Financieel-economisch beheer (FB)

Transcriptie

1 Afdelingsplan 1995 Ministerie Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Adviesdienst Verkeer en Vervoer FB FBF FBPC AO/IC BIV Financieel-economisch beheer (FB) Rijkswaterstaat Adviesdienst Verkeer en Vervoer Bureau Dokumentatie Postbus BA Rotterdam AVV/afd. Visuele vormgeving D 0856

2 Afdelingsplan FB 7 maart 1995 Inhoudsopgave HOOFDSTUK 1 INLEIDING 1 HOOFDSTUK 2 ROL EN POSITIE Missie Doelen en positionering FB Organisatieontwikkeling 3 HOOFDSTUK 3 PRODUKT-MARKTONTWIKKELING 3 HOOFDSTUK 4 ASPECTEN VAN DE PRODUKTIE Kwaliteitszorg Kennisontwikkeling 7 HOOFDSTUK 5 BEDRIJFSVOERING 7 HOOFDSTUK 6 PERSONEELSBELEID 8 HOOFDSTUK 7 OPLEIDING 8 HOOFDSTUK 8 AKTIES 9 Biz.

3 1. Inleiding Aanleiding voor het opstellen een afdelingsplan FB is de afspraak opgenomen in het bedrijfsplan AW dat in het najaar 1994 alle (staf-)afdelingen een afdelingsplan opstellen. Doel het afdelingsplan is om helderheid en houvast te bieden aan de medewerkers FB voor de uit te voeren werkzaamheden, de te stellen prioriteiten en de sturing deze werkzaamheden. Bovendien heeft het afdelingsplan als doel aan te geven aan het DT hoe de doelen in het bedrijfsplan zijn vertaald in het beleid de afdeling. Daarnaast wordt het afdelingsplan ingebracht in het project "Doorlichting bedrijfsvoeringsonderdelen". In de eerste helft 1994 heeft het DT AW een bedrijfsplan voor de periode opgesteld. Dit bedrijfsplan geeft duidelijkheid over de plaatsbepaling AW en de koers en de prioriteiten voor de dienstverlening voor de komende jaren. Het bedrijfsplan vormt de basis voor het afdelingsplan FB. Daarnaast zijn er een aantal (nieuwe) ontwikkelingen, zoals de RWS nieuwe s t i j l, de aansturing de TWD-en, de behoefte om bedrijfsmatiger te gaan werken, het bevorderen de marktwerking, etc. die invloed zijn op het beleid AW en dus ook op het beleid een afdeling als FB. Als gevolg deze ontwikkelingen zal AW de bedrijfsvoeringsinformatie moeten verbeteren. Hier l i g t voor de afdeling FB een belangrijke taak. De afdeling FB valt onder het project "Doorlichting Bedrijfsvoeringsonderdelen (DBO)". Dit project heeft tot doel om de bedrijfsvoeringsonderdelen AW af te stemmen op de lijnorganisatie. Belangrijke aandachtspunten daarbij zijn o.m. de samenwerking tussen Rotterdam en Heerlen en de rollen FB, Bedrijfsburo en Regie. Het project is inmiddels gestart en zal in de eerste helft 1995 worden afgerond. l

4 2. Rol en positie 2.1. Missie De stafafdeling Financieel-economisch Beheer (FB) heeft een ondersteunende taak in de sturing en beheersing de bedrijfsvoeringsprocessen binnen en buiten de AW die belang zijn voor de AW. Daartoe richt z i j zich op een onafhankelijke toetsing en advisering op financieeleconomisch, juridisch en administratief-organisatorisch gebied. Voorts is de afdeling verantwoordelijk voor de coordinatie het begrotingsproces en de optimalisering de bedrijfsvoeringsprocessen, alsmede de betrouwbaarheid de administraties. Zij voert de financiele administratie en ontwikkelt en levert de benodigde financiele management informatie. Daarnaast heeft de afdeling tot taak het ontwikkelen een adequaat informatievoorziening binnen AW voor alle relete bedrijfsinformatie Doelen en positionering FB Het hoofddoel de afdeling is het ondersteunen de HID en de l i j n - organisatie bij het doelmatig realiseren het hoofddoel AW nl. het leveren een bijdrage aan de ontwikkeling en de uitvoering het verkeers- en vervoersbeleid. De afdeling wil de ondersteuning leveren door o.m.: het zorgdragen voor een betrouwbare en flexibele informatievoorziening zodanig dat de l i j n de beschikking heeft over die informatie die nodig is ter ondersteuning beslissingen; het geven gevraagde en ongevraagde adviezen op financieel-economisch en