UW ADMINISTRATIE ALTIJD UP-TO-DATE DOOR SNEL EN EENVOUDIG ONLINE SAMENWERKEN. Verschillende gebruikers aan het woord

Transcriptie

1 UW ADMINISTRATIE ALTIJD UP-TO-DATE DOOR SNEL EN EENVOUDIG ONLINE SAMENWERKEN Verschillende gebruikers aan het woord Welkom Salaris HRM Personeel Koppelingen

2 INHOUD /04 Salaris Salarisverwerking op maat Rob Bouten - Shoes Unlimited /08 HRM Effectieve oplossing bij HRM-vraagstukken Aad Meijer - CONO Kaasmakers /12 Personeel Duurzaam en efficiënt communiceren met medewerkers Linda van Berkel - CVB Ecologistics /16 Koppelingen Belangrijkste schakel in ons informatiemanagement Matthijn Vermoolen - PGA Nederland 02 Disclaimer: deze brochure is een productbrochure en de geïnterviewde personen zijn willekeurige gebruikers van de online applicatie.

3 WELKOM Beste ondernemer, Bent u veel tijd kwijt aan uw personeels- en salarisadminstratie? Met de slimme toepassing van Loket bespaart u kosten en tijd! In Loket is uw salarisadministratie overzichtelijk en altijd en overal online toegankelijk. Loon- en kostenoverzichten staan geordend bij elkaar, salarisstroken zijn digitaal te raadplegen en personeelsdossiers kunnen digitaal verwerkt worden in het systeem. Doordat u op ieder moment beschikt over up-to-date managementinformatie krijgt u meer inzicht in de salarisontwikkeling, de werknemerskosten, maar ook verzuim, verlof en opleidingen. Dit maakt sturing een stuk eenvoudiger en effectiever. Syntaks helpt u bij het opzetten en verwerken van uw personeels- en salarisadministratie in Loket, zodat het programma naadloos aansluit op uw specifieke situatie. De personeel- en salarisadministratie kost zo minder tijd, waardoor u meer ondersteuning kunt geven aan uw werknemers en kunt meedenken over hun persoonlijke ontwikkeling. Meer tijd en aandacht, dat is aantrekkelijk werkgeverschap! Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw specifieke situatie? Wij gaan graag met u in gesprek. Met vriendelijke groet, Arthur Keizer Welkom Salaris HRM Personeel Koppelingen 03

4 04

5 Loket.nl biedt ons salarisverwerking op maat Met loket.nl werken wij samen met u in één online omgeving en dit heeft tal van voordelen. Zo kunt u bepalen wat u zelf doet wat uitbesteedt aan ons. Deze manier van samenwerken is flexibel, efficiënt en minder foutgevoelig. Bovendien beschikt u altijd en overal over de meest actuele salaris- en personeelsinformatie. Rob Bouten - Shoes Unlimited Welkom Salaris HRM Personeel Koppelingen 05

6 Rob Bouten is controller bij schoenengroothandel Shoes Unlimited in Waalwijk en heeft ook de salarisadministratie onder zijn hoede. De onderneming werkt sinds 2012 met loket.nl. Efficiënter en minder foutgevoelig Shoes Unlimited koos ervoor mutaties zelf in de applicatie in te voeren. Voorheen verzamelde ik de mutaties van de gehele maand. Deze verstuurde ik vervolgens naar de salarisadministrateur, zegt Bouten. Dat er een schakel tussenuit is, maakt de werkwijze efficiënter en minder foutgevoelig. Bovendien kan ik de mutaties invoeren, waar en wanneer ik maar wil. Als een nieuwe medewerker in dienst is getreden, zet ik zijn of haar gegevens direct in loket.nl. Dan heb ik dat meteen afgehandeld. Bovendien gaan de loonstroken tegenwoordig rechtstreeks naar het personeel via het werknemerloket. 06 Rob Bouten - Shoes Unlimited

7 Gebruikersvriendelijk en snel De applicatie is gebruiksvriendelijk, betrouwbaar en snel. Bouten: De verwerkingssnelheid is heel hoog. Ik zie binnen enkele seconden welk effect een doorgevoerde mutatie heeft op de loonoutput. Verder wordt de loonaangifte automatisch afgehandeld. Of het nu gaat om de loonkostenontwikkeling per afdeling, verlofoverzichten of kind- en partnergegevens van medewerkers: al deze data zijn beschikbaar in loket.nl. Bron van personeelsinformatie Naast de module voor salarisverwerking maakt Shoes Unlimited maakt gebruik van de verlofmodule en diverse HRM-functionaliteiten van loket.nl. Door de inzet van deze verschillende modules en functionaliteiten is de applicatie een belangrijke bron van personeelsinformatie. Bent u geïnteresseerd in wat wij voor u kunnen betekenen? Of wilt u graag meer informatie ontvangen? Neem dan contact met ons op 07

