Notulen ALV Studievereniging Europese Studies 22 maart Studievereniging Europese Studies

Transcriptie

1 1 Notulen ALV SES Datum: Aanvang: 19:35 uur Aanwezigen Bestuur: Erlijn Netz (EN), Daan Schavemaker (DS), Léon Vlegels (LV), Sebas Wesselings (SW) Aanwezigen: Leander van Splunter, Dieneke Mooiman, Dion Kramer, Bob Bulthuis, Lukas Baars, Milou ter Steege, Elwin van der Klis, Bas van der Sande, Sabine Lammers, Esther Sinnige, Lisa de Meijer, Irene Gijzen, Maud ter Hark, Karien Kooiman, Emiel Janssens, Denise Coenegracht, Laura Steenbrink, Marina van Meer, Gigi van Hout, Thomas de Vries, Mark Bijlsma 1. Opening 2. Vaststelling Agenda Vastgesteld. 3. Goedkeuring Notulen Goedgekeurd. 4. Mededelingen LV: Naar aanleiding van de opmerking van Anna Veltkamp tijdens de vorige ALV over de KES. De KES heeft nog niet gereageerd, zodra ze dat doen horen jullie dat. SW: Morgen is er een demonstratie op de Dam tegen de bezuinigingen op het onderwijs. De demonstratie is in het zwart en er gaan witte ballonnen de lucht in. Kom vooral in grote getalen dan maakt het indruk. DS: Congres komt er weer aan op 5 april, kaartjes zijn verkrijgbaar bij mij na de ALV. Het is onderdeel van de WAS, de Week v/d Actieve Student, er zijn activiteiten georganiseerd door heel veel studieverenigingen. Het idee is om de politiek te laten zien dat studenten actief bezig zijn en dat die activiteiten bijdragen aan de studie. De opening is maandag 2 april, 16u in CREA. EN: De RvT is in het leven geroepen bij de vorige ALV. Dit adviesorgaan heeft een controlerende functie (op het bestuur). Wij roepen jullie op te solliciteren, de komende maand, via secretaris@ses-uva.nl. Tijdens de volgende ALV is de voordracht. 5. Aanstellen sollicitatiecommissie EN: Op deze ALV worden de algemene leden van de Sollicitatiecommissie gekozen. Vanuit het bestuur kiezen wij Sebas en Karien. Karien omdat zij wat verder van de vereniging af staat. Juist omdat zij de afgelopen twee jaar bijna niet aanwezig is geweest bij SES-activiteiten, lijkt het ons dat zij een objectieve kijk heeft op de sollicitaties. Daarnaast zijn wij op zoek naar twee leden van SES die in de Sollicitatiecommissie plaats willen nemen. Willen de mensen die dit willen hun hand omhoog steken? Bas van der Sande en Gigi van Hout bieden zich aan voor de Sollicitatiecommissie Gigi van Hout: Ik vind het leuk om actief te zijn bij SES en na het Talentendiner lijkt het me leerzaam en interessant om zo'n proces te begeleiden.

