Notulen/Verslag. Algemene Ledenvergadering. Welke gehouden werd op: Woensdag 16 april In ons verenigingsgebouw Langs de Akker 2 te Amstelveen

Transcriptie

1 Notulen/Verslag Algemene Ledenvergadering Welke gehouden werd op: Woensdag 16 april 2014 In ons verenigingsgebouw Langs de Akker 2 te Amstelveen Aanvang: uur Zaal open om uur (de koffie stond klaar) Agenda: 1. OPENING Voorzitter Elizabeth Schweers opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom en hoopt op een ontspannen sfeer. Ze vertelt dat het een goed jaar is geweest voor de vereniging. Er is veel gerealiseerd en we hebben de vier stippen behouden. Wel zet ze een kanttekening bij het feit dat maar weinig leden hebben gereageerd op de enquête met 5 vragen omtent de voortgang van het vier stippen verhaal. Er zijn geen leden langs geweest om de financële jaarstukken in te zien. Het bestuur heeft 3 afzeggingen ontvangen en 3 machtigingen. Afval blijft een speerpunt. Er is veel rommel tussen de te verwerken takken gevonden! Ook blijven er teveel kruiwagens op de tuinen staan. Wanneer een tuin opgezegd werd en deze achterstallig onderhoud vertoonde, dan werd hiervoor 400 euro kosten in rekening gebracht om deze weer toonbaar te maken. Dit bedrag wordt verhoogd naar 1000 euro. 2. Vaststelling aantal aanwezige stemgerechtigde leden Volgens de statuten van de vereniging hebben uitsluitend stemgerechtigde leden van tuinvereniging Langs de Akker toegang tot de vergadering. Stemgerechtigd is degene die lid is van de vereniging, op wiens naam de tuin wordt gehuurd. Meebrengen van nietstemgerechtigde familieleden (niet-leden), en/of belangstellenden is niet toegestaan. Per gehuurde tuin kan slechts één stem worden uitgebracht. Leden dienen bij het betreden van de vergaderzaal de presentielijst te tekenen en ontvangen een toegangskaart met daarop hun tuinnummer vermeld. Deze kaart dient ook gebruikt te worden bij de stemmingen met handopsteken, zodat het aantal uitgebrachte stemmmen correct geteld en geregistreerd kan worden. Er zijn 42 stemgerechtigden aanwezig 1

2 Er zijn 3 machtigingen ontvangen. 3. Ingekomen post, mededelingen en stilte voor de overleden leden. Er zijn geen ingekomen stukken ontvangen, alleen 3 machtigingen De voorzitter vraagt de aanwezigen op te staan en we nemen 1 minuut stilte in acht voor de leden die in het afgelopen jaar van ons heengegaan zijn. 4. Goedkeuring notulen verslag Pagina 3. Item 7 De heer de Vries van tuin 54 merkt op dat in de notulen niet is beschreven wie verantwoordelijk is voor de speeltuin en stelt deze vraag op de vergadering. Antwoord is de Vereniging. Hij verzoekt dit antwoord te vermelden in de notulen van deze vergadering. Elizabeth meldt verder, dat de vereniging zich hier ook niet voor kan verzekeren. 5. Behandeling jaarverslag vereniging en commissie verslagen. Vraag door mevr. Oppel tuin 167 : Post 4990 overige algemene kosten is vrij hoog. Hoe komt dat? : Er moest een huisje ontruimd worden door de GGD. Vraag door dhr. Paul Bos tuin 120 : Moet de boete van 25,00 euro bij het niet opgeven van de waterstanden niet geïndexeerd worden? Antwoord : Deze wordt niet verhoogd. Vraag door dhr. Kaptein tuin 48 :Het is niet gebruikelijk dat een positief saldo vermeld wordt op de balans. Dit hoort bij de reserveringen te staan. Accountant legt uit dat dit voor leken duidelijker is. Vraag door dhr. André Schaefers tuin 41 : wat betekent dechargeverlenging? Dit betekent dat men goedkeuring geeft aan het gevoerde beleid. Vraag door dhr. Kaptein tuin 48 : Klopt het dat er een positief resultaat is bij de post watergeld? Ja, dat klopt. Vraag door dhr. De Vries tuin 54, Kloppen de bedragen van de verzekeringen. Ja, tuinenpark is een kwetsbaar objekt. Er zijn 2 verzekeringen te weten één voor de vereniging (bestuur) en één voor de tuinhuizen. Dhr de Vries wil graag de polissen inzien. Dat mag, het ligt ter inzage. 6. Dechargeverlening bestuur voor het gevoerde beleid a. Dechargeverlening Financieel Jaarverslag De vergadering verleend met algemene stemmen het bestuur decharge voor het gevoerde beleid 2013 en het financële jaarverslag 2013 wordt goedgekeurd. 7. Benoeming leden kascontrolecommissie. 2

