Jaarplan en begroting. Choochem. Over het jaar 2011

Transcriptie

1 Jaarplan en begroting Choochem Over het jaar 2011 Dineke Sinke Jan Dijkstra Arjan Schollaart Reinier Mak Opsteller: Reinier Mak, Penningmeester Choochem April

2 1. Inleiding Het jaar 2010 was een overgangsjaar met als leitmotiv: opschonen, huis op orde en investeren. In het jaarverslag van 2010 is aangegeven wat hiervan de resultaten waren. Voorliggend jaar 2011 staat in het teken van zichtbaar actief worden om onze missie te realiseren en de doelgroep te bereiken met aansprekende activiteiten. En dat op alle pijlers van onze vereniging: 1. Geloof en kerk. 2. Persoonlijke ontwikkeling. 3. Opvoeding en onderwijs. 4. Netwerken, ontmoeting. Dit jaar moet ook het jaar zijn van de laatste negatieve begroting. Ons beleid zal zijn om het kostenniveau globaal op te houden. De investering in onze basis (boekhouding, website, ledenadministratie) is erop gericht om een basiskostenniveau te houden dat gelijk blijft bij een groeiend aantal leden. De enige variabele kosten zijn die van Bij-de-Hand ( 7,50 per lid) en ongeveer 4,- voor de ALV en de bijbehorende stukken. Elk nieuw lid levert dus veel budget op voor onze missie! En die lijn willen we ook graag inzetten: een minimale buffer op de bankrekening van de helft van de jaarbegroting ( ) en de rest is budget voor onze belangrijkste activiteiten die we dan tegen flinke korting aan onze leden kunnen aanbieden Ontwikkeling Choochem Crisis, diepe dip, discussie levensvatbaarheid. Bestaansrecht geen issue! Goede historie en kwaliteit in huis! Opschonen. Huis op orde. Investeren. Eerste tekenen van herstel. Overgangsjaar. Inhoudelijke activiteiten, activeren projectleiders. Eerste jaar van groei. Laatste negatieve begroting. Begroting gezond. Genoeg budget voor Activiteiten. Groot ledenvoordeel. Nieuw logo, huisstijl, naamsbekendheid, publiciteit Choochem is een landelijke vereniging ter ondersteuning van hoogbegaafde christenen in kerk, school en samenleving. Bijgaand plaatje geeft de ontwikkeling op hoofdlijnen weer. Streven is om in 2012 een situatie te creëren waarbij we een structureel gezonde begroting hebben en daarmee een budget voor onze activiteiten. We willen dan ook een stevige visie ontwikkelen die past bij de activiteiten die we dan al uitvoeren. Daar hoort ook een nieuwe huisstijl, een nieuw logo en een folder bij. De reservering hiervoor hebben we in 2010 al gemaakt. Wij streven verder naar een goede naamsbekendheid: we zijn in 2012 bekend als dè vereniging voor hoogbegaafde christenen en tevens als een kwalitatief goede vereniging waar niet-christenen heel goed terecht kunnen ivm de aanwezige know-how. Dit alles gesteund door goede publicitaire acties. In dit jaarplan wordt eerst deze ontwikkeling nader geconcretiseerd en vervolgens aan de hand van de begroting verder ingekleurd en van getallen voorzien. Bij deze alles zijn we ons bewust dat we de Zegen van God nodig hebben en van Zijn wijsheid en inzicht afhankelijk zijn, maar vanuit de opdracht dat elk mens er mag zijn, omdat we door God gemaakt zijn. Dineke Sinke, voorzitter Jan Dijkstra, secretaris Reinier Mak, penningmeester Arjan Schollaart, bestuurslid April

