Bij persconferentie. Dames en heren,

Transcriptie

1 Bij persconferentie Dames en heren, Hartelijk welkom bij deze persconferentie. Voor u ligt ons rapport. Resultaat van een raadsenquête; het zwaarste middel dat een gemeenteraad kan inzetten. De aanleiding was een aantal grote incidenten rond de financiële functie van Amsterdam. (quick scan, AFS, 188, DWI 25) De opdracht die wij in december 2014 van de gemeenteraad meekregen was bijzonder: deze enquête onderzocht een systeem over een langere periode gericht op verbeteringen voor de toekomst. De boodschap is helder: de financiële functie van de gemeente Amsterdam moet op orde komen. Wij hebben onderzocht op welke punten de financiële functie niet op orde was, welke effecten dit had voor de Amsterdammer en de gemeente. Het doel was de dieperliggende oorzaken in kaart te brengen. Het uiteindelijke doel was om met aanbevelingen te komen die de dieperliggende oorzaken weg kunnen nemen. De financiële functie kende op alle punten terugkerende en wijdverbreide tekortkomingen. Voor velen zal de financiële functie een lastig begrip zijn. Het gaat om een set van taken, namelijk de financiële administraties, jaarrekeningen en begrotingen, financieel advies en verbetertrajecten. Ik loop die taken kort langs en geef daarbij direct aan welke problemen we zijn tegenkomen. Basistaken gaan te vaak fout. Verkeerde overboekingen, te late betalingen en late of foutieve verwerking van transacties in de financiële administratie. Ze zorgen dat de dienstverlening aan Amsterdammers en instanties waar Amsterdam mee te maken heeft onvoldoende is. Ook zijn financiële administraties te vaak niet goed

2 aangesloten op het primaire proces, en zijn daarmee geen goede weergave van wat er daadwerkelijk inkomt en uitgaat. Zo kon het gebeuren dat te laat duidelijk werd dat er een onderbesteding van 25 miljoen euro was bij de Dienst Werk en Inkomen. Als eerder duidelijk was dat minder geld was uitgegeven dan van te voren in de begroting was vastgelegd, dan had wellicht nog bijgestuurd kunnen worden in de uitvoering en hadden meer mensen geholpen kunnen worden bij hun re-integratie op de arbeidsmarkt. Gebrekkige en niet uniforme administraties zorgen ervoor dat bij de diensten en voor de gemeente als geheel vaak veel werk gaat zitten in het maken van jaarrekeningen en begrotingen. De kwaliteit van de rapportages is onvoldoende. Het bestuur van de stad neemt daardoor soms besluiten op basis van te weinig of onvoldoende duidelijke informatie. Niet alleen kleine besluiten maar ook grote besluiten. De problemen waren al jaren bekend. Er zijn door de jaren heen diverse pogingen ondernomen om orde op zaken te stellen, maar verbeterinitiatieven zijn onvoldoende geslaagd. Initiatieven duurden vaak lang en bereikte de doelstellingen onvoldoende. U vindt een overzicht van de verbeterinitiatieven in ons rapport. Kenmerkend voorbeeld was het vroegtijdig sneuvelen van de plannen voor het Servicehuis Financiën. In 2008 besloot de gemeenteraad het geld dat voor het servicehuis was gereserveerd voor een ander doel aan te wenden. Daarmee is het project, dat voor het verbeteren van de financiële functie zo belangrijk was, gestopt. Ons onderzoek ging dus niet over één onderdeel of één incident. Of over één gemeentelijke dienst of instelling. Het ging over een

3 systeem over een periode van maar liefst 12,5 jaar. Wel hebben we drie diensten nader bekeken om de rode draden en dieperliggende oorzaken nader te onderzoeken. Het gaat om de diensten Dienst Werk en Inkomen, de Dienst Belastingen Gemeente Amsterdam en de Dienst ICT. Wij zagen het als een unieke gelegenheid om zo breed en diep mogelijk de feiten en omstandigheden op tafel te krijgen. Ofwel de dieperliggende oorzaken van de problemen. Ik geef u hier vier van deze dieperliggende oorzaken. Ten eerste het gebrek aan aandacht van de politiek voor de financiële functie. Dat geldt voor het college en de gemeenteraad gedurende de gehele onderzoeksperiode. De raad heeft wel vaak aangegeven dat er zaken moesten worden verbeterd, maar heeft onvoldoende gecontroleerd en afgedwongen dat het college echt resultaten liet zien. Het college heeft in de onderzoeksperiode diverse signalen gehad dat er problemen waren. Van de gemeentelijke accountant, de Rekeningencommissie van de raad zelf en van de rekenkamer. Toch heeft het het college in de onderzoeksperiode zijn gezag en bevoegdheden onvoldoende gebruikt om deze wijdverbreide en structurele problemen op te lossen. Raad en college zijn tekort geschoten in het op orde brengen van de financiële functie. Dat rekent de enquêtecommissie raad en college aan. Het gebrek aan politieke prioriteit werkte door in de aandacht van de ambtelijke organisatie. De commissie heeft gezien dat als de politiek iets belangrijk vindt, ambtenaren dat loyaal en gedreven uitvoeren.

