Bart van Reeken Voorzitter PON

Transcriptie

1 Bart van Reeken Voorzitter PON

2 Seminar: Rapport Elias 1/29/2015 2

3 Woord vooraf van de commissie Als slechts enkele aanbevelingen worden uitgevoerd en de resterende niet, voorziet de commissie een herhaling van zetten uit het verleden en komt er wéér geen structurele oplossing voor de problemen. Dan blijft de rijksoverheid op dit vlak aanmodderen en belastinggeld verspillen. De commissie zou dat als een gemiste kans zien niet de eerste op dit terrein. 1/29/2015 3

4 Conclusies 1. rijksoverheid heeft ICT-projecten niet onder controle 2. politiek beseft het niet, maar ICT is overal 3. rijksoverheid maakt haar ICT-beleidsambities niet waar 4. verantwoordings- en besluitvormingsstructuur bij ICT-projecten is zeer gebrekkig 5. rijksoverheid heeft onvoldoende inzicht in de kosten en baten van haar ICT 6. ICT-kennis van de rijksoverheid schiet tekort 7. ICT-projectmanagement is zwak 8. ICT-aanbestedingstrajecten bevatten perverse prikkels 9. contractmanagement bij ICT-projecten is onprofessioneel 10. rijksoverheid heeft onvoldoende lerend vermogen op ICT-gebied 1/29/2015 4

5 Schema ICT-organisaties binnen de rijksoverheid volgens de tijdelijke commissie ICT 1/29/2015 5

6 De tien BIT-regels 1 (I) 1. Stel een zakelijke rechtvaardiging op, met alle belangrijke aspecten voor een gedegen besluit. 2. Toon de meerwaarde van het project aan voor eindgebruiker en samenleving. 3. Zorg voor draagvlak bij alle betrokken partijen, inclusief de eindgebruikers, en toets op organisatorische, bestuurlijke en technische haalbaarheid. 4. Reorganiseer en standaardiseer eerst de werkprocessen die met ICT worden ondersteund en ga pas daarna automatiseren. 5. Breng de technische, organisatorische en bestuurlijke risico s en risicomaatregelen in kaart en elimineer «doormodderen» op voorhand. 1 Bij het opstellen van de regels heeft de commissie zich laten inspireren door de Raines' Rules. Voor meer toelichting en nadere onderbouwing van de BIT-regels, zie hoofdstuk 6. 1/29/2015 6

7 De tien BIT-regels (II) 6. Zorg ervoor dat de verantwoordelijkheid voor het budget én de opdracht bij één persoon liggen. 7. Faseer de ontwikkeling van het ICT-project zo efficiënt mogelijk en probeer daarbij per fase direct bruikbare producten op te leveren. 8. Sluit aan op de al gebruikte standaarden en toon de technische haalbaarheid aan. 9. Van het begin tot het einde van een project: maak kritiek en tegengeluiden mogelijk en neem ze ter harte. Openheid en transparantie zijn hierbij het uitgangspunt. 10. Neem een heldere aanbestedingsstrategie op in de zakelijke rechtvaardiging. 1/29/2015 7

8 Inzicht in kosten en baten (het probleem) Ambities te hoog, wensdenken Scoringsdrift, bijv budget en timing vaststellen vóór het inschatten Te weinig kennis, afgaan op (te lage) schattingen leveranciers Niet organiseren kritiek, tegengeluiden Bij EPD (elektronisch patiëntendossier) onvoldoende helderheid over: wat willen we bereiken op de langere termijn? waarom hebben we een EPD nodig? welke gegevens moeten in een EPD worden opgenomen? hoe moet het uiteindelijk allemaal gaan werken? Iedereen had een ander beeld en andere verwachtingen van het EPD en dat is gedurende het hele project zo gebleven. te groot, te complex: >10 mio = falen >1/3 1/29/2015 8