administratief-organisatorisch gebied; het vertalen regels en procedures voor de organisatie zodanig dat deze soepel kunnen worden toegepast; het bevorderen het verantwoord uitbesteden onderzoek door directe ondersteuning te bieden bij het uitbesteden; de coordinatie het planproces. Uitgangspunt hierbij is dat de l i j n verantwoordelijk is en dat de afdeling FB dienstverlenend en voorwaardescheppend i s. Om de positionering de afdeling te verduidelijken zijn de volgende punten belang: FB is een stafafdeling geplaatst rechtstreeks onder de HID AW; hoewel FB zich voornamelijk richt op de interne klanten, spelen externe klanten, zoals HW-RWS, een belangrijke rol: FB is een aanspreekpunt voor HW en anderen m.b.t. financiele zaken en FB heeft een functionele relatie met de controller HW; de HID is op grond de comptabiliteitswet verantwoordelijk voor de comptabele werkzaamheden binnen de dienst. Om deze verantwoordelijkheid voor de (onafhankelijk) toetsende rol te kunnen dragen moeten afspraken gemaakt worden binnen de AW over werkwijzen en procedures. De afdeling FB heeft hierbij de uitvoerende, adviserende en toezichthoudende taak t.b.v. de HID; de relatie met de afdeling Regie is aanwezig bij de uitvoering het planproces. FB coordineert het planproces en is procesmatig verantwoordelijk voor AW management contract en funktieplan. Regie verleent de produktie portefeuillehouders ondersteuning bij het opstellen de programmering door inhoudelijk de programma's en projecten te beoordelen en prioriteiten aan te geven. Daarnaast levert Regie ondersteuning op de strategievorming voor de verschillende produktsoorten. FB is verantwoordelijk voor de begrotingsvoorbereiding en begrotingsuitvoering; 2

5 met het bedrijfsburo is sprake een functionele relatie, de afdeling FB is verantwoordelijk voor de comptabele werkzaamheden uitgevoerd binnen het bedrijfsburo en maakt hierover afspraken met het bedrijfsburo op het gebied werkwijze, procedures en personele invulling. Een goede taakafbakening tussen FB en bedrijfsburo is noodzakelijk om dubbel werk en het op verschillende wijze uitvoeren taken te voorkomen. De werkzaamheden binnen FB en het bedri jfsburo moeten een vervolg op elkaar zijn. Voor een goede afstemming is frequent overleg tussen FB en bedrijfsburo noodzakelijk over de verschillende vakgebieden (Administratieve Organisatie, Planning, Contractzaken en Financien); de relatie met Financien BG-Heerlen is die een functionele relatie, de afdeling FB overlegt met Financiele funkties in Heerlen (F) over financieel-economische zaken en verschaft hierover informatie aan F. Hoofd Planning en Control FB is voor alle zaken het aanspreekpunt voor F Organisatieontwikkeling In het project "Doorlichting Bedrijfsvoeringsonderdelen (DBO)"wordt het takenpakket o.m. FB, bedrijfsburo, regie en F-afdeling BG- Heerlen doorgelicht. Het doel het project is dat de taken onderling en met de l i j n worden afgestemd. Heldere afspraken over wie wat doet leidt tot een efficiente en effektieve ondersteuning de l i j n. Voor FB kan dit betekenen dat het takenpakket verandert en dat de organisatie FB wordt aangepast. De eerste uitkomsten het project worden in februari 1995 verwacht. Hoofd FB zal de medewerkers FB op de hoogte houden resultaten en voortgang het project. 