Handleiding. Software voor integraal verzuimmanagement. Verzuim Onder Controle Lloydstraat 5 (Unit 1.13) 3024 EA Rotterdam

Transcriptie

1 Handleiding Software voor integraal verzuimmanagement Verzuim Onder Controle Lloydstraat 5 (Unit 1.13) 3024 EA Rotterdam Telefoon: Fax: (algemeen): info@verzuimondercontrole.nl (support): support@verzuimondercontrole.nl 1

2 1. Inleiding Login / Actuele Ziekmeldingen Nieuwe ziekmelding Inschakelen Bedrijfsarts - (Spoed) Oproep Opzoeken van specifieke medewerkers Actualiseren van ziekmeldingsformulier van specifieke medewerker Herstelmelding Zwangerschapsverlof Werknemersgegevens Verzuimdetails Medewerker Overzicht ziek- en herstelmeldingen Rapportages ((Gedeeltelijk) geautoriseerd)) Re-integratie dossiers (Archiveren/ Raadplegen) Wijzigen wachtwoord Bedrijfsgegevens (Master User HR) Import werknemersdata (Master user HR) Automatische notificaties Autorisatieniveaus Overzicht Formulieren Definities (Berekening van verzuimcijfers) Bijlage 1 Rapportage (Details) I. Ziekenlijst II. Verzuimcijfers van verschillende afdelingen III. Verzuimoverzicht (Details, Individuele gegevens) IV. Reden Verzuim

3 1. Inleiding Deze handleiding bevat een korte instructie omtrent het systeemgebruik. Alhoewel het tot ons doel behoort om juist zonder instructies te kunnen werken, geeft het een beeld van de mogelijkheden. We adviseren het management de handleiding gedurende een kick off uit te reiken, waarbij beleid en wettelijke verplichtingen worden aangehaald en uitgelegd. Dit software programma ondersteunt en stuurt de verantwoordelijk manager in het volbrengen van vastgesteld beleid en (Nederlandse) wettelijke verplichtingen. Het geeft op geautomatiseerde wijze informatie over het handelen in specifieke verzuimsituaties. 2. Login / Actuele Ziekmeldingen - URL, Username & Password wordt apart verstrekt; - Allereerst verschijnt het scherm met het Actueel overzicht. 3

4 3. Nieuwe ziekmelding Gebruik button Nieuwe ziekmelding. Na selectie (via dropdown ) worden gegevens als personeelsnummer, afdeling en manager automatisch aan medewerker gekoppeld. Vul de verplichtte velden en voltooi met de button Ziekmelding Toevoegen. Als je niet op wilt slaan, gebruik de button Terug naar overzicht. 4

5 Eén van de verplichte velden is een dropdown met te selecteren redenen van ziekmelding. 4. Inschakelen Bedrijfsarts - (Spoed) Oproep In beginsel waarborgt het systeem opvolging vanuit de Bedrijfsarts vanuit de Wet of Beleid. Indien er aanleiding bestaat om medewerker eerder of met spoed op te roepen, kan dropdown onder Opvolging Arbodienst worden gebruikt. 5

6 5. Opzoeken van specifieke medewerkers Binnen de rubrieken Totaaloverzicht en actueel overzicht kun je detailsgegevens van specifieke ziekmeldingen opzoeken. Vul (een gedeelte van) de naam in. Zie ook paragraaf 11. 6

7 6. Actualiseren van ziekmeldingsformulier van specifieke medewerker - Onder het Actueel overzicht zie je de huidige (gedeeltelijk) zieke medewerkers. - Gebruik button ZM (afkorting voor ZiekMelding) achter de benoemde medewerker. 7. Herstelmelding - Onder het Actueel overzicht zie je de huidige (gedeeltelijk) zieke medewerkers. - Gebruik button HM (afkorting voor HerstelMelding) achter de benoemde medewerker. 7

8 8. Zwangerschapsverlof Indien een medewerker vanuit een ziektesituatie met zwangerschapsverlof gaat, dient u Aanvang zwangerschapsverlof aan te vinken. 9. Werknemersgegevens Na het aanwijzen van een specifieke medewerker met cursor verschijnt meer specifieke data. 8

