Keteninformatisering. Nota van bevindingen

Transcriptie

1 Keteninformatisering Nota van bevindingen

2 Colofon Programma Informatieprocessen Nummer Nvb-Info-11/10 c Datum december 2011 Pagina 2 van 60

3 Inhoud Colofon 2 1 Samenvatting en conclusies Aanleiding en probleemstelling Samenvatting en conclusies 7 2 Inleiding Aanleiding en context Probleemanalyse Vraagstelling en aanpak van het onderzoek 13 3 De praktijk van gegevensuitwisselingen Vormen van gegevensuitwisseling Koppelvlakken en praktijken van gegevensuitwisseling Conclusies 16 4 De belemmeringen beschouwd Proces Intake en uitkeringsverstrekking Proces re-integratie Proces Handhaving Conclusies 27 Bijlage 1: Normenkader 29 Bijlage 2: Methodologische verantwoording 31 Bijlage 3: Gegevensuitwisseling in de praktijk 33 Bijlage 4: Beschrijving van de cases 39 Pagina 3 van 60

4 Pagina 4 van 60

5 1 Samenvatting en conclusies 1.1 Aanleiding en probleemstelling Elektronische gegevensuitwisseling is noodzakelijk om op een doelmatige wijze éénmalige uitvraag en hergebruik van gegevens mogelijk te maken. Uit eerdere onderzoeken is gebleken dat de elektronische gegevensuitwisseling in de praktijk tegen beperkingen in de elektronische keteninfrastructuur aanloopt. Uit een onderzoek naar de inrichting, de werking en het beheer van de elektronische infrastructuur in het kader van de evaluatie van de Wet eenmalige gegevensuitvraag werk en inkomen (WEU) blijkt dat de beschikbaarheid van de webservices bij een derde van de gemeenten minder dan 90 procent is. 1 Als zo n webservice niet beschikbaar is kan de informatie niet elektronisch worden uitgevraagd. Dit kan tot gevolg hebben dat bij de klant opnieuw de gegevens worden uitgevraagd. Een ander onderzoek in het kader van de evaluatie van de WEU De werking van de eenmalige gegevensuitvraag in de praktijk brengt een aantal aspecten van het proces naar voren die elektronische gegevensuitwisseling bemoeilijkt. 2 Zo blijken lang niet alle gemeenten de elektronische e-intake WWB te gebruiken, maar gebruik te maken van een papieren intake. De papieren intake kan leiden tot dubbele uitvraag van gegevens. Ook blijkt uit dit onderzoek dat het ontbreken van actuele gegevens in Suwinet-Inkijk uitvraag noodzakelijk maakt. Bij de overgang van WW naar WWB is uitvraag bij de klant noodzakelijk omdat de systemen van UWV en gemeenten verschillen. In het onderzoek genoemde verbeterpunten zijn de aansluiting van de verschillende systemen van de ketenpartners en het geautomatiseerd inlezen van Suwinet-Inkijk. In een recent IWI-onderzoek naar klantvolgsystemen in het domein van werk en inkomen 3 concludeert de inspectie dat de afspraak tussen de ketenpartners in de Programmaraad om één landelijk systeem in te voeren nog niet is gerealiseerd. De wet en regelgeving en het beleid gaan er vanuit dat met slimme ICTtoepassingen de elektronische gegevensuitwisseling, die nodig is om gegevens binnen de SUWI-keten maar één keer uit te vragen, in de praktijk mogelijk is. Gezien de resultaten uit diverse onderzoeken sinds het IWI-onderzoek naar keteninformatisering in 2005 is er vooruitgang geboekt. In 2005 concludeerde de inspectie dat er veel initiatieven waren ontplooid om de keteninformatisering te ondersteunen, maar dat deze in de praktijk niet tot lastenverlichting voor de burger en professional leidde. De verwachting was dat dit in de periode erna wel zou gebeuren. Niettemin blijft de praktijk achter ten opzichte van die verwachtingen. Bovendien is de aandacht voornamelijk gericht op de kop van het proces. Keteninformatisering ten aanzien van re-integratie en handhaving zijn onderbelicht gebleven. Een goed beeld van keteninformatisering in de SUWI-keten en de belemmeringen die zich in de praktijk voordoen om tot elektronische gegevensuitwisseling te komen ontbreekt. Inzicht in de belemmeringen die zich in de praktijk bij de gegevensuitwisseling binnen de SUWI-keten voordoen, kan bijdragen aan de opheffing ervan en tot 1 Evaluatie WEU, perceel 3, Zenc, november Evaluatie WEU, perceel 2, EIM, december Inspectie werk en inkomen, De keten volgt klanten, toepassing van klantvolgsystemen in het domein van werk en inkomen, augustus Pagina 5 van 60

6 meer éénmalige uitvragen leiden en zo administratieve lastenverlichting voor de burger betekenen. Gezien het voornemen van de minister om verdergaande digitalisering van werkprocessen te bevorderen, kan het inzicht in de belemmeringen ook bijdragen aan de aansluiting van nieuwe regelgeving (o.a. Wet Werken Naar Vermogen) op de mogelijkheden van keteninformatisering in de praktijk. Doelstelling Het onderzoek is gericht op de gegevensuitwisseling tussen de SUWI-partijen gemeenten, UWV en SVB. Het doel is bij te dragen aan de lastenverlichting van de burger op het terrein van de WWB en WIJ. Dat doet de inspectie door inzicht te bieden in de belemmeringen bij de gegevensuitwisseling en meervoudig/hergebruik van gegevens van de betrokken partijen bij de uitvoeringsprocessen WWB en WIJ. De conclusies hierover worden gebruikt bij de najaarsrapportage 2011 van het programma Informatieprocessen. De wet- en regelgeving en afspraken in de sector rondom meervoudig/hergebruik van gegevens vormen hiervoor het uitgangspunt. Vraagstelling De vraag voor het onderzoek luidt: In hoeverre is er bij de uitwisseling van gegevens en meervoudig/hergebruik van gegevens in de ketens betreffende de processen uitkeringsverstrekking, reintegratie en handhaving in het kader van de WWB en WIJ sprake van belemmeringen om te kunnen voldoen aan de wettelijke vereisten en afspraken in de sector rondom eenmalige gegevensuitvraag? Toetsingskader Het toetsingskader voor dit onderzoek wordt gevormd door diverse wet- en regelgeving rondom meervoudig/hergebruik van gegevens zoals de Wet SUWI, WEU, WWB, WIJ. In bijlage 1 zijn de relevante bepalingen aangegeven. Daarnaast zijn in de sector van werk en inkomen afspraken hieromtrent gemaakt. Samen vormen deze het normenkader. De uitvoeringspraktijk van de verschillende hoofdprocessen (intake en uitkeringsverstrekking, re-integratie en handhaving) is aan dit normenkader getoetst. Op hoofdlijnen bestaat het normenkader, vrij vertaald, uit de volgende elementen: 1. Partijen moeten (bepaalde) gegevens beschikbaar stellen 2. Partijen mogen bekende gegevens niet uitvragen 3. Partijen moeten de GeVS 4 in stand houden 4. Partijen moeten de GeVS benutten bij raadplegen en levering van gegevens Norm 2 is hierbij in de praktijk voor de burger het meest zichtbaar. In hoeverre worden gegevens die binnen de keten al bekend zijn uitgevraagd? Aanpak Het onderzoek is erop gericht inzicht te bieden in de gegevensuitwisseling tussen en binnen de betrokken partijen bij de uitvoeringsprocessen WWB en WIJ tegen de achtergrond van het wettelijk kader en gemaakte afspraken. Daarbij is ook aandacht besteed aan de belemmeringen voor het geautomatiseerd uitwisselen van gegevens 4 Dit is de Gemeenschappelijke elektronische voorziening Suwinet: de architectuur waarmee informatie tussen de SUWI partners wordt gedeeld. Pagina 6 van 60

