie (borging van kennis over o.a. kweektechniek) 36: Gezondheid (veiligheid en welzijn duurzame medewerker) Voor de volledigheid willen wij aangeven dat Agrico ook acties heeft geformuleerd op onderwerpen die in mindere mate significant zijn voor Agrico. Prioriteitenmatrix 2014/2015 Agrico (niet openbaar) Kweektechniek als significant onderwerp voor Agrico 15. Welke criteria heeft Agrico gebruikt bij het bepalen van prioritaire onderwerpen? Bij het bepalen van prioritaire onderwerpen voor MVO/ISO is een prioriteitenmatrix conform NPR 9026+C1:2012 uitgewerkt. Hierbij is gekeken naar de prioriteit van deze issues op de Agrico organisatie en haar stakeholders. De prioriteitenmatrix wordt jaarlijks geactualiseerd. Voor het bepalen van prioritaire onderwerpen hebben we gekeken naar: Quick-wins en bereikbare en herkenbare doelen Voldoen aan maatschappelijke normering, financiële consequenties en personeelsbeleid Huidige prestaties (o.a. vastgelegd in milieubarometer) als uitgangssituatie en referentiekader Het effect en risico van het wel of niet nemen van actie(s) op dit onderwerp Prioriteitenmatrix 2014/2015 Agrico (niet openbaar) Online registratietool Milieubarometer Welke onderwerpen hebben prioriteit? Alle 37 ISO onderwerpen zijn beoordeeld op prioriteit voor Agrico. Indeling vindt plaats op basis van L (lage prioriteit), M (matige prioriteit) of H (hoge prioriteit). Hieronder zijn de onderwerpen weergegeven zoals die vanuit de prioriteitenmatrix zijn benoemd als in hoge mate prioritair en waarop Agrico zich in haar MVO-beleid 2014/2015 op heeft gericht en actiepunten heeft geformuleerd. In hoge mate prioritaire onderwerpen vanuit prioriteitenmatrix zijn; 16: Duurzaam gebruik van hulpbronnen (verminderen energieverbruik en milieubelasting) 17: Mitigatie van en adaptie aan klimaatverandering (reductie CO2 belasting) 23: Respect voor eigendomsrechten (kweekersrecht) 30: Voorlichting en bewustzijn (kennisoverdracht en communicatie) Voor de volledigheid willen wij aangeven dat Agrico ook acties heeft geformuleerd op onderwerpen die in mindere mate prioritair zijn voor Agrico. Prioriteitenmatrix 2014/2015 Agrico (niet openbaar) Pagina 20

22 17. Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? De benoemde aandachtsgebieden vanuit de prioriteitenmatrix hebben geleid tot een mobilisatie van de organisatie Agrico om invulling te geven aan geformuleerd MVO-beleid. Elk seizoen wordt een relevante actielijst opgesteld waarbij gerichte acties moeten bijdragen tot het realiseren van geformuleerd MVO beleid. De systematiek kenmerkt zich door continu verbetering door te voeren aangaande geformuleerd beleid. Om onze successen te registeren en te delen hanteren wij een zogenaamde MVO-successenlijst. Hierop wordt aangegeven welk succes met welk onderwerp en ISO kernthema een relatie heeft en wanneer gerealiseerd is. Enkele concrete resultaten zijn het continu streven van reductie op onze CO2 belasting (5% reductie t.o.v. 2013/2014), het verbeteren van protocollen voor o.a. wagenparkbeleid, gedragscode, arbeidsvoorwaarden (OR) maar ook het verbeteren van de duurzame inzetbaarheid van de Agrico medewerker. Gericht op de core buisness van Agrico en de innovatie die een belangrijke bijdrage kan leveren aan het verminderen van de milieubelasting is de introductie van het Agrico aardappelras Carolus. Dat Agrico hard werkt om ook een bijdrage te leveren aan maatschappelijke vraagstukken bewijst de merkinnovatie Carisma waarbij Agrico een aardappel op de consumentenmarkt introduceert met langzaam verterende koolhydraten welke bijdraagt aan een bewuster voedingspatroon. Deze aardappel is o.a. bij Albert Heijn en Emté te verkrijgen. Enkele duurzame actiepunten zijn eerst gemonitord om te bezien of het beoogde effect kon worden bereikt. Voorbeeld hiervan is het paper for paper initiatief. Na een pilot periode is in 2014 voor alle sanitaire faciliteiten het paper for paper initiatief doorgevoerd waarbij katoenen rollen en gangbaar toiletpapier zijn vervangen (door recycling van eigen oud papier) gerecycled papieren tissues en toiletpapier. Dit initiatief levert voor Agrico vooral bewustwording op, dat bepaalde zaken met een kleine inspanning ook anders kunnen. Zie voor meer concrete voorbeelden van MVO-successen de toelichting bij vraag 37a. Een grotere bewustwording en het overwogen nemen van duurzame beslissingen is een van de directe gevolgen van een opgezet MVO-beleid bij Agrico. Aan alle, bij de vanuit prioriteitenmatrix benoemde actiepunten, is in 2014/2015 aandacht besteed. Actielijst MVO 2014/2015 Agrico (niet openbaar) Successenlijst MVO 2014/2015 Agrico (niet openbaar) Pagina 21

