Notulen derde ALV der U.S.D.V. U Dance 12 oktober 2010, 20:00, Marius Buitingzaal Olympos

Transcriptie

1 Notulen derde ALV der U.S.D.V. U Dance 12 oktober 2010, 20:00, Marius Buitingzaal Olympos Aanwezigen: Alex Sijm, Michelle Maessen, Rianne Plantenga, Laurens van Noord, Marjolein Langenberg, Adam Kohen, Nicolette de Graaf, Jenneke Boot, Omar Putmand, Dennis Grootendorst, Emma Uitterhoeve, Karel van Voorst Vader, Rogier Dasselaar, Rutger Smoorenburg, Maarke Roelofs, Martin Pleister, Alexandra Belzon, Eveline Wallenburg, Jessy van der Eem, Maxim Wesselink, Karin van Dijk, Tim Soethout, Karlijn Leenders, Frea Kole, Wieke Kramer, Jasper Pol, Alexandra Lemmens, Algim Maduro, Pim Agterberg, Bart Saes, Koen Linnartz, Cindy Berghuizen, Myrthe Nielen, Rick Groot, Rick Soeters, Alexander Melchior, Annika Huizinga, Eline Huizinga, Hilde Visser, Martijn Piggen, Carien Mol, Bas de Wolf, Okke Scholten, Laurens Homs, Manon Vercouteren, Rutger Katz, Willeke Taks, Kim Biesheuvel 1. Opening vergadering Opening door Floor Kateman om uur. 2. Notulen tweede ALV, 30 maart 2010 Alexander Melchior: Wil je spelfouten nu ook behandelen? Floor: Nee, deze ontvangen we graag per mail. Emma Uitterhoeve: Op de 2 e pagina wordt Rutger K voor het eerst gebruikt. Graag indien iemand voor het eerst genoemd voor en achternaam notuleren. De notulen worden geaccepteerd. 3. Vaststellen agenda In de agenda zijn de punten Jaarverslag en Presentatie voorlopige begroting samengevoegd tot het punt Financiën. Annika Huizinga: Graag volgende keer het punt Vaststellen agenda voor Notulen vorige vergadering. De agenda wordt aangenomen. 4. Bestuursmededelingen Voorzitter: - Niet drinken en roken in de zaal en telefoons uitzetten - Tijdens de pauze zullen we wat drinken in de bar van Olympos

2 Secretaris: - Indien vragen of opmerkingen hebt, graag eerst je naam vermelden. - Afmeldingen: Leonie van Steijn, Martine Geuze, Roy Verheijen, Jos Meyer, Bart Gombert, Laura Koelmans, Barbara van Straaten, Niels van Miltenburg, Bèlen Kerkhoven, Hanneke Wijkamp, Rebecca van der Wijden, Saskia Ubbink. - Zijn er nog mensen zonder uitnodiging in de zaal? Ja. Zij zijn nog geen lid. Is er bezwaar tegen hun aanwezigheid? Nee. - Zijn er nog machtigingen die de secretaris nog niet heeft ontvangen? Nee Penningmeester: - Geen mededelingen Commissaris PR: - Er zijn de afgelopen tijd wat problemen geweest rondom de mail en website. Hopelijk is dit nu verholpen. Binnenkort gaan we over een andere server. We hopen dat het hele probleem dan verholpen is. 5. Financiën Jaarverslag Marlies Wesdorp: Zijn er vragen over het jaarverslag? Emma: Er staat een foutje op pagina 9. Marlies: Dit is inmiddels al besproken en aangepast. Advies Kascontrolecommissie Alexander Melchior en Emma Uitterhoeve stellen zich voor. Alexander: Samen met Marlies hebben Emma en ik naar de financiën gekeken. Soms waren we het met elkaar eens, soms niet, maar we zijn er altijd samen uitgekomen. Het advies van de Kasco is dan ook om het jaarverslag aan te nemen. Emma: Het scheelt dat Marlies een goede achtergrond heeft als penningmeester, zodat alles op orde is. Stemmen jaarverslag Stemmen: Voor: 38 Tegen: 0 Onthouding: 3 Het Jaarverslag is aangenomen. Presentatie voorlopige begroting Reserveringen: Deze zijn te halen uit het jaarverslag. Voor bijvoorbeeld de UIT-week, staan de reserveringen apart. Een deel van deze reserveringen is achterstallige betaling. Daarnaast hebben we na 1 augustus nog 150 euro ven de UU ontvangen. Deze is hier dus opgenomen als in post. Contributies: We zijn uitgegaan van 100 leden = 100*110 = euro. Dit gaan we waarschijnlijk niet halen, dus dit bedrag zal lager uitvallen.

