Europese subsidies voor de Sociale Economie Hoe uw Europees project ontwikkelen?

Transcriptie

1 Europese subsidies voor de Sociale Economie Hoe uw Europees project ontwikkelen? Project in samenwerking met in C, de ondersteuningsstructuur voor de sociale economie en gefinancierd door de Vlaamse overheid 1

2 Hoe werken EU subsidies? VIJF FASES BIJ HET INDIENEN VAN EEN EUROPEES PROJECT Fase 1: Interne voorwaarden in de organisatie: investeren in een projectomgeving Fase 2: Permanente screening informatie, voorbereiding en detectie opportuniteiten Fase 3: Projectontwikkeling: hoe een coherent EU-project schrijven? Fase 4: Projectuitvoering Fase 5: Projectafronding 2

3 Fase 1: Interne voorwaarden in de organisatie BELANG VAN DEZE FASE? Kernvragen: Moet mijn organisatie streven naar een Europese samenwerking (meerwaarde?) en hoe pakken we dat aan. Aan EU projecten deelnemen heeft een belangrijke impact op je organisatie. Zijn de voorwaarden om succesvol te zijn aanwezig? 3

4 VOORWAARDEN OP 5 NIVEAUS 1. Stabiele organisatie 2. Europese samenwerking als strategische keuze voor innovatie 3. Investeer in een projectomgeving 4. Een Europa-verantwoordelijke zorgt voor permanente screening en procesmanagement 5. Performante besluitvorming in het interne proces TOOLS VOOR DE SOCIALE ECONOMIE Handleiding Europese subsidies voor de sociale economie: wegwijs in projectontwikkeling Website met - Overzicht van relevante EU fondsen - Actualiteitsinformatie: calls, events, partner search, werkprogramma s EuropaService : mail alert on time Partnersearch: online template KCSE-website (Promotor, externe consultant) Screeningsgesprek (Met steun en financiering van in C, de koepels en Vlaamse overheid) 4

5 TOOL SOCIALE ECONOMIE 1. Kennismakingstraject KCSE met uitnodiging voor (individueel) overleg 2. Vragenlijst Onderzoek Interne voorwaarden : check list of de voorwaarden in voldoende mate zijn ingevuld (Workshop 1) Voldoende gescoord: stap naar Europese samenwerking kan gezet worden Organiseer de verdere stappen in fase 2 Onvoldoende gescoord: - Begin NIET aan een Europees avontuur indien de keuze niet helder en met overtuiging gemaakt kan worden - en/of verbetertraject Fase 2: Permanente screening informatie, voorbereiding en detectie opportuniteiten 5

6 BELANG VAN DEZE FASE? Waarin is je organisatie geïnteresseerd? Eerste brainstorming Nood aan systematiek in het screenen van informatie en detecteren van opportuniteiten Informatie uit Europa is complex en divers Screening leidt tot een potentieel project. Uitkomst van deze fase = van potentieel project naar projectindiening. Dus: nodige elementen bij elkaar krijgen om een EU project aan te vragen HOE BRENG JE SYSTEMATIEK IN DE SCREENING EN DETECTIE? (1) Welke thema s / welke projectideeën wil je Europees ontwikkelen? - Dit maakt het eenvoudiger om EU fondsen op te volgen en opportuniteiten te spotten - Overleg met een expert in EU-subsidies over de mogelijke subsidiebronnen (KCSE / vleva / provincie) 6

7 HOE BRENG JE SYSTEMATIEK IN DE SCREENING EN DETECTIE? (2) Baken je bronnen af - Eerste screening en keuze van relevante programma s (en websites) - Blijf op de hoogte van de actualiteit (calls, partnersearches, events) via * eigen selectie info-bronnen (niet aangeraden) * subsidiewijzer vleva ( * EU-service KCSE ( * provinciaal contactpunt Eu-nieuwsbrief - Wees selectief met infosessies, netwerkevents, project development workshops. tip: check of een provinciaal contactpersoon aanwezig zal zijn SUBSIDIEPROGRAMMAS-VOOR-DE-SOCIALE-ECONOMIE 7

8 HOE BRENG JE SYSTEMATIEK IN DE SCREENING EN DETECTIE? (3) Kies voor een afwachtende en / of proactieve houding - Wachten op partnersearchoproepen van andere organisaties - Deelnemen aan infosessies, netwerkevents, project development workshops (= brokerage events ) (deel info met provinciaal contactpersoon) - Europees netwerk en contacten belangrijk om goede en betrouwbare partners te vinden voor jouw projectidee HOE BRENG JE SYSTEMATIEK IN DE SCREENING EN DETECTIE? (4) Zelf een projectidee Europa insturen Omschrijf je projectidee adhv een aantal vaste items (in het Engels): EU programme, projectidea, activities / work packages, expected results, - Deelnemen aan infosessies, netwerkevents en indien beschikbaar project development workshop of brokerage event - Europees netwerk en contacten 8

9 WIE HELPT? - Provincie Oost-Vlaanderen: dienst Economie, Europese en Internationale samenwerking - Vlaams-Europees verbindingsagentschap - Kenniscentrum Sociaal Europa Steunpunt Europa van de socialprofitsector PROMOTOR EN PENHOUDER Te beslissen doorheen je zoektocht: - Wie wordt promotor van je project? - Wie schrijft de projectaanvraag (Lijst van gespecialiseerde en geëngageerde consultants wordt eerstdaags gepubliceerd op 9

