Maatschappelijk jaardocument 2013

Transcriptie

1 RvB. Maart 2014 Zorggroep Ena

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van Zorggroep Ena Kerngegevens Werkgebied Governance Zorgbrede Governance code Raad van Toezicht Jaarverslag Raad van Toezicht Raad van Bestuur Bedrijfsvoering Centrale Cliëntenraad Ondernemingsraad Identiteitscommissie: Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid en het jaarplan Algemeen beleid Kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeoordeling door externe partij Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Ervaringen van cliënten m.b.t. zorg en dienstverlening Kwaliteitscirkels EVV-ers Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Klachten Toegankelijkheid Veiligheid Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid Kwaliteitsbevordering: Scholing en Opleidingen: Leidinggevend kader Vertrouwenspersoon: Personeelsbeleid in cijfers Kwaliteit van het werk Samenleving en maatschappelijk verantwoord ondernemen Milieu Financieel beleid Bijlage: Gebruikte afkortingen

3 1 Inleiding Zorggroep Ena heeft in 2010 keuzes gemaakt om de organisatie toekomstbestendig te maken. In 2012 werd de organisatieverandering waarbij de cliënten als uitgangspunt van zorg- en dienstverlening werden genomen, nader uitgewerkt stond in het kader van de toekomstscenario s voor de verschillende locaties binnen de stark veranderende wet- en regelgeving. De transitie die de Rijksoverheid voor ogen staat voor de langdurige zorg heeft de organisatie met veel interesse en zorg gevolgd. Veel aandacht is uitgegaan naar onderzoek naar de opties die de zorggroep met haar drie locaties heeft binnen de nieuwe beleidslijnen. Een lastige zoektocht met de vele ongewisheden die in de tussentijdse akkoorden die de Regering met diverse coaltities te vinden zijn. In 2014 zullen de beleidslijnen voor de langdurige zorg (AWBZ) en de WMO (Gemeenten) vastgesteld worden. De verwachting is daarbij dat de grote lijnen overeind zullen blijven en slechts op onderdelen bijgesteld zullen worden. Zorggroep Ena zal daarom vasthouden aan de koers die bestaat uit het scheiden van wonen en zorg en de overgang van lichte naar zware zorg in Ruimzicht. Belangrijk thema en motto van de Zorggroep is dat ouderen ook als zij een beroep doen op de ondersteuning van de zorggroep, midden in het leven zoals zij dat gewend en gebruikelijk zijn, kunnen blijven staan. In de relatie tussen de bewoner en de medewerkers moet de kwaliteit van de zorg en dienstverlening tot uitdrukking komen. Daarom is het van belang de uitvoerende medewerkers optimaal te ondersteunen bij het vormgeven van die relatie zodat er door in overleg te zijn met de cliënt, zoveel mogelijk ingegaan kan worden op de vraag van de cliënt. Meer regelruimte voor de professionals om vanuit de eigen vakkennis inhoud te geven aan de relatie met de cliënt is daarbij een belangrijke voorwaarde. Van medewerkers wordt gevraagd binnen de regelruimte zich steeds bewust te zijn van hun bijdrage aan het welzijn van de ouderen maar ook van risico s die er zijn. Om deze missie en visie inhoud te geven in de praktijk, zijn in een discussie met BT, uitvoerende medewerkers, de Centrale Cliëntenraad en Ondernemingsraad kernwaarden vastgesteld. In het verslagjaar zijn wederom via een in company training medewerkers geschoold tot Eerst Verantwoordelijk Verzorgende (EVV-er). De extra scholing in coördinatie van de zorg en de communicatie met cliënt en allen die betrokken zijn bij de zorg is een goede bijdrage aan de kwaliteit van de zorg. Door goede evaluatie van de ervaringen in de scholing en in de praktijk wordt de opleiding steeds dichter bij de behoefte in de praktijk aangeboden. In het jaarplan van het verslagjaar was voorzien