3. Produkt-marktontwikkeling De afdeling FB kent een aantal interne klanten en externe klanten. In dit hoofdstuk wordt een aantal taakgebieden onderkend waarbij per taakgebied de nadruk wordt gelegd op de ontwikkelingen bij klanten en de consequenties daar voor de afdeling FB. Interne klanten AW: HID en management; budgethouders en projectleiders,- medewerkers. Externe klanten: hoofddirektie RWS; accountantsdienst; algemene rekenkamer; klanten AW en leveranciers. Binnen FB worden de volgende taakgebieden onderkend: a. Financien b. Planning en Control c. Administratieve organisatie en Interne controle d. Bedrijfsinformatievoorziening a. Financien Binnen Financien kan een drietal taken worden onderscheiden: 1. Financieel beheer Deze taak zorgt voor de financieel-cijfermatige analyses de begrotingsuitvoering en het adviseren bij de begrotingsvoorbereiding; voert de treasury funktie uit. Concrete taken hierbij zijn de signalering realisatie uitgaven, rapportage aan het management over en analyse verschillen begroting/budget en realisatie; budgetbeheer: analyses en prognoses; controle verplichtingenadministratie; controle op de afwikkeiing declaraties. 2. Begrotingsvoorbereiding Deze taak bestaat voornamelijk uit het voorbereiden de begroting, budgetbeheer en de prognoses de begrotingsuitvoering. Concrete taken hierbij zijn het opstellen de interne begroting, budgetbeheer en het opstellen prognoses en analyses oorzaken afwijkingen de begrotingsuitvoering; adviseren over (re)allocatie middelen; ondersteuning verlenen bij het 3

6 opstellen het management contract en funktieplan door het opstellen het cijfermatige deel en verzorgt de verwerking in FAIS. 3. Financiele administratie Deze taak is verantwoordelijk voor de crediteuren- debiteuren- en grootboekadministratie, het doen betalingen, de maandstaat en toelichting incl. signalering afwijkingen bij prognoses, afhandeling declaraties. De behoefte bij budgethouder aan goede analyses en het maken prognoses is groot. Dit is noodzakelijk voor een goede bedrijfsvoering. In 1995 zal FB daaraan meer aandacht besteden zodat de geleverde financiele managementinformatie in waarde toeneemt. In het project VAO is een grote behoefte binnen AW gebleken aan aktuele projectinformatie met betrekking tot het projectbudget, de reservering en de realisatie. In het project Verbetering AO zijn hierover afspraken gemaakt. Voor financien l i g t hier een ontwikkelingstaak en uitvoeringstaak om in de benodigde informatie te kunnen voorzien. Een verdere ontwikkeling de interne begroting en de implementatie het flexibele informatiesysteem FAIS (FIF) zal hiervoor nodig zijn. Bovendien zal het budgetteringsproces helder en duidelijk moeten worden uitgevoerd. De hoofddirektie RWS (controller RWS) gaat meer sturen op de financiele prognoses over de realisatie de begroting. Financien zal een systeem moeten initieren en implementeren waarmee prognoses kunnen worden gemaakt en geanalyseerd. Op termijn bij invoering RWS nieuwe s t i j l, is het mogelijk dat AW een bedrijfsadministratie zal moeten gaan voeren. Een bedrijfsadministratie onderscheidt zich een begrotingsadministratie door de mogelijkheid om kosten toe rekenen aan kostenplaatsen en kostendragers en de mogelijkheid heeft het verrekenen kosten met afnemers. Of dit wordt gerealiseerd met een uitbouw FAIS of een ander systeem is nog onduidelijk. Van belang hierbij is de eventuele overgang een verplichtingen- /kasstelsel naar een kosten-/batenstelsel. Dit zal vergaande consequenties hebben voor de uit te voeren taken binnen financien. b. Planning en Control Planning en control heeft de volgende taken: 1. Planning Coordinatie en bewaking het begrotingsproces, analyse en beoordeling de ingediende plannen, opstellen cq. beoordelen meerjarencijfers, en het coordineren en opstellen voortgangsrapportages en de jaarlijkse verantwoordingsrapportage. Ontwikkelen planprocedures, richtlijnen t.b.v. de plancyclus, het toetsen de financiele randvoorwaarden. 2. Bedrijfseconomische zaken Advisering en bijdragen aan de bedrijfsvoering; de economische beoordeling de sturing, de bedrijfsprocessen en de werkprocessen; beoordelen en adviseren de prijsvorming, uitbesteding en kostprijzen. Bijdragen aan de bestuurlijke informatievoorziening (BIV door het ontwikkelen technieken en instrumenten, initierende en coordinerende taken m.b.t. planning en beheersing bedrijfsvoeringsprocessen. 3. Contractzaken Beoordelen en adviseren over administratief-juridische aspecten overeenkomsten en aanbestedingsaangelegenheden zowel binnen AW als bij klanten. 4

