Matthijn Vermoolen, HR Manager bij PGA Nederland: loket.nl en Absentiemanager zijn de fundering onder

Transcriptie

1 Matthijn Vermoolen, HR Manager bij PGA Nederland: loket.nl en Absentiemanager zijn de fundering onder ons HRM-beleid.

2 Matthijn Vermoolen, HR Manager bij PGA Nederland: loket.nl en Absentiemanager: meer dan een koppeling PGA Nederland NV geldt als een van de grootste automotive groepen in Nederland. Verdeeld over meerdere dealer- en automotivebedrijven telt PGA Nederland ruim 1100 medewerkers. Om zowel personeelsadministratie als ziekteverzuim in goede banen te leiden maakt PGA Nederland gebruik van de geïntegreerde webapplicaties loket.nl en Absentiemanager. Dit is de fundering onder ons HRM beleid.

3 In 2001 werd Gebroeders Nefkens N.V. overgenomen door het Franse PGA S.A. en sinds 2009 draagt het bedrijf de naam PGA Nederland N.V. Onder de Nederlandse PGA-paraplu valt een aantal gerenommeerde dealerbedrijven, te weten Ekris (BMW en MINI), de Bois (Honda), Smit & Co (Opel), Nefkens (Peugeot) en Terwolde (Renault en Dacia). PGA Nederland is tevens actief in schadeherstel (UAS), lease (MKB lease), im- en export van auto s (NCT) en als car dealer supplier (Elgersma). De naamsverandering was onderdeel van een nieuwe koers, zegt HR manager Matthijn Vermoolen. In die periode is een nieuwe visie op onze dealer organi - satie uitgewerkt, waarbij, onder andere, klanttevredenheid een sleutel woord is en waarin de medewerker, en medewerker tevredenheid, heel nadrukkelijk centraal worden gesteld. Want die medewerker -van monteur tot verkoper- bepaalt het gezicht van onze organisatie en is daarmee onze ambassadeur. Die insteek was ook de reden voor het organisatiebreed stroomlijnen van het HRM-beleid. ICT biedt ons daartoe goede mogelijkheden. Loket.nl Bij het herstructureren van het HRMbeleid speelde de webbased applicatie loket.nl vanaf het begin een voorname rol. Vermoolen: We zijn een orga nisatie met dertien bv s, met elk vier à vijf vestigingen verspreid over een groot deel van het land. We wilden processen over de volle breedte harmoniseren en daarvoor is een webbased applicatie bij uitstek geschikt. Vanuit alle vestigingen kan het systeem met data worden gevoed, terwijl iedereen er op de eigen werkplek informatie uit kan halen. Daarnaast biedt het systeem veel extra mogelijkheden. Zo is het digitaal personeelsdossier, onder meer, voor onze Centrale Salarisadministratie de basis voor de verloning. Is het dossier onvolledig of incorrect gevuld, dan wordt een nieuwe medewerker niet verloond. Iedere gebruiker binnen PGA Nederland gaat dan ook op Met loket.nl beschikken we over een overzichtelijk en dynamisch systeem. dezelfde manier met gegevensinvoer om en de informatie is altijd actueel en eenduidig. Met loket.nl beschikken we over een overzichtelijk en dynamisch systeem, dat zo logisch is ingericht dat we onze HRM-processen daar naadloos op aan kunnen laten sluiten. Verzuim Naast adequate, geharmoniseerde afhandeling van personeels- en loonadministratie had PGA Nederland ook behoefte aan meer en nauwkeuriger informatie omtrent het ziekteverzuim. Vanuit de historie berustte de arbodienst verlening bij een tweetal partijen. Dit was een in meerdere opzichten onwenselijke situatie die bovendien gefragmenteerde en manco stuurinformatie opleverde, vervolgt Vermoolen. Bovendien voelden wij behoefte aan een actueel en volledig inzicht in de verzuimprocessen en meer betrokkenheid daarbij van de eigen organisatie en onze leidinggevenden. Met deze conclusies werd besloten de arbodienstverlening te herzien en een onderzoek in te stellen naar geschikte systemen voor ondersteuning van ons toekomstige verzuimbeheer. Absentiemanager Als webbased verzuimapplicatie ligt Absentiemanager, met brede en diepe functionaliteit en uitstekende referenties, aan de bovenkant van de markt. Het systeem is bovendien geïn tegreerd met loket.nl en dat maakte onze keus simpel; het onder houden van twee HR bestanden moet namelijk absoluut worden vermeden. De HR database van Absentiemanager kon binnen een kwartier vanuit loket.nl worden op - gezet. Iedere nacht, of zoveel eerder als wij willen, worden de beide data bases automatisch middels een geavan ceerde webservice gesyn chroniseerd. Ook het importeren van een aantal jaren verzuimhistorie vanuit de systemen van de arbodiensten verliep vlot. Voor wat betreft de onder steuning van ons organisatiemodel en het in - middels gedefinieerde verzuim protocol bleek Absentiemanager flexibel. Zo kon een opvallend snelle en pijnloze implementatie worden gerealiseerd.