3 2. Ontwikkeling van de vereniging Onderstaand plaatje geeft aan wat de ontwikkeling is van de vereniging in de eerste drie jaar na de crisis in We werken aan een financiële, bestuurlijke en een inhoudelijke basis Financ iële basis Ledenwerving/M&C Zicht op financiën. Website gereed. Bestand geïnteresseer den Bureaus indexeren Aan het Woord Relatiebeheer / contactstrategie. Lidmaatschap / contributie Le denadministratie op orde en geïntegreer d met boekhouding o Contributie en Talent geïnd? o Bestaande leden behouden? Ledenwerving voorbereiden o Nieuwe leden altijd aut. Incasso. oactie aut. incasso bestaande leden. (ma il?). o Structurele kosten o 250 betale nde le den 1 e half jaar. o Kortingsafspraken leden uitbreiden o Ledenwerving naar 300 leden. o Omzet minimaal o 300 betalende leden. o Contributie 40 o Nieuwe groep: donateurs Bestuurlijke basis Administratie op orde. Accountant / kascontrole Profiel en werkwijze bestuur. Huisho udelijk reglement + transparante regels. Visie o p veren iging- zijn, lidmaatschap en vrijwilligers. Vast be stuur met inhoud : adviseur erbij o Jaarver slag 2010, visie en jaarplan/ begroting al in maart/april. o Uitvoering geven aan vr ijwilligersbeleid (binden & boeien). o Activeren leden: projectleiders o Uitvoering geven aan r elatiebeheer. o Accountant / kascontrole 2010 o Nieuw bestuurslid/adviseur o Actieve projectleiders. o Stabiel bestuur van 6-7 personen waarin de inhoudelijke kennis is g eborgd. Inhoudelijke basis Website ger eed. Voorbereiding acti viteite n voor ontwikkeling pijllers Visie op ontwikkeling pijlers. o Visie Jaarplan Reserveren geld voor logo en huisstijl Klaar voor groei? o Activiteiten voor elke pijler o Vorm geven aan lokale netwerken. (start meet&greet) o Deelname o p cong ressen met stand / boeken / foldermateriaal. o Begin met p ublicite it en marke ting o L ogo, huisstij ll, folde ren nieuwe visie creëren. o Choochem staat be kend a ls dé HB-vereniging voor christenen. Choochem is een landelijke vereniging ter ondersteuning van hoogbegaafde christenen in kerk, school en samenleving. Financiële basis - ontwikkeling De basis is nu volledig op orde en klaar voor groei. Enige zorgpunt is het behoud van de bestaande leden. Zeker omdat er een flinke groep is die niet reageert op de factuur voor contributie. Het ledental is tot onder de 200 gedaald en onvoldoende om gezond te zijn. Ons kostenniveau is nu beheerst en zal, ongeacht de groei, rond de zijn. Voor 2011 betekent dit dat een actie om zoveel mogelijk leden naar automatische incasso te krijgen noodzakelijk is om daarmee de verrassingen van het al dan niet betalen van contributie te voorkomen. Speerpunt is ook een ledenwerfactie om daardoor in 2011 op de noodzakelijke 250 betalende leden uit te komen. Dat is een uitdaging omdat we per 1 januari op 185 leden zitten waarvan er nog 70 mensen hun contributie moeten betalen. Maar gelukkig zit er aan de andere kant een ongedachte groei in (in de eerste twee weken van 2011 alweer 5 nieuwe leden erbij). We houden veiligheidshalve wel rekening met een bedrag van als oninbare contributie. We willen de kortingsafspraken verder uitbreiden, zodat we de goedgekeurde contributieverhoging ook daadwerkelijk kunnen doorvoeren. Dat verstevigt onze mogelijkheden om zichtbaar aanwezig te zijn met goede activiteiten. 3