23 18. Toelichting op de prioriteitsstelling Voor de werkgroep MVO bij Agrico is het belangrijk om draagvlak te creëren voor geformuleerd MVO-beleid, de ISO systematiek helpt hierbij om hieraan op gestructureerde en praktische manier invulling te geven. Hierbij wordt voornamelijk beleid geformuleerd vanuit het perspectief van het hoofdkantoor en haar medewerkers. Agrico wil zich richten op quick-wins en bereikbare en herkenbare doelen. In grote lijnen heeft de werkgroep gesteld dat voldoen aan maatschappelijke normering, financiële consequenties en personeelsbeleid, belangrijke aspecten zijn bij het stellen van prioritaire onderwerpen. Hierbij vormen de huidige prestaties (o.a. vastgelegd in milieubarometer) een uitgangssituatie en referentiekader. Toekomstig MVO beleid zal in harmonisatie met de algehele strategische beleidsformulering van Agrico ook verder naar de keten (dochterbedrijven, dienstverleners, leden-telers) worden uitgebouwd. We bekijken continu welke samenwerking met onze stakeholders, mogelijkheden biedt om duurzaamheid binnen de keten, verder te ontwikkelen. Agrico staat open voor het leveren van een duurzaamheidsinspanning die door stakeholders wordt geïnitieerd. De werkgroep MVO signaleert, formuleert en realiseert acties, die een bijdrage leveren aan het vergroten van bewustwording en het gezamenlijk verbeteren van het duurzaamheidsvraagstuk. 19. Geef aan welke stakeholders, en op welke wijze Agrico heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen. Om MVO structureel in te bedden in de bedrijfsvoering heeft Agrico een werkgroep MVO in het leven geroepen vanuit de verschillende disciplines van Agrico. Hiermee beoogd Agrico continu een open discussie met haar stakeholders door de interactie vanuit de verschillende disciplines van de organisatie met de buitenwereld aangaande het gevoerde MVO-beleid. De focus van de werkgroep is erop gericht om het geformuleerde MVO beleid uit te voeren. Voor nieuwe ideeën en het creëren van draagvlak is er binnen de MVO-werkgroep een vacante stoel waar elke vergadering een andere medewerker op mag plaatsnemen. Middels interne communicatie worden medewerkers hiervan op de hoogte gesteld. Van deze mogelijkheid wordt goed gebruik gemaakt. De werkgroep onderhoud contact met stakeholders aangaande MVO onderwerpen en over mogelijkheden tot het uitwisselen van specifieke kennis. Voor toekomstig MVO-beleid blijven we nadrukkelijk ook in gesprek met onze stakeholders over te formuleren aandachtsgebieden en inspanningen. Om te komen tot inzichten, visies en meningen op het gebied van duurzaamheid is interactie met belangrijke schakels (stakeholders) uit de aardappelketen, die zich in het beïnvloedingsgebied van Agrico bevinden, van groot belang. Zo vormen onze aangesloten leden en dochterondernemingen een klankbord voor de issues die maatschappelijk als relevant worden gezien. Agrico probeert in haar beleid hierop in te spelen door continu afgewogen keuzes te maken in het belang van people, planet en profit. In het kader van workshops onder leiding van MVO-Nederland zijn stakeholderinterviews uitgevoerd voor input van toekomstig MVO-beleid. Met de onderstaande bedrijven/personen zijn uitgewerkte gespreksverslagen vastgelegd: AH LH LdK LJ LCW VL NAK OR PZ A-UK A-FR = Allan Hofstra (Agrico stagiair - 1ste jaars student CAH-Dronten) = Lauran Hermus (Agrico kweker) = Leo de Kock (Directeur Claris ten Napel & MVO coördinator Rick Pronk) = Landjuweel (Manager Operations Ruud Koster) = Logistiek centrum Westpoort (Directeur Dolf Liewes) = St. Veldleeuwerik (Directeur Henk Heinhuis) = Nederlandse Algemene Keuringsdienst (Hans de Kroon) = Ondernemingsraad (Voorzitter Jan Wielenga) = Personeelszaken (Personeelsmanager Yvonne Rook) = Agrico UK (Directeur Archie Gibson en MVO-coördinator Adam Chivers) = Dezmazières Agrico Frankrijk (Directeur Gilles Fontaine en MVO-coördinator Audrey Belliot) Prioriteitenmatrix 2014/2015 Agrico (niet openbaar) Actielijst MVO 2014/2015 Agrico (niet openbaar) Successenlijst MVO 2014/2015 Agrico (niet openbaar) Gespreksverslagen stakeholder interviews (niet openbaar) Pagina 22