3 Als kascontrole commissie wordt benoemd de heer Paul Bos tuinnummer 120. Mevr. M. Van Dijk tuinnummer 30 stelt zich opnieuw beschikbaar en mevr. Vera van Dillen tuin nummer 18 wordt opnieuw gevraagd voor de commissie. 8. Vaststelling financiële ledenverplichting voor De heer Picavet tuinnummer 143 is tevreden over het feit dat de contributie van 100 euro gelijk is gebleven en hoopt dat dit voorlopig zo blijft. 9. Verenigingsbegroting Bijdrage leden watergeld is voor 2014 begroot op euro. In 2013 was dit werkelijk euro. Uitgave water is nu begroot op euro. Dit bedrag is fout ingeschat. Bijdrage leden vuilafvoer is voor 2014 begroot op euro. Uitgave vuilafvoer is voor 2014 begroot op euro. Dit bedrag is te laag ingeschat. Uitgaven administratiekosten zijn voor 2014 begroot op euro. De werkelijke kosten bedroegen 5.735,00 euro in Deze kosten waren in 2013 niet begroot. Vraag van dhr Kaptein tuinnummer 48 waar dit verschil in zit. Antwoord voorzitter : Aangezien de vereniging geen penningmeester heeft, moet de gehele boekhouding uitbesteed worden. Vraag van dhr. Paul Bos tuinnummer 120 of de contributie niet verlaagd kan worden aangezien er een behoorlijke hoeveelheid geld bij de vereniging aanwezig is. Hier zal naar gekeken worden. PAUZE In de pauze hebben de aanwezige leden gebruik gemaakt van een gratis verstrekte consumptie. 10. Aftreden bestuursleden a. 1 e secretaris Berry Bruning - stelt zich herkiesbaar. b. 2 e penningmeester Gerrit Jan Hilbrink stelt zich herkiesbaar. c. bestuurslid algemeen Jan Ensie stelt zich herkiesbaar. d. bestuurslid algemeen Mieke van den Berg heeft zich aangemeld. Mieke van den Berg wordt van harte welkom geheten en met applaus ontvangen. De leden geven hun accoord aan de herkiesbare bestuursleden. Opmerking van de heer Picavet tuinnummer 143 : Het nieuwe bestuurslid Mieke van den Berg heeft het jaarverslag 2013 al ondertekend. Kan dit? Ja, Mieke heeft al een tijdje meegedraaid met het bestuur. 11. Stemmen om verzoek plaatsen hek en offerte voor toegangshek Inleidend praatje van Frits Dekker : Er is afgelopen winter bij 16 huisjes ingebroken. 3