7 in situaties waarin de uitwisseling op andere wijze verloopt of de gegevens opnieuw worden uitgevraagd. Om dit inzicht te verwerven is het nodig verdiepend onderzoek te doen. Er is gekozen voor 7 casestudies (6 gemeenten en de SVB, voor bijstandsgerechtigde 65 plussers). De cases zijn zodanig gekozen dat zoveel mogelijk variatie in situaties is gewaarborgd. De inspectie heeft betrokken gemeenten en SVB verzocht een interview te mogen af te nemen bij medewerkers die zich met het proces van keteninformatisering bezig houden. Bij elke gemeente is in ieder geval gesproken met een klantmanager en een hoofd van de afdeling sociale zaken. Bij sommige gemeenten is hiernaast nog gesproken met andere functionarissen zoals functioneel- en technisch beheerders en informatiemanagers. Bij de SVB is gesproken met de informatiemanager van de centrale organisatie en met een medewerker van het serviceteam van een lokale SVB vestiging. Voorafgaand aan de interviews is zoveel als mogelijk informatie opgevraagd en bestudeerd. Zie bijlage 2 voor een meer gedetailleerd overzicht. 1.2 Samenvatting en conclusies Uit het onderzoek van de inspectie blijkt dat klantmanagers in de onderzochte gemeenten bij de uitwisseling van gegevens en het meervoudig gebruik van gegevens in de keten betreffende de processen uitkeringsverstrekking, re-integratie en handhaving in het kader van de WWB en WIJ aangeven tegen diverse belemmeringen aan te lopen. Hierdoor kunnen zij niet altijd aan het principe van eenmalige uitvraag en hergebruik van gegevens voldoen. De door de klantmanagers genoemde belemmeringen zijn door de inspectie getoetst. Hieruit blijkt dat de genoemde belemmeringen als volgt onderverdeeld kunnen worden: 1. een aantal genoemde belemmeringen blijkt aantoonbaar niet juist (zoals het actueler zijn van de bron dan Suwinet-Inkijk). Het bevreemdt de inspectie dat respondenten dit niet weten; 2. een aantal genoemde belemmeringen is een rechtstreeks gevolg van wetgeving (bijvoorbeeld ten aanzien van de intake die door UWV moet worden verricht, al blijkt deze volgens de onderzochte gemeenten geen meerwaarde te hebben) of het gevolg van keuzen. Bijvoorbeeld dat informatie die niet zonder context is te begrijpen, niet via Suwinet wordt gedeeld. Deze belemmeringen zijn niet direct oplosbaar door de uitvoering; 3. een aantal genoemde belemmeringen is volgens de inspectie door de uitvoering oplosbaar; Voor een volledig overzicht van de door respondenten genoemde belemmeringen wordt verwezen naar hoofdstuk 4. Daar is per proces in kaart gebracht welke belemmeringen zijn genoemd met vermelding in welke categorie (1, 2 of 3) deze valt. De laatst genoemde categorie is het meest interessant, want deze lijken volgens de inspectie oplosbaar voor en door de uitvoering. De inspectie ziet de volgende ervaren belemmeringen als oplosbaar door de uitvoering: Pagina 7 van 60

8 Genoemde belemmering Overdracht gegevens vanuit Sonar naar gemeentelijk systeem gaat niet automatisch. Geen inzage in UWV systemen (EA/ED, Sonar) waardoor beeld van klant niet compleet is Er zit geen standaard controle op door de klant ingevoerde gegevens bij de intake. Deze is dus niet per definitie betrouwbaar. Arbeidsverleden is vaak onvolledig in Suwinet-Inkijk Auto s van partners van klanten zijn niet ontsloten. Contacten met RIB niet geautomatiseerd Het kost veel tijd aanvullende informatie te verkrijgen bij UWV en gemeenten. Validatie inspectie In veruit meeste gevallen gebeurt dit handmatig. Probleem gaat dieper dan alleen techniek. Een deel van het probleem ligt in een verschil van inzicht tussen UWV en gemeenten over wie welke rol zou moeten hebben bij de intake en verdere dienstverlening 5. Diverse uitvoerenden geven aan behoefte te hebben aan meer informatie die al in UWV-systemen aanwezig is. Bij sommige gemeenten hebben uitvoerenden inzage in (bepaalde) UWV-systemen. Hier is door UWV en gemeenten ingezet op de zogenoemde 1PC-oplossing en stekker 4 oplossing waarbij gemeenten op hun eigen PC de UWV-applicaties kunnen benaderen. Gezien de overgang van geïntegreerde naar complementaire dienstverlening en de bezuinigingen bij UWV en gemeenten staan investeringen hierin onder druk. Dit geldt niet alleen voor UWV. Uit de interviews met de klantmanagers blijkt dat indien een klant een CV inlevert, informatie hierop ook niet standaard wordt gecontroleerd. Met name bij uitzendbureaus staat er vaak geen einddatum vermeld. Wel wordt de laatste betaaldatum gemeld. Dit is een indicatie van het einde dienstverband. Via Suwinet-Inkijk kan worden gezocht welke auto s bij een bepaald GBA adres horen. Deze informatie kan in de regel alleen worden benaderd door sociaal rechercheurs. Via hen kan de uitvoerende dit opvragen. Veel van de onderzochte gemeenten besteden de re-integratie uit aan RIB. Communicatie hierover vindt veelal schriftelijk plaats. Ook is niet duidelijk welke informatie de gemeente mag delen met het RIB. Eén gemeente heeft wel een gezamenlijk instrument waarvan zowel de gemeente als het RIB gebruik maakt en zo direct inzicht geeft in elkaars resultaten. IWI heeft dit aspect niet verder onderzocht, maar wel geconstateerd dat uitvoerenden aangeven vaak via een informele weg informatie (proberen te) achterhalen. De medewerker van het serviceteam SVB geeft aan dat binnen haar vestiging SVB bezig is met maken van afspraken met gemeenten om de uitwis- 5 Zie voor meer informatie de IWI rapportage De keten volgt klanten, toepassing van klantvolgsystemen in het domein van werk en inkomen. Pagina 8 van 60