in een uitbreiding van de thuiszorg. Met het Thuiszorgproject zijn de processen van de drie locaties met elkaar vergeleken en op één lijn gebracht. Een gericht PR campagne moest leiden tot meer clientèle. Helaas is de groei pas na de zomer op gang gekomen wardoor deze niet meer meegenomen werd door het zorgkantoor in de herschikking die immers uitgaat van de productie tot en met juli. De geplande uitbreiding van de thuiszorg kwam daarmee tot een halt en de verhoogde inzet kon alleen zijn weg vinden in de verhoging van de professionaliteit van de medewerkers. In Ruimzicht zijn de bewoners na een tijdelijk verblijf aan de Amersfoortsestraat weer teruggekeerd in het gerenoveerde huis. Hiermee is een start gemaakt in het aanbieden van de zware zorg onder de paraplu van Zorggroep Ena. Voor de behandelfunctie zijn we een samenwerking aangegaan met Novicare. De transitie van verzorgingshuiszorg naar zware zorg (ZZP 5, 6 en 7) is voor zowel de bewoners als de medewerkers een grote verandering. De zorg en dienstverlening wordt stap voor stap verder ontwikkeld en krijgt een stevige basis door veel aandacht voor scholing en begeleiding. In het najaar is daarom een jobcoach ingezet om de medewerkers op de huiskamers extra ondersteuning te bieden. Het project Weijdelaer waar Het Huis In De Wei deel van uitmaakt, heeft veel aandacht gevraagd. De veranderingen in de financiering van de zorg en de onzekerheden die daarmee gepaard gaan, maakten het ingewikkeld een goed toekomstscenario te schetsen. Met name de algemene ruimte van Het Huis In De Wei is een lastig onderdeel om te exploiteren. Door de dienstverlening in de 3

4 ontmoetingsruimte scherp bij te stellen en de bijdrage van andere partijen is hiervoor een oplossing gevonden. Alhoewel het project nog met veel onzekerheden en risico s is omringd, wil Zorggroep Ena in Scherpenzeel ook na 45 jaar nog een rol van betekenis spelen in de zorg en dienstverlening van ouderen in een beschutte woonvorm. Dit heeft in december geleid tot het besluit Het Huis In De Wei te renoveren en een reductie van capaciteit daarbij te accepteren. Goede zorg en dienstverlening en tevreden cliënten kan Zorggroep Ena alleen bereiken door inzet, aandacht en betrokkenheid van al haar medewerkers. Ik wil daarom graag aan het begin van dit verslag alle medewerkers, vrijwilligers, de Raad van Toezicht, de Ondernemingsraad en de Cliëntenraden bedanken. Onze cliënten bedank ik voor het in ons gestelde vertrouwen. Arjan Kiers Raad van Bestuur 4

5 2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Zorggroep Ena Typering Woon- en zorgcentra Adres Postbus 64 Postcode 3780 BB Plaats Voorthuizen Telefoonnummer Identificatienummer(s) NZa Nummer Kamer van Koophandel adres Internet Toegelaten AWBZ functies Verblijf op grond van de AWBZ, persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding en behandeling Doelgroepen Cliënten met een aanvullende somatische zorgvraag en/of met een aanvullende psychogeriatrische zorgvraag Werkgebied Cliënten met een aanvullende zorgvraag accent psychiatrische problematiek Cliënten met palliatieve, terminale zorg Gemeenten Barneveld, Scherpenzeel en Renswoude (West- Veluwe Vallei) 2.2 Structuur van Zorggroep Ena Stichting Zorggroep Ena beheert een drietal woon- zorgcentra Ruimzicht in Barneveld, Het Huis in de Wei in Scherpenzeel en Nieuw Avondrust in Voorthuizen. Het bestuur is opgedragen aan een eenhoofdige Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht bestaat uit 7 leden. Zij zijn op basis van de statuten gehouden aan toezicht op- of het goedkeuren van de besluiten van de Raad van Bestuur. Er is een reglement voor de Raad van Bestuur en een reglement voor de Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur stuurt het