24 10 Ketenverantwoordelijkheid en invloedsfeer Welke organisaties zich binnen de invloedssfeer van Agrico bevinden en in hoeverre wij in de context van ketenverantwoordelijkheid hierop invloed kunnen uitoefenen komt in dit hoofdstuk aan bod. 20. Welke organisaties bevinden zich in Agrico s invloedssfeer en hoe verhouden die zich tot Agrico? Agrico heeft een eigenaarsbelang in haar Nederlandse dochterondernemingen, Leo de Kock en Agrico Research en in diverse buitenlandse bedrijven (zie voor toelichting vraag 9). Agrico is vertegenwoordigd in het bestuur van Breeders Trust, een Europese belangenorganisatie die illegale teelt van o.a. aardappelrassen bestrijdt en toeziet op het verbonden kweekrecht op zaai- en pootgoed. Ook is Agrico vertegenwoordigd bij Europatat, ESA (European Seed Association), NAO (Nederlandse Aardappel Organisatie), Stichting EKO, Plantum en VBP (Vereniging biologische producenten en handel). Partijen die een groot economisch belang bij Agrico hebben of economisch afhankelijk zijn van Agrico, zijn de aangesloten telers. De mening van de teler weegt voor Agrico zwaar mee. In zogenoemde kleine groepsbijeenkomsten wordt de teler in de gelegenheid gesteld invloed uit te oefenen op gevoerd beleid. Ook via de ledenraad en poolcommissies is de mening van telers geborgd. Inspraak is geborgd door de ledenraadvergaderingen die vijf keer per jaar worden gehouden en via poolcommissies. Partijen waarmee Agrico juridisch bindende contracten heeft zijn telers (leveranciers) en afnemers (klanten) van poot- en consumptieaardappelen. Agrico is een coöperatieve handelsvereniging in het midden van de aardappelketen waarbij zij zowel de belangen van haar telers als ook de kweek- en handelsbelangen vertegenwoordigt. Zowel aan de teeltzijde als aan de retail zijde hecht Agrico waarde aan goede contacten te onderhouden en recht te doen aan samenwerking, transparantie en eerlijk zaken doen. Agrico participeert in Stichting Veldleeuwerik waarbij duurzaam grondgebruik wordt gestimuleerd en een systematiek wordt uitgewerkt om te komen tot een standaardisatie van duurzame werkwijze op het akkerbouwbedrijf. Agrico heeft regelmatig overleg met dienstverlenende vervoerders, brancheorganisaties zoals LTO, semioverheids-organisaties zoals de NAK en Skal, maar ook met branchegenoten zoals HZPC en KWS als het gaat om gezamenlijke belangen op gebied van richtlijnen en wet- en regelgeving in relatie tot aardappelrassen. Samenwerkingsverbanden Binnen MVO heeft Agrico een aantal belangrijke samenwerkingsverbanden met andere bedrijven. In onderstaande volgt een korte uitleg over enkele van deze samenwerkingsverbanden. Stichting Veldleeuwerik De stichting staat voor duurzame akkerbouwproductie voor de ondernemende boer. Binnen Stichting Veldleeuwerik werken akkerbouwers en verwerkende bedrijven samen om de duurzame productie van de akkerbouw te stimuleren. Daarvoor heeft ze een eigen duurzaamheidssystematiek Veldleeuwerik ontwikkeld. De kern hiervan is dat iedere akkerbouwer, ondersteund door enkele collega s, een eigen duurzaamheidsplan schrijft en uitvoert. Door ervaring en kennisuitwisseling zijn de akkerbouwers in staat om een steeds grotere bijdrage aan duurzaamheid te leveren. Naast Agrico als ketenpartner is ook het akkerbouwbedrijf van Agrico Research deelnemer van de stichting. Lees meer op: MVO-Nederland Agrico is partner van MVO-Nederland omdat dit de nationale kennis- en netwerkorganisatie voor maatschappelijk verantwoord ondernemen is. Hét startpunt voor alle ondernemers die hun bedrijfsvoering willen verduurzamen. Als kennisinstituut stelt MVO- Nederland haar kennis ter beschikking aan het Nederlandse bedrijfsleven en andere geïnteresseerden in maatschappelijk verantwoord ondernemen. MVO-Nederland heeft Agrico in actief ondersteund d.m.v. kennisoverdracht en het geven van workshops aan de werkgroep MVO. Lees meer op: Stakeholdersanalyse Agrico Pagina 23

