Jaarverslag van de vereniging Amici sub Aquatici. Over het verenigingsjaar 2013

Transcriptie

1 Jaarverslag van de vereniging Amici sub Aquatici Over het verenigingsjaar 2013

2 Inhoud Inhoud... 2 Van de Voorzitter... 3 Van de Secretaris... 4 Verenigingsjaar Verenigingsjaar Van de penningmeester... 6 Balans en verlies- en winstrekening Winst- en verliesrekening Toelichting op de jaarcijfers:... 8 Verenigingsjaar Verenigingsjaar Verenigingsjaar Van de bondsvertegenwoordiger Bijlage 1 Verslag algemene ledenvergadering NOB

3 Van de Voorzitter Voor u ligt het jaarverslag van duikvereniging Amici Sub Aquatici over het jaar Een jaar waarin een aantal grote veranderingen hebben plaats gevonden. Nadat de NOB had aangegeven niet langer de administratie en facturatie voor ASA uit te willen voeren, hebben wij deze ondergebracht bij een externe partij. Hierover wordt door onze secretaris, Toon Niesten, meer informatie verstrekt. Dit heeft tevens geleid tot een opschoning van ons ledenbestand, met name waar het gaat om leden die reeds één of meerdere jaren geen contributie hebben betaald. Helaas heeft dit wel tot gevolg gehad dat wij voor het eerst een negatief resultaat op de balans zien. Dit wordt nader uitgelegd door onze penningmeester, Chris van Holland. De omzetting van administratie en facturatie heeft veel inzet gevraagd van het bestuur, met name van Chris en Toon. Ook begroeten wij een nieuw gezicht binnen het ASA-bestuur. Dolf Boerema is bereid gevonden om zitting te nemen in het bestuur en is voorgedragen als kandidaat bestuurslid. Met 5 leden is het bestuur statutair compleet. Toch zijn wij nog op zoek naar twee kandidaten om continuïteit te waarborgen. U wordt dan ook van harte uitgenodigd om u aan te melden. Op dit moment is ook de nieuwe website van ASA, in de lucht en wordt deze mondjesmaat gevuld met informatie. Dolf Boerema zal het beheer van de website op zich nemen. Bij dit alles past een woord van dank aan het bestuur. Ik ben trots op hun inzet en gedrevenheid. Graag nodig ik u uit om te reageren op dit jaarverslag. Dit kan via op secretaris@asaduiken.nl. Wij zijn benieuwd naar uw opmerkingen en suggesties. Het bestuur van duikvereniging Amici Sub Aquatici. Namens deze, Erik Warta, voorzitter ASA.