9 Genoemde belemmering Men is onzeker in hoeverre men informatie uit sociale media mag gebruiken bij handhaving (informatie over vakanties, bedrijven die mensen starten, leefvormen, etc). Validatie inspectie seling te versnellen. Hierbij worden de juiste contactgegevens en personen uitgewisseld zodat informatieverzoeken snel bij de juiste persoon afdeling terecht komen. Deze informatie is openbaar en dus bruikbaar voor de handhaving. Uit het onderzoek van de inspectie blijkt dat in het kader van de uitvoering van de WWB en WIJ door gemeenten, UWV en SVB veel informatie wordt uitgewisseld. Veel informatie is digitaal beschikbaar en wordt door middel van het Digitaal Klant Dossier (DKD) onder andere via Suwinet-Inkijk ontsloten. Hiermee wordt er minder bekende informatie uitgevraagd dan voorheen. De gegevens van de (wettelijk verplichte) intake door UWV komen in veel gevallen niet automatisch in de gemeentelijke systemen terecht. Dit ondanks vele jaren van inspanningen op dit terrein. Uit het onderzoek komt verder naar voren dat, onder druk van zowel het tijdig tot stand brengen van een beschikking als de wil om de klant snel te helpen, de klantmanager andere wegen (workarounds) zoekt om aan de benodigde informatie te komen. De klantmanager vraagt informatie uit bij de klant of gaat naar een collega of informeel contact om de informatie uit te vragen. Hierdoor is de urgentie voor de klantmanager weg om de werkwijze structureel te verbeteren. Analyse van de workarounds door gemeenten is evenwel nodig om te komen tot verdere verbetering van het gebruik van de beschikbare gegevens bij de ketenpartners door gemeenten. Pagina 9 van 60

10 Pagina 10 van 60

11 2 Inleiding 2.1 Aanleiding en context In de sociale zekerheid doet zich een ontwikkeling voor in de richting van digitalisering van het dienstverleningsproces. Van begin af aan is in de Wet SUWI, ingegaan in 2002, een belangrijke rol weggelegd voor keteninformatisering, als instrument om de dienstverlening aan de klant te verbeteren. De ketenpartijen, UWV, gemeenten en SVB, is opgedragen overkoepelende afspraken te maken om tot koppeling van systemen te komen, die elektronische gegevensuitwisseling mogelijk maakt. In een onderzoek van IWI 6 in april 2005 wordt geconcludeerd dat de bijdrage van keteninformatisering aan het stelsel van werk en inkomen beperkt is. Sindsdien hebben zich op het terrein van de keteninformatisering en de e-dienstverlening veel ontwikkelingen voorgedaan en is er ook de nodige voortgang geboekt bij de bediening van de klant. Door het ontwikkelen van instrumenten als Suwinet- Inkijk, digitaal klantdossier (DKD) fase 1 en DKD fase 2 kunnen ketenpartners in toenemende mate van elkaars bronnen én die van een aantal externe partijen gebruik maken. Tegelijkertijd zijn er ook nog de nodige stappen in de digitalisering van de ketenprocessen te zetten voor een optimale bediening van de klant. In de programmarapportage De burger bediend in is IWI hier uitgebreid op ingegaan. Behalve vanuit de invalshoek dat keteninformatisering bijdraagt aan de verbetering van de dienstverlening aan de burger, is het belang van e-dienstverlening recent nog om een andere reden benadrukt. De minister van SZW heeft onlangs in zijn brief aan de Tweede Kamer over de taakstelling van SZW nog gewezen op het belang van digitalisering van de werkprocessen om bezuinigingen te realiseren. De sociale zekerheid is in beweging. De wet Werken naar vermogen ter vervanging van de WWB, WIJ, Wajong en Wsw is in voorbereiding. UWV staat ten gevolge van de bezuinigingen een grote herstructurering te wachten. Digitalisering van werkprocessen zal worden aangewend om efficiencyslagen te maken. Onderzoek naar de bijdrage die keteninformatisering op dit moment biedt en naar belemmeringen die zich hierbij in de praktijk voordoen, is van belang bij de implementatie van nieuwe wetgeving. IWI wil met het beschouwen van het gebruik van de bestaande voorzieningen op het gebied van keteninformatisering binnen de WWB en WIJ een bijdrage leveren aan de verdere administratieve lastenverlichting. Dit door gericht te kijken naar ervaren belemmeringen in het gebruik van uitgewisselde gegevens en naar mogelijkheden om deze weg te nemen. In dit onderzoek staat, conform het programmaplan, de keteninformatisering in de uitvoering van de WWB en WIJ centraal. De nota van bevindingen geeft een beeld van de gegevensuitwisselingen die tussen de SUWI-partijen plaats hebben gedurende het uitkeringsproces WWB en WIJ. De nota bevat een beschrijving van de in de praktijk voorkomende varianten van gegevensuitwisselingen. De mate waarin de varianten voorkomen maakt geen deel uit van het onderzoek. De focus ligt op de problemen, die de uitvoering bij de gegevensuitwisseling ervaart. De nota van bevindingen levert een inhoudelijke bijdrage aan de najaarsrapportage van het programma Informatieprocessen en draagt bij aan de oordeelsvorming op dit terrein. 6 Rapport ICT als verbindende schakel IWI, april Rapport De burger bediend in 2005 IWI, december Pagina 11 van 60