7 Een o n t w i k k e l i n g d i e belang i s v o o r P l a n n i n g e n C o n t r o l i s de b e h o e f t e v a n h e t management a a n e e n e f f e k t i e v e e n e f f i c i e n t e b e d r i j f s v o e r i n g. H i e r v o o r z a l b e l e i d n o d i g z i j n om de b e d r i j f s p r o c e s s e n d a a r o p i n t e r i c h t e n. Met name h e t i n k o o p p r o c e s i s g e z i e n h e t hoge i n k o o p a a n d e e l (70%) v a n o n d e r z o e k v a n b e l a n g. V e r a n t w o o r d u i t b e s t e d e n e g. inkopen i s d a n ook z e e r b e l a n g r i j k. V r a a g s t u k k e n d a a r b i j z i j n : De s e l e c t i e v a n l e v e r a n c i e r s, h e t o p b o u w e n een leveranciersrelatie, offerteprocedure, regelgeving m.n. de i n w e r k i n g t r e d i n g Europese a a n b e s t e d i n g s r e g e l s, prijs/kwaliteit. In 1995 z a l e e n e e r s t e s t a p w o r d e n g e z e t n a a r A W breed inkoopbeleid. Het p r o j e c t V e r b e t e r i n g AO heeft een a a n t a l e i s e n g e s t e l d aan het uitbestedingsproces, zoals k e u z e c r i t e r i a voor het hanteren stand a a r d o v e r e e n k o m s t e n en e i s e n d i e g e s t e l d moeten worden aan kostenraming e n. H i e r d o o r w o r d t de l i j n o n d e r s t e u n d b i j h e t u i t b e s t e d e n v a n o n d e r zoek. In 1994 i s e r een u r e n r e g i s t r a t i e s y s t e e m (Urennet) geimplementeerd. P l a n n i n g e n c o n t r o l z a l e e n h e l p d e s k i n r i c h t e n g e d u r e n d e de i m p l e m e n t a t i e p e r i o d e t e n b e h o e v e v a n de m e d e w e r k e r s v a n A W zodat z i j b i j p r o b l e men d i r e k t k u n n e n w o r d e n g e h o l p e n. Met b e h u l p v a n de u r e n r e g i s t r a t i e k a n m e e r i n z i c h t w o r d e n g e k r e g e n i n de b e s t e d i n g v a n de m e n s c a p a c i t e i t AW. I n m e i 1995 z a l h e t g e b r u i k v a n de u r e n i n f o r m a t i e w o r d e n g e e v a l u eerd. A l s gevolg Europese a a n b e s t e d i n g r e g e l s z a l AW op d i t t e r r e i n k e n n i s en e r v a r i n g moeten opdoen. D i t i s b e l a n g v o o r het z e l f u i t b e s t e d e n v a n o n d e r z o e k m a a r ook b i j de a d v i s e r i n g v a n de u i t v o e r i n g v a n p r o j e c t e n bij klanten. Extra inzet b i j contractzaken z a l hiervoor noodzakelijk z i jn. V e r d e r z a l i n 1995 h e t i n k o m s t e n b e l e i d v o o r A W worden o p g e s t e l d. In 1995 z a l ook e e n a a n v a n g w o r d e n g e m a a k t met het ontwikkelen r e l e v a n t e m a n a g e m e n t - i n f o r m a t i e w a a r i n de r e e d s b e s c h i k b a r e financiele m a n a g e m e n t - i n f o r m a t i e w o r d t opgenomen. De informatiebehoefte het management w i j z i g t zich a l s gevolg een meer p r e s t a t i e g e r i c h t e s t u r i n g en v e r a n t w o o r d i n g. V o o r een goede s t u r i n g i s management-informat i e o n o n t b e e r l i j k o v e r g e r e a l i s e e r d e p r e s t a t i e s, de d a a r v o o r gemaakte k o s t e n, k r i t i s c h e s u c c e s f a c t o r e n z o a l s b e z e t t i n g s g r a a d en p r o j e c t v o o r t gang. In o v e r l e g met a n d e r e s t a v e n e n de l i j n z a l bekeken worden of het o p s t e l l e n een j a a r v e r s l a g v o o r A W zinvol i s. Op t e r m i j n z a l A W b e d r i j f s m a t i g e r moeten gaan werken. Ontwikkelingen b u i t e n AW