Programma Plan Aanbesteding ICT Werkomgeving Rijk (Aanbesteding IWR)

Transcriptie

1 Programma Plan Aanbesteding ICT Werkomgeving Rijk (Aanbesteding IWR) Het werkt altijd en overal! In deze EXTERNE VERSIE zijn de begroting en het initiële risicologboek niet opgenomen. Haagse Inkoop Samenwerking (UBR HIS) Programma: Aanbesteding IWR Auteur: Robert Jansen Datum: Status: Definitief en vastgesteld Versie: 4.0

2 Disclaimer Het streven van het programma Aanbesteding IWR is het betrachten van maximale transparantie. Daarom is dit programmaplan openbaar. Hoewel bij het opstellen van dit programmaplan de uiterste zorgvuldigheid is nagestreefd, waarbij rekening is gehouden met de geldende wet- en regelgeving, kunnen fouten en onvolledigheden niet worden uitgesloten. Daarom wordt geen enkele aansprakelijkheid erkend, hoe dan ook genoemd, uit welke hoofde dan ook, voor enig gevolg rechtstreeks of indirect voortvloeiend uit het gebruik van dit programmaplan. Dit programmaplan is opgesteld voor de sturing op en van het programma Aanbesteding IWR en de projecten. Hoewel het streven is om zoveel mogelijk dit programmaplan te volgen, kan niet worden uitgesloten dat er wordt afgeweken. Aan de inhoud van dit plan kunnen door overheden en andere organisaties geen rechten worden ontleend. Een afwijking van dit programmaplan kan nimmer een grond zijn voor een juridische vordering; de definitieve projectspecifieke en door het programma openbaar gemaakte aanbestedingsdocumentatie en contractstukken zijn beslissend en niet het programmaplan. 2

3 3

4 Inhoudsopgave Disclaimer... 2 Inhoudsopgave Inleiding Doel van dit document Achtergrond EASI OT Programma Programmavisie Toelichting op de programmavisie Aanpak Doelstellingen Programmaorganisatie Programmamanager Programmateam Governance Stuurgroep Gebruikersgroep Taken gebruikersgroep Overzicht besluitvorming Planning Tranche: voorbereiden Tranche: uitvoeren Tranche: afsluiten Programmaproducten Scope van het programma Aanbesteding IWR Scope deelnemers Scope Project EASI2016 Werkplek gerelateerde ICT en diensten Scope Project OT2017 Telefonie / Mobiele Data Buiten scope: Kennis, kwaliteit, integriteit en communicatie Kosten Randvoorwaarden Relaties met andere categorieën, programma s en kaders Programma- en projectbeheersing Toleranties Voortgangrapportage Programma- en projectenadministratie Uitzonderingsprocedure Kwaliteitsmanagement Intern Tenderboard Buiten het programma Kwaliteitsnormen Verantwoordelijken voor de kwaliteit Configuratiemanagement Risicomanagement Bijlage 1 Initiële businesscase

5 Bijlage 2 Initiële programmaplanning Bijlage 3 Overzicht Scope EASI2016 en OT Bijlage 4 Initiële Projectplanning EASI Bijlage 5 Initiële Projectplanning OT Bijlage 6 Overzicht EASI Bijlage 7 Overzicht OT Bijlage 8 Overzicht contracten binnen en buiten scope Bijlage 9a Overzicht deelnemers Rijksoverheid EASI2010 en OT Bijlage 9b Overzicht decentrale deelnemers OT Bijlage 10 Initieel risicologboek Bijlage 11 Productbeschrijvingen Bijlage 12 Omgeving van het Programma Aanbesteding IWR Bijlage 13 Rijksdienst in context Bijlage 14 Gedragscode voor zakendoen met UBR HIS Bijlage 15 Concept Communicatieplan

6 6

7 1 Inleiding Het programma Aanbesteding ICT Werkomgeving Rijk (Programma Aanbesteding IWR) is begin september 2015 van start gegaan. Vanuit dit programma wordt een aantal Europese aanbestedingen uitgevoerd ter opvolging van de contracten EASI2010 en OT2010. Het programma Aanbesteding IWR bestaat uit een tweetal projecten: EASI2016 en OT2017. Een derde onderdeel wordt ingericht voor de borging van integriteit, kennis, kwaliteit en communicatie. De aanbestedingen worden overeenkomstig het categorieplan IWR programmatisch uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de stuurgroep en dus niet belegd in de lijn. 1.1 Doel van dit document De opdracht, visie en doelstellingen van het programma Aanbesteding IWR worden in dit document meer concreet beschreven, evenals de governance en de borging van kwaliteit en integriteit. Het programmaplan is bestemd voor de stuurgroep ter vaststelling, waarmee de stuurgroep zich committeert aan uitvoering van het programma. Dit document vormt vervolgens de basis voor de ontwikkeling van de twee projectinitiatiedocumenten (PID s) voor EASI2016 en OT2017, de aanbestedingsstrategie per project en voor de faseplannen van de individuele aanbestedingen. 1.2 Achtergrond De contracten OT2010 en EASI2010 expireren, voor zover binnen scope van dit programma, tussen 25 april 2016 en 29 maart De noodzaak bestaat om na afloop van de voornoemde overeenkomsten gebruik te kunnen maken van deze dienstverlening. De deelname aan EASI2016 en OT2017 is gericht op (onderdelen van ) de Rijksoverheid. 1 Dit wordt nader geconcretiseerd in paragraaf Het is noodzakelijk dat er tijdig over de onmogelijkheid tot deelname van overige organisaties wordt gecommuniceerd, met name richting deelnemers van OT2010 en EASI2010 die niet in de gelegenheid worden gesteld wederom deel te nemen. Middels het categorieplan IWR 2 wordt invulling gegeven aan de bundeling van ICT-inkoop. Gezien de inhoudelijk raakvlakken, grotendeels overlappende planning en efficiency wordt de opvolging van de voornoemde contracten (overeenkomstig het categorieplan ICT) in één programma ondergebracht. 3 1 De Rijksoverheid wordt gevormd door de Rijksdienst, Hoge Colleges van Staat, de Rechterlijke macht en Adviescolleges. De Rijksdienst bestaat weer uit: ministeries ook wel kerndepartementen geheten en baten lastendiensten; rechtspersonen met een wettelijke taak (RWT's) en zelfstandige bestuursorganen (ZBO's). Bron: zie: Bijlage 13 Rijksdienst in context 2 Voorheen bekend als de categorieën Vaste Werkplek, Mobiele Werkplek en Telefonie/Spraak. 3 Het categorieplan zal in november 2015 door de ICBR worden vastgesteld. 7

8 1.2.1 EASI2016 Sinds 2007 maakt een aantal Rijksoverheidsorganisaties gebruik van contracten waarmee de deelnemers ICT-hardware en aanverwante software en diensten kunnen bestellen. Denk aan Accessoires, Werkplekken en Afdrukdiensten. Deze contracten zijn Europees aanbesteed als onderdeel van het programma Europees Aanbesteden Samenwerking ICT, in kort EASI2007 en EASI2010. Enkele van de huidige contracten onder EASI2010 lopen reeds in 2016 af. Wegens het aflopen van enkele EASI2010 contracten wordt gestart met de opvolging hiervan in het programma onder de projectnaam EASI2016. De ICT-hardware en aanverwante software en diensten vallen onder de categorie ICT Werkomgeving Rijk en is toegewezen aan het ministerie van BZK OT2017 Sinds 2000 maakt een aantal overheidsorganisaties gebruik van contracten waarmee deelnemers telefoniediensten kunnen afnemen. Denk aan mobiele en vaste telefonie en VoIP-centrales. Deze contracten zijn Europees aanbesteed als onderdeel van het programma OverheidsTelecommunicatie, in kort OT2000, OT2006 en OT2010. Enkele van de huidige contracten onder OT2010 lopen in 2017 af. De contracten zijn te vinden in het Interdepartementaal Contractregister. Wegens het aflopen van de OT2010 contracten wordt gestart met de opvolging hiervan in dit programma onder de projectnaam OT2017. De telefoniedienstverlening valt onder de categorie ICT Werkomgeving Rijk en is toegewezen aan het ministerie van BZK. 8

9 9

10 2 Programma 2.1 Programmavisie Een visie is een algemene voorstelling van die toekomst. 4 Het begrip visie duidt op een wijze van zien of waarnemen : de bril waardoor wij naar het gewenste toekomstbeeld kijken. Het Programma heeft de verantwoordelijkheid om bij te dragen aan de uitvoering van de relevante kaders en ontwikkelingen door middel van een programmavisie en daarop gebaseerde aanbestedingsstrategie. De visie van waaruit het programma zijn strategie en werkwijze vorm geeft is: Het werkt altijd en overal! Deze programmavisie is gebaseerd op Rijksbrede ontwikkelingen en kaders evenals maatschappelijke-, technische- en marktontwikkelingen. De voornaamste Rijksbrede ontwikkelingen en kaders op het gebied van ICT zijn onder meer de I-strategie Rijk, het beleidskader Bring Your Own Device (BYOD), de Handreiking en het Streefbeeld Tijd-, Plaats en Apparaatonafhankelijk Werken (TPAW) en Rijksbrede generieke I(CT)-diensten ter ondersteuning van mobiel werken (o.a.rijkswerkomgeving (DWR 2.0/RWO in ontwikkeling 5 ), Rijks Application Store, Generieke Rijks Cloud en voorzieningen voor digitaal vergaderen. Het CIO-beraad geeft aan dat de gezamenlijke ICT infrastructuur binnen het Rijk onmisbaar is : dat betekent inzetten op DWR 2.0 (rijksbreed compatibel), Rijkscloud en identitymanagement bij het Rijk (RIdM). 6 We gaan verder op de weg van digitalisering van het werken binnen en het samenwerken tussen de departementen. Er zijn ook op hele andere gebieden ontwikkelingen waar het programma in de aanbestedingsstrategie rekening mee zal houden, zoals op het gebied van digitalisering, duurzaamheid en beveiliging. 4 Omdat een visie over zaken gaat die in een verre toekomst eventueel kunnen plaatsvinden wordt een visie soms bijgesteld. 5 DWR: Digitale Werkomgeving Rijksdienst; RWO: Rijks Werkomgeving 6 Met RIdM krijgt iedere medewerker binnen de Rijksdienst op het juiste moment toegang tot de voorzieningen die nodig zijn om het werk uit te kunnen voeren. 10

11 In de I-strategie en de Hervormingsagenda zijn ambities vastgelegd rondom Tijds-, Plaats- en Apparaatsonafhankelijk Werken. In onder meer het Streefbeeld TPAW en ICT in Rijkskantoren worden deze ambities verder uitgewerkt. Tevens kan de maatschappelijke dienstverlening aan burgers worden verbeterd doordat samenhang en transparantie van de rijksdienst worden vergroot. Ten behoeve hiervan werkt de rijksdienst in 2017 volledig digitaal, zowel in dienstverlening naar burgers als qua organisatie (tijd, plaats en apparaatonafhankelijk werken). Hervormingsagenda Rijksdienst De rijksdienst beschikt over een platform dat tijd, plaats en apparaatonafhankelijk werken alsmede interdepartementale samenwerking, op een veilige en vertrouwde manier mogelijk maakt. I-strategie Rijk In 2017 kan ik als rijksambtenaar... Mijn werkzaamheden onafhankelijk van tijd-, plaats- en apparaat (TPAW) uitvoeren. Hieronder valt bijvoorbeeld: werken op kantoor, thuiswerken, spitsmijdend werken, aanlanden bij rijkscollega s of zakelijke relaties, onderweg (mobiel) werken of een combinatie hiervan. Dit betekent dat ik altijd, wereldwijd bij mijn informatie en processen kan en het dus niet uitmaakt waar ik mijzelf bevind om mijn werk te doen. Ik kan met mijn rijkspas naar binnen bij elk, voor mij relevant rijkskantoor om te werken op een rijkswerkplek Streefbeeld TPAW 2017 Uitgangspunt voor de functionele eisen ICT en het rijkskantoor: Bij voorkeur worden geen vaste persoonsgebonden computers, beeldschermen of telefoons gebruikt want die belemmeren multifunctioneel gebruik. (Vaste) ICT middelen dienen dit niet in de weg te staan. ICT in Rijkskantoren kader CTO-Raad 11

12 2.1.1 Toelichting op de programmavisie Voor de Rijksoverheid is een goede en stabiele informatie- en communicatie-infrastructuur, die niet gehinderd wordt door organisatorische begrenzingen, van groot belang om interdepartementale samenwerking mogelijk te maken. Door integratie van de infrastructuren kan beter worden samengewerkt en worden de kosten gereduceerd en het draagt bij aan het flexibel in kunnen zetten van ambtenaren. Mede om die redenen wordt er in toenemende mate intensief interdepartementaal samengewerkt op het gebied van ICT en het inkopen daarvan. Het werk bij de overheid gebeurt steeds meer onafhankelijk van plaats, tijd of apparaat, ondersteund door toepassingen om beter en sneller samen te werken, een uniforme digitale werkomgeving (DWR 2.0 /RWO) en mobiele (data)communicatie. In de markt zijn daarnaast vele nieuwe ontwikkelingen gaande en innovatieve diensten komen bijna wekelijks beschikbaar. Zoals op het gebied van geïntegreerde communicatiedienstverlening, cloud-computing, BigData, beveiliging, ALLip netwerken en de virtuele sim-kaart. Ook zullen vaste- en mobiele communicatienetwerken gaan bestaan uit op software gebaseerde netwerkoplossingen. Deze technologische ontwikkelingen gaan onverminderd door en zijn daarnaast ook nog onvoorspelbaar. Het Programma Aanbesteding IWR levert een belangrijke bijdrage om informatie voor de gebruiker op een plaats- tijd- en apparaatonafhankelijke wijze rijksbreed te kunnen ontsluiten door gebruiksapparatuur en communicatie-infrastructuur rijksbreed in te kopen. Zo wordt tevens een grote indirecte kostenbesparing mogelijk gemaakt. Werkplekinfrastructuur die rijksbreed en plaatsonafhankelijk kan worden ingezet leidt immers tot een reductie van de infrastructuur en benodigde kantoorruimte, en maakt de vele verhuizingen eenvoudiger of overbodig. Een belangrijke rol is weggelegd voor mobiele datavoorzieningen. Gebruikers willen gebouwonafhankelijk kunnen beschikken over een goede verbinding met het Internet of een bedrijfsnetwerk. Wifi-faciliteiten in overheidsgebouwen vullen deze behoefte slechts ten dele in. De mobiele datanetwerken van de telecomoperators bieden met 4G (en op een later moment 5G, etc.) technologie een belangrijke enabler om echt overal flexibel werken mogelijk te maken. Het inkoopproces bepaalt in belangrijke mate hoe snel deze ontwikkeling kan plaatsvinden, door de wijze waarop één of meer mobiele netwerken worden ontsloten en onder welke voorwaarden dat gebeurt. Mogelijkheden tot innovatie op dit vlak dienen nader onderzocht te worden. Bijzondere aandacht gaat daarbij uit naar de noodzaak om de dekking en vooral capaciteit van het mobiele netwerk in en rondom een gebouw te verbeteren, hetgeen de nodige kosten en complexiteit met zich meebrengt. Beveiligingsincidenten rondom digitale communicatiediensten vormen een toenemend risico voor de Rijksoverheid. Bijvoorbeeld het uitluisteren van voic boxen of het afluisteren van mobiele telefoongesprekken kan eenvoudig zijn, maar ook het hacken van een netwerkprinter om de daarin opgeslagen bestanden te raadplegen. Dit effect wordt in de toekomst verder versterkt doordat een belangrijk (en toenemend) deel van de communicatie via het Internet of andersoortige openbare infrastructuur plaatsvindt. De basis voor risicobeperkende maatregelen wordt gelegd in de specificaties tijdens het inkoopproces. In de praktijk bestaat er een grote kloof tussen de 12