4 Andersom geldt hetzelfde wat geen politieke prioriteit en aandacht krijgt, krijgt ook minder prioriteit en aandacht in de ambtelijke organisatie. Dienstdirecteuren waren verantwoordelijk voor gebrekkige uitvoering van op dienstniveau belegde taken van de financiële functie. Achtereenvolgende gemeentesecretarissen en de ambtelijke top zijn daarom eveneens tekort geschoten in het sturen op verbeteringen. Een andere oorzaak is onduidelijkheid over de verantwoordelijkheden. Zowel bij het college als bij de ambtelijke top was onduidelijk wie welke verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden hadden. Uit de verhoren is bijvoorbeeld gebleken dat de verschillende wethouders financiën hun taak op verschillende manieren omschreven. Ook de taak van gemeentesecretaris werd door verschillende functionarissen anders opgevat. Een derde oorzaak is de jarenlange versnippering binnen de gemeentelijke organisatie. Sommigen noemen dat wel het eilandenrijk. De financiële administraties in de verschillende onderdelen van de gemeente waren niet op orde en waren ook nog eens anders ingericht en georganiseerd. Daardoor waren de financiële administraties in de verschillende onderdelen van de gemeente niet goed optelbaar en lastig vergelijkbaar. Een vierde oorzaak is de vrijblijvendheid. Afspraken binnen de gemeente Amsterdam blijken niet altijd afspraken te zijn. Regels werden niet altijd nageleefd, en adviezen werden te vaak niet opgevolgd. (circulaires) Deze oorzaken zijn los van elkaar al problematisch. Maar het feit dat deze oorzaken naast elkaar bestonden en gestapeld waren maakt het nog veel lastiger om de problemen op te lossen.

5 Dan kom ik op de effecten van de problemen die uit de dieperliggende oorzaken voortvloeien. De gemeente loopt risico s, zowel financiële als niet-financiële. Het vertrouwen dat Amsterdammers in de gemeente hebben kan hierdoor geschaad worden en het kan reputatieschade voor de stad opleveren. Wat betreft het financiële risico: het is voor de enquêtecommissie niet mogelijk om een bedrag vast te stellen wat de gebreken in de financiële functie hebben gekost. Wel hebben we voorbeelden gezien van directe kosten en financiële risico s bij de drie diensten die we nader onderzocht hebben. Daarnaast heeft het college de wettelijk verplichte doelmatigheidsonderzoeken (art 213 A gemeentewet) niet uitgevoerd. Dat betekent dat het college, de gemeenteraad maar ook de enquêtecommissie geen inzicht heeft in wat structureel doelmatigheidsonderzoek kan opleveren. Op basis van wat wij hebben onderzocht acht de enquêtecommissie het aannemelijk dat enkele tientallen miljoenen euro s per jaar beter besteed kunnen worden als de financiële functie op orde is. Voordat het zo ver is, moet er heel wat gebeuren. Wij komen daarom met vijftien aanbevelingen, ten behoeve van zowel de raad, het college als de ambtelijke organisatie. Deze aanbevelingen moeten in samenhang worden bezien. En we zeggen daarbij dat de eerste stappen moeten worden gezet uiterlijk drie maanden nadat de gemeenteraad ons rapport heeft vastgesteld. Ik licht enkele van onze aanbevelingen toe. Eén van onze belangrijkste aanbevelingen is het instellen van een zorgplicht voor de gehele financiële functie die bij de wethouder Financiën kan worden belegd. In de zorgplicht moet duidelijk worden

6 welke taken en verantwoordelijkheden de wethouder Financiën heeft. De raad kan op grond hiervan het college en specifiek de wethouder Financiën aanspreken. Ook bevelen wij een betere behandeling aan van de begroting en jaarrekening in de gemeenteraad. Dat kan door de invoering van de methode-duisenberg die de Tweede Kamer gebruikt. Daarbij worden per raadscommissie twee raadsleden aangewezen, één van de coalitie en één van de oppositie, die de bespreking van de begroting en jaarrekening voorbereiden. Dit zorgt voor meer structuur en een meer inhoudelijk debat over de financiën. De enquêtecommissie doet ook de aanbeveling om taken en verantwoordelijkheden voor de ambtelijke organisatie te verhelderen en te investeren in de mensen die het werk van de financiële functie moeten doen. Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt en zijn deze mensen ook toegerust op hun taak. Daarnaast is het nodig een dashboard financiële bedrijfsvoering op te zetten. Daarmee kan iedereen binnen en buiten de gemeente meekijken hoe de financiële bedrijfsvoering er voor staat en kan er ook effectief gestuurd worden op de financiële bedrijfsvoering. Dames en heren, Ik kom tot een afronding. Ons rapport legt de dieper liggende oorzaken bloot van de problemen in de financiële functie. Wij geven concrete aanbevelingen waarmee raad en college aan de slag kunnen. De financiële functie is essentieel voor een efficiënte uitvoering van alle gemeentelijke taken en het voorkómen van financiële

7 incidenten. Het is uiterst ingewikkeld, maar het verdient alle aandacht. Het is onze overtuiging dat de financiële functie van Amsterdam met het uitvoeren van onze aanbevelingen beter gaat functioneren. Daarom roepen wij alle betrokkenen op om hier samen de schouders onder te zetten. Daarmee kan Amsterdam haar begroting van ruim 6 miljard euro goed beheren en optimaal inzetten voor de Amsterdammer.

8 (directe kosten: onder toezicht, externe inhuur DMC, incidenten, proces inefficiënties: lang duren en moeizaam proces van jaarrekeningen ( euro) en tussentijdse rapportages, kosten door onvolkomen besluitvorming en besturing als gevolg van onvoldoende financiële informatie zoals AEB, DWI, deelnemingen).