g e v e n a a n d a t b i n n e n RWS m o g e l i j k wordt overgegaan t o t het toerekenen v a n k o s t e n en (intern) verrekenen k o s t e n. H i e r v o o r z a l een b e d r i j f s a d m i n i s t r a t i e moeten worden o n t w i k k e l d en g e i m p l e m e n t e e r d. V o o r u i t l o p e n d h i e r o p z a l P l a n n i n g e n C o n t r o l i n 1995 onderzoeken i n hoeverre i n t e g r a l e kosten a l s beheersingsmethode voor AW z i n v o l i s. Op b a s i s h i e r v a n en a f h a n k e l i j k ontwikkelingen b u i t e n AW kan dan worden o v e r g e g a a n t o t i n v o e r i n g een b e d r i j f s a d m i n i s t r a t i e. c. A d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e e n Interne controle B i n n e n A O / I C w o r d e n de v o l g e n d e t a k e n onderscheiden: 1. A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Het a d v i s e r e n o v e r en i n i t i e r e n / l e i d e n v a n de o n t w i k k e l i n g n i e u w e AO b i j o r g a n i s a t i e v e r a n d e r i n g e n en v e r a n d e r d e behoeften; h e t a d v i s e r e n o v e r de i n r i c h t i n g e n i n s t a n d h o u d i n g v a n de i n f o r m a t i e h u i s h o u d i n g v a n de d i e n s t. H e t a c t u a l i s e r e n, v e r b e t e r e n e n b e h e r e n v a n de b e s t a a n d e AO en informatievoorziening. D a a r n a a s t w o r d t ook geadviseerd over doelmatigheidsaspecten w e r k p r o c e s s e n, z o d a t de w e r k z a a m h e d e n z o e f f e c t i e f e n efficient m o g e l i j k kunnen worden u i t g e v o e r d. 2. Interne controle De c o o r d i n a t i e e n u i t v o e r i n g v a n de t o t a l e I C i n c l u s i e f de c o n t r o l e op o v e r e e n k o m s t e n ; H e t g e v e n v a n a d v i e z e n o v e r rechtmatigheid (AO/IC m a a t r e g e l e n ) a a n h e t management v a n A W zodanig dat de r a n d v o o r w a a r d e n v o o r h e t r e a l i s e r e n een a c c o u n t a n t s v e r k l a r i n g duidelijk zijn. 5

8 Het project Verbetering AO wordt gecoordineerd door de AO-funktionaris. De verwachting is dat dit project niet eerder dan eind 1995 zal zijn afgerond. Gezien het belang dat de dienst hecht aan dit project zal hieraan zoveel mogelijk ondersteuning worden gegeven. Over 1995 streeft AW naar een goedkeurende accountantsverklaring. Hiertoe zal extra IC inzet nodig zijn ter ondersteuning het management en medewerkers AW. Gebleken is dat ondanks goede intenties medewerkers er fouten gemaakt kunnen worden. Tijdige controles en terugkoppeling de resultaten aan het management en medewerkers kan tezamen met een goede bedrijfsvoering leiden tot een goedkeurende accountantsverklaring. Daarnaast worden opleidingen verzorgd voor medewerkers AW op het gebied uitbesteden in 1995, zodat er verantwoord kan worden uitbesteed. d. Bedrijfsinformatievoorziening Op het gebied de bedrijfsinformatievoorziening worden de volgende taken onderscheiden: 1. Informatiebeleid. Voorbereiden en implementeren informatiebeleid, informatiearchitectuur en informatieplannen. 2. Informatiesystemen. Initieren en implementeren bedrijfsinformatiesystemen. In 1995 zal het accent liggen op het opstellen en invoeren een informatie-architectuur, die dient als basis voor de ontwikkeling en de onderlinge afstemming bedrijfsinformatiesystemen, waarmee op doeltreffende en doelmatige wijze de informatievoorziening kan worden verzorgd. 