13 ongeclassificeerde telefonieoplossingen en de relatief dure geaccrediteerde oplossingen voor beveiligd bellen. 7 Ook de eindgebruiker heeft zo zijn verwachtingen. Deze eindgebruiker wenst niet beperkt te worden en verwacht dat zijn werkplek hem in zijn werkzaamheden ondersteunt: Accepteer mijn manier van werken is het adagium. En dat houdt onder andere in dat de eindgebruiker mobiel is, geen vaste werkplek meer heeft, geen vaste werktijden meer kent en onafhankelijk van plaats, tijd, ruimte en device de voor zijn werk relevante informatie en diensten continu tot zijn beschikking moet kunnen hebben. De eindgebruiker wil zelf kiezen met welke middelen gewerkt en gecommuniceerd wordt (BYOD/CYOD). Waarbij de grens tussen privé en werk vervaagd. De eindgebruiker wil hetgeen hij privé kent en gebruikt ook voor de uitvoering van zijn taken kunnen gebruiken. Samenwerken in netwerken wordt steeds belangrijker voor de eindgebruiker en kent daarbij een veelheid aan verschijningsvormen zoals spraak, audio- en videoconferencing, chatten, mailen, appen, whiteboarding, en ook het delen van grote digitale bestanden. Communicatie en dataverkeer zijn aldus onlosmakelijk met alle facetten van werk voor de Rijksoverheid verbonden. Op het gebied van kantoorautomatisering (EASI) heeft de gebruikersapparatuur invloed op de functionaliteit die de gebruiker ervaart. De ICT-voorzieningen worden immers steeds meer apparaatonafhankelijk ingericht, waardoor de werkplekapparatuur steeds meer commodities worden en de gebruiker in toenemende mate zelf een apparaat kiest (of een privé-apparaat gebruikt). De gebruiker kan zo n apparaat in de toekomst zelf selecteren en het uitgeven en beheer hoeft niet meer bij de overheid te liggen, maar kan ook worden gesourced. De bijdrage van dit programma is erop gericht om deze commodities op een efficiënte wijze tegen goede voorwaarden in te kopen en te voorkomen dat er een geclusterd landschap met vele contracten bestaat voor de verschillende organisatieonderdelen van de overheid. De bijdrage van dit programma is er tevens op gericht om inkoopgemak van de deelnemers te bevorderen door de mogelijkheden van online selecteren, afnemen en digitaal factureren maximaal te benutten en de uitgifte en beheer zo mogelijk te sourcen. Ook op het gebied van communicatie-infrastructuur (OT) heeft het Programma invloed op de functionaliteit die de gebruiker ervaart. Telefoontikken zijn in de basis een commodity, maar de gebruiker heeft inmiddels een veel bredere behoefte op het vlak van communicatie. Communiceren moet mogelijk zijn via een willekeurig apparaat en mag niet gehinderd worden door beperkingen in dekking of capaciteit. Audio- en videoconferencing met meer gebruikers moet mogelijk zijn, ook wanneer de gesprekspartners ergens op het Internet verbonden zijn. Chatten en whiteboarding moet mogelijk zijn. Grootschalige of langdurige (meer dan enkele uren) niet-beschikbaarheid verstoort al gauw het primair proces. Al deze vereisten worden voor een belangrijk deel bepaald in het inkoopproces, in welke fase goed uitgedachte specificaties ervoor zorgen dat uiteindelijk de interne dienstverlener aan de gebruikerswensen tegemoet kan komen. Door communicatieinfrastructuurdiensten gezamenlijk in te kopen middels het programma wordt een belangrijke randvoorwaarde ingevuld waarmee de dienstverleners de geïntegreerde communicatie- 7 Het beveiligd bellen op STG Geheim niveau valt buiten de scope van dit programma. Het beveiligd bellen op STG Confidentieel en Departementaal vertrouwelijk valt binnen de scope van dit programma voor zo ver het de opvolging betreft van EASI2010 en OT

14 infrastructuur kunnen realiseren die de gebruiker verwacht. Zo wordt voorkomen dat een versnipperd landschap aan communicatie-infrastructuren ontstaat, vaak mede veroorzaakt door contractbarrières tussen organisaties. Voor een volledige realisatie van deze visie is meer nodig zoals bijvoorbeeld een geïmplementeerd interoperabiliteitskader, de realisatie van de GeslotenRijksCloud, de Rijks Application Store en de Ontwikkeling van de RWO om er maar een paar te noemen. Het programma levert een bijdrage aan het bovenstaande op het gebied van gebruiksapparatuur en communicatie-infrastructuur. 2.2 Aanpak De reden dat voor een programma wordt gekozen en niet voor het beleggen in de reguliere lijn is gelegen in het feit dat de individuele aanbestedingen veel onderlinge samenhang kennen. De inkoop betreft zeker niet enkel commodities en er zijn veel innovaties, ontwikkelingen en interrelaties waar rekening mee gehouden dient te worden. Ook zijn er veel raakvlakken met andere categorieën terwijl geconstateerd kan worden dat het categoriemanagement van de Rijksoverheid nog in ontwikkeling is. Het regulier beleggen in de lijn van deze complexe aanbestedingen onder hoge tijdsdruk zou met alle waarschijnlijkheid niet resulteren in het voldoende efficiënt, tijdig en kwalitatief hoogwaardig doorlopen van de individuele aanbestedingen. Vanwege de reeds onderkende nauwe verwevenheid tussen de verschillende clusters van EASI2010 en OT2010 worden de activiteiten voor de opvolging van deze contracten in het dit programma gebundeld. Het programma zal de volgende hoofdtrajecten uitvoeren: 1. een door de stuurgroep vastgesteld programmaplan (incl. visie) en daarop gebaseerde PID s voor de projecten OT2017 en EASI2016 en de bijbehorende aanbestedingsstrategie per cluster van producten en diensten. Deze aanbestedingsstrategie voorziet in een aanpak die aansluit op de behoefte van de deelnemers, relevante ontwikkelingen binnen de Rijksoverheid, en ontwikkelingen op het gebied van technologie en markt; 2. het opstellen van aanbestedingsdocumentatie; 3. het met goed gevolg uitvoeren van de individuele aanbestedingen in de projecten EASI2016 en OT2017 resulterend in: a. nieuwe overeenkomsten voor de verwerving van telefoniediensten en producten voor zover vallend binnen de scope van de categorie ICT Werkomgeving Rijk inclusief daaraan gerelateerde diensten, waarmee de opvolging voor de corresponderende aflopende OT2010 overeenkomsten is geregeld, en; b. nieuwe overeenkomsten voor de verwerving van werkplek gerelateerde ICT en gerelateerde diensten en producten (incl. End User Devices voor mobiel gebruik) voor zover vallend binnen de scope van de categorie ICT Werkomgeving Rijk, waarmee de opvolging voor de corresponderende aflopende EASI2010 overeenkomsten is geregeld; 4. overdracht aan contractmanagement en beheer UBR HIS en kennisborging. 14

15 2.3 Doelstellingen De programmaopdracht wordt geacht te zijn ingevuld door realisatie van de volgende hoofdproducten: 1. het sluiten van (raam)overeenkomsten EASI2016 en OT2017, waarmee de deelnemers de voorzieningen volgend uit de behoefte kunnen verwerven; 2. beschikbaar stellen van contractdocumentatie en hulpmiddelen aan contractmanagement en beheer UBR HIS die een efficient gebruik van de overeenkomsten mogelijk maken; 3. kennis en expertise, opgedaan in dit programma, op het gebied van rijksbrede ICTaanbestedingen is geborgd en overgedragen aan UBR HIS; 2.4 Programmaorganisatie Het programma Aanbesteding IWR is een tijdelijke organisatie in de vorm van een programma op basis van MSP waarbinnen projecten op basis van PRINCE2 worden uitgevoerd. Het programmateam wordt zo veel mogelijk ingevuld met interne medewerkers. Waar nodig worden externen ingezet om een capaciteitsgebrek of niet beschikbare expertise in te vullen Programmamanager De programmamanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse sturing van het programma namens de stuurgroep. Het is zijn verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat het programma de producten oplevert conform de afgesproken kwaliteit en binnen afgesproken tijd en budget. Verder houdt hij in de gaten of de businesscase nog realistisch is, en meldt eventuele risico s voor het niet halen ervan aan de stuurgroep. De programmamanager rapporteert aan de stuurgroep. Om een efficiënte besturing van de projecten mogelijk te maken is de programmamanager door de stuurgroep gemandateerd tot in ieder geval: 1. het aanstellen van projectleiders; 2. het goedkeuren van faseplannen; 3. het aanstellen van programma- en projectmedewerkers; 4. het goedkeuren van wijzigingsvoorstellen die passen binnen de tolerantie van de PID s en faseplannen; 5. alle overige beslissingen die passen binnen de kaders van het programmaplan en de PID s Programmateam De medewerkers zijn verantwoordelijk voor het opleveren van producten volgens de specificaties zoals aangegeven in het programmaplan, de PID s, aanbestedingsstrategie en de faseplannen. Het programma zal, omwille van het opbouwen en borgen van kennis zoveel mogelijk gebruik maken van interne capaciteit en expertise aanwezig bij UBR HIS en bij de Rijksoverheid. 8 Indien de benodigde capaciteit en expertise niet intern beschikbaar blijkt wordt extern ingehuurd. De inzet van een programmajurist is noodzakelijk vanwege de complexe en veranderde wetgeving en jurisprudentie op het gebied van het aanbestedingsrecht. De inzet van een contractmanager dient er toe om het programma in staat te stellen de overdracht aan contractmanagement en beheer 8 Capaciteit kan mogelijk door overheden om niet beschikbaar worden gesteld, dat zal de kosten van het programma kunnen drukken. Hiervan wordt echter op dit moment nog niet uitgegaan. 15

16 correct te organiseren. Dit is een punt van aandacht op basis van de lessons learned uit OT2010 en EASI2010. Ten behoeve van de ondersteuning van de programmamanager bij administratieve processen, programmabegroting, de organisatie van het programma en de projecten wordt een programmabureau ingericht met daarin de programmasecretaris en administratieve ondersteuning. Samenstelling vast programmateam (globaal) 9 Per Programmamanager 1 fte 1 fte 1 fte Programma- en 1 fte 1 fte 1 fte stuurgroepsecretaris Secretariële ondersteuning 0,5 fte 0,5 fte 0,5 fte Jurist 1 fte 0,5 fte Adviseur kwaliteit en integriteit 0,5 fte 0,5 fte 0,5 fte Coördinerend adviseur 1 fte 0,5 fte Communicatieadviseur(s) 0,5 fte 0,5 fte 0,5 fte Snr. projectleider op ICT 2 fte 2 fte 2 fte aanbestedingsgebied Deelprojectleider / inkoopspecialist 4 fte 1 fte op ICT aanbestedingsgebied Bestekschrijvers / ICT specialisten 3 fte Contractmanager 1 fte 1 fte Totaal 5,5 fte 15,5 fte 9 fte 9 Strategische en specifiek-inhoudelijke advisering zal, daar waar nodig, worden toegevoegd. 16

17 2.5 Governance Opdrachtgever en eigenaar van het programma Aanbesteding IWR is de CIO BZK. Hij is voorzitter van de stuurgroep (Sponsoring Group). Opdrachtnemer is UBR HIS die tevens als budgethouder optreedt. De opdracht wordt uitgevoerd door het programma Aanbesteding IWR onder leiding van een programmamanager. Figuur 1 - Programma- en projectorganisatie Stuurgroep De stuurgroep is verantwoordelijk voor het opleveren van het eindresultaat van het programma en voor het ter beschikking stellen van mensen en middelen. Ook is de stuurgroep verantwoordelijk voor de communicatie met de omgeving buiten het programma. De stuurgroep komt periodiek bij elkaar, hetgeen zo veel als mogelijk wordt gekoppeld aan beslismomenten. Op ad-hoc basis kan het noodzakelijk zijn bijeen te komen in geval van belangrijke issues of afwijkingsrapporten. De stuurgroepleden hebben mandaat vanuit de eigen organisatie om te beslissen voor de groep die zij vertegenwoordigt. De stuurgroep omvat de volgende rollen: Voorzitter (SRO): is eindverantwoordelijk voor het programma, stelt de stuurgroep en gebruikersgroep samen en is de eigenaar van de businesscase en neemt de uiteindelijke beslissingen. Hij is eindverantwoordelijk voor het opzetten van de programmaorganisatie en goede planvorming. Hij borgt de afstemming van het programma met de ICBR, ICIA, CTO- 17

18 Raad en CIO-Beraad. Alleen de voorzitter kan na de start van het programma nog aanvullende eisen stellen. 10 De senior gebruiker vertegenwoordigt de belangen van alle gebruikers. Hij is verantwoordelijk voor volledige en eenduidige productspecificaties, het adequaat getest zijn van producten, de inzet van- en communicatie met eindgebruikers en het goedkeuren van wijzigingsvoorstellen vanuit gebruikersoptiek. Senior gebruikers worden geselecteerd uit de grootste groepen gebruikers. Zij borgen de afstemming van het programma met de CTO-Raad. De senior leverancier vertegenwoordigt de belangen van degenen die de resultaten ontwerpen, verwerven, realiseren en implementeren. Ook het borgen van toekomstig beheer en borgen van kennis en ervaring met betrekking tot de thans lopende contracten. De senior leverancier wordt ingevuld door de manager cluster ICT van UBR HIS en een CDI. Deze CDI borgt de afstemming van het programma met de ICIA. De resultaten van het programma Aanbesteding IWR zijn van grote invloed op de inrichting van ICT-infrastructuren bij de Rijksoverheid. Om die reden is het van belang dat de stuurgroep door de voorzitter (SRO) in lijn daarmee wordt samengesteld en voldoende mandaat heeft om deze beslissingen namens alle deelnemers te nemen. De voorzitter van de stuurgroep delegeert de bevoegdheid om een programmateam samen te stellen aan de programmamanager, die dit in overleg met de manager van het cluster ICT van UBR HIS invult. Stuurgroep Voorzitter stuurgroep CIO BZK Jan Gudde Senior leverancier Manager cluster ICT van UBR HIS Erwin van Gorkum Senior leverancier CDI MinEZ Ronald Schippers Senior gebruiker CEO SSC-ICT / MinBZK Sylvia Bronmans Senior gebruiker CTO Belastingdienst Wim Hollink Senior gebruiker Senior gebruiker Categoriemanager ICT Werkomgeving Rijk Directeur SSC-I/DJI / MinVenJ Lucien Claassen Wijnand Lodder 10 Aanvullende eisen worden vastgesteld door de stuurgroep op basis van een wijzigingsvoorstel waarin de impact is beschreven op tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico s en baten. De voorzitter van de stuurgroep is als SRO verantwoordelijk voor alle consequenties van goedgekeurde wijzigingen en stelt hiervoor voldoende financiële ruimte beschikbaar. 18

19 De voorzitter van de stuurgroep wordt ondersteund door de programmasecretaris, die bij de stuurgroepvergaderingen aanwezig is. De programmamanager van het programma Aanbesteding IWR is in die hoedanigheid aanwezig bij stuurgroepvergaderingen om vragen te beantwoorden en/of toelichting te geven. Hij kan zich daarin laten bijstaan door leden van het programmateam Gebruikersgroep De gebruikersgroep adviseert aan de programmamanager Aanbesteding IWR en/of de stuurgroep over door de programmamanager of stuurgroep voorgelegde vraagstukken, waaronder te maken strategische, technische en functionele keuzes. Daarnaast kan de gebruikersgroep de programmamanager gevraagd en ongevraagd adviseren. De gebruikersgroep formuleert de behoeften van de deelnemers door de inkoopwensen te vertalen naar een correcte behoeftestelling. De kwaliteit van de adviesrol van de gebruikersgroep wordt bepaald door de leden, zo valt ook op te maken uit de lessons leraned van EASI2010. Om deze kwaliteit op voorhand te borgen zijn de leden van de gebruikersgroep de Busines Owners, en worden zij formeel aangesteld door de organisatie(s) die zij vertegenwoordigen met het juiste mandaat voor hun rol. Zij vormen de verbinding tussen het programma en de gebruikersorganisatie en zijn verantwoordelijk voor de realisatie van de baten en implementatie in de eigen organisatie. De leden van CTO-raad zullen ieder twee leden voor de gebruikersgroep aandragen. Indien materiedeskundigen nodig zijn voor het beantwoorden van voorgelegde vragen of om de kwaliteit van het opgeleverde werk te beoordelen stelt de gebruikersgroep onder hun verantwoordelijkheid expertgroepen in. Zo wordt de beschikbare kennis binnen de Rijksoverheid maximaal ingezet, en wordt de aansluiting op de behoeftes van de Rijksoverheid veilig gesteld. Voorzitter gebruikersgroep: Afgevaardigde V&J Secretaris gebruikersgroep: Plv. categoriemanager IWR 19