3 Subsidies: - We ontvangen een basissubsidie van Olympos. - Er staat nog een subsidie open van het KfHeinfonds. Dit is een doelsubsidie die gebruikt zal worden voor licht- en geluidsapparatuur etc. We hebben er bewust voor gekozen om dit pas in het 2 de jaar te innen. Zaalhuur: Er staan hier twee bedragen. Een hiervan is van de zaalhuur van vorig jaar. Huur en apparatuur moet hier bij Olympos apart worden gehuurd. Evenementen: Hieronder staan de UIT-week, kennismakinsactiviteit en galaworkshops. Deze laatste liepen goed afgelopen jaar, dus we hopen ook dit jaar dit geld weer binnen te halen. Commissies: Voor de activiteiten van de activiteitencommissie is 500 euro begroot. Hiervoor kunnen ook nog subsidies en sponsoring worden binnen gehaald. Dennis Grootendorst komt binnen. ICT: We hebben nu 1 bestuurslaptop. Deze is aan het begin van het verenigingsjaar aangeschaft. Nu willen we investeren in een betere laptop i.v.m. muziek en een headset voor de docent. Een headset is aanwezig bij Olympos, maar als we workshops willen geven is het handig er een van de vereniging zelf te hebben. Reserveringen: Hier staat een fout, want 1.00 moet zijn 1.000,-. Er zijn hier nog onvoorziene kosten in opgenomen. Er is onder andere geld gereserveerd voor het de jaarlijkse NTDS-bijdrage, ICT en de UIT-week in latere jaren. Secretariaatskosten: Davilex staat hier begroot. Dit is een ledenadministratieprogramma. De rest van deze kosten spreken voor zich. Representatie en overig: Hier vind je: - de NTDS-bijdrage van dit jaar - de kosten voor het nieuwe bestuur - de kosten voor de bank - reservering voor het aanschaffen van een verenigingsvlag Verzekering: Hier is geld gereserveerd voor o.a. een aansprakelijkheidsverzekering. De balans komt nu uit op 0. Marlies: Zijn er vragen? Rianne Plantenga: Bij de regel galaworkshops, wat houdt hier in sub/uit sub in? En die regel daaronder? Marlies: Er zijn wat dingen versprongen waardoor het nu niet lijkt te kloppen. Maar als je de kolom laat verspringen zie je dat het wel klopt. Rianne: Als jullie verwachten minder leden te hebben, waar denken jullie dan op te gaan bezuinigen? Marlies: Nu we minder leden hebbe, hebben we de donderdagavond als dansavond laten vervallen. Hierdoor hebben we minder kosten voor zaalhuur en docent. Eventueel kunnen we nog in reserveringen bezuinigen.