10 STAP NAAR VOLGENDE FASE Door permanente screening, detectie en creatie van opportuniteiten - Heb je een projectidee van een buitenlandse partner gevonden - Heb je een subsidie call (of minstens programma) gespot voor jouw projectidee en een aantal organisaties uit je Europees netwerk zijn bereid om mee te stappen - En het is duidelijk wie de promotor zal zijn en wie de pen vasthoudt om het dossier uit te schrijven Dan kom je in fase 3: projectindiening Fase 3: Projectontwikkeling 10

11 DOEL - Alle ontbrekende schakels realiseren - Het project omzetten in een projectaanvraag - die tijdig, volledig en coherent toekomt bij de subsidiegever. OVERLEG MET DE SUBSIDIEGEVER Met de subsidieautoriteiten is veelal informeel overleg mogelijk. Kunnen besproken worden: - Aftoetsing van uw projectidee/partnerschap/alle inhoudelijk aspecten van de aanvraag - Vormelijke aspecten (deadline en timing, vragen bij aanvraagdossier, ) - Budget - Sommige geven (niet bindende) feedback bij de voorlopige projectaanvraag. Maak zeker gebruik van deze mogelijkheid! 11

12 FINALE BESLISSING OVER PARTNERSCHAP - Welke expertise en type partners heb je nodig om je project uit te voeren? - Rollen in het partnerschap - Ken je partners! INHOUD: ALLES HANGT AAN ELKAAR - Werkpakketten, deliverables of intellectual output, dissemination activities of multiplicator events, time line - Per activiteit binnen het werkpakket is omschreven: Welke partners erbij betrokken zijn en wat is hun taak Hoeveel arbeidstijd kunnen ze aan deze taak besteden Wat het resultaat / deliverable is en wanneer deze wordt afgeleverd Wat de impact van de deliverable is en hoe deze gedissemineerd zal worden Kostprijs - Een aantal terugkerende werkpakketten: projectmanagement en evaluatie, disseminatie 12

13 BUDGETOPMAAK - Een duidelijk opgemaakt en realistisch budget - Begrippen en spelregels Maximum- en soms minimumbudget Percentage Cofinanciering hoe gedefinieerd? Eligible costs Lumpsums of enveloppefinanciering Verantwoordingsstukken! Financiële auditing - Goede afspraken met de partners ALLE INFORMATIE IN HET AANVRAAGFORMULIER - Alle subsidielijnen werken met een elektronisch formulier (registratie tijdig opstarten, ook voor projectpartners) - Neem alle handleidingen (zowel inhoudelijk als budgettair) minutieus door 13

14 TIMING IS ESSENTIEEL Zet een realistische timing uit. Je moet wellicht immers vele radertjes in beweging zetten. Als je timing niet haalbaar blijkt: schakel een versnelling hoger of aarzel niet om te temporiseren! Bevraag of er een gelijkaardige call te verwachten is. In een ander programma of in hetzelfde programma maar volgend jaar! 2 SLEUTELBEGRIPPEN: VOLLEDIGHEID EN COHERENTIE - Voorbereidende fase: samenstelling partnerschap, work packages, deliverables, dissemination en budget - Onderscheid tussen conceptfase en indiening: Opgelet voor incoherentie! - Project wordt zelfs niet beoordeeld als het niet aan de formele indieningscriteria beantwoordt of onvolledig ingediend is 14

15 COMMUNICATIE MET JE TOEKOMSTIGE PARTNERS Hoe zal je in de toekomst communiceren met je partners? Start hiermee reeds in de fase van de projectaanvraag! - Archiveer permanent alle info - Zorg dat iedereen over de juiste (recentste en volledige) info beschikt. - Mail en skype - Een online projectomgeving is aan te bevelen FASE 4 EN 5: PROJECTUITVOERING EN AFRONDING Indien je project werd goedgekeurd: Proficiat voor het gelopen traject! Het werk kan nu beginnen! 15

16 Project afgekeurd? Vraag feedback bij de coördinator/dossierbehandelaar van het verantwoordelijke organisatie, steunpunt, loket, agentschap! Mits de nodige aanpassingen: bij eventueel volgende oproep opnieuw indienen Fase 4: Projectuitvoering 16

17 Uitvoering Onderdelen en projectfasen uitvoeren Activiteiten Terugkoppeling en monitoring Declaraties Communicatie Monitoring Verschaffen van informatie: Voortgang project intern Voor formele rapportages Voor informeren gebied en eigen media projectactiviteiten Verantwoording aan opdrachtgevers en financiers Behaalde resultaten 17

18 Formele declaraties Inhoudelijk : Uitgevoerde acties Aanpassingen indicatoren Gebruikte communicatie Financieel : Gemaakte kosten en betalingen Tijdsregistraties Communicatie intern 18

19 Communicatie extern Fase 5: Afronding en continuering 19

20 Evaluatie Welke resultaten hebben we gehaald? Hoe hebben we resultaten gehaald? Welke ervaringen opgedaan? Vragen naar eigen beleid bijsturen? Continuering Implementatie in organisatie Implementatie in overheidsbeleid en planning Zelfstandige continuering en verderzetting 20

21 21