Provincieraadsbesluit

Transcriptie

1 10e Directie Dienst 101 Economie Provincieraadsbesluit betreft OPRICHTING VAN GEWOON PROVINCIEBEDRIJF MET HET OOG OP HET OPNEMEN VAN DE ROL VAN "BETALINGSAUTORITEIT" VOOR HET EUROPESE INTERREG III A-PROGRAMMA GRENSREGIO VLAANDEREN-NEDERLAND De Provincieraad, Gelet op de verordening (EG) Nr. 1260/1999 van de Raad van 21 juni 1999 houdende algemene bepalingen inzake de Structuurfondsen ; Gelet op de verordening (EG) Nr. 1261/1999 van 21 juni 1999 met betrekking tot het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling ; Gelet op de mededeling van de Commissie aan de Lidstaten van 28 april 2000 tot vaststelling van de richtsnoeren voor een communautair initiatief op het gebied van trans-europese samenwerking ter stimulering van een harmonische en evenwichtige ontwikkeling van de Europese ruimte ; Gelet op de verordening 438/2001 van de Commissie van 2 maart 2001 tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen van verordening (EG) Nr. 1260/199 van de Raad inzake de beheers- en controlesystemen voor uit de Structuurfondsen toegekende bijstand ; Gelet op de beslissing van de Vlaamse regering van 24 november 2000 tot goedkeuring van de operationele programma's in het kader van het communautair initiatief Interreg III A ; Gelet op de overeenkomst inzake de uitvoering van het PCI Interreg III Grensregio Vlaanderen-Nederland en de daarmee verbonden subprogramma's van de Euregio Benelux-Middengebied en de Euregio Scheldemond ; Gelet op de aanwijzing van de provincie Oost-Vlaanderen als "Betalingsautoriteit voor het Interreg III A-programma Grensregio Vlaanderen-Nederland ; Gelet op de wenselijkheid een provinciale instelling "Betalingsautoriteit voor het Interreg III A-programma Grensregio Vlaanderen- Nederland" op te richten als gewoon provinciebedrijf ;

2 p. 2 Gelet op de artikels 114bis, 114ter en 114quater van de provinciewet ; besluit : Artikel 1. oprichting Met ingang van heden wordt een gewoon provinciebedrijf "Betalingsautoriteit voor het Interreg III A-programma Vlaanderen-Nederland", hierna verkort genoemd "de Betalingsautoriteit", opgericht. Onverminderd de bevoegdheden van de organen van de provincie en van de toezichthoudende overheid, zoals die zijn vastgelegd in de Provinciewet en het decreet van 22 februari 1995 tot regeling van het administratief toezicht op de provincies in het Vlaamse Gewest, wordt de uitvoering van de taken van de betalingsautoriteit zoals vermeld in de beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap, het provinciebestuur Antwerpen en het provinciebestuur Oost-Vlaanderen m.b.t. het beheer en de uitvoering van het PCI Interreg III Grensregio Vlaanderen-Nederland aan het provinciebedrijf "Betalingsautoriteit" toevertrouwd. Artikel 2. missie De Betalingsautoriteit heeft tot doel de uitvoering van de volgende opdrachten optimaal te realiseren : het opstellen en certifiëren van de betalingsaanvragen aan de Europese Commissie (op basis van door de beheersautoriteit geverifieerde uitgaven) : de betalingsaanvragen worden drie maal per jaar, voor het laatst uiterlijk op 31 oktober, conform de vereisten van artikel 32, lid 3 van de verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad van 21 juni 1999 houdende algemene bepalingen inzake de structuurfondsen, bij de Commissie ingediend. Tevens wordt aan het eind van het programma, conform artikel 32, lid 4a) van de verordening (EG) nr. 1260/1999, binnen zes maand na de uiterste datum voor de betaling die is vermeld in de beschikking inzake het PCI, een gecertifieerde verklaring betreffende de daadwerkelijk verrichte uitgaven aan de Commissie toegestuurd ; het opstellen en toesturen aan de Europese Commissie van een geactualiseerde raming van de betalingsaanvragen voor het lopende en het volgende begrotingsjaar, in overleg met de beheersautoriteit, tegen uiterlijk 30 april van elk jaar, zoals voorzien in artikel 32, lid 7 van de verordening (EG) nr. 1260/1999 ; het ontvangen (en eventueel terugstorten) van de Europese middelen ; de uitbetalingen aan (en eventuele terugvorderingen van) de eindbegunstigden : hierbij dient te worden voldaan aan artikel 32, lid 1 en 2 inzake de