Beleidsteam van de stichting aan dat bestaat uit de manager Zorg&Behandeling, de manager Wonen&Welzijn, het hoofd EAD en het hoofd PO&O. De Zorggroep Ena heeft een Gemeenschappelijke Ondernemingsraad die fungeert als medezeggenschapsorgaan voor alle locaties. Tweemaandelijks voert zij overleg met de Raad van Bestuur. Waar nodig vindt tussentijds overleg plaats. De Zorggroep Ena beschikt over een centrale- en drie locale cliëntenraden die regelmatig overleg voeren met respectievelijk de Raad van Bestuur, de manager Zorg&Behandeling of de manager Wonen&Welzijn. 5

6 2.3 Kerngegevens Zorggroep Ena levert aan hiertoe geïndiceerde cliënten persoonlijke verzorging, verpleging, ondersteunende, activerende begeleiding en behandeling of een combinatie hiervan -al of niet met de functie verblijf. Daarnaast is Zorggroep Ena actief in de wijk door levering van gemaksdiensten, maaltijdservice en alarmering. In het kader van welzijnsbevordering werkt Zorggroep Ena ook samen met welzijnsorganisaties. Er wordt nadrukkelijk gestreefd om wijkbewoners te betrekken bij de activiteiten in de huizen. Voor de kerngegevens van de Zorggroep Ena, zie jaarrekening Werkgebied Zorggroep Ena levert zorg in de regio West Veluwe Vallei. Het betreft de gemeenten Barneveld- Voorthuizen, Renswoude en Scherpenzeel. De AWBZ zorg wordt geleverd in de zorgkantoor Regio Arnhem/Twente. 3 Governance 3.1 Zorgbrede Governance code De Zorgbrede Governance Code wordt integraal toegepast. 3.2 Raad van Toezicht Samenstelling Raad van Toezicht: Naam Aandachtsgebied Functie en nevenfuncties De heer drs. H. de Boer Voorzitter Hoofdfunctie: Bestuurder-directeur - Congrescentrum De Werelt BV - Protestantse Stichting Diaconaal Vakantiewerk - Stichting Dennenheul - Stichting De Heerenhof Nevenfuncties: St. Ten Vorsel Bladel, voorzitter bestuur Maatschappij van Welstand Amersfoort, bestuurslid St. Muziek Theater Barneveld, voorzitter bestuur. Vereniging Het Werelthuis Voorthuizen, voorzitter St. Vrienden J.P. van de Bent Stichting Deventer, bestuurslid Stichting Hydepark, bestuurslid Rotary Barneveld, bestuurslid Stichting Groepshotel IJsselvliedt 6

7 Mevrouw J. Drost Zorg en wonen, Hoofdfunctie: Onderwijs en scholing Directeur Amersfoort ROC Midden Nederland Nevenfunctie: Geen relevante De heer N. Lenten Financiën Nevenfuncties: St. Vrienden van Woon- en Zorgcentrum Ruimzicht, penningmeester St. Christelijke Bibliotheek Barneveld, lid Raad van Toezicht Provinciale afdeling CDA Gelderland, penningmeester St. CDA Gelderland, penningmeester Mevrouw H.A. v.d. Brink- Crevels (Tot ) Mevrouw Mr. J.J. Guldie- Bloemendal De heer drs. J. Germs Mevrouw J.A.G.M. v.d. Wildenberg (Para-)Medisch Juridisch Bedrijfsvoering en financiën Cliëntenbelangen Nevenfuncties: IVN Natuurgids IVN Lunteren Barneveld: bestuurslid / commissie nascholing IVN Internationaal: docent natuur en milieu West Afrika IVN Amsterdam: lid Stuurgroep Cursushuis Nevenfuncties: Geen relevante Hoofdfunctie: Manager Financiële administratie Careyn te Schiedam. Nevenfuncties: Lid Provinciale Staten VVD Utrecht Hoofdfunctie: Eigenaar Judith van den Wildenberg Tekstproductie en Communicatieprojecten (uitvoerend tekstschrijver en docent) Taxichauffeur Groepsvervoer bij Gomes BV Nevenfuncties: St. Kootwijk Cultureel, bestuurslid St. Toon Hermans Salon Barneveld bestuurslid Jaarverslag Raad van Toezicht Door drs. H. de Boer, Voorzitter Raad van Toezicht De Raad van Toezicht is in het verslagjaar 5 maal bijeen geweest. De vergaderingen werden bijgewoond door de Raad van Bestuur en werden op de verschillende locaties van de Zorggroep Ena gehouden. Daarnaast vond 5 maal overleg plaats tussen de voorzitter van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur. 7

