Raamcontract: het ei van Columbus? Juni 2009

Transcriptie

1 Juni 2009

2 2 Situering Eurodesk Oprichting van de EURODESK op 1 januari 2006 kadert in de groeiende bewustwording in de stad van de invloed van Europa Informatie en expertise rond Europese thema s die van belang (kunnen) zijn voor de stad EURODESK is ingebed in de afdeling Fondsenbeheer AG Vespa EURODESK is de draaischijf voor Europabeleid in de stad Informatie- en coördinatiepunt (top-down en bottom-up) Inhoudelijke invulling en beslissingen liggen bij de bevoegde schepenen en stadsbedrijven EURODESK heeft netwerk van contactpunten binnen de stadsbedrijven uitgebouwd voor een gerichte en vlotte communicatie

3 3 Start: takenpakket Eurodesk leidt tot subsidiescan Oriënterende subsidiescan van bestuursakkoord Uitgevoerd door extern adviesbureau Inhoud rapport beneden de verwachtingen Wel belangrijke leerpunten: No cure no pay principe Dynamische bovenbouw rapport: advies interessant maar te vrijblijvend Alertsysteem is onvoldoende Nood bij stedelijke diensten ligt op ander vlak Vertrekken van concrete projecten is noodzakelijk

4 4 Bijkomende opdracht aan AG VESPA: Opdracht vanuit de stad Actief op zoek gaan naar bijkomende subsidies op alle niveaus Nood aan expertise om subsidies te kunnen verwerven

5 5 Vaststellingen: Tijdsgebrek bij stadsdiensten om projecten op te maken, in te dienen en op te volgen Vrees voor administratieve last is grote drempel Bijkomende aanmoediging nodig Ondersteuning van stadsdienst is bijna altijd nodig, hetzij intern (oa AG VESPA), hetzij extern Bij interessante call en projectidee aanbestedingsprocedure opstarten voor externe ondersteuning te tijdrovend in het licht van de krappe deadlines

6 6 Stap naar raamcontract: voordelen Aanbestedingsprocedure maar 1 keer doorlopen Snel op bal spelen Door lange termijn opdracht is verwachting dat samenwerking en dienstverlening beter is AG VESPA als opdrachtencentrale: raamcontract voor alle stedelijke diensten No cure no pay principe: geen financiële risico s voor stad aan verbonden

7 7 Principes raamcontract: Externe begeleiding van stedelijke diensten bij het indienen en beheren van projecten en dossiers in het kader van het verwerven van Vlaamse, federale en Europese subsidieprogramma s Extern adviesbureau wordt pas ingeschakeld na goedkeuring college op vraag van de betrokken stedelijke dienst rond concreet projectidee Rol adviesbureau afhankelijk van noden project AG VESPA als draaischijf, tussenpersoon

8 8 Principes raamcontract: Project moet voldoende groot zijn: financiële minimumgrens Succesgebaseerde fee in schijven naargelang grootte en complexiteit project Kost begeleiding kan in bepaalde gevallen in subsidiedossier ingebracht worden

9 9 Raamcontract afgesloten met PNO Consultants: Internationaal bedrijf met linken in andere landen: groot netwerk, systeem van kennisdelen, interne kennispool Inschakelbaar bij projectvoorbereiding (go / no go), projectindiening (incl. schrijven) en dossierbeheer (administratieve en financiële verplichtingen) Bijkomend projectmanagementadvies Voor stedelijke diensten is begeleiding / ondersteuning bij uitvoering zeer interessant Leren in 2 richtingen: PNO België niet veel ervaring met werken met steden

10 10 Algemene positieve punten: Stedelijke diensten staan zeer positief tegenover aanbod: geruststellend staan er niet alleen voor en drempelverlagend Proactieve benadering: adviesbureau suggereert zelf mogelijkheden en denkt constructief mee na Inbreng expertise op korte termijn Snelle reactie bij opportuniteiten

11 11 Valkuilen Dienstgericht bedrijf versus werken met succesgebaseerde fee Ongenoegen bij niet genoeg succesvol inschakelen Overleg / advies los van concreet dossier is moeilijk Kost inschrijven in dossier lukt niet altijd: vooral inschakelen om hun kennis en advies

12 12 Cases: (nog) geen onverdeeld succes Project Netcom Publiek: ingediend bij ESF oproep rond lerende netwerken competentiemanagement Project EMA Antwerpen: ingediend bij Intelligent Energy Europe programma 2 verschillende verhalen