12 2.2 Probleemanalyse Elektronische gegevensuitwisseling is noodzakelijk om op een doelmatige wijze éénmalige uitvraag en hergebruik van gegevens mogelijk te maken. Uit eerdere onderzoeken blijkt dat de elektronische gegevensuitwisseling in de praktijk tegen beperkingen in de elektronische keteninfrastructuur oploopt. Uit een onderzoek naar de inrichting, de werking en het beheer van de elektronische infrastructuur in het kader van de evaluatie van de WEU blijkt dat de beschikbaarheid van de webservices bij een derde van de gemeenten minder dan 90 procent is. 8 Als zo n webservice niet beschikbaar is kan de informatie niet elektronisch worden uitgevraagd. Dit kan tot gevolg hebben dat bij de klant opnieuw de gegevens worden uitgevraagd. Een ander onderzoek in het kader van de evaluatie van de WEU De werking van de eenmalige gegevensuitvraag in de praktijk brengt een aantal aspecten van het proces naar voren dat elektronische gegevensuitwisseling bemoeilijkt. 9 Zo blijken lang niet alle gemeenten de elektronische e-intake WWB te gebruiken, maar gebruik te maken van een papieren intake. De papieren intake kan leiden tot dubbele uitvraag van gegevens. Ook blijkt uit het onderzoek dat het ontbreken van actuele gegevens in Suwinet-Inkijk uitvraag noodzakelijk maakt. Bij de overgang van WW naar WWB is uitvraag noodzakelijk omdat de systemen van UWV en gemeenten verschillen. In het onderzoek genoemde verbeterpunten zijn de aansluiting van de verschillende systemen van de ketenpartners en het geautomatiseerd inlezen van Suwinet-Inkijk. In een recent IWI onderzoek naar klantvolgsystemen in het domein van werk en inkomen 10 concludeert de inspectie dat de afspraak tussen de ketenpartners in de Programmaraad om één landelijk systeem in te voeren nog niet is gerealiseerd. De wet en regelgeving en het beleid gaan er vanuit dat met slimme ICT toepassingen de elektronische gegevensuitwisseling, die nodig is om gegevens binnen de SUWI-keten maar één keer uit te vragen, in de praktijk mogelijk is. Uit de eerdergenoemde onderzoeken blijkt dat er vooruitgang is geboekt sinds het IWI onderzoek naar keteninformatisering in Uit de onderzoeken blijkt ook dat de praktijk achterblijft ten opzichte van die verwachtingen. Bovendien is de aandacht voornamelijk gericht geweest op de kop van het proces. Veel andere aspecten van het uitkeringsproces zijn onderbelicht gebleven. Een goed beeld van keteninformatisering in de SUWI keten en de belemmeringen die zich in de praktijk voordoen om tot elektronische gegevensuitwisseling te komen ontbreekt. Inzicht in de belemmeringen die zich in de praktijk bij de gegevensuitwisseling binnen de SUWIketen voordoen, kan bijdragen aan de opheffing ervan en tot meer éénmalige uitvragen leiden en zo administratieve lastenverlichting voor de burger betekenen. Gezien het voornemen van de minister verdergaande digitalisering van werkprocessen te bevorderen, kan het inzicht in de belemmeringen ook bijdragen aan de aansluiting van nieuwe regelgeving op de mogelijkheden van keteninformatisering in de praktijk. IWI verschaft met deze nota van bevindingen inzicht in de stand van zaken en (onbenutte) mogelijkheden rondom informatie-uitwisselingen binnen de keten bij de 8 Evaluatie WEU, perceel 3, Zenc, november Evaluatie WEU, perceel 2, EIM, december De keten volgt klanten, toepassing van klantvolgsystemen in het domein van werk en inkomen, augustus Pagina 12 van 60

13 uitvoering van de WWB en WIJ. IWI beoogt hiermee bij te dragen aan de verbetering van de uitvoering van deze wetten en de inrichting van de beoogde opvolger (Wet Werken naar Vermogen), en zo ook aan de administratieve lastenverlichting van de burgers. 2.3 Vraagstelling en aanpak van het onderzoek Doelstelling Het onderzoek is gericht op de gegevensuitwisseling tussen de SUWI-partijen gemeenten, UWV en SVB. Het doel is bij te dragen aan de lastenverlichting van de burger op het terrein van de WWB en WIJ door inzicht te bieden in de belemmeringen bij de gegevensuitwisseling en meervoudig/hergebruik van gegevens van de betrokken partijen bij de uitvoeringsprocessen WWB en WIJ. Daarbij vormen de wet- en regelgeving en afspraken in de sector rondom meervoudig/hergebruik van gegevens het uitgangspunt. Het onderzoeksterrein is beperkt tot de processen uitkeringsverstrekking (inclusief de intake), re-integratie en handhaving. Vraagstelling De hoofdvraagvraag voor het onderzoek luidt: In hoeverre is er bij de uitwisseling van gegevens en meervoudig/hergebruik van gegevens in de ketens betreffende de processen uitkeringsverstrekking, reintegratie en handhaving in het kader van de WWB en WIJ sprake van belemmeringen om te kunnen voldoen aan de wettelijke vereisten en afspraken in de sector rondom eenmalige gegevensuitvraag? Deze hoofdvraag zal beantwoord worden op basis van de volgende deelvragen: 1. Welke wijze van gegevensuitwisselingen vinden plaats bij de uitkeringsverstrekking, re-integratie, en handhaving in het kader van de uitvoering van de WWB en WIJ? 2. Welke koppelvlakken (raakvlakken) zijn er bij de onderscheiden processen tussen de partijen? 3. Op welke wijze vinden in de praktijk de gegevensuitwisselingen en meervoudig/hergebruik plaats? 4. Welke belemmeringen worden in de praktijk door gemeenten en SVB ervaren bij deze gegevensuitwisselingen en meervoudig/hergebruik van gegevens en hoe beoordeelt IWI deze geconstateerde belemmeringen? Het hiernavolgende conceptuele model verduidelijkt de verhoudingen van de variabelen in de vraagstelling. Pagina 13 van 60

14 Belemmeringen Wet- en regelgeving en afspraken Koppelvlakken SUWIpartijen Gegevensuitwisseling processen WWB en WIJ Meervoudig- /hergebruik gegevens Het normenkader Het normenkader wordt gevormd door diverse wet- en regelgeving rondom meervoudig/hergebruik van gegevens zoals de Wet SUWI, WEU, WWB, WIJ. In bijlage 1 zijn de relevante bepalingen aangegeven. Daarnaast zijn in de sector van werk en inkomen afspraken hieromtrent gemaakt. Samen vormen deze het normenkader. De uitvoeringspraktijk van verschillende processen is met dit normenkader vergeleken. Dit heeft tot conclusies geleid over de mate waarin de SUWI-keten voldoet aan weten regelgeving en afspraken rondom meervoudig/hergebruik van gegevens voor de 7 onderzochte ketens. Methodologische verantwoording Er is gekozen voor casestudies bij een steekproef van 6 gemeenten 11 en de SVB. Daar zijn interviews afgenomen met sleutelpersonen op verschillende posities in de organisaties zoals managers, ICT medewerkers en klantmanagers van afdelingen sociale zaken en van de SVB. Daarnaast zijn documenten geanalyseerd, die de verkregen informatie ondersteunen. De steekproef is zodanig gekozen dat zoveel mogelijk variatie in situaties is gewaarborgd. Verder heeft de inspectie een validatie gedaan van de door de geïnterviewden genoemde belemmeringen. Hierbij is nagegaan wat de basis is van de genoemde belemmeringen en in welke mate deze oplosbaar zijn. De verantwoording is uitgebreider opgenomen in bijlage Voor een enkele getrokken gemeente geldt dat deze de uitvoering en verantwoordelijkheid voor de WWB en WIJ heeft belegd bij een ISD. Pagina 14 van 60