4 Emma: Het verschil in het aantal zaalhuren en docentkosten lijkt nu niet te kloppen. Is dat ook omdat de donderdag komt te vervallen? Marlies: Voor de docent en zaalhuur waren 2 avonden begroot. De ene avond leek in eerste instantie meer te kosten dan de andere door verschil in uren, maar dat vervalt nu dus. Emma: Had die subsidie die later is geïnd van de UU niet moeten worden opgenomen in het jaarverslag? Marlies: Deze staat in het jaarverslag als tegoed. Dat is nu niet goed uit te leggen. Daar kom ik later op terug. Emma: En hoeveel inschrijvingen zijn er nu? Mieke Wesdorp: 74 Frea Kole: Het NTDS staat er 2 keer in. Klopt dat? Marlies: Ja, 1 keer is de bijdrage voor dit jaar en de andere keer is als reservering voor volgend jaar. Laurens Homs: Er staat cadeau s constitutieborrel. Is dat voor de leden? Marlies: Nee, dit is voor constitutieborrels van andere verenigingen. Laurens H.: Is er een constitutieborrel van U Dance? Marlies: Nee, hiervoor zijn we nog iets te jong. Alexander: Dit jaar zijn er 900 euro aan reserveringen voor een laptop. Daarnaast is er ook een reservering van 870 euro voor volgend jaar voor ICT. Wil je zoveel gaan uitgeven? En waaraan dan? Marlies: Nee, je moet dit zien als een potje wat je maakt voor ICT. Zoals je dat bijvoorbeeld ook doet voor een lustrum. Het gaat om een doelreservering. Bas de Wolf: Het is inderdaad wel veel geld. Misschien is het goed om voorlopig meer geld te besteden aan andere zaken, zoals bijvoorbeeld ledenwerving. Karlijn Leenders: Ik vind het juist wel goed. Het is goed om een bedrag te reserveren voor onvoorziene zaken, bijvoorbeeld ICT die stuk gaat. Je kunt het ook later besteden. Martijn Piggen: Dit zijn wel stevige bedragen voor ICT. Waarom is dat? Mieke: Ik kan me voorstellen dat dit grote bedragen zijn, maar we hebben de subsidie aangevraagd om zoveel mogelijk geld binnen te halen. Er is dus zoveel gereserveerd, zodat we meer geld uit de subsidie kunnen halen. Laurens: Is het een garantie subsidie? Marlies: Ja, je moet je bonnetje inleveren. Anders krijg je het geld niet. Michelle Maessen komt binnen. Annika: Vorig jaar is er veel subsidie aangevraagd. Niet alles hiervan is toegekend. Wordt er dit jaar ook nog subsidie aangevraagd? Marlies: Ja maar we weten nog niet precies wat voor subsidie we kunnen aanvragen, omdat we niet goed weten wat voor vereniging we zijn. Als we niet meer aspirant-ssv zijn, maar SSV, gaan we proberen om subsidie aan te vragen. Annika: Als we geen sportvereniging zijn, wat zijn we dan? Marlies: Dan zijn we een culturele vereniging. Alex Sijm komt binnen. Stemmen voorlopige begroting Emma: Gaan we stemmen onder voorbehoud van de wijzigingen? Marlies: Ja, met de wijzigingen. De reservering voor ICT kan misschien wegberekend worden met het mindere leden aantal. Stemmen: Voor: 41 Tegen: 0 Blanco: 4 De voorlopige begroting is aangenomen onder voorbehoud van de wijzigingen.

5 6. Huishoudelijk reglement Lisette van de Burg: Iedereen heft het HHR meegestuurd gekregen in de mail. We hebben gevraagd of iedereen die wil doorlezen. We hebben het HHR de vorige ALV uitgebreid besproken. De wijzigingen zijn inmiddels doorgevoerd. Emma: Er zijn een aantal wijzigingen niet doorgevoerd. Zoals Artikel 4, lid 4. Er is verwarring hierover om sponsoring geen activiteit is en hier wel onder valt. In Artikel 5, lid 6 wordt verwezen naar artikel 10, maar deze verwijzing lijkt niet te kloppen. Dit moet artikel 9 zijn. En in Artikel 6 zou iets over de leskwaliteit komen onder de invloed van de leden op de dansleraar. Lisette: Hierover is iets in het contract van Rogier Dasselaar opgenomen. Rutger Smoorenburg: Ik vind het allemaal nog al onduidelijk. Marlies: In principe valt de dansdocent onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. Dit staat in het contract van Rogier. Floor: Bovendien is er ook nog de enquête aan het eind van het jaar om hierover je mening anoniem te geven. Rutger S.: Ik merk wel dat sommige dingen niet precies zijn verandert zoals tijdens de ALV werd besproken. Zijn er nog meer dingen niet doorgevoerd? Lisette: Nee, voor zover ons nu te binnen schiet niet. Rutger S: Prima, maar het zou fijn zijn als jullie dit voortaan goed communiceren. Marlies: Er is nog 1 zin in het HHR verplaatst, maar niet veranderd. Floor: Dit is een zin die stond onder financiën -> rechten en plichten. Deze gaat over het verlenen van uitstel. Er is ook geen mogelijkheid tot restitutie. Rutger S: Maar zijn er nog aanpassingen die in de vorige ALV zijn besproken, maar niet zijn doorgevoerd? Lisette: Zoals gezegd geen grote dingen. Emma: In Artikel 8, lid 3 is de lay-out niet helemaal goed. In zin 3 zou een zin worden gewijzigd, maar dat is niet gedaan. kan moet zal zijn. Floor: Je kunt je niet na decharge pas herkiesbaar stellen. Dan zit er namelijk een bestuursperiode tussen. Annika: Artikel 2. Is U.S.D.V. U Dance officieel zonder of met puntjes? Floor: In de statuten staat het zonder. Daarom is dit een aanvulling dat het ook met puntjes mag. Annika: Artikel 3, lid 2 en 3 gaan over wie lid mogen worden van de vereniging. Net werd bekend dat misschien niet-studenten wel lid mogen worden. Hoe zit dat? Lisette: Als aspirant-ssv moet je 100% studenten hebben. Maar omdat wij al bestaan en huidige leden hebben die niet-student zijn, mochten deze mensen lid blijven. Maar er mogen nu geen nieuwe niet-studenten lid worden. Annika: In Artikel 3, lid 10 staat opzegging moet voor het einde van het verenigingsjaar. Moet in het HHR niet staan wanneer dit dan precies is? Lisette: Nee, dit staat al in de statuten. Annika: In Artikel 6, lid 4 staat iets over verschillende dansdisciplines. Zijn die er dan? Lisette: Op dit moment is er alleen stijldansen. In de toekomst willen we uitbreiden, dus dit is om wijzigingen in de toekomst te voorkomen.