8 De belangrijkste agendapunten in de vergaderingen waren: Aansluiting bij externe Klachtencommissie Aanstelling vertrouwenspersoon Audit kwaliteitszorg ISO Healthcare Bezwaarschrift NZa Bijdrage Zorgsoap Malaika Brandveiligheid Huis in de Wei Cultuurveranderingproject Gastvrijheid met sterren Governance code Herinrichting functiegebouw/fwg Inkoopprocedure 2014 en specifiek positie van de verpleegunits Instemming kernwaarden Zorggroep Jaardocument 2012 en accountantsverslag:vaststelling Jaarplan en Begroting 2014; aanpassing begroting 2013 Kwartaalrapportages Meerjarenbeleidsplan en Meerjarenonderhoudsplan Non-actief stelling lid Beleidsteam Overheidsbeleid Participatie netwerkorganisatie Salus Gelria PR en communicatie waaronder nieuwe website Project Weijdelaer/toekomst Huis in de Wei Renovatie Ruimzicht, functie Behandeling, opening, Toekomstscenario s voor de locaties in het kader van scheiden wonen zorg (met Beleidsteam) Uitbreiding Extramurale zorg V&V kwaliteitsregister medewerkers Vacature Raad van Toezicht Vastgoedstrategie Wet Arbeid Vreemdelingen In een extra bijeenkomst heeft de Raad van Toezicht haar eigen functioneren en de relatie met de Raad van Bestuur geëvalueerd waar diverse verbeteracties uit zijn voortgekomen die in het verslagjaar grotendeels zijn geïmplementeerd. De jaarlijkse themabijeenkomst met de leden van het Beleidsteam handelde over de veranderingen in de ouderenzorg en de verschillende toekomstscenario s die daarbij denkbaar zijn voor Zorggroep Ena. Daarnaast heeft een lid van de Raad van Toezicht deelgenomen aan een overlegvergadering van de Ondernemingraad. Hierin werd het algemene beleid van Zorggroep Ena besproken. De vele veranderingen in de zorg maakten het jaar 2013 ook voor de Zorggroep Ena tot een bijzonder jaar en vroeg van Bestuur en medewerkers veel extra energie en creativiteit. De Raad van Bestuur en de medewerkers hebben vanuit een grote verantwoordelijkheid hun taken verricht. De Raad van Toezicht is hen hiervoor en voor het bereikte resultaat zeer erkentelijk. 3.3 Raad van Bestuur De Raad van Bestuur heeft als taak zodanig inhoud te geven aan de relatie tussen organisatie en omgeving dat het voortbestaan van de organisatie zo goed mogelijk wordt gewaarborgd. In dit kader kan gesproken worden over een extern gerichte ondernemende managementtaak en een intern beheergerichte- managementtaak. Voor wat betreft de extern gerichte taak houdt de Raad van Bestuur zich bezig met het ontwikkelen en onderhouden van het netwerk van externe contacten. 8

9 Hierin is de Raad van Bestuur gericht op het ondernemend benutten van kansen. Gegeven de externe afstemmingsproblematiek betreft het vooral het nemen van strategische beslissingen. Vervolgens heeft de Raad van Bestuur tot taak al die maatregelen te nemen die de uitvoering van de genomen strategische beslissingen binnen de totale organisatie mogelijk maken: de interne beheergerichte en innovatiegerichte - managementtaken. Het op gang brengen en het sturen van de hierbij benodigde operationele beleidsvorming en de hiermee samenhangende besluitvorming, uitvoering en controle hierop staan hierbij centraal. Deze taak komt het sterkst tot uitdrukking in de rol van de Raad van Bestuur als voorzitter van het Beleidsteam. Als bijzondere taak is de Raad van Bestuur verantwoordelijk en bevoegd voor het vaststellen, invoeren en onderhouden van processen die nodig zijn voor het kwaliteitsmanagementsysteem. De Raad van Bestuur draagt zorg voor een goede informatie aan de Raad van Toezicht en vertegenwoordigt de stichting als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. De Raad van Bestuur vertegenwoordigt de stichting in het overleg met de Centrale Cliëntenraad. Jaarlijks vindt een plenaire bijeenkomst plaats van Raad