15 3 De praktijk van gegevensuitwisselingen In dit hoofdstuk beschrijft de inspectie de vormen van gegevensuitwisselingen bij de processen intake en uitkeringsverstrekking, re-integratie, en handhaving in het kader van de uitvoering van de WWB en WIJ en de wijze waarop de gegevensuitwisseling in de praktijk plaatsvindt. Deze beschrijving heeft betrekking op de deelvragen 1, 2 en Vormen van gegevensuitwisseling Bij de onderscheiden processen zijn er twee groepen van gegevensuitwisselingen te onderscheiden, de digitale en niet digitale vormen. De niet digitale vormen zijn: - papier o.a. het dossier, mapje met stukken, print en formulier - telefonisch contact - persoonlijk contact De digitale gegevensuitwisseling kenmerkt zich door de aanwezigheid van een verbinding tussen computersystemen. Daarin zijn verschillende mogelijkheden: raadplegen, schrijven, batchuitwisseling en mail. De gegevensstroom loopt vaak in één richting, d.w.z. van de gegevensbron naar de gemeente. De volgende digitale vormen zijn aangetroffen: - Systeemkoppeling. Tussen W&I en andere gemeentelijke afdelingen of organisaties is uitwisseling mogelijk door raadplegen en/of schrijven in elkaars domeinen. Automatisch inlezen komt ook voor. In dat geval komen wijzigingen van het ene systeem automatisch in het uitkeringensysteem van W&I. - Mens Centraal. Dit is een verbijzonderde vorm van systeemkoppeling waarbij ook informatie van buiten het W&I domein wordt uitgewisseld met andere domeinen. Doel hiervan is om de klant integraal te kunnen bedienen. - Digitaal inkijken. W&I maakt hiervan veel gebruik door DKD bronnen te raadplegen via Suwinet-Inkijk - Batchverwerking. Een bulk gegevens wordt periodiek naar de gemeente verstuurd waarna vergelijking met het gemeentelijke bestand plaatsvindt. Het Inlichtingenbureau stuurt de gemeente zo gegevens via een beveiligde Suwimailverbinding. - Mail De gegevensuitwisseling is per gemeente in beeld gebracht in bijlage drie. Hierin is o.a. duidelijk te zien dat gegevensuitwisseling via papier nog veel voorkomt en het gebruik van digitale mogelijkheden verschilt per gemeente. 3.2 Koppelvlakken en praktijken van gegevensuitwisseling De interviews bieden zicht op het verloop van de gegevensuitwisselingen in de praktijk. Per hoofdproces (intake en uitkeringsverstrekking, re-integratie en handhaving) zijn deze gegevensuitwisselingen in detail in schema s in kaart gebracht en aangevuld met een beschrijving van de praktijk van de gegevensuitwisseling (zie bijlage 3). Een volledig beschrijving van de gegevensuitwisselingen van de onderzochte gemeenten is opgenomen in bijlage 4, evenals de beschrijving van de gegevensuit- Pagina 15 van 60

16 wisselingen van de SVB in het kader van de uitvoering van de Aanvulling Inkomensvoorziening Ouderen (AIO). Hieronder beschrijft de inspectie de praktijk van de gegevensuitwisseling op hoofdlijnen. Aan de orde komen achtereenvolgens de gegevensuitwisseling bij de intake en uitkeringsverstrekking, de re-integratie en de handhaving. Intake en uitkeringsverstrekking Informatie-uitwisseling tussen UWV WERKbdrijf en de afdeling Werk en Inkomen van de gemeente verloopt doorgaans via papier. Daarnaast komt het voor dat de klantmanager Sonar digitaal kan raadplegen. Koppeling tussen het gemeentelijke systeem en Sonar komt niet voor in de onderzoeksgemeenten. Door het overtypen van gegevens uit Sonar komen ze in het gemeentelijke systeem. In gemeenten met Mens Centraal levert het jongerenloket elektronisch gegevens aan W&I. Systeemkoppeling komt vooral voor tussen gemeentelijke afdelingen. De mogelijkheden die klantmanagers hebben verschillen per gemeente. In de voorkomende gevallen gaat het om raadplegen van gegevens van de afdelingen WMO, Handhaving en Schuldhulpverlening. In een van de onderzochte gemeenten is er een automatische koppeling met de GBA. Intern wisselen gemeenten ook gegevens uit via papier. Gegevens van GBA, UWV/polis en andere (niet SUWI) organisaties raadplegen klantmanagers zoveel mogelijk digitaal via Suwinet-Inkijk. Klantmanagers nemen telefonisch of via de mail contact op met organisaties voor ontbrekende informatie, als blijkt dat de klant deze informatie ook niet kan leveren. Daarbij maken zij gebruik van een door hen zelf opgebouwd netwerk. Re-integratie De gegevensuitwisseling omtrent re-integratie verloopt in grote lijnen vergelijkbaar met die van intake en uitkeringsverstrekking. Hieraan is de gegevensuitwisseling met de re-integratiebureaus toe te voegen. Uitwisseling via papier, mail en telefoon is het meest gebruikelijk. Daarnaast komen in een gemeente signalen via Mens Centraal binnen. Met één specifiek re-integratiebureau in een gemeente verloopt de uitwisseling wederzijds volledig digitaal via internet. Per klant zijn de gegevens te lezen en in te voeren. Handhaving Klantmanagers en handhavingsmedewerkers voeren handhavingstaken uit door het raadplegen van bronnen zoals dat bij intake en uitkeringsverstrekking. Daarnaast gebruiken zij ook internet om informatie over de klant te vergaren. Handhavingsmedewerkers hebben meer mogelijkheden om gegevens in systemen te raadplegen doordat zij over meer autorisaties beschikken. IB is de leverancier van samenloopsignalen, die batchgewijs ter beschikking worden gesteld voor handhavingsactiviteiten. 3.3 Conclusies Uit het onderzoek van de inspectie blijkt dat in het kader van de uitvoering van de WWB en WIJ door gemeenten, UWV en SVB veel gegevens worden uitgewisseld. Veel van de benodigde gegevens zijn digitaal beschikbaar en worden door middel van het Digitaal Klant Dossier (DKD) ontsloten. Hiermee wordt er minder bekende informatie uitgevraagd dan voorheen. De gegevens van de (wettelijk verplichte) intake door UWV komen in veel gevallen niet automatisch in de gemeentelijke systemen terecht. Dit ondanks vele jaren van inspanningen op dit terrein. Pagina 16 van 60

17 Uit het onderzoek komt verder naar voren dat, onder druk van zowel het tijdig tot stand brengen van een beschikking als de wil om de klant snel te helpen, de klantmanager andere wegen (workarounds) zoekt om aan de informatie te komen. De klantmanager vraagt informatie uit aan de klant of gaat naar een collega of informeel contact om de informatie uit te vragen. Hierdoor is de urgentie voor de klantmanager weg om de werkwijze structureel te verbeteren. Als de processen zodanig zouden verbeteren, dat de klantmanager sneller en gemakkelijker over meer informatie van SUWI-partners kan beschikken, zou dat het meervoudig uitvragen en het gebruik van informele kanalen terugdringen. Pagina 17 van 60