4 In 2012 willen we doorgroeien naar 300 leden; waardoor de minimumvariant van een omzet van gehaald wordt. Bestuurlijke basis ontwikkeling In het schema is goed te zien welke activiteiten we in 2010 hebben ondernomen om de basis te leggen voor de groei. Dat is goeddeels afgerond. Wel zoeken we naar één à twee extra bestuurslid/leden, dan wel adviseurs met inhoudelijke kennis op 1 of 2 van onze pijlers. Adviseurs zoals Anneke Blaauwendraad worden bij het bestuur betrokken om zo gebruik te kunnen maken van hun expertise en netwerk. In het eerste half jaar zijn de bestuursleden nog de voornamelijke trekkers van alle activiteiten. Als we verder willen groeien en in meerdere regio s actief willen zijn (en parallel willen werken) dan is het belangrijk om die basis te verbreden. We zullen streven naar een aantal projectleiders die activiteiten kunnen gaan trekken. Bijvoorbeeld een Meet & Greet in hun regio. Inhoudelijke basis - ontwikkeling We hebben ervoor gekozen om niet eerst in theorie onze visie in een document te verwoorden, maar de inhoudelijke ontwikkeling van de pijlers gaandeweg in te vullen. Dit gekoppeld aan een nieuwe huisstijl en logo waarvan het traject eind 2011 wordt voorbereid. Aan de andere kant zal er ook theorie ontwikkeld moeten worden, want wanneer je kijkt naar hoogbegaafdheid en kerk & geloof dan is dat ontwikkelen van groot belang omdat de kennis in Nederland hierover nog minimaal is. Daarmee kiezen we voor een stapsgewijze ontwikkeling waarbij we zeker onze ogen en oren open houden voor samenwerking met andere organisaties, de mogelijkheid voor het in gang zetten van afstudeeronderzoek, etc. Hier ligt een relatie met het vorige punt: hoe meer onze activiteiten in handen van de leden zelf komen te liggen, hoe meer het bestuur zich kan richten op externe profilering en het aanknopen van nieuwe contacten in het netwerk. Voor 2011 geldt vooral: eerste half jaar handen uit de mouwen, organiseren van voldoende activiteiten. Activiteiten die in het eerste half jaar worden ontwikkeld, zijn: Twee Meet en Greet bijeenkomsten in Delft en Wageningen Één zaterdag voor ouders van hoogbegaafde kinderen ism Dotado in Den Haag, met een spreker over de mogelijkheden binnen het onderwijs. Cursus PersoonlijkheidsOntwikkeling bestaande uit vier avonden o.l.v. Anneke Blaauwendraad In mei/juni zullen deze activiteiten worden geëvalueerd en zullen nieuwe plannen worden gemaakt voor de tweede helft van

5 Begroting De begroting voor 2011 is vergeleken met de realisatie van Grote onzekerheid hierbij is de ontwikkeling van het ledenaantal en de hoeveelheid contributie die kan worden geïnd. De begroting is gebaseerd op een groeiscenario: we gaan uit van 250 leden per 1 juli Die dragen dan ook bij aan de contributieopbrengst van Zoals gezegd halen we hier van af wegens oninbaarheid. De praktijk moet uitwijzen of dit terecht is. Maar in deze beginfase is het belangrijk om onszelf niet rijk te rekenen. Begroting 2011 Baten en lasten Baten Lasten Werkelijk 2010 Begroting 2011 Werkelijk Begroting 2011 Contributie 6.140, ,00 Activiteiten Website 1.606, ,00 Rente 17,38 100,00 Lezing/workshop e.d ,00 Verkoop boeken 8,46 PM Vereniging Algemeen 437,27 450,00 Incidentele opbr. 495,95 PM Administratie 579,26 650,00 Bij-de-Hand 1.512, ,00 Ledenbijeenkomsten 1.098, ,00 Bestuur Vergaderkosten 73,35 750,00 Kantoorbenodigdheden 250,00 Overige kosten Vrijwilligers Vergoeding 46,25 185,00 Representatie 25,00 250,00 Overige kosten Eenmalige investeringen Website 3.242,75 Huisstijl/logo 2.500,00 Tekort 4.459, ,00 Werving , , , ,00 5

6 Toelichting Baten Contributies Zoals gezegd is het aantal leden en het betalingsgedrag een onzekerheid in de begroting. We gaan uit van een groei in het eerste half jaar naar 250 betalende leden á 35,- (en een aftrek van wegens oninbaarheid). Dat is een forse groei van 60 leden, maar niet helemaal uit de lucht gegrepen. Zonder verdere inspanningen is er een flinke groep nieuwe leden bijgekomen (19 leden 2 e helft 2010 en 5 leden in de 1 e 2 weken van 2011). Er zijn drie belangrijke bronnen voor leden: 1) Een mailactie via onze huidige leden: maak je vrienden en familie ook lid van Choochem en breng ouders van hoogbegaafden kinderen op school in contact met Choochem. 2) Per 31 december 2010 waren er al 192 aanmeldingen voor de nieuwsbrief via onze site. En dat is sterk groeiende. Dat is een belangrijke kweekvijver voor nieuwe leden. 3) We hebben 364 relaties in ons bestand die ooit lid zijn geweest. We weten niet zeker of die registratie goed is geweest in het verleden. We denken na over een actie om hen te benaderen of ze nog lid willen worden (m.u.v. die mensen die in 2009 en 2010 bewust hebben opgezegd). Verkoop boeken We houden de boekentafel. We waarderen de trouw van Joke Bout. Zij houdt ook de boekentafel actueel en wil dat nog meer onder de aandacht brengen. Een mogelijkheid zou kunnen zijn de verkoop ook via internet te gaan ontwikkelen. We gaan aanvragen voor deelname aan beurzen en congressen nu anders bezien. Goede kansen zullen we proberen te benutten, mits er mensen zijn die het willen organiseren. We nemen in de begroting dit jaar geen opbrengst op. Rentebaten Uitgaande van een banksaldo van gemiddeld en een rente van 2% nemen we 100 op. Toelichting Lasten Activiteiten Website: abonnement om website in de lucht te houden is 178,50 per maand. Lezing/workshop: we nemen een budget van Daarmee creëren we een negatieve begroting. Dat doen we vanwege onze liquiditeitsbegroting. We hadden nog een buffer uit voorgaande jaren en kunnen we nog wat interen op ons vermogen en tegelijkertijd een stevige bodem houden in ons banksaldo. Prioriteit is namelijk om zoveel mogelijk geld te besteden aan onze primaire activiteiten en naar buiten te treden. De eerste helft van dit jaar beginnen we met: o Een cursus bestaande uit vier avonden over persoonlijke ontwikkeling en geloof door Anneke Blaauwendraad. Hier zal Choochem fors in de kosten bijdragen om de prijs voor leden zeer laag te houden. o Een zaterdag voor ouders in samenwerking met Dotado, waarbij Choochem kosten voor zijn rekening neemt. 6