20 2.5.3 Taken gebruikersgroep De verantwoordelijkheid van de gebruikersgroep vertaalt zich in de volgende taken: 1. advies geven op het PID OT2017; 2. advies geven op het PID EASI2016; 3. advies geven op en input leveren voor de aanbestedingsstrategie OT2017; 4. advies geven op en input leveren voor de aanbestedingsstrategie EASI 2016; 5. advies geven op en input leveren voor het benefitsrealisatieplan (baten); 6. advies geven op en input leveren voor de faseplannen voor iedere individuele aanbesteding; 7. opstellen (in samenwerking met het project) en vaststellen van het programma van eisen; 8. advies geven op, input leveren voor en vaststelling van delen van het beschrijvend document, te weten: a. gunningscriteria; b. beoordelingssystematiek; 9. aanleveren van informatie over de gebruikersorganisatie; 10. informeren van de stakeholders van de deelnemer, waar relevant, over de aanbesteding; 11. zorgen voor invulling van beoordelingsteams en expertgroepen, onder andere door daarin zelf te participeren; 12. informeren en betrekken van de achterban waar nodig Overzicht besluitvorming Hieronder wordt de methode van besluitvorming rondom de verschillende producten (voor zover van belang) weergegeven voor stuurgroep, gebruikersgroep en tenderboard. 11 Product Programma Stuurgroep Gebruikersgroep TenderBoard Programmaplan Steller Vaststelling ter info ter info PID OT2017 Steller Vaststelling Advies Advies PID EASI2016 Steller Vaststelling Advies Advies Strategiedocument per project (EASI en OT) Steller Vaststelling Advies Advies Benefits Realisatie Plan Steller ter info Advies Faseplan per aanbesteding Steller ter info Advies Advies Beschrijvend Document per aanbesteding Steller Vaststelling PvE Vaststelling Advies Gunningscriteria Vaststelling Advies Overzicht Deelnemers met mandaat ter info ter info Beoordelingssystematiek Vaststelling Advies Conceptovereenkomst Advies Overige onderdelen van het BD ntb ntb Nota's van Inlichtingen ntb ntb Gunninsadvies Steller Vaststelling ter info Voornemen Toewijzing of gunning Steller Vaststelling ter info (Raam)overeenkomst Steller ter info ter info Programma-eindrapport Steller Vaststelling Figuur 2 besluitvorming 11 Steller / Goedkeuren (Responsible, NL: Verantwoordelijk); Vaststelling (Accountable, NL: Eindverantwoordelijk); Advies (Consulted, NL: Geraadpleegd); Ter informatie (Informed, NL: Geïnformeerd). 20

21 2.6 Planning Voorbereiden sept - dec 2015 Uitvoeren Q okt 2017 afsluiten nov - dec 2017 Figuur 3 Programmaplanning in tranches Tranche: voorbereiden september 2015 december 2015 De voorbereidende tranche dient er toe om het programma te identificeren en te definiëren. In deze tranche wordt de governance opgezet en wordt begonnen met de bemensing van het programma en de projecten. Deze tranche levert naast een door de stuurgroep vastgesteld programmaplan tevens een vastgesteld PID voor EASI2016 en een vastgesteld PID voor OT2017 op. Hoofdproducten 12 : Programmaplan (incl. programmavisie en initiële businesscase) Kwaliteitsplan 13 Leerpuntenlogboek Benifitrealisatieplan Communicatieplan PID EASI2016 PID OT Zie: Bijlage 11 Productbeschrijvingen 13 Wordt grotendeels in de PID s geconcretiseerd. 21

22 2.6.2 Tranche: uitvoeren Q Strategiefase De PID s zijn door de stuurgroep vastgesteld (dus één voor OT2017 en één voor EASI2016), waarna per project een strategiefase wordt uitgevoerd met als deliverable het Strategiedocument. In deze strategiefase wordt met de betrokken spelers binnen de Rijksoverheid overleg gevoerd over de te maken strategische keuzes. Tevens worden marktpartijen geconsulteerd, waarbij een of meerdere van de volgende mogelijkheden kunnen worden ingezet: 1. consultatiegesprekken; 2. ICT-Haalbaarheidstoets in samenwerking met Branchevereniging Nederland ICT 14 ; 3. door interactie via een openbare website. De programmamanager is verantwoordelijk voor de samenhang tussen beide strategiedocumenten. NB: Met name de opvolging van de clusters afdrukdiensten, werkplekken en accessoires behoeft de nodige aandacht omdat de beschikbare tijd beperkt is. Dit heeft impact op de te volgen aanbestedingsstrategie. Het programma stelt een aanpak op (strategie en proces op hoofdlijnen) die kan worden gehanteerd om de gevolgen van dit knelpunt te verminderen. Q oktober 2017 Aanbestedingsfase Pas na afronding van de strategiefasen in de projecten is duidelijk welk samenstel van aanbestedingen uitgevoerd gaat worden, en wat per aanbesteding de planningsvereisten zijn. 15 Voor elke aanbesteding wordt een faseplan opgesteld met advies van de gebruikersgroep en van de Tenderboard. De planning en doorlooptijden moeten als indicatief worden beschouwd. 14 De ICT Haalbaarheidstoets geeft de vragende partij een indicatie van de haalbaarheid van een ICT-project. In de rapportage wordt een advies gegeven over de manier waarop een ICT-project succesvol kan worden. De ICT Haalbaarheidstoets vindt plaats in de precompetitieve fase, dus relatief kort voordat er sprake is van een aanbesteding. 15 De uitkomst van de strategiefasen kan ertoe leiden dat een bijstelling van het Programmaplan nodig is 22

23 In projectvorm worden de aanbestedingen vervolgens uitgevoerd. De subfasen die dan per aanbesteding (lees: deelprojecten) worden toegepast worden globaal weergegeven in onderstaande tabel: subfase indiv. aanbesteding Omschrijving Doorlooptijd Opstellen faseplan en aanbestedingsdocumenten Uitvoeren aanbestedingsproces Documentatie en middelen voor gebruik en beheer Implementatiefase van de (raam)overeenkomsten Opstellen faseplan Vertalen van strategiedocument naar aanbestedingsdocumenten (beschrijvend document incl. programma van eisen, gunningscriteria, beoordelingssystematiek etc.). Het uitvoeren van het EUaanbestedingsproces tot en met de ondertekening van de beoogde (raam)overeenkomsten. Uitwerken en overdragen van benodigde middelen voor exploitatiefase (tooling, documentatie, etc.) Overdracht van de (raam)overeenkomsten aan contractmanagement en beheer UBR HIS en/of andere afnemers maanden 6 maanden plus 3 maanden reservetijd voor juridische procedures 1 maand 1 maand Producten 17 : Strategiedocument EASI2016 Strategiedocument OT2017 Faseplannen per individuele aanbesteding Beschrijvend document per individuele aanbesteding (Raam)overeenkomsten Documentatie en middelen voor gebruik en beheer 16 Het vroegtijdig bij het programma betrekken van contractmanagement en tevens aan het einde van het programma zorgvuldig overdragen aan contractmanagement en beheer zal mede gezien de lessons learned voldoende aandacht worden besteed. 17 Zie: Bijlage 11 Productbeschrijvingen 23

24 2.6.3 Tranche: afsluiten november december 2017 Het programma wordt afgerond met een afrondingsfase, waarin borging en overdracht van kennis, producten en middelen plaatsvindt en decharge wordt gevraagd aan de stuurgroep nadat de voornaamste restpunten zijn afgehandeld of belegd. Het is overigens niet ondenkbaar dat er bij einde van het programma nog individuele aanbestedingen zijn die niet zijn afgerond. Dit is afhankelijk van de te maken keuzes in de aanbestedingsstrategie. 18 Het afronden van deze aanbesteding wordt alsdan ondergebracht in de lijnorganisatie bij UBR HIS. Producten: Programma-eindrapport incl. lessons learned 2.7 Programmaproducten Het programma Aanbesteding IWR levert de volgende producten op. Deze lijst is niet uitputtend. In de PID s van OT2017 en EASI2016 wordt deze productenlijst nader geconcretiseerd Programmaplan 2. PID OT PID EASI Leerpuntenlogboek 5. Kwaliteitsplan 6. Communicatieplan 7. Strategiedocument OT Strategiedocument EASI2016; 9. Benefits Realisatie Plan 10. Programma-eindrapport Ieder project levert per individuele aanbesteding (lees: deelproject) in ieder geval de volgende producten op: 1. Faseplan 2. Beschrijvend document (aanbestedingsdocument) inclusief: a. PvE b. Beoordelingssystematiek c. Gunningscriteria d. Overzicht Deelnemers met mandaat 3. Publicatie op Tenderned 18 Dit kan bijvoorbeeld gelden voor het aanbesteden van de vaste telefonie binnen het project OT2017. Indien dit niet gezamenlijk met mobiele telefonie wordt aanbesteed is het mogelijk dat de huidige overeenkomst met Tele2 met een jaar wordt verlengd, waardoor de afronding van een opvolgende aanbesteding na het einde van het programma plaatsvindt. 19 Zie: Bijlage 11 Productbeschrijvingen 24

25 4. NVI s 5. Inschrijvingen (extern product) 6. Proces-verbaal van opening 7. Proces-verbaal van gunning en Gunningsadvies 8. Gunningsbesluit 9. Toe/afwijzingsbrieven voorlopige gunning 10. Getekende (raam)overeenkomsten 11. Publicatie aankondiging geplaatste opdracht 12. Aanbestedingsdossier, incl geverifieerde bewijsmiddelen 13. Documentatie en middelen voor gebruik en beheer 14. Templates (offerteaanvraag, DAP, NOK etc.) 2.8 Scope van het programma Aanbesteding IWR De scope van het programma valt binnen de scope van de categorie ICT Werkomgeving Rijk, welke wordt gevormd door de categorieën Vaste Werkplek, Mobiele Werkplek en Telefonie Spraak en omvat alle producten en daaraan gerelateerde diensten die de generieke ICT werkomgeving van de rijksambtenaar faciliteren, met uitzonderingen van: generieke infrastructuur in het datacenter; vaste WAN verbindingen; COTS-software (commercial off-the-shelf software); business software Scope deelnemers Een besluit over de concrete invulling van het deelnemersveld wordt door de stuurgroep genomen, waarbij de volgende uitgangspunten worden gehanteerd: a. Deelname door ministeries (kerndepartementen en hun baten-lastendiensten) is verplicht, tenzij hiervoor op het juiste bestuurlijke niveau een uitzondering is vastgesteld; b. Overige onderdelen van de Rijksoverheid behorende tot de Rijksdienst voor zover dit ZBO s zijn kunnen deelnemen onder de voorwaarde dat dit past binnen het beleid van het categoriemanagement van de Rijksoverheid *); c. Onderdelen van de Rijksoverheid, niet behorende tot de Rijksdienst (Hoge Colleges van Staat, de Rechterlijke macht en de Adviescolleges) kunnen deelnemen onder de voorwaarde dat dit past binnen het beleid van het categoriemanagement van de Rijksoverheid *); d. Overige organisaties, waaronder decentrale overheden en Rechtspersonen met een Wettelijke Taak (RWT s), worden niet in de gelegenheid gesteld om deel tenemen aan de aanbestedingen EASI2016 en OT2017. *) Wat betreft ZBO s, Hoge Colleges van Staat, de Rechterlijke macht en de Adviescolleges (onder b. en c.) is er echter nog geen eenduidig beleid op het gebied van het categoriemanagement van de Rijksoverheid. Wat betreft onder b en c. dient rekening gehouden te worden met de vraag of deze partijen juridisch gezien mogen deelnemen. Zo zal er tenminste moeten worden gekeken naar het 25

26 vraagstuk in hoeverre deelname zich verhoudt tot de bepaling in de Aanbestedingswet 2012 over het onnodig samenvoegen van opdrachten. 20 Gelet op de enorme hoeveelheid aan (potentiële) deelnemers, is een gedegen motivatie voor clusteren noodzakelijk Scope Project EASI2016 Werkplek gerelateerde ICT en diensten Het uitvoeren van Europese Aanbestedingen ten behoeve van de verkrijging van (raam)overeenkomsten voor de aanschaf van werkplek gerelateerde ICT en diensten voor zover vallend binnen de scope van de categorie ICT Werkomgeving Rijk, inclusief End User Devices voor mobiel gebruik. Waarmee de opvolging voor de corresponderende aflopende EASI2010 overeenkomsten is geregeld. Onder werkplek gerelateerde ICT en diensten wordt globaal verstaan hetgeen in Bijlage 3 Overzicht Scope EASI2016 wordt opgesomd. Een nadere uitwerking vindt plaats bij het bepalen van de aanbestedingsstrategie in nauwe samenwerking met de categorie IWR. Hierbij dient er ook voldoende aandacht te zijn voor de overige categorien. Het programma Aanbesteding IWR verzoekt de betreffende categoriemanagers om afstemming en zoekt waar nodig de samenwerking met in ieder geval de volgende categorieën: Datacenter Hardware, Standaard Pakketsoftware, Dataverbindingen en Gebouwen en Installaties Scope Project OT2017 Telefonie / Mobiele Data Het uitvoeren van Europese Aanbestedingen ten behoeve van de verkrijging van (raam)overeenkomsten voor de aanschaf van telecommunicatiediensten en -producten voor zover vallend binnen de scope van de categorie ICT Werkomgeving Rijk (exclusief End User Devices voor mobiel gebruik), waarmee de opvolging voor de corresponderende aflopende OT2010 overeenkomsten is geregeld. Onder telecommunicatiediensten en -producten wordt globaal verstaan hetgeen in bijlage 3 (scope) wordt opgesomd. Een nadere uitwerking vindt plaats bij het bepalen van de aanbestedingsstrategie in nauwe samenwerking met de categorie IWR. Hierbij dient er ook voldoende aandacht te zijn voor de overige categorien van het portfolio ICT. Het programma Aanbesteding IWR verzoekt de betreffende Categoriemanagers om afstemming en zoekt waar nodig de samenwerking met in ieder geval de volgende Categorieën: Datacenter Hardware, Standaard Pakketsoftware, Dataverbindingen en Gebouwen en Installaties Buiten scope: Geen onderdeel van de scope het programma Aanbesteding IWR is: Die onderdelen van de Rijksoverheid die onder categoriemanagement vallen waarvoor een uitzonderingspositie wordt/is vastgesteld (op het juiste bestuurlijke niveau); Decentrale overheden en Rechtspersonen met een Wettelijke Taak (RWT s), 20 Het document Juridische verkenning voor de aansluiting van zbo s op de Rijksbrede infrastructuur voor Inkoop en Aanbesteden, van DGOBR d.d. april 2015 kan hiervoor mede als kader dienen. 26

