Gebruik JES Agenda: korte handleiding

Transcriptie

1 Gebruik JES Agenda: korte handleiding Eerste gebruik: kiezen om al dan niet met Googleagenda werken... Bij een eerste gebruik (en later ook aan te passen via instellingen ) kan je kiezen om een googleagenda te koppelen aan onze JES agenda. Dit is de makkelijkste manier om je smartphone te gebruiken voor je dagelijkse werkactiviteiten. JES krijgt nooit toegang tot je inlog (of andere) gegevens van je google account: enkel op het ogenblik jij ingelogd bent bij google en dat jij zelf de JES agenda bekijkt worden gegevens van de door jou opgegeven agenda gekopieerd naar de JES databank. Indien je kiest voor GA hou je best met onderstaande opmerkingen rekening: - maak een afzonderlijke agenda aan voor je JES-activiteiten: zo scherm je privé activiteiten af (je hoeft hiervoor geen nieuwe google-account aan te maken als je die al hebt) - let er op dat je met de juiste googleaccount ingelogd bent (belangrijk bij gebruik zelfde PC door meerdere gebruikers of als je zelf meerdere accounts gebruikt) - geef google wat tijd... met googleagenda werkt het net iets trager om gegevens in te voeren dan wanneer je zonder googleagenda werkt - we kopieren de gegevens van je google-werk-agenda naar de JES agenda. Dit gebeurt bij elk bezoek aan je agenda op mijnplaats. Bezoek deze pagina dus regelmatig (dit is ook de plaats om activiteiten van je collega s te raadplegen of om je werkstaten te maken) Praktisch: - doorloop inlogscherm, keuze agenda en bewaar je instellingen: inlogscherm: als je al bij google aangemeld bent wordt je gevraagd om de googlelink toe te laten, anders wordt je eerst gevraagd om in te loggen - we hebben alle gegevens van de oude agenda naar het nieuwe systeem gecopieerd: bij een eerste bezoek krijg je een lijst met activiteiten die je naar je googelagenda kan kopieren. Synchronisatie van de JES databank naar googleagenda doe je manueel en item per item. In de andere richting loopt de synchronisatie automatisch. - Als je voor gebruik GA kiest krijg je onder de knop instellingen extra knoppen te zien: Databank=google: is de standaard weergave met de gegevens opgehaald bij Google Databank=JES: toont wat er effectief in de JES databank staat (na synchronisatie normaal hetzelfde als in de google databank). Als je deze knop activeert worden nieuw ingevoegde items enkel in de JES databank opgenomen. Bij een volgende bezoek of opnieuw openen van de agenda krijg je in dat geval de mogelijkheid om dit item naar je googleagenda te kopieren (zie bij de screenshot op volgende pagina) Zelf synchroniseren (synchronisatie uitvoeren en overzicht van de items tonen) Ook staat er achter elke activiteit Glink waarmee je rechtstreeks naar je googleagenda kunt navigeren.

2 inputvelden naam agenda dag die je bewerkt Agenda invullen: De inputvelden staan links bovenaan, de dag die je bewerkt staat rechts bovenaan. Kies de dag die je wil bewerken via dag (popup kalendertje)(). Rechts bovenaan verschijnt de naam van de agenda, de gekozen dag en de reeds ingevoerde activiteiten. Onderaan krijg je het weekoverzicht van de betreffende week. Een rode pijl duidt in het weekoverzicht aan met welke dag je aan het werk bent (). Door in het weekoverzicht op een andere dag te klikken (rode of groene hoofding) verander je snel de invoerdatum. Vul een begin- en einduur van je activiteit in en de activiteit. De beschrijving is facultatief en enkel zichtbaar in googleagenda. Klik daarna op bewaren om je activiteit op te slaan. Als je een activiteit wil herhalen op een andere dag klik je die dag aan en klik je daarna opnieuw op bewaren. Activiteit wissen: Ga naar de juiste dag en klik op de del achter de activiteit ().

3 Collegas zoeken: De knop collega( s) zoeken opent een scherm met volgende mogelijkheden: opzoeken per ploeg (alle collega s die werken onder coördinator...) () opzoeken per werkplek () zoeken op voornaam () Als je bij zoeken op voornaam het vakje aanvinken om een selectie te maken aanvinkt kan je meerdere collega s in hetzelfde overzicht opnemen (je krijgt dan de extra knoppen opvragen selectie en selectie wissen als bijkomende mogelijkheden ().

4 Werkstaat maken: Ga naar een dag in de maand waarvan je je werkstaat wil maken en klik op werkstaat maken (als je de vorige maand correct het ingevuld zie je een tekort of tegoed van die maand ()). Vul start- en einduur in van je werkdag en pas indien nodig de middagpauze aan. De tab-knop van je klavier loodst je eerst door de dag-invulvelden. Daarna komen de avondactiviteiten aan de beurt. Wie elke dag op dezelfde uren werkt kan de idem... knoppen gebruiken () en daarna de uitzonderingen aanpassen. Er is een aanvinkvakje waarmee je aan kan duiden of je die dag met de fiets bent gekomen. Per lijn krijg je een overzicht van je prestaties: - gewerkt: aantal uren die dag gewerkt - verwacht: aantal uren verwacht naargelang ingegeven code - stand: je stand, plus of min na deze dag Instellingen: De instellingen voor je werkstaat worden door de personeelsadministratie ingesteld. Enkele JES-medewerkers werken met een andere coëficient en ook de SHW ers hebben andere instellingen voor avond- en weekendwerk. Contacteer Sabrina of Samira bij twijfel of vragen. De codes: WD: standaard werkdag: er wordt verwacht dat je op deze dag 7u0 werkt DT: Deze dag ben je deeltijds thuis: er wordt verwacht dat je op deze dag 0u00 werkt DT /: Deze dag ben je een halve dag deeltijds thuis: er wordt verwacht dat je op deze dag u5 werkt. F, V, KV, Z: respectievelijk Feestdag, Verlof, Klein Verlet of Ziek: er wordt verwacht dat je op deze dag 0u00 werkt. Enkele fictieve* voorbeelden: Bij een feestdag of verlof vul je geen uren in: er wordt ook niet verwacht dat je uren werkt (). Wie recup neemt laat de code op WD staan en vult geen uren (of allemaal 0) in (). Wie bij code DT toch werkt en uren invult maakt recup uren (5) Wie bij code DT / u5 werkt maakt geen tekort en maakt ook geen overuren (6) Wie op een Feestdag werkt krijgt dubbele uren (en er wordt niet verwacht dat er uren gepresteerd worden) (7) Bij de weekenddagen is er de extra code F(wkend). Deze gebruik je als je op een feestdag die op zaterdag valt moet werken (uren zijn dan x ipv x.5) (8) *helaas zijn 9 en januari geen betaalde feestdagen Na het opslaan van je uren mail je de link er naar toe door naar de verantwoordelijke-uren-nakijken.

5