8 08

9 Loket.nl biedt ons een effectieve oplossing bij HRMvraagstukken Loket.nl vormt het fundament onder uw personeelsbeleid. Geen papieren dos- siers meer, maar een digitale omgeving waarin u belangrijke informatie vastlegt en desgewenst deelt met medewerkers. Denk aan contracten, gespreksverslagen of verstrekkingen, diploma s. Loopt een overeenkomst ten einde? Loket.nl geeft tijdig een waarschuwing. Aad Meijer - CONO Kaasmakers Welkom Salaris HRM Personeel Koppelingen 09

10 Aad Meijer werkt als personeelsfunctionaris en salarisadministrateur bij CONO Kaasmakers in Noord-Holland. Het bedrijf is bekend van de ambachtelijke Beemsterkaas en heeft ongeveer 170 werknemers in dienst. Ik maak volop gebruik van de HRM-modules van loket.nl, zegt Meijer. Het werkt allemaal heel eenvoudig. Opleidingsplan De module opleidingen, waarin diploma s en certificaten van werknemers worden bijgehouden, blijkt een handig hulpmiddel bij het opstellen van een opleidingsplan. Meijer: We zijn bezig met bouw van een nieuwe kaasmakerij, waarin de modernste technieken worden toegepast. In loket.nl kunnen we precies nagaan welke personeelsleden de vereiste diploma s al hebben om met die technieken te werken. Ziekteverzuimrapportages Aan de hand van actuele rapportages in loket.nl bespreekt Meijer wekelijks met leidinggevenden het 10 Het verhaal van Aad Meijer - CONO Kaasmakers

11 ziekteverzuim in de organisatie. Samen besluiten we dan of we actie moeten ondernemen. Signaal Met loket.nl is Meijer altijd up to date. Geen contract verloopt en geen medewerker jubileert zonder dat Meijer ruim van tevoren op de hoogte wordt gesteld. De applicatie geeft in zulke gevallen automatisch een signaal. Hij kan signalen ook zelf instellen, zo veel hij maar wil. Ik krijg nu bijvoorbeeld een halfjaar voordat een leasecontract afloopt een melding. Ook informatie die voor alle medewerkers gelijk is, zoals hygiëneregels, stelt hij digitaal beschikbaar. Al dit soort documenten zijn voor onze medewerkers heel eenvoudig op te roepen. Het werknemerloket is heel overzichtelijk, zegt Meijer. Werknemerloket Sommige informatie deelt Meijer ook met het personeel. Via het werknemerloket hebben medewerkers toegang tot hun personeelsdossier en hun actuele verlofsaldo. Bent u geïnteresseerd in wat wij voor u kunnen betekenen? Of wilt u graag meer informatie ontvangen? Neem dan contact met ons op 11

12 Tevreden medewerker van CVB Ecologistics 12

13 Met loket.nl communiceren we duurzaam en efficiënt met onze medewerkers Loket.nl is niet alleen handig voor u, maar ook voor uw medewerkers. Loonstroken, jaaropgaven, verlofoverzichten, hun perso- neelsdossier: als u uw medewerkers toegang geeft tot het werknemerloket, kunnen ze alles online inzien. Waar en wanneer ze willen, op hun pc of smartphone. Ook verlof aanvragen behoort tot de mogelijkheden. Linda van Berkel - CVB Ecologistics Welkom Salaris HRM Personeel Koppelingen 13

14 L inda van Berkel is directielid van CVB Ecologistics in Tilburg, dat wereldwijd handelt in recyclebare materialen als papier en plastic. CVB Ecologistics heeft in Nederland 65 medewerkers verspreid over verschillende vestigingen. Van Berkel is erg te spreken over loket.nl. Het is een ideale applicatie: gebruikersvriendelijk en helemaal van deze tijd. Geen zoekgeraakte loonstroken meer De medewerkers hebben via een gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot het werknemerloket. Als een nieuwe loonstrook beschikbaar is in de applicatie, krijgen ze een melding. Voorheen kreeg elke vestiging maandelijks een enveloppe met salarisoverzichten, die dan werden uitgedeeld. Van Berkel: Nu ontvangen alle medewerkers de salarisstroken in hun persoonlijke online omgeving, wat ten goede komt aan de vertrouwelijkheid. Bovendien zijn telefoontjes over zoekgeraakte loonstroken en jaaropgaven verleden tijd. 14 Linda van Berkel - CVB Ecologistics