27 de consequenties voor de contractmanagement organisatie zijn geen onderdeel van het programma. (omvang organisatie, aangepaste functieomschrijvingen, aangepaste organisatie omschrijving) 21 ; de onderdelen van EASI2010 en OT2010 die expliciet buiten scope worden geplaatst, waaronder Plotters, Datacenter Hardware (deels), Webhosting en Managed Services 22 ; de realisatie van de baten bij de deelnemers Kennis, kwaliteit, integriteit en communicatie Het gaat bij de aanbestedingen binnen de scope van het programma Aanbesteding IWR om grote bedragen en grote belangen en als overheid hebben we de plicht om met grote zorg onze aanbestedingen op te stellen en leveranciers te selecteren. Om het vertrouwen als opdrachtgever te waarborgen, worden de normen voor kwaliteit en integriteit van de overheid gevolgd. Vanwege efficiencyredenen worden activiteiten op het gebied van kennis, kwaliteit, integriteit en communicatie in deze pijler niet los georganiseerd in de verschillende aanbestedingstrajecten, maar generiek en samenhangend belegd Kennisborging lessons learned Het programma levert, vanuit haar opdracht, een bijdrage aan het verder professionaliseren van rijksbrede ICT-aanbestedingsprojecten en de strategische koers van de categorie IWR mede door middel van het borgen en overdragen van de kennis en expertise. Het programma onderneemt tevens planmatig activiteiten om de kennis op het gebied van integriteit binnen het programma, bij de stuurgroep, de gebruikersgroep en Tenderboard te borgen en reserveert daartoe de noodzakelijke middelen. Het programma heeft de beschikking over een aantal brondocumenten 23 waarin waardevolle leerpunten te vinden zijn. Deze documenten zijn opgeleverd bij de afsluiting van de voorgaande aanbestedingen (OT2010, EASI2010, OT2006, EASI2007). Deze leerpunten zal het programma inventariseren en categoriseren in de volgende onderwerpen waar het leerpunt betrekking op heeft: 1. Governance 2. Strategie 3. Aanbestedingsdocumenten 4. Overig waarbij per leerpunt wordt aangegeven: de referentie naar de bron; vanuit welke type bron de leerpunten zijn geformuleerd; of het leerpunt is opgevolgd; de relevantie (H,M,L); de eigenaar; 21 Aan het vroegtijdig bij het programma betrekken van contractmanagement UBR HIS en tevens aan het einde van het programma zorgvuldig overdragen aan contractmanagement en beheer zal mede gezien de lessons learned voldoende aandacht worden besteed. 22 Zie: Bijlage 8 Overzicht contracten binnen en buiten scope. 23 Projecteindrapporten, lessons-learned-overzichten, Gateway reviews. 27

28 een indicatie van de vermoedelijke maatregelen; waar de uitvoering van de maatregel is/wordt belegd. De leerpunten zijn niet statisch van aard. Zo staan er op dit moment nog vragen uit met het verzoek om de leerpunten verder inzichtelijk te maken. Daarnaast worden ook bij de uitvoering van het programma Aanbesteding IWR opnieuw leerpunten verzameld. Het programma richt een leerpuntenlogboek in om de leerpunten voortdurend aan te vullen en te onderhouden. Het doel van deze registratie is om bij te dragen aan de kwaliteit van de op te leveren producten en om bij afloop van het programma bij de Rijksoverheid te kunnen beschikken over een waardevolle kennisbron Kwaliteit Het programma draagt zorg voor de invulling van kwaliteitsmanagement als rol, in afstemming en samenwerking met UBR HIS en de Inkooppool Rijk (IPR). Kwaliteitsmanagement in het programma Aanbesteding IWR betekent dat de belanghebbenden er vertrouwen in hebben dat hun baten gerealiseerd worden en voldoen aan hun verwachtingen. Kwaliteit is binnen een programma gerelateerd aan de strategische doelstellingen van het programma. Kwaliteitsmanagement is geen eenmalige activiteit; het staat gedurende het programma voortdurend onder aandacht (zie par. 3.5). De SRO (stuurgroepvoorzitter) is eindeverantwoordelijk voor de kwaliteit van en binnen het programma. Dit programmaplan wordt gebruikt als basis om nader invulling te geven aan de activiteiten die noodzakelijk zijn om de kwaliteit van het programma, van de projecten en van de individuele aanbestedingen te borgen. Om de kwaliteit al vanaf het begin van iedere individuele aanbesteding te kunnen borgen wordt gebruik gemaakt van een Tenderboard ICT, die vooraf de strategische keuzes toetst die in de individuele aanbestedingen gemaakt worden. De verdere concrete invulling van kwaliteitsborging wordt per project vooraf vastgelegd in het PID hetgeen ter vaststelling aan de stuurgroep wordt voorgelegd Integriteit De integriteit van het openbaar bestuur mag niet ter discussie staan. Dit benadrukte koning Willem-Alexander in de troonrede van Aandacht voor integriteit is dan ook een speerpunt van dit programma. Daarbij gaat het om zowel de externe integriteit alsmede om de interne integriteit. Marktpartijen die deelnemen aan de individuele aanbestedingen dienen integer te handelen. Bij de inschrijving onderzoekt en beoordeelt het programma deze zogenoemde externe integriteit. Indien daartoe gronden zijn schakelt het programma het Bureau Bibob in om informatie in te winnen over de inschrijver. Niet integere bedrijven worden uitgesloten binnen de mogelijkheden die wet- en regelgeving daartoe biedt. 28

29 Het programma heeft daarnaast ook oog voor de interne integriteit en handelt overeenkomstig de integriteitsnormen die gelden binnen UBR HIS 24, de Gedragscode Integriteit Rijk 25 en de handreikingen van Bureau Integriteitsbevordering Openbare Sector (BIOS). Indien daartoe een aanleiding is zal BIOS gevraagd worden te adviseren. Het is van belang dat het programmateam, de leden van de stuurgroep, gebruikersgroep, expertgroepen, en de tenderboard integer handelen. Waar het om gaat is dat zij ten allen tijde eerlijk, integer en betrouwbaar zijn en handelen in overeenstemming met de geldende normen. Het programma biedt planmatig methoden aan om kennis omtrent integriteit te delen met derden, waar onder bovengenoemde gremia. Het programma Aanbesteding IWR verricht vanuit integriteitsoogpunt binnen de organisatie of binnen onderdelen daarvan periodiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen. Het periodiek monitoren van de resultaten van dit onderzoek kan geschieden aan de hand van een integriteitsaudit. Het programma Aanbesteding IWR zal het onderwerp integriteit onderdeel laten uitmaken van de rapportage aan de stuurgroep Communicatie Goede communicatie draagt bij aan de doelstellingen van het programma Aanbesteding IWR. De stakeholders worden helder in kaart gebracht en doelgroepen worden onderscheiden. Per doelgroep worden communicatiedoelstellingen geformuleerd en een communicatiestrategie opgezet. De doelgroepen die worden onderscheiden zijn: 1. De (potentiële) centrale deelnemers (Rijksoverheid) aan deze aanbestedingen; 2. De (potentiële) aanbieders (marktpartijen); 3. Besluitvormingsgremia; 4. De programmaorganisatie; 5. UBR HIS en UBR; 6. Inkooporganisaties (KING, Pianoo, inkoopuitvoeringscentra 26 etc). Een concept van het communicatieplan is opgenomen als bijlage. 2.9 Kosten De totale kosten van het programma Aanbesteding IWR worden begroot op XXX M. Uitgaande van gemiddeld ongeveer 10 fte over de gehele looptijd van 2 jaar en 4 maanden van het 24 Zo doen we zaken - Business Etiquette: gedragscode voor zakendoen met UBR HIS (als tekstversie opgenomen in Bijlage 7) 25 De code, is op 30 september 2015 gepubliceerd door Tweede Kamer der Staten-Generaal als bijlage bij Kamerstuk nr. 83. Het is feitelijk de geactualiseerde versie van de Modelgedragscode Integriteit sector Rijk uit 2006 (Staatscourant 24 maart 2006, nr. 60). De code is vindbaar op < en op < 26 Departementaal; van de uitvoeringsdiensten (zoals de Belastingdienst) en baten-lastendiensten (zoals het Centraal Justitieel Incasso Bureau). 29

30 programma en daarnaast de benodigde specialistische externe capaciteit. 27 Voorzien wordt dat vrijwel alle aanbestedingen binnen het Programma Aanbesteding IWR parallel gaan lopen, wat kostenverhogend werkt. Er wordt door het programma ruime aandacht besteed aan borging, kennisdeling, communicatie, integriteit, risicomanagement en het betrekken en informeren van de verschillende doelgroepen, ook dit komt tot uitdrukking in de geraamde kosten Randvoorwaarden Om tot een opvolging van de producten en diensten binnen scope van het programma Aanbesteding IWR te kunnen komen gelden de volgende randvoorwaarden: Programma mag vooruitlopen op vaststelling van het programmaplan, mede gezien de beperkte tijd voor de aanbestedingstrajecten afdrukdiensten, werkplekken en accessoires; Bijstelling van de planning mogelijk op basis van besluitvorming in de strategiefase. Verdere details m.b.t. de planning worden uitgewerkt zodra de aanbestedingsstrategie per project daarvoor voldoende duidelijkheid geeft. De planning wordt vervolgens vastgelegd in de PID s van resp. OT2017 en EASI2016. Voorts geldt het volgende als randvoorwaardelijk voor een correcte uitvoering van de programmastrategie en de individuele aanbestedingen: programmabudget beschikbaar; stuurgroep heeft mandaat om de benodigde beslissingen te nemen; stuurgroep- en gebruikersgroepsamenstelling is een goede afspiegeling van de belangrijkste deelnemers; beschikbare capaciteit van stuurgroep, gebruikersgroep, programma- en projectteam en tenderboard; beschikbaarheid over benodigde facilitaire zaken, waaronder huisvesting voor gemiddeld 10 personen met standaard kantoorautomatiseringfaciliteiten; beschikbaarheid over voldoende interne Rijksoverheidmedewerkers met de juiste kwalificaties; mandaat om het programmateam aan te vullen met externe medewerkers voor zover de beschikbaarheid onvoldoende is dan wel specifieke expertise onvoldoende beschikbaar is; ondersteuning door de departementale leiding van de deelnemende organisaties van de Rijksoverheid; Het programma werkt binnen de kaders van het categorieplan voor ICT Werkomgeving Rijk; Middels contractverlenging van de huidige overeenkomsten (daar waar mogelijk) krijgt het programma de benodigde ruimte voor de individuele Aanbestedingen IWR zorgvuldig uit te voeren. 27 zie: Bijlage 1 Initiële businesscase en paragraaf Programmateam 30

31 2.11 Relaties met andere categorieën, programma s en kaders In beginsel bestaat er tussen alle categorieën binnen het portfolio ICT een onderlinge verbondenheid. De categorie IWR gaat na hoeverre er raakvlakken zijn met andere categorieën zoals bijvoorbeeld met Datacenter, Totaal Oplossingen en Dataverbindingen. Daarnaast wordt ook naar categorieën in andere portfolio s gekeken zoals bijvoorbeeld de categorie Gebouwen en Installaties binnen het portfolio Facilitair. Figuur 4: Overzicht Portfolio IWR Reeds vastgestelde kaders, naast de kaders zoals verwoord in het categorieplan IWR, waarmee het programma rekening zal houden waar dit wenselijk wordt geacht zijn onder meer: DigiInkoop Het programma stemt bij de uitwerking van processen ten aanzien van bestellen (eventueel via minicompetitie), leveren, accepteren en factureren af met DigiInkoop. 31

32 Enterprise Architectuur Rijksdienst (EAR) Op 5 juni 2014 heeft het CIO-Beraad ingestemd met de Enterprise Architectuur Rijksdienst (EAR). EAR gaat over de inrichting van de informatievoorziening van de Rijksdienst en beschrijft, naast een beschrijving van de huidige situatie, de gewenste (soll) inrichting van de informatievoorziening van de Rijksdienst. EAR beschrijft 7 I-domeinen, in relatie tot de bedrijfsfuncties en organisatiestructuur van de Rijksdienst waar onder: werkplekdiensten en connectdiensten. Daarnaast geeft EAR een beeld van de Rijsdienst in context met de hele overheid. 28 GOVROAM Rijksambtenaren hebben in de toekomst mogelijk wifi-toegang en Internet toegang met één user ID en wachtwoord, waardoor ambtenaren in willekeurige Rijksgebouwen probleemloos en veilig digitaal kunnen werken. Dit is veiliger dan wanneer er overal separaat wifi-netwerken aangelegd worden. MVI en duurzaamheid Het programma Aanbesteding IWR maakt, waar mogelijk, gebruik van de door PIANOo beschikbaar gestelde risico checker voor overheidsinkopers om zo invulling te geven aan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en de gewenste social return te concretiseren. 29 Het programma: maakt waar mogelijk gebruik van de dialoog met de markt voor en tijdens de individuele aanbestedingen; maakt in de individuele aanbestedingen gebruik van gunningscriteria, waardoor bedrijven die zich onderscheiden op duurzame maatschappelijke prestaties een gunningsvoordeel kunnen krijgen; kiest waar mogelijk voor een functionele uitvraag, waarbij de functie en/of het doel worden omschreven in plaats van een uitgebreide technische omschrijving van het te leveren product, dienst of werk. Het programma zoekt tevens aansluiting bij de geldende normen ten aanzien van duurzaam inkopen. Zo streeft de categorie IWR er naar circulaire inkoop te borgen binnen de overeenkomsten voor werkplekapparatuur. Innovatiegericht inkopen Innovatiegericht inkopen kan de overheid op twee manieren doen door ruimte te bieden aan marktpartijen om een innovatieve oplossing te ontwikkelen en/of aan te bieden. Ook kan de overheid doelgericht op zoek gaan naar een innovatieve oplossing voor haar probleem. Mede gezien de huidige en voorziene korte lifecycle van producten en diensten en het hoge tempo van elkaar opvolgende innovaties besteedt het programma Aanbesteding IWR hier in de projecten EASI2016 en OT2017 expliciet aandacht aan. 28 Zie: Bijlage 13 Rijksdienst in context 29 Social return is een aanpak om meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Zie: < 32

33 Het RWO interoperabiliteitsstelsel Om te kunnen voldoen aan de interoperabiliteitseisen ten behoeve van DWR 2.0/RWO worden Rijksbrede afspraken gemaakt over protocollen en standaarden. Soms zijn centrale voorzieningen nodig. Open Standaarden (pas toe of leg uit) Open standaarden dragen bij aan interoperabiliteit. Door open standaarden verbetert de digitale communicatie tussen overheden onderling en ook tussen overheid, bedrijven en burgers. Daarnaast zorgen open standaarden ervoor dat keuzevrijheid is geborgd. Open standaarden zijn naar hun aard namelijk niet software-specifiek en kunnen door iedere leverancier worden ingebouwd. 30 ICT in het Rijkskantoor Richten en Inrichten 31 Dit document geeft richting en invulling aan de doelen die bij het realiseren van de ICT in een Rijkskantoor aan de orde. Dient als kader voor het opstellen van PvE s voor de ICT inrichting en dienstverlening in het Rijkskantoor. 30 Zie: < 31 ICT in het Rijkskantoor, Richten en Inrichten Versie goedgekeurd door CIO Rijk en CTO Raad d.d. 26 augustus

34 3 Programma- en projectbeheersing 3.1 Toleranties De toleranties geven de grenzen aan waarbinnen de stuurgroep de programmamanager de vrijheid geeft om te opereren. Tijdens de uitvoering van het programma controleert de programmamanager regelmatig de voortgang van de projecten. Indien de afwijking van de plannen naar verwachting groter is dan de afgesproken tolerantie, wordt daarover apart gerapporteerd aan de stuurgroep middels een afwijkingsrapport. De toleranties op programmaniveau zijn als volgt gedefinieerd. Doorlooptijd: conform de in de strategiedocumenten van EASI2016 en OT2017 vast te stellen opleverdata dienen nieuwe overeenkomsten beschikbaar te zijn voor de verwerving van de producten en diensten. Verschuiving van deze deadlines kan enkel plaatsvinden na goedkeuring door de stuurgroep. Kosten: het vermoedelijk beloop mag maximaal 10% hoger zijn dan het programmabudget (zie bijlage 1). De programmamanager dient voortdurend tussentijds te monitoren of deze norm behaald blijft en informeert bij afwijkingen onmiddellijk de stuurgroep. Kwaliteit: gelet op de omvang van de onderhavige aanbesteding(en) en het belang van ICT hardware voorzieningen wordt gestuurd op een hoog kwaliteitsniveau. De programmamanager mag daarom geen relevante concessies doen in kwaliteit zonder de stuurgroep te betrekken. Scope: de nog op te stellen strategiedocumenten kunnen gevolgen hebben voor de scope. Indien daar aanleiding toe zal is, wordt een nieuwe versie van het programmaplan en/of PID aangeboden aan de stuurgroep waarin de tolerantie aangaande de scope wordt afgestemd. Baten: de programmamanager streeft naar een zo groot mogelijk gemeenschappelijk voordeel op het gebied van: o kwaliteit; o kosten; 32 o bijdrage met functionaliteiten in relatie tot behoefte, visie en beleidsdoelstellingen; o risicoreductie. 32 Indien de verwachte inkoopprijzen beduidend lijken te gaan uitkomen boven de oude tarieven dan zal de programmamanager de stuurgroep informeren 34