van Toezicht, Raad van Bestuur en leden van het beleidsteam waar een actueel thema voor de ontwikkeling van de Zorggroep Ena besproken wordt. Dit jaar stonden de toekomstscenario s van de Zorggroep daarbij centraal. Samenstelling Raad van Bestuur Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties De heer drs. A. Kiers Algemeen bestuurder Geen relevante nevenfuncties 3.4 Bedrijfsvoering Het meerjarenbeleidsplan, de jaarwerkplannen met de daarin gestelde doelen en de begroting die voorziet in de middelen, vormen samen de spil van de bedrijfsvoering. De locaties hebben afgeleide jaarwerkplannen. In een cyclisch proces worden kwartaalrapportages (per locatie) en financiële rapportages geproduceerd. In het Beleidsteamoverleg worden deze besproken en zo nodig bijgesteld. Op deze manier ontstaat een geïntegreerde begrotings- en beleidscyclus. De administratieve organisatie is beschreven en vastgelegd in het kwaliteitshandboek. Er wordt gewerkt conform de beschreven procedures: deze sluit aan bij de begrotings- en beleidscyclus. De AO/ IC medewerker draagt zorg voor de signalering en de controle van de registratie productie AWBZ. De voornaamste risico s, onzekerheden maar ook kansen waarmee Zorggroep Ena wordt geconfronteerd, zijn deels dezelfde als in 2012: 1. Het volumerisico: het betreft de spanning die kan ontstaan tussen de geplande productie, de productieafspraak, het productieresultaat en de declarabele productie. 2. Het arbeidsmarktrisico: geplande formatie <> inzet formatie en het juiste kwalificatieniveau in de juiste omvang én het probleem van krapte op de arbeidsmarkt. 3. Verantwoordelijkheid voor de huisvestingskosten. Door de te wijzigen regelgeving en het hiermee toegenomen eigen risico dient de organisatie over voldoende reserves te kunnen beschikken. Daarnaast is de locatie Het Huis in de Wei niet geschikt voor de huisvesting van toekomstige ouderen. 4. Onzekerheid over overheidsbeleid betreffende de langdurige zorg voor ouderen. De discussies over het extramuraliseren van ZZP 3 en 50% van ZZP 4 per 2016, het scheiden van wonen en zorg en de consequenties van fiscale maatregelen betreffende de inkomens- en vermogensafhankelijke eigen bijdrage van ouderen aan de zorg, beïnvloeden de vraag en het aanbod naar zorg en welzijndiensten in ruime mate. 9

10 5. Kansen liggen er voor de Zorggroep in de zware zorg in Ruimzicht waardoor het dienstenpakket van de Zorggroep uitgebreid wordt. Echter, in Ruimzicht is de transitie naar verpleeghuiszorg (ic de zware ZZP s) nog niet afgerond en verblijven er nog veel ouderen met een lichte indicatie. Indien de bezetting niet op afzienbare termijn (eind 2014) volledig bezet is door cliënten met zware zorg kan dit langjarige consequenties hebben. 6. Daarnaast kan Zorggroep Ena op verschillende locaties haar rol voor de thuiswonende ouderen versterken door professionalisering van de extramurale dienstverlening. Ondersteuning met optimale gastvrijheid is daarbij leidend. Samenwerking met partners zoals Woonstede, Woonstichting Barneveld versterkt de betekenis die Zorggroep Ena kan hebben voor de thuiswonende ouderen. 3.5 Centrale Cliëntenraad Bij Zorggroep Ena is gekozen voor een centrale cliëntenraad en cliëntenraden per locatie. De centrale cliëntenraad van Zorggroep Ena behartigt de belangen van alle cliënten die zorg en dienstverlening al of niet met verblijf- ontvangen van de Zorggroep Ena. De centrale cliëntenraad is samengesteld uit een afvaardiging van zittende leden van de locale cliëntenraden in de verschillende huizen: Mevrouw H. Benedictus Onafhankelijk voorzitter De heer G. Broekhuis Namens Ruimzicht, vicevoorzitter De heer J. Oostdam Namens Ruimzicht De heer J. Verbeek Namens Nieuw Avondrust De heer E. v.d. Broek Namens