4. Aspecten de produktie 4.1.Kwaliteitszorg. Een belangrijk aspect kwaliteit in het werkproces is de aanwezigheid funktiescheiding. Reguliere FB-activiteiten vinden plaats volgens vaststaande procedures, waarbij veelal meerdere FB-medewerkers na elkaar activiteiten uitvoeren. Op die manier kan men elkaars werk controleren en zonodig corrigeren. Om de kwaliteit te waarborgen worden activiteiten die - t i j d e l i j k - extra aandacht behoeven besproken in de FB-bijeenkomst, waardoor medewerkers extra alert zijn op het goed uitvoeren die activiteiten. Regelmatig worden afzonderlijke acties uitgevoerd, gericht op het verbeteren de kwaliteit op een specifiek gebied. Dit betreft acties als het verbeteren bereikbaarheid, e.d. of het t i j d e l i j k instellen een helpdesk waar AW medewerkers terecht kunnen voor een bepaald probleem. De bekendheid de dienstverlening en produkten FB bij medewerkers AW zal worden bevorderd door het invoeren een introduktieprogramma voor nieuwe medewerkers en meer ons gezicht te laten zien in de l i j n. Daarnaast zal meer gebruik worden gemaakt bestaande communicatiemiddelen zoals Verkeerspost, AW-berichten, e.d. In 1995 wordt bekeken of het realiseren een ISO-certificaat voor de afdeling FB (evt. AW) zinvol is in het kader kwaliteitsborging. Opgepast moet worden dat het middel niet tot doel verheven wordt Kennisontwikkeling Ter bevordering de vakkennis zijn binnen FB een aantal vakbladen 6

9 beschikbaar. Daarnaast is er informatie over aktuele AW-produkten en ontwikkelingen binnen het gebied Verkeer en Vervoer. Deelname aan vakoverleg binnen het ministerie/rws door FB medewerkers is voor AW belangrijk. De opgedane kennis dient voorzover relet teruggekoppeld te worden binnen FB. (Vakoverleggen: Controllersberaad, Functioneel Overleg Coordinatoren Administratieve Organisatie (FOCA), Financieel en Begrotingsoverleg (FIBO), Gebruikersoverleg FAIS (GOF), etc.) 5. Bedrijfsvoering Binnen FB worden de aktiviteiten op twee manieren aangestuurd: 1. de reguliere aktiviteiten door bevoegdheden en verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de afdeling te leggen. 2. en bijzondere aktiviteiten door middel projectsturing (vb. FAIS-project, FIF-project). Voor de sturing de produktie-aktiviteiten bij Financien worden kengetallen gebruikt. Deze kengetallen zijn deels nog in ontwikkeling bij Financien. De verwachting is dat in 1995 met deze kengetallen de prestaties de produktie-aktiviteiten (ook die het bedrijfsburo) beter beoordeeld en gestuurd kunnen worden. Eenmaal per twee weken vindt er binnen FB overleg plaats in de staf FB en de FB-bijeenkomst. In de staf FB worden beleidszaken besproken en besloten. De FB-bijeenkomst is er voor de medewerkers waarin afdelingstaken worden besproken en informatie kan worden uitgewisseld. Om de afstemming taken binnen FB te verbeteren zullen alle medewerkers nieuwe taken, akties en projecten in de FB-bijeenkomst aan de orde stellen. Door elkaar op de hoogte te houden, worden verrassingen en overlappingen voorkomen. De management-assistent assisteert het hoofd FB en de medewerkers bij het uitvoeren hun taken. Op de eerste plaats wordt ondersteuning gegeven aan het hoofd FB bij de sturing FB door het leveren management-informatie en secretariele ondersteuning. De medewerkers kunnen een beroep doen op ondersteuning bij de uitvoering bijzondere projecten en activiteiten. Brieven en rapporten dienen door de medewerkers zelf te worden opgesteld. Verder wordt ondersteuning gegeven bij werkzaamheden de financiele administratie, zoals afhandeling facturen e.d. FB-medewerkers registreren de besteding hun uren in het beschikbare urenregistratie-systeem (Urennet). In mei 1995 zal er een evaluatie plaatsvinden over in hoeverre de urenregistratie bruikbare stuurinformatie oplevert voor de afdeling. Het werken met het aanwezigheidssysteem is voor iedere medewerker v r i ], maar het gebruik het planbord binnen FB wordt iedere FB-medewerker vereist. Het planbord biedt FB collega's en andere medewerkers AW de mogelijkheid om te zien wanneer iemand aanwezig is. Voor een dienstverlenende afdeling is het belangrijk dat klanten weten wanneer z i j geholpen kunnen worden. 7