2 2 Bas van der Sande: Het lijkt me interessant om het proces van de andere kant te zien. Ik ken veel gezichten maar niet veel mensen persoonlijk dus ik kan redelijk neutraal zijn. EN: Omdat we nu precies vier kandidaten hebben, is een anonieme stemming over de algemene leden niet nodig. Daarom gaan we meteen over tot de stemming over de gehele Sollicitatiecommissie. De commissie kan alleen in zijn geheel goed- of afgekeurd worden. Stemming: 13 stemmen voor, unaniem aangenomen. 6. Aanstellen kascommissie LV: De kascommissie is zeer belangrijk voor de vereniging. Er moet gecontroleerd worden of de uitgaven kloppen, of onze penningmeester goed werk heeft gedaan. EN: Wie willen er in de kascommissie? Esther Nass, Maud ter Hark en Sabine Lammers melden zich aan. EN: Laten we dan meteen overgaan tot stemming. De commissie kan alleen in zijn geheel goed- of afgekeurd worden. Stemming: 13 stemmen voor, unaniem aangenomen. 7. Tussenbegroting DS: Jullie hebben de tussenbegroting al kunnen lezen dus ik zal niet alles regel voor regel doornemen. Het linkerdeel is de originele begroting, en het rechterdeel is de realisatie. Ik heb alleen de dingen vermeld die echt afgerond zijn, uitgezonderd de post onvoorzien. Bij alles wat nog open is, kun je er vanuit gaan dat er nog met dezelfde begroting gewerkt wordt. Op het eind zie je het verschil ten opzichte van wat is begroot, niet van het totale resultaat. Een negatief bedrag van 50 euro betekent dus dat we minder verdiend hebben, niet dat het 50 euro meer gekost heeft. Het spreekt redelijk voor zich. De happy borrels waren redelijk goed bezocht maar men drinkt blijkbaar minder. Nee, we hebben erg veel begroot, rekening houdend met de centrale ligging van de kroeg. Dat viel mee. We kunnen daarom nog een extra happy borrel inplannen. De boekenverkoop heb ik opgesplitst om duidelijk te maken wat per semester de verwachting is. Dat is net iets minder dan wat we begroot hadden voor het eerste semester, de tweede waarschijnlijk iets hoger. We hebben meer begroot voor de EuroVisie meer begroot dan nodig omdat we telkens over hielden dus een lagere oplage. De subsidie van ALPHA is lager dit jaar dan begroot en verwacht. Niet omdat we minder kregen dan gevraagd maar omdat we minder aangevraagd hebben. We zijn nog bezig met meer sponsoring te werven. Het Congres is nog leeg omdat dat nog moet komen maar dat lijkt vooralsnog beter te gaan dan het verlies van 500 euro waar we op rekenden. Dat wordt quitte of misschien zelfs een kleine winst. De inkomsten van de feesten zijn zoals we ongeveer verwacht hadden.

3 3 We plannen misschien nog een extra debat voor de Dag van de Geesteswetenschappen. De kosten waren lager en we hebben alles terug gekregen. Het laatste debat krijgen we straks alles voor terug. Het Talentendiner is net geweest dus die moet nog verwerkt worden. Maar er was een meevaller door de drank dus het verlies van 650 euro gaan we niet halen, dat wordt een stuk kleiner of quitte. De Introductiecommissie: het diner is goed gegaan en we hebben vrijwel alles terug gekregen. Voor het weekend was de sponsoring hoger en de bijdrage lager door twee vroege verlaters. We hebben iets meer uitgegeven aan activiteiten omdat we wisten dat we winst gingen maken door enorme drankinkomsten. We hebben de introductieweekend-bezoekers een gratis kaartje gegeven voor het feest. De inkomsten hebben we lager geschat dan de realisatie, we hebben veel meer kaartjes kunnen verkopen. Het totaal van de commissie komt op een positief resultaat van 723,75 euro. De Activiteitencommissie: het diner en gala hadden we verwacht verlies te lijden, maar dat bleek veel lager dan verwacht door de locatie. Er waren geen onvoorziene kosten dus daar was een positief resultaat. De Wintersport was erg geslaagd. We hadden de deelnemersbijdrage op 300 euro begroot, dat werd 272 euro plus materiaal. Dat is allemaal via het pakket gegaan. Er was wat geld over voor een barbecue. Op het moment is er een verlies van 36 euro. We proberen nog korting, danwel kwijtschelding te krijgen voor de kosten die we ter plekke moesten maken voor de bagagedepots. De Stedentrip is redelijk uitgekomen zoals begroot, maar er waren minder onvoorziene kosten en daarom hebben we een positief resultaat van 125 euro. Het totaalbedrag zoals het er nu staat klopt niet, ik zal een fout hebben gemaakt in de formule, maar de 125 euro klopt. Er is geen totaal generaal want we zijn pas halverwege. Wat ik wel heb is een verschil met begroot, dat is 1600 euro in de plus. Dus 1600 euro meer verdiend dan verwacht. Het doel is zo veel mogelijk quitte te spelen. We willen sowieso sparen voor een ALW en een lustrum. Zijn hier nog vragen, op- of aanmerkingen over? Dieneke Mooiman: over het quitte spelen. Misschien moeten jullie proberen het gewoon uit te geven want het blijkt erg moeilijk om geen winst te maken. Het is lastig voor een nieuw bestuur om te investeren, probeer het direct terug te sluizen naar de deelnemers en/of leden. DS: Het geld komt voornamelijk uit het besparen op kosten, er zijn geen hogere bijdragen geweest. Bijvoorbeeld de EuroVisie. Het gaat steeds beter, en sponsors gaan steeds beter. De sponsoring van GARS is dit jaar niet zeker, en dat is 1000 euro. Dus ik moet er rekening mee houden dat we dat misschien zelf moeten betalen. Het bedrag is daarnaast goed te overzien. EN: Daarnaast zijn de mogelijk verlies gevende activiteiten nog niet verwerkt in deze tussenbegroting Elwin van der Klis: Hoe zit het met die lockers van de wintersport? DS: De commissie had de opdracht ALLE kosten uit te zoeken. Dat hebben ze gedaan, maar bij aankomst werd hen verteld dat iedereen 6 euro moest betalen voor berging van spullen. Het was geen optie die lockers niet te gebruiken. Dus als je gebruik wilde maken