4 Van de Secretaris Verenigingsjaar 2013 Eind September 2013: mail van NOB, Arjan de Vries per stopt NOB met administratie. Overleg in Houten : - bespreking intern bestuur en aanvulling bestuur Erik Warta wordt voorzitter Edwin Veldboer wordt vicevoorzitter - Afwikkeling met NOB & opzet totale administratie via WEB en : info + demo van Clubwebware en AllUnited voor een administratiesysteem, volledig geautomatiseerd met daarnaast een website. Besloten om door te gaan met AllUnited : Bestuurs overleg voorafgaand aan overleg met NOB-bondsbestuur Overleg met NOB. Constructief overleg ivm overgang leden- en financiële administratie vanuit NOB naar ASA. Stappen uitgezet. Bestuurs overleg contact richting debiteuren besproken, contact richting leden ivm overgang NOB ASA en incassoproblematiek (SEPA) en automatisering. Machtigingsformulier in orde gemaakt en deze verzonden aan leden. Honderden machtigingen, vragen en opzeggingen cq wijziging vereniging afgewikkeld. Veel mailcontact gehad ivm incasso, sollicitanten voor het bestuur, website en allerlei voorkomende zaken met onze leden, zoals bijv. lidmaatschap beëindigen ivm wanbetaling of lidmaatschap herstellen. Verenigingsjaar 2014 Op overleg gehad in Houten. Belangrijkste items: voorstelronde potentieel bestuursleden (3 kandidaten, toch 2 afgezegd, invulling rol), contributiebesluit, website, aanpassing huishoudelijk reglement en voorbereiding jaarvergadering. April Mei Veel bezig geweest met incassoproblematiek: * mensen die nu reageren na de in gebreke stelling, * poststukken die retour komen ivm foutieve adressering * mensen die aangeven opgezegd te hebben via NOB in * jammer dat mensen zich niet indenken met vrijwilligers voor de vereniging te maken te hebben. We hebben redelijk wat ongenuanceerde brieven en mails retour ontvangen. Teksten waren soms bijzonder onvriendelijk. Telefonisch overleg juni Belangrijke items besproken: - Ledenraad NOB: het ingezonden schrijven vanuit ASA is niet ter sprake gekomen. We hebben het gevoel genegeerd te worden. We zullen op een gesprek met NOB aan sturen. - Voorbereiding jaarvergadering zoveel mogelijk digitaal qua uitnodigingen, stukken voor de vergadering en aanmelden diner. Ledenaantal: Op 22 september 2013 hadden we 1765 leden. Toen zijn we begonnen met de opschoonslag. OP hadden wij 1486 leden. Van een aantal hebben we dus afscheid genomen.

5 (opzeggingen en royeringen, 118 stuks). Op dit moment ( ) hebben we 1563 leden. Op hebben we zoals het er nu naar uitziet 1440 leden. We nemen afscheid van een flink aantal opzeggers en een aantal wanbetalers. We hopen in 2015 rust te krijgen rond de incasso en alle zaken hieromheen. Toon Niesten, Secretaris ASA

6 Van de penningmeester Balans en verlies- en winstrekening ACTIVA ING Bank 27656, ING Spaarrekening 26967, Nog te ontvangen bedragen 193, Debiteuren (zie toelichting op de balans) 0, ,68 PASSIVA Algemene reserve 47408, Crediteuren/nog te betalen 9899, Jaarresultaat (verlies) -2491, ,68 Het jaarresultaat wordt afgeboekt van de algemene reserve.

7 Winst- en verliesrekening BATEN ASA-contributie NOB-contr.(incl.verz.) ASA-landdag 58 Rente 358 Opbrengsten van de voorafgaande jaren 51 Totaal baten LASTEN NOB-contributie (incl.verz.) ASA-landdag (ledenvergadering) 176 Afboeking debiteuren Portokosten Kopieerkosten Bestuurskosten Drukwerk Bank kosten 279 Kantoor- en computerbenodigheden 189 Uitgaven van de voorafgaande jaren Diverse kosten (incl.admin.kosten NOB+betalingsverschil) Totaal lasten Saldo resultaat