6 Rutger Katz: Nog even over Artikel 3, lid 2 en 3. Mensen die zich nu opgeven en nu student zijn, maar volgend jaar niet meer. Moeten die dan volgend jaar weg? Lisette: We kunnen in principe vrij snel SSV worden. Dan geldt deze regel niet meer. Emma: Kunnen we USDV U Dance met puntjes niet gewoon in de statuten veranderen? Lisette: Dit is heel duur (500 euro) en dat is misschien wat zonde van het geld. Bas: willen jullie nu ook commentaar over de opmaak? Ik vind deze namelijk nog al irritant. Floor: Zoals ook voor de notulen geldt, graag de opmaak en spelfouten via de mail. Stemming HHR Stemmen: Voor: 39 Tegen: 0 Onthouding: 6 Het HHR is aangenomen. 7. PAUZE 8. Presentatie kandidaatsbestuur Het kandidaatsbestuur Rutger Katz, Willeke Taks, Kim Biesheuvel en Manon Vercouteren presenteren hun visie. Rutger K.: Het is ons doel een goede fundering te leggen voor een stabiele verenging, zodat U Dance nog vele jaren meet gaat. Dit willen we doen door de vereniging meer bekendheid te geven binnen Utrecht en door het nastreven van kwaliteit. Zijn er vragen? Nee. Alexander: Kunnen jullie iets over jezelf vertellen? KB: stelt zichzelf voor Tim Soethout: Hebben jullie er zin in? KB: Ja! Rianne: Wie gaat welke functie bekleden? KB: - Rutger Katz: Voorzitter - Willeke Taks: Secretaris - Kim Biesheuvel: Penningmeester - Manon Vercouteren: commissaris PR Rutger S: Jammer dat het weer 4 vrouwen zijn. 9. Stemming kandidaatsbestuur Laurens H.: Moeten we over het hele bestuur stemmen? Floor: Ja, er wordt over het bestuur in het geheel gestemd.

7 Stemming kadidaatsbestuur: Stemmen: Voor: 40 Tegen: 0 Onthouding: 0 Het kandidaatsbestuur is aangenomen. Emma: Wat is de uitslag van de stemming? Floor: Er is unaniem voor het kandidaatsbestuur gestemd. 10. Decharge tweede bestuur der U.S.D.V. U Dance Floor Kateman dechargeert: - Lisette van de Burg uit haar functie van Commissaris PR. - Marlies Wesdorp uit haar functie van Penningmeester. - Mieke Wesdorp uit haar functie van Secretaris. 11. Charge derde bestuur der U.S.D.V. U Dance Floor Kateman chargeert: - Rutger Katz in zijn functie van Voorzitter: Rutger Katz dechargeert: - Floor Kateman uit haar functie van Voorzitter Rutger Katz chargeert: - Willeke Taks in haar functie van Secretaris. - Kim Biesheuvel in haar functie van Penningmeester. - Manon Vercouteren in haar functie van Commissaris PR. 12. Commissies Rutger K.: Nu volgt de decharge en charge van de oude en nieuwe kascontrolecommissie, activiteitencommissie en websitecommissie. Decharge Kascontrolecommissie Charge Kascontrolecommissie : - Emma Uitterhoeve - Marlies Wesdorp Decharge Activiteitencommissie Charge Activiteitencommissie : - Alex Sijm - Rick Soeters - Laurens Homs - Okke Scholten - Maxim Wesselink - Alexandra Lemmens - Leonie van Steijn - Wieke Kramer - Michelle Maessen