25 21. Op welke manier stimuleert Agrico maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Agrico stimuleert maatschappelijke verantwoordelijkheid door een openbare verklaring af te leggen over haar MVO inspanningen en door MVO mee te nemen in haar strategische beleid. Agrico heeft in de allereerste plaats respect voor de mening van iedere stakeholder. Een grotere maatschappelijke betrokkenheid wordt niet bereikt door een gedwongen beleid. Door juiste beeldvorming en door zelf verantwoordelijkheid te nemen, wil Agrico zich opstellen als een organisatie die verantwoord ondernemen uitdraagt en stimuleert. Door aansluiting te zoeken bij gepast beleid en onderscheidende initiatieven geeft Agrico een signaal af om duurzaamheid duidelijker te profileren. Agrico communiceert o.a. via haar site, MVOnieuwsbrieven en via artikelen in haar magazine Agrico magazine Potato (zie inzet) over haar duurzaamheidsinspanningen. Hiermee wil zij een krachtig signaal afgeven van goed doen, doet goed volgen. Hierbij wordt de stap van het vergroten van kennis, inzichten en bewustwording als zeer belangrijk gezien. Agrico wil door zichtbare acties en beleid laten zien dat Agrico een duurzame coöperatie is, gebouwd op duurzame waarden. Het is onze wereld, het zijn onze mensen, het is onze toekomst. Agrico geeft om deze waarden. Nieuwsbrieven MVO Agrico (intranet, niet openbaar) Agrico magazine Potato (zie artikel in inzet) Pagina 24

26 11 Gepaste zorgvuldigheid (Due dilligence) Gepaste zorgvuldigheid heeft betrekking op de effecten van Agrico s eigen handelen op maatschappij (People), milieu (Planet) en economie (Profit). Hieronder worden vragen in deze context behandeld. 22. Op welke manier beoordeelt Agrico (potentiële) negatieve effecten van de eigen activiteiten en besluiten op maatschappij, milieu en economie? Agrico legt rekenschap af voor haar gevoerd beleid aan de raad van commissarissen (voor de BV), het bestuur, de poolcommissies, ledenraad en de algemene vergadering van aandeelhouders/leden (voor de coöperatie) en haar personeel. Wekelijks komen directie en MT bij elkaar om de impact van gevoerd beleid en doelstellingen te bespreken. Aspecten als klanttevredenheid, omzet, ziekteverzuim, en duurzaamheid hebben daarbij aandacht. Hierop wordt gepast gehandeld. In een online tool, de milieubarometer, brengt Agrico vanuit een nulmeting (2010/2011) haar CO2 belasting voor het hoofdkantoor per fte in kaart (in 2010/2011 was dit op een totaal van 663 ton 7,45 ton/fte). Toekomstig beleid is erop gericht om de vanuit het referentiejaar 2010/2011 vastgestelde CO2 belasting maximaal terug te dringen. Figuur 9.1 geeft de resultaten weer vanaf het referentiejaar. De ingevoerde gegevens in de milieubarometer worden beheerd door Anko Fokkens, medewerker facilitaire dienst en lid van de werkgroep MVO. Deze geeft per kwartaal aan in hoeverre Agrico op schema ligt om de doelstellingen te behalen. Op basis van deze gegevens worden toekomstige doelstellingen bepaald. Voor 2014/2015 is een verdere reductie van 5% t.o.v. 2013/2014 als doelstelling bepaald. In het financiële jaarverslag 2013/2014 is deze doelstelling vastgelegd. Bij het opmaken van dit referentieverslag was nog niet duidelijk of deze doelstelling is behaald daar de boeken per 30 juni 2015 sluiten en alle verbruiksgegevens nog niet bekend zijn. In de milieubarometer wordt gemonitord op de volgende kenmerken in relatie tot CO2 belasting op het hoofdkantoor van Agrico: Papierverbruik Zakelijk verkeer Woon- en werkverkeer Bedrijfsafval Waterverbruik Brandstoffenverbruik Elektriciteitsverbruik Jaar: 2008/ / / /2014 Rapportage milieubarometer Agrico hoofdkantoor (niet openbaar) Financieel jaarverslag 2013/2014 Facturen afdeling Finance en Control (niet openbaar) Pagina 25