4 365/ArboNed Naast de bestaande arbopartners werd een aantal arbodienstverleners aan de tand gevoeld. Eén van de criteria, legt Vermoolen uit, betrof het vermogen ons in de komende jaren te ondersteunen in een ontwikkeling naar toenemende eigen regie over de verzuimprocessen. Wij raakten onder de indruk van het vernieuwde elan, de visie en ambities van 365/ArboNed zoals deze nu worden gepresenteerd vanuit de nieuwe identiteit 365. Het aangeboden dienstenmodel viel geheel in ons wensenpakket. Daarbij komt dat de in Absentiemanager geregistreerde verzuimmeldingen automatisch en realtime kunnen worden doorgegeven aan 365/ArboNed. De webservice die dit regelt zorgt ervoor dat alle meldingen voorzien zijn van de door 365/ ArboNed gewenste inhoud en in het vereiste technische (XML) formaat. Bovendien zijn Cymax, de leverancier van Absentiemanager, en 365/ArboNed bereid gebleken de 365/ArboNed casemanagers en bedrijfsartsen toegang tot Absentiemanager te verlenen. Deze kunnen aldus met de gebruikers aan Samenvattend Matthijn Vermoolen is ervan overtuigd dat PGA Nederland met dit alles grote stappen heeft gemaakt naar een sterk verbeterd HR beleid: Met loket.nl, en de daarbinnen te verwachten functionele uitbreidingen kunnen meer en meer HR processen worden ondersteund. De integratie van Absentiemanager met zowel loket.nl als 365 werkt perfect en de samenwerking met, en tussen, deze partners ondervinden wij als aangenaam en effectief. In de initiële implementatie per 1 januari 2011 is bij twee pilotvestigingen een uitgewerkt verzuim protocol geïmplementeerd. Daarbij hebben leidinggevenden, ondersteund door Absentiemanager en de case manager van 365, een actieve rol bij de re-integratie van hun medewerkers. In de overige vestigingen is de het ingezette model ons nu al een sterk verbeterd inzicht geeft in de aard en het verloop van ons ziekteverzuim. De verwachting is dan ook zeker Effectieve en aangename samenwerking tussen de leveranciers. gerecht vaardigd dat wij door het terugdringen van kort frequent verzuim het verzuimpercentage beduidend kunnen reduceren. En in een omgeving waar een groot deel van onze medewerkers werkplaatsomzet genereert heeft dat een aanzienlijk financieel effect. Voor nadere informatie: De implementatie van Absentiemanager verliep snel en pijnloos. PGA zijde over alle lopende dossiers communiceren. Ik zie dit als een mooi voorbeeld van markt- en klantgerichtheid en een perfecte samenwerking tussen partijen die in de markt vaak nog als rivalen worden gezien. betrokken heid van leidinggevenden nog beperkt tot registratie van verzuimmeldingen maar wij voorzien een snellere uitrol van het volwassen model dan aanvankelijk gepland. Wij zien, zegt hij afsluitend, dat

5 De pluspunten van Van Spaendonck Online uitgebreide HRM-module, specifiek voor MKB bedrijven (ziekteverzuim, personeelsdossier, verstrekkingen, opleidingen, verlofadministratie en signaleringen) uitgebreide management- / stuurinformatie geen uitgebreide training nodig maatwerkdienstverlening mogelijk voor de klant/werkgever keuzemogelijkheid voor klanten wat betreft raadpleeg- en invoerfuncties bevat alle gangbare CAO s, inclusief automatisch onderhoud dossiers zijn eenvoudig, vrij te vullen geen speciale software en systeembeheer nodig digitale dossiers altijd en overal toegankelijk en up-to-date zeer uitgebreide, gemakkelijk toegankelijke pro forma omgeving selfservice voor werknemers Absentiemanager: de voordelen op een rij Hoogwaardige, snelle en optimaal beveiligde internetapplicatie Zeer hoge beschikbaarheid, 7 x 24 uur toegankelijk Alle internetbrowsers ondersteund, geen lokale software vereist Geen kosten voor hardware, software of onderhoud Eenvoudige en snelle implementatie Uitgebreide functionaliteit Verfijnd gebruiksgemak door rolafhankelijke menusturing Permanent inzicht in elektronische verzuimdossiers UWV formulierenstroom geautomatiseerd Poortwachterproof en aanpasbaar aan bedrijfseigen protocol Flexibele managementrapportage Medisch Dossier met extra beveiligde toegang voor bedrijfsartsen Unieke beheeromgeving voor externe dienstverleners

6 Cymax e-products BV Franciscusweg SE Hilversum T (088) info@absentiemanager.nl Van Spaendonck Services BV Reitseplein AA Tilburg T (013) info@vanspaendonckonline.nl