Nieuw Avondrust Mevrouw W. Vlastuin Namens Het Huis in de Wei Mevrouw G. Pater Namens Het Huis In De Wei De Centrale Cliëntenraad heeft in het verslagjaar 6 keer met de bestuurder van Zorggroep Ena vergaderd. Belangrijkste onderwerpen van gesprek en activiteiten van de Centrale Cliëntenraad 2013 waren: Aanstelling Vertrouwenspersoon Audit kwaliteitszorg ISO Healthcare Begroting en jaarplan 2013 Benchmark uitkomsten bespreking Bijdrage Zorgsoap Malaika Cliënttevredenheidsonderzoek uitvoering verbeteracties Cultuurveranderingproject Extramurale zorg Jaardocument 2012 Kernwaarden Kwartaalrapportage exploitatie Meerjarenbeleidsplan Overheidsbeleid Participatie externe Klachtencommissie en nieuw klachtenregeling Plan Weijdelaer, Scherpenzeel PR en communicatie waaronder nieuwe website Renovatie Ruimzicht, Rol en positie van de CCR Scheiden wonen zorg V&V Kwaliteitsregister medewerkers WMO beleid Vacature lid Huis in de Wei met als resultaat nieuw lid Vastgoedbeleid Wet BOPZ toepassing in Ruimzicht 10

11 De Centrale Cliëntenraad hanteert haar eigen vastgestelde reglement. De locatie cliëntenraden beschikken over een eigen budget, opgenomen in de algemene begroting. 3.6 Ondernemingsraad Koos van Binsbergen (voorz.) namens Huis in de Wei Scherpenzeel Hannie v.d. Pest namens Huis in de Wei Scherpenzeel Aukje Cornelisse namens Ruimzicht Barneveld Roelfien Santing (vice-vz) namens Ruimzicht Barneveld Astrid pronk namens Nieuw Avondrust Voorthuizen Gerdi Kraaij namens Nieuw Avondrust Voorthuizen Vacature Nieuw Avondrust Ellie Kuper ambtelijk secretaris Helaas moesten we in 2013 afscheid nemen van ons OR lid Hannie v.d. Pest. Zij overleed begin 2013 na een kort ziekbed. Zij was vanaf 1 oktober 2007 een betrokken en actief OR lid voor de locatie Huis in de Wei. Belangrijkste onderwerpen 2013 in willekeurige volgorde Help..lege OR stoelen OR initiatief Communicatie binnen Zorggroep Ena OR initiatief Aandacht voor fysieke & emotionele overbelasting OR initiatief Gaat de Zorggroep Ena voor Groen? OR initiatief Werkkostenregeling Instemming Aanstelling vertrouwenspersoon Instemming Klachtenregeling cliënten Instemming 3.7 Identiteitscommissie: In de statuten 1 van Zorggroep Ena is opgenomen: 2.1. De stichting staat open voor ieder belanghebbende ongeacht zijn/haar levensovertuiging of maatschappelijke beschouwing. De stichting draagt zorg voor het bieden van voorzieningen die voor de beleving van de geestelijke waarden dan wel geloofsovertuiging van betrokkenen noodzakelijk zijn. 2.3 De handhaving van de grondslag van de desbetreffende woon en zorgcentra wordt mede gewaarborgd door de instelling van een identiteitscommissie voor elke aangesloten woon- en zorgcentrum die, met als uitgangspunt de grondslag van het desbetreffende woon- en zorgcentrum, de uitvoering van de in verband hiermee opgesteld regelingen bewaakt en controleert. De Identiteitscommissies van Het Huis In De Wei heeft al jaren een slapend bestaan. Voor Ruimzicht is de commissie in 2013 niet bij elkaar geweest en bezint men zich als commissie op de toegevoegde waarde van de Identiteitscommissie Ruimzicht in de veranderende ouderenzorg. Het initiatief voor een vervolgoverleg ligt bij de Identiteitscommissie zelf. De Identiteitscommissie van Nieuw Avondrust is in het najaar na lange tijd weer bijeengekomen waarbij afgesproken is dat binnen de kerken die commissieleden afvaardigen, gekeken wordt naar toekomstige gespreksthema s zoals het Statuut van de geestelijke verzorging. Een vervolg zal in het voorjaar van 2014 plaatsvinden. 1 Statuten Zorggroep Ena 8 december