27 23. Op welke manier beoordeelt Agrico (potentiële) negatieve effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op maatschappij, milieu en economie? Agrico staat continu in contact met haar stakeholders via haar medewerkers en belangenorganisaties. Zo zijn buitendienstmedewerkers en accountmanagers voortdurend in gesprek met telers en klanten over de merkbare effecten van de bedrijfsvoering van Agrico. Agrico kent een open cultuur waarbij in het voeren van een open dialoog wordt gekeken waar positieve keteneffecten te behalen zijn. Voor haar personeel hanteert Agrico een beleid van functionerings- en beoordelingsgesprekken in de zogenaamde HR-cyclus gesprekken, waarbij mogelijke negatieve effecten (werkdruk, opleidingsbehoefte, etc.) vroegtijdig worden gesignaleerd en waarin beleid, zoals preventieve maatregelen, worden aangepast of ontwikkeld. Vanuit een preventieve positie wordt door de bedrijfsarts continu gekeken naar mogelijk negatieve effecten van werkdruk en hoe men hierop kan inspelen. Het HR-beleid staat beschreven op het Agrico intranet. Het HR-beleid is voor iedere werknemer inzichtelijk. Financieel jaarverslag Agrico, Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd bij Agrico? Agrico betrekt haar leden en medewerkers bij het bepalen van haar beleid. Via de raad van commissarissen in de BV, als ook via het bestuur (personele unie met de raad van commissarissen van de BV), de ledenraad, poolcommissies en ook de O.R. wordt toezicht gehouden op hoe beleid wordt ontwikkeld, geïmplementeerd en uitgevoerd. We willen een duidelijk beleid inzake o.a. inkoop, sponsoring, klachten, wagenparkbeheer, communicatie, juridische zaken en code van ethiek. Hiervoor hanteert Agrico diverse protocollen. De werkgroep MVO kijkt mee bij het opstellen van nieuwe protocollen of bij het hernieuwd beoordelen van bestaande protocollen. De werkgroep MVO heeft de doelstelling om voor alle bovengenoemde punten een up-to-date protocol te hebben. In het seizoen 2014/2015 is de gedragscode geformaliseerd en geïmplementeerd en de werkwijze juridische zaken gepubliceerd op het intranet. Agrico protocollen: inkoop, sponsoring, klachten, wagenparkbeheer, communicatie, juridische zaken en code van ethiek. (Intranet Agrico, niet openbaar) Pagina 26

28 25. Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft Agrico geïdentificeerd? Agrico heeft voor het jaar 2014/2015 de volgende potentiële negatieve effecten voor het hoofdkantoor geïdentificeerd gericht op people, planet en profit. Deze zijn als o.a.: Inkoop van diensten (o.a. logistiek) Verbruik van gas, water en elektriciteit Verbruik van papier en printercartridges Overig bedrijfsafval (o.a. plastic) Zakelijk verkeer (o.a. vliegkilometers) Agrico wil vanuit verantwoordelijkheid, de dialoog opzoeken met haar stakeholders en haar keten om te komen tot ketensynergie door gezamenlijk inspanningen te verrichten. We denken hierbij o.a. aan het verbeteren van logistieke diensten en het delen van kennis op het gebied van duurzaamheid. Het initiëren van innovatieve rassen en productconcepten die een bijdrage leveren aan een duurzamere maatschappij. Bij het delen van kennis worden bewust de dochterbedrijven van Agrico, Leo de Kock (zelfstandig ISO programma sinds 2014) en Agrico Research, betrokken bij het uitvoeren van ons duurzaamheidsbeleid. Daarnaast heeft Agrico zich ten doel gesteld dat de dochterondernemingen Agrico U.K., Desmazières (Agrico Frankrijk) in 2015 zelfstandig een duurzaamheidssystematiek hebben geïmplementeerd en dat Agrico Polska en Agrico East Africa in augustus/september 2015 een begin maken met het opstarten en implementeren van de ISO systematiek. Milieubarometer Agrico (niet openbaar) Prioriteringsmatrix 2014/2015 Actielijst MVO 2014/2015 (niet openbaar) Pagina 27