9 10. Verzuimdetails Medewerker Na een klik op de naam van een specifieke medewerker, verschijnt een pop up met data, frequentie en reden van verzuim. 11. Overzicht ziek- en herstelmeldingen De button Totaaloverzicht toont alle ziek- en herstelmeldingen (licht grijs). 9

10 Om specifiek te kunnen rubriceren kan in het totaaloverzicht worden gesorteerd op de kolommen Naam medewerker en 1 e dag ziekte en de zoek-functie worden gebruikt. 12. Rapportages ((Gedeeltelijk) geautoriseerd)) Gebruik de button Rapportages om rapporten te genereren. (Zie Bijlage 1 voor details). 10

11 Zie Bijlage 1 Rapportage (Details) voor uitleg over het genereren van rapportages. 13. Re-integratie dossiers (Archiveren/ Raadplegen) Via notificaties middels wordt men op verscheidene acties zoals het invullen van een formulier geattendeerd. Het ingevulde formulier kun je in het Re-integratie dossier van de relevante medewerker opbergen. Op deze manier worden zowel de wettelijke- als de beleidsverplichtingen geborgd. 11

12 - Gebruik het potlood om het Re-integratie dossier van een specifieke medewerker te raadplegen. - Vul de data voor wat betreft de acties die je hebt opgevolgd. 12

13 De ingevulde formulieren kunnen digitaal worden opgeslagen, door op bladeren te drukken. Onder de rubriek Plan van aanpak kunnen ook bijstellingen plan van aanpak worden gearchiveerd. Ook algemene beleidsdocumenten kunnen onder de rubriek Algemene Verzuimdocumenten worden gearchiveerd. Via de knop historie kunt meerdere documenten onder deze rubriek raadplegen. Via de knop Re-integratie voorgaande aansluitende ziekteperiode kunt u documenten aangaande de aansluitende voorgaande periode raadplegen. 13

14 Rechtsboven bevindt zich een veld waarop aantekeningen kunnen worden geplaatst. Gebruik de button Terug naar overzicht om naar het totaaloverzicht van Re-integratie dossiers terug te keren. 14

15 Indien naar aanleiding van een notificatie het formulier niet tijdig is ingeladen, licht de relevante actie met datum in rood op. - Hanteer de button Portal om naar het actuele overzicht van de ziekmeldingen terug te keren. 14. Wijzigen wachtwoord - Spreekt voor zich. 15

16 15. Bedrijfsgegevens (Master User HR) - Gebruik de button Bedrijfsgegevens om de relevante data van de organisatie te registreren. 16

17 16. Import werknemersdata (Master user HR) - Gebruik de button Import werknemersdata om de vastgestelde Query te uploaden. 17

18 17. Automatische notificaties - De verantwoordelijke manager wordt door middel van notificaties over beleid wetgeving, volgend contactmoment, etc. geïnformeerd; - HR ontvangt een CC; - De Arbodienst ontvangt automatisch notificaties van ziek en herstelmeldingen. Enkele Voorbeelden: 18