12 4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid en het jaarplan Zorggroep Ena kijkt naar de ouder wordende mens vanuit zijn levensloop. Net als de herfst de prachtigste kleuren laat zien, zo kan ook het ouder worden vele prachtige kanten hebben. Er is sprake van levenservaring die vertaald kan worden in mooie en zinvolle bijdragen aan anderen. Dit leidt tot verrijking en welbevinden. Dat is het perspectief waarop we koersen. Zorggroep Ena beschouwt wonen, zorg en welzijn als één geheel. Wij hebben deze samenhang verwoord in onze naam. Om onze filosofie te verwezenlijken zorgen onze medewerkers en vrijwilligers in de eerste plaats voor een veilige en beschermende omgeving. Door zorgen weg te nemen ontstaat er voor de cliënten ruimte en daardoor bloeien mensen op. Daardoor kun je mens blijven en ook midden in het leven staan. Middels een gericht aanbod van collectieve en individuele activiteiten halen wij het beste in de mensen naar boven. Dit alles levert een dynamisch geheel dat een positieve invloed heeft op het welbevinden van de ouderen. Zelfs zo dat de familie erdoor verrast wordt. Al onze medewerkers zijn geschoold vanuit onze filosofie tot echte Ena-medewerkers. Zij zijn zich bewust van hun bijdrage aan het geheel. Onze waarden komen tot uiting in onze wijze van handelen die wij hebben vastgelegd in een gedragscode. Het individu en zijn beleving staat daarbij altijd voorop: zolang het verantwoord is, is de wil van de cliënt doorslaggevend. Op professionele en respectvolle wijze en in overleg met de cliënt/ familie wordt soms ingegrepen: de cliënt bepaalt de route, maar sommige wegen zijn voor bepaalde chauffeurs niet begaanbaar en dat wordt bespreekbaar gemaakt. Vanuit het meerjarenbeleidsplan zijn een jaarplan en een aansluitende begroting voor het verslagjaar opgesteld. Na afsluiting van het kwartaal is een rapportage gemaakt die besproken is in het Managementteam en met de teamleiders. In de reguliere vergaderingen van de Raad van Toezicht, Ondernemingsraad en de Centrale Cliëntenraad is informatie verstrekt over de voortgang van de jaarplannen en de exploitatieresultaten. Om de kwaliteit van zorg te verhogen stelt Zorggroep Ena nadrukkelijk de relatie tussen de bewoners en medewerkers centraal. Voor de cliënt betekent dit maximale invloed op de eigen manier van leven en zolang mogelijk midden in het leven te blijven staan. Voor de medewerker betekent dit dat het werk meer ruimte biedt om in samenspraak met de cliënt en vanuit de eigen vakdeskundigheid, inhoud te geven aan de functie. Zorggroep Ena verwacht daarmee haar medewerkers goed te motiveren en aan zich te binden. In dit kader is een derde groep gestart met de incompany opleiding van de EVV-ers. Om medewerkers meer regelruimte te geven is het nodig dat de teamleiders zich terughoudender op gaan stellen in de sturing van de organisatieonderdelen en zich meer richten op het coachen van de teamleden. De afstemming tussen EVV-ers en teamleiders blijft punt van aandacht. Een andere implicatie was het streven van Zorggroep Ena meer eenheid van beleid te creëren binnen de Zorggroep zonder afbreuk te doen aan de couleur locale van de afzonderlijke vestigingen. Het delen van kennis en ervaringen tussen de locaties is door verandering in overlegstructuur versterkt met positieve gevolgen. Meer aandacht is in het verslagjaar uitgegaan naar het leren van elkaar o.a. door intervisie van de teamleiders te faciliteren. 12