29 12 Missie, visie, kernwaarden Agrico heeft zich in haar missie uitgesproken om in al haar strategische beslissingen en beleid, richting te geven aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Missie De Agrico groep is een onderneming van aardappeltelers op coöperatieve grondslag die zich bezighoudt met het kweken, telen, collecteren, verpakken en vermarkten van aardappels. Door in te spelen op de wensen van consumenten is Agrico een betrouwbare partner voor haar afnemers en door een sterke positie in de productiekolom levert zij een maximale bijdrage aan de inkomensvorming van haar leden. De Agrico groep oefent op een doelmatige, verantwoorde en resultaatgerichte wijze haar bedrijf duurzaam uit, biedt een uitdagende omgeving voor haar medewerkers en is voor haar afnemers een betrouwbare leverancier van hoogwaardige producten. Visie Agrico is marktleider en wereldspeler in het marktgericht ontwikkelen van aardappelrassen en het (laten) produceren en vermarkten van hoogwaardige poot- en tafelaardappelen, zowel biologisch als gangbaar geteeld. Agrico is een service verlenende regisseur van de volledige keten van ontwikkeling van nieuwe rassen tot aan de consument. Kernwaarden 1. Resultaatgericht 2. Innovatief door onze maximale aandacht voor continu verbeteren 3. Oog voor mens, veiligheid en milieu 4. Wederzijds vertrouwen 5. Open in woord en daad 6. Moreel verantwoord ondernemen Onze kernwaarden laten zien waar we als Agrico voor staan. Ze inspireren ons en worden door ons uitgedragen ongeacht waar ter wereld en op welk niveau we werkzaam zijn. Missie, visie en kernwaarden Agrico Op welke wijze heeft Agrico richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? Agrico heeft de woorden verantwoord en duurzaam opgenomen in haar missie. Door een werkgroep MVO te installeren die belast is met het initiëren en uitvoeren van MVO-doelstellingen. Door de in de werkgroep uitgewerkte doelstellingen te onderschrijven en deze doelstellingen helpen uit te dragen. Door zich te confirmeren aan de zelfverklaring en het referentiematrixverslag volgens ISO NPR C1:2012 met daaraan gekoppeld een MVO-passage in het financieel jaarverslag. Door jaarlijks een MVO-actieplan (met verantwoordelijkheden, tijdslijn, budget, enz.) op te stellen waarin gerichte en SMART gemaakte actiepunten worden uitgevoerd. Agrico een MT-lid (Peter Dijk) eindverantwoordelijk heeft gemaakt voor uitvoerend MVO beleid. Agrico een medewerker (René Vernooij - Analist Operations) aangewezen heeft, die is belast met beleidsvorming, uitvoering, bewaking van voortgang en rapportage over MVO aan het MT. Agrico een P&O-medewerker in dienst heeft die toeziet op ontwikkeling, wet- en regelgeving en richtlijnen op gebied van personeel. Agrico een juridisch medewerker in dienst heeft die signaleert en toeziet op de ontwikkeling m.b.t. (financiële) wet- en regelgeving en richtlijnen. Tweemaandelijks staat MVO op de agenda in het managementoverleg. Agenda s en notulen werkgroep MVO, (niet openbaar) Actielijst MVO-werkgroep Agrico 2014/2015 (niet openbaar) Financieel jaarverslag Agrico, Pagina 28

30 13 Ontwikkelen van draagvlak en competenties Agrico wil draagvlak creëren voor betrokkenheid bij en bewustwording van haar MVO-beleid. Vanuit de stakeholdersdialoog wordt daarbij gezocht naar aanknopingspunten voor een gezamenlijk MVO-beleid. 27. Op welke manier creëert Agrico draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid, binnen en buiten de organisatie? Het MVO-beleid bij Agrico is gebaseerd op een no-nonsense mentaliteit. Vanuit een pragmatische en realistische manier van werken, zijn MVO-doelstellingen en actiepunten benoemd die aansluiten bij voor Agrico en haar stakeholders bereikbare en herkenbare doelen. Dit zowel binnen als buiten de organisatie. De medewerkers van Agrico is een belangrijke schakel in de werkwijze van ISO Om deze blijvend betrokken te houden en draagvlak te creëren worden medewerkers opgeroepen om MVO ideeën aan te dragen en is er voor iedere medewerker de mogelijkheid om middels een open stoel eenmalig aan te sluiten bij een maandelijkse vergadering van de werkgroep MVO. Daarnaast wordt er in de Agrico magazine Potato regelmatig een item geplaatst over MVO en worden medewerkers via een nieuwsbrief geïnformeerd over MVO-acties en resultaten. Actielijst MVO-werkgroep Agrico 