35 3.2 Voortgangrapportage Er zijn drie soorten voortgangsrapportages van de programmamanager aan de stuurgroep: Hoofdpuntenrapport (reguliere voortgangsrapportage, kwalitatief en kwantitatief); Afwijkingsrapport (rapportage indien de tolerantiegrenzen dreigen te worden overschreden); Tranche-eindrapport (terugblik op afgelopen tranche en vooruitblik op eerstkomende tranche). Gelet op het beleid ten aanzien van risicovolle aanbestedingen wordt het hoofdpunten rapport tevens verzonden aan de Coördinerend Directeur Inkoop (CDI) bij BZK/DCB/FEZ, namens de stuurgroepvoorzitter. Rapportage Afzender Aan Frequentie Wanneer Stuurgroep Hoofdpuntenrapport Programmamanager cc aan CDI Maandelijks Bij stuurgroep DGOBR Afwijkingsrapport Programmamanager Stuurgroep Indien Afwijking nodig toleranties Trancheeindrapport Programmamanager Stuurgroep Eenmalig Einde tranche De projectleiders rapporteren aan de programmamanager op basis van een voortgangsrapportage (tijd, geld, kwaliteit, scope, issues, risico s, baten). 3.3 Programma- en projectenadministratie Het programma richt de administratie in op basis van de standaarden van UBR HIS en Prince Uitzonderingsprocedure De uitzonderingsprocedure treedt in werking als verwacht wordt dat het programma niet binnen de afgesproken tolerantiegrenzen ten aanzien van tijd, geld, kwaliteit, scope, risico s of baten blijft. Zodra de programmamanager dit op basis van aangeleverde informatie verwacht, meldt hij dit in een afwijkingsrapport aan de stuurgroep. In onderling overleg wordt de aanleiding en oorzaak besproken. Daarna wordt besloten tot één van de volgende situaties: 1. de stuurgroep treft maatregelen ter voorkoming/opheffing van de aanleiding; 2. de stuurgroep besluit geen actie te ondernemen, omdat zij denkt dat overschrijding van de toleranties niet plaats zal vinden; 3. de toleranties voor de fase worden verruimd; 4. er worden concessies gedaan ten aanzien van tijd, geld, kwaliteit en/of omvang van het op te leveren resultaat (bereik). De eerste drie situaties worden vermeld in het eerstvolgende hoofdpuntenrapport. De laatste situatie kan op verzoek van de stuurgroep leiden tot het opstellen van een afwijkingsrapport met alternatieven voor de aanpak van het vervolg van het programma en aangepaste planningen. 35

36 3.5 Kwaliteitsmanagement Het programma stuurt aan op het verbeteren van kwaliteit en implementeert en borgt gevonden verbeteracties. Kwaliteitsmanagement wordt geïntegreerd in de uitvoering op de volgende niveaus. 1. Programmaniveau (tranches) 2. Projectniveau 3. Productniveau (beschrijvend document, etc.) Het programma kent verschillende kwaliteitsmethoden Intern Reviews Producten worden binnen het programmateam door een collega (teamlid met ter zake relevante kennis) gereviewd; Reviews door contractmanagement (UBR HIS); De interne kwaliteitsborging wordt in PID s nader geconcretiseerd; De instructies voor kwaliteitsborging per product zoals vastgelegd in de productbeschrijvingen worden gevolgd; Producten worden gereviewd door de gebruikersgroep Tenderboard Een tenderboard is een commissie van experts die advies uitbrengt over een aanbestedingsprocedure, met als doel: vergroten van de kwaliteit van de aanbestedingen; beteugelen van de risico s van ongewenste aanbestedingsuitkomsten; versterken van het leervermogen van de organisatie op dit onderwerp. De tenderboard toetst vooraf de strategische keuzes die voor de individuele aanbestedingen gemaakt worden Buiten het programma Second Opinion Voor iedere individuele aanbesteding wordt (optioneel) een ter zake deskundige partij (inhoudelijk/ict) geselecteerd t.b.v. 2nd opinions. Auditdienst Rijk (ADR) De ADR kan audits uitvoeren op de programmahuishouding; Gedurende ieder individueel aanbestedingsproces kan, in opdracht van de stuurgroep, worden overwogen om de ADR de uitvoering te laten monitoren. Dit wordt nader uitgewerkt per individuele aanbesteding Bij OT2010 en EASI2010 was ADR standaard betrokken bij akkoord beoordelingsleidraad en monitorde ADR de beoordeling. 36

37 Gateway Review en Gateway Healthcheck Een OCG Gateway Review is een collegiale doorlichting van een programma of project door een team ervaringsdeskundigen, peers van de bestuurlijk opdrachtgever. Het Gateway Reviewteam toetst de bestaansgrond van het programma Aanbesteding IWR, de aanpak, de beoogde resultaten en/of de voortgang van de projecten die er deel van uitmaken, op verzoek van de stuurgroep. De Gateway Health Check kan op ieder moment toegepast worden. In dit Gateway Reviewtype wordt een aspect van de staande organisatie onderzocht. De Gateway Health Check kan worden ingezet op elk moment dat de programmamanager dit nuttig of wenselijk acht. Het bureau ICT-toetsing (BIT) Het programma Aanbesteding IWR valt niet binnen de scope van het BIT. Het BIT toetskader 34 biedt het programma echter waardevolle kaders voor de inrichting en uitvoering. Consultatie van de markt De voorgenomen aanbesteding wordt vooraf, waar mogelijk, in de markt getoetst en de resultaten van deze toetsing zijn in de aanbesteding verwerkt. Voor zover wordt afgeweken van de uitkomsten van deze toetsing is de motivatie hiervoor vastgelegd Kwaliteitsnormen Opsomming van normen, eisen en standaarden die het programma hanteert waar dit relevant wordt geacht: Geldende aanbestedingswet, jurisprudentie en geïmplementeerde richtlijnen 35 ; Modelgedragscode Integriteit Sector Rijk (BIOS); MSP & Prince2; gebruik van ARBIT, ARVODI of ARIV op basis van de individuele aanbestedingsstrategie; gebruik standaard Templates UBR HIS bij Europese Aanbestedingen; Zo doen we zaken - Business Etiquette: De gedragscode voor zakendoen met UBR HIS (opgenomen als Bijlage 14 Gedragscode voor zakendoen met UBR HIS); BIT toetskader, voor zover toepasselijk; Reglement van de Tenderboard ICT. 34 BIT Toetskader versie 1.1 d.d. 22 september 2015 < 35 Voor het programma IWR is de volgende Europese richtlijn van belang: Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten. Richtlijn 2014/23/EU en Richtlijn 2014/25/EU dienen op 16 april 2016 in de Aanbestedingswet 2012 te zijn geïmplementeerd, maar hebben naar mening van het programma geen impact gezien het feit dat deze richtlijnen betrekking hebben op respectievelijk het plaatsen van concessieovereenkomsten en op het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten. 37

38 3.5.5 Verantwoordelijken voor de kwaliteit Programmarol Stuurgroep (programmaniveau) Belangrijke verantwoordelijkheden t.a.v. kwaliteit Eindverantwoordelijk voor programmaplan en visie; Borgt de afstemming van het programma met de ICBR, ICIA, CTO-raad en CIO-Beraad; Stelt de stuurgroep en gebruikersgroep samen Is verantwoordelijk bij aan professionele bemensing programmateam en gebruikersgroep; Toetsing ten aanzien van leveranciers- en inkoopbeleid (senior. leverancier); Inbreng van ervaring en leerpunten vanuit andere contracten (senior leverancier) Mandateert de programmamanager Gebruikersgroep (productniveau) Tenderboard (projectniveau) Input leveren voor de aanbestedingsstrategie; Formuleren van de behoeften van de deelnemers; Input leveren voor benefitsrealisatieplan; Opstellen samen met het project en tevens vaststellen van de Programma s van Eisen (inclusief wensen voor onder andere EMVI); Vaststellen van de gunningscriteria en beoordelingssystematiek vast per individuele aanbesteding; Aangeven aan welke kwaliteitscriteria de (deel)producten dienen te voldoen; Goedkeuren van productbeschrijvingen, inclusief kwaliteitscriteria; (Doen) uitvoeren van acceptatietests; Mede beoordelen van de inschrijvingen. Advies PID Advies op de aanbestedingsstrategie (strategiedocument); Advies op PvE s; Advies op gunningscriteria en beoordelingssystematiek; Adviserende rol bij het proces van gunning. 38

39 Programma/project (programma- en projectniveau) Bewaken dat kwaliteitscontroles plaatsvinden conform de afspraken; Bij tekortkomingen in kwaliteit maatregelen nemen en indien nodig escaleren; Uitvoeren van collegiale toetsen en review en marktconsultatie; Het voor iedere individuele aanbesteding opstellen en documenteren van de kwaliteits- of acceptatiecriteria; 36 (Doen / Laten) Testen / meten / verifiëren of (deel)producten voldoen aan de beschreven kwaliteitscriteria; Melden van niet beschreven, maar wellicht wel relevante criteria aan programmamanager. 3.6 Configuratiemanagement De programmamanager draagt met de programmasecretaris zorg voor een adequaat programmaarchief, dat na afronding van het programma wordt overgedragen aan UBR HIS. De opzet van het programma-archief zorgt voor een helder versiebeheer. De voor de deelnemer relevante stukken worden tevens aan hem ter beschikking gesteld. 3.7 Risicomanagement De programmamanager houdt een risicolog bij waarin de belangrijkste risico s, met bijbehorende kans, impact en maatregelen worden bijgehouden. De risico s worden gemonitord en besproken in overleg tussen de stuurgroep en de programmamanager. 36 Daarin staat tevens wie zal toetsen, hoe getoetst wordt en wat de vereiste vaardigheden om te kunnen toetsen. 39

40 Bijlage 1 Initiële businesscase Het programma dient bij te dragen aan de doelstellingen zoals beschreven in het categorieplan. In de businesscase wordt de toegevoegde waarde voor de doelstellingen aangetoond. Redenen De belangrijkste redenen om met het programma Aanbesteding IWR een gezamenlijke aanbesteding te starten van ICT hardware en aanverwante software, telefonie en nader vast te stellen diensten zijn: 1. bijdrage leveren aan de doelstellingen van categoriemanagement; 2. standaardisatie hardware waar zinvol; 3. standaardisatie inkoopprocessen; 4. flexibiliteit bij reorganisaties; 5. voordelen voor rijksbrede programma s; 6. reductie aanbestedingskosten; 7. betere inkoopvoorwaarden; 8. hogere kwaliteit van de aanbesteding; 9. efficiënt leveranciersmanagement; 10. efficiënter beheer en hogere kwaliteit beheer. Standaardisatie hardware: Gezamenlijke aanbestedingen leiden inherent tot uniformering van de van de ICT-infrastructuur. Het gezamenlijk te ontwikkelen programma van eisen dwingt de deelnemers om gelijke keuzes te maken op eenzelfde moment. Standaardisatie inkoopprocessen: Gezamenlijke aanbestedingen leiden inherent tot uniformering van de inkoopprocessen. De voor verwerving benodigde inspanning wordt daardoor in belangrijke mate gereduceerd. Flexibiliteit bij reorganisaties: Een gezamenlijke aanbesteding zorgt ervoor dat de contractstructuren zodanig kunnen worden opgebouwd dat wijzigingen in de organisatie van de Rijksoverheid zo goed als mogelijk kunnen worden opgevangen. Afzonderlijke aanbestedingen zouden er bijvoorbeeld toe leiden dat bij fusies tussen Rijksoverheidsorganisaties al gauw sprake is van schending van gecontracteerde verplichtingen. Voordelen voor rijksbrede programma s Voor rijksbrede programma s, zoals de vorming van shared service centra en voor het realiseren van rijksbrede rekencentra ontstaan belangrijke voordelen door een rijksbrede deelname, door de daaraan verbonden standaardisatie van infrastructuur, inkoopprocessen en door het wegvallen van contractuele barrières. 40

41 Reductie aanbestedingskosten: Voor de bepaling van de potentiële kostenbesparing worden de kosten van EASI2016 en OT2017 afgezet tegen de kosten van gefragmenteerde aanbestedingen. Ter vergelijking zou laatstgenoemd scenario leiden tot de volgende kosten: 40 organisaties zouden minstens 4 aanbestedingen (voor werkplek, accessoires, mobiele en vaste telefonie) uitvoeren; ook in een dergelijk scenario wordt samengewerkt (veelal op departementaal niveau), uitgangspunt voor deze calculatie is 8 clusters; kosten per aanbesteding variëren per cluster, circa 100 k tot 400 k, gemiddeld 250 k. totale kosten voor dit scenario: 8 x 4 x 250 k = 8 M. De voorziene kosten voor de gezamenlijke aanbesteding van de opvolging van EASI2010 en OT210 zijn XXX M. De kosten voor de gezamenlijke aanbesteding worden al ruimschoots goedgemaakt door de besparing in aanbestedingskosten van XXX M, zonder ook maar te kijken naar andere baten. Betere inkoopvoorwaarden EASI2007 en EASI2010 hebben aangetoond dat de bundeling van inkoopvolume grote extra kortingen oplevert en voordelen op de overige inkoopvoorwaarden. Bij gezamenlijk aanbestedingen worden hogere besparingen behaald dan bij individuele aanbestedingen. In een gezamenlijk traject worden de prijzen bepaald door de fabrikanten en niet door de resellers. In EASI2007/EASI2010 en OT2010 is aangetoond dat fabrikanten duidelijk hogere kortingen geven bij grotere interdepartementale aanbestedingen dan bij een kleinere individuele aanbesteding. De marges van de resellers blijven grotendeels intact, terwijl de fabrikanten grotere concessies doen. Met name bij het doorvoeren van meer standaardisatie zal de besparing groter kunnen worden. Herinrichting van het bestelproces (elektronisch bestellen) kan aanvullende kostenreductie opleveren (na investering). Opgemerkt moet worden dat door nog meer te bundelen deze besparing zeker niet evenredig mee oploopt. Ook is het zo dat de huidige deelnemers aan EASI2010 en OT2010 deze besparing al ingeboekt hebben. Voor hen geldt dat deelname aan deze gecombineerde aanbesteding de continuering van eerdere bereikte voordelen zeker stelt. Hogere kwaliteit van de aanbesteding De gecombineerde aanbesteding IWR wordt uitgevoerd met een veel uitgebreidere set van kwaliteitsmaatregelen dan gebruikelijk bij een kleinere aanbesteding. De markt heeft het (positieve) effect daarvan op de kwaliteit bevestigd tijdens evaluaties van eerdere EASI en OT trajecten. Voorbeelden van dergelijke maatregelen: externe kwaliteitsborging: tenderboard; Gateway Reviews en een Gateway Healthcheck; reviews op (deel)producten door interne en externe deskundigen. 41