4 Dit heeft geleid tot een onderzoek of het park beter beveiligd moet worden. Een optie was om de sloot aan de achterkant te verbreden. De sloot mag niet verbreed worden van het Hoog Heemraadschap. Een hek er langs kost gauw euro. Ook een electronisch schuifhek bij de ingang kost tussen de en euro. Daarbij komen nog kosten voor de pasjes à 40,00 euro per stuk en een bijbehorende administratie hiervoor. Het is vooral belangrijk dat de discipline onder de leden beter wordt. Het hek staat s avonds nog te vaak open. Laat ook geen spullen in je tuin staan die gebruikt kunnen worden om over de sloot te komen. De leden vinden unaniem dat de kosten hiervoor te hoog zijn. 12. Stemmen over voortgang keuring stippen. De voortgang van de stippen heeft dit jaar veel geld gekost o.a. doordat er te weinig inzet was van de leden en de Hovenier ingeschakeld moest worden. Het kost veel tijd en werk om het park netjes te houden. Paul Bos tuinnummer 120 stelt voor om de boete voor het niet komen opdagen bij het algemeen werk te verhogen. De voorzitter vraagt wie er tègen het keuren is voor de stippen : uitslag niemand. 13. Rondvraag Nico de Vries tuinnummer 54 stelt dat vrijwilligers bij een sportclub 1500,00 euro hiervoor krijgen. Zij geven dit geld weer terug aan de vereniging, maar hebben hierdoor wel een belastingvoordeel. De accountant kent deze konstruktie, maar vertelt dat dit alleen kan bij een ambi vereniging en dat het ook afhankelijk is van het inkomen. Paul Bos tuinnummer 120 : Zijn paastakkenboom is door vreemden gesnoeid. Hij vind het onbegrijpelijk dat men in andermans tuin zit. Het bestuur is het daar volkomen mee eens. Het is niet toegestaan om zo maar zich in andermans tuin te begeven. Nico de Vriestuinnummer 54 Is het mogelijk dat er gaas onder het toegangshek bevestigd kan worden ivm met overlast van konijnen etc. Antwoord : Ja Dhr. Freek Smit tuinnummer 39 vraagt om meer openheid van het bestuur van bijvoorbeeld de lijsten van het algemeen werk. Antwoord : deze lijsten worden gemaakt door dhr. Scheunhage. Er is ook nieuwe beschoeiing gekomen achter tuin 39. Vroeger was hier een pad. De groencommissie wil dit pad graag weer terug. Het loopt dan langs de heesters. 4

5 De heer Picavet tuinnummer 143 Heeft een brief gestuurd aan het bestuur en wil graag deze beantwoord zien. Ook op s wordt niet altijd geantwoord. De voorzitter geeft dat toe. Mevr. Guichelaar tuinnummer 64 wil het bestuur hartelijk bedanken voor alles wat ze dit afgelopen jaar weer hebben gedaan. Dit wordt met applaus ontvangen. Vera van Dillen tuinnummer 18 wil graag onderwerpen betreffende de groenraad amstelveen in de Akkerpraat. Antwoord : Mevr. Oppel vertegenwoordigt de tuinvereniging in de groenraad Amstelveen. Zij meent dat de onderwerpen te algemeen zijn. Wel kan er op de website van de vereniging een link gezet worden naar de groenraad. Ook vraagt zij of het niet mogelijk is om, wanneer de beschoeiing aan de slootkant erg slecht is de reparatie hiervoor niet individueel te bekostigen maar met elkaar. Het bestuur zal hier over nadenken. Dhr Poortvliet tuinnummer 71 spreekt zijn waardering uit voor de vernieuwde Akkerpraat. Frits Dekker zal dit doorgeven aan de redaktie die helaas niet aanwezig is. Daarnaast geeft dhr. Poortvliet aan dat hij vindt dat er te weinig grind op het pad ligt. Antwoord van de voorzitter : de één vindt het te weinig, de ander weer te veel! De heer Poortvliet heeft werkzaamheden door Zeldenrijk laten doen. Niet alles is afgemaakt, terwijl hij wel de gehele nota heeft betaald. De voorzitter zal dit met de hovenier opnemen. Mevr. Claasen tuinnummer 83 vraagt wat de regels zijn als je het algemeen werk niet kunt doen op medische gronden. Antwoord : Dit moet dan worden overgenomen door bijv. De familie. Geef het in iedergeval door bij het bestuur als dit het geval is. Dhr. Picavet tuinnummer 143 heeft brief opgesteld naar aanleiding van de 4 punten van de leden enquête. De inhoud van de brief is bij het bestuur bekend. Waarom de brief niet in de Akkerpraat is afgedrukt is niet bekend bij het bestuur. De inhoud van de Akkerpraat wordt bepaald door de redactie van de Akkerpraat. Naar aanleiding van deze brief stelt de voorzitter dat het bestuur nog steeds achter de stippen staat, maar zich afvraagt hoe de leden hier tegenover staan. De groencommissie wil hier in iedergeval niet mee stoppen. Wel is dit volgens hen het hoogst haalbare. Ook wordt gesteld dat het keurmerk belangrijk is voor de gemeente! Er wordt dus meer inzet gevraagd van de leden, vooral het winterwerk en natuurlijk moet ook de eigen tuin goed onderhouden worden. 14. Sluiting De voorzitter sluit om de vergadering en dankt alle aanwezigen voor hun positieve bijdragen. 5