18 Pagina 18 van 60

19 4 De belemmeringen beschouwd In dit hoofdstuk gaat de inspectie in op de door de uitvoering in de praktijk ervaren belemmeringen bij gegevensuitwisselingen en meervoudig/hergebruik van gegevens (deelvraag 4). De processen voor de WWB en WIJ zijn in deze nota samengevoegd. Dit is in lijn met de praktijk binnen de onderzochte gemeenten. Van de onderzochte gemeenten heeft één gemeente aparte klantmanagers voor de WWB en de WIJ. In de praktijk kunnen globaal de volgende processen worden onderscheiden bij het behandelen van een aanvraag WWB of WIJ: - Intake en uitkeringsverstrekking (gegevens verzamelen ten bate van rechtmatige verstrekking) - Re-integratie / het doen van een passend leerwerk aanbod (het naar werk of opleiding leiden van de klant) - Handhaving (het toezien of de klant aan zijn plichten voldoet) Per proces wordt aangegeven hoe het globaal verloopt, welke belemmeringen worden ervaren en in hoeverre belemmeringen kunnen worden weggenomen. 4.1 Proces Intake en uitkeringsverstrekking Intake door UWV De aanvraag voor een WWB en WIJ uitkering gebeurt bij het UWV Werkbedrijf (digitaal of met ondersteuning voor de klant op een Werkplein). Welke informatie bij de eerste intake wordt uitgevraagd, verschilt per gemeente. Bij sommige gemeenten is sprake van een beperkte eerste intake waarbij de nadruk ligt op informatie benodigd voor de re-integratie, pas in een later stadium wordt dan informatie met betrekking tot het toekennen van een uitkering uitgevraagd. Bij andere gemeenten wordt dit in één intake gedaan. Primaire registratie vindt plaats in het UWV systeem Sonar. Vanuit dit systeem wordt informatie verstrekt aan de gemeente die de verdere intake afhandelt. In de praktijk gebeurt deze informatieoverdracht handmatig. Er wordt een uitdraai gemaakt uit het Sonar systeem waarna de gegevens handmatig worden ingevoerd in het gemeentelijke systeem. Dit wordt door veel klantmanagers als een belemmering gezien. Uit eerder onderzoek van de inspectie (NvB klantvolgsystemen) blijkt dat het niet automatisch koppelen van Sonar en gemeentelijke systemen niet louter door technische belemmeringen wordt veroorzaakt. Een deel van het probleem ligt in de onenigheid tussen UWV en gemeenten over wie welke rol zou moeten hebben bij de intake en verdere dienstverlening. De in het onderzoek geïnterviewde personen geven in meerderheid aan dat de meerwaarde van de intake door UWV gering is. Aangegeven wordt dat de inhoudelijke echte intake door de gemeente plaatsvindt. Intake door UWV en registratie hiervan is in de wet opgenomen. UWV zelf heeft verder geen taak in het behandelen van deze populatie. Bij de intake (en ook bij uitkeringsverstrekking, re-integratie en handhaving) wordt door de klantmanagers gebruik gemaakt van een grote hoeveelheid informatie. Deze Pagina 19 van 60

20 informatie komt uit diverse systemen en bronnen. In eerste instantie maakt men zoveel als mogelijk gebruik van informatie uit het eigen gemeentelijke systeem. Zonodig wordt dit aangevuld met andere informatie. Hierbij maakt men voornamelijk gebruik van Suwinet-Inkijk. Gebruik DKD en Suwinet-Inkijk Met behulp van DKD wordt via Suwinet-Inkijk relevante informatie die binnen de keten over de klant beschikbaar is met elkaar gedeeld. Door klantmanagers wordt een aantal belemmeringen genoemd betreffende de informatie dat via dit systeem wordt gedeeld. Validatie van deze belemmeringen geeft aan dat er veelal wel is nagedacht over deze belemmeringen, maar dat er bepaalde argumenten aan ten grondslag liggen. Deze worden hieronder kort besproken. Informatie niet beschikbaar in Suwinet-Inkijk Een belemmering die wordt genoemd is dat de informatie er niet is zoals o.a. Eerste Dag Meldingen, netto loon, schuldpositie bij DUO, overzicht bankrekeningnummers, aantal auto s op een GBA adres. Validatie van de belemmeringen levert op dat het niet beschikbaar zijn van het netto loon inherent is aan de systematiek. Verschillende begrippen en berekeningswijzen zorgen ervoor dat het netto loon met het huidige systeem (de polisadministratie) vooralsnog niet te ontsluiten valt. Uitvraag aan de klant of werkgever door middel van een loonstrook blijft voorlopig de aangewezen oplossing. Voor de EDM geldt dat deze is afgeschaft doordat het als te (administratief) belastend werd gezien voor bedrijven. Het aantal auto s op een GBA adres is wel beschikbaar binnen DKD en wordt ontsloten via Suwinet-Inkijk; in de regel is dit soort informatie echter alleen beschikbaar voor sociaal rechercheurs en niet voor klantmanagers. Informatie in Suwinet-Inkijk is onbetrouwbaar Een andere genoemde belemmering is dat informatie die via DKD in Suwinet-Inkijk wordt ontsloten niet betrouwbaar is. Als voorbeelden zijn onder andere zoals opleidingsgegevens en arbeidsverleden genoemd. Navraag van de inspectie leert dat het bekend is dat informatie over opleidingen pas vanaf een bepaalde datum valide is. Hierover heeft de beheerder van Suwinet een informatiebulletin gemaakt. Ook voor informatie over arbeidsverleden is bekend dat dit niet altijd valide is. Met name het einde van dienstverbanden bij uitzendbureaus is vaak niet ingevuld. De laatste betaaldatum is wel beschikbaar en betrouwbaar binnen Suwinet-Inkijk en wordt door sommige klantmanagers als alternatief gehanteerd. Informatie in Suwinet-Inkijk is niet actueel Een aantal geïnterviewden geeft aan dat sommige door Suwinet-Inkijk ontsloten informatie-elementen niet actueel zijn. Met name genoemd is onder andere kadastrale informatie. Validatie door de inspectie leert dat ten aanzien van de actualiteit van de gegevens die via Suwinet-Inkijk worden ontsloten, kan worden opgemerkt dat deze net zo actueel zijn als de bron. Behoudens het Nieuw Handels Register wordt alle via Suwinet-Inkijk ontsloten informatie bij de bron opgevraagd op het moment van bevraging. Dit betekent dat er realtime wordt bevraagd. De informatie die via Suwinet-Inkijk beschikbaar wordt gesteld uit het NHR (nieuwe handelsregister) is maximaal een week oud. Dit komt doordat het NHR iedere week een CD met nieuwe gegevens aanlevert die vervolgens via Suwinet-Inkijk wordt ontsloten. Informatie is niet automatisch in te lezen in het gemeentelijk systeem Verder geeft men aan dat informatie vanuit Suwinet-Inkijk niet direct in te lezen is in de eigen gemeentelijke applicatie. Wil men de informatie bewaren dan zal dit overgenomen moeten worden in het eigen systeem. Er is een mechanisme beschik- Pagina 20 van 60