2014/2015 (niet openbaar) Nieuwsbrieven MVO, (niet openbaar) Agrico magazine Potato 28. Op welke manier ontwikkelt Agrico de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? Agrico stelt de MVO-werkgroepleden in de gelegenheid om deel te nemen aan seminars en symposia die worden georganiseerd door o.a. MVO-Nederland. Agrico is bij deze brancheorganisatie aangesloten. Agrico wordt door MVO-Nederland via nieuwsbrieven en informatie- verzorgd met kennis en contactinformatie. De medewerker (Analist Operations) die is belast met beleidsvorming, uitvoering, bewaking van voortgang en rapportage over MVO, filtert de informatie en onderneemt actie indien nodig. Indien er binnen de werkgroep sprake is van gerichte behoefte op het gebied van kennisontwikkeling op gebied van duurzaamheid, zal deze door Agrico worden gefaciliteerd. Binnen de dochterondernemingen Leo de Kock, Agrico Research, Agrico U.K en Desmazières (Agrico Frankrijk) is een MVO coördinator benoemd en belast met het implementeren en uitvoeren van de ISO systematiek. In de toekomst is voorzien dat minimaal een keer per jaar de coördinatoren, onder leiding van de Analist operations, bij elkaar komen om ervaringen te delen en gezamenlijk beleid te formuleren. Via mail en conference-calling houdt men elkaar geïnformeerd over voortgang. In het jongerencollege (adviserend orgaan van jonge Agrico-leden) is een werkgroep geïnstalleerd die MVOvraagstukken op een boerenerf bespreekbaar moet maken. Hierbij spelen communicatie, zichtbaarheid, draagvlak, certificering, voedselveiligheid en pragmatische invulling, een belangrijke rol. Pagina 29

31 14 Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in besturingsprocessen, systemen en procedures 29. Op welke manier heeft Agrico haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturings-processen, systemen en procedures? Agrico zet haar ingezet MVO beleid voort. Vanuit de implementatie van de ISO systematiek in 2013, wordt deze lijn doorgetrokken in de volgende jaren. Dit begint bij het in kaart hebben van waar de verantwoordelijkheid ligt, wie wat doet en wanneer. Heel veel zaken zijn reeds vastgelegd, maar zullen nog verder worden gestructureerd. Agrico heeft voor ogen één (digitaal) organisatiesysteem (intranet) te creëren waarin besturingsprocessen, systemen en procedures centraal zijn vastgelegd. Met het invulling geven aan een digitaal kwaliteitshandboek is men in 2015 mee begonnen (zie inzet). Met een kwaliteitshandboek kan een organisatie werkwijzen, procedures en processen borgen en transparantie bieden d.m.v. een (periodieke) interne/externe controle (audit). Agrico formuleert jaarlijks doelstellingen, stelt actiepunten op en maakt middelen vrij om deze acties uit te voeren. We evalueren of deze doelstellingen zijn behaald en of aanvullende actie ondernomen moet worden. Actielijst MVO-werkgroep Agrico 2014/2015 (niet openbaar) Actielijst MT Agrico 2014/2015 (niet openbaar) Referentiematrixverslag Agrico 2014/2015 NEN Publicatieplatform ISO Zelfverklaring ISO /2015 NEN Publicatieplatform ISO Accountantsverklaring financieel jaarverslag Ernst&Young Pagina 30

32 15 Communicatie en rapportage 30. Criteria voor communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid De afdeling CMC (coöperatie, marketing en communicatie) stelt jaarlijks een communicatieplan op waarin uitleg en uitvoering wordt gegeven aan de communicatie over MVO-beleid. Agrico vindt het belangrijk dat zij volledig, begrijpelijk, responsief, verantwoordelijk, actueel en doelgericht over haar MVO-activiteiten communiceert. Daarbij zoeken we aansluiting bij het kennisniveau van de stakeholders. Zo plaatsen we MVO-nieuwsbrieven op het intranet en besteden gerichte aandacht aan MVO via relevante items in Agrico magazine Potato en publiceren we relevante MVO-artikelen op de website. Agrico neemt regelmatig deel aan grote (internationale) AGF-beurzen. Deze beurzen bieden Agrico een platform om haar MVO standpunten kracht bij te zetten en in gesprek te gaan met stakeholders. Communicatieplan MVO 2014/2015 (niet openbaar) 31. Op welke manier