3 p. 3 spoedige en integrale uitbetaling aan de eindbegunstigden en het gebruik van het voorschot. Artikel 3. beheer De bestendige deputatie legt een ondernemingsplan van de Betalingsautoriteit ter goedkeuring voor aan de provincieraad. Dit plan omvat : de doelstelling van de Betalingsautoriteit ; een actieplan op korte termijn (één jaar) : concrete acties om de doelstelling te bereiken ; een financieel meerjarenplan voor zijn bestaansduur ; een personeelsbehoeftenplan voor zijn bestaansduur. Daarenboven legt de bestendige deputatie jaarlijks volgende verslagen ter goedkeuring voor aan de raad : een activiteitenverslag, inclusief een evaluatierapport ; een financieel verslag, inclusief de afgesloten jaarrekeningen ; een ontwerpbegroting. Een door de Bestendige Deputatie aangeduide voorzitter staat in voor de organisatie en het dagelijks beheer van de betalings-autoriteit. De opdracht van de voorzitter wordt omschreven in het huishoudelijk reglement dat door de provincieraad wordt goedgekeurd. Artikel 4. personeel Het personeelskader van "de Betalingsautoriteit" bestaat uit één contractuele bestuurssecretaris-generalist of jurist en een boekhouder. De provincieraad stelt de bijzondere rekenplichtige aan. Het statuut van het provinciepersoneel is van toepassing op het personeel van het gewoon provinciebedrijf. De gehele personeelsadministratie, inclusief de uitbetalingen van lonen, wordt gevoerd door de centrale provinciale administratie. De personeelskosten (salarissen, patronale lasten, eindejaarstoelagen, vakantiegelden en dergelijke) worden jaarlijks boekhoudkundig doorgerekend aan het bedrijf en komen derhalve voor op de resultatenrekening van de Betalingsautoriteit. Artikel 5. patrimonium

4 p. 4 De lokalen bestemd voor de werkzaamheden van het bedrijf worden door de provincie tegen vergoeding, bepaald aan de hand van de op de markt geldende, gemiddelde huurprijs voor kantoorruimte a rato van 16 m2 per personeelslid, ter beschikking gesteld van de Betalingsautoriteit. Dit patrimonium wordt niet op de balans van het bedrijf opgenomen. Voordat de Betalingsautoriteit zijn werking aanvat wordt een inventaris opgesteld van het roerend patrimonium dat aan zijn beheer wordt toevertrouwd. De inventaris van het bedrijf wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de provincieraad. Artikel 6. financiële middelen De Betalingsautoriteit beschikt over volgende financiële middelen : de inbreng van de provincie bij het in werking treden ; jaarlijkse financiële enveloppe vanwege de provincie ; toelagen van andere overheden ; de eigen inkomsten uit de belegging van zijn gelden ; eventuele bijdragen van derden. De goedkeuring van de begroting door de provincieraad machtigt de bijzondere rekenplichtige om in de begroting voorziene uitgaven te verrichten. Artikel 7. dotatie De jaarlijkse dotatie aan de Betalingsautoriteit wordt in principe vereffend in twee delen : de helft als terugvorderbaar voorschot voor het einde van het eerste kwartaal van het begrotingsjaar en het saldo na de goedkeuring door de provincieraad van de jaarrekening van het voorgaande boekjaar. De bestendige deputatie kan een ander betalingsschema aanhouden indien de behoeften van de Betalingsautoriteit dit vereisen. Artikel 8. bestemming winst en verlies De eventuele winst na reserve wordt in de provinciekas gestort. Eventuele verliezen worden bij voorrang gedelgd door terugboeking uit de reserve. Reservevorming is toegelaten conform de bepalingen van het provincieraadsbesluit terzake. Artikel 9. boekhouding

5 p. 5 De Betalingsautoriteit voert een aparte bedrijfsboekhouding. Het minimum algemeen rekeningstelsel voorgeschreven bij ministerieel besluit van 15 februari 2001 tot uitvoering van artikel 41 van het koninklijk besluit van 2 juni 1999 houdende de algemene regeling van de provinciale boekhouding moet gevolgd worden. Het begrotings- en boekjaar loopt van 1 januari tot 31 december van hetzelfde jaar ; het eerste jaar evenwel loopt het begrotings- en boekjaar vanaf de datum van oprichting tot 31 december. Artikel 10. interne controle De bestendige deputatie organiseert de interne controle op de Betalingsautoriteit. Haar aangestelde kan met het oog op de controle van de wettelijkheid en de regelmatigheid van de uitgaven de boekhouding ter plaatse controleren en mag zich alle bewijsstukken, overzichten, staten, inlichtingen of toelichtingen doen verstrekken betreffende de ontvangsten, de uitgaven en het patrimonium. Artikel 11. externe controle De externe controle op de financiële werking van de Betalingsautoriteit wordt uitgevoerd door het Rekenhof. Artikel 12. opheffing De Betalingsautoriteit wordt van rechtswege opgeheven op de datum waarop de eindverantwoording van het Interreg III A-programma Vlaanderen- Nederland door de Europese Commissie wordt goedgekeurd. Alsdan wordt een algemene inventaris opgemaakt en tevens een eindrekening met resultatenrekening en balans van het lopend dienstjaar. Na goedkeuring van deze rekening door de provincieraad wordt het actief en het passief overgenomen door de provincie Oost-Vlaanderen onder voorwaarde van naleving van de verordeningen (EG) 1260/1999 en 1261/1999 en de uitvoeringsovereenkomst voor het PCI Interreg III Grensregio Vlaanderen-Nederland. Gent, Namens de Provincieraad : de Provinciegriffier de Voorzitter