21 baar (Suwinet-Lezen) waarbij DKD informatie rechtstreeks in de een gemeentelijke applicatie gelezen kan worden. Indien een gemeente hier gebruik van wil maken zal dit in samenspraak moeten met de leverancier van het gemeentelijke systeem. Uitvragen aanvullende informatie is tijdrovend Indien aanvullende informatie door de klantmanager of medewerker serviceteam SVB opgevraagd moet worden bij UWV, (grote) gemeente of andere overheidsinstelling dan zegt men snel aan te lopen tegen de formele regels die voor uitvraag gelden. Dit leidt tot een grote werkbelasting en de mogelijkheid dat de uitvoerder niet in staat is binnen de wettelijke termijn een besluit te nemen. IWI heeft geen verder onderzoek gedaan naar de doorlooptijd van dit soort informatieverzoeken. Wel is de constatering dat klantmanagers aangeven in de praktijk snel informele wegen te zoeken om toch aan de benodigde informatie te komen (kortom ze zoeken en vinden zogenoemde workarounds ). Verder is het logisch dat verstrekkende partijen bepaalde eisen stellen aan de informatievraag; ook zij moeten voldoen aan wettelijke vereisten zoals de Wbp. In onderstaande tabel zijn de belangrijkste belemmeringen voor het proces intake en uitkeringsverstrekking opgenomen tezamen met de validatie van de inspectie en in welke categorie de belemmering valt (1:aantoonbaar niet juist, 2:gevolg van keuzen en wetgeving, 3: volgens IWI oplosbaar door uitvoering). Zie paragraaf 1.2 voor meer informatie over de categorieën: Proces intake en uitkeringsverstrekking Genoemde belemmering Validatie inspectie Cat. Geen meerwaarde intake Intake door UWV en registratie in UWV systeem 2 door UWV. Sonar is wettelijk vereist. Overdracht gegevens vanuit Sonar naar gemeentelijk systeem gaat niet automatisch. In veruit meeste gevallen gebeurt dit handmatig. Probleem gaat dieper dan alleen techniek. Een deel van het probleem ligt in een verschil van inzicht tussen UWV en gemeenten over wie welke rol zou moeten hebben bij de intake en verdere dienstverlening Geen inzage in UWV systemen (EA/ED, Sonar) waardoor beeld van klant niet compleet is Er zit geen standaard controle op door de klant ingevoerde gegevens bij de intake. Deze is dus niet per definitie betrouwbaar. Uitvraag informatie vanuit UWV verloopt via centrale helpdesk en is omslachtig Diverse uitvoerenden geven aan behoefte te hebben aan meer informatie die al in UWVsystemen aanwezig is. Bij sommige gemeenten hebben uitvoerenden inzage in (bepaalde) UWV-systemen. Hier is door UWV en gemeenten ingezet op de zogenoemde 1PC-oplossing en stekker 4 oplossing waarbij gemeenten op hun eigen PC de UWV-applicaties kunnen benaderen. Gezien de overgang van geïntegreerde naar complementaire dienstverlening en de bezuinigingen bij UWV en gemeenten staan investeringen hierin onder druk. Dit geldt niet alleen voor UWV. Uit de interviews met de klantmanagers blijkt dat indien een klant een CV inlevert, informatie hierop ook niet standaard wordt gecontroleerd. Soms is extra informatie nodig bijvoorbeeld van oud WW-klanten. In de praktijk geven uitvoerenden aan informele contacten te benutten. Proces formele uitvraag heeft IWI niet bekeken Zie voor meer informatie de IWI rapportage De keten volgt klanten, toepassing van klantvolgsystemen in het domein van werk en inkomen. Pagina 21 van 60

22 Genoemde belemmering Validatie inspectie Cat. e-wwb-formulier te lang en generiek Gemeenten hebben soms behoefte aan andere informatie die binnen de e-wwb wordt opgevraagd. Er wordt gewerkt aan een nieuw formulier. 2 Gegevens Suwinet-Inkijk niet altijd actueel Geen nettoloongegevens in Suwinet-Inkijk Arbeidsverleden is vaak onvolledig in Suwinet-Inkijk Gegevens uit Polisadministratie niet tijdig beschikbaar Opleidingen (DUO) gegevens in Suwinet-Inkijk soms onvolledig Schuldpositie bij DUO onbekend Rekeningnummer en eigenaar hiervan waarop AKW wordt gestort is niet bekend. Eerste Dag Melding (EDM) is niet beschikbaar Geen inzicht in huurachterstand Informatie omtrent vermogen, inkomen zzp-er, heffingskorting en bepaalde pensioenen is niet actueel Gebruik (invoer in) Mens Centraal is tijdrovend Suwinet-Inkijk ontsluit informatie door middel 1 van DKD. Behoudens het NHR wordt alle informatie realtime ontsloten. Suwinet-Inkijk is dus even actueel als de bron. Dit is inherent aan het systeem 2 Met name bij uitzendbureaus staat er vaak geen einddatum vermeld. Wel wordt de laatste betaaldatum gemeld. Dit is een indicatie van het einde dienstverband. De informatie die in de Polisadministratie is opgenomen loopt achter. Dit komt door het systeem van aangifte doen door werkgever (vindt plaats na betreffende maand) en verwerkingstijd Polisadministratie. Dit klopt. Hierover is een circulaire beschikbaar gesteld door BKWI. Via DUO wordt wel ontsloten of er recht bestaat op studiefinanciering. Soms komt het voor dat de klant recht heeft, maar ook een studieschuld heeft. Dit wordt dan meteen verdisconteerd. Dit is voor de gemeente niet zichtbaar. Er wordt ontsloten of recht bestaat op AKW. Niet inzichtelijk is op wiens rekening dit wordt geboekt. Het komt voor dat de AKW wordt overgemaakt op de rekening van de expartner van de klant. Uitvoerenden geven aan dat de EDM gebruikt werd om rechtmatigheid vast te stellen. EDM is afgeschaft omdat dit een te zware administratieve last zou zijn voor bedrijven. Uitvoerenden gaan uit van informatie die klant verstrekt. Informatie hierover wordt niet ontsloten via DKD. Dit gegeven wordt door de BD via het inlichtingenbureau verstrekt. Deze gegevens worden slechts jaarlijks (bij de belastingaangifte vastgesteld). Mens Centraal is een applicatie waarmee diverse sectoren binnen gemeenten worden gekoppeld en men elkaar zo op de hoogte houdt van statusveranderingen. Hierbij kan het voorkomen dat uitvoerenden informatie moeten vastleggen die niet direct voor hun eigen werkproces relevant is. Dit wordt door sommigen als belastend ervaren Dagwaarde auto niet beschikbaar via Suwinet-Inkijk Via Suwinet-Inkijk wordt de cataloguswaarde ontsloten. Dagwaarde is afhankelijk van staat auto en kilometerstand. Dit kan niet automatisch worden ontsloten. 2 Pagina 22 van 60