42 Efficiënt leveranciersmanagement: Resultaat van de aanpak van het programma Aanbesteding IWR is het gezamenlijk kunnen uitvoeren van leveranciersmanagement. Naast kostenbesparing heeft een rijksbrede aanpak hiervan tot gevolg dat het opdrachtgeverschap professioneler wordt aangepakt. UBR HIS heeft in de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan in deze rol en de voordelen ervan aangetoond. Efficiënter beheer en hogere kwaliteit beheer: Gevolg van de aanpak van het programma Aanbesteding IWR is dat het gemakkelijker wordt om beheerprocessen gezamenlijk uit te voeren. Naast kostenbesparing heeft dit tot gevolg dat het beheer professioneler kan worden aangepakt. Aannames Ten behoeve van de businesscase zijn de volgende aannames gedaan: Deelname van tenminste de huidige deelnemers aan EASI2010 en aan OT2010 binnen de Rijksoverheid. Kosten De éénmalige kosten (inclusief BTW X 1.000) van het programma worden als volgt begroot: Programmabudget Toelichting Intern 10 FTE gemiddeld Beschikbaar te stellen vanuit UBR HIS Second opinions Voor PID s (2015), strategiedocumenten en aanbestedingsdocumenten (2016) Audits ADR programma- en projecthuishouding, aanbestedingsproces review beoordelingsprotocol Inhuur (externe) expertise Facilitaire voorzieningen voor het programma (Kosten werkplek, etc.) Kosten voor communicatie uitingen Kosten haalbaarheidstoets(en) Onvoorzien Totaal per jaar Programmakosten Stelpost juridische procedures Uitgangspunt bij bovenstaande begroting is dat de volgende kosten niet worden doorbelast aan het programma: Inzet van de leden en secretaris van de gebruikersgroep; Inzet van de leden en secretaris van de tenderboard; 42

43 Gatewayreview(s) en Gateway Health Check(s); Inzet van categoriemanager, plv. categoriemanager en kwaliteitsmanager van UBR HIS UBR HIS faciliteert het programma en treedt als budgethouder op. Baten (financieel) De te verwachten baten van het programma (zie uitwerking hierboven) zijn: Besparing in aanbestedingskosten: circa XXX M ; Continuering inkoopvoordeel; Continuering besparing in beheerkosten. Kosten/baten afweging De kosten voor de gezamenlijke aanbesteding van de opvolging van EASI2010 en OT2010 als programma Aanbesteding IWR zijn substantieel lager dan de financiële baten. De baten op maatschappelijk gebied en bijvoorbeeld ten aanzien van kwaliteit, zoals duurzaam inkopen en markstimulatie op het gebied van innovatieve oplossingen, worden nog uitgewerkt. Financiering van het programma De deelnemende departementen dragen bij aan de programmakosten op basis van de generieke verdeelsleutel. Deze kosten worden volledig gedragen door de deelnemende departementen. Deze deelnemende departementen betalen aan DGOBR een op basis van de generieke verdeelsleutel vast te stellen deel van de werkelijke programmakosten. UBR HIS faciliteert het programma op basis van voorfinanciering en treedt als budgethouder op. Jaarlijks, achteraf, worden de werkelijke programmakosten in rekening gebracht aan DGOBR. 43

44 Bijlage 2 Initiële programmaplanning De programmaplanning geeft aan welke acties wanneer door wie worden ondernomen en wat de bijbehorende kosten zijn. Deze planning kan gedurende de loop van het programma aangepast worden op basis van ervaringen in het programma en / of nieuwe gegevens door de programmamanager, mits deze de totale doorlooptijd, het totale budget en de kwaliteit van de resultaten niet beïnvloeden. Voorbereiden sept - dec 2015 Uitvoeren Q okt 2017 afsluiten nov - dec 2017 Figuur 5 Programmaplanning De opvolging van de clusters afdrukdiensten, werkplekken en accessoires behoeft de nodige aandacht omdat de beschikbare tijd beperkt is. Dit heeft impact op de te volgen aanbestedingsstrategie. Het programma stelt een aanpak op (strategie en proces op hoofdlijnen) die kan worden gehanteerd om de gevolgen van dit knelpunt te verminderen. De detailplanning voor het programma wordt in de PID s en de faseplannen van de individuele aanbestedingen vastgelegd. Het uitgangspunt voor de planning geldt dat het programma voor de deelnemers moet voorzien in opvolging van de aflopende overeenkomsten, waarbij rekening wordt gehouden met een marge voor de benodigde migratietermijn (voor zover van toepassing). Om de planningen in detail te kunnen uitwerken is de uitkomst van de strategiefase per project noodzakelijk. Dan pas is bekend welke aanbestedingsindeling wordt toegepast. 44

45 Bijlage 3 Overzicht Scope EASI2016 en OT2017 Project EASI Werkplek gerelateerde ICT en diensten Cluster uit voorgaande aanbesteding Middelen (nader te articuleren) EASI2010 Werkplekken Clients (desktops, thin clients, zero clients, laptops, netbooks); Monitors. EASI2010 Accessoires Audioviuele middelen Accessoires en randapparatuur; Netwerk- en personal printers inclusief bijbehorende verbruiksartikelen; Tablets inclusief bijbehorende accesoires; Apparatuur voor LAN-georiënteerde draadloze connectiviteit. EASI2010 Afdrukdiensten Multifunctional Copiers/Printers (MFC s) inclusief bijbehorende verbruiksartikelen. EASI2010 Plotters Buiten scope van de aanbestedingen EASI2016 en OT2017 OT2010 EUD Smartphones, mobiele telefoons, wearables en daarbij behorende accessories. EASI2010 Rekencentrum LAN-apparatuur (switches, voor zover gebruikt in hardware 37 MER 38 /SER s 39 van kantoren t.b.v. werkplekken), inclusief daaraan gerelateerde beveiligingsvoorzieningen. Housing voorzieningen, voor zover betrekking hebbend op MER s/ser s in kantoorgebouwen (indien LAN-apparatuur meegenomen wordt dan nog vaststellen of, en in hoeverre, dit ook moet worden meegenomen): o o o o o 19 racks; EASI2010 Werkplekken en Software 40 Koeling- en stroomvoorziening; UPS-apparatuur; Kabelgoten en bekabeling; Branddetectie en blus-apparatuur. 37 De scope voor EASI2016 wordt nog onderzocht in de strategiefase. Dit kan impact hebben op de scope voor het project OT2017 op het gebied van Draadloos LAN / WiFi. 38 Main Equipment Room, deze term wordt gebruikt voor het centrum van het netwerk, meestal de computerruimte. In de MER bevinden zich de servers, de centrale netwerkapparatuur en de bekabeling van de computerruimte. 39 Satellite Equipment Room, dit zijn distributiepunten in het gebouw, van waaruit de werkplekken worden bekabeld. In de SER's treft u actieve netwerkapparatuur aan. Verder treft u in de SER meestal de telefonie aansluitingen aan t.b.v. de werkplekken. 40 Indien software wordt ingekocht zal dit, daar waar nodig, tenminste in afstemming gaan met de strategisch leveranciersmanager Microsoft en de Categoriemanager Standaard Software. 45

46 Accessoires en OT2010 EUD o o Software die direct gerelateerd is aan de hardware van alle genoemde categorieën hardware; 41 OEM-licenties. Project OT2017 Telefonie / Mobiele Data Cluster uit voorgaande Middelen/diensten (nader te articuleren) aanbesteding OT2010 alle clusters Adviseren, installeren, configureren, opleveren, instandhouden, support, garantie, uitfaseren; Migratie ondersteuning. OT2010 Mobiele Mobiele communicatie diensten Communicatiediensten Inhouse dekkingsoplossingen, 2G/3G/4G/5G dekking, eventueel in combinatie met LAN-georiënteerde draadloze connectiviteit OT2010 SMS-Gateway Bulk-SMS / SMS-Gateway OT2010 Vaste Telefonie Vaste Spraakverbindingen op het openbare telefonienet en bijbehorende verkeersstromen. OT2010 VoIP-Centrales VoIP-Centrales en bijbehorende hard- en softphones 42 OT2010 Inbound Telefonieaansluitingen voor call-centers en bijbehorende verkeersstromen (deels) OT2010 Mobiel en EUD EMM (enterprise mobility management) (nog vaststellen hoe dit in samenhang tussen EASI 2016 en OT2017 wordt opgepakt). 41 Dit in afstemming, waar nodig, met de categorie Standaard Programmatuur. 42 N.a.v. de strategiefase zal dit onderdeel worden bijgesteld mede op basis van het BZK Advies Innovatieve SIM & Netwerkoplossingen + OTT welke nog in voorbereiding is <september 2015> 46

47 Bijlage 4 Initiële Projectplanning EASI2016 De initiële planning voor EASI2016 -zoals in deze bijlage weergegeven- voorziet in: de datum waarop verwacht wordt dat de overeenkomst beschikbaar is (de berekende datum op basis van de uit te voeren activiteiten); de in de huidige overeenkomsten voorziene en vastgelegde migratieperiode, voor zover van toepassing (i.c. bij EUD); de in de huidige overeenkomsten vastgelegde uiterste datum van het voorgaande contract. Het betreft hier uitdrukkelijk een eerste schets, die in het PID voor het project EASI2016, nader zal worden uitgewerkt. Bij die uitwerking wordt rekening gehouden met het volgende. De uitvoering van de aanbesteding in het cluster afdrukdiensten is op basis van een vroegtijdige start; Het buiten scope zijn van het lopende contract voor het cluster Plotters ; De uitvoering van LAN (deel wat mogelijk overkomt van Rekencentra) is al opgenomen in de planning; Migratie valt buiten de scope van het programma Aanbesteding IWR. Met uitzondering van de overdracht naar contractmanagement en beheer worden geen verdere migratieactiviteiten in de planning opgenomen. 47

48 48

49 Bijlage 5 Initiële Projectplanning OT2017 De initiële planning voor OT2017 zoals in deze bijlage weergegeven voorziet in: de datum waarop verwacht wordt dat de overeenkomst beschikbaar is (de berekende datum op basis van de uit te voeren activiteiten); de voor zover van toepassing in de oude overeenkomsten voorziene en vastgelegde migratieperiode; de in de oude overeenkomsten vastgelegde uiterste datum van het voorgaande contract, op welk moment de migratie afgerond moet zijn en na welk moment onder de oude overeenkomst geen bestelling meer mag plaatsvinden. Het betreft hier uitdrukkelijk een eerste schets, welke in het PID voor het project OT2017, nader wordt uitgewerkt. Bij die uitwerking wordt rekening gehouden met het volgende. De mogelijkheid dat de uitvoering van het cluster Vast verschuift indien besloten wordt om de oude overeenkomst te verlengen. De planningstolerantie daarvoor is circa 1,5 jaar. Het voornemen om de overeenkomst van het cluster VoIP-Centrales te verlengen met 2 jaar. Migratie valt buiten de scope van het programma Aanbesteding IWR. Met uitzondering van de overdracht naar contractmanagement en beheer worden geen verdere migratieactiviteiten in de planning opgenomen; Vrijwel alle aanbestedingen van OT2017 worden nagenoeg tegelijkertijd uitgevoerd. 49

50 50

51 Bijlage 6 Overzicht EASI2010 EASI2010 Accessoires Dit contract omvat 'unmanaged' ICT-apparatuur en -middelen vallend onder productcategorieën die niet onder een ander EASI2010 cluster vallen. Het betreft hier veelal niet-gestandaardiseerde apparatuur die (tevens) bedoeld is voor persoonlijk gebruik ("bring your own device"), waarmee eventueel een koppeling tot stand kan worden gebracht met de infrastructuur van de Rijksoverheid. Van de scope zijn uitgesloten CD'S, DVD's, diskettes, inktjet cartridges voor printers bedoeld voor persoonlijk gebruik, End User Devices (PDA's, telefoons e.d.) en niet-beveiligde USBsticks. Deze ICT-apparatuur is onderverdeeld in 22 categorieën. Het contract werd Europees aanbesteed als onderdeel van het programma Europees Aanbesteden Samenwerking ICT 2010 (EASI2010). Leverancier Op 17 oktober 2011 is de overeenkomst EASI2010 Accessoires met Protinus IT BV gesloten. Looptijd Deze overeenkomst heeft een initiële looptijd van twee jaar. De overeenkomst kan drie maal met telkens maximaal 12 maanden verlengd worden. De drie verlengingen bedragen daarmee in totaal maximaal 3 jaar. Indien gebruik gemaakt wordt van alle verlengingen eindigt de overeenkomst op 17 oktober Informatie: EASI2010 Afdrukdiensten Binnen dit contract kunnen deelnemers voor hun organisatie huurovereenkomsten sluiten voor vier multifunctionele printers en twee netwerkprinters. De netwerkprinters kunnen ook gekocht worden. Het contract werd Europees aanbesteed als onderdeel van het programma voor Europees Aanbesteden Samenwerking ICT 2010 (EASI2010). Leverancier Op 25 april 2012 is met Xerox de overeenkomst EASI2010 Afdrukdiensten afgesloten. Deelnemers Onder de deelnemers bevinden zich 7 ministeries en een groot aantal andere overheidsorganisaties zoals de Eerste en Tweede Kamer, CBS, ICTU en het Kabinet der Koningin. Voor deelnemers geldt een afnameverplichting. Looptijd De totale looptijd van de overeenkomst bedraagt 7 jaar. De eerste twee jaar betreft de bestelperiode waarin de initiële bestellingen plaatsvinden. Deze bestelperiode kan tweemaal met telkens 12 maanden verlengd worden. De totale looptijd van de overeenkomst wordt dan met eenzelfde periode van 12 maanden verlengd. De beheerfase van maximaal 5 jaar gaat voor een 51

52 deelnemer/locatie in nadat het eerste gehuurde basisproduct organisatieklaar opgeleverd is. Indien gebruik gemaakt wordt van alle verlengingen eindigt de overeenkomst op 25 april Informatie: EASI2010 Managed Services (Buiten scope programma Aanbesteding IWR) Dit contract voorziet in de levering van Rekencentrumdiensten bestaande uit opslagcapaciteit, verwerkingscapaciteit, netwerkcapaciteit en aanvullende infrastructuurdiensten. De diensten worden geleverd vanuit het Rekencentrum van de leverancier of vanuit het Rekencentrum van de opdrachtgever. Leverancier Op 9 november 2011 is de overeenkomst EASI2010 Managed Services met Equinix gesloten. Deelnemers De overeenkomst EASI2010 Managed Services kent slechts één deelnemer: Logius (Ministerie van BZK). Looptijd Deze overeenkomst heeft een initiële looptijd van vijf jaar. De overeenkomst kan tweemaal verlengd worden met steeds maximaal 12 maanden. Indien gebruik gemaakt wordt van beide verlengingen eindigt de overeenkomst uiterlijk op 9 november EASI2010 Plotters (Buiten scope programma Aanbesteding IWR) Binnen dit contract is het mogelijk afdrukapparatuur te kopen die speciaal ontwikkeld is om diagrammen, grafieken en (grafische) tekeningen op grootformaat papier af te drukken (Producten) en de levering van aanverwante dienstverlening (Diensten) aan de deelnemers binnen de Rijksoverheid. Het contract werd Europees aanbesteed als onderdeel van het programma Europees Aanbesteden Samenwerking ICT 2010 (EASI2010). Leverancier Op 20 juni 2012 is met Canon Nederland B.V. (voorheen Océ Nederland B.V.) het contract voor EASI2010 Plotters afgesloten. Looptijd Deze overeenkomst heeft een looptijd van drie jaar met een verlengingsmogelijkheid van twee maal 24 maanden. Indien maximaal gebruik gemaakt wordt van alle verlengingen eindigt de overeenkomst uiterlijk op 20 juni Producten en diensten Binnen de overeenkomst kan een keuze gemaakt worden uit drie modellen: 52