4 4 van waar je voor betaald hebt, de skipas, moest je je spullen mee nemen. Dus had het ergens in de prospectus moeten staan. We zijn nu in onderhandeling om dat terug te krijgen. Bizztravel poeiert het wat af maar we hebben ASVA ingeschakeld en zo nodig halen we er meer partijen bij. Dit soort bedrijven doen dit vaker. Wij gaan dat niet laten gebeuren. Het is niet zeker of we het terug krijgen, maar we doen er alles aan. 8. Wijziging Huishoudelijk Reglement, artikel 27 EN: We hebben een extra artikel wat Sebas jullie gaat presenteren. Dan hebben we tijd voor vragen en vervolgen we met een stemming. SW: Soms betalen mensen niet, en voor de procedure daarna is geen reglement. Wij hebben geprobeerd daar wat voor te verzinnen. SW leest het artikel voor, zie Huishoudelijk Reglement artikel 27 SW: Zijn hierover vragen? Elwin van der Klis: Hoe vaak komt het voor dat iemand niet betaald? SW: Een voorbeeld is de Den Haag-dag dit jaar. Er waren meerdere mensen die niet hadden betaald en die volhielden dat ze niet hoefden te betalen. Omdat er niks vastgelegd was hebben we heel veel moeite gehad ze zo ver te krijgen te betalen. Dat duurde tot tweeënhalve maand na de dag zelf. DS: Ook voor het introductieweekend hebben we nog 3 maanden lang moeten pushen om de betalingen allemaal binnen te krijgen. Sommige mensen hebben 7 á 8 herinneringen gehad. Elwin van der Klis: Ik vind het vrij draconisch DS: Maar je benadeelt de vereniging en je medestudenten. Elwin van der Klis: Als je nou zegt dat kan je mensen uitsluiten als je kosten open hebt staan, dat kan nog. Dit is wel heel draconisch. SW: Dit zijn natuurlijk alleen maar regels voor uitersten. Elwin van der Klis: Het gaat meer om het idee van vertrouwen. Het gaat wat ver EN: tegelijkertijd is het gek dat de leden opdraaien voor iemand die niet betaald heeft, maar waar wel kosten voor gemaakt zijn. Als dat op de wintersport gebeurt was, dan was dat een heel groot bedrag geweest. Elwin: Als het nu in 1 van de 100 gevallen voorkomt, dan gaat dit te ver. DS: Ongeveer de helft had op tijd betaald voor het introductieweekend. EN: het is heel lastig om het achteraf terug te halen. Anna Veltkamp: één aanvulling. Het is zelfs een keer bij de reis voor gekomen. Iets wat ik belangrijker vind. Het woord in lid 5b, er staat 'verhalen'. Je verhaalt kosten en vordert bedragen. Lid 2 is raar verwoord, lijkt alsof het of/of is. Je verplicht je tot betalen in a maar in b staat een 'of'. EN: Het is 'en en'. Anna Veltkamp: Dat snap ik uit de uitleg, maar niet uit de verwoording. Misschien en aan het eind van 'a'. EN: We zullen dit toevoegen. Dion Kramer: Gaat het bij kosten om het hele bedrag, of precies de kosten?