8 Charge Websitecommissie : - Tim Soethout - Koen Linnartz - Annika Huizinga 13. Verenigingskleding Kim Biesheuvel: Sommigen van jullie hebben afgelopen jaar een verenigingsvest gekocht van de vereniging. Nu willen we daar dit jaar natuurlijk mee verder gaan, maar misschien iets andere vesten dan vorig jaar. Wie van jullie zouden in dat geval een ander vest kopen? Inventarisatie: 13 personen. Maarke Roelofs: Waarom zouden jullie een ander vest willen? Kim: Er zijn wat klachten gekomen over de kleur wit. Maarke: Voor de eenheid lijkt het mij mooier om de kleur hetzelfde te houden. 14. W.V.T.T.K. Rutger K.: Wij zouden graag dit moment aangrijpen om het oude bestuur te bedanken voor hun inzet. Daarom hebben wij voor jullie een kleinigheidje (theepotje met thee). Martijn: Op de website is een afgesloten gedeelte waar je niet in kunt. Hoe kom dat en kan ik erin komen? Rutger: Dat is het forum. Hier gaan we verder hard aan werken voor dit jaar. Lisette: Je kunt je hier nu al wel voor aanmelden via de site. Karel: Ik vind dat de dansschoen moet blijven als voorzittershamer. Emma: Als aanvulling vind ik dat dit dan wel dan dansschoen moet zijn van de voorzitter. Mirte Nielen: Als eerbetoon aan het eerste bestuur, moet het een vrouwenschoen zijn. Annika: Ja, maar dan moet er wel altijd een vrouw in het bestuur zitten. Emma: Maar de allereerste voorzitter was wel een man. Maar Floor heeft het ingebracht, dus eigenlijk moet het een schoen van Floor zijn. Floor: Ik zal de schoen waarmee ik de eerste ALV heb geslagen doneren aan U Dance. 15. Rondvraag Alex Sijm: Het viel net op dat de activiteitencommissie is geinstalleerd, maar 1 persoon was er niet. Zit deze nu niet in de activiteitencommissie. Rutger K.: Jawel, deze is met verstek ingeslagen. Annika: Nieuwe bestuur, heel veel succes dit jaar. Maarke: Veel succes nieuwe bestuur en oude bestuur dat jullie lekker mogen theeleuten samen. Rutger K.: Floor blijft wel betrokken bij de vereniging als onze teamcaptain. Zij heeft hiervoor zoveel connecties en kennis wat dat betreft. Floor: De teamcaptain coördineert voor en tijdens een ETDS en NTDS. Daarnaast neemt de teamcaptain ook zitting in het bestuur van de Stichting Studenten Dansen Nederland (SSDN). Voor U Dance zal ik alleen niet plaats nemen in het bestuur van de SSDN. Dit gaat Tim Soethout doen.

9 Rogier Dasselaar: De SSDN, houdt die zich alleen bezig met stijldansen of ook met andere stijlen? Floor: Dat is niet zo vastgelegd, maar op dit moment is het alleen voor stijldansen bedoeld. Maarke: De stichting is inderdaad overkoepelend en zorgt ervoor dat o.a. Europese toernooien kunnen worden georganiseerd. U Dance speelt hier dus een belangrijke rol in. Floor: Hou alvast allemaal het pinksterweekend vrij, want dan is er weer een ETDS. Karel: In de begroting staat nog geen bedrag gereserveerd voor deze dansbond. Gaan we afdracht doen aan deze dansbond? En wat zijn de financiële consequenties van een lidmaatschap? En worden wij lid van de algemene Nederlands dansbond NADB? Dat zou ik graag in de volgende ALV besproken zien. Floor: Wat betreft het NADB. Deze willen geen studentendansverenigingen hebben. Daarnaast is er wel een bijdrage gereserveerd voor het NTDS. Dit was normaal een toernooibijdrage, maar in de toekomst zal deze als stichtingsbijdrage worden genoteerd. Wellicht zal het bedrag nog wat hoger of lager uitvallen. 16. Sluiting vergadering Rutger Katz sluit de vergadering om uur.