9 Inzicht in kosten en baten (oplossing?) Zakelijke rechtvaardiging afweging kosten en baten, dus: helder zicht op beide en: wat is het nut op langere termijn? Technisch ontwerp 1/29/2015 9

10 Inzicht in kosten en baten (oplossing?) Haalbaarheidstoets Realistische aanpak Risicoanalyse: is er voldoende draagvlak? is er voldoende kennis aanwezig in de organisatie om het project tot een goed einde te brengen? moet ICT-expertise extern worden ingehuurd? Wordt de afhankelijkheid van de kennis en kunde van ICTmarktpartijen niet te groot? hoe groot is de afhankelijkheid van andere afdelingen binnen de organisatie en van organisaties daarbuiten? Hoe wordt omgegaan met de verantwoordelijkheidsverdeling in de complexe projectorganisatie die daardoor ontstaat? 1/29/

11 Inzicht in kosten en baten (doorpakken) 1. Gebruik de zakelijke rechtvaardiging bij de start van een project én regelmatig tijdens de loop. Voer desgewenst aanpassingen door. Als een project niet langer zakelijk gerechtvaardigd kan worden, beëindig het project daadwerkelijk. 2. Zorg voor een jaarlijks totaaloverzicht van de ICT-kosten, inclusief personeels-, beheer- en onderhoudskosten. 1/29/

12 ICT Projectmanagement 1. De CIO ziet erop toe dat rollen en verantwoordelijkheden helder zijn belegd. De eindverantwoordelijkheid voor een project wordt belegd bij één persoon. 2. Zorg ervoor dat alle betrokkenen belang hebben bij een succesvolle afronding van het project. 3. De uitvoerders en álle managementlagen dienen het bestuur te voorzien van realistische informatie over de voortgang. (Niet dwangmatig goed nieuws.) 1/29/

13 Project en financieel management (I) Risicomanagement transparantie / eerlijkheid externe beoordeling bewezen technologie Wijzigingen en uitdijen Betrekken gebruikers (doelgroep) eindgebruikers beheerders Methodes agile / waterval / wegwerp (eenvoudige variant, te vervangen door stabiele) 1/29/

14 Project en financieel management (II) Tussentijds evalueren prikkels tot eerlijkheid tijdig stoppen Betrokkenheid top tijdig signaleren i.v.m. filteren informatie Deskundigheid en lerend vermogen Zelf voldoende doen (niet alles naar externen) Inzicht in kosten 1/29/

15 Aanbestedingen 1. Overleg voor en/of tijdens aanbestedingstrajecten altijd met de markt. 2. Zoek de mogelijkheden op van de Aanbestedingswet. 3. Besteedt functioneel aan. Prestatie-inkoop/BVP 4. Weeg resultaten uit het verleden van een leverancier mee in de beoordeling van aanbiedingen. 5. Stel een gedragscode op voor ICT-leveranciers Zorgplicht leveranciers 6. Publiek-private samenwerking Leverancier deelt in verliezen én baten 1/29/

16 Professioneel contractmanagement (I) Vooraf: meer overleg, meer inbreng markt minder gedetailleerde opdracht, beter: functioneel handiger aanbesteden ervaringen uit verleden meenemen Contractvorm stem vorm af op aard opdracht heldere verdeling verantwoordelijkheden goed wijzigingsmanagement ontsnappingsclausule bonus-malusregeling betaling afhankelijk van resultaat, voorkom meerwerk en 'uurtjefactuurtje' 1/29/

17 Professioneel contractmanagement (II) Tijdens uitvoering letten op naleving contract betrokkenheid van beslissers, gestructureerd overleggen op tijd escaleren en juridisch afdwingen 1/29/

18 Creëer lerend vermogen Verzamel continu en structureel de gegevens van zo veel mogelijk ICTprojecten binnen de rijksoverheid, inclusief de oordelen van het BIT. Adviseer het management van ICT-projecten op basis van een analyse van (de patronen en wetmatigheden binnen) deze gegevens. 1/29/