13 4.2 Algemeen beleid Relatie klant - medewerkers In 2011 is gestart met de pilots EVV op verschillende afdelingen. Met de invoering van de functie EVV heeft de cliënt één aanspreekpunt voor de totale zorg. De EVV-er vormt de spin in het web en behartigt de belangen van de cliënt. Met deze functies gaan we in de zorg en dienstverlening optimaal uit van de vragen en wensen van de cliënten. Hiermee staat het primaire proces rond de bewoner centraal. Het primaire proces is daarom leidend bij de opbouw van de organisatiestructuur. De vragen en behoeften van de cliënten zijn nadrukkelijker uitgangspunt van zorg en dienstverlening in tegenstelling tot de meer aanbodgerichte wijze waarop dit nu georganiseerd is. Dit vergt van alle medewerkers een andere houding t.o.v. de cliënten maar vraagt ook het vertrouwen in medewerkers om met de cliënten antwoord te geven op hun vragen en behoeften. Een proces om tot een dergelijke cultuurverandering te komen, vergt betrokkenheid van alle medewerkers inclusief de vrijwilligers. Een andere relatie van de (toekomstige) EVV-er met de cliënt, betekent ook een andere wijze van aansturing van de medewerkers. Hiertoe ondersteunen we de teamleiders om deze nieuwe wijze van aansturing eigen te maken. De tweede groep EVV-ers die via een incompany traject is opgeleid heeft in het najaar op feestelijke wijze het diploma ontvangen. Een derde groep EVV-ers is inmiddels gestart. Organisatiestructuur: In 2011 is Zorggroep Ena overgegaan naar een andere organisatiestructuur. De structuur is opgezet vanuit de kernactiviteiten van Zorggroep Ena namelijk Zorg & Behandeling en Wonen & Welzijn. Dit in tegenstelling tot een structuur op basis van de locaties. Hiermee beogen we ook om te komen tot een meer Zorggroep ENA beleid waarbij de couleur locale niet verloren hoeft te gaan. De managers hebben de opdracht voor hun kernactiviteit een actieplan op te stellen voor ENA-breed beleid. De nieuwe structuur is tevens leidend bij de herinrichting van het Management Informatie Systeem (MIS)die in 2012 in gang is gezet. Managers en teamleiders zijn binnen het nieuwe systeem beter in staat binnen hun werkgebied de exploitatie te bewaken en waar nodig bijtijds bij te stellen zo nodig met ondersteuning van de EAD. In de overlegstructuur is nadrukkelijk aandacht gegeven aan het delen van kennis en ervaringen. Ook de intervisie van de teamleiders draagt hier sterk aan bij. Het motto Midden in het Leven en Kernwaarden: Zorggroep ENA wil haar cliënten een woon- en leefklimaat bieden waardoor zij midden in het leven blijven staan; een belangrijke waarde in de omgang met cliënten. Dit vraagt van de medewerkers een werkhouding die gericht is op het ingaan op de vragen en wensen van de cliënten. Een vraaggerichte houding met voor de medewerkers ook de ruimte om bij de wensen en vragen een passend antwoord te bieden. Medewerkers hebben allemaal een beroep geleerd en krijgen de ruimte om hun professionaliteit inhoud te geven. Dit betekent een organisatie die niet zozeer stuurt vanuit de hiërarchie maar vanuit de deskundigheid en de houding van medewerkers die gericht zijn op de vragen van de cliënten. Dit betekent voor teamleiders een coachende stijl van leidinggeven waarvoor scholing heeft plaatsgevonden. De missie en visie zijn aangevuld met handvatten voor het vormgeven in de praktijk. Deze kernwaarden zijn gekozen na discussie met het BT, uitvoerende medewerkers, de Centrale Cliëntenraad en de ondernemingsraad. De kernwaarden zijn: Eigen regie: U bepaalt samen met familieleden en/of naasten zelf hoe u wilt wonen, welke zorg u wilt ontvangen en hoe u uw leven in wilt delen; Aandacht en betrokkenheid: wij zijn betrokken bij het leven van u. Wij gaan met aandacht respect en geduld om met uw wensen, mogelijkheden en beperkingen; Eerlijk en betrouwbaar: wij maken heldere afspraken onder meer over de zorg die u nodig heeft en de manier waarop u die wilt ontvangen. Wij zijn duidelijk en eerlijk over de (on-)mogelijkheden; Goede sfeer: Door gastvrijheid voorop te stellen, heerst er in onze huizen een goede en ontspannen, vriendelijke sfeer; Professioneel: Onze medewerkers bieden deskundige zorg. Een veilige leef- en werkomgeving is belangrijk. 13