10 Personeelsbeleid De bezetting de afdeling FB is redelijk goed te noemen. Voor het eerst sinds drie jaar zijn er geen vacatures. Het personeelsaannamebeleid is gericht op een goede kwantitatieve en kwalitatieve invulling de afdeling om de continuiteit de afdeling te waarborgen. De huidige medewerkers hebben voldoende kennis en ervaring opgedaan. Om de f l e x i b i l i t e i t binnen FB te bevorderen zullen medewerkers die daarvoor in aanmerking komen op meerdere werkplekken ingezet worden. Om de flexibiliteit de capaciteit FB te verhogen zal extra P- budget worden gereserveerd als inhuurbudget. Hierop kan bij ziekte en in piektijden een beroep worden gedaan. Bij de uitvoering bedrijfsvoeringsprojecten wordt gestreefd naar maximale inbreng FB medewerkers. Hiermee b l i j f t kennis in huis en wordt ervaring opgebouwd. Extra ondersteuning kan dan worden ingehuurd voor de uitvoering reguliere activiteiten. In 1994 heeft de staf FB een team-rollen dag gevolgd om de samenwerking te verbeteren. Dit krijgt mogelijk een vervolg in 1995 voor de staf FB en de gehele afdeling FB. Minimaal eenmaal per jaar zal er een beoordelings- en/of functioneringsgesprek worden gehouden door de leidinggevenden FB met hun medewerkers. Daarin worden funktievervulling en de mogelijkheden voor de medewerker besproken en vastgelegd. Wanneer medewerkers kenbaar maken dat z i j toe zijn aan een andere funktie dan zal beoordeeld worden of zij gebruik kunnen maken mobiliteitsbevorderende instrumenten zoals Interim-Funktievervulling. Op dit moment zijn twee medewerkers op basis IF aan het werk bij andere diensten en zijn twee medewerkers met onbetaald verlof aan het werk bij andere organisaties. Opleiding De stafafdeling FB heeft een ondersteunende functie op het gebied de financiele en administratieve organisatie binnen AW. FB heeft 16 medewerkers, waar er 2 korter dan een jaar in dienst zijn bij AW. In het opleidingsplan FB l i g t de nadruk op de ontwikkeling vakspecialisme. FB is een jonge afdeling, waar veel medewerkers aan het begin hun loopbaan staan. Hierdoor is er een relatief grote opleidingsbehoefte. Naast vakspecialistische opleidingen is er ook een behoefte aan automatiseringsopleidingen en managementopleidingen (intern en extern). 8

11 8. Akties Akties Overleg bevorderden tussen FB en SRB (staf FB) - Implementatie het flexibel informatiesysteem FAIS/FIF (F) - Ondersteunen en coordineren project VAO (AO) - Initieren en implementeren een systeem waarmee financiele prognoses kan worden gemaakt en geanalyseerd (F) - Onderzoek uitvoeren t.b.v. een eerste stap naar inkoopbeleid (P&C) - Uitbestedingsproces verbeteren door het opstellen keuze criteria en kwaliteitseisen voor kostenramingen (P&C) - Urenregistratie implementeren en operationaliseren (P&C) - Ontwikkelen management-informatie/kentallen (P&C) - Opstellen introduktieprogramma nieuwe medewerkers AW (AO) - Onderzoek naar de betekenis integrale kosten als beheersmethode voor AW (P&C) - Extra controle door IC t.b.v. accountantsverklaring (AO) - Ontwikkelen en uitvoeren een opleiding verantwoord uitbesteden (AO) - Opstellen en invoeren een informatie-architektuur (BIV) Akties op termijn - Onderzoek en ontwikkelen een bedrijfsadministratie (P&C/F) - Jaarverslag AW initieren (P&C) - Onderzoek naar het realiseren een ISO-certificaat (AO) Akties intern FB - Verbeteringsakties op het terrein kwaliteit (alien) - ontwikkeling kengetallen t.b.v. produktie FA (F) - FB-bijeenkomst opzet aanpassen (hoofd FB) - Samenwerking FB (team-rollen) verbeteren (hoofd FB) - beoordelings- en functioneringsgesprekken (staf FB) - uitvoering opleidingsplan (hoofd FB) De voortgang de akties worden aan het eind elk kwartaal besproken in de FB-bijeenkomst (aktie: Hoofd FB, Man-ass.). 9