8 Toelichting op de jaarcijfers: Verenigingsjaar 2013 Het verenigingsjaar 2013 was een lastig jaar. Waarschijnlijk heeft ASA voor het eerst in haar bestaan een negatief resultaat behaald. De vooruitblik van vorig jaar is dus niet uitgekomen. Uiteraard zijn hiervoor een aantal redenen te benoemen. De kosten voor de administratie, de advertentie in Onderwatersport en dergelijke zijn behoorlijk gestegen. Daarnaast is er de omslag in het najaar naar het voeren van de eigen administratie. Zie hiervoor de verslagen van de voorzitter en secretaris. Financieel heeft dit ook grote gevolgen gehad in In 2012 stond er nog een bedrag op aan debiteuren van 7789 euro. Omdat door de overgang ASA haar eigen administratie moest inrichten, hebben wij ook dit moment aangegrepen om de debiteuren op te schonen. Alle debiteuren hebben een verzoek gekregen om de openstaande vordering(en) te betalen. Er stonden nog bedragen open van 2010 bij sommige debiteuren. Aan de debiteuren zijn brieven gestuurd met een overzicht van de openstaande vorderingen en het verzoek om te betalen. Bij niet betalen volgt uitschrijving als lid bij ASA en NOB. Aan het einde van 2013 stond nog een bedrag open aan debiteuren van 5716 euro. Er is dus slechts 2000 euro alsnog betaald. Het aan het einde van 2013 openstaande bedrag is in zijn geheel in een keer afgeboekt. De bijbehorende debiteuren zijn van de ledenlijst afgevoerd. Als de post debiteuren op de balans was blijven staan, dan zou er een positief resultaat zijn geweest. Het bestuur heeft gemeend een duidelijk en eerlijk beeld van deze materie te geven. Om de eigen leden- en financiële administratie te voeren is gekozen voor het pakket van Allunited. Dit pakket is niet aangeschaft. Het is een pakket waarbij betaald wordt per lid. Dit pakket was SEPA proof (het nieuwe betaalverkeer) en er is een website aangekoppeld. Dit pakket is in het najaar ingericht en in 2014 in gebruik genomen. Verenigingsjaar In 2014 is het nieuwe administratieve pakket in gebruik genomen. De verzending van facturen vindt plaats vanuit dit pakket. Er wordt zoveel mogelijk gebruikt gemaakt van verzending per . Kan dat niet dan wordt er een factuur per post verzonden. Alle facturen worden vanuit het pakket gegenereerd. Betaling geschied bij voorkeur per automatische incasso (hiervoor wordt een korting verleend). Het alternatief is dat de leden hun factuur zelf overmaken. De van de NOB overgenomen ledenlijst bevatte veel onjuistheden zoals oude adressen, en oude adressen. Er is veel tijd geïnvesteerd in het in orde maken van de ledenen financiële administratie. Er zijn ook in 2014 al veel leden die opgezegd hebben. Kennelijk is ook de duiksport onderhevig aan de economische omstandigheden.

9 Door de keuze voor een pakket dat goedkoper is dan de kosten die de NOB doorberekende en door niet meer te adverteren in de Onderwatersport, zal er bespaard worden op de kosten. Er is echter wel een grotere uitgave te verwachten aan porto kosten. Het betaalgedrag van sommige leden noopt ons tot het verzenden van 5 brieven (factuur, 2x herinnering, aanmaning en ingebrekestelling). Voor 42 leden is een incassotraject via een incassobureau ingezet. Als bijzonderheid zal een bedrag van 2000 euro als reserve worden opgenomen voor de ASA award. De verwachting dat 2014 positief wordt afgesloten. Verenigingsjaar 2015 In dit jaar hopen wij dat het ledental stabiel blijft of licht groeit. Een financiële vooruitblik is erg lastig. Na de turbulente verenigingsjaren 2013 en 2014, ga ik er van uit dat met blijvend beheersen van kosten en het terug dringen van betalingsverzoeken aan leden, er ook een positieve afsluiting zal zijn. Chris van Holland Penningmeester.

10 Van de bondsvertegenwoordiger Ter informatie is het integrale verslag van de algemene ledenvergadering NOB van 15 juni 2013 is als bijlage opgenomen. De twee hoogtepunten : Benoeming nieuwe voorzitter NOB en De jaarlijkse contributieverhoging van de NOB contributie.