13 13 Netcom Publiek - ESF Reden inschakeling PNO Keuze van promotor: scheiding van inhoudelijke / financiële coördinatie en rapportage tegenover algemeen projectmanagement >> vermijden van belangenconflicten Korte tijd voor indiening dossier Personeelsinzet Financieel voordeel: verrekening fee PNO in dossier & no-cure no pay principe

14 14 Netcom Publiek - ESF Opdracht PNO: Indiening dossier fase 2: volledig dossierbeheer en projectmanagement (24 maanden) Financieel en inhoudelijk projectbeheer vanaf effectieve looptijd project fase 2, voorbereiding disseminatiestrategie, afsluiten en opvolgen partnerovereenkomsten, coördinatie uitvoering werkprogramma, opvolging evaluaties,

15 15 Netcom Publiek Tijdspad tussen beslissing en indiening Inschakeling PNO: 9/12/2008 Indiening: 31/12/2008 Beslissing: 27/02/2009 Proces / samenwerking Algemeen: positief Regelmatig en voldoende overleg Niet altijd gemakkelijk om partners op één lijn te krijgen met oproepcriteria en -voorwaarden

16 16 Netcom Publiek Project niet goedgekeurd: Onvoldoende aansluiting bij oproep en onvoldoende garantie van verruiming partnerschap en uitbreiding pilots naar ander lokale besturen in disseminatiefase PNO voldoende aftoetsing gedaan met front-office ESF, maar blijkbaar komt dit niet altijd overeen met mening/interpretatie van evaluatoren is dit te vermijden?

17 17 Netcom Publiek Rol PNO: einde verhaal? PNO heeft problemen die zij ondervonden bij dit dossier besproken met WNE én ESF-directie om dit in de toekomst te voorkomen.

18 18 Lokaal Energie Agentschap EMA (I.E.E.) Reden inschakeling PNO EMA = eerste Belgisch Lokaal Energie Agentschap Europaproof maken van projectvoorstel Milieu was 1 ste stadsdienst die gebruik maakt van raamcontract Waarvoor (projectvoorbereiding, indiening, )? Indiening projectdossier: vloeiende tekst, passend budget Begeleiding bij rapportering gedurende projectlooptijd

19 19 Lokaal Energie Agentschap EMA (I.E.E.) Tijdspad tussen beslissing en indiening 01/05/2008: aanwerving consulent subsidiewerving bij Milieu 29/05/2008: eerste afspraken met PNO, AG Vespa en Milieu 29/05/2008: indiening van beknopt projectvoorstel bij Europees programmasecretariaat (EACI) Goedkeuring pre-proposal mits aan voorwaarden wordt voldaan 04/06/2008: werkvergadering met voorstel tijdsschema door PNO + vastlegging verantwoordelijken per onderdeel van dossier (bvb: rechtstreeks contact met EACI door consulent subsidieverwerving Milieu, indiening dossier door PNO in naam van coördinator, 1 dossierverantwoordelijke bij PNO, )

20 20 Lokaal Energie Agentschap EMA (I.E.E.) 26/06/2008: elektronische indiening 17/12/2008: positieve evaluatie door EACI Tot 25/02/2009: onderhandelingsfase (achter de schermen begeleid door PNO) 19/03/2009 : goedkeuring EACI: contract tot oprichting kan worden afgesloten 27/05/2009 : afspraken met PNO omtrent rapportering en verwachtingen EACI

21 21 Lokaal Energie Agentschap EMA (I.E.E.) Proces / samenwerking Gezien de omstandigheden : zeer vlot (weinig vergaderingen: 2 voorbereidend, 1 na goedkeuring) Project goedgekeurd: aandeel PNO hierin Succesfactor: inzage in projectaanvraag Gent (2007) Kennis van Europese projectsubsidies >> correcte tijdslijn Tekstueel sterk (Engels) Screening Budgetopmaak: cijfers in juiste budgetvorm Kwaliteit check van nodige formulieren PNO als tussenpersoon alvorens EACI te contacteren

22 22 Lokaal Energie Agentschap EMA (I.E.E.) Verdere rol PNO: taakafspraken PNO begeleidt verder de rapportage AG Vespa zal vergoeding voor PNO terugvorderen van betrokken dienst

23 23 Conclusie en tips Raamcontract lijkt oplossing te zijn voor aantal, maar niet alle problemen Samenwerking positief Adviesbureau met groot netwerk en kennis is must (te verkiezen boven klein lokaal bureau) Aantal dossiers ligt nog steeds laag: bijkomende incentive nodig?! Bezint eer ge begint: Noden inventariseren Verwachtingen benoemen Aanbesteding correct opstarten