19 18. Autorisatieniveaus Ter voorbereiding op de implementatie worden autorisatieniveaus (structuur) van de gebruikers vastgesteld. Vóór de implementatie is de autorisatiestructuur voor wat betreft de soorten rapportage, overname van ziek en herstelmeldingen, etc. vastgesteld. Enkele voorbeelden: - HR en directeur zijn als Master user geautoriseerd; - Aangewezen managers mogen de registratie van ziek en herstelmeldingen van collega s overnemen; - Afdelingsmanagers mogen wel de cijfers van de andere afdelingen zien, maar niet de details(medewerkers) van andere afdelingen bekijken; - De Arbodienst kan worden geautoriseerd om de ziek en herstelmeldingen en re-integratiedossiers te raadplegen. 19. Overzicht Formulieren Modulair worden de volgende formulieren door Verzuim Onder Controle beheert en aan direct leidinggevende beschikbaar gesteld. Naam formulier Notificatie Module Waar opslaan Verantwoordelijk Plan van Aanpak Ja 1 Re-integratiedossier Leidinggevende Bijstellen Plan van Aanpak Ja 1 Re-integratiedossier Leidinggevende Aangifte 1e ziektedag UWV Ja 1 Re-integratiedossier Leidinggevende 42 e weeksmelding Ja 1 Re-integratiedossier Leidinggevende/HR Eerstejaarsevaluatie Ja 1 Re-integratiedossier Leidinggevende Aanvraag WIA-uitkering Ja 1 Re-integratiedossier Leidinggevende Frequent Verzuimformulieren Ja 3 Re-integratiedossier Leidinggevende Voortgangsrapportage Ja 3 Re-integratiedossier Leidinggevende Probleemanalyseformulier (Eigen format) Ja 3 Re-integratiedossier Arbo/ Bedrijfsarts 20. Definities (Berekening van verzuimcijfers) De rapportages zijn met de volgende uitgangspunten vastgesteld. Verzuimpercentage (%): Ziekte uren / Werkbare uren Verzuimfrequentie: Aantal ziekmeldingen in de laatste 12 maanden Cumulatief: De laatste 12 maanden Kort termijn Verzuim: 0 7 kalenderdagen (gedeeltelijk) verzuim wegens ziekte Midden termijn Verzuim: 8 42 kalenderdagen (gedeeltelijk) verzuim wegens ziekte Lang termijn Verzuim: 42 kalenderdagen of meer (gedeeltelijk) verzuim wegens ziekte Feestdagen: Nieuwjaarsdag, 2e paasdag, Koninginnedag, Hemelvaartsdag, 2 e pinksterdag, 1e kerstdag & 2e kerstdag. Gem. duur (dagen): Totaal dagen ziek/ Aantal ziekmeldingen Gem. frequentie%: aantal ziekmeldingen / aantal medewerkers in dienst Zwangerschapsverlof wordt niet als verzuim meegerekend indien als zodanig geregistreerd. (Zie hoofdstuk 8). 19

20 Bijlage 1 Rapportage (Details) I. Ziekenlijst Selecteer relevante Jaar en week. Genereer de actuele ziekenlijst door de button Open rapport (in PDF bestand) of het Excel Icoon (Excel) te gebruiken. Het rapport verschijnt. 20

21 II. Verzuimcijfers van verschillende afdelingen Selecteer relevante Jaar en week. Genereer de actuele ziekenlijst door de button Open rapport (in PDF bestand) of het Excel Icoon (Excel) te gebruiken. Het rapport verschijnt. 21

22 Via de button Historie verschijnt een Pop Up waarna u een cumulatief jaar kunt selecteren. Selecteer de laatste maand, van de gewenste rapportage. 22

23 Het rapport verschijnt. (Inclusief de cijfers van dezelfde maand in het voorafgaande jaar). Pop Up Verzuimcijfers Verzuim Onder Controle B.V. Periodes 10 / / 2012 Datum maandag 08 oktober 2012 Organisatie periode 10/ / /2011 1/2012 2/2012 3/2012 4/2012 5/2012 6/2012 7/2012 8/2012 9/2012 maand % 6,73% 3,37% 4,91% 3,64% 17,52% 19,81% 19,81% 41,08% 28,65% 1,88% 0,48% 8,17% cumm % 6,24% 6,52% 6,45% 6,24% 6,71% 8,23% 9,43% 12,74% 14,10% 13,33% 12,62% 12,78% periode 10/ / /2010 1/2011 2/2011 3/2011 4/2011 5/2011 6/2011 7/2011 8/2011 9/2011 maand % 0,00% 0,00% 5,85% 6,09% 12,50% 2,22% 3,85% 1,31% 12,98% 19,23% 8,40% 6,73% doel % 4,00% periodes 10/2011-9/2012 gem. duur (dagen) 33,5 gem. frequentie 2,18 Dit is een voorbeeld van een rapportage dat vanuit Excel verschijnt. 23

24 III. Verzuimoverzicht (Details, Individuele gegevens) Selecteer relevante Jaar en maand onder het Verzuimoverzicht voor een overzicht in individuen binnen een afdeling. Genereer de actuele ziekenlijst door de button Open rapport (in PDF bestand) of het Excel Icoon (Excel) te gebruiken. Het rapport verschijnt. Dit is een voorbeeld van een rapportage dat vanuit Excel verschijnt. 24

25 IV. Reden Verzuim Selecteer relevante Maand onder Reden Ziekteverzuim voor een overzicht van redenen van verzuim binnen een afdeling. Het rapport verschijnt. 25