communiceert Agrico over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? Als aanvulling op het financieel jaarverslag voegt Agrico jaarlijks een passage toe waarmee verantwoording wordt gegeven over de duurzaamheidsinspanningen. Jaarlijks wordt de referentiematrix in verslagvorm op de site geactualiseerd en gepubliceerd op het publicatieplatform ISO van de NEN. Agrico communiceert en informeert via een MVO-nieuwsbrief haar medewerkers over actuele zaken en resultaten in relatie tot MVO. Agrico heeft een magazine Agrico magazine Potato waarin periodiek interviews en actuele MVO-zaken worden toegelicht. Het Agrico magazine Potato wordt verstrekt aan leden, medewerkers en een groot aantal andere stakeholders. De werkgroep MVO hanteert een open stoel waarbij niet-werkgroepleden (o.a. personeel) eenmalig zitting kunnen nemen om in een werkgroepvergadering mee te praten over actuele agenda onderwerpen waarbij zij ook hun inbreng kunnen doen. Agrico informeert haar omgeving en belanghebbenden via haar website over actuele zaken in relatie tot MVO. De leden telers van Agrico worden via het gesloten telerportaal Mijn Agrico geïnformeerd over relevante MVO onderwerpen. Hierin worden voor de teler o.a. specifieke nieuwsitems, operationele en financiële gegevens gedeeld zoals informatie over voorraden, verlaad- en sorteerinstructies, contracten, facturen, eindafrekeningen en saldo-informatie. Hiermee wil Agrico de service naar de teler vergroten en een bijdrage aan een grotere transparantie leveren. Agrico magazine Potato (Intranet Agrico) MVO- nieuwsbrief (Intranet Agrico) (besloten telerportaal, alleen toegankelijk voor telers) 32. Rapporteert Agrico over MVO via een maatschappelijk verslag? Als doelstelling is geformuleerd om minimaal een MVO-passage in het financieel jaarverslag op te nemen. Naast het financieel jaarverslag wordt er jaarlijks een referentiematrix-verslag en een zelfverklaring volgens de ISO richtlijn worden opgesteld en gepubliceerd. Beide documenten zullen na realisatie en goedkeuring van de NEN (augustus 2015) via de website van zowel Agrico als het ISO publicatieplatform van de NEN, te downloaden zijn Pagina 31

33 33. a) Zijn er conflicten of meningsverschillen met stakeholders? Agrico hanteert de dialoog als instrument om conflicten dan wel meningsverschillen op te lossen. Agrico prevaleert overleg of mediation als passende oplossing boven een rechtsgang. In een enkel geval is rechtsgang echter onvermijdelijk. In het boekjaar 2014/2015 is het tot één, voor Agrico gunstig uitgevallen schikking gekomen (er is schade uitgekeerd aan Agrico) en is één zaakdossier in behandeling. Bron: Juridische afdeling Agrico (niet openbaar) 33. b) Welke methoden heeft Agrico om eventuele conflicten op te lossen? Agrico wil een gewaardeerde ketenpartner zijn. Indien een conflict ontstaat zoekt Agrico samen met betrokken partijen naar een passende oplossing. Agrico hanteert het voeren van een dialoog als instrument om een eventueel conflict op te lossen. Agrico kent een klachtenprocedure als onderdeel van haar productkwaliteitssysteem. Productklachten worden vastgelegd in het ERP systeem van Agrico waarbij tracing en tracking is geborgd van leverancier tot afnemer. Agrico kent een commissie van beroep waarbij een teler terecht kan indien hij een geschil heeft met Agrico waarbij het voeren van een dialoog niet tot de gewenste oplossing leidt. Afnemers en leveranciers kunnen (product)klachten direct richten aan de daartoe verantwoordelijke persoon(en) binnen Agrico. Agrico heeft een speciale productkwaliteitsmedewerker in dienst die de aard van een productklacht beoordeeld en indien van toepassing een gepaste oplossing doorvoert. In de gedragscode en personeelshandboek is vastgelegd dat medewerkers van Agrico zich met klachten van persoonlijke aard kunnen wenden tot de personeelsfunctionaris of de Agrico vertrouwenspersoon. Personeelshandboek (Intranet Agrico, niet openbaar) Gedragscode (Intranet Agrico, niet openbaar) Klachten procedure/protocol (niet openbaar) Productklachtenregistratie in ERP-systeem M3 (niet openbaar) Pagina 32