5 5 SW: Dan gaat het om de kosten, niet het bedrag. Dus specifiek de kosten die gemaakt zijn. Bob Bulthuis: In hoeverre moet het gevorderd zijn voordat je juridische stappen onderneemt. Dat gaat redelijk ver. SW: Dat is aan het bestuur om te bepalen, het gaat erom dat je je ergens op kunt beroepen. EN: De RvT is er ook om die redelijkheid te bepalen. DS: Ik wil terugkomen op Dion Kramer. Er staat dat er alleen kosteloos kan worden afgemeld als a en b. Dus als je je nu af meldt voor de reis en de annulering kost geld, dan verhalen we de annulering op de reiziger. Dion Kramer: Als dat het is ben ik het er mee eens maar dan moet het duidelijker verwoord worden. Emiel Janssens: Zoals ik het nu begrijp is het zo dat jullie zelf altijd de afweging maken of jullie een lid gebruiken of niet. En het dus per geval bekijken. Bij het introductieweekend behandel je dat anders als iemand om persoonlijke redenen afmeldt, maar het hoeft niet nageleefd te worden. SW: Het is een handvat. Als je naar me toe komt of je later mag betalen omdat je auto is afgebrand dan moet dat kunnen. Emiel Janssens: Schep je daar niet onduidelijkheid mee? Er zijn de regels maar het bestuur kan er altijd van afwijken. EN: Het bestuur kan altijd van alle regels afwijken. We zijn redelijke mensen. Het is gewoon om te zorgen dat mensen 1) betalen, 2) afmelden, 3) SES niet opdraait voor kosten. Emiel Janssens: Ik moet het dus opvatten als een mogelijkheid. Anna Veltkamp: Het is gewoon een regel die je moet naleven, en het bestuur kan ervoor kiezen zachter te zijn. Het is misschien een idee om een hardheidsclausule op te nemen in het HR. Er komen regels bij maar tegenover dit soort strikte regels is het misschien een idee om een clausule op te nemen om regels niet na te leven. EN: Dat is niet de bedoeling. Dit zijn de regels, en we hebben de mogelijkheid uitzonderingen te maken, mogelijk in samenspraak met de RvT. Anna Veltkamp: Is het misschien een idee met zo'n clausule erbij te komen? Dat is een soort van extra artikel bij elk reglement dat betrekking heeft op alle artikelen waarin je specificeert in welke gevallen je uitzonderingen kan maken. DS: Het lijkt mij dat artikel 1 t/m 5 redelijk normale regels zijn, want je blijft sowieso bepaalde procedures volgen. In zekere zin is puur het naleven van deze regels niet heel strikt. Anna Veltkamp: Zo'n clausule is voor mensen die uitzonderingen verdienen, niet andersom. Je maakt een lijst uitzonderingen met één algemene uitzondering voor gevallen die je vergeet en dan kan de ALV dat toetsen. Gigi van Hout: Ik sluit me aan bij de willekeur van de uitzondering.

6 6 EN: Het is misschien niet goed overgekomen. Dit is gewoon de regel. Maar uitzonderingen moeten altijd kunnen, alleen schrijven we daar geen regels voor. Maar daar biedt zo'n clausule wel een uitkomst voor. We zullen hier over nadenken. Stemming: 16 voor 0 tegen 4 onthoudingen Artikel 27 is aangenomen, dat betekent dat de artikelnummers opschuiven. Bij de volgende ALV komen we terug op het voorstel van een hardheidsclausule. 9. WVTTK Er is niets ter tafel gekomen. 10. Rondvraag Geen vragen. 11. Afsluiting Op naar café DIEP, naar de Happy Borrel! Afgesloten 20:50