23 Genoemde belemmering Validatie inspectie Cat. Auto s van partners van klanten zijn niet ontsloten. Dit wordt gebruikt voor de vermogenstoets. Via Suwinet-Inkijk kan worden gezocht welke auto s bij een bepaald GBA adres horen. Deze informatie kan in de regel alleen worden benaderd door sociaal rechercheurs. Via hen kan de uitvoerende dit opvragen. 3 Suwinet-Inkijk alleen te benaderen via een BSN nummer. Soms wil de klantmanager zoeken op andere velden als adres, geboortedatum, etc. Einde voorliggende voorziening staat niet in Suwinet- Inkijk. Voor de klantmanager is Suwinet-Inkijk alleen te benaderen via het BSN nummer. Andere functionarissen kunnen op andere zoeksleutels informatie vinden, zoals op kenteken, adres, etc. Conform de Wbp is dit alleen toegestaan indien dit uit hoofde van de functie noodzakelijk is. De gemeenten willen dit weten van de potentiële WWB-klanten. Bij informatie die wordt ingewonnen met betrekking tot de voorliggende voorziening is duur en recht op WWB niet vast te stellen Proces re-integratie Voor het re-integratie proces zijn meer inhoudelijke gegevens nodig. Een aantal onderzochte gemeenten hebben een aparte klantmanager voor werk en een aparte klantmanager voor inkomen. Informatie uitwisseling tussen deze twee functionarissen geschiedt dan via het gemeentelijk systeem waar beiden gebruik van maken. Van de onderzochte gemeenten zijn er een aantal die deze informatie, nodig voor re-integratie, al tijdens de intake uitvragen. Een deel van deze informatie is afkomstig uit Sonar, wordt uitgedraaid en overhandigd aan de klantmanager. Meer inhoudelijke re-integratie informatie niet via Suwinet Een aantal klantmanagers gaf aan het een belemmering te vinden dat re-integratie inspanningen die UWV al met een klant heeft uitgevoerd niet via Suwinet-Inkijk wordt ontsloten. Daardoor moeten zij deze informatie zelf bij UWV uitvragen. Navraag bij de beheerder van Suwinet leert dat er wel over is gedacht om dit soort informatie door middel van DKD te ontsluiten. Er is echter besloten dit niet te doen doordat dit soort informatie veelal ongestructureerd in vrije tekstvelden is ingevoerd. Deze informatie is vaak niet zonder verdere context zelfstandig leesbaar. Inzage in UWV systeem door klantmanagers Een alternatief zou kunnen zijn dat klantmanagers van gemeenten zelf inzage hebben in UWV systemen zoals Sonar en/of het Elektronisch Archief/Elektronisch Dossier (EA/ED). In een aantal gemeenten is inmiddels de zogenoemde 1PC uitgerold waarmee medewerkers van een gemeente inzage hebben in systemen (in elk geval van Sonar) van UWV. Gezien de overgang van geïntegreerde naar complementaire dienstverlening en de bezuinigingen bij zowel UWV als gemeenten, staan dit soort initiatieven onder druk. Dit leidt er in de praktijk toe dat klantmanagers aanvullende informatie bij UWV uit moeten vragen. Dit levert dezelfde problemen op als geschetst bij het proces van intake en uitkeringsverstrekking. Informatieoverdracht tussen gemeenten en RIB Veel van de onderzochte gemeenten besteden de re-integratie uit aan een reintegratie bedrijf (RIB). Klantmanagers geven aan uitwisseling van gegevens over klanten veelal niet geautomatiseerd verloopt. Dit betekent dat het RIB rapporteert over de klant en dat de klantmanager deze gegevens handmatig in het gemeentelijke systeem zet. Wel is er een best practice waarbij een gemeente via Internet in- Pagina 23 van 60

24 formatie uitwisselt met een RIB. Op deze wijze is er van beide kanten snel inzicht in de status van de klant. Klantmanager heeft graag een breed beeld van de klant Ook geven sommige klantmanagers aan in het kader van de re-integratie (of in het geval van de WIJ het doen van een passend leerwerk aanbod) graag te beschikken over meer informatie van de klant. Het gaat dan om bijvoorbeeld een bredere blik op de gezondheid van de klant of de mate waarin de klant als risicojongere te boek staat. Deze informatie wordt vanuit privacy overwegingen niet of op een abstract niveau gedeeld. De inspectie constateert dat de Wbp inderdaad eisen stelt aan de informatie die over een klant wordt gedeeld. In de regel wordt alleen die informatie gedeeld die de uitvoering daadwerkelijk nodig heeft om de hen opgelegde taak goed uit te kunnen voeren Indien de uitvoering van mening is dat dit onvoldoende is zal de dialoog moeten worden gezocht. In onderstaande tabel zijn de belangrijkste belemmeringen voor het proces reintegratie opgenomen tezamen met de validatie van de inspectie en in welke categorie de belemmering valt (1:aantoonbaar niet juist, 2:gevolg van keuzen en wetgeving, 3: volgens IWI oplosbaar door uitvoering). Zie paragraaf 1.2 voor meer informatie over de categorieën: Proces re-integratie Genoemde belemmering Validatie inspectie Cat. Re-integratie geschiedenis oud WW ers niet in Suwinet- Inkijk Deze informatie wordt niet via DKD ontsloten. Dit komt mede doordat deze informatie veelal ongestructureerd is en in vrije tekstvelden is vastgelegd. Deze informatie is vaak niet zonder verdere context zelfstandig leesbaar. 2 Geen inzage in UWV systemen (EA/ED, Sonar) waardoor beeld van klant niet compleet is Het kost veel tijd aanvullende informatie te verkrijgen bij UWV en gemeenten. Raadplegen van informatie bij andere gemeentelijke afdelingen is niet mogelijk. Soms hebben klantmanagers behoefte aan informatie over klanten die bij andere afdelingen beschikbaar is. Het gaat dan bijvoorbeeld om de WMO. Bij sommige gemeenten hebben uitvoerenden inzage in (bepaalde) UWV systemen. Hier is door UWV en gemeenten ingezet op de zogenoemde 1PC oplossing en stekker 4 oplossing waarbij gemeenten op hun eigen PC de UWV applicaties kunnen benaderen. Gezien de overgang van geïntegreerde naar complementaire dienstverlening en de bezuinigingen bij UWV en gemeenten staan investeringen hierin onder druk. IWI heeft dit aspect niet verder onderzocht, maar wel geconstateerd dat uitvoerenden aangeven vaak via een informele weg informatie (proberen te) achterhalen. De medewerker van het serviceteam SVB geeft aan dat binnen haar vestiging SVB bezig is met maken van afspraken met gemeenten om de uitwisseling te versnellen. Hierbij worden de juiste contactgegevens en personen uitgewisseld zodat informatieverzoeken snel bij de juiste persoon afdeling terecht komen. De wet SUWI kent een gesloten verstrekkingenregime waarbij uitwisseling van gegevens strikt is ingekaderd. Andersom, informatie van buiten SUWI benutten binnen de SUWI keten, zijn er waarschijnlijk meer mogelijkheden Pagina 24 van 60