15 Overal inzage in personeelsdossier CVB Ecologistics legt ook personeelsgegevens vast in loket.nl. Via het werknemerloket is veel van deze informatie direct beschikbaar voor de werknemer. Overal waar ze internettoegang hebben, kunnen medewerkers hun actuele verlofsaldo of jaaropgaven bekijken of bijvoorbeeld hun contract inzien. Van Berkel: Werkgevers zijn verplicht werknemers in-zage te geven in hun dossier. Dat is met loket.nl makkelijk in praktijk te brengen. groot voorstander van automatisering. Met een knipoog: Alhoewel het verdwijnen van de papieren loonstrook onze business natuurlijk geen goed doet. Vernieuwingen stapsgewijs doorvoeren Van Berkel vindt het prettig dat loket.nl zo n flexibel systeem is. Doordat we zelf bepalen welke modules we gebruiken, kunnen we de vernieuwingen stapsgewijs invoeren. Hierdoor raakt de organisatie geleidelijk aan vertrouwd met de digitalisering. Zelf is Van Berkel een Bent u geïnteresseerd in wat wij voor u kunnen betekenen? Of wilt u graag meer informatie ontvangen? Neem dan contact met ons op 15

16 16

17 Loket.nl belangrijkste schakel in ons informatiemanagement Loket.nl is eenvoudig te koppelen aan applicaties voor bijvoorbeeld financiële administratie, verzuim- of urenregistratie. Op deze manier bieden wij u een integrale oplossing voor uw complete administratie. Het grote voordeel is dat gegevens maar één keer ingevoerd moeten worden. Vanzelfsprekend kiest u voor een koppeling met applicaties die het beste passen bij uw organisatie. Matthijn Vermoolen - PGA Nederland Welkom Salaris HRM Personeel Koppelingen 17

18 E en bedrijf dat op deze manier werkt, is PGA Nederland in Veenendaal. Onder deze overkoepelende organisatie vallen een reeks gerenommeerde auto- dealers en enkele aanverwante ondernemingen. Arbodienst meteen op de hoogte PGA heeft loket.nl onder meer gekoppeld aan Absentiemanager, een applicatie voor het verwerken van verzuimgegevens. Het prettige daarvan is dat de arbodienst ook meteen op de hoogte is als een medewerker zich ziek heeft gemeld bij zijn leidinggevende, zegt Matthijn Vermoolen, human resources manager bij PGA Nederland. Solide basis onder ons personeelsbeleid Loket.nl is de solide basis onder ons integrale personeelsbeleid, zegt Vermoolen. Omdat de personeelsadministratie moet kloppen, is deze bij uitstek geschikt voor een koppeling met andere applicaties. Bovendien kun je er veel gegevens uithalen die interessant zijn voor andere programma s. 18 Matthijn Vermoolen - PGA Nederland

19 BI-tool gekoppeld aan loket.nl Sinds kort heeft PGA ook een business intelligence tool (BI-tool) gekoppeld aan loket.nl. Die tool vertaalt allerlei door loket.nl gegenereerde personeelsgegevens en daaraan gekoppelde financiële data naar handige managementinfo. Bonussen, overwerk, leeftijdsopbouw, de kosten van afvloeiingsregelingen: we kunnen het er allemaal uithalen. We krijgen precies wat we nodig hebben, zegt Vermoolen. Handig als je het management van dealerbedrijven wil voorzien van stuurinformatie. Een directeur ziet in één oogopslag dat zijn inspanningen om overuren te beperken resultaat hebben gehad. Door die verregaande automatisering hoeft de directeur zich niet meer bezig te houden met details. Hij kan zich richten op zijn corebusiness: ondernemen. Bent u geïnteresseerd in wat wij voor u kunnen betekenen? Of wilt u graag meer informatie ontvangen? Neem dan contact met ons op 19

20 20 Wij stellen ons graag aan u voor!

21 Syntaks- Alles wat uw personeel verdient! Personeel is het menselijk kapitaal van uw bedrijf. Dit kapitaal verdient aandacht, moet gemotiveerd en scherp gehouden worden en de kans krijgen om te groeien! Syntaks kan u hierin ondersteunen. Op de achtergrond zorgen we er voor dat de totale administratieve last van uw personeelsadministratie, van loonstrook tot personeelsdossier, door ons wordt uitgevoerd, eventueel in wisselwerking met de medewerkers van uw eigen personele administratie. We staan naast u als mede-ondernemer in werving- en selectietrajecten, kunnen talent- en motivatieanalyses uitvoeren, maar weten ook dat arbeidsovereenkomsten soms opgezegd moeten worden. Contactpersoon Jorg Rotman jorg.rotman@syntaks.nl Wij ondersteunen u graag totdat u zo ver gegroeid bent, dat u ons niet meer nodig heeft Maar tot die tijd zijn we er voor u: proactief, dienstverlenend en nuchter. Zeefbaan BN Windschoten Met vriendelijke groet, Jorg Rotman 21

22 Wilt u weten wat we voor u kunnen betekenen? We komen graag eens bij u op de koffie. Stuur ons een mail