53 PL1: Deze plotter kan zowel kleuren- als monochrome afdrukken maken op A3 tot en met A1 formaat. Optioneel kan deze plotter uitgebreid worden met scanfunctionaliteit; PL2: Deze plotter kan zowel kleuren- als monochrome afdrukken maken op A3 tot en met NLCS formaat (2100 x 841 mm - netto afdrukgrootte). Optioneel kan deze plotter uitgebreid worden met scanfunctionaliteit; PL3: Deze plotter kan zowel kleuren- als monochrome afdrukken maken op A3 tot en met NLCS formaat (2100 x 841 mm - netto afdrukgrootte). Standaard is deze plotter voorzien van scanfunctionaliteit. De kosten voor leveringen en het organisatieklaar opleveren (uitpakken, intern transport, plaatsen, aansluiten, instellen, beheertooling activeren, testen, afvoeren van verpakkingsmateriaal en CMDB actualiseren) zijn inbegrepen. De opdrachtnemer verhuist op verzoek van de deelnemer tegen een vast tarief de apparatuur. Serviceverlening Het is mogelijk voor drie jaar serviceverlening af te sluiten. Na deze drie jaar kan de afgenomen serviceverlening optioneel verlengd worden met maximaal tweemaal een jaar. Deze serviceverlening kan op basis van 4 uur response worden afgenomen, waarbij de monteur binnen 4 werkuren aanvangt met het verhelpen van de storing. Serviceverlening op basis van next business day response, waarbij de monteur uiterlijk de volgende werkdag aanvangt met het verhelpen van de storing, is ook mogelijk. Informatie: EASI2010 Rekencentrum Hardware (Buiten scope, vzv belegd bij IUC-Noord 43 ) De contracten voorzien in de levering van servers, opslagcapaciteit, netwerkapparatuur en bijbehorende dienstverlening en vertegenwoordigen een gezamenlijke contractwaarde van tussen de 50 en 150 miljoen euro. Het contract werd Europees aanbesteed als onderdeel van het programma voor Europees Aanbesteden Samenwerking ICT 2010 (EASI2010). Leverancier Op 31 juli 2012 zijn met Protinus IT, PQR, Scholten Awater en de combinatie SCH Nederland/Telindus-ISIT contracten voor EASI2010 Rekencentrum Hardware gesloten. Looptijd Deze contracten hebben heeft een looptijd van twee jaar met een verlengingsmogelijkheid van twee maal maximaal 12 maanden. Indien gebruik gemaakt wordt van alle verlengingen eindigt de overeenkomst op 31 juli Informatie: 43 Deels binnen scope, wordt nader ingevuld in PID en strategiefase. 53

54 EASI2010 Webhosting (Buiten scope programma Aanbesteding IWR) Dit contract is afgesloten om alle hostingbehoeftes (uitgezonderd kleine websites) van de aangesloten Ministeries in minicompetitie aan te besteden. Het contract werd Europees aanbesteed als onderdeel van het programma voor Europees Aanbesteden Samenwerking ICT 2010 (EASI2010). Leverancier Op 26 september 2011 is de raamovereenkomst (ROK) voor Webhosting afgesloten met ASP4all, Intermax en NXS Managed Services. Looptijd De looptijd is van september september 2013 met een verlengingsmogelijkheid van twee maal maximaal 12 maanden. Alle verleningsopties zijn gebruikt en de overeenkomst is beëindigd per 26 september Indien een deelnemer na beëindiging van de nadere overeenkomst (eventueel inclusief de verlenging van maximaal 1 jaar) webhosting diensten nodig heeft dan kan die behoefte via de gebruikelijke inkoopregels van de eigen organisatie in de markt worden gezet. Geadviseerd wordt om eerst contact op te nemen met de Dienst Publieke Communicatie van het Ministerie van Algemene Zaken om na te gaan of uw behoefte is onder te brengen bij 'Rijksoverheid online'. EASI2010 Werkplekken Binnen dit contract is het mogelijk desktop-pc's, laptop-pc's, thin clients, zero clients en monitoren aan te schaffen. Het contract werd Europees aanbesteed als onderdeel van het programma voor Europees Aanbesteden Samenwerking ICT 2010 (EASI2010). Leverancier Op 17 oktober 2011 is de overeenkomst EASI2010 Werkplekken met Fujitsu Technology Solutions BV afgesloten. Looptijd Deze overeenkomst heeft een initiële looptijd van twee jaar. De overeenkomst kan drie maal met telkens maximaal 12 maanden verlengd worden. De drie verlengingen bedragen daarmee in totaal maximaal 3 jaar. Indien gebruik gemaakt wordt van alle verlengingen eindigt de overeenkomst op 17 oktober Informatie: 54

55 Bijlage 7 Overzicht OT2010 OT2010 EUD Het contract End User Devices (EUD) voorziet in de levering van end user devices voor mobiel gebruik, zoals mobiele telefoons en pda's, inclusief aanvullende diensten als de beveiliging van deze apparatuur, software updates en logistieke diensten. Het contract werd Europees aanbesteed als onderdeel van het programma Overheidstelecommunicatie 2010 (OT2010). Leverancier Op 14 oktober 2010 is de overeenkomst OT2010 EUD met BTC Teleconsult gesloten. Looptijd Deze overeenkomst heeft een initiële looptijd van drie jaar en zes maanden ten behoeve van migratie. De overeenkomst kan drie maal verlengd worden met een totale verlengingsperiode van drie jaar. Indien gebruik gemaakt wordt van alle verlengingen eindigt de overeenkomst op 14 oktober Informatie: OT2010 Inbound Dit contract voorziet in de afhandeling van verkeerstromen via vaste aansluitingen, waarin de ontvanger een rol speelt in de te verrekenen kosten, en waar sprake is van een groot volume. Denk hier aan en 0900-nummers, maar ook aan nummers gereserveerd voor de klantcontactcentra van de overheid (de zogenaamde 14-serie). Het contract werd Europees aanbesteed als onderdeel van het programma Overheidstelecommunicatie 2010 (OT2010). Leverancier Op 14 oktober 2010 is de overeenkomst OT2010 Inbound met KPN gesloten. Looptijd Deze overeenkomst heeft een initiële looptijd van drie jaar en zes maanden t.b.v. migratie. De overeenkomst kan drie maal verlengd worden met een maximaal van drie jaar. Indien gebruik gemaakt wordt van alle verlengingen eindigt de overeenkomst op 14 oktober Informatie: OT2010 Mobiele Communicatiediensten Het Staatscontract is Europees aanbesteed onder het programma Overheidstelecommunicatie 2010 (OT2010) als perceel onder het cluster Mobiel. Het contract voorziet in de levering van mobiele spraak en/of data aansluitingen voor mobiele gebruikers inclusief voorzieningen voor het verbeteren van de dekking en capaciteit van draadloze toepassingen in gebouwen, de zogenaamde indoordekking-/campusoplossingen. 55

56 Leverancier Op 15 oktober 2010 is het Staatscontract OT2010 Mobiele Communicatiediensten met Vodafone Nederland BV. gesloten. Centrale Deelnemers Aan het Staatscontract nemen nagenoeg alle departementen deel (m.u.v. het Ministerie van Defensie en de Nationale Politie). Deze deelnemers worden 'centrale deelnemers OT2010'genoemd. Decentrale Deelnemers Naast de centrale overheid heeft ook een groot aantal gemeenten en lokale overheden deelgenomen aan OT2010. Deze deelnemers worden 'decentrale deelnemers OT2010' genoemd. De decentrale deelnemers hebben allen een eigen contract met Vodafone afgesloten. De decentrale contracten worden door de decentrale deelnemer zelf beheert. Looptijd Het Staatscontract heeft een initiële looptijd van 3 jaar en kan 3x worden verlengd met een totale verlengde duur van maximaal 3 jaar en 6 maanden. Deze 6 maanden zijn bedoeld voor migratie. Indien gebruik gemaakt wordt van alle verlengingen eindigt de overeenkomst op 15 oktober Informatie: OT2010 SMS-gateway Het Staatscontract is Europees aanbesteed onder het programma Overheidstelecommunicatie 2010 (OT2010) als perceel onder het cluster Mobiel. Het staatscontract voorziet in de levering van SMSgatewaydiensten. SMS-Gateway diensten worden gebruikt bij het versturen van grote hoeveelheden SMS-en (zogenaamde bulk SMS'n naar een groot aantal mensen) en bij het gebruik van SMS voor authenticatie-doeleinden. Een SMS-gateway maakt het versturen van SMS mogelijk zonder tussenkomst van een mobiele telefoon. Leverancier Op 13 november 2010 is het Staatscontract OT2010 Mobiel SMS-gateway met Corporate Messaging (CM) gesloten. Centrale Deelnemers Aan het Staatscontract nemen nagenoeg alle departementen deel (m.u.v. het Ministerie van Defensie en de Nationale Politie). Deze deelnemers worden 'centrale deelnemers OT2010' genoemd. Decentrale Deelnemers Naast de centrale overheid heeft ook een groot aantal gemeenten en lokale overheden deelgenomen aan OT2010 en worden de decentrale deelnemers OT2010 genoemd. De decentrale deelnemers hebben allen een eigen contract met CM afgesloten. Deze contracten worden door de decentrale deelnemers zelf beheert. 56

57 Looptijd Het Staatscontract heeft een initiële looptijd van 3 jaar en kan 3 keer worden verlengd met een totale verlengde duur van maximaal 3 jaar en 6 maanden. Deze 6 maanden zijn bedoeld voor migratie. Indien gebruik gemaakt wordt van alle verlengingen eindigt de overeenkomst op 12 november Informatie: OT2010 Vaste Telefonie Dit contract voorziet in de levering vaste telefonieaansluitingen met het openbare netwerk. Het contract werd Europees aanbesteed als onderdeel van het programma Overheidstelecommunicatie 2010 (OT2010). Leverancier Op 24 april 2012 is de overeenkomst OT2010 Vaste Telefonie met Tele2 Zakelijk gesloten. Looptijd Deze overeenkomst heeft een initiële looptijd van drie jaar en zes maanden ten behoeve van migratie. De overeenkomst kan drie maal verlengd worden met een maximum van drie jaar. Indien gebruik gemaakt wordt van alle verlengingen eindigt de overeenkomst op 24 april Informatie: OT2010 VoIP-Centrales Dit contract voorziet in de levering van op IP gebaseerde communicatiesystemen, inclusief de basisdienstverlening die nodig is voor het inrichten, implementeren en beheren van die systemen. Het contract werd Europees aanbesteed als onderdeel van het programma Overheidstelecommunicatie 2010 (OT2010). Leverancier Op 29 maart 2012 is de overeenkomst OT2010 VoIP-centrales met Detron gesloten. Looptijd Deze overeenkomst heeft een initiële looptijd van twee jaar. De overeenkomst kan na afloop van de initiële looptijd zo vaak als gewenst geheel of gedeeltelijk verlengd worden. De verlengingen bedragen daarbij in totaal 6 jaar. Indien gebruik gemaakt wordt van alle verlengingen eindigt de overeenkomst op 29 maart Informatie: 57

58 Bijlage 8 Overzicht contracten binnen en buiten scope In onderstaand schema zijn de aflopende contracten van zowel EASI2010 en OT2010 weergegeven die BINNEN SCOPE van het programma Aanbesteding IWR vallen. Op dit Contractsegment Contractpartij (en) moment geldende Uiterste einddatum Opvolging door programma einddatum Contract Cluster Fujitsu EASI2010 Werkplekken Technology EASI2016 Solutions Accessoires Protinus IT EASI2016 Afdrukdiensten Xerox EASI2016 Vast Tele OT2017 (SMS-Gateway) Club Message OT2017 Mobiel (mobiele communicatie) Vodafone OT2017 Nederland NV OT End User Devices (EUD) BTC Teleconsult (BellstoreCOM BV) EASI2016 Kender Thijssen VoIP centrales 45 ICT Solutions (overgegaan in OT2017 Detron ICT) Inbound KPN OT2017 In onderstaand schema zijn de aflopende contracten van zowel EASI2010 en OT2010 weergegeven die cf. het categorieplan IWR BUITEN SCOPE van het programma Aanbesteding IWR vallen. 44 Op de einddatum van de huidige OT2010-overeenkomsten (behalve VoIP) dienen, t.b.v. de continuïteit, de migratieactiviteiten reeds te hebben plaatsgevonden. Er wordt rekening gehouden met het feit dat hiervoor 6 maanden nodig is. 45 VOIP centrales wordt waarschijnlijk met 2 jaar verlengd, in de planning voor OT2017 wordt hier vooralsnog van uit gegaan. 58

59 Op dit Contractsegment Contractpartij( en) moment geldende Uiterste einddatum Opvolging door programma einddatum Contract EASI2010 Cluster Webhosting Managed Services Rekencentrum Hardware ASP4ALL, Intermax en NXS Buiten scope Equinix Buiten scope PQR, Misco Solutions (SCC Buiten scope, vzv Services)/Telindu belegd bij IUCs-ISIT, Scholten Noord Awater en Protinus IT Plotters Canon (Océ) Buiten Scope 59

60 Bijlage 9a Overzicht deelnemers Rijksoverheid EASI2010 en OT

61 61

62 62

63 63

64 64

65 65

66 66

67 Bijlage 9b Overzicht decentrale deelnemers OT

68 68

69 69

70 Bijlage 10 Initieel risicologboek De volgende tabel geeft een overzicht van de tot nu toe onderkende risico s voor het programma. De tabel geeft aan wat de kans is dat het risico zich voordoet, wat de mogelijke gevolgen ervan zijn indien het risico optreedt en wat de impact is op een schaal klein (K), middelgroot (M) en groot (G). Bij ieder risico staan één of meer beheersmaatregelen om de kans van optreden te verkleinen of te voorkómen of om het nadelige effect te verminderen. De kans van optreden en de impact op het programma bepalen samen de ernst van het risico (risico is kans x impact). Op deze wijze kan de stuurgroep gefundeerd afwegen welke bedreigingen de meeste aandacht of middelen verdienen. Risico's worden toegewezen aan een eigenaar, die het risico bewaakt. Tijdens het programma houdt de programmamanager deze lijst voortdurend bij in een risicologboek. Hij meldt toevoegingen en wijzigingen in de hoofdpuntrapportages. Risico Maatregelen Kans (K/M/G) Impact (K/M/G) Verantwoordelijk 70

71 Bijlage 11 Productbeschrijvingen Deze bijlage is een voorlopige, niet uitputtende, leidraad voor de door het programma op te leveren producten, nader uniform te detailleren in de PID s voor OT2017 en EASI2016 cf. de standaarden van UBR HIS. Definities Steller / Goedkeuren (Responsible, NL: Verantwoordelijk) Degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering. Verantwoording wordt afgelegd aan de persoon die accountable is. Vaststelling (Accountable, NL: Eindverantwoordelijk) Degene die (eind)verantwoordelijk, bevoegd is en goedkeuring geeft aan het resultaat. Als het erom gaat, moet hij/zij het eindoordeel kunnen vellen, vetorecht hebben. Er is slechts één persoon Accountable. Advies (Consulted, NL: Geraadpleegd) Deze persoon geeft (mede) richting aan het resultaat, hij/zij wordt voorafgaand aan beslissingen of acties (verplicht)geraadpleegd. Dit is tweerichtingscommunicatie. Ter informatie (Informed, NL: Geïnformeerd) Iemand die geïnformeerd wordt over de beslissingen, over de voortgang, bereikte resultaten enz. Dit is eenrichtingscommunicatie. 71

72 Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria Programmaplan Onderhavig document Mandaat Programmamanager Categorieplan ICT Werkomgeving Rijk O.b.v. MSP en PRINCE2. Tekstdocument. Word/PDF o.m. ob.v. gesprekken met diverse stakeholders binnen (Rijks)overheid Relaties met andere producten Programma: Steller Stuurgroep: Vaststelling Gebruikersgroep: Ter informatie Tenderboard: Ter informatie Vormt basis voor alle overige programmaproducten Eventuele productieaanwijzingen Gebruikersgroep en Tenderboard ICT krijgen het vastgestelde Programmaplan ter informatie Aanpak baseren op EASI2007, EASI2010, OT2006, OT2010 en lessons learned Bevat tevens de Visie. Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Projectinitiatiedocument (PID) Tekstdocument Conform template van UBR HIS Programmaplan Categorieplan ICT Werkomgeving Rijk Lessons Learned Tekstdocument: Word/PDF Planning in MS-project Programma: Steller Stuurgroep: Vaststelling Gebruikersgroep: Advies Tenderboard: Advies Startpunt voor vrijwel alle overige producten. Beschrijft als fase 1 hoe de strategiefase wordt vormgegeven resulterend in een strategiedocument. 72