11 Bijlage 1 Verslag algemene ledenvergadering NOB 2013 Verslag Algemene Ledenraadsvergadering d.d. 15 juni 2013 in Hotel- en Congrescentrum Papendal te Arnhem Aanwezig bestuur: M. Bollema, bestuurslid J. Dankloff, (kandidaat)penningmeester H. Elshof, bestuurslid, vice-voorzitter S. Kool, bestuurslid F. v.d. Veer, (kandidaat)bestuurslid E. v.vessem, bestuurslid J. de Vries, (kandidaat)voorzitter Afwezig bestuur: Aanwezig bureau: A. de Vries, directeur A. van den Brink, managementassistent A. Schulze, communicatiemedewerker (notulist) T. Visser, ledenadministratie R. Wassing, beleidsmedewerker/bureaumanager M. Wiendels, beleidsassistent/webmaster Afwezig bureau: D. van Santen, beleidsmedewerker M. Smarus, financiële administratie Verenigingsafgevaardigden volgens presentielijst : 70 Aantal vertegenwoordigde verenigingen : 43 Aantal uit te brengen stemmen : 660 Aanwezig aantal uit te brengen stemmen : Opening Hennie Elshof opent om uur de vergadering en heet alle aanwezigen welkom, in het bijzonder het aanwezige WK team dat Nederland vertegenwoordigde op de WK Onderwaterfotografie in Cuba april jl. 2. Mededelingen en presentatie De volgende afmeldingen zijn binnengekomen: De Twentse Duikvereniging Duikschool Haarlemmermeer V.O.F. Rebreather O.W.S.V. De Poolduikers

12 Crazy Bubbles Duikclub Latimeria E & C Duikteam De heer R. Schipper (erelid) De heer J. Geurts (erelid) Consulent A. Lamers (cie. onderwaterbiologie) Consulent R. Lemmens (veiligheidscie)

13 De bestuursleden geven een korte presentatie van hun aandachtsgebieden. (zie bijlage) Arjan de Vries meldt dat er gewerkt wordt aan een nieuwe Zwemwaterwet. Het is nog niet duidelijk hoe het toezichthouden in het zwembad geregeld zal worden als er geen zwembadpersoneel aanwezig is, maar de NOB zet zich in om een regeling voor duikverenigingen te treffen. 3. Verslag Ledenraadsvergadering 23 juni 2012 Pag. 2, n.a.v. Freediven: Het bestuur heeft na lang beraad besloten dat freediven geen onderdeel van de NOB zal worden. Veiligheid en imago hebben bij deze beslissing een grote rol gespeeld. Pag. 4, Rogier Nagelhout, OWSV Stella Maris, geeft aan dat verantwoordelijkheden vervangen dient te worden door bevoegdheden. Arjan de Vries geeft aan dat een uitbreiding van de bevoegdheden niet past binnen de normeringen. De wens is bekend en heeft de aandacht. Pag. 6, Rondvraag: Arjan van Waardenburg geeft aan dat een aantal vragen genotuleerd zijn waarbij de reacties niet zijn genotuleerd. Arjan de Vries geeft aan dat het gaat om opmerkingen die zijn genotuleerd, geen vragen. Edwin Veldboer, ASA, ligt toe dat de opmerking van ASA betrekking had op aanpassingen i.v.m. SEPA en IBAN. De notulen worden geaccordeerd door de Ledenraad, met dank aan de notulist Anne Schulze. 4. Jaarverslag 2012 a. Advies Financiële commissie: Ben Fortuin geeft een korte toelichting. Arjan van Waardenburg merkt op dat het bondsbureau op de balans staat voor ¾ miljoen, de hypotheekschuld is Volgens de FC is dit 25 %, volgens Arjan van Waardenburg 33 %. Ben Fortuin geeft aan dat de hypotheek t.o.v. de huidige waarde is vermeld in het verslag FC. Ook merkt hij op dat het bestuur steeds kans ziet nieuwe dingen te realiseren met aandacht voor de financiële consequenties, waardoor al 6 jaar lang wordt afgesloten met een positief resultaat. b. Decharge van het bondsbestuur De Financiële commissie stelt voor om het bestuur te dechargeren over het gevoerde financiële beleid ten aanzien van Bij acclamatie wordt decharge verleend aan het bestuur. 5. Benoeming bestuursleden Jack de Vries, Jacqueline Dankloff en Frans van de Veer zijn voorgedragen als bestuurders. De CV s van deze kandidaten waren voor ieder ter beschikking bij de