7 o Meet & Greet op de pijler netwerken. Eind mei evalueren we. Afhankelijk van de belangstelling, het ledenaantal en het beschikbare budget bekijken we waar we ons op gaan inzetten na de zomer. Algemeen We rekenen op 450 aan kosten. Het gaat hier om de kosten mbt abonnementen en contributies, zoals die van Kamer van Koophandel, de bijdrage aan De Koepel en de postbus bij TNT post. Administratie Het gaat hier om: Het abonnement op e-boekhouden van 21,42 per maand. De bankkosten van ong. 50. De reiskosten voor de kascontrole: 75. De mailingkosten voor de contributie: 250. Bij-de-Hand Uit de boekhouding blijkt dat de kostprijs van Bij-de-Hand 7,50 is (voor 3 exemplaren). Bij 250 leden is dat Streven is om ons blad dit jaar weer drie keer uit te brengen. Ledenbijeenkomsten We hebben dit jaar één ALV. Kostprijs per lid is ong. 4,- (blijkt uit de boekhouding). Uitgaande van 250 leden begroten we Bestuur Vergaderkosten. Die waren in 2010 extreem laag. Dat is niet een normale situatie. Dit is mede te danken aan de bestuurleden die geen declaraties hebben ingediend. We hebben de begroting voor 2011 gebaseerd op reguliere kosten van vergaderlocatie en reiskosten. Daarbij zitten we bewust wat aan de lage kant, omdat we met het huidige bestuur hier vermoedelijk onder gaan komen. Begroting 750. Voor kantoorbenodigdheden (inktpatronen, papier, enveloppen, etc.) begroten we 250. Vrijwilligers Vergoeding: we gaan uit van 4 leden die gebruik maken van de mogelijkheid om Talent vergoed te krijgen conform de nieuwe declaratieregels. Omdat we weer activiteiten gaan ondernemen begroten we 250 aan representatiekosten, zoals cadeaubonnen en bloemetjes. 7

8 3. Liquiditeitsprognose Naast de exploitatierekening is het ook van belang om te bekijken of we alles ook kunnen betalen. Vandaar de opstelling van de liquiditeitsprognose (planning van inkomsten en uitgaven). Het gaat hier dus om het verwachte banksaldo in de loop van Onzekerheden hierin zijn het daadwerkelijke ledenaantal, het betalingsgedrag en de vordering van Talent. Liquiditeitsprognose 2011 Inkomsten Uitgaven Contributie ,00 Activiteiten 3.000,00 budget Contributie ,00 Huisstijl/logo 2.500,00 40% Talent 1.200,00 Reguliere kosten 8.000,00 Rente 100, , ,00 Beginsaldo 6.470,97 Inkomsten ,00 Uitgaven ,00 Eindsaldo ,97 Op basis hiervan hebben we het budget voor onze activiteiten gesteld op Aanname is dat we ook de uitgave doen voor huisstijl/logo, maar dat zal vermoedelijk in 2012 gaan plaatsvinden. Dat biedt ons flexibiliteit om ook op andere kansen in te kunnen spelen of evt. tegenvallers op te vangen. 8