73 Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Kwaliteitsplan Tekstdocument Programmaplan Toetskader BIT Tekstdocument: Word/PDF Programma: Steller Gebruikersgroep: n.v.t. Stuurgroep: n.v.t. Tenderboard: n.v.t. Alle Geeft concrete invulling aan de kwaliteitsmanagementstrategie Wordt grotendeels in de PID s geconcretiseerd Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Strategiedocument Tekstdocument Programmaplan Categorieplan ICT Werkomgeving Rijk PID Input Gebruikersgroep Input Categorie Lessons Learned Marktdialoog / Consultatie Tekstdocument. Word/PDF Programma: Steller Stuurgroep: Vaststelling Gebruikersgroep: Advies Tenderboard: Advies Programmaplan PID Strategiedocument is het resultaat van fase 1 van ieder project: de strategiefase en levert input voor de deelprojecten (lees: individuele aanbestedingen). 73

74 Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Benefits Realisatie Plan Tekstdocument Programmaplan businesscase PID en strategiedocument Excel / PDF Cf. MSP / Prince2 -De benefits zijn meetbaar -Er is een nulmeting Programma: Steller Stuurgroep: ter informatie Gebruikersgroep: Advies Tenderboard: nvt Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Programmaplan PID Strategiedocument Programma-eindrapport Er is aandacht besteed aan de vraag of ook dis-benefits gemeten en gereviewd moeten worden Dekt alle baten (benefits) die worden genoemd in de businesscase, het Programmaplan en de PIDs Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Faseplan Tekstdocument Conform template van UBR HIS voor projectplannen Programmaplan Categorieplan ICT Werkomgeving Rijk PID en Strategiedocument Input Gebruikersgroep Expertise binnen UBR HIS Tekstdocument. Word/PDF Planning in MS-project Programma: Steller Stuurgroep: Ter informatie Gebruikersgroep: Advies Tenderboard: Advies Generieke productbeschrijvingen uit Programmaplan en PID worden in het faseplan verbijzonderd, voor zover nodig. Waar mogelijk verwijzen naar PID 74

75 Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Beschrijvend Document Conform template en standaarden UBR HIS voor Europese Aanbestedingen. Template van UBR HIS PID en Faseplan ARBIT, ARVODI of ARIV Tekstdocument/spreadsheet/Word/Excel/PDF Programma: Steller Stuurgroep stelt het gehele BD vast incl. alle Bijlagen. Gebruikersgroep stelt voorafgaand aan de vaststelling van het gehele BD door de stuurgroep de volgende bijlagen vast: 1. Programma van Eisen; 2. Gunningscriteria; 3. Beoordelingssystematiek; 4. Overige onderdelen van het Beschrijvend Document waarvan de projectleider dit wenselijk acht Relaties met andere producten Tenderboard adviseert voorafgaand aan de vaststelling door de Gebruikersgroep over de volgende bijlagen: 1. Programma van Eisen 2. Gunningscriteria 3. Beoordelingssystematiek 4. Concept-overeenkomst 5. Overige onderdelen van het Beschrijvend Document waarvan de programmamanager dit wenselijk acht Vormt de bron voor de af te sluiten overeenkomsten. Eventuele productieaanwijzingen Het Beschrijvend document bevat onder meer: Programma van Eisen Gunningscriteria Beoordelingssystematiek Overzicht van Mandaatverstrekking Conceptovereenkomst Voorwaarden Volgt standaarden van UBR HIS. 75

76 Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Beoordelingsprotocol Conform template die UBR HIS heeft ontwikkeld. Beschrijvend Document NvI s Tekstdocument/ Word /PDF Programma: Steller Externe Review door ADR Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Beoordelingssystematiek (in BD) Gunningsadvies Volgt standaarden van UBR HIS. Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Overzicht Deelnemers Deelnemersoverzichten per individuele aanbesteding Mandatenoverzicht Categoriemanagement UBR HIS Mandatenregister / opgave deelnemende organisaties Excel /PDF Categoriemanagement is verantwoordelijk voor het in volledigheid opstellen van het overzicht van mandaatverstrekking door de deelnemers van de Rijksoverheid, resulterend in een definitieve deelnemerslijst. Stuurgroep: Vaststelling (onderdeel van beschrijvend document) Gebruikersgroep: Ter informatie Tenderboard: Ter informatie Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Alle mandaten / volmachten moeten getekend beschikbaar zijn voor publicatie. Controle of voor alle deelnemers het mandaat in orde is door de volmachten die reeds door de ministeries zijn verstrekt. Er zijn twee verschillende formats voor volmachten beschikbaar bij UBR HIS, te weten voor: -Ministerie aan ministerie; 76

77 -Rechtspersoon aan ministerie. Per organisatie wordt in het overzicht een contactpersoon per organisatie en de contactgegevens opgenomen. Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Publicatie (incl. Aankondiging) Aanmaken op Tenderned. Beschrijvend Document Elektronische kopie uit Tenderned. 4-ogen principe binnen Project Beschrijvend Document N.v.t. Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Nota van Inlichtingen (NVI) Zie template UBR HIS. O.b.v. template van UBR HIS. Word/PDF. NvI wordt aan het beoordelingsteem verzonden ter bespreking Programma: Steller Stuurgroep: nvt* Gebruikersgroep: Advies** Tenderboard: Advies** Relaties met andere producten **Tenderboard en/of Gebruikersgroep geven advies indien de programmamanager hiertoe verzoekt. Beschrijvend Document Eerdere NVI s Eventuele productieaanwijzingen *Indien sprake is van fundamentele beslissingen (naar oordeel van programmamanager of projectleider) of beslissingen die leiden tot niet voldoen aan randvoorwaarden, dan Stuurgroep betrekken. Product Gunningsadvies 77

78 Samenstelling Overzicht met: Onderbouwing van de voorgenomen gunning op basis van het uitgevoerde beoordelingsprotocol. Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Cf. Template van UBR HIS (Proces Verbaal van Gunning) Beoordelingsprotocol Beschrijvend Document NvI s Checklist Formele- en Geschiktheidseisen Beoordelingsmatrix Templates van UBR HIS PDF / PPT Programma: Steller Stuurgroep: Vaststelling* Gebruikersgroep: Ter informatie Tenderboard: n.v.t. Vormt bron voor gunning en afwijzing *Als de stuurgroep het advies overneemt dan neemt de stuurgroep daarmee het gunningsbesluit. Gelijktijdig concepten van de voornemens tot afwijzing en voornemens tot gunning voorleggen. 78

79 Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Voornemen tot afwijzing / gunning Brieven Gunningsadvies. Template van UBR HIS. Tekstdocument/PDF. Programma: Steller Stuurgroep: Vaststelling Gebruikersgroep: Ter informatie Tenderboard: n.v.t. Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Gebaseerd op Gunningsadvies (cq. Gunningsbesluit door stuurgroep) / Proces- Verbaal van Gunning. Vormt bron voor af te sluiten overeenkomsten. Er dient voldoende aandacht te zijn voor deugdelijke motivatie die recht doet aan de inschrijving. Betrekken van juridisch advies. Nog uitgezocht dient te worden wie de brieven zal ondertekenen 79

80 Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode (Raam)overeenkomst Cf. Template UBR HIS Beschrijvend Document inclusief bijlagen, NVI s en inschrijvingen Getekende documenten, PDF Cf. Proces UBR HIS Juridische toetsing Programma: Steller Stuurgroep: Informatie* Gebruikersgroep: Ter informatie Tenderboard: n.v.t. Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Beschrijvend Document NVI s en inschrijvingen Voornemen tot gunning (brief) In de bijlagen dienen de templates voor NOK (indien ROK) en DAP reeds te zijn opgenomen. Standaardprocedure bij ondertekening overeenkomsten UBR HIS is als volgt: 1. Definitief maken overeenkomst. 2. Elektronische versturen naar contactpersoon opdrachtgever met verzoek afdrukken in tweevoud; elke pagina laten paraferen door opdrachtgever en laten ondertekenen door opdrachtgever.* 3. Papieren exemplaren zenden naar werkadres UBR HIS. 4. Scannen overeenkomst bij UBR HIS. 5. Beide exemplaren verzenden naar opdrachtnemer met zelfde verzoek als aan opdrachtgever (paraferen en ondertekenen). 6. Retour zenden één exemplaar naar postbusnummer UBR HIS. 7. Bij ontvangst postkamer wordt overeenkomst gescand, opgeslagen in Digidoc en elektronisch verzonden naar UBR HIS. (Hierdoor beschikt UBR HIS niet over een fysiek exemplaar.) Ondertekening door de voorzitter van de stuurgroep 80

81 Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Publicatie aankondiging geplaatste opdracht Invulling op Tenderned. Gunningsadvies, verzonden brieven. Elektronische kopie uit Tenderned. 4 ogen principe binnen programma Gunningsadvies, verzonden brieven. Binnen 48 dagen na gunning (cf. geldende regelgeving) Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Aanbestedingsdossier Dossier met daarin alle stukken die blijvend gearchiveerd moeten worden incl. de processen verbaal. Alle producten Digitaal Overeenkomstig checklist dossier UBR HIS Programma-eindrapport. Indien CD/DVD/USB/etc. dan beveiligen Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Dossieroverdracht Documenten voor gebruikers en beheerders: Toelichting (raam)overeenkomst (ROK) Instructie sluiten DAP Instructie sluiten NOK (indien ROK) Bestelinstructie Handleiding centraal contractbeheer Migratieinstructies op procesniveau Alle producten. Tekstdocumenten/Word/PDF Beschreven in PID PID Programma-eindrapport (Raam)overeenkomst In beginsel betreft dit standaard documenten die bij elke aanbesteding vrijwel identiek zullen zijn. 81

82 Product Samenstelling Bronnen Format Kwaliteitscriteria/methode Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Templates Templates voor gebruikers en beheerders van de (Raam)overeenkomsten zoals: DAP Offerteaanvraag Nadere Overeenkomst (indien ROK) Escalatierapportage Gebruikersrapportage Beschrijvend Document NVI (Raam)overeenkomst Tekstdocumenten/Spreadsheet/Word/Excel. Beschreven in PID Dossieroverdracht In beginsel betreft dit standaard documenten die bij elke aanbesteding vrijwel identiek zullen zijn. Eerste versie NOK is reeds als bijlage bij het Beschrijvend Document opgenomen. Product Samenstelling Bronnen Programma-eindrapport incl. leerpunten. Beschrijving van alle leerpunten onderverdeeld naar de volgende onderwerpen: Verloop van het Programma Governance Verloop van de projecten OT2017 en EASI2016 Verloop van de individuele aanbestedingen Integriteit, borging en overdracht Bereikt resultaat Leerpunten en aanbevelingen Programmaplan PID s Faseplan Voortgangsrapportages Input van stuurgroep, Gebruikersgroep, Tenderboard, Programmateam, Projectteams. Eventueel input vragen aan marktpartijen. Format Benefits Reviewplan Verslag. Word/PDF. 82

83 Kwaliteitscriteria/methode Relaties met andere producten Eventuele productieaanwijzingen Programma: Steller Stuurgroep: Vaststelling Gebruikersgroep: n.v.t. Tenderboard n.v.t. Templates UBR HIS. Vaststelling door stuurgroep resulteert in decharge van het programma 83

84 Bijlage 12 Omgeving van het Programma Aanbesteding IWR 84

85 ICBR - Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk De ICBR is het ambtelijk voorportaal van de Raad voor Bestuur (RB) en verzorgt in die rol de voorbereiding van de besluitvorming in die raad over belangrijke wetgeving en beleidsonderwerpen besluitvormingsgremium op het terrein van de bedrijfsvoering rijksdienst. De ICBR staat voor het rijksbreed sturen op een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering. De commissies heeft tot taak op dit terrein de in het eerste lid genoemde terreinen desgevraagd of uit eigen beweging te adviseren over wet- en regelgeving en beleidsinitiatieven. Leden: de hoogst verantwoordelijke ambtenaren voor de bedrijfsvoering van alle ministeries, de plaatsvervangend SG's of de (hoofd)directeuren bedrijfsvoering. Voorzitter is de directeur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk van het ministerie van BZK. CIO Beraad Als een van de vijf ambtelijke voorportalen voor de ICBR coördineert het CIO Beraadde informatievoorziening en het ICT-beleid van de rijksdienst, borgt het rijksbrede beleid en doet voorstellen voor de ontwikkeling van nieuwe kaders en standaarden. De commissie adviseert onder meer de eigen ambtelijke en politieke leiding gevraagd en ongevraagd over de doelstelling, uitvoering, kosten en risico's van grote ICT-projecten. Binnen het CIO Beraad is er naast de subcommissie Inkopen en Aanbesteden (ICIA) is ook een subcommissie Informatiebeveiliging en Privacy ingesteld. CTO-Raad CTO-Raad is verantwoordelijk voor de keuzes en regievoering op de vernieuwing van het dienstenaanbod voor de (generieke) ICT van de Rijksoverheid. CTO-Raad bewaakt de samenhang tussen de ICT-dienstverleners en de geleverde diensten en bevordert de onderlinge samenwerking. ICIA - Interdepartementale Commissie Inkopen en Aanbesteden Als subcommissie van de ICBR borgt zij het rijksbrede beleid op dit terrein en doet voorstellen voor de ontwikkeling van nieuwe kaders en standaarden. De ICIA adviseert onder meer de eigen ambtelijke en politieke leiding gevraagd en ongevraagd over de doelstelling en uitvoering van de inkoop bij het Rijk. Leden van de ICIA zijn de coördinerend directeuren Inkoop van de departementen. DGOBR - Directoraat-Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk Het inkoopbeleid van het Rijk is centraal belegd onder het Directoraat-Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk CDI Ieder departement heeft een Coördinerend Directeur Inkoop (CDI). alle CDI s elkaar in de interdepartementale commissie van inkoop en aanbesteding (ICIA). UBR HIS 1. De Haagse Inkoop Samenwerking (HIS), onderdeel van Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR), is de partner voor sourcing, contractmanagement en inkoop. UBR HIS voert de inkoopfunctie uit voor 6 departementen. De primaire klantenkring bestaat uit: Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) 2. Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) 85

86 3. Financiën (FIN) 4. Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) 5. Algemene Zaken (AZ) 6. Buitenlandse Zaken (BUZA) UBR HIS verzorgt offerte trajecten, aanbestedingen, inkoopadvies, contractbeheer en contractmanagement. Op verzoek voert zij deze diensten ook uit voor andere Rijksoverheidorganisaties. Daarnaast is UBR HIS op dit moment verantwoordelijk voor het categoriemanagement ICT, Vervoer, Schoonmaak en van Personele Mobiliteit (i.s.m. Rijkswaterstaat). 86

87 Bijlage 13 Rijksdienst in context Bron: De overheid in Nederland kent verschillende bestuurslagen te weten een landelijke, een provinciale en een gemeentelijke laag. Op deze lagen zijn respectievelijk de Rijksoverheid, Provincies en Gemeentes werkzaam. Daarnaast zijn er ook nog Waterschappen te onderscheiden. Deze lagen samen vormen de overheid en zijn in bijgaande afbeelding weergegeven. Volledigheidshalve dient nog vermeld te worden dat taken van de overheid zoals gemeenschappelijke regelingen nog worden uitgevoerd door (regionale) samenwerkingsorganen. Onderstaande afbeelding brengt tevens in beeld, dat de Rijksoverheid wordt gevormd door de Rijksdienst, Hoge Colleges van Staat, de Rechterlijke macht en Adviescolleges. De Rijksdienst bestaat weer uit: ministeries ook wel kerndepartementen geheten en baten lastendiensten, rechtspersonen met een wettelijke taak (RWT's) en zelfstandige bestuursorganen (ZBO's). Figuur 6 Rijksdienst in context met hele overheid 87