14 vergaderstukken. Bij acclamatie worden Jack de Vries als voorzitter, Jacqueline Dankloff als penningmeester en Frans van de Veer als bestuurslid met aandachtsgebied opleidingen benoemd. Hennie Elshof heet hen van harte welkom in het bestuur en wenst hen veel succes. Hennie draagt de voorzittershamer over aan Jack. Jack de Vries bedankt de afgevaardigden voor het vertrouwen in de drie nieuwe bestuurders en geeft aan dat hij zich zal inzetten voor het verder op de kaart zetten van de NOB. Contributiebesluit 2014, Jaarplan en Begroting 2014 a. Contributiebesluit 2014 Het contributiebesluit is geïndexeerd met het inflatiecijfer. Het abonnement op het Infosysteem valt onder het Tarievenbesluit, hierover beslist het bestuur. Het Infosysteem is nu een onderdeel van edocuments. Het contributiebesluit 2014 wordt bij acclamatie geaccordeerd. b. Jaarplan en begroting 2014 Peter Blanker, DOV Botlek: In 2014 is er minder begroot voor vinzwemmen dan voor Arjan de Vries: De begroting van 2014 naast het resultaat van 2012 geeft een verschil dat veel kleiner is. Jack de Vries geeft aan dat de discussie over subsidies met NOC*NSF over de Lottogelden doorlopend gevoerd wordt. c. Advies financiële commissie Er zijn een aantal aandachtspunten waar het bestuur op geattendeerd is. De Financiële commissie stelt voor om het bestuur te dechargeren over de begroting Bij acclamatie wordt decharge verleend aan het bestuur. Ben Fortuin heeft voor het laatst zitting gehad in de Financiële commissie. Ben wordt door het bestuur bedankt voor zijn inzet. Ben doet een oproep aan leden met financiële kennis om zitting te nemen in de financiële commissie. Geïnteresseerden kunnen zich melden bij het bondsbureau. 7. Aanpassing Huishoudelijk Reglement Het gaat hier voornamelijk om aanpassingen die te maken hebben met de aanpassingen aan het digitale tijdperk. Peter Bij, KLM Divers, merkt op dat er een linkje staat in Artikel 20. Arjan de Vries geeft aan dat dit hier niet hoort en genegeerd kan worden. Het Huishoudelijk Reglement wordt vastgesteld.

15 Huldigingen Gerhard Visser is gedurende lange tijd voorzitter van de medische commissie geweest en heeft zich al die jaren ingezet voor de NOB. Gerhard wordt toegesproken door Jack de Vries en wordt benoemd tot Lid van Verdienste. Hij neemt een oorkonde en bloemen in ontvangst. Arnout van Ijsseldijk wordt bedankt voor zijn jarenlange inzet voor het Onderwaterhockey. Ook hij wordt benoemd tot Lid van Verdienste en neemt de oorkonde en bloemen in ontvangst. Marco Heesbeen, Henny Blokvoort, Stella Huiskamp, Corné Bolders (helaas niet aanwezig) en Ron Offermans (coach) hebben Nederland vertegenwoordigd op het WK Onderwaterfotografie in Cuba april jl. Zij hebben boven verwachting gepresteerd met drie top-10 noteringen waarvan een zilveren medaille, en nemen als eersten de NOBerepenning in ontvangst. 12. Rondvraag Hans Dirkzwager, Aquashot, heeft twee vragen: Kan de leeftijdsgrens voor de jaarlijkse duikkeuring worden opgetrokken naar 75 jaar, net als voor een rijbewijskeuring? Kan er meer aandacht komen voor soloduiken? Zeker voor de onderwaterfotografen is dit van belang. Kan dit worden opgenomen in de opleidingen of een specialisatie? Gerhard Visser: De vraag m.b.t. de leeftijdsgrens voor duikkeuringen is ter beoordeling van de medische commissie, de discussie over de leeftijdsgrens loopt al lange tijd. Het zal opnieuw onder de aandacht gebracht worden. Sander Kool: De vraag over het soloduiken zal worden voorgelegd aan de Veiligheidscommissie. Peter Blanker, DOV Botlek, geeft aan het lastig te vinden om het bondsbureau of de consulenten te bereiken en vraagt of de zaal dit herkent. De zaal herkent dit niet en geeft aan dit juist positief te beoordelen. Arjan de Vries geeft aan dat de bereikbaarheid doorlopend onze aandacht heeft. Paulien Braat vraagt of de presentatie te downloaden is. Arjan de Vries geeft aan dat deze op korte termijn beschikbaar is via de website. Wander Bordewijk, Commissie Jeugdduiken, vraagt naar de status van de specialisatie Onderwaterarcheologie en Wetenschappelijk duiken. Sander Kool: De specialisatie Onderwaterarcheologie ligt klaar maar er loopt nog steeds overleg met de overheid. De overheid moet overtuigd worden van het feit dat de inhoud van deze specialisatie niet conflicteert met de ARBO regels m.b.t. arbeid onder water. Wat betreft Wetenschappelijk duiken is de status niet bekend. Yvette de Smidt vraagt nog aandacht voor het afscheid van Ben Fortuin van de FC. Jack de Vries geeft aan dat hier nog aandacht aan besteed zal worden.

16 Bert Moet, Scaldis, heeft drie vragen: 1. Er is nu een instructeursplatform op Facebook. Dit is goed voor de verbreding, maar Bert ziet liever alles via de NOB-website gepubliceerd. 2. Bert ziet liefst zo weinig mogelijk medicalisering en wil het liefst terug naar een Eigen verklaring i.p.v. een medische keuring. 3. Zijn er ideeën over het meenemen van een track and trace als duiker? Sander Kool: Vraag 1: op de NOB-website vind je de alle definitieve en vastgestelde documenten en regelgeving. Op Facebook gaat het om een forum. Vraag 2 hoort thuis bij de medische commissie, maar ook is er rekening te houden met o.a. Europese regelgeving. Gerhard Visser ligt nog toe: Eerst was er een jaarlijkse keuring voor iedereen, later vanaf 50 jaar een jaarlijkse keuring. Elke leeftijdsgrens die gesteld wordt is arbitrair. Ouderen zijn vaker slachtoffer van een duikongeval met een lichamelijke oorzaak. De discussie wordt ook binnen de medische commissie constant gevoerd. Sander Kool: Vraag 3: Er is nog geen betrouwbaar systeem voor track and tracé onder water. De technologie zal verder ontwikkeld moeten worden en dan moet het systeem ook nog betaalbaar zijn. De NOB heeft hier vooralsnog geen standpunt over, maar de ontwikkelingen worden op de voet gevolgd. Arjan van Waardenburg, Dutch Speleonautic Association: De kennis over soloduiken is beschikbaar, jullie kunnen altijd bij me terecht. Cor Tijbosch, Gloria Maris Den Bosch: Gloria Maris heeft haar diensten aangeboden aan het museum en de heemstichting i.v.m. archeologisch onderzoek onder water. Hier is een plezierige samenwerking uit voortgekomen. Arjan de Vries waarschuwt dat er hier sprake is van een gezagsverhouding en dus sprake van arbeid onder water, en geen hobbyduiken. Dit betekent dat voldaan moet worden aan alle eisen van de ARBO-wetgeving. Bertus Bleiji, erelid: Is zelf twee keer voorzitter geweest, in 1984 en Hij geeft aan blij te zijn met de nieuwe voorzitter en wenst hem veel succes. Om uur wordt het plenaire gedeelte afgesloten. Iedereen wordt uitgenodigd voor de lunch. Om uur wordt het programma vervolt met de themasessies. Hiervan wordt apart verslag gedaan.